thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ đông á(east-asian).

thực trạng hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công
ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ đông á(east-
asian).
I - tổng quan về công ty cổ phần đầu t và phát triển công
nghệ đông á.
1. Sự hình thành và phát triển của công ty
Công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một loại hình doanh
nghiệp t nhân đợc thành lập vào ngày 17 tháng 05 năm 2002 theo quyết đinh:
0102000230, trụ sở đặt tại số 2 ngõ 190 Giải Phóng, Hà Nội. Là một công ty t nhân đ-
ợc thành lập vào những năm đầu của thời kỳ đổi mới ở nớc ta, chuyển đổi từ nền kinh
tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trờng theo định hớng XHCN.
Cũng nh nhiều công ty t nhân khác ở Việt Nam những năm đầu mới thành lập
công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ EAST-ASIAN đã gặp phải không ít
những khó khăn và thử thách cho các doanh nghiệp non trẻ trong cơ chế mới của nền
kinh tế. Nhng với quyết tâm vợt khó để đứng vững trong cơ chế thị trờng đang ngày
càng phát triển ở Viêt nam, công ty đã mạnh dạn đầu t trang thiết bị máy móc cũng
nh đầu t về mặt con ngời để không ngừng mở rộng thị trờng đa dạng hoá sản phẩm,
nhằm tạo đợc niềm tin vững trắc trên thị trờng để tạo tiền đề phát triển cho những năm
tới.
Từ một công ty khi thành lập chỉ vẻn vẹn có ba kỹ s và năm nhân viên kỹ thuật, sản
phẩm của công ty chỉ là những máy tính đợc nắp ráp thủ công, những sản phẩm phần
mềm đơn giản để bán ra thị trờng. Mặc dù mới thành lập đợc hơn 5 năm tuổi đời còn ít
nhng đến nay công ty đã tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trên thơng trờngvà thị
trờng tin học. Công ty đã tạo dựng mối quan hệ ổn định với nhiều khác hàng lớn trong
và ngoài nớc. Các sản phẩm của công ty luôn tạo đợc uy tín và đợc khách hàng a
chuộng. Trụ sở chính mới của công ty đặt tại số 2 ngõ 190 đờng Giải Phóng, Quận
Thanh Xuân, Hà Nội. Đến nay tổng số nhân viên là 50 ngời trong đó số kỹ s Tin học
điện tử là 30 ngời, cử nhân kinh tế là 20 ngời .
Quá trình phát triển của công ty đợc chia làm hai giai đoạn: 2002_2004 và
2004 đến nay.
Giai đoạn 1 : 2002_ 2004

Nhiệm vụ : nghiên cứu khoa học ,nghiên cứu thị trờngvà thực hiện các hợp đồng
kinh tế. Công ty kinh doanh theo hớng lắp ráp thiết bị máy tính thủ công,tìm kiếm
khách hàng, tạo chữ tín.
Giai đoạn 2 : Từ năm 2004đến nay.
Công ty phát triển với tốc độ nhanh chóng và trở thành công ty khá mạnh, có uy
tín về lĩnh vực tin học ở Việt Nam, có quan hệ rộng rãi với các hãng máy tính lớn trên
Thế giới , mở ra hàng loạt các trung tâm ứng dụng tin học tại Việt Nam, bớc đầu xâm
nhập thị trờng Thế giới.Công ty hoạt động theo hớng chủ đạo là tin học , dịch vụ sau
bán hàng và đạt đợc những thành tựu to lớn góp phần nhỏ vào công cuộc đổi mới của
đất nớc .Và ngày càng khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực công nghệ thông tin .
Các chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của công ty trong 3 năm 2002, 2003, 2004
Bảng hệ thống các chỉ tiêu Đơn vị tính: VNĐ
STT
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003
Năm 2004
1 Tổng doanh thu 3,526,489,568 4,926,416,895
5,789,324,819
2 Các khoản giảm trừ 39,856,732 65,497,654
95,746,387
3 Doanh thu thuần 3,486,632,836 4,860,919,241
5,693,578,432
4 Giá vốn hàng bán 3,359,823,245 4,539,815,682
4,997,808,032
5 Lợi nhuận gộp 126,809,591 321,103,559
695,770,400
6 Chi phí bán hàng 13,796,542 69,894,235
125,409,125
7 Chi phí QLDN 27,645,836 71,524,615
72,047,321
8 LN thuần từ HĐKD 85,367,213 179,684,709

498,313,954
a. Thu nhập HĐTC 9,824,750 14,356,719
25,643,057
b. Chi phí HĐTC 11,964,423 15,978,213
29,145,789
9 LN từ hoạt động TC -2,139,673 -1,621,494
-3,502,732
a. Thu nhập bất thờng 2,561,389 1,321,943
65,561,389
b. Chi phí bất thờng 2,415,623 3,170,562
25,415,623
10 LN từ HĐBT 145,766 -1,848,619
40,145,766
11 Tổng LN trớc thuế 83,373,306 176,214,596
534,956,988
12 Thuế TNDN 26,679,458 56,388,671
171,186,236
13 Lợi nhuận sau thuế 56,693,848 119,825,925 363,770,752
14 Tỉ suất LN/ doanh thu 0.016 0.024
0.063
15
Tỉ lệ doanh thu / giá
vốn 1.050 1.085
1.158
16 Tỉ lệ lợi nhuận / vốn 0.019 0.024
0.071
17 Tỉ lệ doanh thu / vốn 1.199 0.989
1.130
Doanh thu thuần của cả công ty tăng từ 3.486.632.836 VND năm 2002 lên
4.860.919.241 VND năm 2003 (tơng đơng với 139%) và năm 2004 là 5.693.578.432

VND (so với năm 2003 là 117%).
Tuy nhiên, do chi phí bán hàng năm 2003 là 69.89.235 VND , năm 2004 là
125.409.125 VND cao hơn rất nhiều so với năm 2002 chỉ có 13.796.542VND.
Bên cạnh đó, lỗ từ hoạt động tài chính tăng lên, từ âm 2.139.673 VND năm 2002 lên
tới âm 1.621.494 VND năm 2003 , âm 3.502.732 VND năm 2004.
Đó là những nguyên nhân chủ yếu làm cho lợi nhuận sau thuế năm 2003 chỉ đạt
119.825.925 VND (tăng lên 63.132.077 VND so với năm 2002 tơng đơng với
111,35%) và năm 2004 đạt 363.770.752 VND (tăng lên 307.076.904VND so với năm
2002 tơng đơng với đạt 203.58%).
Số nhân viên của công ty liên tục tăng, từ 20 ngời năm 2002 lên 30 ngời năm 2003, 40
ngời năm 2004 .
2- Nhiệm vụ kinh doanh của công ty.
Công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ EAST-ASIAN là một đơn vị hoạch toán
kinh doanh độc lập, có t cách pháp nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấu
riêng để giao dịch. Công ty đợc quyền tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh
theo pháp luật của nhà nớc Việt Nam. Công ty có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa
vụ đối với ngân sách Nhà nớc, với cấp trên và đối với ngời lao động trong doanh
nghiệp. Công ty tổ chức và thực hiện phạm vi quyền hạn của mình đối với các hoạt
động:
- T vấn, xây dựng và triển khai các hợp đồng, kế hoạch, dự án
- T vấn, thiết kế ứng dụng phần mềm.
- Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực Điện tử-Tin học.
- Huấn luyện, đào tạo, lắp đặt bảo hành bảo trì và các dịch vụ khác
- T vấn, đầu t liên doanh liên kết trong và ngoài nớc
- Sản xuất , lắp ráp sản phẩm điện tủ tin học
3- Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
Là công ty cổ phần đầu t, nên công ty đã chọn mô hình tổ chức theo cơ cấu trực tuyến
nh sau:
Sơ đồ tổ chức của công ty
hội đồng quản trị

Phòng tiêu thụ
Phòng kế hoạch kinh doanh
Phòng Maketing
Phòng Tài vụ
Phòng Hành Chính
phó giám đốc phụ trách kinh doanh
phó giám đốc phụ trách Tài Chính
Giám đốc điều hành
Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức thành các phòng, các trung tâm phù hợp với
đặc điểm kinh doanh của công ty và điều lệ tổ chức hoạt động của công ty do Hội
đồng Thành viên phê duyệt. Đứng đầu là Giám đốc điều hành công ty. Giám đốc điều
hành là đại diện pháp nhân của công ty có trách nhiệm tiếp nhận, sử dụng bảo toàn và
phát triển vốn của công ty. Giúp việc cho Giám đốc điều hành có 2 phó giám đốc
chuyên trách đợc phân công quản lý các trung tâm và văn phòng, cụ thể là:
- Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
- Phó giám đốc phụ trách tài chính
Các phó giám đốc trực tiếp điều hành các trung tâm và văn phòng mà mình phụ trách,
chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ đợc giao và hoạt động của các trung tâm,
phòng ban trong công việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng phục vụ cho
việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kịp thời của Giám đốc.
Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng nhng giữa các phòng ban đều có
mối liên hệ mật thiết với nhau thể hiện từ việc cung cấp thông tin giao dịch, ký kết,
thực hiện hợp đồng đến khâu thanh lý hợp đồng kinh doanh theo quyết định của Giám
đốc, mỗi phòng ban có chức năng cụ thể sau:
Phòng tiêu thụ: có chức năng tiêu thụ sản phẩm làm sao để bán đợc hàng một cách
nhanh nhất.
Phòng kế hoạch kinh doanh : Nghiên cứu thị trờng tin học trong nớc và quốc tế nhằm
tìm kiếm đối tác và thực hiện các hợp đồng theo kế hoạch kinh doanh. Chuyển giao
công nghệ tin học tiên tiến trên thế giới và Việt Nam thông qua các hợp đồng kinh tế.
Quản lý và đề xuất chính sách giá, điều kiện để các sản phẩm tin học, quản lý và phân

phối kho hàng công nghệ thông tin. Xây dựng chính sách và tổ chức triển khai các
hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm quảng cáo cho công ty.
Phòng marketing: Thực hiện chiến lợc quảng cáo sản phẩm nhằm tăng uy tín của thơng
hiệu lên.Luôn hớng dẫn và quảng bá sản phẩm của mình đến ngời tiêu dùng đây là
khâu then chốt ảnh hởng đến lợi nhuận của công ty.
Phòng tài vụ : Quản lý và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản
lý của Nhà nớc và công ty đợc thực hiện thông qua các chế độ báo cáo. Cung cấp đầy
đủ chính sách kịp thời về các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính của công
ty.Giúp cho ban giám đốc đa ra quyết định đúng lúc , kịp thời, đạt hệ quả cao. Đảm
bảo các công việc phục vụ kinh doanh của công ty cùng ban giám đốc đảm bảo nguồn
vốn cho các hoạt động kinh doanh.
Phòng hành chính : Đây dợc coi nh mọt bộ phận văn phòng của công ty thực hiện các
chính sách đối nội và đối ngoại, giải quyết các thủ tục hành chính nh giấy tờ, các trang
thiết bị, các phơng tiện vận tải. Tổ chức quản trị cải thiện điều kiện sinh hoạt cho các
cán bộ công nhân viên trong nơi làm việc. Thực hiện các thủ tục về hợp tác quốc tế,
các thủ tục cho cán bộ đi công tác, các trung tâm là các đơn vị kinh tế, hoạt động theo
hình thức báo số chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của các phó giám đốc.
4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán .
4. 1-Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp theo mô hình tập trung.
trởng phòng
kế toán trởng
phó phòng
nhóm vật t
nhóm phân tích
nhóm kế toán
Tổ hàng hóa
Tổ phải trả
Tổ phải thu
Tổ tiền

Tổ tổng hợp
Kho hàng
Thủ kho
- Trởng phòng tài vụ kiêm kế toán trởng : có nhiệm vụ lãnh đạo chung về công tác kế
toán, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra công tác kế
toán tại văn phòng công ty.
- Phó phòng tài vụ kiêm kiểm soát Tài chính : thực hiện các công việc do trởng
phòng giao, trực tiếp giải quyết một số công việc nh: sắp xếp nhân sự trong phòng kế
toán (có sự thông qua của kế toán trởng), phân phối công việc, có thể giải quyết một số
công việc khi trởng phòng đi vắng trong phạm vi đợc giao.
- Nhóm vật t : Quản lý các kho hàng, các nguồn cung ứng vật t cho đơn vị sản xuất.
+ Kho hàng : Đây là bộ phận chuyên cung cấp nguồn hàng cho việc sản xuất và kinh
doanh.
+ Thủ kho : Là ngời có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa xem số lợng hàng hóa trong
kho nhập xuất ra sao.
- Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một ngời làm công tác phân tích tài chính giúp
trởng phòng đa ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm soát viên do
phó phòng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện công việc
của các nhân viên kế toán.
- Nhóm kế toán : làm công tác kế toán tại công ty, do phó phòng trực tiếp quản lý, đợc
chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp.
+ Tổ hàng hoá : thực hiện công tác kế toán liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế
toán ,sổ kho cho tài khoản 156.
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 511, sổ TK 632, sổ kho, thẻ kho, sổ Tk 156.
Quy trình ghi sổ : Hàng hóa nhập về gồm có giấy tờ giao nhận hàng hóa
tổ hàng hóa sẽ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ vào sổ kho và thẻ kho, kế
toán sẽ vào sổ TK 156, kế toán sẽ theo dõi giá cả nhập vào và số lợng
hàng nhập còn thủ kho sẽ theo dõi số lợng hàng nhập.
+ Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả nh phải trả nhà cung
cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nớc...(vào phiếu kế toán

cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338...)
Hình thức ghi sổ: Phiếu chi, sổ TK 331, quỹ tiền mặt 111, sổ TK 112, sổ
giá vốn 632, sổ Tk 113, sổ TK 333, sổTK 334, sổ TK 338.
Quy trình ghi sổ: Sẽ làm các nghiệp vụ thanh toán khi có lệnh chi của
phòng kế toán xuất ra, khi có đầy đủ các hóa đơn chứng từ cần thiết cho
1 nghiệp vụ thanh toán và đợc thể hiện trên sổ Tk 111, sổ TK 112, phiếu
chi.
+ Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu nh: phải thu khách
hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết
khấu,giảm giá , phải thu khác ...( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 131, 141, 138...)
Hình thức ghi sổ: Phiếu thu, hóa đơn tài chính, sổ quỹ tiền mặt-111, sổ
phải thu-131, sổ doanh thu 511, sổ TK 136, sổ TK 138.
Quy trình ghi sổ :Tổ phải thu sẽ thực hiện các nghiệp vụ phải thu khi có
hóa đơn chứng từ cha đợc khách hàng thanh toán và sổ công nợ 131 mà
phòng kế toán yêu cầu.
+ Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi
ngân hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
nh: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang,
trả tiền thuế cho Nhà nớc khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh
toán... các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải trả chuyển sang.
Hình thức ghi sổ : Sổ TK 1111, sổ TK 1112, sổ TK 112, phiếu thu, phiếu
chi.
Quy trình ghi sổ : Sẽ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi dựa trên các phiếu
thu, phiếu chi mà kế toán tổ phải thu, phải trả đa về và theo dõi tiền theo
sổ TK 111, sổ TK112
+ Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định:
Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ thực
hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ
Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan
tới TSCĐ nh: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nhợng bán TSCĐ...

Hình thức ghi sổ : Sổ TK 642, sổ TK 511, sổ TK 632, sổ TK 331, sổ TK
131, phiếu nhập, phiếu xuất, sổ cái, sổ TK 911, sổ theo dõi thuế GTGT
133, sổ TK 211.
Quy trình ghi sổ : Tổ tổng hợp là tổ tổng hợp lại các nghiệp vụ kế toán
phát sinh trong ngày có thể tổng hợp lại số liệu ngay khi nghiệp vụ kế
toán phát sinh xong hoặc cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng
Sự kết hợp giữa các tổ đợc thực hiện theo sơ đồ sau:
Tổ hàng hoá
Tổ phải trả
Tổ phải thu
Tổ tiền
( 1 )
( 4 )
( 3 )
( 2 )
Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng háo theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ đợc
chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà nớc.
(1) Khi tới hạn thanh toán tổ phải trả sẽ làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ
tiền thanh toán.
(2) Khi tiêu thụ hàng hoá, tổ hàng hoá sẽ làm thủ tục xuất kho và tiến hành ghi
nhận hàng đã xuất kho. Tổ phải thu căn cứ vào chứng từ bán hàng để theo dõi thanh
toán với khách hàng.
(3) Đối với những khách hàng đã tới hạn thanh toán tổ phải thu phải tiến hành công
tác thu nợ, khi khách hàng chuyển ,trả tiền hàng thì tổ tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu,
phản ánh nghịêp vụ phát sinh. Trong trờng hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH thì
tổ tiền sẽ căn cứ vào giấy báo có để phản ánh nghiệp vụ phát sinh.
4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng :
Chứng từ về tiền
Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt
Phiếu chi Biên bản kiểm kê qui

Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi
Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán
Bảng kê nộp séc
Giấy báo Nợ, giấy báo Có
Chứng từ vật t, hàng hoá
Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng
Hoá đơn GTGT
Chứng từ lao động tiền lơng
Hợp đồng lao động
Bảng thanh toán lơng
Giấy đi đờng
Bảng kê thanh toán
Lệnh đìêu xe
Chứng từ TSCĐ
Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ
Bange kê khấy hao TSCĐ
Phiếu xuất kho tài sản (*) BB đánh giá lại TSCĐ
Biên bản giao nhận TSCĐ
(*): TSCĐ mua về đều đợc nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng.
4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng :
Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ-
CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thông t số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997
của Bộ Tài chính hớng dẫn bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Nh ng do công ty sử
dụng phần mềm kế toán Mỹ dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nên
công ty ASIAN chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với công tác kế toán
của mình. Đồng thời công ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian
để tiện cho việc phân công công việc.
4. 4- Tổ chức sổ kế toán.
Việc hạch toán của công ty đợc tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nhng thực tế trong quy trình ghi
chép các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đã bỏ qua công tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi
luôn vào Sổ chi tiết, Sổ Cái tài khoản.
Các loại sổ sử dụng :
Sổ tổng hợp : Sổ Cái của các TK cấp 1.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết :
- Thẻ kho.
- Sổ chi tiết TK đợc mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng bao
gồm : Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán
với ngời bán, với ngời mua, với Ngân sách Nhà nớc. . . Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay.
. . .
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết
Tổng hợp chi tiết
Sổ Cái
Báo cáo
(1)
(3)
(2)
Sơ đồ trình tự thực hiện việc ghi sổ nh sau :
(1) Hàng ngày các chứng từ gốc phát sinh từ các bộ phận đợc chuyển trực tiếp cho kế
toán chi tiết, kế toán kiểm tra lại các chứng từ sau đó nhập dữ liệu vào máy bằng cách
lập phiếu kế toán.
(2) Sau khi nhận đợc các thông tin do kế toán nhập vào, máy tiến hành ghi sổ kế toán
chi tiết, sổ Cái và lên các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu của các sổ cái kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính.
4. 5- Hệ thống báo cáo kế toán :
Các Baó cáo theo qui định chung của Nhà nớc :
Báo cáo kết quả kinh doanh
Bảng kê khai mức lơng của công ty

Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp
Tờ khai thuế GTGT
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
Thuyết minh báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán
Các Báo cáo dùng cho quản trị nội bộ :
Báo cáo bán hàng(số lợng , giá cả, chủng loại ) Báo cáo các khoản phải
thu
Báo cáo tổng lợi nhuận Báo cáo các khoản phải
trả
Báo cáo chi phí Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo quĩ
Báo cáo về nhân lực Báo cáo doanh thu
II- hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần
đầu t và phát triển công nghệ đông á.
1 - Đặc điểm tổ chức các nghiệp vụ thanh toán.
Do công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại nên các nghiệp vụ thanh
toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, với
khách hàng và với Nhà nớc là các nghiệp vụ thờng xuyên diễn ra đòi hỏi có sự tổ chức
công tác một cách hợp lý và có hiệu quả. Chính vì vậy số lợng kế toán viên làm công
tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chiếm tỷ trọng lớn và đợc chia làm hai tổ : tổ
phải thu (AR) và tổ phải trả (AP). Các khách hàng đợc quản lý theo vùng, theo loại
hình kinh doanh. Tất cả các đối tợng : khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan
đều đợc mã hoá để ghi chép và quản lý.
2-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán.
Mặc dù các nhà cung cấp của công ty bao gồm cả nhà cung cấp trong nớc và nớc ngoài
nhng đối với mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu tính bằng ngoại tệ và ngoại tệ
chủ yếu là USD.
Các chứng từ sử dụng để thanh toán bao gồm :

Hoá đơn VAT , hoá đơn bán hàng.
Vận đơn
Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt , séc chuyển khoản,uỷ nhiệm chi )
Phiếu Chi
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, kế toán sử dụng tài khoản :
TK 331- Phải trả ngời bán. Tài khoản này đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 :
- TK 3311 : Phải trả ngời bán
- TK 3312 : Đặt trớc cho ngời bán
Các tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng ngời bán, cả những nhà cung cấp thờng
xuyên và nhà cung cấp nhỏ, lẻ.
Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của công ty đều đợc hạch toán qua
TK 331 bao gồm cả trờng hợp thanh toán ngay bằng tiền.
Công ty áp dụng tỷ giá thực tế.
VD1 : Ngày 15/04/2003 cổ phần đầu t và phát triển công nghệ ASIAN mua hàng của
Công ty TNHH tin học Tân Thái Bình .Giá trị hàng mua : 2073 USD, thuế suất VAT
5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 475VND/USD.
Thời hạn thanh toán theo thoả thuận : ngày 15/04/2003 .Thời hạn thanh toán
là sau 15 ngày kể từ ngày mua.
Ngày 24/04/2003 công ty thanh toán tiền hàng cho ngời bán bằng tiền mặt, tỷ
giá 15. 478VND/USD. Do thanh toán trớc hạn nên đợc hởng chiết khấu 1% trên tổng
số tiền thanh toán.
Hoá đơn ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL
Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B
Ngày 3 tháng 12 năm 2003 Số 042616
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tân Thái Bình .
Địa chỉ :197 Nguyễn Chí Thanh Hà Nội Số tài khoản
Điện thoại : 7335462 MS : 0101107422
Họ tên ngời mua hàng :
Đơn vị : Công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ ASIAN
Địa chỉ : số 250 đờng Giải Phóng, Hà Nội Số tài khoản :

Hình thức thanh toán : MS : 0101301010
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV
tính
Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
01 Noterbook Amada Bộ 03 15252300 45756900
CPU PIV 2.4 Ghz/
DDram
256mb/HDD 40Gb/FDD
Monitơr 15 DFX
Cộng tiền hàng 45756900
Thuế suất VAT 5% Tiền thuế 2287845
Tổng cộng tiền thanh toán 48044745
Số tiền viết bằng chữ : Bốn mơi tám triệu không trăm bốn bốn ngàn bảy trăm bốn
năm đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, đóng dấu, họ tên)
Cùng ngày hàng hoá đợc nhập kho, kế toán vật t lập Phiếu nhập kho. Căn cứ vào tỷ giá
trong ngày là 15875VND/USD tính ra giá trị hàng nhập bằng tiền Việt Nam.
Ngày24 tháng 04năm 2003 : Căn cứ vào hoá đơn VAT, phiếu nhập kho, kế toán tiến
hành ghi sổ chi tiết phải trả ngời bán (biểu số 1), sổ chi tiết theo dõi cả nguyên tệ và
tiền VND. Tỷ giá 15. 478VND/USD.
(Đơn vị VND)
Nợ TK 156 :31207350
Nợ TK 133 : 315225.75
Có TK 331- 3311 : 31522575
Biểu Số 1
Công ty cổ phần đầu t và
phát triển EAST-ASIAN
Bảng kê chứng từ

Sổ chi tiết
TK : 3311 Phải trả ng ời bán
Tên : Công ty TNHH tin học Tuấn Thành
Mã NCC : 3040041
Từ ngày 15/04/2003 đến ngày 30/04/2003
Đơn vị tính : VNĐ
Sốhiệu CT
Ngày
Diễn giải
TK đối ứng
Loại NT
Tỷ giá
Số ghi nợ
Số ghi có
NT
VNĐ
NT
VNĐ
Số d đầu kỳ
3.920.000
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...

15/04/03
Mua hàng Tuấn Thành
156
USD
15475
C1442
24/04/03
Tr¶ tiÒn mua hµng
111
31528686
ChiÕt khÊu thanh to¸n
711
315286.
§iÒu chØnh tû gi¸
413
6111
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
Tæng PS
315286
Số d cuối kỳ
4235286.

Ngày 24/04/2003 tiến hành trả tiền cho ngời bán. Tỷ giá : 15. 478VND/USD.
Chiết khấu đợc hởng 315286.86VND. Kế toán lập phiếu chi, số tiền thực chi là
31213400VND.
công ty EAST-ASIAN
phiếu chi
Ngày 24 tháng 04 năm 2003
Họ và tên ngời nhận tiền : Công ty TNHH tin học Hoàng Thành
Địa chỉ : 24E Lý Nam Đế- Hà Nội.
Lý do chi : Trả tiền mua noterbook cho hoá. đơn
Số tiền : 31213400VNĐ
Bằng chữ :Ba mơi mốt triệu hai trăm mời ba ngàn bốn trăm đồng.
Kèm theo : Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập kho.
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ) : Ba mơi mốt triệu hai trăm mời ba ngàn bốn trăm
đồng
Chi, ngày24 tháng 04năm
2003
Thủ trởng đơn vị KTT Ngời lập Thủ quỹ Ngời nhận tiền
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Số : 1442
Nợ TK : 3311
Căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả ngời bán (Biểu số 2). Số
chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào TK 515 hoặc TK 635.
Nợ TK 3311 : 31522575
Nợ TK 635 : 6111
Có TK 111 : 31213400
Có TK 515 :315286
Cuối kỳ, căn cứ vào số d đầu kỳ, tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có, số d cuối kỳ
của từng sổ chi tiết phải trả ngời bán, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết phải trả ngời
bán (Biểu số 2 trang 53).
Biểu Số 2

Mã NCC
Tên
D đầu kỳ
Phát sinh nợ
Phát sinh có
D cuối kỳ
Nợ
Có
Nợ
Có
1260001
ctyTNHH
Tuấn Thành
5400000
58500000
69250000
16150000
1260003
Cty thủy sản Hà Nội
35.345.000
35.345.000
2260002
Công ty cổ phần đầu t và phát triển EAST-ASIAN
Bảng Cân đối bộ phận
Bảng tổng hợp chi tiết
TK : 3311 Phải trả ng ời bán
Từ ngày 1/12/2003 đến ngày 31/12/2003
Đon vị tính : VNĐ
Cty tin häc Mai Hoµng
45115000

45115000
3040041
Cty thÐp Hßa Ph¸t
3.920.000
62.782.000
70.320.000
11.458.000
...
...
...
...
...
...
...
...
3040075
Cty phÇn mÒm STC
2.143.680
7.820.300
10.526.000
562.020
4050003
ctyTNHH TrÇn Anh
3456200
6350500
1260000
2793300
…
…
…

…
…
…
…
…
Céng
646.212.344
1.384.312.155
6.505.312.712
6.296.983.634
856.744.722
1.183.866.877
Kế toán không thực hiện việc ghi Nhật ký chung. Khi nhập dữ liệu vào máy, máy tính
sẽ ghi vào sổ chi tiết sau đó sẽ tự động ghi vào Sổ Cái TK3311 (Biểu 3 trang 54). Sổ
Cái sẽ bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới tất cả các nhà cung cấp.