Tiểu luận “ Tìm hiểu chương trình định hướng trong một doanh nghiệp. Đánh giá và đưa ra hướng hoàn thiện”

Tiểu luận
“ Tìm hiểu chương trình định hướng
trong một doanh nghiệp.
Đánh giá và đưa ra hướng hoàn thiện”

Mục lục
Trang
Lời nói đầu............................................................. 2
I – Cơ sở lý thuyết.............................................. 3
1 – Khái niệm...................................................... 3
2 – Mục đích........................................................ 3
3 – Lợi ích của hoạt động định hướng................. 3
4 – Nội dung của chương trình định hướng......... 4
4.1 – Nhóm thông tin chung.................................... 4
4.2 – Nhóm thông tin riêng..................................... 5
5 – Phương pháp cung cấp thông tin.................... 5
II – Thực trạng của công ty Kinh Đô.................... 6
1 – Giới thiệu chung về công ty Kinh Đô............
2 – Chương trình định hướng cho nhân viên mới
tại công ty Kinh Đô................................
III – Một số đánh giá và giải pháp đề xuất
của nhóm...............................................
1 – Những ưu điểm của chương trình
định hướng.............................................
2 – Những hạn chế của chương trình
và giải pháp của nhóm............................
Lời nói đầu
Tại sao chúng ta nỗ lực tìm ứng viên giỏi, đưa họ vào công ty, nhưng
sau đó lại khiến họ ra đi? Đó là chúng ta đã bỏ qua việc định hướng nhân
viên mới. Bất cứ công ty nào cũng muốn nhân viên mới nhanh chóng hòa
nhập vào môi trường làm việc. Điều này sẽ không dễ dàng nếu họ không

được hỗ trợ thích đáng. Nếu công tác tiếp nhận nhân viên mới không
được chú trọng và làm tốt, thì khả năng nhân viên mới khởi động không
có “lửa” sẽ rất cao.
Hướng dẫn một thành viên mới tham gia vào doanh nghiệp là một
việc quan trọng. Không giống như người ta vẫn thường nghĩ và làm trong
thực tế. Nó không chỉ đơn thuần là giới thiệu với nhân viên mới về cơ cấu
tổ chức của doanh nghiệp trong những ngày làm việc đầu tiên rồi sau đó
để mặc họ tự xoay xở.
Trong những ngày đầu ở một nơi làm việc mới, nhân viên thường có
cảm giác hoang mang, lo sợ. Ho băn khoăn không biết nên làm gì? có
quyết định sai lầm không?...Vì vậy cần giúp họ hiểu rằng:
+ Họ là một thành viên quan trọng của doanh nghiệp
+ Họ có cơ hội phát triển khi làm việc trong doanh nghiệp
+ Họ đã lựa chọn đúng
+ Doanh nghiệp mong đợi những đóng góp của họ
+ Họ được hỗ trợ
Nhân viên cũng thường cảm thấy mơ hồ về công việc, lạ lẫm với các
quy trình thủ tục, phạm vi quyền hạn, trách nhiệm...Vì vậy một chương
trình định hướng tốt sẽ mang lại lợi ích to lớn cho cả người lao động và
doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế hiện nay không phải bất kì một doanh
nghiệp nào cũng hiểu được ý nghĩa, tầm quan trọng của chương trình
định hướng và do đó không phải doanh nghiệp nào cũng đã xây dựng
được một chương trình định hướng rõ ràng và phù hợp. Chúng ta cần phải
có cách nhìn nhận như thế nào về chương trình định hướng, một chương
trình định hướng tốt nên như thế nào? Trên cơ sở đó chúng tôi xây dựng
đề tài: “ Tìm hiểu chương trình định hướng trong một doanh nghiệp.
Đánh giá và đưa ra hướng hoàn thiện”
Đề tài được xây dựng thành các nội dung chính như sau:
I – Cơ sở lý thuyết
II – Thực trạng của công ty cổ phần Kinh Đô

III – Một số đánh giá và giải pháp đề xuất của nhóm
I - Cơ sở lý thuyết
1- Khái niệm
Định hướng là một chương trình được thiết kế sẵn nhằm giúp cho
người lao động mới (người tuyển từ bên ngoài) làm quen với công việc và
bắt đầu công việc một cách có hiệu suất.
2 – Mục đích
Chương trình định hướng giúp cho người lao động mới dễ hội nhập
với môi trường. Giúp cho họ dễ hòa nhập công việc, dễ quan hệ với đồng
nghiệp,tham gia vào các hoạt động của doanh nghiệp một cách nhanh
chóng. Hơn nữa, họ có thể hiểu các chính sách của công ty, hiểu về quyền
lợi được hưởng, nhiệm vụ và trách nhiệm đảm nhận, nội quy và quy định
của doanh nghiệp. Chương trình định hướng giúp cho nhân viên mới cảm
thấy mình được chào đón và được đánh giá cao, cảm thấy mình là một bộ
phận của doanh nghiệp, hiểu được sự kỳ vọng của doanh nghiệp đối với
họ.
Hoạt động định hướng giúp người lao động thực hiện công việc một
cách tốt nhất, thấy được sự thoải mái và từ đó làm giảm sự luân chuyển.
3 – Lợi ích của hoạt động định hướng
Giúp tạo ấn tượng tốt đẹp về doanh nghiệp và khiến nhân viên mới
hăng hái với công việc, góp phần làm giảm tỷ lệ nhân viên mới nghỉ việc
mà còn giúp nâng cao tình thần làm việc.
Là cơ hội để các nhà quản lý trực tiếp xây dựng mối quan hệ làm việc
với nhân viên mới và giải thích mối quan hệ giữa công việc của họ với
công việc của những người khác trong doanh nghiệp. Các quy định và
chính sách của doanh nghiệp sẽ được giải thích rõ hơn từ đó hạn chế tối
đa hiểu nhầm
Một chương trình định hướng hiệu quả sẽ giúp loại bỏ cảm giác lo
lắng thường có khi người ta bắt đầu một công việc mới.
Giúp nhiều nhân viên mới sử dụng thời gian hiệu quả hơn bằng cách

cung cấp cho họ một chương trình làm việc phù hợp để họ tuân theo trong
những ngày đầu tiên. Theo Jay Jamrog, phó giám đốc cấp cao của một
viện nghiên cứu đặt tại Florida (Mỹ), nhận định: “Những ngày làm việc
đầu tiên của nhân viên mới rất quan trọng. Nó là yếu tố chính tạo ra ấn
tượng tích cực đầu tiên chứng tỏ sự trung thành của họ”. Nhưng theo một
cuộc khảo sát vào tháng 8/2007, hơn 1/2 công ty rất chi li trong việc cung
cấp các vật dụng văn phòng (như bút viết, đồng phục và file đựng tài
liệu...). Điều này đã làm nhân viên mới hết sức ngỡ ngàng. Jamrog
khuyến cáo rằng: “công ty nên tạo cơ hội để các nhân viên mới giao tiếp
và xây dựng mối quan hệ với người lãnh đạo trong công ty ngoài giờ làm
việc, nhất là cần phải đưa ra một cơ hội đặc biệt nào đó nhằm tạo ấn
tượng cho nhân viên mới ở công ty”. Theo một cuộc khảo sát do Công ty
Robert Half International (RHI) công bố ngày 10/5/2007 cho biết 1/3
trong tổng số 492 nhân viên làm toàn và bán thời gian nói công ty của họ
không tiến hành các chương trình định hướng chính thức khi họ vào công
ty, 2/3 cho biết công ty có tổ chức các chương trình định hướng chính
thức; và 87% trong số này nhận định các chương trình này đều mang lại
hiệu quả. Max Messmer, chủ tịch kiêm CEO (Chief Executive Officer)
của công ty RHI cho rằng: “ngày làm việc đầu tiên của một nhân viên sẽ
để lại ấn tượng lâu dài và một chương trình định hướng giúp các nhân
viên thích nghi nhanh hơn và thoải mái hơn. Những chương trình này
cũng cung cấp cho nhà tuyển dụng cơ hội cũng cố giá trị, hình ảnh và sự
kỳ vọng cảu công ty, nhưng họ phải tiếp tục thực hiện nó một cách hiệu
quả”.
4 – Nội dung của chương trình định hướng
Một chương trình định hướng như thế nào thì có hiệu quả? Trước hết
chương trình định hướng đó phải bao gồm những thông tin cơ bản sau:
4.1 – Nhóm thông tin chung
- Thông tin về mục tiêu của tổ chức, sản phẩm, thị trường
- Các chế độ làm việc bình thường trong ngày, trong tuần.

- Thông tin về các quy định:
+Quy chế tuyển dụng: tất cả các điều khoản và điều kiện tuyển dụng,
bao gồm việc xác nhận mức lương khởi điểm và các quy định về giai
đoạn thử việc, các điều kiện ký kết, gia hạn và chấm dứt hợp đồng.
+ Những quy định chung phải tuân thủ như:
Thủ tục ghi giờ vào và ra
Các quy định về đi muộn, vắng mặt...
Giờ làm việc và cách bố trí làm việc ca
Đươc phép hút thuốc ở đâu và khi nào?
Các quy định bắt buộc về an toàn được áp dụng trong doanh nghiệp
Các quy định bảo mật thông tin
- Các điều kiện trả lương và các khoản thanh toán khác, các thủ tục
nghỉ ốm và quyền lợi, thanh toán làm ngoài giờ và làm ca, các khoản
thanh toán trong những trường hợp đặc biệt và cho ngày nghỉ.
- Các quy định về sử dụng trang thiết bị như điện thoại, máy fax, máy
tính, máy photocopy, đèn chiếu...
- Thông tin về nội quy an toàn vệ sinh lao động và phòng cháy chữa
cháy.
+ Các thủ tục trong trường hợp khẩn cấp
+ Các khu vực nguy hiểm
+ Nới cứu, trú ẩn, phòng y tế
+ Quần áo bảo hộ và cách sử dụng
- Các thông tin về cơ cấu tổ chức
- Các thông tin về văn hóa tổ chức: phong cách quản lý, trang phục,
cách giao tiếp, làm việc...
- Các cơ hội phát triển nghề nghiệp, bao gồm các chương trình đào
tạo, huấn luyện, các chính sách đề bạt, chính sách tuyển dụng nội bộ
- Hệ thống đánh giá hiệu quả làm việc
- Những mối liên lạc chính: nhân sự, kế toán, hành chính và các trợ
giúp khác.

- Các hướng dẫn sử dụng trang thiết bị
- Những hoạt động sinh hoạt văn hóa, tinh thần ở doanh nghiệp
- Tổ chức công đoàn và người đại diện
- Sơ đồ bố trí mặt bằng: canteen, phòng y tế, khu vệ sinh, kho, nhà
xưởng...
4.2 – Thông tin riêng
- Thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, mức độ hoàn thành công việc.
Những thông tin có trong bản phân tích công việc.
- Đồng nghiệp và vai trò của họ. Để giúp nhân viên mới sớm hòa
nhập vào môi trường mới, thì việc biết về những người đồng nghiệp, biết
cách giao tiếp với đồng nghiệp và tìm được sự trợ giúp từ phía đồng
nghiệp và cấp trên có ý nghĩa rất thiết thực.
- Cách thức thực hiện công việc: cần phải làm gì? làm như thế nào?
sử dụng nguồn lực, phương tiện, công cụ nào để hoàn thành công việc?
các mục tiêu công việc và chuẩn mực cần đạt.
5 – Phương pháp cung cấp thông tin
Một chương trình định hướng cho nhân viên mới sẽ hiệu quả nếu có
sự phối hợp của bộ phận nhân sự và bộ phận tiếp nhận nhân viên mới.
Chương trình sẽ tùy theo điều kiện của mỗi doanh nghiệp, chương trình
có thể chỉ đơn giản là đưa cho nhân viên mới một cuốn cẩm nang nhân
viên để họ nghiên cứu và trả lời khi có thắc mắc hoặc có thể là một tuần
huấn luyện liên tục. Các thông tin có thể cung cấp cho người lao động
bằng nhiều cách khác nhau như là:
Phát sổ tay nhân viên. Đây là cách cung cấp thông tin rất phổ biến và
khá có hiệu quả, cách này tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp mà
hiệu quả cũng cao. Tuy nhiên, những thông tin cung cấp trong sổ tay
phải đảm bảo tính rõ ràng, ngắn gọn nhưng phải đầy đủ thông tin cần
thiết. Các thông tin không quá dài dòng, từ ngữ phải dễ hiểu, dễ nhớ để
tránh hiểu nhầm. Các thông tin truyền đạt phải kết nối chặt chẽ với nhau.
Doanh nghiệp cũng có thể tổ chức buổi chiếu phim, hoặc thuyết

trình. Ưu điểm của phương pháp này là thông tin được cung cấp cho
người lao động nhanh và không gây cảm giác nhàm chán cho người lao
động. Nhưng phương pháp này chỉ nên áp dụng khi mà doanh nghiệp
định hướng cho nhiều nhân viên mới, còn với số lượng ít nhân viên mới
thì việc tổ chức một buổi thuyết trình là rất tốn kém.
Doanh nghiệp có thể cho nhân viên mới đi tham quan trực tiếp tại
công ty, như vậy nhân viên mới có thể quan sát được các hoạt động của
doanh nghiệp và văn hóa doanh nghiệp. Theo cách này nhân viên có thể
biết được về doanh nghiệp thực tế hơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các phương pháp cung
cấp thông tin khác như: tổ chức thảo luận theo nhóm, đố vui, tổ chức thi
tìm hiểu...
Tùy theo khả năng của từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp tìm
được một phương pháp cung cấp thông tin phù hợp. Nhưng cũng cần lưu
ý rằng dù chọn giải pháp nào thì các thủ tục định hướng cũng phải rõ
ràng: kế hoạch cung cấp lúc nào? lượng thông tin dự định cung cấp,
phương pháp sẽ tiến hành định hướng. Chương trình định hướng phải lập
thành lịch trình và gửi đến cho người có liên quan (bộ phận nhân lực,
quản lý bộ phận, giám đốc, nhân viên mới sẽ tham gia chương trình), phải
đảm bảo lượng thông tin cung cấp vừa đủ. Mối một người lao động cần
được phân công một người giúp đỡ - người này là người trong công ty, là
người có trách nhiệm, có năng lực và có hiểu biết. Trong chương trình
định hướng, vai trò của người lãnh đạo trực tiếp phải được thông qua sự
ủng hộ chương trình định hướng của công ty hoặc trực tiếp thực hiện và
tham gia thực hiện các hoạt động đó của công ty.
Phần tiếp theo chúng ta sẽ đi tìm hiểu về chương trình định hướng
của công ty Kinh Đô – những mặt được và chưa được và từ đó tìm ra
những giải pháp bổ sung cho chương trình này.
II – Thực trạng tại công ty cổ phần Kinh Đô
1 – Giới thiệu chung về Kinh Đô

Công ty cổ phần Kinh Đô tiền thân là Công ty TNHH Xây dựng và
Chế biến thực phẩm. Kinh Đô, được thành lập năm 1993 theo Quyết định
số 216GP-UB ngày 27/02/1993 của Chủ Tịch UBND Tp Hồ Chí Minh và
Giấp phép kinh doanh số 048307 do Trọng tài kinh tế Tp Hồ Chí Minh
cấp ngày 02/03/1993. Ngày đầu mới thành lập công ty chỉ là xưởng sản
xuất nhỏ diện tích 1000m2 tại Quận 6, Tp Hồ Chí Minh, với 70 công
nhân và vốn đầu tư 1.4 tỷ đồng, chuyên sản xuất và kinh doanh bánh
snack – một sản phẩm mới đối với người tiêu dùng trong nước.
Năm 1996, công ty tiến hành đầu tư xây dựng nhà xưởng mới tại số
6/134 Quốc lộ 13 – Hiệp Bình Phước- Thủ Đức – Tp Hồ Chí Minh.
Năm 1997&1998, công ty tiếp tục đầu tư dây chuyền thiết bị sản xuất
bánh mì, bánh bông lan vông nghiệp. Đây là các sản phẩm mang tính
dinh dưỡng cao, vệ sinh và giá cả thích hợp cho nhiều tầng lớp người tiêu
dùng,
Sang năm 1999, công ty tiếp tục tăng vốn pháp định lên 40 tỉ VNĐ,
cùng với sự kiện nổi bật là sự ra đời của Trung tâm thương mại Savico –
Kinh Đô tại quận 1.
Năm 2000, Công ty Kinh Đô tiếp tục tăng vốn pháp định lên 51 tỉ
VNĐ, mở rộng nhà xưởng lên gần 60.000 m2, trong đó diện tích nhà
xưởng là 40.000m2. Và để đa dạng hóa thêm sản phẩm, công ty đầy tư
một dây chuyền sản xuất bánh mặn Cracker từ Châu Âu trị giá trên 2 triệu
USD, là một dây chuyền sản xuất bánh Cracker lớn trong khu vực.
Năm 2001, công ty đầu tư thêm một dây chuyền sản xuất Kẹo cứng
và một dây chuyền sản xuất kẹo mềm hiện đại với tổng trị giá 2 triệu
USD. Năm 2001 được xác định là năm xuất khẩu của công ty Kinh Đô.
Công ty quyết tâm đẩy mạnh hơn nữa việc xuất khẩu ra các thị trường Mỹ
Pháp, Canada, Đức, Lào, Nhật Bản...
Năm 2002 là năm thứ 4 công ty tham gia vào thị trường bánh trung
thu, nhưng công ty đã hoàn toàn khẳng định được thương hiệu và uy tín
của mình.

Bắt đầu từ năm 01/10/2002, công ty Kinh Đô chính thức chuyển từ
công ty TNHH Xây dụng và Chế biến Thực phẩm Kinh Đô sang hình
thức công ty cổ phần Kinh Đô. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý chất lượng
thep tiêu chuẩn ISO 9002 được thay thế bằng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn 9001:2001, nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Kinh Đô hiện có một mạng lưới 150 nhà phân phối và trên 30.000
điểm bán lẻ rộng khắp cả nước. Tốc độ phát triển kênh phân phối hàng
năm tăng từ 15% đến 20%.
Các sản phẩm của công ty Kinh Đô rất đa dạng như là: Bánh cookies;
Bánh Snacks; Bánh Crackers; Kẹo chocolate; Kẹo cứng và mềm các loại;
Bánh mì và bánh bông lan công nghiệp;Các loại bánh kem sinh nhật và
bánh cưới... Trong đó, các nhóm sảnh phẩm có tỷ trọng doanh thu cao
nhất là bánh Cracker (22.08% năm); nhóm bánh mì (21.13%); bánh
Trung Thu (15.39%), bánh Cookies (12.84%). Kinh Đô đã từng bước
khẳng định thương hiệu của mình trên các thị trường.
Về thị trường của Kinh Đô. Tại thị trường nội địa, hệ thống phân
phối của Kinh Đô (tính cả công ty CP Kinh Đô và công ty cổ phần Kinh
Đô miền Bắc nằm trong tập đoàn) bao gồm 3 kênh chính: hệ thống đại lý,
hệ thống các siêu thị và hệ thống Bakery. Hệ thống đại lý, nhà phân phối
với khoảng 200 nhà phân phối và trên 65.000 điểm bán lẻ tiêu thụ khoảng
85% doanh số của công ty. Hệ thống siêu thị tập trung chủ yếu ở TP
HCM và Hà Nội tiêu thụ khoảng 10% doanh số. Hệ thống Bakery bán
chủ yếu sản phẩm tươi cho người tiêu dùng cũng tập trung chủ yếu tại 2
thành phố lớn này . Về thị trường xuất khẩu, sản phẩm của Kinh Đô đã có
mặt ở hơn 30 nước và vùng lãnh thổ, chủ yếu là Mỹ, Pháp, Canada, Đức,
Đài Loan, Singapor, Nhật...
Tập đoàn Kinh Đô, là nhà sản xuất bánh kẹo hàng đầu tại Việt Nam,
chiếm 40% thị phần thị trường bánh kẹo nội địa và là một trong 10 công
ty có hệ thống bán lẻ hàng đầu Việt Nam. Năm 2005, công ty được bình
chọn là một trong 500 công ty có hệ thống bán lẻ hàng đầu khu vực Châu

Á – Thái Bình Dương.
Các đối thủ cạnh tranh chủ yếu của Kinh Đô trên thị trường như sau:
Bánh kẹo Biên Hòa (canh tranh về cracker); Wonderfarm (bánh cookies);
Bánh kẹo Hải Hà, Bánh kẹo Hải Châu...
Tuy nhiên, do nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng từ 65-70% giá thành
sản phẩm nên biến động của giá nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng lớn đến
hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời nguyên vật liệu của Kinh
Đô có nguồn gốc từ sản phẩm nông nghiệp như trứng, sữa, đường...bị ảnh
hưởng lớn bởi thời tiết, dịch bệnh nên công ty cũng gặp phải rủi ro về giá
và nguồn nguyên liệu. Đồng thời, công ty còn chịu rủi ro về sản phẩm
hàng giả, hàng nhái làm ảnh hưởng tới uy tín và tình hình kinh doanh của
công ty.
Kinh Đô đang đứng trước những cơ hội và thách thức to lớn, vì vậy
Kinh Đô phải làm gì để củng cố và phát triển hơn nữa uy tín, thương hiệu
của mình trên thị trường? Đây là việc làm không phải dễ nhưng không
phải là không thể thực hiện được. Nếu như công ty có chiến lược đúng
đắn trong thời gian tới thì chúng tôi nghĩ rằng Kinh Đô sẽ làm nên
chuyện. Một trong những chiến lược đó là nâng cao chất lượng nguồn
nhân lực mà cụ thể hơn là nâng cao tinh thần làm việc của người lao động
trong toàn công ty. Việc làm này sẽ có hiệu quả nếu như công ty có được
chương trình định hướng tốt cho nhân viên mới ngay từ những ngày làm
việc đầu tiên.