KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI.
I. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ kế toán tiền lương và BHXH:
1. Khái niệm, đặc điểm.
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp các yếu tố cơ bản lao động, đối
tượng lao động và tư liệu lao động.Việc kết hợp ba yếu tố trên tạo ra sản phẩm
phụ vụ cho xã hội. Vậy tiền lương là biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp phải
trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc
của họ. Về bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền để bù đắp cho sức lao động
là đòn bẩy kích thích tinh thần cho người lao động.
Nói cách khác, tiền lương là khoản thu nhập chủ yếu của công nhân viên
chức, ngoài ra công nhân viên chức còn được hưởng trợ cấp BHXH trong thời
gian nghỉ việc khi bị ốm đau, tai nạn, thai sản... và các khoản thưởng thi đua
tăng năng suất lao động.
Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn bó với lao động tiền tệ và xản xuất
hàng hoá.
Trong điều kiện tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ, tiền lương là một
yếu tố chi phí sản xuất kinh doanh cấu thành nên giá thành của sản phẩm, dịch
vụ.
Tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh, tăng năng xuất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích
công nhân viên chức phấn khởi tích cực lao động nâng cao hiệu quả công tác.
2. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và BHXH:
Ghi chép phản ánh tổng hợp chính xác đầy đủ và kịp thời về số lượng và
chất lượng, kết quả lao động. Tính toán các khoản tiền lương tiền thưởng, các
khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. Kiểm tra việc sử dụng lao động và
việc chấp hành chính sánh chế độ lao động tiền lương, trợ cấp BHXH và việc sử
dụng quỹ tiền lương quỹ BHXH.
Thanh toán và phân bổ các khoản chi phí tiền lương, BHXH chi phí SXKD
theo từng đối tượng hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp, thể
hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương và BHXH, mở sổ, thẻ
kế toán và hạch toán lao động tiền lương và BHXH.

II. Phương pháp theo dõi thời gian và kết quả để tính tiền lương.
1. Phương pháp theo dõi:
Doanh nghiệp dùng phương pháp thủ công đó là: Bảng chấm công, bảng
thanh toán tiền lương sản phẩm của từng phân xưởng do phòng tổ chức xác
nhận chuyển sang.
2. Các hình thức tiền lương:
Hiện nay, công ty áp dụng 2 hình thức trả lương: Lương theo thời gian và
lương theo sản phẩm.
Lương trả theo thời gian: Theo hình thức này, tiền lương trả cho người lao
động được tính theo thời gian làm việc, cấp bậc theo tiêu chuẩn của nhà nước.
Hình thức này được doanh nghiệp áp dụng chủ yếu cho các phòng ban và các bộ
phận phụ trợ khác. Lương thời gian bao gồm: lương tháng, lương ngày, lương
giờ.
- Ưu điểm của phương pháp tính lương theo thời gian: dễ làm.
- Nhược điểm: không công bằng, không động viên mọi người tăng năng
suất lao động.
Hình thức trả lương theo sản phẩm: là hình thức trả lương căn cứ vào số
lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm họ làm ra và đơn giá cho một đơn vị sản
phẩm. Hình thức này được áp dụng trực tiếp cho người sản xuất.
- Ưu điểm: Đảm bảo công bằng khuyến khích tăng năng xuất chất lượng
sản phẩm.
-Nhược điểm: Phức tạp, tốn nhiều thời gian để tính tiền lương.
3. Quỹ tiền lương, BHXH, BHYT và KFCĐ.
*Quỹ tiền lương:
Là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp
trực tiếp quản lý và chi trả. Thành phần quỹ lương gồm: phụ cấp, lương sản
phẩm...
*Quỹ bảo hiểm xã hội:
Ngoài tiền lương, CNVC còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ
phúc lợi xã hội trong đó có trợ cấp BHXH, BHYT.

Quỹ BHXH là tổng số tiền phải trả cho người lao động trong thời gian ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất...
Nội dung của các khoản chi trợ cấp BHXH: trợ cấp công nhân viên ốm
đau, trợ cấp bệnh nghề nghiệp, trợ cấp thai sản, trợ cấp hưu trí, trợ cấp tử tuất,
chi phí công tác quản lý BHXH. Quỹ này do cơ quan BHXH quản lý.
* Quỹ BHYT:
Là tổng số tiền để thanh toán tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc
thang...
* KFCĐ:
Là số tiền công ty trích dùng cho hoạt động công đoàn.
Theo quy định BHXH (15%), BHYT (2%), KFCĐ (2%) được tính vào chi
phí xản suất kinh doanh của doanh nghiệp, còn BHXH (5%), BHYT (1%) trừ
vào thu nhập của người lao động.
III. Phương pháp tính lương, tài khoản sử dụngvà phương pháp hạch
toán:
1. Phương pháp tính lương:
1.1. Hình thức trả lương theo thời gian:
Hiện nay, công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho cán bộ
văn phòng. Căn cứ vào thời gian thực tế của người lao động (theo ngày) và chức
vụ của cán bộ công nhân viên văn phòng với mức lương quy định:
[ (Bậc lương + Hệ số trách nhiệm)× Hệ số lương ]
Lương tháng = -------------------------------------------------------- × Sốngày công
26
Tiền lương tháng
Lương ngày = ----------------------
26

Lương ngày
Lương giờ = ---------------
8

1.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm:
Nhưng do tính chất công việc nên ở một số bộ phận phải thuê một số
lượng lớn công nhân ở bên ngoài. Trên cơ sở số lao động hợp lý của các phân
xưởng công ty giao khoán quỹ lương cho từng bộ phận, từng phân xưởng theo
quy tắc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức
độ hoàn thành công việc được giao của từng phân xưởng. Đó là hình thức tính
lương theo sản phẩm.
Cách tính lương khác được xác định như sau:
Phòng kế hoạch nêu lên đơn giá tiền lương cho từng loại sản phẩm, cuối
tháng kế toán căn cứ vào số sản phẩm nhập kho. Sau đó ghi từng loại sản phẩm
và lắp đơn giá công sản xuất vào phiếu nhập kho bao gồm (công vẽ, công đổ...)
còn những người ăn lương theo thời gian như quản lý, phun sơn...được hưởng
lương thời gian.
Đơn giá SP/một công = SP × Đơn giá khoán sản phẩm
Số ngày công toàn phân xưởng
2. Tài khoản hạch toán và phương pháp hạch toán:
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng
cácTK sau:
2.1. Hạch toán tiền lương:
2.1.1. Tài khoản sử dụng:
TK 334 “Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản thanh
toán với công nhân của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, BHXH,
tiền thưởng và các khoản thuộc về thu nhập của họ.
2.1.2. Kết cấu, nội dung tài khoản:
Bên nợ:
- Các khoản tiền lương, phụ cấp lưu động tiền công, tiền thưởng, BHXH
và các khoản đã ứng đã trả cho công nhân viên và lao động thuê ngoài.
- Kết chuyển tiền lương CNVC chưa lĩnh.
Bên có:
- Các khoản tiền lương, tiền công phải trả cho CNVC và lao động thuê

ngoài.
Dư bên có:
Các khoản tiền lương, tiền công còn phải trả cho cán bộ công nhân viên
chức và lao động thuê ngoài.
Dư bên nợ (nếu có):
Số trả thừa cho công nhân viên chức.
2.1.3. Phương pháp hạch toán:
Hạch toán tiền lương được thể hiện qua sơ đồ sau:
TK334
TK141
Tạm ứng
TK338,138
Các khoản khấu trừ vào lương
TK111
Thanh toán lương cho công
nhân viên

TK622
CNTT sản xuất
667
Nhân viên phân xưởng
642
Nhân viên quản lý
2.2. Hạch toán các khoản phải trích theo lương:
2.2.1. Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các khoản phải trích theo lương kế toán sử dụng TK338
“phải trả và phải nộp khác”
Dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho
các tổ chức, các đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KFCĐ, BHXH và BHYT,
doanh nghiệp thu nhận trước của khách hàng, các khoản thu hộ giữ hộ...

2.2.2. Kết cấu và nội dung tài khoản:
Bên nợ:
- Các khoản đã chi về KFCĐ
- Kết chuyển giá trị TS thừa vào TK liên quan theo quyết định ghi trong
biên bản xử lý...
- Các khoản đã nộp cho nhà nước
- Các khoản đã trả, đã nộp khác.
Bên có:
- Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết(chưa rõ nguyên nhân)
- Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân đơn vị (Xác định được rõ
nguyên nhân)
- Trích KFCĐ, BHXH, HYT theo tỉ lệ quy định.
- Các khoản thanh toán với CNV về tiền điện nước tập thể.
- Các khoản phải trả khác.

Tiền
lương
tiền
thưởn
g
BHX
H và
các
thành
khoản
Dư có:
Số còn phải trả phải nộp.
Dư nợ (nếu có):
Số trả thừa vượt chi được thanh toán
2.2.3. Phương pháp hoạch toán:

Sơ đồ hạch toán thanh toán BHXH, BHYT, KFCĐ
Nợ TK 338 Có
TK334

Số BHXH phải trả trực tiếp cho
dkgdsjfgsdgdgdgdgdCNVC
TK111,112
Nộp KFCĐ, BHXH, BHYT cho
dfddd cơ quan quản lý
Chi tiêu KFCĐ tại cơ sở
TK642,TK622
Trích BHXH, BHYT,KFCĐ
Theo tỷ lệ quy định vào CFKD(19%)
TK334
Trích BHXH,BHYT,KFCĐ theo
Tỷ lệ quy định trừ vào lương
TK111,112
Số BHXH, KFCĐ chi vượt
được cấp
3. Cách hạch toán sổ sách về tiền lương tại công ty:
ở phòng kế toán, sau khi đã có bảng chấm công, bảng thanh toán lương
sản phẩm của từng phân xưởng, phòng ban do phòng tổ chức xác nhận chuyển
sang, kế toán tiền lương tiến hành tách lương cho công nhân, cho lao động hợp
đồng, trong đó kế toán phân chia lương: lương chính (lương cấp bậc), lương phụ
(tất cả các khoản ngoài lươngcấp bậc)...của công nhân và các khoản khác; đông
thời trích KFCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ qui định. Sau khi thực hiện các công
tính lương cho người lao động dựa trên các chứng từ về lao động, kế toán tiền
lương lập các bảng thanh toán lương (lương tháng) cho từng tổ sản xuất, phân
xưởng và được kế toán trưởng ký duyệt trước khi phát lương.
Tiền lương của cán bộ công nhân toàn công ty được thanh toán làm 2 kỳ

trong một tháng: kỳ I tạm ứng lương; kỳ II nhận phần lương còn lại sau khi đã
trừ vào lương các khoản khấu trừ vào lương các khoản được khấu trừ. Khi thanh
toán lương và BHXH căn cứ vào chứng từ như: phiếu chi, các bảng thanh toán
lương, phiếu báo nghỉ ốm... kế toán tiến hành trả lương và ghi vào các sổ kế toán
có liên quan.
Đối với công nhân nghỉ phép, vì công ty không được thực hiện trích trước
thanh toán tiền lương cho họ nên kế toán không mở TK 335 để theo dõi mà tính
ngay trên bảng thanh toán tiền lương.
Để hạch toán đúng chi phí tiền lương, BHXH, BHYT vào từng đối tượng
chịu chi phí thì tiền lương sử dụng cho đối tượng hạch toán nào sẽ căn cứ vào
chứng từ tiền lương kế toán ghi vào đối tượng đó.
Để phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT vào từng đối tượng chịu chi phí, kế
toán căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương để lập bảng phân bổ tiền lương
BHXH, BHYT.
Căn cứ vào bảng phân bổ lương kế toán lên chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào
tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KFCĐ và tống số tiền lương phải trả theo từng đối
tượng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KFCĐ để ghi vào các
dòng phù hợp cột ghi có TK338.
Do số lao động có thời gian làm việc tại doanh nghiệp một năm trở lên
không nhiều mà chủ yếu là lao động ký hợp đồng ngắn hạn. Vì thế kế toán công
ty không trích KFCĐ vào TK627, còn cán bộ công nhân viên thuộc biên chế của
công ty thì kế toán trích BHXH, BHYT vào TK622, riêng kinh phí công đoàn
được trích vào TK642.
Biểu 14
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC
DANH SÁCH LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG TRÍCH NỘP BHXH QUÍ 3 NĂM 2000
STT Họ và tên Số sổ BHXH
Ngày tháng năm sinh
Số

CMND
Chức danh nghề nghiệp
tiền lương phụ cấp trích nộp
BHXH tháng 1
Σ số tiền nộp
BHXH 1
tháng
Ghi chú mã
danh sách
Phụ cấp trích nộp
BHXH
Nam Nữ
Σ số
Trong đó
KV đắt đỏ
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Phạm T. Kim Thuý 0197027398 Kế Toán
2 Phạm Thanh Tuyết 0198058737 Phó Phòng KHSX
3 Đỗ Chí Trường 0198058741 13.5.60 Phó Giám Đốc
4 Nguyễn Văn Chiến 0198058738 1.12.49 Nhân viên
5 Nguyễn T.Thu Thuỷ 0198058753 55.5.75 Phó Phòng TCKT
6 Nguyễn Thanh Thuý 0198058754 28.7.73 Thuỷ Quỹ
7 Lê T. Hải Vân 31.10.75 Kế Toán 2,02 72,720 38
8 Nguyễn Văn Hùng 8.5.60 NV Bảo Vệ 1,62 58,320 43
9
10
11
12
.
.

.
.
31 Đặng Duy Hưng 0918040151 12.9.58 Kỹ sư 2,84 104,.240