Truyền thông - một phần của triển lãm thương mại

Truyền thông - một phần của triển lãm thương mại
Nếu công ty bạn định thực hiện một chương trình quảng bá thương
mại cho các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty mình dưới hình thức
một triển lãm thương mại, bạn sẽ không thể bỏ qua chi tiết quan trọng
là thông tin về sự kiện đó cho các phương tiện truyền thông như
truyền hình, truyền thanh, Internet hay báo in. Mục tiêu của bạn là phải
tạo được một hình ảnh tích cực, đầy thiện chí của công ty mình trong
lòng công chúng và thu hút, nâng cao nhận thức của người tiêu dùng
về sản phẩm hay dịch vụ của công ty mình. Bạn sẽ thực hiện điều đó thế nào?
Để sử dụng truyền thông hữu hiệu trong triển lãm thương mại
Dưới đây là 20 điều bạn nên chú ý khi sử dụng các phương tiện truyền thông hiệu quả cho một
chiến dịch quảng bá.
Giai đoạn chuẩn bị triển lãm
1. Bạn phải xác định và lựa chọn đối tượng khán giả mục tiêu trong triển lãm, xác định họ chính
là những khách hàng tương lai, từ đó bạn mới có thể hoạch định và chuyển tải thành công
những thông điệp đáp ứng nhu cầu, sở thích và mối quan tâm của những khách hàng tương lai
đó.
2. Yêu cầu người chịu trách nhiệm tổ chức lên kế hoạch chi tiết về những nội dung liên quan đến
lĩnh vực truyền thông, trong đó phải bao gồm cả danh sách các cơ quan thông tấn báo chí, với
đầy đủ địa chỉ, số fax, điện thoại, e-mail.
3. Lựa chọn nhà xuất bản để cung cấp các ấn phẩm được phát hành trong triển lãm, cũng như
quyết định thời điểm nào thì nên thực hiện việc tuyên truyền quảng cáo. Bạn đừng quên liên hệ
với một vài tạp chí thương mại trước thời điểm diễn ra chương trình ít nhất vài tháng.
4. Xây dựng mối quan hệ thân thiết với báo giới, các biên tập viên và chủ bút, tổng biên tập của
những tờ báo kinh doanh. Bạn hãy chủ động cung cấp thông tin cho họ bằng cách hỏi họ về
những vấn đề mà tờ báo quan tâm. Bạn có thể thấy là các nhà báo rất quan tâm đến những
thông tin mới nhất về các khuynh hướng của sản phẩm mới.
5. Chú trọng đến việc thiết kế các ấn phẩm được phát hành trong triển lãm thương mại. Những
ấn phẩm này nên được thiết kế đẹp mắt, gọn gàng để các phóng viên và người tham gia có thể
bỏ gọn vào túi xách. Nên đăng các thông tin ngắn gọn và điển hình nhất về công ty bạn như
doanh thu, cơ cấu tổ chức, cũng như các thông tin chi tiết về sản phẩm. Tuyệt đối không nên

đăng các thông tin đã lỗi thời hay hình ảnh các nhà lãnh đạo công ty.
6. Chuẩn bị nội dung và cách tổ chức họp báo thật khoa học và hấp dẫn, những thông tin được
đưa ra phải là thông tin “nóng”, lời giới thiệu về sản phẩm cần nhấn mạnh về sự đổi mới hay cải
tiến. Những người tham dự rất ác cảm với các buổi họp báo chỉ để truyền đạt thông tin cũ kỹ, tẻ
nhạt và thiếu những điểm nhấn.
7. E-mail, fax và gửi thư tay thông tin về sản phẩm và dịch vụ mới của công ty bạn tới càng nhiều
nơi càng tốt, kèm theo địa chỉ liên lạc cụ thể. Tiếp tục cung cấp các thông tin đã được cập nhật
cho báo giới để họ luôn nhớ đến công ty bạn.
8. Tìm kiếm người mẫu hay các nhân vật nổi tiếng tham gia giới thiệu sản phẩm để thu hút thêm
sự quan tâm của các phương tiện truyền thông và công chúng.
9. Sẵn sàng cho mọi tình huống xấu như thời tiết hay sự cố nội bộ trong công ty, đồng thời bạn
hãy chuẩn bị trả lời các câu hỏi hóc búa của báo giới và khách hàng.
Thực hiện chương trình
Truyền thông - một phần
của triển lãm thương mại
10. Để sẵn các ấn phẩm cung cấp cho báo giới tại phòng họp báo và ngay trong phòng làm việc
của bạn tại buổi giới thiệu đó.
11. Cần có người phát ngôn túc trực liên tục trong suốt thời gian diễn ra triển lãm, kể cả vào giờ
ăn trưa. Người phát ngôn này phải là người có chút duyên ăn nói và nhiệm vụ của anh ta là
thông tin về sản phẩm một cách dễ nhớ và dễ hiểu nhất.
12. Nhà quản lý phải được cập nhật thông tin liên tục để sẵn sàng trả lời các phóng viên bất kỳ
lúc nào.
13. Đừng bỏ lỡ các cơ hội hoặc lời mời tài trợ, bởi vì những nhà tài trợ luôn được giới báo chí
quan tâm khai thác thông tin, nghĩa là gián tiếp giúp bạn quảng bá doanh nghiệp.
14. Quản lý tốt các hội thảo chuyên đề cũng như các diễn đàn. Nếu như bạn là người điều hành,
việc này đòi hỏi bạn phải có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực đang được thảo luận. Nên cung cấp
miễn phí đề cương các bản thuyết trình của công ty bạn, và nhớ là phải ghi rõ địa chỉ liên hệ, tên
người có trách nhiệm lên một góc dễ thấy.
15. Phân phát các tài liệu về công ty bạn, các xuất bản phẩm hay băng đĩa... là những ấn phẩm
có chi phí không lớn nhưng mang lại giá trị tiếp thị cao. Tuy nhiên cần đảm bảo các thông tin

được chuyển tải liên quan trực tiếp đến sản phẩm mà bạn đang giới thiệu.
Giai đoạn sau triển lãm
16. Chương trình khép lại không có nghĩa là công việc của bạn đã hoàn thành, mà sau đó bạn
hãy gửi thông cáo báo chí đến các cơ quan thông tấn về những kết quả đạt được trong triển lãm,
các con số thống kê cho thấy mọi việc đã thành công thế nào. Và bạn đừng quên “đính kèm” vào
đó những lời cảm ơn chân thành.
17. Hãy lưu lại toàn bộ các bài báo viết về buổi giới thiệu sản phẩm đó cả trước và sau thời điểm
diễn ra triển lãm.
18. Lựa chọn những bài viết xuất sắc nhất và tiếp tục gửi thư điện tử, thư trực tiếp đến các
khách hàng, đồng thời đăng tải lên website công ty bạn.
19. Căn cứ vào những quan sát tại triển lãm để làm bản báo cáo tổng hợp, phân tích về tình hình
chung của ngành công nghiệp thuộc lĩnh vực công ty bạn đang hoạt động và gửi đến các khách
hàng đã hồi âm thư của công ty sau chương trình triển lãm.
20. Bạn cũng nên gửi cho nhóm khách hàng mục tiêu băng ghi âm những buổi thuyết trình hoặc
các cuộc phỏng vấn thú vị thực hiện tại triển lãm đó.
Điều mà những người tham dự, khách hàng tiềm năng và giới truyền thông quan tâm nhất chính
là thông tin. Bạn cần đảm bảo sao cho các thông tin được giới thiệu thật hấp dẫn, có tính xác
thực và liên tục được cập nhật trước, trong và sau triển lãm. Tổ chức hoạt động truyền thông cho
một triển lãm thương mại không quá khó khăn và phức tạp, nhưng đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch
tỉ mỉ, chu đáo, khoa học và bao quát được mọi tiểu tiết.
Nguồn : bwportal