Kết luận Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Kết luận Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật
liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự
Thời gian cho giai đoạn thực tập đã khép lại với kết quả cụ thể là quyển luận
văn về đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử
dụng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Ngô Gia Tự “ mà em đã ghi nhận và đúc
kết được trong thời gian thực tập tại công ty.
Thông qua luận văn một số vấn đề lý luận cơ bản về nguyên vật liệu đã được
nêu bật kết hợp với tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu và hiệu quả
sử dụng nguyên vật liệu sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã
được trình bày một cách trung thực và bao quát nhất như việc giới thiệu về đặc
điểm nguyên vật liệu ở công ty, cách phân loại và tính giá nhập, xuất nguyên vật
liệu, phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp mà công ty hiện đang áp dụng, hệ
thống sổ sách mà công ty dùng để ghi chép, phản ánh về nguyên vật liệu, tình hình
dự trữ, thu mua và sử dụng nguyên vật liệu. Từ đó, luận văn cũng nêu lên một số
kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại công ty. Tuy
nhiên do thời gian nghiên cứu có hạn cộng với trình độ nghiên cứu còn hạn chế,
luận văn của em không tránh khỏi một số sai sót hoặc một số cái nhìn phiến diện
kính mong nhận được sự đóng góp, bổ xung ý kiến để luận văn được hoàn thiện
hơn.
Qua đây em cũng xin bày tỏ tấm lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Phạm Bích
Chi và các cô chú trong phòng kế toán Công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã hết lòng giúp
đỡ và cổ vũ động viên em trong quá trình nghiên cứu đề tài.
PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CƠ KHÍ NGÔ GIA TỰ
I.Tổng quan về Công ty cơ khí Ngô Gia Tự
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự
Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp
nhân và có con dấu riêng để giao dịch, thuộc Tổng công ty cơ khí Giao thông vận
tải. Trụ sở và nơi đặt các phân xưởng sản xuất chính thức của công ty hiện tại ở địa
chỉ số 16-18 phố Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm, Hà nội. Công ty cơ khí Ngô

Gia Tự ngày nay được thành lập ngày 13 tháng 7 năm 1968 với cái tên “Nhà máy
ô tô Ngô Gia Tự” (nguyên là một bộ phận của nhà máy ô tô 1-5) theo quyết định số
2018/QĐ-TCCB của Bộ Giao thông vận tải. Sau 35 năm xây dựng và trưởng
thành, công ty đã 3 lần đổi tên. Đến ngày 15/12/1984 theo quyết định số 2836/QĐ-
TCCB của Bộ Giao thông vận tải, “Nhà máy ô tô Ngô Gia Tự” được đổi tên thành
“Nhà máy sản xuất phụ tùng Ngô Gia Tự”. Sau đó theo quyết định thành lập lại
doanh nghiệp Nhà nước số 598/QĐ-TCCB ngày 5/4/1993 nhà máy lại được mang
tên là “Nhà máy Ngô Gia Tự” và giấy phép đăng ký kinh doanh số 108516 ngày
14/6/1993 với các ngành nghề cơ khí sản xuất phụ tùng phụ kiện của ngành giao
thông, lắp ráp xe gắn máy. Một lần nữa để phù hợp với cơ chế thị trường, tháng
6/1996 Nhà máy đổi tên là “Công ty cơ khí Ngô Gia Tự “ thuộc Tổng công ty cơ
khí giao thông vận tải - Bộ Giao thông vận tải . Chức năng và nhiệm vụ chính của
công ty là sản xuất phụ tùng phụ kiện cho ngành giao thông vận tải, lắp ráp xe gắn
máy, sửa chữa và bảo dưỡng ôtô.
2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty cơ khí Ngô Gia Tự
2.1. Ngành nghề sản xuất kinh doanh
Trước kia trong thời kỳ bao cấp công ty sản xuất theo kế hoạch của ngành,
của Nhà nước giao. Tuy nhiên khi nền kinh tế chuyển sang vận hành theo cơ chế
thị trường thì công ty không còn được Nhà nước bao cấp và giao kế hoạch sản xuất
kinh doanh như trước nữa mà công ty tự tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh
bằng nguồn vốn do ngân sách Nhà nước cấp và vốn tự có của công ty. Công ty tự
tìm kiếm và sản xuất theo các đơn đặt hàng, tự tìm kiếm đầu vào cho sản xuất kinh
doanh. Dù vậy, lĩnh vực hoạt động của công ty không thay đổi vì nó vẫn dựa vào
nhà xưởng, máy móc thiết bị để lại từ trước. Lĩnh vực hoạt động của công ty hiện
nay là sản xuất phụ tùng, phụ kiện cho ngành giao thông, lắp ráp xe gắn máy và
sửa chữa, bảo dưỡng ô tô. Công việc sửa chữa và bảo đưỡng ô tô cho các cá nhân,
đơn vị và tổ chức cũng dần trở nên có uy tín, việc sản xuất phụ tùng theo đơn đặt
hàng không chỉ bó hẹp vào một số mặt hàng chủ đạo của công ty mà còn có thể
đáp ứng cho nhiều mặt hàng đa dạng thuộc lĩnh vực giao thông vận tải mà công ty
có khả năng sản xuất như bánh răng, dải phân cách đường bộ, bu lông neo cáp làm

cầu, puligang...
Ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh chính, với mặt bằng rộng để sử
dụng có hiệu quả công ty còn tiến hành một số hoạt động kinh doanh phụ như cho
thuê kiốt bán hàng, cho thuê kho, thuê văn phòng làm việc, nhận giữ xe và một số
loại hình dịch vụ khác. Các loại hình mới này không những tận dụng triệt để những
lợi thế về địa điểm, tránh lãng phí sử dụng đất không hết mà còn tạo ra một nguồn
thu đáng kể góp phần bổ sung vào thu nhập của công ty, cải thiện đời sống công
nhân viên chức trong công ty.
2.2 Thị trường kinh doanh
Với đặc thù kinh doanh là những sản phẩm thuộc nhóm ngành cơ khí chế tạo
đáng lẽ ra doanh nghiệp có thể có những khách hàng thường xuyên là các doanh
nghiệp sản xuất lắp ráp máy móc thiết bị và phương tiện giao thông. Tuy nhiên do
tình hình khó khăn về thị trường tiêu thụ đối với những sản phẩm sản xuất lắp ráp
trong nước đó nên công việc sản xuất chi tiết phụ tùng phụ kiện, gia công chế biến
những sản phẩm đó của công ty cơ khí Ngô Gia Tự cũng trở nên khó khăn và gần
như không có. Hiện tại doanh nghiệp chủ yếu đi tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản
phẩm là những đơn đặt hàng sản xuất phụ kiện cho ngành giao thông vận tải.
Chẳng hạn như tìm hiểu được thông tin về một con đường mới đang hoặc sắp được
xây dựng, công ty sẽ liên hệ với Ban quản lý dự án hoặc đơn vị trúng thầu xây
dựng con đường đó để giới thiệu về sản phẩm công ty và xin nhận hoặc đấu thầu
công việc sản xuất những thanh tôn sóng (những thanh tôn dùng làm dải phân cách
giữa các làn đường, được sử dụng rộng rãi trên các đường quốc lộ, đường cao tốc
của ta hiện nay) hay công ty còn liên hệ hoặc cử cán bộ đến tận nơi thi công xây
dựng hoặc cải tạo các cây cầu để giới thiệu về sản phẩm neo cáp của công ty, một
bộ phận phục vụ cho xây dựng hoặc sửa chữa cầu. Hay bằng uy tín và sự tín nhiệm
tên tuổi lâu năm của công ty, một số công ty khác đến yêu cầu đặt hàng tại công ty
với yêu cầu cụ thể là sản xuất bánh răng xe máy...
Nói tóm lại, thị trường của công ty không bị bó hẹp trong một số khách hàng
chủ yếu với những sản phẩm quen thuộc mà nó trải dài trên khắp đất nước Việt
nam từ Nam ra Bắc, nơi có những con đường mới mở, những cây cầu đang xây,

khách hàng của công ty là Ban quản lý các dự án xây dựng, các Tổng công ty xây
dựng trúng thầu các dự án...và nói chung họ thường không phải là những khách
hàng thường xuyên. Chiến lược phân đoạn thị trường sản phẩm ở công ty cũng
chưa thực sự được chú trọng nhiều.
2.3 Kết quả hoạt động qua các thời kỳ
Để thấy rõ được kết quả hoạt động qua các thời kỳ ta có thể tìm hiểu bảng
Báo cáo kết qủa hoạt động kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây như
2000, 2001, 2002. Tuy nhiên do có sự ban hành bốn chuẩn mực kế toán vào tháng
1/2002 và thông tư hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực tháng 10/2002 của
Bộ tài chính nên một số chỉ tiêu trên bảng Báo cáo kết quả kinh doanh ngày
31/12/2002 có sự thay đổi. Để tiện việc so sánh kết quả hoạt động em xin điều
chỉnh một số chỉ tiêu của các Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2000, 2001 về theo
mẫu Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002:
Biểu số 1: Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh đvt :đồng
Chỉ tiêu 31/12/2000 31/12/2001 31/12/2002
1.Doanh thu thuần về bán
hàng và cung cấp dịch vụ
2.Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh
3.Lợi nhuận khác
4. Tổng lợi nhuận trước thuế
5.Thuế TNDN phải nộp
6. Lợi nhuận sau thuế
10.009.399.382
345.657.850
154.612.150
500.270.000
160.086.400
340.183.600
12.656.431.017

545.540.531
4.535.421
550.075.952
176.024.304
374.051.648
17.822.763.573
608.366.500
12.015.400
620.381.900
198.522.208
421.859.692
(* * Lợi nhuận thuần từ HĐKD năm 2000, 2001 khác so với trong báo cáo tài chính
của doanh nghiệp do đã qua điều chỉnh bao gồm cả hoạt động tài chính để tiện so
sánh).
3. Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh ở công ty
3.1 Đặc điểm lao động của công ty
Do đặc điểm công ty vốn là một doanh nghiệp sản xuất nên cơ cấu lao động
có thể chia theo hai loại cơ bản là lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Lao
động trực tiếp là những công nhân hiện đang làm việc tại các phân xưởng của công
ty, họ là những người trực tiếp sản xuất ra sản phẩm. Còn lao động gián tiếp là các
quản đốc, phó quản đốc phân xưởng, các cán bộ công nhân viên chức làm công tác
quản lý và dịch vụ.
Trước đây trong thời kỳ bao cấp tỷ trọng công nhân sản xuất trong tổng số
lao động của công ty là tương đối cao. Tuy nhiên thời gian gần đây do có khó khăn
trong việc tiêu thụ sản phẩm nên số lượng công nhân trực tiếp sản xuất cũng bị thu
hẹp chỉ chiếm khoảng hơn 50% trong tổng số lao động thực tế đang làm việc của
công ty. Số còn lại chủ yếu chuyển sang phát triển loại hình dịch vụ ở công ty như
phát triển phân xưởng sửa chữa, bảo dưỡng ô tô; dịch vụ trông giữ xe máy...và nghỉ
không lương.
3.2 Tổ chức quản lý và sản xuất ở công ty

Công ty thực hiện chế độ quản lý một thủ trưởng và theo cơ cấu trực tuyến-
chức năng. Bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc gồm 1 Giám đốc
và 2 Phó giám đốc , 9 phòng, ban và 6 phân xưởng phù hợp với đặc điểm sản xuất
kinh doanh và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được thể hiện qua Sơ đồ số 7 (Phụ lục số 1),
trong đó:
-Giám đốc: Do Tổng giám đốc của Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải
bổ nhiệm sau khi tham khảo ý kiến của Đảng uỷ và lấy ý kiến tín nhiệm của cán bộ
công nhân viên . Giám đốc là người đứng đầu điều hành mọi hoạt động của công
ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng và bảo toàn vốn nhà nước giao. Quản lý vĩ mô
các phòng, ban
-Hai Phó Giám đốc: làm tham mưu cho Giám đốc về điều hành hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty cũng như tư vấn cho giám đốc về các quyết định
liên quan đến kỹ thuật. Tham gia vào công tác quản lý các phòng ban
-Các phòng ban chức năng là các bộ phận có chức năng, nhiệm vụ nhất định,
có mối liên quan chặt chẽ với nhau và với các phân xưởng sản xuất trong quá trình
sản xuất kinh doanh. Mỗi phòng ban đều có một trưởng phòng và một phó phòng
giúp việc. Các trưởng phòng trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm trước Ban
giám đốc về hoạt động của phòng mình, đồng thời phục vụ cho việc ra quyết định
quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc. Chẳng hạn như:
+Phòng kế hoạch đầu tư có chức năng:
Giúp Giám đốc quản lý, điều hành mọi hoạt động đầu tư của công ty. Tổ chức
thực hiện các hoạt động đầu tư cho công ty, tìm kiếm nguồn vật tư, tiến hành lựa
chọn, đàm phán, ký kết các hợp đồng mua vật tư cho công ty đồng thời xem xét và
lên kế hoạch đầu tư vào các tài sản khác với sự giúp đỡ của các phòng ban khác có
liên quan.
+Phòng tài chính kế toán có chức năng:
Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công
ty và tổ chức hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Theo dõi và
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên, từ đó lập các Báo cáo tài

chính, các bảng thống kê hàng quý, hàng năm và các Báo cáo quản trị đột xuất theo
yêu cầu của Ban giám đốc và của Tổng công ty.
+Phòng khoa học công nghệ có chức năng:
Nghiên cứu việc áp dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất của các phân xưởng.
Giúp Ban giám đốc quản lý các phân xưởng về mặt kỹ thuật, hướng dẫn, kiểm tra
các phân xưởng về kỹ thuật sản xuất trong gia công chế tạo sản phẩm ...Kiểm tra
chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm trước khi nhập kho.
.......
-Các phân xưởng sản xuất là các bộ phận trực tiếp sản xuất của công ty, chịu
sự quản lý của Giám đốc về mọi mặt, sự quản lý của Phó giám đốc và các phòng
ban chức năng theo các chức năng cụ thể. Mỗi phân xưởng đều có một Quản đốc
phân xưởng quản lý và tổ chức thực hiện mọi công việc của phân xưởng, một Phó
quản đốc phân xưởng giúp việc cho quản đốc phân xưởng và một kế toán thống kê
phân xưởng làm nhiệm vụ chấm công, quyết toán vật tư và các chi phí khác của
phân xưởng theo từng tháng. Ngoài ra ở mỗi phân xưởng còn có từ 1-2 nhân viên
kỹ thuật phục vụ, hỗ trợ cho quá trình sản xuất ở phân xưởng.
Ngoài ra, công ty còn có các tổ chức công đoàn bảo vệ quyền lợi cho người
lao động, Đảng uỷ công ty, phòng y tế... hỗ trợ về mặt vật chất và tinh thần cho
người lao động đồng thời giúp bộ máy của công ty hoạt động hiệu quả hơn.
3.3 Quy trình công nghệ sản xuất ở công ty
Do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty không chỉ sản xuất sản
phẩm cơ khí mà còn có phân xưởng sửa chữa bảo dưỡng ô tô hoạt động rất hiệu
quả nên xin đưa ra hai quy trình tiêu biểu.
Quy trình 1: quy trình sản xuất thanh tôn sóng (một mặt hàng chính của công ty,
dùng làm dải phân cách đường, thường được sử dụng nhiều trên các con đường cao
tốc)
Thanh tôn sóng gồm 3 phần chính hợp thành là:
- Thanh
- Cột
- Bu lông và đai ốc

Sản xuất thanh:
Tôn cuộn Pha tôn Đột lỗ định hình Cắt định hình Mạ kẽm điện
phân Sơn lót Sơn hoàn chỉnh Thanh (Bán thành phẩm)
Sản xuất cột:
Thanh định hình Khoan đột lỗ Mạ kẽm điện phân Sơn lót
Sơn hoàn chỉnh Cột (Bán thành phẩm).
Bu lông, đai ốc: có thể tự sản xuất hoặc mua ngoài. Hiện nay chi phí sản
xuất và giá mua ngoài 1 kg bu lông, đai ốc không chênh nhau nhiều cộng với việc
sản xuất bu lông đai ốc gây nhiều khói bụi ảnh hưởng tới môi trường xung quanh
nên doanh nghiệp thường tiến hành mua ngoài theo định mức.
Kết hợp Thanh + Cột + Bu lông, đai ốc = Sản phẩm thanh tôn sóng hoàn chỉnh.
Quy trình 2: Sửa chữa, bảo dưỡng ô tô: Sơ đồ số 8 (Phụ lục số 2)
4.Bộ máy kế toán và phân công lao động kế toán ở Công ty cơ khí Ngô Gia Tự
Phòng kế toán của công ty trước đây có tới 12 cán bộ công nhân viên nhưng
từ năm 1994 trở lại đây do tổ chức sản xuất lại, tinh giản biên chế nên phòng chỉ
còn lại 6 nhân viên trong đó bao gồm 1 kế toán trưởng và 5 kế toán viên. Theo
đánh giá ban đầu của em trong quá trình thực tập thì đây đây đều là những nhân
viên có trình độ kế toán tương đối cao và đồng đều, có kinh nghiệm nhiều năm
trong nghề. Dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, các nhân viên trong phòng luôn
nhanh chóng học hỏi, tiếp thu những quy định sửa đổi và bổ sung mới mà Bộ tài
chính ban hành để áp dụng vào công tác kế toán của công ty một cách sớm nhất.
Biểu số 2: Cơ cấu lao động kế toán của công ty
Trình độ Giới tính Tổng
Nam Nữ
Đại học
Cao đẳng, trung cấp
1 2
3
3
3

Tổng 1 5 6

Với số lượng nhân viên kế toán là 6 người bao gồm cả một kế toán trưởng, công
tác tổ chức bộ máy kế toán được khái quát qua Sơ đồ số 9:
Kế toán trưởng
Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp + kế toán giá thành
Kế toán
thanh toán kiêm
phân bổ
lương và
BHXH
Kế toán
vật liệu
+ Kế toán
tiêu thụ
Kế toán lương kiêm tài sản cố định
Kế toán
ngân hàng kiêm thủ quỹ
6 nhân viên thống kê phân xưởng
Sơ đồ số 9: Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự


trong đó :
-Kế toán trưởng: có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, hướng dẫn toàn bộ công tác
kế toán và công tác tài chính ở công ty, chỉ đạo công việc chung ở phòng kế toán.
Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và pháp luật về tình
hình chấp hành các chế độ, chính sách về quản lý tài chính của Nhà nước.
- Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp + kế toán tính giá thành
+ Là người giúp đỡ trưởng phòng và điều hành công việc của phòng
kế toán khi trưởng phòng đi vắng

+ Tập hợp chi phí và tính giá thành
+ Phụ trách công tác kế toán tổng hợp, lập các Báo cáo tài chính quý, năm.
- Kế toán thanh toán kiêm phân bổ lương và Bảo hiểm xã hội (BHXH):Theo
dõi tình hình thanh toán thu chi tiền mặt trên sổ sách và làm công tác phân bổ
lương và BHXH để phục vụ cho công tác tính giá thành.
- Kế toán vật liệu + Kế toán tiêu thụ:
+ Theo dõi và quản lý tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu trên hệ thống sổ sách
kế toán, đối chiếu tình hình theo dõi vật liệu với thẻ kho, theo dõi tình hình công
nợ với người bán;
+ Theo dõi tình hình tiêu thụ, công nợ với khách hàng, các khoản doanh thu,
chiết khấu , giảm giá , hàng bán bị trả lại;
+ Tình hình thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra, khấu trừ thuế...
- Kế toán lương kiêm tài sản cố định (TSCĐ):
+ Kết hợp với các nhân viên thống kê phân xưởng để tính ra tiền lương,
thưởng cụ thể cho từng cán bộ công nhân viên ở các phân xưởng, phòng,ban ;
+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, định kỳ trích khấu hao.
- Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ:
+ Giao dịch với ngân hàng, theo dõi công nợ và thanh toán qua ngân hàng;
+ Bảo quản và giữ gìn tiền mặt, kiểm tra chứng từ hợp lệ trước khi thu hoặc
chi. Thực hiện vào Sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu hàng ngày với kế toán tiền mặt.
-Nhân viên thống kê phân xưởng: Ghi chép, thu thập, kiểm tra chứng
từ ban đầu có liên quan đến hoạt động của phân xưởng mình từ đó hạch toán theo
mẫu sổ do kế toán trưởng quy định. Hàng ngày chấm công cho cán bộ công nhân
viên trong phân xưởng. Định kỳ chuyển chứng từ, sổ sách về phòng tài chính kế
toán, cuối tháng nộp báo cáo sản lượng kèm phiếu nhập kho, báo cáo kiểm kê sản
phẩm dở dang, quyết toán vật tư, quyết toán tổng chi phí trong tháng của phân
xưởng, bảng chấm công ... Dựa trên những chứng từ sổ sách đó, kế toán tiến hành
kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp số liệu và lưu trữ, bảo quản.
II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí
Ngô Gia Tự

1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty và tình hình cung ứng nguyên vật liệu
Công ty cơ khí Ngô Gia Tự là một đơn vị sản xuất có quy mô vừa nhưng sản
phẩm do công ty sản xuất ra lại tương đối đa dạng và mang tính chất đặc thù do
chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Chính vì vậy mà nguồn nguyên vật liệu phục
vụ cho quá trình sản xuất tuy không nằm ngoài những loại nguyên vật liệu chung
của ngành cơ khí như sắt, thép, tôn, phôi đồng, bulông, ê cu....nhưng do yêu cầu
sản xuất của từng đơn hàng nên các nguyên vật liệu trên lại được phân ra thành
nhiều chủng loại khác nhau, khiến nguồn nguyên vật liệu của công ty trở nên tương
đối đa dạng và phức tạp.
Với nguồn vốn kinh doanh còn nhiều eo hẹp cộng với phương thức kinh
doanh sản xuất theo đơn đặt hàng là chủ yếu nên việc dự trữ nguyên vật liệu ở
công ty chỉ vừa đủ để duy trì hoạt động sản xuất đối với đơn hàng đã nhận và để
sản xuất một số mặt hàng theo kế hoạch đã định trước. Tuy nhiên hiện nay trong
kho của công ty vẫn còn tồn tại một số mặt hàng tồn đọng đã lâu do những nguyên
liệu này được mua để sản xuất những mặt hàng đặc chủng, ít nơi nhận đặt hàng
tiếp sau hoặc có thể do nhu cầu của công ty về nguyên vật liệu đó ít nhưng đây lại
là nguyên liệu ít có trên thị trường, người bán lại ép mua với khối lượng nhiều, sản
xuất không hết dẫn tới tình trạng thừa đọng trong kho hoặc là những bộ quần áo
bảo hộ lao động trước đây mua về với số lượng nhiều nhưng nay không hợp quy
cách, không đảm bảo chất lượng.... Tuy vậy số nguyên vật liệu này có giá trị không
cao lắm nên doanh nghiệp vẫn cho phép để tồn trong kho mà không có quyết định
xử lý gì. Tính về lâu dài nếu không có quyết định xử lý thì số nguyên vật liệu này
sẽ có thể bị hư hỏng, kém phẩm chất do tác động của môi trường bên ngoài.
Xét về khía cạnh nhà cung cấp thì công ty thường tín nhiệm hai nhà cung
cấp chính là Công ty Nam Vang và Công ty điện tử tin học hoá chất. Đây là hai nhà
cung cấp chính có quan hệ làm ăn lâu năm với công ty và hai bên cũng đã có sự tin
tưởng, hợp tác với nhau trong kinh doanh qua chất lượng nguyên vật liệu, cung
cách làm việc, thời gian giao hàng và thanh toán tiền hàng. Ngoài ra công ty cũng
có mối quan hệ với một số nhà cung cấp khác nữa trong lĩnh vực thu mua vật liệu.
Với đặc điểm nguyên vật liệu như trên của công ty cùng với việc mua bán

nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, nguyên vật liệu dùng để sản xuất cho đơn
hàng sau có thể về nhập kho trước và ngược lại... đòi hỏi công tác kế toán nguyên
vật liệu phải được thực hiện tốt, công tác quản lý, bảo quản và dự trữ nguyên vật
liệu phải được thực hiện một cách chặt chẽ và chu đáo tránh tình trạng chồng chất,
lẫn lộn, nhầm lẫn các loại nguyên vật liệu cho các đơn hàng khác nhau, từ đó có
thể sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu, tránh lãng phí, thất thoát...
gây tổn thất cho doanh nghiệp và ảnh hưởng đến sự cạnh tranh của sản phẩm trên
thị trường.
2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự
2.1 Phân loại nguyên vật liệu
Với khối lượng và chủng loại nguyên vật liệu tương đối đa dạng và phức tạp
như đã nói ở trên, công ty cơ khí Ngô Gia Tự đã lựa chọn hình thức phân loại
nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của chúng. Dựa trên tác dụng của từng
loại nguyên vật liệu trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, chúng được xếp thành
các loại riêng, cụ thể như sau:
-Nguyên vật liệu chính: là loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, nó
cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Những nguyên vật liệu được công ty
xếp vào loại chính bao gồm: thép các loại, bu lông, ê cu, tôn, phôi đồng...
-Vật liệu phụ: là loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó
kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình thức bề ngoài, nâng cao
chất lượng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động bình
thường. Những loại nguyên liệu được xếp vào nhóm này bao gồm: dầu bóng, sơn
các loại, phớt cao su, que hàn, van, dây hàn, khí ôxy, cácbonic, dầu,giẻ lau đế máy,
bi làm nhẵn nhông...
-Nhiên liệu: là loại nguyên liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt.
Nguyên liệu thuộc nhóm này là: xăng, ga, than, dầu điêzen, dầu mazút...
-Phụ tùng thay thế: những thứ phụ tùng dùng để thay thế sửa chữa những bộ
phận hư hỏng của tài sản cố định, công cụ dụng cụ hay phục vụ cho việc thay thế
sửa chữa phụ tùng của phân xưởng sửa chữa, bảo dưỡng ô tô. Loại này bao gồm:
ắc qui, quả táo,chân máy, tiếp điểm, cudoa, má phanh, bóng đèn,bơm dầu, bàn áp,

săm lốp, bi, moayơ, xu páp, quạt gió, ống xả...
-Vật liệu thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản: bao gồm những loại thiết bị vật
liệu, vật kết cấu dùng trong xây dựng cơ bản. loại này gồm có: xi măng, cát vàng,
sỏi, gạch, phụ tùng mắc nước...
-Vật liệu khác: bao gồm các loại phế liệu thu hồi trong sản xuất như sắt, thép
vụn, đồng phế liệu...
Danh mục một số vật tư sử dụng ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự (Biểu số 3-
Phụ lục số 3).
2.2 Tính giá nguyên vật liệu
2.2.1 Tính giá nhập nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu sử dụng ở công ty có được chủ yếu do mua ngoài. Vì vậy,
giá nhập vật liệu được công ty tính như sau:
Giá vật liệu = Giá mua trên + Chi phí - Chiết khấu thương mại,
nhập kho hoá đơn thu mua giảm giá hàng mua
Do công ty áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp
khấu trừ nên Giá mua trên hoá đơn là giá chưa tính thuế giá trị gia tăng. Chi phí
thu mua thường là chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng từ nơi mua về kho công ty (nếu
có). Tuy nhiên hiện nay chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng về kho công ty thường do
bên bán chịu, công ty chỉ có trách nhiệm nghiệm thu hàng tại công ty trước khi
đồng ý nhập kho. Các khoản Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được tính
toán dựa trên từng đơn mua hàng cụ thể và với số lượng và phương thức thanh toán
riêng theo hợp đồng (ít thấy).
Ví dụ về việc tính giá nhập vật liệu ở công ty: Dựa theo hoá đơn số 087586
ngày 15 tháng 3 năm 2003 của Công ty điện tử tin học hoá chất về giá trị lô hàng
mà doanh nghiệp mua bao gồm: Cột˚100x100x390x5 (1157c x 6,2 kg/c), Đệm C
trên + C dưới U 126x55x150x3 (2400c x 0,8 kg/c), tổng cộng là 9.093 kg, đơn giá
1.238,09 đồng/kg (giá chưa thuế). Kế toán vật liệu tính giá nhập như sau:
Giá trị nguyên vật liệu nhập kho (theo hoá đơn số 087586) = 9.093kg *
1.238,09 =11.257.900 đồng (kết quả lấy theo con số làm tròn trên hoá đơn)
Qua ví dụ trên cho thấy kế toán doanh nghiệp đã không tính giá trị nhập cho

từng mặt hàng mà gộp luôn để tính giá trị nhập của cả hai mặt hàng, tuy nhiên có
thể chấp nhận được do trường hợp nguyên vật liệu nhập kho sau đó xuất thẳng
luôn tất cả giá trị cho các phân xưởng để thực hiện việc sản xuất đơn đặt hàng đã
định trước
2.2.2 Tính giá xuất nguyên vật liệu
Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất
kho theo giá thực tế đích danh. Theo đó tất cả các chi phí liên quan tới loại nguyên
vật liệu xuất kho để sản xuất cho đơn đặt hàng đó sẽ được tập hợp lại và tính vào
giá xuất. Cách tính này của doanh nghiệp có ưu điểm là giá trị vật liệu xuất kho
tương đối chính xác cho từng đơn đặt hàng,không phụ thuộc vào thời gian xuất
nguyên vật liệu là vào thời điểm nào, tuy nhiên nó lại có nhược điểm là không
phản ánh được giá trị thực tế thị trường tại thời điểm nguyên vật liệu được xuất
dùng, thêm vào đó việc tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh
trong điều kiện số lượng nguyên vật liệu của doanh nghiệp phong phú và đa dạng
như vậy gây nhiều vất vả cho kế toán nguyên vật liệu.
Ví dụ về việc tính giá xuất vật liệu ở công ty: Ngày 3/3/2003 công ty xuất
kho 2.565,6kg tôn + thép cho Ban Neo để thực hiện việc gia công bản đệm, đơn
giá nhập kho đối với số nguyên liệu này là 5.350,795đồng/kg.
Giá trị nguyên vật liệu xuất kho = 2.565,6 kg * 5.350,795 =13.728.000 đồng.
3.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự
3.1.Thủ tục và chứng từ sử dụng
Đối với nghiệp vụ nhập kho:
Việc thu mua vật tư ở công ty cơ khí Ngô Gia Tự do phòng Kế hoạch đầu tư
đảm nhiệm. Khi cán bộ tiếp liệu thực hiện xong nhiệm vụ thu mua vật liệu, vật liệu
được chở về đến kho thì xin làm thủ tục nhập kho. Căn cứ vào Hoá đơn của người
bán (Biểu số 4) hay Giấy báo nhận hàng hoặc Hợp đồng mua bán làm cơ sở, phòng
Kế hoạch đầu tư lập Phiếu nhập kho vật tư.
Dựa vào phiếu nhập kho nhận được của phòng Kế hoạch đầu tư lập, thủ kho
cùng cán bộ phòng Khoa học công nghệ tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, cán
bộ phòng Khoa học công nghệ thường phụ trách việc kiểm tra chất lượng, quy cách

vật liệu còn thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập của từng mặt hàng đã được kiểm
định chất lượng và ghi số lượng thực tế vào cột thực nhập trong Phiếu nhập kho
(Biểu số 5)
Một phiếu nhập kho của doanh nghiệp thường được chấp nhận nếu có đầy
đủ chữ ký của người phụ trách cung tiêu, người giao hàng và thủ kho. Ngoài ra
mặc dù trong doanh nghiệp có bộ phận kiểm tra chất lượng, quy cách nguyên liệu
nhập kho nhưng bộ phận này lại không lập biên bản kiểm nhận vật tư, sản phẩm,
hàng hoá mà ký thẳng trực tiếp vào phiếu nhập kho, những phiếu nhập kho nào có
thêm chữ ký của cán bộ đại diện phòng Khoa học công nghệ ở bên dưới được xem
như đã được kiểm tra quy cách, chất lượng sản phẩm và được coi là hợp lệ.
Trường hợp kiểm nhận vật liệu nhập kho thừa hay thiếu, sai phẩm chất, quy
cách, thủ kho cùng cán bộ kiểm nhận phải báo ngay cho phòng Kế hoạch vật tư để
xử lý kịp thời đồng thời cùng với người giao hàng lập biên bản để kế toán có
chứng từ ghi sổ.
Phiếu nhập kho thường được lập thành 3 liên: một liên gửi kèm biên bản
thừa, thiếu vật tư (nếu có) về phòng Kế hoạch vật tư, một liên có kèm chứng từ gốc
(Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn giá trị gia tăng) gửi cho kế toán thanh toán làm
căn cứ thanh toán tiền cho người bán; một liên giữ lại để ghi thẻ kho rồi chuyển lên
cho kế toán vật liệu để ghi sổ ở phòng kế toán.Căn cứ vào phiếu nhập kho và các
chứng từ khác liên quan, kế toán tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập:
Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
Đối với nghiệp vụ xuất kho:
Là một doanh nghiệp sản xuất nên vật liệu xuất kho trong công ty chủ yếu
được sử dụng với mục đích sản xuất. Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, các bộ phận
lên phòng Kế hoạch đầu tư xin xuất vật liệu (không lập Phiếu xin lĩnh vật tư), tuỳ
theo sản lượng sản xuất và định mức tiêu hao vật tư phòng Kế hoạch đầu tư ra lệnh
xuất vật tư đồng thời lập Phiếu xuất kho (Biểu số 6). Phiếu xuất kho được lập
thành 3 liên đặt giấy than viết một lần: một liên phòng Kế hoạch vật tư giữ, một
liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư và một liên giao cho thủ kho để thực hiện lệnh
xuất.

3.2.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: (Sơ đồ số 10)
Do đặc điểm nguyên vật liệu ở doanh nghiệp tương đối phong phú, đa dạng
về chủng loại và số lần nhập, xuất nên để đơn giản và phù hợp với điều kiện doanh
nghiệp, kế toán đã sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết nguyên vật
liệu.
-Ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, xuất vật liệu để thực
hiện công việc nhập, xuất. Sau đó, thủ kho vào thẻ kho nguyên vật liệu để theo dõi
về số lượng tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Định kỳ 5-7 ngày, thủ kho
giao toàn bộ chứng từ nhập, xuất và Thẻ kho (Biểu số 7-Phụ lục số 4) lên cho kế
toán vật liệu để đối chiếu và ghi sổ kế toán.
-Ở phòng kế toán: Định kỳ 5-7 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm
tra việc ghi chép của thủ kho và nhận chứng từ nhập, xuất về để ghi sổ. Trước khi
mang chứng từ về phòng, kế toán ký xác nhận về số chứng từ đã mang về vào một
quyển sổ riêng do thủ kho lập mà không lập trực tiếp phiếu giao nhận chứng từ.
Căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất, kế toán vào Sổ chi tiết vật liệu theo
dõi trên các trang đối với từng chủng loại vật liệu như vật liệu chính (1521), vật
liệu phụ (1522),...(Biểu số 8). Kế toán doanh nghiệp đã cải tiến Sổ chi tiết vật liệu
bằng cách thêm cột ghi chú cuối cùng của trang sổ để tiện việc theo dõi chi tiết
việc xuất dùng vật liệu theo đối tượng sử dụng. Từ đó để việc phân bổ nguyên vật
liệu theo đối tượng sử dụng được dễ dàng hơn vào cuối tháng. Tuy nhiên có điều
cột Lượng nhập, xuất trong Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ chưa được kế toán doanh
nghiệp quan tâm theo dõi một cách đầy đủ và chi tiết. Điều này sẽ không phát huy
được tác dụng hỗ trợ quá trình đối chiếu với Lượng tồn cuối tháng do thủ kho theo
dõi.
Cuối kỳ, kế toán tính ra tổng số trên từng trang sổ chi tiết, sau đó vào Bảng
tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Đối với vật liệu tồn kho, do số lượng tồn kho ít nên
kế toán vật liệu không theo dõi số tồn trên Sổ chi tiết vật liệu mà phó mặc cho thủ
kho theo dõi trên Thẻ kho. Cách làm này của kế toán chưa phát huy được hết tác
dụng của Sổ chi tiết vật liệu bởi vì đã là Sổ chi tiết thì phải theo dõi được toàn bộ
tình hình nhập, xuất, tồn từng loại vật tư tại mọi thời điểm. Đồng thời nếu không

theo dõi giá trị tồn trên sổ sách thì kế toán vật liệu cũng không có cơ sở để đối
chiếu với giá trị tồn trên Sổ số dư vào cuối tháng cho từng loại nguyên vật liệu.
Cuối kỳ, kế toán dựa vào số tồn trên thẻ kho để vào Sổ số dư vật liệu (Biểu
số 9), rồi tính ra số tồn cuối tháng theo giá trị. Dựa vào Sổ chi tiết vật liệu, kế toán
lập Bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu trong tháng (Biểu số 10) trong đó theo dõi
giá trị vật liệu nhập kho theo các tài khoản đối ứng là 111 và 331. (Công ty thực
hiện mua hàng chủ yếu theo phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc nợ nhà
cung cấp hoặc vay ngắn hạn để trả tiền mua nguyên vật liệu); phần giá trị vật liệu
xuất được theo dõi chi tiết theo đối tượng xuất dùng-phần này có tác dụng tương tự
Bảng phân bổ số 2 và được Công ty sử dụng thay thế Bảng phân bổ số 2 khi vào
các Nhật ký chứng từ có liên quan vào cuối tháng.
Biểu số 9: SỔ SỐ DƯ
Số
thẻ
Tên vật liệu Đvt Đơn giá ... Tháng 3 ...
SL Tiền
1521
1.Nêm neo công tác 13V
2.Thép C45 Φ 15
3.Thép C45 Φ 50
4.Thép C45 Φ66
5.Thép 40CR Φ21 L=6m
6.Thép40CR Φ21 L=1,5m
.........
Tổng cộng TK 1521
1522
.........
cặp
kg
kg

kg
kg
kg
31.590
5.100
4.100
5.100
5.100
5.100
1400
42,7
479,1
69
1909,5
42,3
44.226.000
217.770
1.964.310
351.900
9.738.450
215.730
112.788.875
Tổng cộng TK 152 131.399.200
4.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty
4.1.Phương pháp hạch toán
Là một doanh nghiệp sản xuất mà đặc thù về nguyên vật liệu lại tương đối
phức tạp cộng với công tác nhập, xuất diễn ra thường xuyên trong kỳ nên để thuận
lợi cho quản lý, kế toán công ty đã lựa chọn phương pháp hạch toán tổng hợp
nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này,
người chịu trách nhiệm quản lý về nguyên vật liệu có thể biết tình hình nhập, xuất,

tồn kho nguyên vật liệu tại mọi thời điểm, từ đó có thể giúp cho việc ra quyết định
một cách nhanh chóng về việc có nên nhập thêm vật liệu hay không, vật liệu nào
vẫn còn tồn kho nhiều từ đó có kế hoạch thu mua hợp lý hoặc dự trữ thêm đối với
những nguyên vật liệu thiết yếu đang có xu hướng tăng giá trên thị trường.
4.2.Hệ thống sổ sách sử dụng trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu
tại công ty
Nói chung kế toán công ty hiện nay đang sử dụng những mẫu sổ in sẵn do
Bộ tài chính ban hành cho hình thức Nhật ký chứng từ. Phần hành kế toán nguyên
vật liệu với vai trò là một bộ phận nằm trong công tác kế toán công ty nên cũng
không có gì ngoại lệ. Để hiểu rõ thêm về quy trình vào sổ sách đối với kế toán
nguyên vật liệu tại công ty ta có thể theo dõi trên Sơ đồ số 11.
4.2.1.Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
a.Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu doanh nghiệp chủ yếu sử dụng
tài khoản 152 (Ghi Nợ-chi tiết: 1521,1522,1523,1524,1525,1528) và một số tài
khoản khác phản ánh tình hình thanh toán, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ....
-TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu “: doanh nghiệp sử dụng tài khoản này để
phản ánh tình hình biến động nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Tài khoản này có kết cấu như sau:
Bên Nợ: dùng để phản ánh giá trị vật liệu tăng trong kỳ (chủ yếu tăng do
doanh nghiệp thực hiện mua ngoài)
Bên Có: dùng để phản ánh giá trị vật liệu giảm trong kỳ (chủ yếu do xuất
dùng phục vụ sản xuất, một phần xuất bán trực tiếp hoặc được giảm giá, trả lại
hàng cho người bán do phát hiện chất lượng kém)
Dư Nợ: phản ánh giá trị nguyên vật liệu của công ty hiện còn tồn kho cuối
kỳ.
-Các tài khoản khác: 111,112, 331,311,141,133,515...
b.Trình tự hạch toán:
Nguyên vật liệu nhập trong doanh nghiệp chủ yếu do mua ngoài, tuy nhiên
theo nhiều phương thức thanh toán. Do đó ứng với mỗi hình thức thanh toán khác