Quản lý dự án matthew batchelor; vũ thị phương thanh dịch

THƯ VIỆN ĐH NHA TRANG

658.404
B 110 M
___

M-2012-8

rhe e x p e r t s tell all!
'ỉ?

~


M atthew Batchelor

G u*8sraw *m
is M

Vũ Thị Phương Thanh dịch

@

T
HRHfiSQOIKnõyrteõge for 5he Future

Ị3
I jJ

B

NHÀ XUẤT BAN
LAO ĐỘNO • X Ả HỘI


MỤC LỤC
Quản lý dự án là kĩ năng vố cùng quan trọng
đỗi với thànk công của một doanh nghiệp

9

1

Hiểu được vai trị của dự án

12

1.1

Dự án khơng phải là nhiệm vụ

14

1.2

Tìm hiểu vể những khó khăn trong việc
thực hiện dự án

1.3 Hiểu được vịng đời của dự án
1.4

1.5

lé
18

Tìm hiểu các bên liên quan chính
cho dự án của bạn

20

Xem xét quan điểm của các bên liên quan

22

1.6 Lựa chọn phương pháp tiếp cận phù hợp

24

1.7

Trách nhiệm không thuộc vé ai khác ngồi bạn

26

2

Khao khát thành cơng

28

2.1

Mỗi kiệt tác đểu bắt đấu từ những nét phác họa

30

2.2

Sáng tạo!

32

2.3

Trình S O c tới các bên liên quan

34

2.4

Bán lợi ích

36

2.5

Tìm kiếm sự ủng hộ

38

3

Lên kế hoạch để thành công

40

3.1

Xác định mục tiêu dự án

42

3.2

Chia nhỏ dự án thành các gói cơng việc

44


Thiết ỉập trật tự hoạt động

46

Xây dựng lịch trình thực hiện dự án

48

Dự đoán các vần để phát sinh để xử lý
một cách khơn ngoan

50

Tìm người phù hợp cho từng nhiệm vụ

52

Tổ chức và giám sát dự án

54

Quản lý rủi ro một cách khôn ngoan

56

Quản lý chất lượng

58

Quản lý tài chính

60

Tìm hiểu về vai trị của tài chính trong dự án

62

Dự tốn chi phí dự án

64

Sử dụng nguốn lực sản có hay th ngồi ?

66

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

68

Thỏa thuận loại hình hợp đổng phù hợp

70

Dự tính tỷ lệ hồn vổn đầu tư cho dự án

72

Đóng băng ngân sách dự án

74

Kiểm sốt chi phí dự án

76

Dẫn dắt và truyền cảm hứng cho toàn đội

78

Dẫn dắt đội của bạn đến với thành cống

80

Hiểu rõ động lực của đội

82

Phát huy tối đa mơ hình tổ chức quản lý dự án
theo ma trận

84

Thay đổi phong cách lãnh đạo phù hợp

86


5.5

Giao tiếp không chỉ bằng lời

88

5.6

Giải quyết các vấn để trong giao tiếp

90

5.7

Quản lý chính mình trước khi quản lý dự án

92

6

Biến kế hoạch thành hiện thực

94

6.1

Lên kế hoạch cho những thay đổi

96

6.2

Tạo ra một nền văn hóa cởi mở

98

6.3

Khai thác kết quả từ các cuộc họp nhóm

100

6.4

Thu thập dữ liệu

102

6.5

Tạo Bảng điém cân bằng cho dự án

104

6.6

Ln có giải pháp cho mọi vẫn đế

106

6.7

May mắn

108

7

Hoàn thiện kỹ năng quản lý dự án

110

7.1

Nhận diện thời điểm kết thúc dự án

112

7.2

Kết thúc dự án thành công

114

7.3

Lên kế hoạch đánh giá dự án

116

7.4

Chọn lựa các yếu tõ cắn đo lường

118

7.5

Đo lường tỉ lệ hoàn vốn đầu tư thực tế

120

7.6

Đánh giá là một bài tập luyện

7.7

khả năng lắng nghe

122

Không bao giờ ngừng học hỏi

124

Giải thích các biệt ngữ

126


r*ôv A ã

J .ằ

a'

a'

.

m *y

/

ụi iu v tỏc gi
Matthew Batchelor là thạc sĩ khoa học, hội viên Cộng
đổng Nghệ thuật Hoàng gia (FRSA), và thành viên Hiệp hội
Quản lý dự án Anh quốc (APM). Ông cũng là một trong
những giám khảo xem xét việc trao các giải thưởng thưòng
niên của Hiệp hội. Với trên 20 năm kinh nghiệm trong các
lĩnh vực quản lý dự án liên quan đến xuất bản, thiết kế và
truyến thông tiếp thị, ông đã hỗ trợ cho rất nhiếu doanh
nhân, tổ chức trong các khu vực kinh tế công cộng cũng như
tư nhân thực hiện các chương trình và dự án truyền thống có
ảnh hưởng sâu rộng.

quàn lý dự án

8


Quản lý dự án là kĩ năng
vô cùng quan trọng đối với
thành công của một doanh nghiệp
Trong thương trường, với sự cạnh tranh khốc liệt như ngày
nay, ngày càng có nhiếu tổ chức hướng tới hoạt động dự án.
Cho dù là tung ra một sản phẩm mới có giá trị hàng triệu
đơla hay lên kế hoạch chuyển văn phịng, quản lý dự án sẽ
giúp bạn đạt được những kết quả tốt nhát đúng thời hạn và
trong khoản ngân sách cho phép.

Bên cạnh đó, kĩ năng này cịn cung cấp khn khổ cho

việc học tập và trau dổi liên tục. Tôi đã dành ra hơn 20 năm
làm quản lý dự án, xây dựng rất nhiêu dự án thuộc nhiều
lĩnh vực khác nhau từ việc giới thiệu sản phẩm ra thị trường
cho đến tổ chức các hội nghị về sức khỏe. Tôi đã được quan
sát rất nhiều cách quản lý dự án khác nhau trong thực tiễn,
và cỗ gắng áp dụng cách tốt nhất để nâng cao chất lượng của
những dự án mà tỏi quản lý.
Để quản lý dự án thành công địi hỏi cần có phương pháp
tốt, sự lãnh đạo đúng đắn, và quan trọng là phải đưa ra những
phán đoán sáng suốt khi cấn thiết. Cuốn sách này sẽ giúp bạn
phát huy được cả ba kĩ năng trên.

9

q uèn ly

dự án


Cuốn sách rập trung vào việc truyền đạt 50 bí quyết quản
lý dự án theo tôi là quan trọng nhất. Đó là thành quả mà tơi
đã tích lũy được từ những trải nghiệm của mình. Những bí
quyết này dược chia thành 7 chương chính.
■ Hiểu đuọc v a i trị cùa dự án. Phấn này sẽ giới thiệu

với bạn thê giới quản lý dự án và giúp bạn chọn được
hướng đi đúng đắn.
■ K h ao kh át thành công. Để bắt dấu dự án, bạn cấn

có “tâm nhìn” sáng suốt và khả năng thuyết phục những

người khác ủng hộ cho dự án của bạn.
■ Lên k ế hoạch đé thành cóng. Học cách sử dụng

biểu đồ Gantt, sơ đổ mạng và các cơng cụ hữu ích khác
dành cho nhà quản lý dự án.
■ Q uản lý tịi chính. Phân này sẽ hướng dẫn bạn cách

dự thảo ngần sách, kiểm sốt rủi ro, phân bổ chi phí ngồi
ngân sách đổng thời giúp bạn nhận diện được những lĩnh
vực chính cần tập trung để kiểm sốt được chi phí.
■ Dần dắt vị truyền cịm hứng cho tồn đội. Làm

thế nào đê’ thu hút nhân lực, quản lý, và thổi bùng lên
ngọn lửa nhiệt huyết cho đội dự án của bạn.
■ Biến k ế hoạch thành hiện thực. Chương này sẽ

giới thiệu đến bạn một sỗ phấn mềm quản lý dự án phổ
biến nhất, chl rõ cách giám sát quy trình một cách chính
xác, củng như các cách để nhận dạng và giải quyết vấn đề.
■ Hoàn thiện k ý năng quàn lý dự án. Hướng dẫn

bạn cách kết thúc dự án phù hợp và đưa ra những đánh
giá hiệu quả.
quàn lý dụ án

10


Cho dù bạn là một nhà quản lý dự án lỗi lạc hay chưa có chút
kinh nghiệm gì, chỉ cắn tuân theo những nguyên tắc đơn giản

này, bạn sẽ thẫy tự tin hơn hằn với khả năng dẫn dắt thành
công các dự án. Cuổn sách này sẽ không chỉ dạy bạn cách
hành động mà còn cả cách tư duy như một nhà quản lý dự án
thực thụ.

Lãnh đạo đúng đắn, phuong pháp hiệu
q u à, và óc phán đốn sáng suốt là nhũng
k i năng vô cùng quan trọng trong quàn lý
dự án.

11

quèn ly dự án


,

..........

:

.

.

■ ■■


Chuông này nhằm cung cấp cho bạn
những hiểu biết cẩn thiết về quản lý dự án;

bàn về khái niệm vòng đời dự án, giới thiệu các
bên liên quan chính, và mơ tả vai trị của nhà
quản lý dự án. Chương này còn mang đến cho
bạn những phương pháp quản lý dự án phổ
biến nhất, cùng với một số công cụ phần mềm
thông dụng.


1.1
Dự án không phải là nhiệm vụ
Trước khi bắt đẩu, cắn phải hiểu “dự án” thực sự là gì. Hiệp
hội Quản lý dự án của Vương quốc Anh (APM) định nghĩa
dự án là “nỗ lực hành động trong một khoảng thời gian xác
định nhằm đạt được kết quả mong muốn.” Nói cách khác,
một dự án cần phải xác định được trước mục tiêu, điểm
khởi đầu, quá trình phát triển và điểm kết thúc.
Do đó, quản lý dự án khác với việc hồn thành một
nhiệm vụ, chương trình hay đảm nhiệm công việc chuyên
môn. Danh sách dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt dự án với các
loại hình cơng việc khác.
■ Dự án phài có mục tiêu xác định. Ngay từ lúc bắt
đấu, dự án đã phải đé ra một hay nhiếu mục tiêu xác định
để hoàn thành trong một thời gian biểu nhất định.
■ Dụ án bao gồm nhiều nhiệm vụ kh ác nhau.
Những nhiệm vụ này thường được định nghĩa là những
đơn vị cơng việc có ích nhỏ nhất. Các nhiệm vụ liên quan
thường được tập hợp lại thành các hoạt động hay các gói
cơng việc, và có thể được phân công cho một nhà cung
cấp đơn lẻ hay một đội riêng.
■ Cần tim đưạc ngi có k ỹ năng phù hụp để

thục h iệ n nhũng nhiệm vụ trén. Do dó, ỉàm dự án
địi hỏi một phương pháp tiếp cận đa ngành, đa kỹ năng.
Dự án càng phức tạp thì càng phải cẩn trọng trong việc
tìm người phù hợp để thực hiện nhiệm vụ đó một cách

xuất sắc nhất.
quàn ly dụ án

14


■ Mộ« dự án cần phàỉ dộc lậ p , có mục tiêu, «hùi
gian biểu và nguồn lục riêng. Tuy nhiên, điều

đó khơng có nghĩa là phải tách biệt dự án ra khỏi các bệ
phận khác của doanh nghiệp. Bạn nên tận dụng kĩ năng
và nguốn lực sẵn có của doanh nghiệp, đổng thời chia sẻ
những bài học đạt được với các đổng nghiệp, các đội khác
và sử dụng cho các dự án trong tương lai.
Việc áp dụng phương pháp tiếp cận dự án có thế mang
lại những lợi ích đáng ké bằng cách xác định rõ kết quả của
dự án, rổi dựa vào những kết quả này để ước chừng được đầu
vào của nguồn lực, chất lượng của đội dự án và ban lãnh đạo.
Nguổn lực của một dự án có thể là nguổn nhân lực, trang
thiết bị và ngân sách...

Một phút suy ngầm: Bạn vẫn thấy bối rối với khái niệm
dự án ư? Hãy dành ra một phút để xem xét hai ví dụ sau
đây. Tổ chức thế vận hội Olympics London năm 2012 hay
việc lên kế hoạch chuyển địa điểm văn phòng làm việc, cả

hai việcnày, dù rất khác nhau về quy mô, nhưng đểu là các
dự án. "Làm đại diện bán hàng 'không phải là dự án vì đó
là vị trí cơng việc mang tính chất liên tục. Mặt khác, một kế
hoạch nhằm "tăng doanh số bán hàng lên 20% bằng cách
lắp đặt một cơ sở dữ liệu marketing mới" có thể đáp ứng
được tiêu chí của một dự án.

Một dụ á n cần có khung thòi gian rõ ràng,
v à đvạc thực hiện đé đạt đuọc két quà
mong muốn.

15

quán lý dự án


1.2
Tim hiểu về những khó khăn
trong việc thực hiẹn dự án
Lên kế hoạch cho dự án bao gồm việc đưa ra hàng ỉoạt các
giả định và xem xét những khó khăn mà dự án của bạn có
thể gặp phải. Hiểu được những nhân tố này sẽ giúp bạn xây
dựng được một dự án với quy mô và mục tiêu phù hợp.
Những giả định thường được đưa ra khi lên kễ hoạch cho
một dự án bao gốm:
■ Quy mô. Xác định quy mơ và kinh phí chính xác mà bạn

được phép sử dụng cho dự án.
■ Nguồn n hân lự«. Đặt câu hỏi: “Ai có thể giúp tơi thực

hiện dự án này?”
■ Nguồn lực v ậ t chất. Những trang thiết bị và nơi họp

mặt nào có thể tận dụng cho việc thực hiện dự án?
Khơng có thơng tin nào trong số những thơng tin nêu
trên chính xác 100% (hay thậm chí là 90%) tại thời điểm
bắt đầu dự án. Tuy nhiên, đưa ra được những giả định xung
quanh dự án là bước đi quan trọng đấu tiên, ngay cả khi ở giai
đoạn bắt đẩu với nhiêu câu hỏi hơn là đáp án!
Một cách hữu ích đế tiếp cận những khó khăn có thể gặp
phải trong khi làm dự án là sử dụng “tam giác dự án” với 3
nhân tố chính thường được đưa ra xem xét trong một dự án.
■ Thịi gian. Bạn sẽ mất bao lâu để hồn thành dự án?

q u á n lý

dự án

16


■ Chi phí. Ngân sách cho dự án là bao nhiêu?
■ Chất luạng (hay liê u chuẩn). Mục dich của bạn là

tạo ra một cái gì đó tương đổi đơn giản hay tạo ra những
thứ phức tạp như mẫu xe Rolls Royce ?
Với bất kỳ dự án nào, bạn cũng phải đổi mặt với hàng
loạt các quyết định vế việc đặt dự án của bạn ở đâu trong “tam
giác dự án”. Chẳng hạn, với cùng một dự án, néu thời gian và
kinh phí có hạn thì có khả năng bạn sẽ khơng thể hồn thành

nhiệm vụ với kết quả tổt nhất, dẫn đến chất lượng dự án thấp.
Nếu bạn được giao nhiếu thời gian hơn, chất lượng dự án sẽ
tốt hơn, nếu bạn được tăng cả thời gian và ngân sách, thì kết
quả lại càng khả quan.
Một chiều khác thường
được thêm vào sơ đổ này là
nhân tố con người. Kỹ năng
của những người tham gia
dự án càng tốt và động lực
thúc đẩy họ càng lớn thì
chất lượng dự án sẽ càng cao.
Nếu xem xét theo khía cạnh

Tam giác dự án

này, “tam giác dự án” giờ đã
trở thành một kim tự tháp, trong đó nhà quản lý dự án sẽ dẫn
dắt đội của mình đi lên để đạt được những kết quả tổt nhẫt có
thể trong khoảng thời gian và ngân sách cho phép.

Đối vói dự án cùa b ạn, hãy thử liệt kê
những yếu tố sau đây theo thú tự uu tiên:
Tốc độ, chất luọng, và chi phí.

17

quán ly dự án


1.3

Hiểu được vòng đời của dự án
Tất cả các dự án đểu có một “vịng đời” dễ nhận diện. Có
nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau, nhưng tất
cả đểu thống nhất rằng có thể chia dự án thành nhiều giai
đoạn, mỗi giai đoạn đòi hỏi một trọng tâm riêng.
Phương pháp tiếp cận vòng đời dự án đơn giản nhất chỉ
ra bốn giai đoạn chính trong một dự án, đó là: Ni dưỡng ý
tưởng, lên kế hoạch, thực hiện kế hoạch và đánh giá kết quả.

1. Nuôi dvõitg ý tirịng. Giai đoạn này tập trung vào

việc hình thành ý tưởng cho dự án. Bạn mong muổn đạt
được thành quả gì và tại sao ? Làm thế nào để bạn có thể
nhận diện và đánh giá được thành cơng ? Cần có sự hỗ trợ
từ ai để tiến hành dự án, và cẩn làm gì để thuyết phục họ
hỗ trợ cho bạn?
2 . Lên k é hoạch. Trong giai đoạn này, bạn cấn nắm được

cụ thể những việc cần phải làm để giúp dự án thành công.
Cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì và làm sao để các
nhiệm vụ khớp với nhau nhất có thể? Đội dự án của bạn
cần những thành viên như thé nào? Cẩn những nguồn
lực nào đế tiến hành dự án, cả vế tài chính và vật chất

quân ly dự án

18


(trang thiết bị, nơi họp mặt,...)? Những rủi ro chính nào

có thể gặp phải trong khi thực hiện dự án, và làm thế nào
để tránh được (hay ít nhất là giảm thiểu tối đa những rủi
ro ấy) ? Cuối cùng là, làm sao để kiểm soát hiệu quả dự án,
và đạt được tiến triển như mong đợi ?
3. Thực hiện kế hoạch. Giai đoạn này có thể được chia

thành hai phấn: Tạo động lực thúc đẩy và giám sát dự
án. Ngay từ khi bắt đầu dự án, bạn cần phải hình thành
đội dự án và tạo động lực cho các thành viên trong đội,
đổng thời thống nhất mục tiêu của dự án và phương pháp
làm việc. Khi dự án đã đi vào quỹ đạo, vai trò của bạn sẽ
chuyển sang giám sát: Dự án đang tiến triển như thế nào ?
Cấn làm gì nếu phải điếu chỉnh kê hoạch ban đấu? Liệu
dự án có đang theo lập tiến độ? Chi phí cho dự án nằm
trong kế hoạch hay có nguy cơ vượt ngân sách? Nhóm dự
án có bàn bạc về các vấn đề và thống nhất các thay đổi với
nhau không?
4 . Đánh giá kết quà. Một khi dự án đã được hoàn

thành, nhiệm vụ cuổi cùng của nhà quản lý dự án là xác
định mức độ thành công và thơng báo kết quả của dự án,
như vậy có thể rút ra bài học cho các dự án sau. Các mục
tiêu ban đấu đã đạt được tới mức độ nào? Những mặt
mạnh và những điếm hạn chế là gì ? Có thể rút ra được
bài học gì cho các dự án sau?

Việc áp dụng phuong pháp tiếp cận vòng
đài dự án sẽ giúp bạn tập trung vào nhũng
vấn đé quan trọng nhất tại mồi giai đoạn
cùa dự án .

19

quàn lý dự án


1.4
Tim hiểu các bên liên quan
chính cho dự án của bạn
Có thể sẽ có nhiều nhóm người khác nhau sẽ thấy hứng thú
với dự án của bạn. Tựu chung lại, họ được gọi là “các bên
liên quan chính”. Cần phải hiểu rõ vai trò thực tế của các
bên liên quan - nêu khơng thì thật khó dê cơng bắng trong
việc xác định thứ tự ưu tiên. Sau đây chúng tôi xin đưực liệt
kê một sỗ đối tượng đóng vai trị quan trọng.
"

Nhà tà i trợ. Là người giao cho bạn phụ trách dự án và

yêu cầu bạn phải chịu trách nhiệm vé thành cơng của dự
án đó. Thơng thường đó sẽ là một nhà quản lý cấp cao
trong tổ chức bạn đang làm việc - cũng có thể đó sẽ là sếp
trực tiếp của bạn. Trong những dự án hoặc phạm vi các tổ
chức lớn, họ sẽ yêu cầu bạn báo cáo tình hình thơng qua
chun viên dự án.
■ Khách hàng hoặc nguòi sù dụng. Là những người

được hưởng lợi từ những sản phẩm và dịch vụ mà dự án
của bạn sẽ mang lại. Mổi quan tầm lớn nhất của nhóm
này là khả năng sử dụng sản phẩm dịch vụ.
*

Nhà cung câp. Là ngưòi đảm nhiệm việc thiết kế và

phân phối sản phẩm, dịch vụ của bạn đến tay khách hàng
và người sử dụng. Các nhà phân phổi củng đóng vai trị
quan trọng trong việc kiếm sốt rủi ro.
quản lý d v án

20


■ Đội dự án. Là những ngưòi sẽ giúp bạn thực hiện dự

án, có thê’ là người trong đội bạn hoặc những người khác
trong tổ chức, cũng có thể là các chuyên gia ngoài tổ chức,
hoặc cả ba.
■ Quàn lý dự án. Có thể là bạn lắm chứ! Đây là người sẽ

chịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch và thực hiện dự án,
bao gồm báo cáo tiến độ và quản lý đội dự án. Chúng ta sẽ
cùng thảo luận thêm về lĩnh vực này trong các phần sau.
■ Một số bên liên quan khác. Dựa vào đặc điểm của

dự án, các bên liên quan khác có thể là ban giám đốc, giới
truyến thơng, chính trị gia... thậm chí là đói thủ cạnh
tranh cùa bạn.

Một phút suy ngấm: Cách tốt nhất để phân loại "các
bên liên quan của dựán''là đánh giá mức độ họ quan tâm
đến kết quả của dự án cũng như quyển hạn họ có được

thơng qua kết quả ấy. Sự phân loại này giúp bạn tìm ra
phương pháp tốt nhất để làm việc với các bên liên quan
đó trong suốt q trình thực hiện dự án. Bạn sẽ vừa cỏ thể
đảm bảo họ vẫn đang tiếp tục hỗ trợ bạn, lại vừa có thể thu
xếp thời gian sao cho hợp lý.
Mức độ
^ \ a u a n tâm

Thấp

Cao

Quyền
ít
N hiều

Nỗ lực tối thiểu
Làm hài lịng

Thường xun báo cáo
Người tham gia chính

Dành thịi gian để nhận diện các bên liên
quan cho dụ án cùa chính mình.
21

q u à n ly d ự án


1.5

Xem xét quan điểm
của các ben liên quan
Là nhà quản lý dự án, bạn cần phải hiểu nguyện vọng của
từng bên liên quan để giúp tất cả các bên có một cái nhìn
chung về dự án. Điểu này địi hỏi bạn phải có một cái nhìn
tổng qt để bao qt tồn bộ dự án.

■ Mục đích kinh doanh cùa dự á n . Cấc nhà tài trợ

rất quan tâm đến mục đích kinh doanh của dự án. Họ
có thê’ đặt ra những câu hỏi nhử: “Dự án này sẽ mang lại
những thuận lợi gì cho cơng việc kinh doanh của chúng
tơi ?” hay: “Dự án này đóng vai trị gì trong việc phát triển
chiến lược?”
*

Lọi ích cùa dự án. Khách hàng muốn biết dự án này

và sản phẩm cuối cùng của nó sẽ đem lại những lợi ích gì
cho họ.
*

Tính k h ả thi cùa d ụ án. Khả năng và nguổn lực của

các nhà phân phối và đội dự án quyết định tính khả thi
của dự án. Họ chính là người sẽ giúp bạn tìm câu trả lời
cho câu hỏi “Làm thế nào để tơi có thể đáp ứng được nhu
cấu của khách hàng và người sử dụng trong khoản ngân
sách và thời gian có hạn?”

quán

lý dự' án

22


Biểu đô bên mô phỏng
phương pháp tiếp cận dự
án nổi tiếng PRINŒ2™
(xem phân 1.6), sẽ giúp bạn
tìm ra cách kết hợp các tiềm
lực đa dạng vôi nhau.

H ãy nắm rõ quan điểm cùa các bên liên
q u a n , v à giúp hẹ có một hn g nhìn
chung v é d ụ á n .
Tình huống: Carol được yêu cẩu đảm nhiệm một dựán
nâng cấp website của công ty. Cô bắt đẩu với việc hỏi mỗi
bên tham gia xem họ nghĩ điều gì có thể tạo nên thành
cơng của dự án. Nhà tài trợ dự án, một giám đốc của cơng
ty, trả lời: "Tơi hy vọng bà sẽ hồn thành dự án đúng thời
hạn, trong ngân sách cho phép, và ln ln tạo khơng
khí vui vẻ cho mọi người." Ngài quản lý lĩnh vực công
nghệ thông tin chỉ quan tâm tới việc đảm bảo sao cho hệ
thống mới sẽ hịa nhập tốt với hệ thống máy tính hiện tại.
Những nhà quản lý khác cũng chia sẻ những quan tâm
khác nhau. Nhà phân phối nói: "Dự án ư, dự án nào thế?
Tất cả những gì chúng tơi nhận được là danh sách yêu cẩu
sửa chữa."Tổng hợp các ý kiến, Carol thấy lo ngại rằng sự

mập mờ của dựán sẽ khiến những bên tham gia thiếu cái
nhìn chung về dự án này. Sau đó, cơ triệu tập một cuộc
họp tất cả các bên liên quan để chỉ rõ những yếu tố then
chốt quyết định thành cơng và đưa ra mục đích, hướng đi
chung cho tất cả các thành viên.

23

q u á n lý dự án


1.6
Lựa chọn phương pháp
tiếp cận phù hợp
Quản lý dự án hiện đại xuất hiện vào khoảng những năm
1950 với sự phát triển của hàng loạt phương pháp kỹ thuật
nhằm hoạch định, đánh giá, kiểm sốt chi phí và lập kế
hoạch hiệu quả hơn.
Bạn không nhất thiết phải sử dụng phương pháp luận
mang tính hình thức cho một dự án nhỏ, nhưng bạn củng
nên biết những phương pháp chính là gì.
■ K iểu tiếp cận tru yền thống - "kiều thác nuác
Dự án sẽ được tiếp cận bằng một chuỗi các bước thẳng từ

khi bắt đẩu đến khi kết thúc. Mỗi giai đoạn cần kết thúc
trước khi bắt đấu giai đoạn tiếp theo.
■ PRINCE2™ Dự án trong mơi trường có kiểm sốt được

phát trién bởi chính phủ Anh và Tập đồn công nghệ máy
tinh IBM, hiện nay phương pháp này đă được sử dụng

ở hơn 50 quốc gia trên toàn thế giới. Nó mơ tả những
vai trị và nhiệm vụ khác nhau của dự án, cách thiết kế
củng như giám sát dự án và những việc cần làm nếu dự án
không theo đúng kế hoạch đá đé ra.
■ Q uàn lý dụ án "hạng nhẹ" h a y "nhanh chóng".

Đây là phương pháp ít hình thức hơn dựa trên việc chia
nhỏ nhiệm vụ, với kế hoạch nhỏ dài hạn. Phương pháp
này lấy ý tưởng từ quá trình sản xuất ‘Lean’ (hay cịn gọi
là ‘sản xuất tinh giản’) khởi đầu bởi Cơng ty Toyota, và
quàn tý dụ án

24


thường sử dụng khung ỉàm việc Scrum1. Quy mô từng
đội nhỏ, tiện lợi cho việc thường xuyên trao đổi trực tiếp
giữa các thành viên, thay cho việc phải viết những bản
báo cáo dài dịng. Sự linh hoạt chính là điểm mấu chốt
của phương pháp này.
■ Phuig pháp xích găng (CCPM). Là phương pháp
nhằm giảm chi phí và thịi gian lên lịch trình dự án bằng
cách tận dụng tổi đa nguổn lực (con người).

Các phương pháp quản lý dự án khác chú trọng đến sự
cắn thiết của việc kết hợp chặt chẽ quản lý dự án với việc mở
rộng chiến lược kinh doanh, cũng như nhấn mạnh tẫm quan
trọng của việc trở thành một tổ chức ham học hỏi.

H ãy tự mình làm quen vái các phưong pháp

tiếp cận chù yếu đ ể quân l ý d ụ án.
Tinh huống: Ali làm việc tại bộ phận tuyển nhân sự. Tại
đó cơ được yêu cẩu cài đặt cơ sở dữ liệu mới. Nhưng cô
nghĩ rằng yêu cẩu của người sử dụng không rõ ràng và
thời hạn được đưa ra có vẻ khơng hợp lý. Cơ quyết định
dùng phương pháp "nhanh chóng" để tiếp cận dự án.
Điều đó có nghĩa là cơ cùng các đồng nghiệp trong nhóm
phải gặp nhau hai lẩn mỗi tuần vào buổi sáng để bàn bạc
vấn đề và để ra những mục tiêu ngắn hạn. Họ cài đặt một
phiên bản thử của cơ sở dữ liệu mới sau đó sử dụng những
phản hổi từ phía các nhân viên vể 'phiên bản ra mắt' này
và sửa đổi bổ sung đề đưa ra phiên bản cuối cùng.

1Scnmv là một khung làm việc để phát triển bền vừng các sản phẩm
phức tạp và chuyển giao tốt nhất sản phẩm một cách có hiệu quả và
sáng tạo.

25

quàn lý dự án


1 .7
Trách nhiệm khơng thuộc
về ai khác ngồi bạn
Với vai trò quản lý, bạn phải là người chịu trách nhiệm cuối
cùng đỗi với thành công của m ột dự án. Bạn là người duy
nhất có trách nhiệm phải kiểm tra xem các thành viên trong
nhóm phối hợp với nhau có ăn ý hay khơng và tìm cách
hướng cả đội tiến đến việc hoàn thành mục tiêu cuối cùng.

Ba yếu tố tạo nên một nhà quản lý giỏi là: có tấm nhìn;
có khả năng làm gương và truyền cảm hứng cho nhân viên ; có
thế đưa ra những nhận định sáng suốt khi cần thiết. Sau đây
là một số điểm mấu chốt bạn cần nắm rõ:
■ Lựa chọn quy trình. Trước khi bắt đẩu dự án, bạn

cấn xác định hướng đi phù hợp nhất đổi với các công việc
như: Dự thảo kẽ hoạch và lên chương trình, dự thảo ngân
sách và nguồn lực, dự phịng rủi ro, điểu tiết q trình
hoạt động và thông tin liên lạc và kiểm tra, đánh giá.
■ Phuong pháp tiếp cận d ụ án. Bạn có thể chọn rất

nhiểu hướng tiếp cận khác nhau trong việc quản lý dự án.
(Xem phần 1.6)
■ Phần mém m áy tính - cơng cụ q u an trọng giúp
bạn q uàn lý dự án. Bạn phải đảm bảo rằng phấn

mểm máy tính đủ nhỏ gọn để phù hợp vói quy mô của dự
án, tránh phải làm ra những thứ mà không ai đọc.
q u à n ly dự ân

26


■ K ỹ năng lãnh đạo. Trong quản lý dự án hiện đại, với

tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn khơng những phải quản
lý đội dự án mà cịn cần có khả năng liên lạc hiệu quả với
các bên liên quan chính để xây dựng và nhận được hỗ trự
cho dự án. (Lãnh đạo dự án - xem chương 5)

■ Các thơng tin cập nhật, chính xác. Bạn cấn “quan

sát được bức tranh tổng thể”, để biết mình cắn phải có
những hành động gì ở những khâu nào. Khả năng này
sẽ giúp bạn có được những thơng tin xác đáng vế thực
trạng dự án, sau đó dùng phán đốn của mình để đưa ra
quyết định chính thức - đơi khi cịn là những quyết định
nhanh chóng. (Đọc thêm ở chương 6)
■ Nhìn nhận tổng thể về cóc bên liên quan. Dành

thời gian để xem xét lại những gì các bên liên quan đang
làm để hỗ trợ phát triển dự án của bạn, cũng như những
điếu họ mong muốn có được từ dự án này để thảo luận
lại vể thứ tự ưu tiên hoặc sửa đổi ké hoạch sao cho hợp lý
hơn nếu cấn.

"Người quản lý dự án có vai trò như nhạc trưởng
trong một dàn nhạc, điều phối các nhạc cơng,
trong đó mỗi nhạc cơng là một tài năng với sở
trường riêng".
L. R. S a y les, lác già chuyên v ié l sách kinh doanh

Cần có kh à năn«! "quan sát đưạc búc tranh
tổng thể" để sậ p xếp thứ tự uu tiên.

27

quán lý dự án