THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KỸ THUẬT NỀN MÓNG VÀ XÂY DỰNG 20

thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
kỹ thuật nền móng và xây dựng 20
1. Các vấn đề chung về nguyên vật liệu tại Công ty.
1.1. Đặc điểm về nguyên vật liệu tại Công ty.
Nguyên vật liệu là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho, trong các doanh nghiệp tuỳ
theo từng giai đoạn SXKD khác nhau mà hàng tồn kho đợc chia thành các loại khác
nhau:
- ở giai đoạn chuẩn bị sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: Vật liệu, hàng mua đang
đi đờng.
- ở giai đoạn sản xuất, hàng tồn kho bao gồm: Sản phẩm dở dang, bán thành
phẩm.
- ở giai đoạn tiêu thụ, hàng tồn kho bao gồm: Thành phẩm hàng hoá trong kho,
hàng gửi bán.
Nh vậy, nguyên vật liệu tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình SXKD để bắt
đầu hình thành lên sản phẩm mới.
Là Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng, xây lắp các công
trình nên những vật liệu đợc sử dụng trong sản xuất của Công ty có các đặc thù riêng.
Mỗi công trình, hạng mục đều cần sử dụng loại nguyên vật liệu thích hợp do đó phải
sử dụng đến nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau.
Để xây dựng các công trình lớn, Công ty phải sử dụng một khối lợng lớn
nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lợng. Ví dụ nh riêng loại vật
liệu xi măng, cũng rất đa dạng: xi măng trắng Hải Phòng, xi măng Hoàng Thạch, xi
măng bao, xi măng rời thép gồm thép trong n ớc, thép nhập khẩu với thép tròn 10,
14, thép tấm, thép gai, thép cạnh, gạch lỗ, gạch đặc, đồ sứ vệ sinh.
Có những loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác mới qua sơ chế đợc đa
vào sử dụng nh: Sỏi, cát, đá. Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành nông lâm nghiệp
nh: gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha có loại vật liệu đã qua chế biến và ở dạng
cân kiện nh các loại đồ gỗ, cửa, cầu thang, lan can
1
- 1 -
Khối lợng các loại vật liệu sử dụng rất khác nhau, có những loại vật liệu cần

khối lợng lớn nh xi măng, cát, gạch, thép, có những loại vật liệu sử dụng ít nh vôi ve,
đinh.
Hầu hết các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên công trình, về mặt
chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí xây dựng công trình
khoảng 70%-74%. Qua đó ta thấy đợc vai trò to lớn của nguyên vật liệu trong công
nghiệp xây dựng.
Ngoài ra việc thu mua vận chuyển, bảo quản các loại nguyên vật liệu có đặc
điểm riêng khác. Có loại vật liệu có thể mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu xây
dựng trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại vật liệu bảo quản
trong kho nh xi măng, sắt thép có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và
không thể bảo quản trong kho để ngoài trời nh cát sỏi, đá, gây khó khăn cho việc bảo
quản, dễ xảy ra mất mát hao hụt ảnh hởng đến quá trình thi công.
Việc thu mua vật t có thể do Công ty trực tiếp đi mua có thể do đội tự mua,
theo nhu cầu về vật t cho từng công trình, hạng mục công trình tại từng thời kỳ mà
nhân viên của đội viết đơn xin mua vật t lên phòng kế toán, sau khi đợc duyệt tạm ứng
thì nhân viên của đội tiến hành đi mua vật t và áp tải hàng về tận kho kèm theo các
chứng từ.
Để tiến hành xây dựng các công trình thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng
cơ bản, Công ty phải sử dụng một khối lợng lớn vật liệu gồm nhiều chủng loại khác
nhau. Do đó muốn quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác cũng nh bảo quản về
nguyên vật liệu chủ yếu bao gồm hầu hết cả loại vật t mà Công ty đã sử dụng trong
xây dựng thi công nh xi măng, sắt, gạch, cát vật liệu rẻ tiền đơn chiếc nh vôi, ve, bột
màu Công ty đã sử dụng mỗi công trình thi công là một kho do đội thi công quản lý.
1.2. Đánh giá nguyên vật liệu.
Bắt đầu từ 01/01/1999, Nhà nớc ta đã chính thức áp dụng VAT và luật thuế thu
nhập doanh nghiệp. Thực hiện sự chỉ đạo của tổng Công ty, Công ty đã nghiên cứu hai
luật thuế mới này, đặc biệt là luật thuế GTGT, là cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp
VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế, phòng kế toán đã mở tài khoản 133 để hạch toán
khoản thuế GTGT đầu vào. Với luật thuế mới này mọi vật t vật liệu Công ty mua vào
2

- 2 -
đều phải có hoá đơn chứng từ để đợc khấu trừ tổng số tiền thuế trên các hoá đơn
GTGT và số tiền thuế GTGT tính trên tổng giá thanh toán trong hoá đơn thờng. Bắt
buộc Công ty với mọi hoạt động mua bán đều phải có hoá đơn chứng từ, từ đó tăng c-
ờng công tác quản lý, kiểm tra do vật liệu chủ yếu là mua ngoài, chiếm giá trị lớn
trong tổng giá thành công trình. Đây là luật thuế mới có ảnh hởng sâu rộng đến mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh nên Công ty cũng nh phòng kế toán đã nghiên cứu h-
ớng dẫn chỉ đạo các đội, xí nghiệp thực hiện tốt vấn đề hoá đơn chứng từ, đặc biệt là
hoá đơn đầu vào. Công ty khuyến khích sử dụng hoá đơn GTGT.
Trong bài viết này, do điều kiện không cho phép chỉ xin đợc đề cập đến hoá đơn
đầu vào là hoá đơn GTGT.
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật liệu theo
những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Kế toán ở đây đã
sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tình hình nhập - xuất -
tồn kho. áp dụng luật thuế GTGT đã tiến hành đánh giá vật liệu nh sau:
Đối với vật liệu nhập kho:
Giá thực tế vật liệu mua vào là:
+ Giá bản thân vật liệu cha có thuế GTGT
+ Chi phí vận chuyển, bốc xếp ch a có thuế GTGT
Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT của Công ty TNHH Thăng Long bán 2000kg sắt 6
cho Công ty ngày 02/10/2005:
+ Giá cha có thuế là: 7.500.000đ
+ Thuế GTGT : 750.000đ
+ Tổng giá thanh toán: 8.250.000đ
Chi phí vận chuyển do CTTNHH Thăng Long chịu, đo đó giá thực tế vật liệu sắt
nhập kho đợc thể hiện trên phiếu nhập kho là: 7.500.000đ
Đối với vật liệu xuất kho:
Do đặc thù Công ty xây dựng, kế toán áp dụng cách tính giá thực tế đích
danh khi xuất vật liệu dùng cho sản xuất. ở Công ty Licogi 20 khi có nhu cầu,
Công ty hoặc đội ứng tiền đi mua vật t về, có thể nói quá trình nhập kho và xuất kho

diễn ra gần nh đồng thời, mặt khác khối lợng chủng loại vật liệu ít, hoạt động nhập
3
- 3 -
khẩu ít nên thuận tiện trong việc theo dõi vật liệu nhập kho. Khi xuất kho vật liệu kế
toán căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế (giá không có thuế
GTGT) của lô hàng đó để tính giá thực tế xuất kho. Do áp dụng phơng pháp này phù
hợp với đặc điểm xuất nhập ít, đơn chiếc, gần nh đồng thời của Xí nghiệp nên kế toán
rất dễ dàng trong công tác theo dõi, giám sát vật liệu.
Ví dụ: Với số liệu ở ví dụ trên: Khi xuất kho 1.500kg sắt 6 cho xây dựng với
đơn giá là 7.500.000 : 2.000 = 3.775đ/kg thì giá thực tế xuất kho là:
1.500 x 3.775 = 5.662.500đ
2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
2.1. Hạch toán ban đầu:
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh,
theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lợng,
chất lợng và giá trị. Bằng việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu Công ty sẽ đáp ứng đ-
ợc yêu cầu này.
Để có thể tổ chức thực hiện đợc toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và
công tác hạch toán chi tiết nói riêng thì trớc hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán
để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu. Chứng từ kế toán
là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
Thực tế tại Công ty, chứng từ kế toán đợc sử dụng gồm:
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
Đối với mỗi hạng mục công trình ở từng giai đoạn phòng kế hoạch xem xét,
nghiên cứu, tính toán xem công trình hạng mục công trình cần có những loại vật t gì
với khối lợng, số lợng bao nhiêu, sau đó lập hạn mức cho từng công trình đó. Nhân
viên cung ứng của đội, xí nghiệp xây dựng có thể căn cứ vào nhu cầu thực tế và tiến độ
thi công xây dựng của từng công trình đối chiếu với hạn mức vật liệu quy định, tiến
hành tìm kiếm nguồn hàng và hợp đồng mua bán vật liệu với đơn vị bán. Sau đó gửi

hợp đồng lên phòng kế toán xin tạm ứng, phòng kế toán xem xét, đối chiếu với hạn
mức khi tạm ứng trình tự hạch toán đợc tiến hành nh sau:
4
- 4 -
Nhân viên cung ứng nhận tiền mặt, ngân phiếu để mua vật t, khi vật liệu về đến
kho thì nhân viên cung ứng mang hoá đơn GTGT của bên bán vật t lên ngời có trách
nhiệm ở đội kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, đối chiếu các chỉ tiêu chủng loại,
quy cách vật liệu, số lợng, khối lợng phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế. Sau khi
kiểm tra, nếu đồng ý thì cho nhập số vật liệu đó, khi nhập kho thủ kho phải xem xét số
vật liệu nhập đó có đúng chủng loại, số lợng ghi trên hoá đơn, cho tiến hành nhập kho
và ghi ký nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho, phiếu nhập kho đợc lập thành ba liên,
đa cho ngời giao hàng cùng ký xác nhận vào ba liên đó.
- Một liên giao thủ kho gửi để ghi vào thẻ kho.
- Một liên kẹp cùng hoá đơn GTGT chuyển lên phòng kế toán.
- Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu.
- Ví dụ: Trong tháng 10/2005 Công ty đã mua xi măng của Công ty xây dựng
Sông Đà II và nhận đợc hoá đơn chứng từ sau:
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày 2 tháng 10 năm 2005
Mẫu số: 01QTKT-3LL
DL/99-b
N: 022474
Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Sông Đà II
Địa chỉ: ............................ Số tài khoản: .................
Điện thoại:....................... Mã số: .......................
Họ tên ngời mua hàng: Anh Quân
Đơn vị: Công ty Kỹ thuật nền móng và xây dựng 20
Địa chỉ: 61 E - Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội Số TK: .................
Hình thức thanh toán: ....................... MS: .....................

STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Xi măng kg 20.000 709,1 14.182.000
5
- 5 -
Cộng tiền hàng: 14.182.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.418.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 15.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Mời lăm triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Khi nhận vật liệu về đến kho, căn cứ vào hoá đơn, nếu phù hợp và hợp lệ cho
nhập kho và tiến hành viết phiếu nhập kho số hàng thực nhập.
6
- 6 -
Đơn vị:
Địa chỉ: .....
Phiếu nhập kho
Ngày 2/10/2005
Số:......
Nợ:152 .....
Có: 331.....
Họ tên ngời giao hàng:................................
Theo hợp đồng số: ..........................................
Ngày 01/10/2005 của Công ty Xây dựng Sông Đà II
Nhập tại kho: Đội xây dựng số 2
TT
Tên nh n hiệu, quyã
cách phẩm chất vật t
MS ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành tiền

CT TN
Xi măng PC 30 kg 20.000 709,1 14.182.000
Cộng: 14.182.000
Ngày ... tháng .... năm 2005
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
Cũng trong tháng 10 Công ty đã mua gạch men sứ Hạ Long của Công ty xây
dựng sông Đà 2 có hoá đơn và phiếu nhập kho nh sau:
hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (Giao cho khách hàng)
Ngày ...tháng .... năm 2005
Mẫu số: 01QTKT-3LL
DL/99-b
N: 034523
Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng Sông Đà II
Địa chỉ: .................................. Số tài khoản: ....................
Điện thoại: ............................. Mã số: ............................
Họ tên ngời mua hàng: Anh Quân
Đơn vị: Công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20
Địa chỉ: 61 E Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội Số TK: .....................
Hình thức thanh toán: ....................... MS: ........................
TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Gạch men sứ Hạ Long viên 65.000 436,37 28.364.050
7
- 7 -
Cộng tiền hàng: 28.364.050
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.836.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 31.200.050
Viết bằng chữ: Ba mơi mốt triệu hai trăm nghìn không trăm năm mơi đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Đơn vị:

Địa chỉ: .....
Phiếu nhập kho
Ngày 2/10/2005
Số: ......
Nợ: ......
Có: .......
Họ tên ngời giao hàng.......................................
Theo hợp đồng số: ..............................................
Ngày 01/10/2002 của Công ty Xây dựng Sông Đà II
Nhập tại kho: Đội xây dựng số 2
TT
Tên nh n hiệu, quyã
cách phẩm chất vật t
MS ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành tiền
CT TN
Gạch men sứ Hạ Long viên 65.000 436,37 28.364.050
Cộng: 28.364.050
Ngày ....... tháng ..... năm 2005
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
Thủ tục xuất kho.
Căn cứ vào nhiệm vụ xây dựng sản xuất đợc giao, căn cứ vào định mức tiêu hao
vật liệu cho từng công việc, hạng mục công trình, các đội viết giấy xin tạm ứng vật t.
Nhân viên kinh tế đội tiến hành lập phiếu xuất kho làm 3 liên, sau khi ngời phụ trách
ký vào, giao cho ngời lĩnh vật t xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho ghi số
thực xuất, sau khi kiểm nghiệm số lợng, chất lợng, số thực nhận, ngời nhận và thủ kho
ký vào ba liên đó.
8
- 8 -

- Một liên chuyển về phòng kế toán
- Một liên giao cho đơn vị lĩnh vật t
- Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho.
Trong quá trình sản xuất xây dựng vì lý do nào đó mà đội xây dựng đơn vị thi
công sử dụng nguyên vật liệu quá hạn mức quy định viết phiếu xuất kho nguyên vật
liệu nhiều hơn định mức thì tại phòng kế toán sẽ không hạch toán phần chi phí vợt hạn
mức của khối lợng công việc đó mà đội sẽ phải tự thanh toán phần vợt quá đó.
Ví dụ: Ngày 14 tháng 10 năm 2005 đội xây dựng số 2 có nhu cầu xuất kho
nguyên vật liệu phụ vụ cho công trình A5 s phạm, nhân viên kinh tế viết xuất kho:
Đơn vị:
Địa chỉ: ........
Phiếu xuất kho
Ngày 14/10/2005
Số: ......
Nợ: .....
Có: .....
Họ tên ngời giao hàng: Anh Vấn
Lý do xuất kho : Xây ốp
Xuất tại kho : Đội xây dựng số 2
TT
Tên nh n hiệu, quyã
cách phẩm chất vật t
MS ĐVT
Số lợng
Đơn giá Thành tiền
CT TN
Xi măng PC30
Gạch men sứ Hạ Long
kg
viên

4.000
10.000
709,10
436,37
2.836.400
4.363.700
Ngày..... tháng..... năm 2005
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và
phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác đầy đủ sự biến động của nguyên vật
liệu làm cơ sở ghi sổ kế toán.
9
- 9 -
ở Công ty Licogi 20 hiện đang vận dụng phơng pháp ghi thẻ song song trong
công tác kế toán chi tiết vật liệu.
Phơng pháp này đợc tiến hành sau:
- ở kho:
Thủ kho sử dụng để ghi chép, phản án hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn của
từng thứ, loại vật liệu. Mỗi loại vật liệu đợc ghi trên một thẻ kho, sau đó thủ kho sắp
xếp thẻ kho theo loại nhóm thứ vật liệu để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi
chép kiểm tra, đối chiếu và quản lý.
Cách ghi thẻ kho nh sau: Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ kế toán nhập
xuất vật liệu thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp và hợp lý của chứng từ.
Đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất với số liệu ghi trên phiếu xuất phiếu nhập rồi
ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, ghi số lợng nhập vào cột nhập, ghi số lợng
xuất vào cột xuất, cuối ngày tính ra số tồn kho của từng thứ loại vật liệu và ghi vào cột
tồn của thẻ kho. Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho lên phòng kế toán để đối chiếu.
Ví dụ: Trong tháng 10 thủ kho của đội xây dựng số 2 đã lập thẻ kho loại vật t xi
măng cho công trình K5.

Đơn vị:
Công trình K5
Thẻ kho
Ngày 14/10/2005
Ngày lập thẻ: ........
Loại vật t: Xi măng Đơn vị tính: kg
TT
Chứng từ
Diễn giải
Ngày
N-X
Số lợng Xác
nhận
SH NT Nhập Xuất Tồn
10
- 10 -