Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Chi nhánh Công ty ứng dụng KHKT và chuyển giao công nghệ mới.

Thực trạng công tác kế toán bán hàng và
xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh
Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và
chuyển giao công nghệ mới
I. Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh
1. Quyết định thành lập Công ty
Chi nhánh Công ty áp dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ
trực thuộc Công ty S CITEANTCO của trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ
quốc gia.
Chi nhánh Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và chuyển giao công nghệ
đợc thành lập ngày 23/9/1994. Là một doanh nghiệp nhà nớc và hạch toán độc lập.
Tên giao dịch là: Chi nhánh Công ty ứng dụng Khoa học Kỹ thuật và
chuyển giao công nghệ mới. Chi nhánh tại Hà nội. Trụ sở chính của Công ty ở Đà
Nẵng.Tên viết tắt là: S CITENTCO Ha Noi
Chi nhánh Công ty đợc đặt trụ sở tại số 5 Trần phú Ba đình Hà nội
Nay chuyển về 152 Phố lạc Trung Quận Hai Bà Trng Hà nội
Điện thoại : 048210071
Nguồn vốn hoạt động của chi nhánh một phần do Công ty SCITENTCO
cấp và một phần do chi nhánh tự huy động. Đợc sử dụng có dấu riêng. Mở tài
khoản tiền Việt nam và ngoại tệ tại ngân các ngân hàng trong nớc. Chi nhánh có
các phòng chức năng, xởng sản xuất, cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm.
Quyết định thành lập chi nhánh do Giám đốc Công ty ứng dụng Khoa học
kỹ thuật và chuyển giao công nghệ mới đề nghị và đợc viện trởng viện khoa học
Việt nam ( Nay là trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia) chấp thuận.
2. Chức năng, Nhiệm vụ của chi nhánh
* Chức năng:
Chi nhánh thực hiện đầy đủ các chỉ tiêu kế hoạch do Công ty giao. Cụ thể:
Thông tin hai chiều giữa Công ty và chi nhánh để mở hoạt động của Công ty ra
1

1

các tỉnh phía Bắc phục vụ cho việc chuyển giao công nghệ, ứng dụng và các tiến
bộ khoa học kỹ thuật và tiêu thụ sản phẩm.
Chi nhánh đại diện cho Công ty thực hiện các dịch vụ t vấn kỹ thuật, công
nghệ và thơng mại. Tổ chức thông tin hội thảo triển lãm, Liên doanh, liên kết với
các thành phần kinh tế trong và ngoài nớc phục vụ mục đích kinh doanh của Công
ty .
Nghiên cứu triển khai ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm sử
dụng khai thác tài nguyên thiên nhiên của các địa phơng.
ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới, sản xuất các sản phẩm thiết bị
ngành cơ điện lạnh, cơ khí dân dụng, vật liệu ngành điện
ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới để sản xuất nớc giải khát, bánh
kẹo, hàng công nghiệp nhẹ cho nhu cầu trong nớc và xuất khẩu.
Giới thiệu sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các dịch vụ t vấn, tổ
chức kinh doanh mua bán phục vụ các hoạt động của Công ty .
* Nhiệm vụ:
Nghiên cứu nhu cầu thị trờng tại khu vực phía Bắc trên cơ sở thực hiện các
nhiệm vụ Công ty giao cho chi nhánh, để xác lập kế hoạch kinh tế kinh doanh
dịch vụ chiến lợc mặt hàng, bạn hàng. Khai thác mọi tiềm năng, mọi điều kiện
thuận lợi điều hành chính sách đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
Giới thiệu sản phẩm. Đại diện cho Công ty để thực hiện các dịch vụ t vấn,
tổ chức kinh doanh ma bán phục vụ các hoạt động của Công ty đúng cơ chế pháp
luật của nhà nớc quy định.
Góp phần tạo nguồn vố, sử dụng vốn, quản lý vốn, bảo toàn vốn đảm bảo an
toàn, đúng đắn có hiệu quả tốt nhất.
Thực hiện nghiêm chỉnh nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo tài chính với
Công ty nhanh chóng kịp thời.
Quản lý tốt về lực lợng lao động chăm lo đời sống vật chất tinh thần, bồi d-
ỡng nâng cao trình độ văn hoá khoa học kỹ thuật cho cán bộ công nhân viên. Tôn
2

2
trọng đảm bảo quyền lợi đối với ngời lao động. Tăng cờng giữ gìn an ninh chính
trị trật tự an toàn xã hội. làm tròn nghĩa vụ đối với cấp trên và địa phơng sở tại,
duy trì sự tồn tại và phát triển của chi nhánh, góp phần vào sự phát triển chung của
Công ty.
II. Đặc điểm tổ chức quản lý của Bộ mãy Chi nhánh
Sơ đồ bộ máy Tổ chức quản lý của chi nhánh
Bộ máy quản lý của chi nhánh đợc tổ chức thành các phòng và các siêu thị
bán hàng. Phù hợp với mô hình và đặc điểm kinh doanh của Chi nhánh.
Đứng đầu Chi nhánh là Giám đốc. Do Giám đốc Công ty đề nghị và đợc
Giám đốc Trung tâm khoa học Tự nhiên và công nghệ quôc gia bổ nhiệm.
Giám đốc chi nhánh tổ chức điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo
chế độ thủ trởng và chịu trách nhiệm toàn diện trớc Công ty cấp trên và nhà nớc.
Giám đốc chi nhánh có quyền " Uỷ quyền" cho giám đốc điều hành hoạt
động chi nhánh khi cần thiết.
Hiện nay do yêu cầu của chi nhánh không nhất thiết phải có thêm phó giám
đốc giúp việc cho giám đốc. Do vậy chi nhánh đã bỏ chức danh phó giám đốc và
chỉ có giám đốc điều hành mọi hoạt động của chi nhánh
3

Giám đốc
Phòng kế toán
tài vụ
Phòng tổ
chức hành
chính
Phòng kế
hoạch kinh
doanh
Phòng kinh

doanh XNK
Siêu thị
Family3
Siêu thị
Family2
Siêu thị
Family1
3
Các trởng bộ phận chuyên môn nghiệp vụ của chi nhánh sẽ do Giám đốc
Chi nhánh bổ nhiệm và chịu trách nhiệm về nhiệm vụ đợc phân công.
Căn cứ vào quy mô phát triển và nhu cầu hoạt động giám đốc Chi nhánh có
quyền thành lập, bổ sung, giải thể hoặc nâng cấp các bộ phận chức năng nghiệp vụ
khi có sự phê chuẩn của giám đốc Công ty .
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ mọi thành viên trong Chi nhánh phải
chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát của Giám đốc Công ty và các phòng ban
chuyên môn đợc giám đốc uỷ quyền.
Từng phòng có chức năng nhiệm vụ rõ ràng nhng giữa các phòng có mối
quan hệ mật thiết với nhau.
- Phòng tổ chức - Hành chính: có trách nhiệm quản lý cán bộ CNV trong
chi nhánh, bố trí hợp lý cán bộ. Tổ chức ký hợp đồng lao động đúng theo luật
định.....
- Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ quản lý toàn bộ tài sản vốn do Công ty
cấp và các tổ chức kinh tế cá nhân đóng góp. Phân tích các hoạt động kinh doanh,
cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý.
- Phòng kế hoạch - kinh doanh: Xây dựng các kế hoạch hoạt động kinh
doanh trog nớc cho phù hợp với năng lực của Chi nhánh. Đảm bảo cung ứng vật t
thiết bị đúng tiến độ và kịp thời.
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu
theo kế hoạch nhập và bán của chi nhánh. Nhng Chi nhánh chỉ chủ yếu thực hiện
việc nhập khẩu các thiết bị vật t. Theo dõi và báo cáo kịp thời với Giám đốc về

tình hình hàng hoá nhập kho và các thay đổi của Nhà nớc về chính sách xuất nhập
khẩu để có những chủ trơng phù hợp.
- Mạng lới siêu thị: có nhiệm vụ cung cấp mọi nguồn hàng tiêu dùng ra thị
trờng. Nhằm thu lợi nhuận cho chi nhánh và phục vụ nhân dân.
Nhận xét:
4

4
Do bộ máy gọn nhẹ, số lợng lao động ít biến động qua các năm do đó có thể
thấy bộ máy tổ chức của chi nhánh tơng đối hơpj lý và gọn nhẹ mang lại hiệu quả
trong công việc.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán chi nhánh
- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực
hiện triển khai công tác tài chính kế toán của chi nhánh. Là trợ lý đắc lực cho
Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và toàn Công ty về tình hình tài
chính của Chi nhánh.
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lơng, tài sản
cố định, BHXH và tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp ....
- Kế toán theo dõi công nợ: Theo dõi tình hình công nợ giữa Chi nhánh với
khách hàng, tình hình tạm ứng, thanh toán tạm ứng của CBCNV một cách nhanh
chóng kịp thời.
- Kế toán thanh toán: theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền
mặt và tiền gửi Ngân hàng.
5

Kế toán trởng
Kế toán
Ngân hàng
Kế toán
Quỹ

Kế toán
thanh toán
Kế toán
tổng hợp
KT theo dõi
công nợ
Kế toán
kho tổng
Kho
Công
ty
Kho
Siêu
thị
5
- Kế toán Quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để
thu hoạch chi tiền mặt, lên cân đối và rút ra số tiền chi tiền mặt, quản lý két tiền
tại Công ty cho tốt nhất.
- Kế toán kho: theo dõi việc Xuất Nhập hàng hoá, vào thẻ kho theo từng mặt
hàng, cuối kỳ làm kiểm kê báo cáo xuất nhập tồn hàng hoá.
- Kế toán Ngân hàng: có nhiệm vụ giao dịch với các ngân hàng mà Chi
nhánh có đặt quan hệ. Theo dõi các khoản tiền gửi vay thanh toán qua Ngân hàng.
Lập các báo cáo kế toán liên quan đến Ngân hàng (VD: tiền vay, thanh toán mua
hàng, thu tiền bán hàng). Mở L/C thanh toán với các đối tác nớc ngoài. Thu thập
chứng từ, sổ phụ và các thông tin khác từ Ngân hàng và lên báo cáo. Tham nu về
nghiệp vụ kế toán Ngân hàng hoạch định chiến lợc tiền tệ nh tỷ giá hối đoái, khả
năng và nhu cầu của Ngân hàng, các chi phí dịch vụ khác của Ngân hàng.
Hiện nay kế toán Ngân hàng có vai trò rất quan trọng là cầu nối giữa Công
ty và Ngân hàng trong thời kỳ KTTT. Các doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì
vấn đề cốt yếu là phải chủ động về vốn và các nguồn vốn khác trong đó Ngân

hàng chính là nơi có khả năng cung cấp nguồn vốn lu động cho doanh nghiệp,
giúp doanh nghiệp tự tin và chủ động trong kinh doanh và chiến lợc phát triển của
mình.
* Chứng từ áp dụng:
Chi nhánh sử dụng bộ chứng từ do BTC phát hành nh phiếu thu, phiếu chi,
phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT.....
Hình thức sổ sách kế toán áp dụng của Chi nhánh là hình thức " chứng từ
ghi sổ" và đợc thực hiện ghi chép trên máy vi tính.
* Ngời phụ trách bộ phận
- Kế toán trởng: Trần Thị Hơng
* Ngời trực tiếp giúp sinh viên thực tập
- Kế toán viên: Hoàng Tiến Dũng
Số điện thoại: 04 5638607
Hình thức sổ sách
6

6
Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức "chứng từ ghi
sổ" và đợc thực hiện ghi chép trên máy vi tính.
Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tơng
ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đa vào sổ kế toán có liên
quan nh bảng kê, sổ thẻ chi tiết.. Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng
tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán.
Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ
vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đa vào sổ
cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo tài chính.
7

7
Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty

Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán chi nhánh Công ty có một số thiếu sót khi sử
dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đa ra một số nhận
xét và kiến nghỉ phần III của chuyên đề này.
8

Chứng từ gốc
Bảng kê
Sổ thẻ kế toán
chi tiết
Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo
tài chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
8
III. Tình hình hoạt động của Chi nhánh Công ty ứng dụng
KHKT và chuyển giao công nghệ mới thời gian qua (từ 2000 - 2002)
1. Nhiệm vụ của Chi nhánh
Là một Chi nhánh phạm vi hoạt động trên toàn miền Bắc với những chức
năng nhiệm vụ đã đợc nêu ở phần trên chi nhánh đã hoạt động rất tốt. Trong quá
trình thực tập vừa qua tại Chi nhánh bản thân em nhận thấy nổi lên một số hoạt
động kinh doanh chủ yếu của chi nhánh nh sau:
- Kinh doanh nhập khẩu các thiết bị Xăng dầu
- Kinh doanh Nhập khẩu thiết bị bu điện và tin học......
- Kinh doanh siêu thị với mạng lới 3 siêu thị ở xung quanh Hà Nội.

- Kinh doanh thiết bị Văn phòng
2. Kết quả hoạt động
2.1. Về cơ cấu lao động
Trong thời gian qua Chi nhánh đã hình thành một đội ngũ lao động có trình
độ quản lý và tinh thần trách nhiệm cao. Đội ngũ bán hàng cũng đang dần hoàn
thiện mình trong khâu bán hàng và giới thiệu hàng hoá của Chi nhánh.
Sau đây là bảng số liệu về tình hình nhân lực của Chi nhánh trong 3 năm
(2000 - 2002)
9

9
Đơn vị: Ngời
Chỉ tiêu
Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 So sánh 2001/2002 So sánh 2002/2001
SL % SL % SL % + (- ) % + ( - ) %
Tổng số lao động 280 100 282 100 285 100 2 100,7 3 101,1
I. Phân theo giới tính - - - - - - - - - -
1. Lao động Nam 102 36,4 102 36,2 105 36,8 0 100 3 102,9
2. Lao động Nữ 178 63,6 180 63,8 180 63,2 2 101,1 0 100
II. Phân theo khối - - - - - - - - - -
1. Văn phòng 74 26,4 74 26,2 74 25,9 0 100 0 100
2. Kinh doanh 70 25 79 28 80 28,1 9 112,8 1 101,2
3. Bán hàng 136 48,6 129 45,8 131 46 - 7 94,8 2 101,6
III. Phân theo bằng cấp - - - - - - - - - -
1. Đại học 38 13,6 40 14,2 41 14,4 2 105,3 1 102,5
2. Trung cấp, Cao đẳng 102 36,4 82 29 82 28,7 - 26 80,4 0 100
3. Trình độ khác 140 50 160 56,8 162 56,9 20 11,4 2 101,2
Qua bảng phân tích số liệu về tình hình lao động của chi nhánh ta thấy số
lao động đã tăng qua các năm. Năm 2001/2000 tăng 2 ngời tơng ứng số tăng tuyệt
đối 0,7%. Năm 2002/2001 tăng 3 ngời tơng ứng số tăng tuyệt đối 1,1%. Để thấy đ-

ợc sự tăng giảm theo các cách phân chia khác nhau ta xét trên từng góc độ.
- Phân chia theo giới tính
Dựa vào bảng phân tích cho thấy lao động Nữ chiếm tỷ lệ cao hơn lao động
Nam cụ thể Nữ chiếm từ 64 - 65% và Nam chiếm từ 35 - 36% trong tổng số lao
động. Số chênh lệch này phù hợp với tính chất yêu cầu công việc của chi nhánh.
Do chi nhánh kinh doanh Siêu thị nên đòi hỏi phải có đội ngũ bán hàng Nữ nhiều
hơn Nam. (Hay đa số Nữ chiếm nhiều) để phù hợp với công việc bán hàng tại Siêu
thị. Tính chất công việc nhẹ nhàng và cần sự dịu dàng đón tiếp khách đến vừa lòng
khách đi nên cần chủ yếu lao động Nữ là phải. Năm 2002/2001 số lao động Nam
tăng 3 ngời tơng ứng mức tăng 2,9%. Trong khi đó lao động Nữ không tăng điều
này là do Chi nhánh cần tuyển thêm một số nhân viên cán bộ kỹ thuật để trực tiếp
tham gia kinh doanh trong các lĩnh vực khác. Nhìn chung số lao động Nam và Nữ
tơng đối ổn định qua các năm.
- Phân theo khối.
Năm 2001/2000 khối kinh doanh đã tăng lên 9 ngời tơng ứng với mức tăng
12,8% trong khi đó khối bán hàng lại có sự giảm 7 ngời tơng ứng với mức giảm
5,2%. Nguyên nhân là do tính cạnh tranh trên thị trờng đòi hỏi chi nhánh phải có
10

10
đội ngũ kinh doanh chất lợng, nhiệt tình năng động để giúp Công ty càng phát
triển hơn nữa trong các lĩnh vực kinh doanh của mình.
- Trình độ chuyên môn
Bất kỳ chi nhánh hay Công ty nào cũng mong muốn nhân viên của mình có
trình độ cao. Do vậy trong những năm qua chi nhánh không ngừng tăng tỷ lệ nhân
viên có bằng cấp. Năm 2001/2000 số ngời có trình độ Đại học tăng 2 ngời tơng
ứng với mức tăng 5,3%. Số ngời có trình độ khác cũng tăng đáng kể. Trong khi đó
những ngời có trình độ trung cấp lại giảm 20 ngời tơng ứng với 19,6%. Nguyên
nhân là do chi nhánh đã có sự khuyến khích cán bộ các phòng ban và nhân viên
theo học các lớp nâng cao trình độ. Để giúp chi nhánh có nhiều ngời trình độ và

năng lực tốt để đáp ứng đòi hỏi của công việc trong thời đại cơ chế thị trờng
* Đánh giá chung:
Vì đặc thù của chi nhánh là kinh doanh bán hàng tiêu thụ và XNK các loại
thiết bị phục vụ cho lợi ích dân sự..... do vậy việc lựa chọn lao động của chi nhánh
từ năm 2000 tở lại chủ yếu là chọn những lao động có trình độ bằng cấp để chủ
động tạo ra thế mạnh trong kinh doanh bằng nguồn lao động có năng lực và trình
độ. Bên cạnh đó chi nhánh cũng không ngừng tuyển những lao động phổ thông để
thực hiện công việc bán hàng.
Nói tóm lại về số lợng lao động tăng giảm qua 3 năm là không đáng kể. Với
lực lợng lao động nh hiện nay chi nhánh Công ty đã tạo ra các kết quả từ hoạt
động kinh doanh ngày càng tăng.
2.2. Về nguồn vốn:
Vốn của chi nhánh là yếu tố đầu vào rất quan trọng, nó quyết định đến việc
kinhdoanh của chi nhánh. Từ vốn có thể mua sắm máy móc thiết bị, thuê mớn,
tuyển dụng lao động ..... vốn luôn thay đổi về hình thái này sang hình thái khác, cứ
tiếp tục xảy ra nh thế nối tiếp nhau tạo nên chu chuyển vốn.
- Vốn đợc hình thành từ 2 nguồn:
+ Nguồn vốn chủ sở hữu có thể là nguồn ngân sách cấp đối với DNNN, vốn
trích từ lợi nhuận, vốn từ bên tham gia liên doanh....
11

11
+ Nguồn vốn ngắn hạn, vay dài hạn từ ngân hàng, vay từ các tổ chức khác,
vay của cán bộ công nhân viên, nợ ngân sách, nợ ngời bán ...
Tình hính vốn của Công ty qua các năm đợc thể hiện qua bảng số liệu sau
12

12