Phương hướng hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội

Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng cao hiệu
quả sử dụng nguyên vật liệu Tại Công ty dệt may Hà Nội
I. Nhận xét chung về tổ chức hạch toán vật liệu ở
Công ty Dệt may Hà Nội.
Sau hơn 20 năm xây dựng và trởng thành, công ty Dệt may Hà Nội đã
không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang gặt hái đợc những
thành tựu to lớn, trở thành một trong những doanh nghiệp thành công nhất của
ngành Dệt may Việt Nam. Nhìn chung, công ty Dệt may Hà Nội có bộ máy
quản lý chặt chẽ, các phòng ban đợc phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng,
khoa học và phối hợp nhịp nhàng.
Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán
nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng đ ợc hoàn
thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện đợc điều đó sẽ
góp phần vào việc sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn nữa và góp phần tích
cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị tr -
ờng.
Sau một thời gian đợc thực tập tại phòng kế toán - tài chính của công ty
Dệt may Hà Nội, đợc tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng nh các phần
mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại công ty có những điểm nổi bật sau
đây:
- Công ty tổ chức hệ thống chứng từ đã vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Hệ thống tài
khoản của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc
sắp xếp, phân công các tài khoản trong hệ thống tài khoản của công ty là phù
hợp với tình hình sản xuất kinh doanh.
- Về việc vận dụng hình thức sổ kế toán: Để quản lý và hạch toán các
phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ.
Đây là hình thức sổ có nhiều u điểm trong quá trình quản lý và hạch toán ở các
doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng nh ở công ty Dệt may Hà Nội.
- Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh ngành công
nghiệp nhẹ, sản phẩm của công ty Dệt may Hà Nội đã đứng vững đợc trên thị

trờng trên chục năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị tr-
ờng nhng công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bớc đi
mới cho mình. Hiện nay công ty đã áp dụng nhiều chính sách đẻ nâng cao uy
tín với khách hàng về chất lợng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công
tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng. Cụ thể công ty đã
có nhiều chú trọng trong công tác quản lý vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo
quản và sử dụng.
+ Đối với công tác thu mua vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu
mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm vững đợc giá cả trên thị trờng, tìm đợc nguồn
mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu
sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lập đợc định mức sử dụng và dự
trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công
ty không bị ngừng trẹ, không lãng phí vốn vo dự trữ vật liệu tồn kho không cần
thiết.
+ Đối với công tác tổ chức kho vật t: Các kho đợc tổ chức khoa học, bảo
quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật t. Hệ thống kho rộng
rãi, thoáng, đủ ánh sáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu.
+ Đối với khâu sử dụng vật liệu: Công ty đã xây dựng đợc hệ thống định
mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản
xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu trớc. khi có nhu cầu về vật
liệu thì các bộ phận sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật t gửi lên phòng sản xuất
kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng vật liệu,
phòng sản xuất kinh doanh xét duuyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp vật
liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh đợc tình trạng hao hụt, lãng phí vật liệu.
- Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để thực hiện kế toán
hàng tồn kho và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phơng pháp thẻ song sông đợc
sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo rõi th ờng xuyên
liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động vật t ở các kho. Điều này có tác
dụng rất lớn vì công ty luôn chú trọng việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng
nh việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một

hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu. Bên cạnh đó số liệu kế toán
đợc ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng,
giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối
chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân
đốigiữa chỉ tiêu số lợng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết
cũng thờng xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động
nguyên vật lệu đợc chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu
trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ
kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lợng và
giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thờng xuyên đối chiếu
đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu đợc chính xác
- Bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn
bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán ,với một đội ngũ nhân
viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp , nhạy bén với những đòi
hỏi mới của thị trờng, họ đợc giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của
mình. Các nhân viên phòng kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung
cấp thông tin kế toán một cách thờng xuyên đầy đủ và chính xác, giúp ban lãnh
đạo công ty đánh giá đợc kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mình.
- Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá xuất là giá bình quân cả
kỳ dự trữ, phơng pháp này phản ánh chính xác số vật liệu xuất dùng trong
tháng. Tuy nhiên để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, công ty đang
tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn phần công tác kế toán tại công ty.
- Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán vật liêu tại công ty,
có thể thấy rằng công tác kế toán vật liệu đợc tiến hành khá nền nếp, đảm bảo
tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của công ty, đáp ứng đợc yêu
cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập-xuất tồn kho, tính
toán phân bổ chính xác giá trị nguyên vật liệu cho từng đối tợng sử dụng.
II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán vật
liệu tại công ty Dệt - May Hà Nội
Với t cách là một sinh viên thực tập , dù thời gian tiếp xúc thực tế và

trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đa ra một số giải pháp nhằm góp phần
hoàn thiện thêm một bớc công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công
tác kế toán nói chung
1. Xây dựng sổ danh điểm vật t thống nhất cho toàn công ty
Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ thống nhất, đối
chiếu kiểm tra đợc dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc
muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trớc hết công ty nên mở
"Sổ danh điểm vật liệu". Sổ danh điểm vật liệu đợc mở theo tên gọi, quy cách
nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và gía hạch toán muốn mở đ-
ợc sổ này trớc hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong
toàn công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán.
Sổ danh điểm vật t còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho
bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì nh đã nói ở trên, hạch toán chi tiết vật
liệu ở công ty áp dụng phơng pháp thẻ song song và việc tính giá xuất vật liệu
theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán không theo dõi đợc gía trị
vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết đợc. Nh
vậy, việc mở sổ danh điểm vật t sẽ góp phần giảm bớt khối lợng công việc hạch
toán, sử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều
chỉnh sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán
cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính
Sổ danh điểm vật liệu có thể đợc xây dựng theo mẫu sau:
Biểu số 1.1 Sổ danh điểm vật liệu
Kho Danh điểm Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi
vật liệu chú
Bông 1521 Vật liệu chính kg
1521 A Nhóm bông kg
1521 A01 Bông Việt Nam kg
1521 A02 Bông Nga kg
....
1521 B Nhóm xơ kg

1521 B01 Xơ Nanlon kg
1521 B02 Xơ Sunkyong kg
......
1522 Vật liệu phụ
1522 A01 NaOH
1522 A02 H
2
SO
4
.....
Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế
toán, phòng kế toán cung ứng sau đó trình lên cơ quan chủ quản của công ty để
thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty
2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu
Hiện nay, công ty đang sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán
chi tiết nguyên vật liệu. Phơng pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc
ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu
ở công ty có nhiều chủng loại, với tấn xuất nhập xuất nhiều, nên công việc theo
dõi tình hình nhập - xuất -tồn nguyên vật liệu của kế toán viên không đảm bảo
đợc công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn
phải trợ giúp một phần công việc này.
Do đó đặc điểm vật liệu của ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch
toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh
nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít... cho nên theo em công ty áp
dụng phơng pháp thẻ song song là cha phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, công
ty nên áp phơng pháp sổ số d trong việc hạch toán chi tiết về nguyên vật liệu.
Ưu điểm của phơng pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp
vụ của thủ kho cới việc ghi chép của kế toán vật liệu.
Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ
hạch toán về giá trị nguyên vật liệu. Với phơng pháp này có thể khắc phục đợc

hạn chế của phơng pháp sổ chi tiết và sẽ tạo điều kiênj thực hiện kiểm tra thờng
xuyên có hệ thống giữa kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác ,
kịp thời.
Theo phơng pháp sổ số d, trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc
thực hiện theo các bớc sau:
Bớc 1: Giống nh phơng pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho đẻ
ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số l ợng. Ngoài ra , cuối
tháng thủ kho còn phải ghi số lợng tồn kho vào sổ d.
Bớc 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu , kế toán lập bảng kê nhập,
bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định
kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập các bảng luỹ kê nhập,
xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá
trị của từng nhóm, từng loại vật liệu.
Bớc 3: Kế toán mở sổ d sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại
nguyên vật liệu, đợc ghi một dòng sổ tổng hơp d về số lợng và giá trị sau đó
giao cho thủ kho ghi cột số lợng d vào cuối tháng và đa lên phòng kế toán ghi
cột số tiền d bằng cách lấy số lợng ở các sổ d nhân với giá trị hạch toán.
3. Hoàn thiện công tác tính giá vật liệu
Hiện nay, công ty đang áp dụng phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ để
tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phơng pháp này, cuối tháng kế toán căn
cứ vào số lợng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để
tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng ph ơng
pháp nay, mặc dù đơn giản, dễ làm nhng đọ chính xác không cao. Hơn nữa,
công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng tới công tác quyết toán
nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng.