Lý luận chung về kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất

Lý luận chung về kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong
doanh nghiệp sản xuất
I. ý nghĩa và sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật
liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất:
1. Vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất:
+ Vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất,
là yếu tố cơ bản để hình thành nên sản phẩm mới.
Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định, trong
quá trình đó vật liệu lại thay đổi toàn bộ hình thức, vật chất ban đầu và giá trị của
vật liệu đợc chuyển dịch một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong
kỳ.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ
bản...) vật liệu là yếu tố vật chất quan trọng, chi phí vật liệu thờng chiếm tỷ trọng
lớn trong tổng số chi phí để tạo ra sản phẩm, mà còn ảnh hởng trực tiếp đến chất l-
ợng sản phẩm tạo ra. Nguyên vật liệu có đảm bảo quy cách chủng loại, sự đa dạng
thì sản phẩm sản xuất mới đạt đợc yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày
một cao của xã hội.
Nh vậy vật liệu có một giá trị quan trọng không thể phủ nhận đợc trong quá
trình sản xuất.
Việc quản lý chặt chẽ vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc phấn đấu giảm
chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Chính vì vậy tổ
chức công tác kế toán vật liệu là không thể thiếu đợc trong toàn bộ công tác quản
lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
+ Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị
và thời gian sử dụng của tài sản cố định.
Đặc điểm của công cụ dụng cụ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, nhng
vẫn giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu về giá trị thì lại bị hao mòn dần,
chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song do công cụ
dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên đợc mua sắm dự trữ bằng
nguồn vốn lu động của doanh nghiệp nh đối với vật liệu đợc xếp vào loại tài sản
lao động.

Việc quản lý công cụ dụng cụ trong quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và
sử dụng đợc tiến hành tơng tự nh vật liệu.
2. Yêu cầu của việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình
sản xuất kinh doanh.
+ Vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất kinh doanh thuộc tài
sản lao động, thờng xuyên biến động.. Để hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra
bình thờng doanh nghiệp sản xuất phải thờng xuyên mua nguồn vật liệu và xuất
dùng cho sản xuất. Mỗi loại sản phẩm sản xuất ra đợc sử dụng từ nhiều thứ, loại
nguyên vật liệu khác nhau, đợc nhập về từ nhiều nguồn và giá cả của vật liệu th-
ờng xuyên hiếu động trên thị trờng. Bở vậy để tăng c ờng công tác quản lý vật
liệu phải đợc theo dõi chặt chẽ ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, sử dụng và
dự trữ. Trong quá trình này nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hởng tới chất lợng, giá trị
sản phẩm sản xuất ra. Cụ thể yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là:
- Trong khâu thu mua: phải quản lý về khối lợng, quy cách đúng chủng loại
và chất lợng, giá mua, chi phí thu mua của vật liệu phải đợc phản ánh đầy đủ và
chính xác, kế hoạch mua vật liệu phải đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong khâu bảo quản để tránh mất mát, h hỏng, hao hụt, đảm bảo an toàn
vật liệu, việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối
với từng loại vật liệu cũng ảnh hởng không nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả
sản xuất kinh doanh.
- Trong khâu sử dụng vật liệu: phải thực hiện tốt định mức tiêu hao. Sử dụng
hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi nhằm phát huy hiệu quả
sử dụng vật liệu, nâng cao chất lợng và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp
chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích luỹ cho doanh
nghiệp.
Đồng thời phải thờng xuyên hoặc định kỳ phân tích tình hình thực hiện định
mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất, đó cũng là cơ sở làm tăng thêm sản phẩm
cho xã hội. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản
ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh

doanh.
- Trong khâu dự trữ: Để đảm bảo cho quá trình kinh doanh đợc bình thờng,
không bị ngng trệ gián đoạn do cung ứng không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ
đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xác định đợc mức tối
đa, tối thiểu.
Tóm lại: Vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn
sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lợng cao và tạo đợc uy tín trên thị trờng nhất thiết
phải tổ chức tốt việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ.
3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp
sản xuất:
* Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu:
Đối với kế toán vật liệu thờng xuyên theo dõi vật liệu về mặt giá trị, việc
hạch toán đầy đủ tình hình thu mua, nhập, xuất, dự trữ sẽ đa ra những số liệu kế
toán giúp ngời quản lý có một định hớng chính xác trong quá trình chỉ đạo sản
xuất.
Việc hạch toán kế toán vật liệu chính xác, kịp thời (chất lợng của công tác kế
toán) sẽ ảnh hởng không nhỏ tới việc tập hợp chi phí và tính giá thành hay quyết
định tới quá trình kinh doanh là tốt hay xấu.
Việc dùng thớc đo tiền tệ để giám đốc quá trình thu mua, dự trữ, tiêu hao vật
liệu... sẽ phát hiện ngăn ngừa kịp thời tình trạng ứ đọng, mất mát, hao hụt vật liệu,
xử lý đợc những trờng hợp sử dụng lãng phí vật liệu, tiết kiệm đợc chi phí không
cần thiết trong các quá trình trên.
Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý kinh tế là tiết
kiệm lao động xã hội. Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt để các
khoản chi phí.
Nh phần trên đã nêu: Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất
trong giá thành sản phẩm của doanh nghiệp chiếm từ 65% - 70% trong giá thành
sản phẩm, ngoài ra nó còn là một bộ phận quan trọng trong tổng số tồn kho của
doanh nghiệp. Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố
quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh.

Ngày nay trong điều kiện kinh tế thị trờng, việc cạnh tranh gay gắt giữa các
doanh nghiệp là điều không tránh khỏi. Trong cuộc tranh đua này, ai biết cách tổ
chức quản lý, bố trí sắp xếp các công việc nhịp nhàng theo một guồng máy hoạt
động không để bộ phận nào phải dừng thì doanh nghiệp đó sẽ đứng vững và phát
triển. Vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và sử
dụng tốt sẽ tạo cho các sản phẩm đầu ra có chất lợng tốt để tiêu thụ. Vì vậy trong
suốt quá trình luân chuyển, việc giám đốc chặt chẽ số lợng vật liệu mua vào, xuất
dùng để đảm bảo cho chất lợng sản phẩm theo đúng yêu cầu về kỹ thuật, giá trị đã
đề ra đòi hỏi cán bộ kế toán vật liệu phải thực hiện những nhiệm vụ đó là:
Thứ nhất: tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua,
vận chuyển bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế
của vật liệu đã thu mua và nhập kho. Kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các
mặt: số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời
chủng loại vật liệu cho quá trình sản xuất.
Thứ hai: áp dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán hàng tồn kho, thực
hiện đầy đủ, kịp thời chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu mở các sổ, thẻ kế toán
chi tiết để ghi chép phân loại tổng hợp, số liệu về tình hình hiện có và sự biến
động tăng, giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp những số liệu kịp
thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Thực hiện hạch toán
hàng tồn kho đúng chế độ, đúng phơng pháp quy định sẽ đảm bảo yêu cầu quản lý
thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Thứ ba: kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu,
tính toán chính xác số lợng, giá trị vật liệu thực tế đã đa vào sử dụng và đã tiêu
hao trong quá trình sản xuất. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào
đúng đối tợng đã sử dụng.
Thứ t: Thực hiện kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà
nớc quy định, lập các báo cáo về vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh
đạo, tiến hành phân tích kinh tế, tình hình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng vật
liệu nhằm đa ra đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình quản lý. Nh vậy tổ
chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần thúc đẩy cung ứng kịp thời đồng bộ

vật liệu cần thiết cho sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.
II. Phân loại, đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ
1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều
loại, thứ khác nhau với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau. Để có
thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng thứ, loại vật
liệu- công cụ dụng cụ phục vụ cho kế toán quản trị cần thiết phải tiến hành phân
loại vật liệu - công cụ dụng cụ.
Trớc hết đối với vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong
quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc
chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): nguyên
vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản
phẩm nh sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản;
bông trong các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may... Đối với nửa thành
phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá, ví
dụ nh sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là nguyên vật liệu
chính.
- Vật liệu phụ: vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế
tạo sản phẩm, làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho
công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo
quản, bao gói sản phẩm nh các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhơn, bao
bì, vật liệu đóng gói, xà phòng, giẻ lau...
- Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn nh xăng dầu, than củi, hơi
đốt cung cấp năng lợng cho các phơng tiện vận chuyển, máy móc, thiết bị, phục
vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải...
- Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện lắp đặt vào
các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.

- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm nh
gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà
trong từng loại vật liệu nêu trên lại dợc chia thành từng nhóm, thứ một cách chi
tiết hơn.
Đối với công cụ dụng cụ thì công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp bao
gồm các loại dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ
quản lý, bảo hộ lao động, lán trại tạm thời, dụng cụ phục vụ cho nhu cầu văn hoá,
thể dục thể thao... Để phục vụ cho công tác kế toán, toàn bộ công cụ dụng cụ của
doanh nghiệp đợc chia thành:
- Công cụ dụng cụ.
- Bao bì luân chuyển.
- Đồ dùng cho thuê.
Tơng tự nh đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cũng chia thành
từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán
của doanh nghiệp.
Việc phân chai này doanh nghiệp dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh
điểm vật t trong đó vật liệu đợc chia thành các nhóm, loại thứ và lập sổ danh điểm
vật t bằng hệ thống ký hiệu để thay thế tên gọi, nhãn hiệu này gọi là danh điểm
vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp giúp cho các bộ
phận trong doanh nghiệp phối hợp trong công tác quản lý vật liệu.
Sổ danh điểm vật t
Danh điểm
Nhóm VL Danh điểm
VL
Tên, nhãn hiệu, quy
cách
Đơn vị
tính
Đơn giá

hạch
toán
Quy
cách
1 2 3 4 5 6
2.Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ
Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá
trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định. Về nguyên tắc
kế toán nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá
thực tế.
2.1. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá thực tế nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ đợc
xác định nh sau:
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ mua ngoài:
Giá thực tế gồm: giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập
khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí
vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi,
tiền phạt, tiền bồi thờng, chi phí nhân viên...) trừ đi các khoản chiết khấu, giảm
giá (nếu có).
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì
giá thực tế bao gồm: giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia
công chế biến.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế
là giá thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ...
cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.
- Đối với vật liệu - công cụ dụng cụ nhận từ các đơn vị, tổ chức cá nhân,
tham gia góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhận góp
vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh quy định.
- Với phế liệu: Đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá thực tế có thể sử dụng đợc
hoặc có thể bán đợc)

2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá xuất kho:
Khi xuất dùng vật liệu - công cụ dụng cụ kế toán phải tính toán chính xác giá
thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau.
Việc tính toán giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất có thể đợc tính theo
nhiều phơng pháp, tuỳ theo từng điều kiện và phơng pháp kế toán của từng doanh
nghiệp để lựa chọn phơng pháp tính cho phù hợp.
* Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ:
Theo phơng pháp này giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho đợc
tính trên cơ sở số lợng vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân
vật liệu dụng cụ tồn đầu kỳ.
Giá thực tế VL-CCDC
xuất trong kỳ
= Số lợng VL-CCDC
xuất kho
x Đơn giá thực tế bình
quân tồn đầu kỳ
Trong đó:
Đơn giá kinh tế bình quân tồn đầu kỳ =
Tổng số giá thực tế tồn đầu kỳ

Số lợng VL-CCDC tồn đầu kỳ
* Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phơng
pháp này giống phơng pháp trên nhng đơn gái vật liệu đợc tính bình quân cho cả
số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Đơn giá thực tế bình quân =
Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ
Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ
Giá thực tế
VL-CCDC xuất
= Đơn giá thực tế

bình quân
x Số lợng vật liệu CCDC
xuất
Sử dụng phơng pháp này sẽ cho kết quả chính xác hơn phơng pháp tính theo
đơn giá bình quân tồn đầu kỳ nhng khối lợng công việc tính toán nhiều đòi hỏi
trình độ cao.
* Tính theo giá thực tế đích danh:
Phơng pháp này thờng đợc áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao,
các loại vật t đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực
tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập vào số lợng xuất kho theo từng
lần.
* Tính theo giá thực tế nhập trớc - xuất trớc:
Theo phơng pháp này phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng
lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên
tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc,
số còn lại (tổng số xuất kho - số xuất thuộc lần nhập trớc) đợc tính theo đơn giá
thực tế các lần nhập sau.
Nh vậy, giá thực tế của vật liệu (CCDC) tồn cuối kì chính là giá thực tế của
vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng.
* Tính theo giá nhập sau - xuất trớc: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế
của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế
nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế
xuất kho. Nh vậy, giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu
tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kì.
* Phơng pháp hệ số giá: Trong THDN sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn
định đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình
hình nhập - xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá
thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu.
Hệ số giá
VL, CCDC

=
Giá thực tế VL-CCDC + Giá thực tế VL-CCDC nhập trong kỳ đầu kỳ
Giá hạch toán VL-CCDC tồn đầu tháng + Giá hạch toán VL-CCDC
nhập trong tháng
Sau đó tính theo giá thực tế xuất kho:
Giá thực tế VL-CCDC
xuất kho
= Giá hạch toán xuất kho x Hệ số giá
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà
hệ số giá VL-CCDC có thể tính riêng cho từng thứ nhóm hoặc cả loại vật liệu.
Mỗi phơng pháp tính giá thực tế VL-CCDC xuất kho nêu trên có nội dung, u
nhợc điểm và những điều kiện áp dụng phù hợp nhất định. Doanh nghiệp phải căn
cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ của các bộ
phận kế toán cũng nh yêu cầu quản lý để đăng ký phơng pháp tính, đảm bảo
nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán.
III/ Kế toán chi tiết VL-CCDC:
1. Chứng từ sử dụng:
Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán ci tiết VL-CCDC phải đ-
ợc thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ VL-CCDC và phải đợc tiến hành
đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐKT
ngày 01-11-1995 của bộ trởng Bộ TC, các chứng từ kế toán về VL-CCDC bao
gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) - phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-84)
- Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy
định của Nhà nớc trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế

toán hớng dẫn nh phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT), biên bản kiểm
nghiệm vật t (mẫu 05-VT), phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)... và các
chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp
thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau.
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy
đủ, theo đúng quy định của mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Những ngời lập
chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của
nghiệp vụ kinh tế.
Mọi chứng từ kế toán về VL-CCDC phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình
tự và thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép,
tổng hợp kịp thời các bộ phận, cá nhân có liên quan.
2. Sổ kế toán chi tiết VL-CCDC:
Để kế toán chi tiết VL-CCDC, tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết
áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL (CCDC)
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Sổ số d
Sổ (thẻ) kho (mẫu 06-VT) đợc sử dụng để theo dõi số lợng N-X-T kho của
từng thứ VL - CCDC theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi
tiết: tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số VL - CCDC, sau đó giao cho thủ
kho để ghi chép tình hình N-X-T hàng ngày về mặt số lợng. Thủ kho đợc dùng để
thanh toán ở kho, không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp nào.
Còn số (thẻ) kế toán chi tiết, số đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc sử dụng để
hạch toán từng ngày N-X-T kho VL - CCDC về mặt giá trị hoặc cả lợng và giá trị
phụ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập,
xuất, các bảng luỹ kê tổng hợp N-X-T kho VL - CCDC phục vụ cho việc ghi sổ kế
toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
3. Các phơng pháp kế toán chi tiết VL - CCDC:

Việc ghi chép, phơng án của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đối
chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và ở phòng kế toán đợc tiến hành
theo các phơng pháp sau:
3.1. Phơng pháp thẻ song song:
Nội dung của phơng pháp thẻ kho:
* ở kho: việc ghi chép tình hình N-X-T kho do thủ kho tiến hành trên thẻ
kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng.
Khi nhập chứng từ nhập, xuất VL - CCDC, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý,
hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và
thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tiền khi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ (hoặc
do kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng
thứ VL - CCDC cho phòng kế toán.
* ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết VL - CCDC để
ghi chép tình hình N-X-T kho theo chi tiết hiện vật và giá trị.
Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC là các chứng từ nhập, xuất do thủ
kho gửi lên sau khi cũng đã đợc kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ. Sổ chi tiết VL -
CCDC có kết cấu giống nh thẻ kho nhng thêm các cột để theo dõi cả chỉ tiêu
giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với
thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng
hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết VL - CCDC vào bảng kê tổng
hợp N-X-T kho VL - CCDC theo từng nhóm, loại VL - CCDC... Có thể khái
quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phơng pháp thẻ II
theo sơ đồ sau:
Sơ đồ hạch toán chi tiết VL - CCDC theo phơng pháp thẻ II
Ghi chú:
Với cách ghi chép và kiểm tra đối chiếu nh trên, phơng pháp thẻ II có u nhợc
điểm sau:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu.
- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lợng. Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng,

do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
Phơng pháp thẻ II đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít
chủng loại VL - CCDC, khối lợng các nghiệp vụ (chứng từ) N-X ít, không thờng
xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
(1)(1)
Thẻ kho
Chứng từ xuấtChứng từ nhập
Sổ (thẻ) kế toán chi
tiết VL - CCDC
(2)
(4)
(3)
Bảng tổng tổng hợp N
- X - T kho VL -
CCDC
Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ