Một số lý luận chung về thông tin trong doanh nghiệp

Một số lý luận chung về thông tin trong doanh
nghiệp
I. Khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp:
1. Khái niệm về thông tin:
Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, biểu hiện những vấn đề cụ thể
của sự vật, hiện tợng của tự nhiên, xã hội, con ngời, nó giúp cho đối tợng tiếp
nhận đa ra đợc những quyết định, lựa chọn nhằm phục vụ cho yêu cầu, mục
đích mà họ mong muốn ( Thông tin là tất cả những gì có thể mang lại cho
con ngời sự hiểu biết về đối tợng mà họ quan tâm tới)
- Khái niệm về hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là tập hợp các qui tắc, kỹ năng, phơng pháp và phơng
tiện thông tin đợc chủ thể quản lý qui định rõ ràng, thể hiện sự liên hệ chặt
chẽ giữa chúng với nhau, trong việc thu thập và phân tích dữ liệu thông tin
nhằm tạo ra các thông tin cần thiết giúp chủ thể quản lý ra quyết định quản
lý trong quá trình quản lý và điều hành Doanh nghiệp.
2. Vai trò bao trùm của hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp.
- Thông tin đóng vai trò quyết định sự thành công của Doanh nghiệp .
- Thông tin là cơ sở quan trọng giúp lãnh đạo Doanh nghiệp trong quá
trình quản lý.
- Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện
các thơng vụ đạt hiệu quả cao.
- Thông tin giúp trực tiếp cho các tác nghiệp hàng ngày
Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán,
thống kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn nh : Sản xuất kinh
doanh sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trờng tiêu thụ, mở
rộng và khai thác các dịch vụ thông tin, ngày càng khẳng định vai trò tích
cực có tính quyết định đối với các hoạt động quản lý điều hành, nhất là trong
môi trờng kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt trong mỗi nớc, trong khu
vực và trên thế giới.
2.1. Vai trò của Hệ thống thông tin đối với quản lý, điều hành Doanh
nghiệp .

- Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp ... phục vụ cho
việc ra quyết định quản lý.
Đây là vai trò trớc tiên của con ngời trông đợi ở hệ thống thông tin,
nhằm trợ giúp trong những hoạt động thờng xuyên nh : thu thập thông tin,
phân tích sắp xếp và loại trừ những thông tin không cần thiết. Tính toán,
phân tích để rút ra những thông tin bổ ích, hữu dụng, chuẩn bị các thông tin
đáp ứng nhu cầu ttrớc mắt và lâu dài.
- Vai trò th ký trợ giúp cho hoạt động quản lý và điều hành của nhà lãnh
đạo và quản lý các cấp.
Đối với nhà lãnh đạo và quản lý các cấp, hệ thống thông tin ngày nay đã
thể hiện và khẳng định vai trò trợ giúp tích cực không thể thay thế đợc. Bằng
các phơng tiện thông tin đa dạng, con ngời có thể thờng xuyên thâu tóm đợc
đầy đủ các thông tin cần thiết, từ thông tin thô, mới phát sinh đến những
thông tin đã qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bớc phân tích tổng hợp phục vụ
thiết thực cho hoạt động quản lý và điều hành nhanh chóng kịp thời và có
hiệu quả cao.
- Vai trò cố vấn trợ giúp lãnh đạo trong kinh doanh quản lý và điều hành
sản xuất kinh doanh.
Hệ thống thông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp cho nhà quản lý
những thông tin cần thiết phục vụ theo yêu cầu định trớc mà còn góp phần
gợi mở, t vấn khi thiết kế các phơng án hoặc lựa chọn, quyết định tối u chính
xác hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình hình, xác
định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u chính xác hơn.Vai trò cố
vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình hình, xác định mục tiêu, đề
xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u, qui định các điều kiện ràng buộc và xây
dựng thuật toán giải thích hợp . Các hệ hỗ trợ quyết định hệ phân tích thống
kê, hệ chuyên gia... đợc sử dụng thờng xuyên để làm tốt vai trò cố vấn của
mình.
2.2. Vai trò của thông tin trong Doanh nghiệp .
- Phản ánh mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội.

Là chức năng cơ bản, thể hiện bản chất của thông tin. Sự phản ánh vừa là
sự tồn tại tất yếu khách quan, vừa là yêu cầu của đời sống kinh tế xã hội.
Thông tin ra đời và phát triển cùng với sự ra đời của và phát triển của xã hội
loài ngời.Thông tin ngày nay là lực lợng sản xuất trực tiếp, là sức mạnh trong
cạnh tranh.
- Triển khai các nhiệm vụ đối nội, đối ngoại của Đảng và Nhà nớc.
Trong một thế giới bùng nổ thông tin nh hiện nay, trong mỗi nớc, giữa
các nớc, giữa các khu vực, trên toàn cầu đều có các mối quan hệ phức tạp...
thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời... giúp cho các nhà lãnh đạo đất nớc
vạch ra đờng lối chiến lợc, sách lợc đối ngoại đúng đắn, giúp ổn định tình
hình trong khu vực và thế giới cùng hợp tác song phơng, đa phơng trong
phát triển kinh tế- khoa học- kỹ thuật.
- Xây dựng xã hội, bảo vệ di sản văn hoá dân tộc, tuyên truyền lối sống
mới, xây dựng con ngời mới Xã hội chủ nghĩa.
Thông tin góp phần giữ gìn phát huy những di sản văn hoá truyền thống
tốt đẹp trong quá trình phát triển đất nớc. Truyền bá những tiêu chuẩn và giá
trị tinh thần đợc xã hội công nhận, đồng thời xây dựng ý thức công nhân,
đồng thời xây dựng ý thức công dân, chống lại những quan điểm và hành
động lệch lạc với chuẩn mực đạo đức, phong tục tập quán của nớc ta cũng
nh phong cách sống của ngời Phơng đông. Qua đó giúp cho mọi ngời tự
hoàn thiện mình và để các quan hệ xã hội phát triển lành mạnh, tạo điều kiện
hình thành và phát triển con ngời xã hội chủ nghĩa.
Phát triển và nâng cao chất lợng văn hoá nghệ thuật.
Thông tin về văn hoá nghệ thuật phải đảm bảo nhiệm vụ:
Đảm bảo chất lợng thông tin văn hoá nghệ thuật của các thể loại, loại
hình hoạt động văn hoá nghệ thuật.
Phải hỗ trợ, nâng đỡ các loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật phát
triển.Trong điều kiện mới với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, có
thể nâng đỡ và phát huy hiệu quả của các loại hình hoạt động văn hoá
nghệ thuật khác.

Phát triển và nâng cao chất lợng giáo dục đào tạo.
Cùng với sự phát triển của thông tin nói chung, ngày nay nhiều phơng
tiện kỹ thuật thông tin hiện đạI đợc sử dụng trong quy trình giáo dục đào
tạo đang tạo ra một cuộc cách mạng về phơng thức giáo dục - đào tạo.
Phục vụ công tác quản lý và phát triển sản xuất
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, thông tin kịp thời chính xác là sức
mạnh tạo nên thắng lợi trong cạnh tranh.
Nâng cao chất lợng giải trí
Ngày nay, trong bối cảnh nền văn minh công nghiệp phát triển nh vũ
bão, khối lợng và nhịp độ lao động trí óc gia tăng. Do đó nhu cầu giải trí th
giãn có tính văn hoá của con ngời trở thành cấp thiết. Những thông tin vui
vẻ, bổ ích sẽ đáp ứng nhu cầu giải trí về văn hoá tinh thần ngày càng cao hơn
của xã hội.
II. Thu thập và xử lý thông tin
1. Yêu cầu của thông tin trong Doanh nghiệp
- Thông tin phải đúng: Nghĩa là phải chính xác, khách quan. Điều này,
đòi hỏi phải có phơng pháp thu thập thông tin một cách khoa học, muốn vậy
cần phải có đủ 3 yếu tố
- Con ngời
- Trang thiết bị
- Phơng pháp thu thập
- Thông tin phải đủ: Nghĩa là phải phản ánh đợc tất cả các khía cạnh cần
thiết, không để xảy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiến diện,
méo mó, lệch lạc về đối tợng đang đợc quan tâm đến.
- Thông tin phải kịp thời : Nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh
đúng thực trạng của đối tợng để con ngời có đủ thời gian phân tích, phán
đoán, xử lý ngay nếu cần thiết.
- Thông tin phải đợc gắn theo mạch thời gian : Nghĩa là phải nằm trong
một xâu chuỗi có trình tự hợp lý, thiết thực trợ giúp cho hoạt động t duy của
con ngời. Nếu xét trong một hệ thống thông tin tự động, việc gắn theo mạch

thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng.
- Thông tin phải có chất lợng : Nghĩa là phải có giá trị đóng góp cho
việc phân tích, thống kê ra quyết định.