HOÀN THIÊN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

HOÀN THIÊN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG TỔNG
CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

Trong thời gian tới khi hội nhập quốc tế, TCT sẽ có nhiều cơ hội và thách
thức mới trong hoạt động sản xuát kinh doanh, củng cố tốt hơn thị trường tiêu thụ
quốc tế; tranh thủ được vốn đầu tư quốc tế, chuyển giao công nghệ mới, đổi mới
toàn diện công nghiệp chế biến, nâng cao chất lượng và đa dạng hoá sản phẩm ,
tăng khối lượng XK và giá trị kim ngạch XK. Để đạt được điều đó, mỗi bộ phận,
chức năng quản lý của TCT đều phải hết sức nỗ lực cố gắng, mạnh dạn thừa nhận
những ưu điểm khuyết điểm của mình để đưa ra những giải pháp phù hợp với sự
phát triển của toàn TCT. Trong đó, bộ phận kế toán của TCT cũng có tác động
không nhỏ tới tình hình chung của toàn tổng công ty.
3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tạI văn phòng Tổng Công Ty
Cà phê VN
3.1.1 Những ưu điểm cơ bản
Sau 10 năm thực hiện điều lệ tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà
phê Việt nam đã có những bước trưởng thành đáng kể. Từ những ngày đầu mới
thành lập liên hiẹp các xí nghiệp cà phê, đội ngũ kế toán có hơn 350 người là cán
bộ chiến sĩ, sĩ quan ở ác sư đoàn 333,331,359 và các xí nghiệp liên hợp, nông
trường, là những cán bộ kế toán đầy tâm huyết với sự nghiệp phát trển cà phê. Tuy
nhiên, chất lượng nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ vào giai đoạn
lịch sử ấy. Từ đó đến nay, TCT đã mở nhiều lớp tập huấn, nhiều cán bộ thuộc nhiều
thế hệ đã không ngừng học tập vươn lên và trưởng thành đáp ứng yêu cầu trong
điều kiện đổi mới cơ chế quản lý từ cơ chế hạch toán tập trung bao cấp sang cơ chế
thị trường
Cụ thể, tổ chức công tác kế toán của văn phòng TCT đã có những ưu điểm sau:
+ Văn phòng TCT đã vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải tiến
trên máy vi tính là phù hợp với đặc điểm, qui mô của TCT đồng thời với đội ngũ
cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, sử dụng thành thạo máy vi tính
thì việc đưa phần mềm kế toán vào áp dụng tại văn phòng là phát huy triệt để năng
lực của nhân viên kế toán, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác kế toán, đảm

bảo thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh tình hình hoạt động của văn phòng
TCT một cách chính xác, kịp thời.
+TCT đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán
là phù hợp với TCT là doanh nghiệp nhà nước, gồm nhiều đơn vị thành viên hoạt
động trên nhiều địa bàn khác nhau. Theo hình thức này, TCT lập ban tài chính kế
toán tại văn phòng TCT là đơn vị kế toán cơ sở, còn ở các đơn vị thành viên và các
chi nhánh có tổ chức kế toán riêng. Ban tài chính kế toán tại văn phòng TCT đồng
thời thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh tại văn phòng TCT đồng thời
tổng hợp số liệu kế toán từ các phòng kế toán của các chi nhánh để lập báo cáo
chung toàn Tổng công ty. Vì vậy ban tài chính kế toán tại văn phòng TCT có thể
theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động của các chi nhánh, phân tích đánh
giá và đề ra những biện pháp nhằm phát huy những mặt mạnh và hạn chế mặt yếu
cho các chi nhánh.
+Công tác tổ chức luân chuyển chứng từ, bảo quản chứng từ được thực hiện
tốt, đúng qui định. Các chứng từ gốc sau khi được kiểm tra xử lý, kế toán tiến hành
mã hoá chứng từ và nhập vào máy, sau đó ghi vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và
được lưu trữ , bảo quản trên máy bằng mã riêng, tính bảo mật cao.Mặt khác, từ các
chứng từ gốc, kế toán cũng vào chứng từ ghi sổvà được bảo quản, lưu trữ đề phòng
trường hợp có sự cố về máy tính. Như vậy việc bảo quản, lưu trữ chứng từ tại văn
phòng TCT được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc.
+Hệ thống sổ kế toán được sử dụng khá đầy đủ, đúng mẫu biểu qui định,
thuận tiện cho việc kiểm tra xử lý của lãnh đạo.
+ Tuy trình độ nhân viên kế toán ở văn phòng TCT là khá vững vàng. Nhưng
để tiến kịp với trình độ ngày càng cao, kiến thức kế toán ngày càng hiện đại, tiên
tiến, TCT luôn chú trọng đến việc đào tạo, bồi dưỡng cho các cán bộ kế toán, để
đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước.
3.1.2. Những vấn đề cần hoàn thiện
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, Tổ chức công tác kế toán tại văn phòng
TCT Cà phê VN cũng còn một số nhược điểm cần giải quyết như sau:
+Tổ chức công tác hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng từ: tạI các chi

nhánh, một số nơi còn có hiện tượng chứng từ viết tay, không rõ ràng gây khó khăn
cho việc kiểm soát.Việc ghi chép chứng từ ban đầu ở một số chi nhánh còn chưa
được thực hiện tốt, còn sửa trên chứng từ, viết sai, các phần trống chưa được gạch
bỏ.Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ còn được thực hiện ở các chi nhánh, đôi khi
khó cho việc giám sát hoạt động của các chi nhánh
+ Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất chưa hợp lý:
Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán:
Một số khoản cần mở chi tiết như TK 641, TK 511... thì văn phòng lại không mở
mà ghi chung vào TK cấp 1. Như vậy sẽ không phản ánh đúng thực tế từng khoản
mục chi phí như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí bằng tiền
khác...gây khó khăn cho công tác quản lý. Đồng thời hoạt động kinh doanh chính
của TCT chủ yếu là hoạt động XNK trong đó có cả XNK trực tiếp và XNK uỷ
thác nhưng khi phản ánh doanh thu thì TCT không phản ánh chi tiết 2 loại này.
Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào hạch toán nghiệp vụ một số trường hợp
chưa đúng.
Đặc biệt trong việc hạch toán một số nghiệp vụ còn chưa đúng theo nguyên
tắc như: TK 642, 1368.336,331…
+Việc vận dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ có cải tiến trên máy vi
tính là hợp lý với TCT là DN thực hiện chức năng quản lý nhiều đơn vị thành viên.
Tuy nhiên, công việc lại dồn vào cuối tháng do chứng từ ghi sổ không được lập
hàng ngày, cán bộ kế toán phải đi công tác xa dài ngày. Vì không sử dụng sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ dẫn đến việc đối chiếu các nghiệp vụ chỉ được thực hiện giữa sổ
cái TK và bảng chi tiết số phát sinh. Như thế là chưa đầy đủ.
+ Tổ chức bộ máy kế toán còn chưa phát huy tối đa năng lực của cán bộ kế toán.
Trong đó chưa tổ chức bộ phận kế toán quản trị.
+ Tổ chức công tác kiểm tra kế toán nội bộ chưa thành lập bộ phận chuyên trách
riêng kiểm tra, hướng dẫn thi hành các chế độ thể lệ kế toán
+ Tổ chức định kỳ phân tích hoạt động kinh tế: chưa thực hiện thường xuyên, báo
cáo phân tích chưa nêu ra những mặt được của phương hướng giải quyết vướng
mắc mà chỉ đề ra hướng dẫn đến chưa nhìn thấy trước triển vọng có thể đạt được

3.2 Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn
phòng TCT Cà phê VN:
3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại văn phòng Tổng
Công Ty Cà phê VN
Qua thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN cho
thấy tính cấp thiết của việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tạI văn phòng, nhất
là trong điều kiện áp dụng máy vi tính hiện nay
ở tất cả các quốc gia, khi nói đến hạch toán người ta đều đề cập đến yêu cầu của tổ
chức công tác kế toán ở nhiều giác độ khác nhau, song những yêu cầu này mang
tính khách quan thể hiện bản chất của kế toán. Đó cũng là những căn cứ để góp
phần tạo nên chất lượng của thông tin kế toán. Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
ở các doanh nghiệp nói chung và ở TCT Cà phê nói riêng phải đảm bảo các yêu
cầu sau:
- thống nhất, đúng chuẩn mực Nhà nước qui định
- phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động của TCT, phù hợp với khối lượng, tính
chất mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với
khả năng đội ngũ cán bộ kế toán, xong phải tuân thủ chấp hành đúng chế độ, thể lệ
kế toán mà bộ tài chính đã ban hành.
- Phải kết hợp 3 loại hạch toán: hạch toán thống kê, hạch toán kế toán và hạch toán
nghiệp vụ
- Phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu kinh tế tài chính của công ty trên cơ
sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp pháp.
- Đảm bảo đơn giản, dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu
- Đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế
3.2.2.Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán:
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán ở văn phòng TCT Cà
phê VN, em mạnh dạn đưa ra một phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ
chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN như sau:
3.2.2.1 Hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng
từ

a) Lập chứng từ ban đầu:
Tại văn phòng TCT Cà phê VN nói chung mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong hoạt động quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng kinh
phí của TCT đều phải được lập chứng từ theo đúng qui định, ghi chép đầy đủ, kịp
thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tại các chi nhánh, một
số nơi còn có hiện tượng chứng từ viết tay, không rõ ràng. Để khắc phục tình trạng
này, TCT có thể bổ sung thêm 1 số chứng từ, nghiên cứu thống nhất mẫu in ấn,
phát hành chứng từ này phục vụ cho việc theo dõi, kiểm soát tại văn phòng TCT
được dễ dàng, thuận tiện, chặt chẽ. Khi nghiên cứu các chứng từ kế toán với các
yếu tố đặc trưng trong mọi trường hợp cần phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của
chứng từ kế toán, thuận tiện cho việc lập và sử dụng chứng từ kế toán.
Các chứng từ cần bổ sung là:
Chứng từ thanh toán nội bộ
Chứng từ thanh toán tiền thưởng
Các chứng từ chỉ lập một lần và phải ghi chép đầy đủ, có đầy đủ chữ ký của người
chịu trách nhiệm và dấu của TCT và phải có chính sách ban hành cụ thể đối với
việc sử dụng chứng từ tại văn phòng TCT. Viêc xây dựng chứng từ kế toán thống
nhất theo một mẫu tạo thuận tiện cho việc ghi chép thu thập thông tin, đảm bảo
tính chính xác, trung thực, dễ phân loại. Đồng thời thuận tiện trong công tác hạch
toán ban đầu trên máy, đảm bảo được yêu cầu cơ bản của việc phân loại thông tin
và mã hoá thông tin.
b) Việc ghi chép chứng từ ban đầu ở một số chi nhánh còn chưa được thực hiện tốt,
còn sửa trên chứng từ, viết sai, các phần trống chưa đựợc gạch bỏ... Như vậy là đã
vi phạm chế độ chứng từ kế toán. Để khắc phục nhược điểm đó, kế toán trưởng cần
có những buổi hướng dẫn chi tiết đến từng loại nghiệp vụ, kiểm tra và xử lý các
chứng từ một cách thường xuyên hơn và xử phạt hành chính đối với các chứng từ
viết sai để giúp kế toán viên hoặc các nhân viên kinh tế có trách nhiệm hơn và hạn
chế những sai sót trong công tác ghi chép, tránh trường hợp chứng từ chồng chất,
không xử lý kịp thời những sai sót.
c) Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ:

Việc thực hiện bảo quản và lưu trữ chứng từ của văn phòng TCT được thực
hiện trên máy vi tính là khá tốt. Tuy nhiên để phòng trường hợp có sự cố máy vi
tính, kế toán cũng phải lưu lại vào sổ sách ở bên ngoài. Các chứng từ kế toán đã sử
dụng cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo trình tự thời gian
và đóng lại thành quyển theo từng tháng để theo dõi.
Ngoài ra, để thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các chi nhánh
một cách thường xuyên, kịp thơi phát hiện sai sót, gian lận trong việc ghi chép
chứng từ, tại các chi nhánh của văn phòng thì toàn bộ chứng từ phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các chi nhánh cũng phải được bảo quản lưu trữ tại
văn phòng, thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát.
Tóm lại, để chứng từ kế toán thực sự chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và đã hoàn thành tại văn phòng TCT , văn phòng TCT phải dựa trên cơ
sở qui định của Nhà nước:
- Danh mục những mẫu chứng từ phải áp dụng đối với từng loại nghiệp vụ
Xây dựng thành qui chế và trình tự ghi chép xử lý, luân chuyển ghi sổ và lưu trữ
đối với từng loại chứng từ đảm bảo cho kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình SXKD .
- Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ và kịp thời tính hợp lý, hợp pháp của
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và tính hợp lệ, chính xác của chứng từ
trước khi ghi sổ kế toán.
3.2.2.2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất:
Về việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất:
Như ở trong chương thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê
VN cho thấy văn phòng đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dược
ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 kèm theo quyết định
số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính. Trong đó, TCT sử dụng
gần hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản , các tài khoản khác công ty không
sử dụng như tài khoản: 156, TK 531, TK 532 là do phần lớn không phát sinh
nghiệp vụ có liên quan.
Tuy nhiên ở một số tài khoản, văn phòng không mở tài khoản chi tiết để theo dõi

chi tiết các khoản phát sinh để phục vụ cho việc quản lý như TK 641, TK 511...
dẫn đến việc các nhà lãnh đạo không đưa ra các quyết định chính xác nhằm làm
tăng doanh thu và giảm chi phí nào không cần thiết đem lại hiệu quả kinh tế. Vì
vậy, theo em, TCT cần mở thêm các tài khoản chi tiết đối với TK 641, TK 511 để
tiện theo dõi, có thể qui định như sau:
TK 6411 : Chi phí nhân viên
TK 6412 Chi phí vật liệu bao bì
TK 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 64171 Chi phí giao dịch với khách hàng
TK 64172 Phí kiểm dịch
TK 6418 Chi phí bằng tiền khác
TK 64181 Chi phí để lập bộ chứng từ ( phí thanh toán L/C, thủ tục phí bộ
chứng từ, phí thông báo L/C, chi phí lưu kho, vận chuyển...
Đối với TK 511 nên mở chi tiết TK 5111 “ Doanh thu XNK”
TK 51111 “Doanh thu XNK trực tiếp”
TK 51112 “ Doanh thu XNk uỷ thác”
TK 5112 “ Doanh thu bán hàng hoá”
Ngoài ra để thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động của các chi nhánh một
cách chặt chẽ, văn phòng TCT mở thêm các tài khoản chi tiết cho TK phải thu của
khách hàng, tạm ứng như:
TK 131A Phải thu của khách hàng A
TK 131B Phải thu của khách hàng B
TK141C Tạm ứng cho cán bộ C
Bởi vì thường các đối tượng khách hàng có quan hệ kinh tế với TCT là những
khách hành lớn trong và ngoài nước cho nên phải mở sổ để theo dõi một
cách chi tiết từng đối tượng thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát.
Về việc vận dụng hệ thống tàI khoản kế toán vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh:
Bên cạnh đó, việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán
một số trường hợp chưa hợp lý theo như chương thực trạng đã trình bày:

Trong chương này em xin đưa ra một số ý kiến hoàn thiện về việc hạch toán các
nghiệp vụ như sau:
Kế toán chi phí:
+ Khi nộp hộ tiền điện cho cửa hàng của công ty cung ứng và giới thiệu sản
phẩm,căn cứ vào phiếu chi, kế toán nhập số tiền vào máy qua định khoản:
Nợ TK 642 CPQLDN
Có TK 1368 Phải thu nội bộ khác
+Khi cửa hàng trả số tiền điện mà văn phòng đã nộp hộ, căn cứ vào phiếu thu, kế
toán cập nhật vào máy:
Nợ TK 111
Có TK 642
Theo em, khoản tiền điện này là khoản mà văn phòng đã chi hộ cho đơn vị nội bộ,
nếu hạch toán như trên thì vô hình chung văn phòng đã làm tăng khoản chi phí
QLDN ở văn phòng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Vì vậy, khoản tiền này
phải được hạch toán lại như sau:
Khi nộp hộ tiền điện cho cửa hàng của công ty cung ứng và giới thiệu sản phẩm
KT nhập vào máy:
Nợ TK 1368
Có TK 111
Khi cửa hàng hoàn trả lại số tiền văn phòng đã nộp hộ, căn cứ vào phiếu thu, KT
cập nhật:
Nợ TK 111
Có TK 1368
- Trong hoạt động XNK uỷ thác, các khoản mà văn phòng TCT đã chi hộ đơn vị
được giao uỷ thác,kt cập nhật số liệu vào TK 641, 642 của văn phòng:
+ Khi văn phòng chi các khoản chi hộ, kt nhập :