Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Tại Công ty dệt may Hà Nội

L ê T h u H ơ n g
Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng cao hiệu
quả sử dụng nguyên vật liệu Tại Công ty dệt may Hà Nội
I. Nhận xét chung về tổ chức hạch toán vật liệu ở
Công ty Dệt may Hà Nội.
Sau hơn 20 năm xây dựng và trởng thành, công ty Dệt may Hà Nội
đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái đ ợc
những thành tựu to lớn, trở thành một trong những doanh nghiệp thành
công nhất của ngành Dệt may Việt Nam. Nhìn chung, công ty Dệt may Hà
Nội có bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban đợc phân công nhiệm vụ
một cách rõ ràng, khoa học và phối hợp nhịp nhàng.
Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch
toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng
đợc hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện đợc
điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn nữa và
góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho
sản phẩm trên thị trờng.
Sau một thời gian đợc thực tập tại phòng kế toán - tài chính của công
ty Dệt may Hà Nội, đợc tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng nh
các phần mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại công ty có những
điểm nổi bật sau đây:
- Công ty tổ chức hệ thống chứng từ đã vận dụng hệ thống tài khoản
kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Hệ thống
tài khoản của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh.
Việc sắp xếp, phân công các tài khoản trong hệ thống tài khoản của công
ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh.
- Về việc vận dụng hình thức sổ kế toán: Để quản lý và hạch toán
các phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ nhật ký
chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều u điểm trong quá trình quản lý và
hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng nh ở công ty Dệt
may Hà Nội.

- Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh ngành
công nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty Dệt may Hà Nội đã đứng vững đợc
trên thị trờng trên chục năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền
-1- 1
L ê T h u H ơ n g
kinh tế thị trờng nhng công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang
tìm những bớc đi mới cho mình. Hiện nay công ty đã áp dụng nhiều chính
sách đẻ nâng cao uy tín với khách hàng về chất lợng sản phẩm trong đó có
việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu
nói riêng. Cụ thể công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật
liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng.
+ Đối với công tác thu mua vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ
thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm vững đợc giá cả trên thị trờng, tìm đợc
nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp
thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lập đợc định
mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản
xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trẹ, không lãng phí vốn vo dự
trữ vật liệu tồn kho không cần thiết.
+ Đối với công tác tổ chức kho vật t: Các kho đợc tổ chức khoa học,
bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật t. Hệ thống
kho rộng rãi, thoáng, đủ ánh sáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm
kê vật liệu.
+ Đối với khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng đợc hệ thống
định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, vật liệu xuất dùng đúng mục
đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu trớc. khi có
nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật t gửi lên
phòng sản xuất kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu
cầu sử dụng vật liệu, phòng sản xuất kinh doanh xét duuyệt. Bằng cách đó
vẫn có thể cung cấp vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh đợc tình trạng hao
hụt, lãng phí vật liệu.

- Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để thực hiện kế
toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phơng pháp thẻ song
sông đợc sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo
rõi thờng xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật t ở các
kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì công ty luôn chú trọng việc bảo toàn
giá trị hàng tồn kho cũng nh việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành
sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật
liệu. Bên cạnh đó số liệu kế toán đợc ghi chép rõ ràng, phản ánh trung
thực chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế
-2- 2
L ê T h u H ơ n g
toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán
với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đốigiữa chỉ tiêu số l ợng và giá
trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thờng xuyên đối chiếu
đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật lệu đ ợc chính
xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên
vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho
nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lợng và giá trị. Giữa
kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thờng xuyên đối chiếu đảm bảo
các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu đợc chính xác
- Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức tập trung.
Toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán ,với một đội ngũ
nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp , nhạy bén với
những đòi hỏi mới của thị trờng, họ đợc giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với
năng lực của mình. Các nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành
nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách thờng xuyên đầy đủ và
chính xác, giúp ban lãnh đạo công ty đánh giá đợc kết quả sản xuất kinh
doanh của công ty mình.
- Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá xuất là giá bình
quân cả kỳ dự trữ, phơng pháp này phản ánh chính xác số vật liệu xuất

dùng trong tháng. Tuy nhiên để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán,
công ty đang tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn phần công tác kế
toán tại công ty.
- Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liêu tại
công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu đợc tiến hành khá nền
nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của công
ty, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình
hình nhập-xuất tồn kho, tính toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật
liệu cho từng đối tợng sử dụng.
II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán
vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội
Với t cách là một sinh viên thực tập , dù thời gian tiếp xúc thực tế và
trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đa ra một số giải pháp nhằm góp
phần hoàn thiện thêm một bớc công tác kế toán vật liệu tại công ty nói
riêng và công tác kế toán nói chung
-3- 3
L ê T h u H ơ n g
1. Xây dựng sổ danh điểm vật t thống nhất cho toàn công ty
Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ thống nhất,
đối chiếu kiểm tra đợc dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện
cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trớc hết
công ty nên mở "Sổ danh điểm vật liệu". Sổ danh điểm vật liệu đ ợc mở
theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính
và gía hạch toán muốn mở đợc sổ này trớc hết công ty phải xác định số
danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ không phải xác định
tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán.
Sổ danh điểm vật t còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất,
tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì nh đã nói ở trên, hạch
toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phơng pháp thẻ song song và việc
tính giá xuất vật liệu theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán

không theo dõi đợc gía trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ
đến cuối tháng mới biết đợc. Nh vậy, việc mở sổ danh điểm vật t sẽ góp
phần giảm bớt khối lợng công việc hạch toán, sử lý nhanh chóng, cung cấp
thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều chỉnh sản xuất kinh doanh và rất
thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch
toán vật liệu trên máy vi tính
Sổ danh điểm vật liệu có thể đợc xây dựng theo mẫu sau:
Biểu số 1.1 Sổ danh điểm vật liệu
Kho Danh điểm
vật liệu
Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi
chú
Bông 1521 Vật liệu chính kg
1521 A Nhóm bông kg
1521 A01 Bông Việt Nam kg
-4- 4
L ê T h u H ơ n g
1521 A02 Bông Nga kg
....
1521 B Nhóm xơ kg
1521 B01 Xơ Nanlon kg
1521 B02 Xơ Sunkyong kg
......
1522 Vật liệu phụ
1522 A01 NaOH
1522 A02 H
2
SO
4
.....

Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng
kế toán, phòng kế toán cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của
công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty
2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu
Hiện nay, công ty đang sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch
toán chi tiết nguyên vật liệu. Phơng pháp này tuy đơn giản, dễ làm song
công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do
đặc điểm vật liệu ở công ty có nhiều chủng loại, với tấn xuất nhập xuất
nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất -tồn nguyên vật liệu
của kế toán viên không đảm bảo đợc công việc ghi chép, hạch toán hàng
ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này.
Do đó đặc điểm vật liệu của ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa
hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song chỉ phù hợp với
các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít... cho nên theo em
công ty áp dụng phơng pháp thẻ song song là cha phù hợp. Trong điều kiện
hiện nay, công ty nên áp phơng pháp sổ số d trong việc hạch toán chi tiết
về nguyên vật liệu. Ưu điểm của phơng pháp này là sự kết hợp chặt chẽ
giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho cới việc ghi chép của kế toán
vật liệu.
Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ
hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phơng pháp này có thể khắc phục
-5- 5
L ê T h u H ơ n g
đợc hạn chế của phơng pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiênj thực hiện kiểm
tra thờng xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế
toán chính xác , kịp thời.
Theo phơng pháp sổ số d, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
đợc thực hiện theo các bớc sau:
Bớc 1: Giống nh phơng pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ
kho đẻ ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số l ợng.

Ngoài ra , cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lợng tồn kho vào sổ d.
Bớc 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu , kế toán lập bảng kê
nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày
hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập các bảng
luỹ kê nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu
theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu.
Bớc 3: Kế toán mở sổ d sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại
nguyên vật liệu, đợc ghi một dòng sổ tổng hơp d về số lợng và giá trị sau
đó giao cho thủ kho ghi cột số lợng d vào cuối tháng và đa lên phòng kế
toán ghi cột số tiền d bằng cách lấy số lợng ở các sổ d nhân với giá trị
hạch toán.
3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu
Hiện nay, công ty đang áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ
để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phơng pháp này, cuối tháng kế
toán căn cứ vào số lợng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập
trong tháng để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho.
Công ty áp dụng phơng pháp nay, mặc dù đơn giản, dễ làm nhng đọ chính
xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh
hởng tới công tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói
riêng.
Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất
nguyên vật liệu diễn ra thơng xuyên. hơn nữa, giá trị thực tế của vật liệu
mua vào luôn biến động. Nh đã nói ở phần thực tế, lợng vật liệu phục vụ
cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồng
khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần
mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có sự khác biệt bởi
nền kinh tế thi trờng hàng hoá rất phong phú và đa dạng.
-6- 6
L ê T h u H ơ n g
Theo em, với chủng loại và số lợnh vật liệu sử dụng cho sản xuất của

công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán quản
trị về chi phí giá thành đợc kịp thời, giảm bớt khối lợng công việc ghi chép
vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phơng pháp giá hạch toán để tính
giá xuất kho vật liệu. Theo phơng pháp này, giá hạch toán có thể là giá do
công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ trớc. Dùng giá hạch
toán, kế toán sẽ thờng xuyên theo rõi đợc giá trị vật liệu xuất dùng trong
tháng.
Giá trị vật liệu xuất kho = Lợng vật liệu xuất kho x Giá hạch toán
Cuối tháng, trên cơ sở số liệu or các sổ sách nh: Sổ chi tiết, bảng
tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số
chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa gía thực tế và giá hạch toán.Hệ số
giá có thể đợc tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Hệ số giá =
Giá hạch toán vật liệu tồn đẩu kỳ và nhập trong kỳ
Sau khi đã tính ra đợc chênh lệch gía trị vật liệu xuất kho,kế toán
ghi bút toán điều chỉnh giá trị vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế
theo số chênh lệch đợc tính
Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng,kế toán sẽ tính theo cách sau
Giá trị vật liệu = Giá trị vật liệu + Giá trị vật liệu - Giá trị vật liệu
tồn cuối kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ xuất trong kỳ
4. Hoàn thiện việc lập sổ chi tiết vật liệu:
Sổ chi tiết của công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu
mua vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua vật liệu là giá hạch toán ghi ttrên
hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan. Chi phí thu mua vật liệu phát sinh
thờng theo dõi trên các nhật ký chứng từ số1 ,số 2. Giá vật liệu đ ợc tính
toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3. Nh vậy,công ty có thể theo dõi trực
tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết vật liệu nh sau
Biểu số 4.1 Sổ kế toán chi tiết vật liệu

Tài khoản: 1522
Tên vật t: NaOH đặc
Số danh điểm: 1522 A01
-7- 7