MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG TẠI CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ

Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế
toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu
động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
I. Đánh giá chung về công tác quản lý và kế toán
vật liệu tại Công ty.
1. Đánh giá khái quát về bộ máy kế toán và công tác kế toán.
Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà hiện nay đang ngày càng khẳng định chỗ
đứng vững chắc trên thị trờng. Sản phẩm của Công ty đã đợc tiêu thụ rộng rãi trên
thị trờng và không ngừng đợc mở rộng. Từ chỗ đang ở nguy cơ bị đóng cửa, Công
ty đã dần dần phục hồi và phát triển về mọi mặt. Điều đó chính là nhờ sự nhạy
bén, nắm bắt thời cơ và sự phối hợp chặt chẽ, khoa học của bộ máy quản lý của
Công ty.
Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán cũng không ngừng hoàn
thiện sao cho đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của quy mô sản xuất kinh doanh lớn
hơn. Công tác kế toán luôn tuân theo các chế độ kế toán tài chính do Bộ tài chính
ban hành, vận dụng các tài khoản kế toán một cách cụ thể, đúng đắn. Hệ thống sổ
sách, chứng từ kế toán đều rõ ràng, hợp lệ, phản ánh kịp thời tình hình biến động
tài sản và nguồn vốn, do đó cung cấp đợc các thông tin chi tiết cũng nh tổng hợp
nhanh chóng, phục vụ cho Ban giám đốc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh
một cách hiệu quả. Chính điều này đã góp phần rất lớn làm giảm chi phí, tăng
doanh thu. Chỉ tiêu nộp ngân sách Nhà nớc của Công ty không ngừng tăng lên, thu
nhập của cán bộ công nhân viên đợc cải thiện. Công tác kế toán nói chung và công
tác vật liệu nói riêng cũng là một mắt xích hiệu quả đóng góp trong những bớc
phát triển của Công ty.
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với
điều kiện cụ thể của Công ty về tính chất, quy mô sản xuất kinh doanh. Công ty
đang áp dụng hình thức Nhật ký- chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất đợc
ban hành. Đây là một hình thức sổ kế toán phù hợp với tính chất phức tạp của hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty và với trình độ cao của kế toán. Kế toán
hàng tồn kho áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên và kế toán chi tiết vật liệu
sử dụng phơng pháp thẻ song song thống nhất trong các kỳ hạch toán, do đó phản

ánh thờng xuyên tình hình nhập, xuất vật t, có thể cung cấp thông tin về hàng tồn
kho một cách kịp thời tạo điều kiện cho việc kiểm soát đợc chi phí về vật liệu,
tránh ứ đọng vốn.
1
Công tác kế toán của Công ty đợc thực hiện hầu hết bởi máy vi tính, vì vậy
nâng cao đợc hiệu quả công việc, việc xử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn,
thuận lợi cho việc đối chiếu, lập và in các sổ sách kế toán. Hệ thống phần mềm kế
toán Công ty đang áp dụng đợc thiết kế bởi một công ty phần mềm tin học phù
hợp với đặc điểm công tác quản lý, kế toán của Công ty. Các mẫu sổ đều rất chính
xác, hợp lý.
Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc tổ
chức khá hợp lý, phù hợp. Công ty đã nghiêm chỉnh thực hiện theo chế độ kế toán
của Nhà nớc, đảm bảo việc phản ánh chính xác tình hình tăng, giảm vật liệu, cung
cấp thông tin chính xác về vật liệu tồn kho, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của từng
loại vật liệu.
2. Đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu.
Tổ chức chứng từ.
Các chứng từ nhập, xuất kho đợc thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt
chẽ, thuận tiện cho công tác nhập, xuất kho. Tuy nhiên việc ghi chép vào các sổ
sách kế toán còn bị chậm chễ do chứng từ nhập, xuất kho chỉ đợc chuyển cho
phòng kế toán một tháng hai lần.
Các thủ tục nhập, xuất kho tơng đối chặt chẽ. Nguyên vật liệu nhập kho đều
phải đợc kiểm nhận về số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại. Vật liệu xuất kho
đợc xác định bởi phòng kế hoạch trên cơ sở các kế hoạch, định mức.
Phân loại vật liệu
Các loại vật liệu đợc phân loại tơng đối hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý.
Tuy nhiên việc sử dụng mã vật liệu nh hiện nay dễ gây nhầm lẫn, sai sót. Công ty
cha lập đợc sổ danh điểm vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách, phẩm chất, đơn
vị tính và mã số của vật liệu phục vụ cho việc hạch toán chi tiết, từ đó cũng dẫn
đến việc quản lý nguyên vật liệu phức tạp, khó kiểm tra, đối chiếu.

Tính giá vật liệu.
Vật liệu nhập kho của Công ty đợc tính theo giá thực tế nhng không đợc trừ
khoản giảm giá phát sinh sau khi mua hàng do đó cha phản ánh đợc chính xác
theo đúng chế độ kế toán. Để tính giá vật liệu xuất kho, Công ty sử dụng phơng
pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phơng pháp này có u điểm là chính xác và phù
hợp với việc cơ giới hoá công tác công toán.
Bảo quản vật liệu.
2
Hệ thống kho tàng của Công ty đã đáp ứng đợc yêu cầu bảo quản của các loại
vật liệu, đợc trang bị đầy đủ các phơng tiện đo lờng. Vật liệu trong kho đợc sắp
xếp khá hợp lý, thuận tiện cho công tác quản lý và xuất dùng.
Phơng pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán nguyên vật
liệu. Phơng pháp này nhìn chung phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh
chóng, chính xác về số lợng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp điều chỉnh cho
thích hợp, tránh ứ đọng hay thiếu hụt vật liệu cho sản xuất.
Các sổ tổng hợp đợc lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành
và tơng đối hợp lý, thuận lợi cho công tác hạch toán của Công ty.
Hạch toán chi tiết.
Công ty thực hiện hạch toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song. Phơng
pháp này tạo điều kiện cho việc đối chiếu, kiểm tra. Mặc dù các loại vật liệu của
Công ty tơng đối đa dạng, nhiều chủng loại nhng do Công ty thực hiện công tác kế
toán bằng máy vi tính nên không khó khăn cho việc quản lý và ghi chép chi tiết
vật liệu.
Về tài khoản sử dụng.
Các tài khoản Công ty sử dụng đợc đăng ký theo đúng hệ thống tài khoản chế
độ kế toán quy định. Việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các tài
khoản khá chính xác.
II. Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán
vật liệu tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

Trong công tác hạch toán vật liệu của Công ty, bên cạnh những u điểm trên
vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định cần hoàn thiện hơn nữa. Qua một thời
gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty văn phòng
phẩm Hồng Hà, mặc dù trình độ có hạn, em xin mạnh dạn đa ra một số ý kiến
nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bớc công tác hạch toán vật liệu nói riêng và
công tác kế toán nói chung.
Thứ nhất, xây dựng một hệ thống danh điểm hợp lý.
Để sản xuất ra các loại sản phẩm Công ty phải sử dụng một khối lợng lớn vật
liệu, công cụ dụng cụ gồm nhiều loại, nhiều thứ, mỗi loại đều có công dụng, tính
chất khác nhau. Với đặc điểm vật liệu nh trên Công ty cần xây dựng một hệ thống
danh điểm vật liệu hợp lý, khoa học. Việc sử dụng sổ danh điểm vật liệu sẽ nâng
cao rất nhiều hiệu quả cho công tác quản lý vật t cũng nh công tác kế toán chi tiết
và tổng hợp vật liệu. Nhất là khi Công ty ứng dụng kế toán máy trong xử lý số liệu
3
kế toán thì một hệ thống danh điểm vật liệu hợp lý sẽ rất cần thiết cho công việc đ-
ợc tiến hành nhanh chóng, dễ dàng.
Sổ danh điểm vật liệu của Công ty có thể xây dựng nh sau:
Kho Danh điểm vật t Tên vật t Đơn vị Ghi chú
1521 Vật liệu chính Kg
Nhựa 1521.01 Nhựa Kg
1521.01.01 Nhựa ABS Kg
1521.01.02 Nhựa PET Kg
...
Kim loại 1521.02 Kim loại Kg
1521.02.01 Sắt lá tráng thép Kg
1521.02.02 Đồng Kg
...
1522 Vật liệu phụ
1522.01 Bao bì
1522.02 Sắt thép

...
Thứ hai, tài khoản 151-Hàng mua đang đi đờng.
Hiện nay trong danh mục tài khoản sử dụng của Công ty có tài khoản 151 nh-
ng Công ty không sử dụng để phản ánh vật t, hàng hoá mua trong kỳ nhng cuối
tháng hàng cha vận chuyển về đến kho. Việc sử dụng tài khoản 151 sẽ phản ánh
chính xác hơn tình hình biến động vật liệu hiện có của doanh nghiệp và do đó
thông tin kế toán sẽ phản ánh trung thực tình hình tài sản của Công ty.
Thứ ba, hạch toán giảm giá hàng mua đợc hởng.
Vật liệu của Công ty đợc thu mua từ rất nhiều nguồn khác nhau với số lợng
lớn. Trong trờng hợp phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán do nhà cung cấp đồng
ý, kế toán hạch toán khoản giảm giá đợc hởng vào tài khoản 721- Thu nhập hoạt
động bất thờng. Điều này sẽ dễ dàng cho công tác kế toán vật liệu của Công ty, tuy
nhiên không phản ánh chính xác giá thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ theo
quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Khi nhà cung cấp đồng ý giảm giá hàng mua, kế toán ghi:
Nợ TK 331: ghi giảm số nợ phải trả nhà cung cấp.
Nợ TK 111, 112: Nếu nhà cung cấp trả bằng tiền.
Có TK 152: Khoản giảm giá trừ vào giá mua thực tế nhập kho.
Công ty có thể theo dõi trực tiếp phần giảm giá hàng mua đợc hởng trên sổ kế
toán chi tiết vật liệu để máy có thể tính đợc chính xác giá vật liệu nhập kho trong
kỳ.
4
Thứ t, về việc lập sổ kế toán chi tiết vật liệu.
Sổ chi tiết vật liệu của Công ty không phản ánh các tài khoản đối ứng với tài
khoản 152, đồng thời còn hơi cồng kềnh trong trờng hợp Công ty tính giá vật liệu
xuất kho theo phơng pháp bình quân cuối kỳ.
Sổ kế toán chi tiết vật liệu có thể đợc lập nh sau:
Sổ chi tiết vật liệu
Tài khoản: 1521
Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001

Tên vật t: Đồng
Số danh điểm: 1521.02.02
Đơn vị tính: Kg.
N
T
Số
CT
Diễn giải
ĐG
TK
ĐƯ
Nhập Xuất Tồn
SL Tiền
SL Tiền SL Tiền
Tồn đầu kỳ
x x
Nhập (Xuất)
34746 331 5550,8 208022652,9
Giảm giá
331 6934944
Cộng phát sinh
5550,8 208022652,9
X x
Tồn cuối kỳ
x x
Thứ năm, định kỳ thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất kho lên cho kế toán là
15 ngày một lần. Thời gian chuyển chứng từ nh vậy làm cho công tác kế toán bị
dồn nhiều vào cuối tháng, việc hạch toán không kịp thời. Mặt khác gây ảnh hởng
làm chậm tiến độ kế toán tính giá thành trong điều kiện tình hình nhập, xuất vật
liệu của công ty diễn ra thờng xuyên với tần suất lớn. Công ty nên giảm thời gian

chuyển chứng từ về cho phòng kế toán để phản ánh nhanh chóng hơn tình hình
nhập, xuất vật liệu trên sổ sách.
Thứ sáu, về sử dụng máy tính trong công tác kế toán.
Hiện nay, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang sử dụng phần mềm kế toán
CAD đợc thiết kế bởi một công ty phần mềm. Tuy nhiên việc áp dụng kế toán máy
cho hình thức sổ Nhật ký- chứng từ là tơng đối phức tạp và cha hoàn thiện. Kế
toán của Công ty vẫn phải tiến hành lập một số sổ theo phơng pháp thủ công nh sổ
Cái các tài khoản...
Nh vậy, phần mềm kế toán này vẫn cha đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán ở công
ty. Công ty cần từng bớc cải thiện phần mềm kế toán để thực hiện cơ giới hoá toàn
bộ công tác kế toán. Số liệu kế toán đợc xử lý toàn bộ bằng máy vi tính sẽ đảm
bảo tính chính xác, nhanh chóng, làm giảm khối lợng công việc cho kế toán viên
và cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý.
5
Thứ bảy, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh
doanh phần trị giá bị giảm xuống thấp hơn so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn
kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh
chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên Bảng cân đối kế toán.
Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên doanh
nghiệp tích luỹ đợc một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã đợc phân chia. Nguồn tài
chính này tạm thời nằm trong TSLĐ và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt
hại thực tế do vật t, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, phát sinh. Một điểm
lợi nữa của dự phòng là dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm
giảm thu nhập doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Giả sử cuối năm 2001, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng
tồn kho. Căn cứ vào mức trích dự phòng kế toán ghi:
Nợ TK 642 (6426)
Có TK 159
Cuối niên độ sau (2002), doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn bộ số dự

phòng đã trích ở cuối niên độ trớc (2001):
Nợ TK 159
Có TK 721
Đồng thời căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thị trờng và giá
thực tế ghi sổ để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau (2003):
Nợ TK 642 (6426)
Có TK 159
Công ty có thể lập Bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối theo mẫu nh
sau:
Stt Mã VT Tên vật t Số lợng
Đơn giá
ghi sổ
Đơn giá tại
thời điểm
cuối năm
Chênh
lệch
Mức trích
1 2 3 4 5 6 7=6-5 8=7x4
1 NHPET Nhựa PET 24410 11811,95 9500 2311,95 56434699,5
... ... ... ... ... ... ...
- Bên cạnh công tác hạch toán đợc coi nh một công cụ quản lý hữu hiệu tài
sản, nguồn vốn của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin chi tiết cho Ban giám
đốc, việc phân tích các chỉ tiêu tổng hợp sẽ cho nhà quản lý đợc cái nhìn toàn
diện, sâu sắc hơn. Từ đó xác định đợc những nguyên nhân, mức độ ảnh hởng của
từng nhân tố và sẽ có những biện pháp hữu hiệu nhằm tăng cờng hiệu quả sử dụng
vốn.
6
III. Phơng hớng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu
động ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

1. Đánh giá tình hình sử dụng vốn lu động ở Công ty.
Trong giai đoạn khó khăn trớc đây, Công ty lâm vào tình trạng thiếu vốn trầm
trọng, trang thiết bị lạc hậu, bộ máy quản lý còn hoạt động cha có hiệu quả.Tuy
nhiên từ khi trở thành một thành viên của Tổng Công ty Giấy Việt nam, đợc đầu t
thêm vốn và sự trợ giúp của Tổng công ty, bộ mặt của Công ty đã dần thay đổi.
Công tác quản lý đã không ngừng hoàn thiện, tổ chức thêm những phòng ban thăm
dò, khai thác thị trờng, một yếu tố tiên quyết đa doanh nghiệp phát triển. Chính bộ
máy quản lý tốt đã làm tăng hiệu quả sử dụng nguồn vốn của doanh nghiệp.
Công ty đã thực hiện đầu t, mở rộng đúng hớng cho nên từ chỗ làm ăn thua lỗ
đã dần có lãi và phát triển.
Vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty văn
phòng phẩm Hồng Hà. Để góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tránh ứ đọng,
Công ty đã thực hiện nhiều biện pháp quản lý vật liệu sao cho khoa học, hiệu quả
nhất.
Công ty đã tổ chức đợc bộ phận chuyên thực hiện thu mua vật t, tìm hiều các
nhà cung cấp trên thị trờng, phân tích và tìm ra nguồn cung cấp có lợi nhất. Do đó
Công ty đã đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất, xây dựng định
mức dự trữ vật liệu phù hợp để hoạt động sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ.
Việc bảo quản, dự trữ vật liệu cũng đợc Công ty quan tâm đúng mức, hệ thống
kho tàng đầy đủ, rộng rãi tạo điều kiện cho việc bảo quản các loại vật liệu có tính
chất khác nhau. Các kho luôn luôn đợc kiểm tra, đảm bảo những điều kiện tốt nhất
cho việc dự trữ vật liệu.
Nhằm giảm bớt chi phí về vật liệu, việc sử dụng vật liệu cho sản xuất đợc
Công ty rất chú trọng về khâu kiểm soát. Dựa trên quá trình sản xuất sản phẩm,
Công ty đã xây dựng đợc định mức tiêu hao vật liệu, từ đó có thể quản lý vật liệu
xuất dùng đợc tốt hơn, tránh mất mát, h hỏng. Mặt khác mọi nhu cầu sử dụng vật
liệu đều đợc đa qua phòng kế hoạch dể xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các nh cầu
do đó tránh đợc hiện tợng lãng phí vật liệu.
Đó là các công việc cụ thể trong công tác quản lý vật liệu của Công ty với mục
đích nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động, tuy nhiên để đánh giá đợc kết quả

của các công việc này cần phải phân tích, tìm ra những nguyên nhân và có những
quyết định quản lý chính xác.
Để phân tích đợc hiệu quả sử dụng vốn lu động ta xem xét số liệu trên bảng
sau:
Stt Chỉ tiêu 1999 2000 Chênh lệch
7
1
Doanh thu
19563457263 25517412036 5953954773
2
Các khoản giảm trừ
42464779 382159947
3
Doanh thu thuần (1-2)
19520992484 25135252089 5614259605
4
Vốn lu động bình quân
8190120360 12001218105 3811097745
5
Lợi nhuận
1890469 2808558 918089
6
Giá trị vật t xuất dùng
12378904198 14096581985 1717677787
7
Giá trị vật t tồn đầu kỳ
2623977355 2243190392 -380786963
8
Giá trị vật t tồn cuối kỳ
2243190392 4671385874 2428195482

9
Số d bình quân vật t tồn kho
2433583874 3457288133 1023704259
10
Sức sản xuất của VLĐ (3/ 4)
2,383 2,094 -0,289
11
Sức sinh lợi của VLĐ (5/ 4)
0,00023 0,000234 0,000004
12
Hệ số quay kho (6/ 9)
5,087 4,077 -1,01
13
Hệ số luân chuyển VLĐ (3/ 4)
2,383 2,094 -0,289
14
Hệ số đảm nhiệm VLĐ (4/ 3)
0,419 0,477 0,058
15
Số ngày một vòng luân chuyển
(360ngày/ 13)
151,04 171,89 20,85
Sử dụng phơng pháp thay thế liên hoàn để tính toán mức độ ảnh hởng của từng
nhân tố đến chỉ tiêu phân tích nh sau:
Sức sản xuất của vốn lu động năm 1999 là 2,383, năm 2000 là 2,094 tức là
cứ 1 đồng vốn lu động bỏ ra thì thu đợc 2,094 đồng doanh thu, giảm so với chỉ tiêu
này năm 1999 là 0,289 là do ảnh hởng của hai nhân tố:
- Do vốn lu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho sức sản xuất giảm
0,975:
25135252089 25135252089

= 2,094 - 3,069 = -0,975
12001218105 8190120360
- Do doanh thu tăng 5614259605 đồng làm cho mức sản xuất tăng 0.636:

25135252089 19520992484
= 3,069 - 2,383 = 0,636
8910120036 8910120036
Nh vậy, doanh thu trong kỳ của doanh nghiệp có tăng lên nhng Vốn lu động
bình quân cũng tăng và tăng nhanh hơn tốc độ tăng doanh thu. Công ty đã tăng c-
ờng các hoạt động tiếp thị, truyền thông quảng cáo, khai thác thêm thị trờng, đồng
thời nâng cao chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã do đó doanh thu của Công ty
tăng lên đáng kể. Nhng Công ty cũng đầu t nhiều vốn hơn cho hoạt động sản xuất
kinh doanh nhằm tăng công suất sản xuất các loại sản phẩm. Chính điều này đã
làm cho sức sản xuất của vốn lu động giảm, do đó hiệu quả sử dụng vốn không đ-
ợc không đợc tăng lên.
8