CÁC VẤN ĐỀ CHUNG CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ

Các vấn đề chung của kế toán nguyên liệu, vật liệu và
công cụ, dụng cụ
1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của NL, VL và CCDC trong sản xuất
kinh doanh.
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của NL, VL và CCDC trong sản xuất kinh
doanh.
* Khái niệm.
- Nguyên liệu, vật liệu.
Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tợng lao động,
một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung
cấp dịch vụ, là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản phẩm.
- Công cụ dụng cụ.
Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không thoả mãn định nghĩa và
tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình. Ngoài ra những t liệu lao động
không có tính bền vững nh đồ dùng bằng sành sứ, thuỷ tinh, giày, dép và quần áo
làm việc dù thoả mãn định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu
hình nhng vẫn coi là công cụ dụng cụ.
* Đặc điểm.
- Nguyên liệu, vật liệu:
+ Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch
vụ.
+ Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu thay đổi hoàn
toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị đợc chuyển toàn bộ một lần vào chi phí
sản xuất kinh doanh.
- Đặc điểm công cụ, dụng cụ.
+ Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất
ban đầu, giá trị bị hao mòn dần dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ.
Công cụ dụng cụ thờng có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng ngắn đợc quản
lý và hạch toán nh tài sản lu động.
1.1.2. Vai trò của NL, VL và CCDC trong sản xuất kinh doanh.

Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò hết sức quan trọng đối
với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu và
công cụ dụng cụ thì không thể tiến hành đợc hoạt động sản xuất vật chất nói
chung và từng doanh nghiệp nói riêng. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về
vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn từ 55% đến 60% tổng giá trị sản phẩm. Do vậy
việc cung cấp nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ kịp thời có ảnh hởng to lớn
đến viẹec thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Việc cung cấp
nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ còn có sự quan tâm đến chất lợng, chất l-
ợng sản phẩm phụ thuộc trực tiếp vào chất lợng của nguyên liệu vật liệu. Mà chất
lợng của sản phẩm là một điều kiện kiên quyết của doanh nghiệp có uy tín và
đứng vững trên thị trờng. Bên cạnh chất lợng sản phẩm đợc đảm bảo thì phải nói
đến giá cả, giá thành sản phẩm hợp lý sẽ tạo cho doanh nghiệp có sức mạnh cạnh
tranh cao trong cơ chế thị trờng hiện nay.
Điều đó khiến doanh nghiệp phải quản lý nguyên vật liệu và công cụ dụng
cụ từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu chặt chẽ nhằm hạ thấp
chi phí sản xuất trong chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu và
công cụ dụng cụ trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội.
Có thể nói rằng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ giữ vị trí quan trọng
không thể thiếu đợc trong quá trình sản xuất sản phẩm.
1.2. Phân loại và đánh giá NL, VL và CCDC.
1.2.1. Phân loại nguyên liệu vật liệu và CCDC.
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng nhiều loại, thứ
nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ có vai trò, chức năng và có các đặc tính
lý, hoá.khác nhau. Để tiến hành công tác quản lý và hạch toán nguyên liệu, vật
liệu và công cụ dụng cụ có hiệu quả thì cần phải phân loại nguyên liệu, vật liệu và
công cụ dụng cụ.
Phân loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ là căn cứ vào các tiêu
thức nhất định để chia nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng trong
doanh nghiệp thành từng loại, từng nhóm và từng thứ.
* Phân loại NL, VL theo vai trò, tác dụng của NL, VL trong quá trình sản

xuất.
Căn cứ vào vai trò, tác dụng của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh thì nguyên liệu vật liệu đợc chia thành các loại sau trong doanh
nghiệp sản xuất kinh doanh.
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài).
Là các loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu
thành thực thể vật chất của sản phẩm.
Ví dụ:
+ Sắt thép trong các doanh nghiệp cơ khí, vải trong các doanh nghiệp may,
nhựa P750J; RCD, Kim 2525, 1838
+ Nửa thành phẩm mua ngoài. Là những chi tiết, bộ phẩm sản phẩm do
doanh nghiệp mua về để lắp ráp hoặc gia công chế tạo sản phẩm
Ví dụ:
- Nguyên vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá
trình sản xuất không cấu thành thực thể của sản phẩm, nhng có vai trò nhất định
và cần thiết cho quá trình sản xuất.
Ví dụ: Hộp đựng bơm tiêm; Thùng đựng bơm tiêm.
- Căn cứ vào công dụng, vật liệu phụ đợc chia thành các nhóm:
+ Nhóm vật liệu làm tăng chất lợng nguyên liệu, vật liệu chính.
+ Nhóm vật liệu làm tăng chất lợng sản phẩm.
+ Nhóm vật liệu đảm bảo điều kiện cho quá trình sản xuất.
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu phụ trong quá trình sản xuất sử dụng có tác
dụng cung cấp nhiệt lợng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các thể rắn, thể lỏng, hoặc
thể khí.
Ví dụ: LP gas; EO gas - Dùng để tiệt trùng bơm tiêm.
- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị đợc dự
trữ để sử dụng cho việc sửa chữa, thay thế các bộ phận của TSCĐ hữu hình.
Ví dụ: Vật t thay thế máy ép, máy đóng gói, thiết bị văn phòng.
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt
động xây dựng cơ bản hoặc tái tạo tài sản cố định đối với vật liệu này còn bao

gồm thiết bị cần lắp, không cần lắp dụng cụ vào vật kết cấu lắp đặt các công trình
xây dựng cơ bản.
Ví dụ: phụ tùng thay thế lababo, vòi nớc.
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất vật liệu
thu đợc, phế liệu thu hồi ở quá trình thanh lý tài sản cố định.
Ví dụ: Không có
- Phân loại nguyên liệu vật liệu căn cứ vào mục đích, công cụ của vật liệu
cũng nh nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu đợc chia thành 2 loại sau:
+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp sản xuất.
+ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác.
Tác dụng:
- Phân loại vật liệu qua các cách trên giúp cho ngời quản lý nhận biết đợc
từng loại, từng thứ vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng nh vai trò tác
dụng của nó, từ đó đa ra các quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm
nâng cao hiệu quả việt huy động và sử dụng từng loại vật liệu ấy.
- Ngoài ra, trong công tác quản lý vật liệu, từng loại vật liệu trong cách
phân loại trên đợc chia thành từng thứ, từng nhóm khác nhau. Để giúp cho doanh
nghiệp quản lý đợc từng nhóm, từng thứ vật liệu thì các doanh nghiệp thờng xây
dựng danh điểm vật liệu tức là quy định cho môĩ thứ vật liệu một số hiệu riêng.
* Phân loại công cụ, dụng cụ theo yêu cầu, quản lý ghi chép kế toán.
* Trong công tác quản lý và hạch toán công cụ dụng cụ đợc chia làm 3
loại.
+ Công cụ, dụng cụ.
+ Bao bì luân chuyển.
+ Đồ dùng cho thuê.
Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán chi tiết nguyên vật liệu công
cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất, có thể căn cứ vào đặc tính lý, hoá
của từng loại để chia thành từng nhóm
* Phân loại công cụ, dụng cụ theo phơng pháp phân bổ.
Căn cứ vào các phơng pháp phân bổ, yêu cầu quản lý và ghi chép kế toán

thì công cụ, dụng cụ trong các doanh nghiệp đợc chia thành các loại sau:
- Công cụ, dụng cụ chuyên dùng cho sản xuất.
- Dụng cụ đồ nghề.
- Quần áo bảo hộ lao động.
- Khuôn mẫu đúc sẵn.
- Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá vật liệu.
- Công cụ dụng cụ lao động.
- Đồ dùng cho thuê.
- Bao bì luân chuyển.
1.2.2. Đánh giá NL, VL và CCDC.
* Nguyên tắc đánh giá NL, VL và CCDC.
Đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ là thớc đo tiền tệ để
biểu hiện giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc kế toán hàng
kho còn tồn ( trong đó bao gồm cả nguyên liệu vật liệu và công cụ, dụng cụ) phải
đợc ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Trờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đ-
ợc thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc. Số danh
điểm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ.
* Giá gốc nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập, xuất kho.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí
liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái
hiện tại.
Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ trong DN đợc hình thành từ nhiều
nguồn khác nhau, nên nội dung các yếu tố cầu thành giá gốc của nguyên liệu, vật
liệu và công cụ, dụng cụ đợc xác định theo từng trờng hợp nhập, xuất.
- Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho.
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mua ngoài nhập
kho đợc tính theo công thức sau:
Giá gốc nguyên liệu,
vật liệu và công cụ
dụng cụ mua ngoài

= Giá mua ghi trên
hoá đơn sau khi trừ
đi các khoản
+ Các loại thuế
không đợc
hoàn lại
+ Chi phí có liên
quan trực tiếp
đến việc mua
nhập kho CKTM giảm giá hàng
Các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận
chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên
quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho (chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu
mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi)
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến nhập
kho đợc tính theo công thức sau:
Giá gốc vật liệu,
CCDC nhập kho
=
Giá gốc vật liệu
xuất kho
+
Chi phí chế
biến
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp
đến sản phẩm sản xuất nh: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố
định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên
liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến
nhập kho, đợc tính theo công thức sau:

Giá gốc nguyên liệu,
vật liệu và công cụ
dụng cụ mua ngoài
nhập kho
=
Giá gốc nguyên
liệu, vật liệu xuất
kho thuê ngoài
chế biến
+
Tiền công
phải trả
cho ngời
chế biến
+
Chi phí vận chuyển
bốc dỡ và các chi
phí có liên quan trực
tiếp khác
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập góp liên
doanh, góp cổ phần hoặc thu hồi vốn góp đợc ghi nhận theo giá thực tế do Hội
đồng định đánh giá lại và đã đợc chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận nếu
có:
Giá thực tế vật liệu,
CCDC nhập kho
=
Giá do hội đồng liên doanh
đánh giá và chấp nhận
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhận biếu tặng đợc
tính bằng công thức sau:

Giá gốc nguyên liệu, vật
liệu và CCDC nhập kho
=
Giá trị hợp lý ban đầu
của những NLVL &
CCDC tơng đơng
+
Các chi phí khác có
liên quan trực tiếp
đến việc tiếp nhận
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ đợc cấp tính bằng
công thức sau:
Giá gốc nguyên
liệu, vật liệu và
CCDC nhập kho
=
Giá ghi trên sổ của đơn vị
cấp trên hoặc giá đợc đánh
giá lại theo giá trị thuần
+
Chi phí vận chuyển, bốc
dỡ, chi phí có liên quan
trực tiếp khác
+ Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ớc tính theo giá trị thuần có thể thực
hiện đợc
GIá thực tế vật liệu,
CCDC nhập kho
=
GIá ớc tính, giá có thể sử
dụng đợc hoặc bán đợc

- Đối với hàng nhập khẩu:
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài (hàng
nhập khẩu) đợc tính theo công thức sau:
Giá thực tế
VL và CCDC
nhập kho
=
Giá mua
nhập khẩu
(CIF)
+
Thuế nhập
khẩu
+
Chi phí
thu mua
thực tế
-
Giảm giá
triết khấu
(nếu có)
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho.
Do giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ các
nguồn nhập khác nhau đã trình bày ở trên, để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán
có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính giá trị hàng xuất kho sau:
+ Tính theo giá trị đích danh:
Giá thực tế VL,
CCDC xuất kho
= Số lợng x Đơn giá
Giá trị thực tế của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ xuất kho tính

theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít
thứ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc.
+ Tính theo giá nhập trớc xuất trớc.
Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua
trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng
tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này thì
giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ
hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính giá của hàng nhập kho ở thời
điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ tồn kho.
Giá thực tế VL,
CCDC xuất kho
=
Số lợng xuất
kho
x
Đơn giá thực tế thứ tự
từng lần nhập trớc
+ Tính theo giá nhập sau, xuất trớc.
Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua
sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng
tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất
kho đợc mua hoặc xuất sau và hàng tồn kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập
sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập
kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
Giá thực tế VL,
CCDC xuất kho
=
Số lợng xuất
kho
x

Đơn giá thực tế thứ tự
từng lần nhập sau
+ Tính theo giá bình quân gia quyền (tại thời điểm nhập kho hoặc cả kỳ dự
trữ).
Giá trị của loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị trung bình của từng loại
hàng tồn kho tơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản
xuất trong kỳ (bình quân gia quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể đợc tính
theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp
(bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập).
Giá trị thực tế NL, VL
và CCDC xuất kho
=
Số lợng NL, VL &
CCDC xuất kho
x
Đơn giá bình quân
gia quyền
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phơng án sau:
(Phơng án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (còn gọi là giá
bình quân gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ).
Đơn giá bình quân gia
quyền cả kỳ dự trữ
=
Giá trị thực tế NL, VL & CCDC
tồn kho đầu kỳ
+
Giá trị thực tế NL, VL và
CCDC nhập kho trong kỳ
Số lợng NL, VL & CCDC
tồn kho đầu kỳ

+
Số lợng NL, VL và CCDC
nhập kho trong kỳ
(Phơng án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (còn gọi
là giá bình quân gia quyền liên hoàn)
Đơn giá bình
quân gia quyền
sau mỗi lần
nhập
=
Giá trị thực tế NL, VL & CCDC
tồn kho trớc khi nhập
+
Giá trị thực tế NL, VL và CCDC
nhập kho của từng lần nhập
Số lợng NL, VL & CCDC
tồn kho trớc khi nhập
+
Số lợng NL, VL và CCDC nhập
kho của từng lần nhập
+ Phơng pháp giá hạch toán.
Các doanh nghiệp có chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ lớn, việc nhập
xuất vật liệu, công cụ diễn ra thờng xuyên. Vì vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng
giá hạch toán để kế toán chi tiết nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Giá hạch
toán là giá ổn định, thống nhất đợc sử dụng lâu dài trong doanh nghiệp. Sử dụng
giá hạch toán cần chú ý: chỉ đợc hạch toán trên sổ kế toán chi tiết, còn số tổng
hợp thì phản ánh theo giá thực tế. Việc tính giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng
cụ xuất kho theo giá thực tế đợc thực hiện theo công thức sau:
Hệ số chênh lệch giá
hạch toán và giá thực

tế của từng loại VL,
CCDC (H)
=
Giá thực tế VL, CCDC
tồn kho đầu kỳ
+
Giá thực tế VL, CCDC
nhập kho trong kỳ
Giá thực tế VL, CCDC
tồn kho đầu kỳ
+
Giá hạch toán VL, CCDC
nhập kho trong kỳ
Giá trị thực tế NL, VL
và CCDC xuất dùng
(hoặc tồn kho cuối kỳ)
=
Giá hạch toán VL,
CCDC xuất dùng (hoặc
tồn kho cuối kỳ)
x
Hệ số giá
chênh lệch
1.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu, vật liệu và CCDC.
Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý nguyên
vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện tốt các
nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lợng, khối lợng phẩm
chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thức nguyên liệu, vật liệu và
công cụ, dụng cụ xuất và tồn kho.

- Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán, phơng pháp tính giá
nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhập, xuất kho. Hớng dẫn và kiểm tra
các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất và thực hiện
nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán.
- Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên liệu, vật liệu và
công cụ, dụng cụ theo đúng chế độ, phơng pháp quy định.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ và sử dụng
nguyên liệu, vật kiệu và công cụ, dụng cụ theo dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi
phí và phát hiện các trờng hợp vật t ứ đọng hoặc bị thiếu hụt, tham ô, lãng phí, xác
định nguyên nhân và biện pháp xử lý.
- Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
theo chế độ quy định của Nhà nớc.
- Cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất tồn kho nguyên liệu, vật liệu
và công cụ, dụng cụ phục vụ công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phân tính tình
hình mua hàng, bảo quản và sử dụng nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ.
1.4. Thủ tục quản lý nhập xuất kho nguyên liệu, vật liệu, CCDC và
các chứng từ kế toán liên quan.
1.4.1. Thủ tục nhập kho.
Bộ phận cung cấp vật t căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua
hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu
xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua
về các mặt số l]ợng, khối lợng, chất lợng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm
nghiệm, ban kiểm nghiệm lập: Biên bản kiểm nghiệm vật t. Sau đó bộ phận
cung cấp hàng lập Phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và
biên bản kiểm nghiệm giao cho ngời mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ kho sau
khi cân, đong, đo, đếm sẽ ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập và sử dụng để
phản ánh số lợng nhập và tồn của tngf thứ vật t vào thẻ kho, trờng hợp phá hiện
thừa, thiếu lợng nhập và tồn của vật t, sai qui cách, phẩm chất, thủ kho phải báo
cho bộ phận cung ứng biết và cùng ngời giao lập biên bản. Hàng ngày hoặc định
kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán cho kế toán vật t làm

căn cứ.
1.4.2. Thủ tục xuất kho.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật t viết
phiếu xin lĩnh vật t. Căn cứ vào phiếu xin lĩnh vật t bộ phận cung cấp vật t viết
phiếu xuất trình giám đốc duyệt. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ
phận sử dụng vật t đã viết vào phiếu, thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào
phiếu xuất, sau đó ghi số lợng xuất kho và tồn kho của từng thứ vật t vào thẻ kho.
Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho kế toán vật t, kế toán tính
giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán.
1.4.3. Các chứng từ kế toán có liên quan.
Chứng từ kế toán sử dụng đợc quy định theo chế độ chứng từ kế toán ban
hành theo QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính và
các quyết định khác có liên quan, bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 VT)
- Phiếu xuất kho (Mộu số 02 VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08 VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 BH)
- Hoá đơn bán hàng.
- Hoá đơn GTGT.
Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà n-
ớc, phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định của mẫu biểu, nội dung và phơng
pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng
từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của
từng doanh nghiệp, kế toán có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn,
nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu số 04 VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05 VT)
- Phiếu báo cáo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT)
1.5. Phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Hiện nay, chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật
liệu và công cụ, dụng cụ đợc thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán đợc
tiến hành theo các phơng pháp sau:
- Phơng pháp thẻ song song.
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phơng pháp sổ số d.
Mỗi một phơng pháp trên đều có những u điểm, nhợc điểm riêng trong việc
ghi chép, phản ánh, kiểm tra, đối chiếu số liệu. Kế toán căn cứ vào điều kiện cụ
thể từng doanh nghiệp về quy mô, chủng loại vật t sử dụng, trình độ và yêu cầu
quản lý, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác
kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để lựa chọn và áp dụng phơng
pháp kế toán chi tiết vật liệu thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán.
1.5.1. Phơng pháp ghi thẻ song song.
- Nguyên tắc hạch toán.
+ ở kho: Thủ kho ghi chép tình hình Nhập Xuất Tồn trên thẻ kho về
mặt số lợng.
+ ở phòng kế toán: Sử dụng Sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình
Nhập Xuất Tồn của từng tứ vật t về mặt số lợng và giá trị.
- Trình tự kế toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song.
(1). Hàng ngày căn cứ vào chứng từ Nhập Xuất kho vật t hợp pháp, hợp
lệ thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lợng nguyên liệu, vật liệu và công
cụ, dụng cụ thực tế nhập, xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính sổ tồn
kho sau mỗi lần nhập, xuất. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải
chuyển những chứng từ Nhập Xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao
nhận chứng từ do thủ kho lập.
(2) Hàng ngày hoặc định kỳ ghi nhận đợc chừng từ nhập xuất vật t, kế
toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành
tiền phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
(3) Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật t và thủ kho đối chiếu số
liệu giữa thẻ kho với Sổ (thẻ) kế toán chi thết.

(4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các sổ (thẻ) kế toán chi tiết để lập bảng
kê tổng hợp nhập xuất tồn, mỗi thứ vật t ghi một dòng sau đó tổng hợp theo
từng nhóm, từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Số liệu này dùng
để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
- Ưu điểm, nhợc điểm.
+ Ưu điểm: Việc ghi sổ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu,
phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý.
+ Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn bị trùng lặp về
chỉ tiêu số lợng, khối lợng ghi chép nhiều. Công việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu
dồn vào ngày cuối tháng không đảm bảo yêu cầu kịp thời của kế toán.
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật t
theo phơng pháp thẻ song song
Chứng từ nhập
Thẻ kho
Sổ chi tiết VL, CCDC
Chứng từ xuất
Bảng tổng hợp N-X-T
Sổ tổng hợp
1
2
1
2
3
4
5
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
1.5.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Nguyên tắc hạch toán:

Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lợng nhập, xuất tồn trên thẻ kho, kế
toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lợng giá trị nhập, xuất , tồn cuả
từng thứ vật liệu công cụ, dụng cụ.
- Trình tự kế toán chi tiết theo phơn pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
(1). Thủ kho tiến hành quy định công việc tơng tự theo phơng pháp thẻ song
song.
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho vật t hợp pháp, hợp lệ thủ
kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lợng vật liệu, nguyên liệu, dụng cụ thực
nhập, thực xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn kho sau mỗi
lần nhập xuất. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển
Phiếu nhập
Thẻ kho
Sổ chi tiết VL, CCDC
Phiếu xuất
Sổ kế toán tổng hợp
(1)
4
5
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
(1)
(2)(2)
những chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán có kèm theo giấy giao nhận
chứng từ do thủ kho lập.
(2). Định kỳ kế toán mở Bảng kê tổng hợp xuất , xuất trên cơ sở các chứng
từ nhập, xuất theo từng thứ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ luân chuyển trong
tháng theo chỉ tiêu trên số lợng và giá trị.
(3). Căn cứ vào số tổng hợp trên Bảng thống kê để ghi vào sổ đối chiếu luân
chuyển, mỗi thứ ghi một dòng vào ngày cuối tháng. Sổ đối chiếu đợc mở và dùng
cho cả năm.
(4). Cuối tháng đối chiếu số lợng nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ

nhập, xuất tồn của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ trên thẻ kho với sổ luân
chuyển
(5). Đối chiếu giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập xuất,
tồn trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp.
- Ưu điểm, nhợc điểm:
+ Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi sỏo kế toán do chỉ ghi một lần vào
ngày cuối tháng.
+ Nhợc điểm: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lập với thủ kho về mặt số l-
ợng. Việc kiểm tra, đối chiếu chỉ tiến hành vào kỳ kế toán do đó hạn chế chức
năng của kế toán.
Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết vật t
theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
1.5.3.Phơng pháp sổ số d.
- Nguyên tắc kế toán chi tiết.
+ Thủ kho: dùng thẻ kho để ghi chép số lợng Nhập Xuất Tồn và cuối
kỳ phải ghi số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho vào của từng thứ nguyên liệu, vật
liệu và công cụ, dụng cụ vào cột số lợng trên sổ số d.
+ Kế toán: Lập bảng tổng hợp giá trị Nhập Xuất Tồn kho của từng
nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ của từng kho và ghi giá trị tồn kho
cuối kỳ của từng thứ nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ vào số tiền trên sổ
số d để có số liệu đối chiếu với Bảng tổng hợp giá trị Nhập Xuất Tồn kho về
mặt giá trị. Sổ số d đợc lập và dùng cho cả năm.
- Trình tự ghi sổ.
(1). Hàng ngày hoặc định kỳ, sau ghi thẻ kho xong thủ kho tập hợp và phân
loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo từng nhóm vật t.
(2). Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) của từng nhóm
nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đínhkèm chứng từ gốc gửi cho kế toán

vật t.
(3). Kế toán chi tiết vật liệu, khi nhận đợc phiếu giao nhận chứng từ nhập
(xuất) của từng nhóm nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đính kèm chứng
từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng
từ gốc, tổng cộng số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Sau đó lập
bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho.
(4). Kế toán chi tiết vật liệu căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho để
lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (nếu vật t đợc bảo quản ở nhiều kho).
(5). Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lợng vật liệu, công cụ,
dụng cụ vào sổ số d sau đó chuyển cho phòng kế toán. Sổ số d do kế toán lập cho
từngkho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trớc ngày cuối tháng.
(6). Khi nhận sổ số d, kế toán kiểm và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số d sau đó
đối chiều giá trị trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc bảng tổng hợp nhập,
xuất, tồn với số sổ d.
- Ưu điểm, nhợc điểm:
+ Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lợng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật
liệu chỉ. Theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật t tránh đợc việc trụng lặp với
thủ kho, công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện việc kiểm tra giám
sát thờng xuyên của kế toán.
+ Nhợc điểm: Khó phát hiện đợc nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai
sót và đòi hỏi yêu cầu, trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao.