MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ NGÔ GIA TỰ

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ NGÔ GIA TỰ
I.Đánh giá khái quát:
Trải qua chặng đường dài xây dựng và phát triển kể từ khi mới thành lập cho
tới ngày nay, Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã không ngừng lớn mạnh và trưởng
thành cả về qui mô, năng lực cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh
Trong những năm đầu mới chuyển đổi cơ chế từ kế hoạch hoá tập trung
chuyển sang cơ chế thị trường, mọi sự bao cấp của nhà nước đối với công ty đều bị
cắt bỏ, công ty phải tự mình chèo trống để đứng vững,ồn tại và phát triển. Trải qua
bao thử thách, sóng gió của cơn lốc cơ chế thị trường, đến nay công ty đã có một
chỗ đứng tương đối ổn định trong thị trường sản xuất và gia công các sản phẩm
thuộc về lĩnh vực cơ khí như neo cáp, tôn sóng, nhông xích, lan can cầu và nhiều
loại sản phẩm khác theo yêu cầu đặt hàng của khách. Để có được thành công như
vậy là nhờ công ty đã có được một đội ngũ cán bộ quản lí chuyên nghiệp, đội ngũ
công nhân viên hăng say, nhiệt tình, hết lòng vì công ty trong giai đoạn khó khăn
và còn phải kể đến một đội ngũ cán bộ nhân viên phòng kế toán chịu khó,kiên trì,
tỉ mỉ và có chuyên môn nghiệp vụ cao luôn cần mẫn, hết mình vì công việc, vì mục
tiêu chung của công ty.
Với vai trò là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán của công ty,
công tác kế toán nguyên vật liệu cũng đạt được một số thành tựu đáng kể góp
phần thúc đẩy quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển.
1. Những thành tựu đạt được
Kể từ khi nền kinh tế thị trường ra đời, hệ thống kinh tế cũ không còn đáp
ứng được yêu cầu của doanh nghiệp trong hạch toán và cung cấp thông tin, bộ máy
kinh tế của công ty nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã nhanh chóng
thích ứng và áp dụng hệ thống kế toán mới ban hành theo Quyết định 1141 ngày
1/11/1995 của Bộ tài chính. Đến khi có quyết định số 149/2001/QĐ-BTC và Thông
tư số 89/2002/TT-BTC về việc ban hành và hướng dẫn thực hiện 04 chuẩn mực kế
toán (trong đó có chuẩn mực 02 về Hàng tồn kho-nguyên vật liệu), kế toán vật liệu
của công ty lại thêm một lần nữa chứng tỏ vai trò của mình bằng việc học hỏi và

tiếp thu, áp dụng chuẩn mực kế toán vào công tác kế toán nguyên vật liệu để đáp
ứng nhu cầu của công ty và chế độ của Bộ tài chính.
1.1.Đối với khâu thu mua, dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu
* Khâu thu mua: Đánh giá được sự cần thiết của công tác thu mua nguyên
vật liệu ảnh hưởng chính đến chất lượng và giá thành của sản phẩm sản xuất ra,
công ty đã tổ chức được một đội ngũ cán bộ cung ứng năng động, có trình độ hiểu
biết về các loại nguyên vật liệu của công ty và am hiểu về giá cả thị trường. Thêm
vào đó bộ phận này lại trực thuộc Phòng kế hoạch đầu tư là nơi trực tiếp lập ra kế
hoạch thu mua. Điều này có lợi là công tác thu mua có thể thực hiện kịp thời và có
sự thống nhất, nắm rõ nhu cầu về thời gian thu mua, giao hàng. Ngoài ra Phòng kế
hoạch và Phòng kế toán luôn có sự phối hợp chặt chẽ, cung cấp trao đổi thông tin
thường xuyên nên luôn đưa ra những quyết định thu mua vật tư hợp lí về chủng
loại và số lượng mặt hàng cần mua. Nguyên vật liệu về nhập kho luôn có sự kiểm
nghiệm chất lượng của phòng Khoa học công nghệ trước khi được nhập kho khiến
chất lượng nguyên vật liệu sản xuất được đảm bảo. Phòng Khoa học công nghệ
(tức Phòng kỹ thuật cũ) có nhiệm vụ lập ra định mức tiêu hao vật tư tính cho đơn
vị sản phẩm sản xuất ra. Khi có kế hoạch sản xuất hoặc nhận được đơn đặt hàng
sản xuất sản phẩm, dựa trên định mức, dự toán vật tư, Phòng kế hoạch có nhiệm vụ
thu mua vật tư và ra lệnh xuất cho phân xưởng tuỳ thuộc vào khối lượng sản phẩm
đươc giao sản xuất. Nhờ áp dụng cách lập định mức nguyên vật liệu này mà doanh
nghiệp có thể kiểm soát được số lượng và chủng loại vật tư xuất dùng tránh tình
trạng xuất dùng tràn lan, sử dụng không hiệu quả nguyên vật liệu. Trong quá trình
xuất nguyên vật liệu, các phòng ban như kế hoạch đầu tư, phòng kế toán và thủ
kho luôn kết hợp chặt chẽ và nhịp nhàng để thời gian luân chuyển chứng từ là ngắn
nhất, đảm bảo xuất nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất liên tục.
* Khâu dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu: Tình hình dự trữ nguyên vật liệu
trong doanh nghiệp tương đối hợp lí. Do nguồn vốn có hạn cộng với đặc điểm của
doanh nghiệp sản xuất chủ yếu khi có đơn đặt hàng. Lúc này nguyên vật liệu sẽ
được thu mua và dự trữ để phuc vụ sản xuất cho đơn đặt hàng đó.Đối với những
mặt hàng truyền thống được doanh nghiệp sản xuất theo kế hoạch thì doanh nghiệp

không dự trữ nguyên vật liệu mà thu mua nguyên vật liệu về thực hiện sản xuất rồi
dự trữ thành phẩm. Công tác dự trữ nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có ưu điểm
là hạn chế được số vốn lưu động nhàn rỗi và tiết kiệm được công sức bảo quản
nguyên vật liệu, tránh những thiệt hại do nguyên vật liệu để trong kho quá lâu có
thể gây hỏng hoặc giảm chất lượng nguyên vật liệu.
Đối với những nguyên vật liệu mua về dự trữ phục vụ sản xuất cho các đơn
đặt hàng thường được thủ kho xếp gọn gàng lên giá theo từng loại ở nơi thoáng
mát để tránh hiện tượng ẩm mốc ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu.
1.2.Tính giá nguyên vật liệu
Công ty đã tuân thủ phương pháp tính giá nhập nguyên vật liệu theo chế độ
ban hành từ đó giúp cho việc quản lí và xác định chính xác số chi phí đầu vào cho
sản xuất.
Đối với nguyên vật liệu xuất kho, doanh nghiệp sử dụng giá thực tế đích
danh để hạch toán, điều này giúp cho công việc phản ánh chi phí nguyên vật liệu
vào giá thành một cách chính xác nhất và đã giúp cho công tác quản lí chi phí của
công ty được thực hiện một cách có hiệu quả.
1.3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty:
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ thống nhất theo mẫu in sẵn của Bộ tài
chính ban hành do đó thuận lợi cho công tác ghi sổ kế toán. Để phù hợp với đặc
điểm nguyên vật liệu đa dạng và phức tạp về số lượng, chủng loại, kế toán công ty
đã sử dụng hình thức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
Nhờ đó công tác quản lí nguyên vật liệu đã tận dụng được những ưu điểm của
phương pháp này như công việc theo dõi nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu được phân
công lao động hoá giữa kho và phòng kế toán, tránh tình trạng trùng lặp trong ghi
chép .
1.4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu
Doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán
tổng hợp nguyên vật liệu. Phương pháp này giúp cho cán bộ quản lí có thể nắm rõ
tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu tại mọi thời điểm. Từ đó giúp cho việc
đưa ra những quan điểm về nguyên vật liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

1.5.Sổ sách sử dụng:
Doanh nghiệp áp dụng mẫu sổ sách in sẵn cho hình thức Nhật ký chứng từ
do Bộ tài chính ban hành. Đây là một hệ thống sổ phù hợp với quy mô của doanh
nghiệp đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ sách kế toán, phù hợp với yêu cầu
phân công lao động và trình độ cao của nhân viên kế toán trong doanh nghiệp, vừa
phát huy tính độc lập lại vừa kết hợp khả năng làm việc theo nhóm của từng cá
nhân.
Nói chung, công tác kế toán vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự cơ bản
được thực hiện theo đúng chế độ kế toán đồng thời đă đáp ứng yêu cầu cung cấp
thông tin kịp thời cho công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Tuy
nhiên nếu xét về mặt tổng thể thì nó vẫn còn một số tồn tại hạn chế cần phải được
khắc phục, hoàn thiện hơn
2. Những tồn tại hạn chế
2.1.Về phân loại nguyên vật liệu:
Do đặc điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tương đối phức tạp như đã
nói ở trên nên công ty cũng đã sử dụng cách phân loại vật liệu theo công dụng một
cách tương đối hợp lý. Với cách phân loại này những loại nguyên vật liệu nào có
vai trò chức năng như nhau trong việc cấu tạo nên sản phẩm sản xuất sẽ được xếp
vào cùng một nhóm. Tuy nhiên việc quản lý vật liệu theo các nhóm này vẫn chưa
đạt được hiệu quả cao như mong muốn do doanh nghiệp chưa thực hiện công việc
lập Sổ danh điểm vật liệu để sắp xếp và theo dõi các loại vật liệu theo một trình tự
thống nhất. Sổ danh điểm vật liệu đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong công tác mã
hoá nguyên vật liệu sử dụng trong kế toán máy-công tác cơ giới hoá kế toán mà
doanh nghiệp hiện tại đang bắt đầu triển khai ứng dụng
2.2.Tính giá nguyên vật liệu
Doanh nghiệp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh. Theo
cách tính này chi phí về nguyên vật liệu được phân bổ chính xác cho đối tượng sử
dụng và nó rất phù hợp với những trường hợp số vật liệu mua về được xuất hết
ngay cho sản xuất. Tuy nhiên phương pháp tính giá này lại khiến kế toán vật liệu
khá vất vả nếu nguyên vật liệu được mua về với số lượng lớn và được xuất dùng

thành nhiều lần trong kỳ, nhất là trong điều kiện chủng loại nguyên vật liệu dùng
để sản xuất trong doanh nghiệp đa dạng và phức tạp. Cách tính giá vật liệu xuất
kho theo giá thực tế đích danh đồng thời cũng gây khó khăn cho kế toán vật liệu
trong việc phản ánh ghi cột đơn giá vật liệu tồn kho cuối kỳ trên sổ số dư trong
trường hợp số lượng vật liệu tồn thuộc nhiều đơn giá khác nhau.
2.3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Dựa vào đặc điểm về nguyên vật liệu ở công ty thì việc kế toán lựa chọn
phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật liệu là hoàn toàn phù hợp và phát
huy được tính phân công lao động giữa kế toán vật liệu va thủ kho. Tuy nhiên kế
toán chi tiết vật liệu ở doanh nghiệp vẫn tồn tại một số điểm sau:
* Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho để lấy phiếu nhập, phiếu xuất kho
đồng thời đối chiếu với thẻ kho. Theo đúng quy trình thì thủ kho và kế toán vật liệu
phải lập phiếu giao nhận chứng từ trước khi chuyển giao chứng từ và đây được coi
là bằng chứng pháp lý quy kết trách nhiệm đối với người giữ chứng từ. Tuy nhiên
thủ kho và kế toán doanh nghiệp thường không lập phiếu này mà kế toán chỉ ký
nhận vào một quyển sổ riêng do thủ kho lập về số lượng chứng từ mà mình nhận.
Cách làm này tuy đơn giản nhưng giá trị pháp lý không cao.
* Đối với những sản phẩm truyền thống doanh nghiệp thường lập kế
hoạch sản xuất và giao sản lượng cho từng phân xưởng cộng với định mức tiêu hao
vật tư. Tuy nhiên khi xuất vật tư cho phân xưởng để sản xuất các mặt hàng đó,
doanh nghiệp không lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức mà vẫn sử dụng phiếu xuất
kho bình thường. Thực tế phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức thường được lập một
lần theo định mức nhưng có thể xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử
dụng vật tư tuỳ theo tiến độ sử dụng vật tư. Nó là căn cứ quan trọng để kiểm tra
việc sử dụng vật tư theo định mức.
* Đối với trường hợp khối lượng vật liệu nhập kho có giá trị lớn phải qua sự
kiểm tra chất lượng của cán bộ phòng Khoa học công nghệ, tuy nhiên sau khi kiểm
tra chất lượng nếu chất lượng vật tư đạt yêu cầu thì cán bộ kiểm nghiệm chất lượng
sẽ ký trực tiếp vào phiếu nhập kho mà không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản
phẩm hàng hoá. Đây là một chứng từ quan trọng để quy trách nhiệm trong thanh

toán và bảo quản.
2.4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sổ sách sử dụng:
* Công tác hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:
Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán, kế
toán công ty đã mở Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Tuy nhiên quyển sổ này
được sử dụng để theo dõi tình hình công nợ với tất cả các nhà cung cấp mà không
phân biệt nhà cung cấp thường xuyên và nhà cung cấp không thường xuyên. Điều
này chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý công nợ với những nhà cung cấp có mối
quan hệ làm ăn lâu dài cũng như việc lên kế hoạch trả nợ.
* Công tác hạch toán tổng hợp xuất vật liệu:
Từ bảng kê nhập, xuất vật liệu công ty không vào bảng kê số 4,5 mà vào
thẳng Nhật ký chứng từ số 7. Sự bỏ qua công đoạn này xem ra có phần nhanh
chóng và tiện lợi bởi vì đỡ tốn thời gian và công sức vào việc lập bảng kê tuy nhiên
nó không thuận lợi cho việc đối chiếu ngược trở lại từ Nhật ký chứng từ về các
bảng tổng hợp và sổ chi tiết tương ứng.
2.5.Kiểm kê nguyên vật liệu:
Công ty chỉ thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu mỗi năm một lần vào cuối
năm hoặc khi có yêu cầu đột xuất của cấp trên. Do thời điểm kiểm kê như vậy nên
chưa khuyến khích nhân viên coi kho nâng cao tinh thần trách nhiệm trong suốt
quá trình trông giữ bảo quản nguyên vật liệu.
2.6.Tình hình dự trữ, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu
-Tình hình dự trữ
Hiện tại trong doanh nghiệp vẫn còn tồn kho một số loại nguyên vật liệu
mua về để sản xuất theo đơn đặt hàng, tuy nhiên sau khi việc sản xuất đơn hàng đó
kết thúc, còn thừa nguyên vật liệu nhưng những nguyên vật liệu này lại là những
loại có kích cỡ chủng loại đặc biệt hoặc là những vật liệu đặc chủng để sản xuất
một mặt hàng nào đó, không thích hợp để sản xuất cho những đơn hàng sau nhưng
do số lượng ít nên doanh nghiệp vẫn chưa đưa ra quyết định xử lý gì, nếu để lâu có
thể làm hỏng chất lượng của bản thân nguyên vật liệu đó.
-Tình hình thu mua:

Công ty chưa xây dựng một định mức hao hụt vật tư để xác định trách nhiệm
của người đi mua đối với trường hợp vật tư thiếu. Đồng thời cũng chưa đề ra quy
định phạt đối với những cán bộ thu mua không đảm bảo thời gian, tiến độ mua
hàng hay chế độ thưởng phần trăm trên đơn hàng đối với cá nhân nào tìm được
nguồn nguyên liệu rẻ hơn mà chất lượng và thời gian giao hàng đảm bảo nhằm
khuyến khích các cá nhân tích cực hơn với công việc được giao
-Tình hình sử dụng:
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được xuất dùng chủ yếu dựa trên định
mức tiêu hao vật tư. Tuy nhiên những định mức này thường được lập khi sản phẩm
mới được đưa vào sản xuất. Trải qua thời gian dài sản xuất, nhờ kinh nghiệm và
tay nghề cao công nhân có thể có biện pháp nâng cao năng suất đồng thời tiết kiệm
được nguyên vật liệu. Tuy nhiên định mức về nguyên vật liệu vẫn giữ nguyên như
ban đầu, ít có điều chỉnh dễ gây đến tình trạng sử dụng lãng phí nguyên vật liệu do
định mức quá cao.
II. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô
Gia Tự
Là một doanh nghiệp sản xuất cũng như bao doanh nghiệp sản xuất khác chi
phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất ra
sản phẩm. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay để sản phẩm có thể tồn tại và phát
triển thì vấn đề tất yếu là phải cạnh tranh. Vấn đề cạnh nói chung thường mang
tính chất công bằng không phân biệt doanh nghiệp thuộc thành phần Nhà nước hay
tư nhân, trong nước hay nước ngoài... miễn sao sản phẩm sản xuất ra phải có giá cả
phù hợp và chất lượng tốt mới có thể tạo được sự tín nhiệm cho khách hàng. Đối
mặt với vấn đề như vậy của cơ chế thị trường công ty cơ khí Ngô Gia Tự muốn tồn
tại và đứng vững thì không còn cách nào khác là phải tuân theo quy luật của thị
trường. Để có thể làm được như vậy, trước hết công ty cần phải chỉnh đốn lại mọi
hoạt động của mình, tìm cách hoàn thiện những thiếu sót, những mặt còn hạn chế
nhằm đưa công ty đi vào một guồng quay mới sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của
thị trưòng.
Đóng vai trò là một bộ phận không thể thiếu trong công tác kế toán của một

doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vật liệu liên quan đến một yếu tố đầu vào
vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất đó chính là nguyên vật liệu. Muốn hạ
thấp được chi phí sản xuất mà vẫn giữ nguyên được chất lượng sản phẩm, nâng cao
sức cạnh tranh trên thị trường thì có lẽ điều đầu tiên mà nhiều người hay nghĩ đến
đó chính là nguyên vật liệu. Muốn làm được điều đó đòi hỏi công tác quản lý
nguyên vật liệu phải thật chặt chẽ, thông tin về nguyên vật liệu phải luôn ở tư thế
sẵn sàng phục vụ cho quá trình ra quyết định. Điều này có thể đạt được nếu công
tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp hoạt động ở mức hiệu quả nhất.
Đây chính là câu trả lời cho câu hỏi vì sao phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên
vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự.
III.Nguyên tắc và yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công
ty cơ khí Ngô Gia Tự
Ở bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào cũng vậy, việc quản lý chặt chẽ tình
hình cung cấp, bảo quản , dự trữ và sử dụng vật liệu luôn là một trong những nội
dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính vì
vậy để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật tư kế toán vật liệu
cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
* Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật
liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp;