PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM vụ của các bộ PHẬN TRONG PHÒNG tổ CHỨC HÀNH CHÍNH tại TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH NHA TRANG

i

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
BỘ MÔN QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHỊNG


TIỂU LUẬN:
PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN
TRONG PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH TẠI TRƯỜNG
CAO ĐẲNG DU LỊCH NHA TRANG

(Địa chỉ: Số 2 Điện Biên Phủ, Vĩnh Hải, Thành phố Nha Trang)

Nha Trang, tháng 1 năm 2021


ii

LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi gửi lời cảm ơn đến ba mẹ những người đã tạo điều kiện tốt
nhất cho tơi để có thể hồn thành bài làm. Xin cảm ơn đến thầy Lê Hồng Lam đã tạo
điều kiện để cho chúng tôi được chọn đề tài tiểu luận để nghiên cứu và tìm hiểu, thầy
đã tận tình truyền dạy những kiến thức về quản trị văn phòng trong doanh nghiêp. Trên
nền tảng kiến thức thầy truyền đạt đã giúp tơi rất nhiều để hồn thành bài tiểu luận này.
Tiếp theo đó là lời cảm ơn dành cho các bạn bè trong nhóm học tập cũng như
các thành viên trong lớp 59QTKD2 đã góp ý kiến, giúp đỡ tơi trong q trình nghiên
cứu viết tiểu luận.
Trong q trình hồn thành bài tiểu luận bản thân tôi đã lĩnh hội thêm được
nhiều kiến thức về Quản trị văn phòng hiện đại nói chung và về chức năng và nhiệm
vụ văn phịng nói riêng, hiểu thêm về chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh

nghiệp.
Qua báo cáo tiểu luận này, mong thầy sẽ có những đóng góp ý kiến để tơi thấy
được những cái sai trong bài làm của mình để cải thiện bài làm tốt hơn trong thời gian
tới.
Vì vốn kiến thức cịn hạn chế nên trong q trình làm bài trong tránh được
những sai sót và hạn chế kính mong thầy góp ý bổ sung thêm ạ!
Tơi xin chân thành cảm ơn!


iii

MỤC LỤC
MỤC LỤC.................................................................................................................... iii
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................ 1
1.1 Khái niệm và vị trí, vai trị văn phịng trong tổ chức, doanh nghiệp...............................................3
1.1.1 Khái niệm văn phịng..................................................................................................................3
1.1.2 Vị trí của văn phịng...................................................................................................................4
1.1.3 Vai trò của văn phòng................................................................................................................4
1.2 Chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức doanh nghiệp...................................................................5
1.2.1 Chức năng chung của văn phịng doanh nghiệp.......................................................................5
1.2.2 Nhiệm vụ....................................................................................................................................6
2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Phịng Tổ chức-Hành chính Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang.....10
2.2.1 Cách bố trí văn phịng..............................................................................................................10
2.2.2 Cơ sở vật chất...........................................................................................................................11
2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ chính của Phịng Tổ chức- Hành chính................................................11
2.2.4 Cơ cấu tổ chức nhân sự...........................................................................................................11
2.2.4.1 Trưởng phịng...................................................................................................................12
2.2.4.2 Chức năng nhiệm vụ trưởng phòng.................................................................................12
2.2.5 Bộ phận văn thư lưu trữ..........................................................................................................12
2.2.5.1 Nhiệm vụ chức năng chính...............................................................................................12

2.2.5.2 Chuyên viên soạn thảo văn bản.......................................................................................12
2.2.5.3 Lưu trữ kiêm văn thư........................................................................................................13
2.2.6 Bộ phận hậu cần, nội vụ..........................................................................................................13
2.2.6.1 Bộ phận quản lí tài sản, trang thiết bị..............................................................................13
2.2.6.2 Tổ tạp vụ............................................................................................................................13
2.2.6.3 Bộ phận y tế, chính sách xã hội........................................................................................13
2.2.6.4 Bộ phận bảo vệ.................................................................................................................14

CHƯƠNG 3................................................................................................................. 15
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................16


iv


1

LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài.

Công tác hành chính văn phịng là cơng tác quan trọng khơng thể thiếu trong
hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp. Các cơ quan tổ chức doanh
nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ
chức tốt cơng tác Hành chính văn phịng, bởi Hành chính văn phịng là bộ phận tổ
chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp xử lí, phân tích thông
tin phục vụ cho việc ra các quyết định trong quản lí của lãnh đạo. Vì vậy nếu cơng tác
văn phòng được tổ chức và hoạt động một cách khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản
lí và điều hành công việc sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả
kinh doanh trong doanh nghiệp.
Đối với đối tượng nghiên cứu là Trường Cao đẳng Du Lịch Nha Trang, phịng

Tổ chức-Hành chính đóng giữ vai trị hết sức quan trọng về tham mưu, giúp việc cho
Hiệu trưởng về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiên lương, pháp chế, văn thư hành
chính, quản lí cơ sở vật chất, … Trong giai đoạn hiện nay, du lịch nước ta đang ngày
càng phát triển, số lượng sinh viên du lịch ngày càng có xu hướng tăng theo hàng năm.
Đòi hỏi các phòng ban tổ chức cần phải hoạt động có hiệu quả hơn nữa. Để làm được
điều đó, trước tiên cần nắm vững về chức năng và nhiệm vụ của phịng ban này là rất
quan trọng. Điều đó sẽ giúp cho các nhân viên nhận thức được vai trị của mình chủ
động làm việc linh động và hỗ trợ hiệu quả hơn trong công tác nhà trường.
Xuất phát từ những lí do trên, tơi quyết định chọn đề tài: “Phân tích chức năng
nhiệm vụ các bộ phận của Phịng Tổ chức-Hành chính tại Trường Cao đẳng Du lịch
Nha Trang” với mong muốn góp phần hồn thiện và nâng cao hiệu quả làm việc tại
trường.
2. Mục tiêu của đề tài.
- Vận dụng lí thuyết vào thực tiễn để nhằm củng cố bổ sung thêm kiến thức
-

đã học.
Nghiên cứu làm rõ thực trạng về việc tổ chức phòng Tổ chức- Hành chính

tại trường, những điểm được và chưa được.
- Có những giải pháp đánh giá nhằm củng cố hiệu quả hoạt động của Phòng.
3. Đối tượng nghiên cứu
Phòng Tổ chức-Hành chính tại Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang.
4. Nội dung đề tài
Chương 1: Cơ sở lí thuyết về văn phòng doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ
văn phòng doanh nghiệp


2

Chương 2: Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang và thực trạng về
chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Phịng Tổ chức-Hành chính.
Chương 3: Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động làm việc của Phịng Tổ
chức-Hành chính.


3

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP, CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP.
1.1 Khái niệm và vị trí, vai trị văn phịng trong tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, daonh nghiệp người ta luôn nhấn
mạnh vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực
hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm bảo
cho cơng tác lãnh đạo và quản lí được tập trung một cách thống nhất, hoạt động
thường xuyên liên tục và có hiệu quả.
Đặc biệt trong một doanh nghiệp, công việc giấy tờ khá nhiều. Từ khi cách
mạng khoa học-công nghệ tiến như vũ bão giao lưu thương mại mở rộng, cuộc cách
mạng thông tin bùng nổ,… công việc giấy tờ tăng lên nhanh chóng, thậm chí ùn tắc.
Nếu khơng kịp thời có biện pháp thì nó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, hiểu hiểu được tầm quan trọng, nắm được chức
năng nhiệm vụ của văn phịng là gì để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp. Trước tiên, chúng ta cùng tìm hiểu văn phịng là gì?
Trên lý thuyết văn phịng được hiểu theo rất nhiều nghĩa theo nhiều cấp độ tiếp
cận khác nhau.
-

Theo phương diện tổ chức thì văn phịng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.

Theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các

hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lí.
- Theo tính chất hoạt động thì văn phịng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc
quản lí thơng tin phục vụ cho cơng tác điều hành của nhà quản trị.
- Ngồi ra, văn phịng có thể hiểu:
+ Văn phịng là trụ sở làm việc của doanh nghiệp, tổ chức xã hội, cơ quan Nhà
nước. Ví dụ: Văn phịng Trường Đại học Nha Trang, …
+ Văn phòng là nơi làm việc của một cá nhân thường có chức danh. Ví dụ: Văn
phịng Chính phủ, văn phịng luật sư, …


4

Tóm lại, văn phịng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc giấy tờ, nơi nào làm
việc đều có nơi giao dịch giấy tờ đó là văn phịng.
1.1.2 Vị trí của văn phịng
Văn phịng là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức bởi vì các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp ln có mối quan hệ đối ngoại, đối nội thông qua hệ thống văn bản đi,
văn bản đến và văn bản nội bộ. Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần
cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban và đơn vị khác nhau trong doanh
nghiệp.

Chính vì vị trí hoạt động đa dạng mà văn phòng được gọi là “phòng văn”,

“phòng vệ”, “phòng ở” cho lãnh đạo.
Văn phòng là bộ phận gần gũi ln có mối quan hệ mật thiết với các nhà quản
trị, điều hành theo đúng yêu cầu của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Văn phịng có
trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại cho cơ quan, giữ vai trò là đầu cầu nối
giữa tổ chức với cơ quan cấp trên, ngang cấp, cơ quan cấp dưới và với nhân dân. Khác

với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, văn phịng thực hiện nhiệm vụ mang tính
thường xuyên, liên tục nhằm đảm bảo thông tin và trật tự trong doanh nghiệp được
thơng suốt.
1.1.3 Vai trị của văn phịng.
Văn phịng của bất kì cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách
quan. Văn phòng giữ vai trị then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng
hoạt động của cơ quan. Nói cách khác, văn phịng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ
mặt của doanh nghiệp; là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất
cho lãnh đạo xử lí; đảm bảo tốt cơng việc phục vụ hoạt động của cơ quan, đơn vị được
hoạt động hiệu quả và hiệu quả cao.
Vai trò quan trọng đó được thể hiện qua các phương diện sau:
-

Thứ nhất, văn phịng là trung tâm thực hiện q trình quản lí điều hành của

doanh nghiệp. Bởi vì các quyết định, chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thơng qua văn
phịng để chuyển giao đến các phòng ban, văn phòng khác. Văn phịng có trách nhiệm
đơn đốc, theo dõi, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan. Các bộ phận, phòng ban khác thực hiện các chức năng riêng biệt, nếu văn
phịng khơng làm việc thì mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng có nguy cơ ngưng trệ.


5

-

Thứ hai, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là phòng

quan hệ đối ngoại. Mọi thông tin đến hay đi đều thông qua văn phịng. Từ những
nguồn thơng tin tiếp nhận được văn phịng sẽ phân loại thơng tin để truyền phát hoặc

lưu trữ. Đây là hoạt động vơ cùng quan trọng. Nó quyết định đến sự thành công hay
thất bại của tổ chức. Hơn thế văn phòng là nơi giải quyết những vấn đề và ra quyết
định trong tổ chức.
- Thứ ba, văn phòng là bộ máy làm việc của nhà lãnh đạo. Mọi cơng việc của văn
phịng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lí như ra thơng báo, văn bản, tập
hợp đưa ra phương án.
- Thứ tư, văn phòng là nơi kết nối các hoạt động quản lí điều hành với bộ phận
sản xuất, vận hành. Là nơi trung chuyển mọi cơng việc của cá nhân, phịng ban tới
quản trị gia để đạt được các mục tiêu cơng việc của tổ chức.
- Thứ năm, văn phịng là nơi cung cấp dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của các
phòng ban, đơn vị.
1.2 Chức năng nhiệm vụ chung của tổ chức doanh nghiệp.
1.2.1 Chức năng chung của văn phòng doanh nghiệp.
a) Chức năng tham mưu tổng hợp.
Tham mưu tổng hợp là hoạt động cần thiết trong công tác quản lí. Người quản lí
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một
cách nhịp nhàng, ăn khớp. Muốn vậy đòi hỏi người quản lí phải tinh thơng nhiều lĩnh
vực, phải có mặt mọi lúc mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề, …
Điều đó vượt quá mọi khả năng của các nhà quản lí. Do đó địi hỏi phải có một lực
lượng trợ giúp các nhà quản lí trước hết là cơng tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trọ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối
ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham
mưu của các cấp trên, những người trợ giúp. Những ý kiến đó phải được tổng hợp,
phân tích chọn lọc để được đưa ra những kết quả chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh
đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này là rất cần thiết, hữu hiệu vì
mang tính tham vấn chun sâu.
Nhưng kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở đầu vào,
đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực nhiều đối tượng mà văn phịng
thu được. Những thơng tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu trữ và
khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Công việc này

thuộc về công tác tổng hợp hoạt động văn phòng.


6

Mặc khác, trong một đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhân
hay tập thể. Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho cơng tác
thm mưu được thuận lợi.
Văn phịng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa thu nhận, tổng hợp
thông tin, tổng hợp ý kiến của các bộ phận cung cấp cho lãnh đạo. Đây là hai cơng
việc có sự liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm mục đích là giúp cho cơng tác điều
hành đạt kết quả cao, hiệu quả.
b) Chức năng trợ giúp điều hành.
Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong cơng tác quản
lí điều hành cơ quan đơn vị. Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây
dựng và triển khai chương trình kế hoạch cơng tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội
họp, tổ chức các chuyến đi công tác lãnh đạo.
c) Chức năng hậu cần.
Hoạt động của các cơ quan đơn vị, không thể thiếu các điều kiện cơ sở vật chất,
thiết bị , dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ
thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Văn phòng là bộ
phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp sử dụng trang thiết bị phương
tiện vật chất đạt hiệu quả cao nhất. Đó là chức năng hậu cần của văn phịng.
d) Chức năng xử lí thơng tin yểm trợ hành chính
Cơng việc giấy tờ văn phịng theo thuật ngữ hiện đại là thu thập và xử lí thơng
tin. Thực ra trong xã hội nói chung cũng như trong doanh nghiệp nói riêng chỗ nào có
quan hệ giao tiếp, quan hệ làm việc là có thơng tin.
Xử lí thơng tin khơng phải là chức năng riêng và đặc thù của văn phịng mà là
xử lí thơng tin yểm trợ.
Thơng tin yểm trợ là loại thơng tin khó tính được để đưa vào giá thành sản

phẩm không trực tiếp tạo ra doanh thu mà làm cho doanh thu trơi chảy.
Tóm lại, văn phịng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thơng qua bốn chức năng
trên đây. Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ và bổ sung cho nhau nhằm khẳng
định sự cần thiết tồn tại văn phòng trong doanh nghiệp.
1.2.2 Nhiệm vụ
Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ cụ thể.
Xong tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô mà mỗi cơ quan đơn vị sẽ
được giao các nhiệm vụ khác nhau.
Đặc biệt trong chức năng xử lí thơng tin yểm trợ hành chính, văn phịng thực
hiện các nhiệm vụ sau:


7

-

Cơng tác kế tốn.
Cơng tác tài chính.
Cơng tác kế hoạch-thống kê.
Công tác viễn thông.
Công tác in ấn.
Công tác quản trị hành chính.
Cơng tác xử lí văn bản.
Cơng tác xử lí dữ liệu.
Cơng tác quản lí cơng văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.
Công tác tổng hợp.
Công tác nhân sự.

Bên cạnh đó văn phịng cịn có các nhiệm vụ sau:
-

Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch

cơng tác. Đây là nhiệm vụ hàng đầu của văn phịng.
- Thu thập, xử lí, cung cấp quản lí thơng tin. Thơng tin là căn cứ để để lãnh đạo
đưa ra quyết định đúng đắn.
- Truyền đạt các quyết định quản lí của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực
hiện các quyết định.
- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
- Tư vấn văn bản cho lãnh đạo.
- Đón tiếp khách.
- Chủ trì phối hợp các đơn vị khác.
- Phối hợp với các đơn vị khác tổ chức công tác lãnh đạo công tác.
- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức văn phịng hợp lí.
Trên đây là một số nhiệm vụ của văn phòng. Tuy nhiên tùy vào việc xem xét điều kiện
cụ thể mà văn phịng có thể thêm bớt các nhiệm vụ cho phù hợp.


8


9

CHƯƠNG 2:
GIỚI THIỆU TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH NHA TRANG VÀ THỰC
TRẠNG VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG
PHỊNG TỔ CHỨC-HÀNH CHÍNH.
2.1 Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang và Phịng Tổ chứcHành chính Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang.
2.1.1 Giới thiệu Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang.

Tháng 7/ 1978 Trường mới chính thức được thành lập với tên là trường
Lý luận nghiệp vụ Phú Khánh. Trải qua hai lần thay đổi tên gọi thành trường
Trung học Nghệ thuật Phú Khánh (8/1988) và trường Trung học Văn hóa Nghệ
thuật Khánh Hịa (1989), đến tháng 7/2004 đáp ứng nguyện vọng của nhân dân
địa phương, và khu vực về xây dựng mơ hình đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội
cùng với sự phát triển nhanh về quy mô ngành nghề đào tạo của nhà trường.
Theo Quyết định 3745 ngày 5/7/2004 trường được chính thức nâng cấp thành
Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du lịch Nha Trang.
Trong những năm qua nhà trường luôn quan tâm đến chất lượng và đào
tạo nâng cao nhân lực, chú trọng mở rộng quy mơ, đa dạng hóa ngành nghề và
cơ sở vật chất, khẳng định được chất lượng và thương hiệu của mình.
2.1.2 Giới thiệu Phịng Tổ chức-Hành chính Trường Cao đẳng Du lịch Nha
Trang.
Tổ chức-Hành chính Trường Cao đẳng Du lịch Nha Trang, thành lập
tháng 10/2004 trên cơ sở là Phịng Tổ chức-Hành chính Trường Trung học Văn
hóa Nghệ thuật Khánh Hịa.
Tổ chức-Hành chính là văn phòng nằm trong năm phòng chức năng của
nhà trường. Trong những năm qua, Phịng ln hồn thành xuất sắc mọi nhiệm
vụ được giao, góp phần vào những thành tích chung trong sự nghiệp giáo dục
và đào tạo của nhà trường. Đội ngũ cán bộ có tinh thần trách nhiệm, phục vụ
tốt, trường quan tâm tạo điều kiện cho công việc của phịng có chất lượng và
hiệu quả.
Tập thể cán bộ luôn chấp hành và thực hiện tốt mọi chủ trương đưa ra,
nội quy cảu nhà trường. Vượt khó, đồn kết tương trợ để giúp đỡ nhau hoàn
thành nhiệm vụ được giao.


10

Sơ đồ 1: Vị trí phịng Tổ chức-Hành chính trong khn viên Trường Cao

đẳng Du lịch Nha Trang
2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Phịng Tổ chức-Hành chính Trường Cao đẳng Du
lịch Nha Trang.
2.2.1 Cách bố trí văn phịng.
Cách bố trí văn phịng theo mơ hình khép kín, tạo khơng gian làm việc yên tĩnh,
tập trung cho lãnh đạo và nhân viên làm đảm bảo kín đáo, bí mật thơng tin.

Chú thích:
1. Trưởng phịng
2. Chun viên
3. Tủ hồ sơ, tài liệu.
4. Tủ văn phòng phẩm.
5. Máy photo

Sơ đồ 2: Cách bố trí văn phịng.


11

2.2.2 Cơ sở vật chất.
Văn phòng là một phòng khép kín, được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết
cho công việc chuyên môn như:
-

Phương tiện kĩ thuật: Máy tính có kết nối Internet, photocopy, máy điều hịa,

-

điện thoại, fax, …
Công cụ làm việc: Quầy, bàn, ghế, tủ, bảng biểu, văn phịng phẩm, …

Dụng cụ khác: Bình chữa cháy, …

2.2.3 Chức năng, nhiệm vụ chính của Phịng Tổ chức- Hành chính.
Phịng Tổ chức- Hành chính có những chức năng, nhiệm vụ chính sau:
-

Quản lí, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của nhà trường.
Quản lí các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công chức, tài sản và lưu trữ hồ

sơ văn bản theo đúng quy định.
- Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy, và học tập,
sinh hoạt của cán bộ giảng viên và học sinh sinh viên.
- Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy cho nhà trường.
- Kết hợp với các phịng chức năng tổ chức cho các đồn Quốc tế ra vào trường,
lo các thủ tục xuất nhập theo quy định của Pháp luật.
- Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản kiểm tra trước khi trình kí.
- Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường trong các hoạt động
và công tác đánh giá khen thưởng lãnh đạo.
- Chủ động đề xuất với lãnh đạotrường về kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ
cán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu của nhà trường.
- Quan tâm và có biện pháp quản lí tốt khu vực sinh hoạt, làm việc cán bộ giáo
viên và các phòng thực hành.
2.2.4 Cơ cấu tổ chức nhân sự.
Là kiểu trực tuyến chức năng, là kiểu được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho
nhiều tổ chức hiện nay. Theo cơ cấu này, người lãnh đạo sẽ được giúp sức của nhà lãnh
đạo chức năng khác, chuẩn bị các quyết định để kiểm tra đưa vào thực thi.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức phịng

Tổ chức-Hành chính.

12

2.2.4.1 Trưởng phịng.
Phịng Tổ chức-Hành chính làm việc theo chế độ thủ trưởng, đứng đầu là
Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm và trước pháp luật. Trưởng phòng là người
trực tiếp chỉ đạo điều hành các hoạt động của các phòng.
2.2.4.2 Chức năng nhiệm vụ trưởng phòng.
-

Thiết lập xây dựng các quy chế cho phù hợp với các hoạt động của từng bộ

-

phận
Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách của người tham mưu cho lãnh

-

đạo.
Xây dựng các quy trình quy chế phối hợp trong cơng tác đối với đơn vị trong

-

trường.
Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối và sử dụng các thiết bị kí thuật, cơ sở vật

-

chất.

Chịu trách nhiệm mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo cho công việc học tập và

-

giảng dạy của nhà trường.
Chịu trách nhiệm về cơng tác thi đua khen thưởng .

Ngồi ra trưởng phòng còn kiêm bộ phận tổ chức cán bộ. Cụ thể như sau:
-

Tham mưu cho Ban Giám hiệu về việc xây dựng bộ máy nhà nước và tổ chức
điều hành trong trường, các nội quy quy định quản lí giảng viên bảo vệ an ninh

-

chính trị an tồn nơi cơ quan.
Đề xuất xây dựng biên chế, tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên

-

chuyển, bồi dưỡng cán bộ giảng viên.
Tổ chức quản lí lưu trữ hồ sơ báo cáo, lí lịch, các loại giấy tờ.

2.2.5 Bộ phận văn thư lưu trữ.
2.2.5.1 Nhiệm vụ chức năng chính.
Quản lí thống nhất việc ban hành văn bản của nhà trường, quản lí tổ chức thực
hiện cơng tác văn thư, lưu trữ hiện hành tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành
chính, văn thư theo yêu cầu của pháp luật.
2.2.5.2 Chuyên viên soạn thảo văn bản.
-

Làm nhiệm vụ soạn thỏa văn bản chính cho Nhà trường.
Trực tiếp tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc.
Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như: nâng lương, tăng
phụ cấp, đấu thầu mua sắm tài sản, hoàn thiện hồ sơ sữ chữa trang thiết bị vật

-

tư, hợp đồng biên bản giải quyết các chế độ phụ cấp.
Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ.


13

2.2.5.3 Lưu trữ kiêm văn thư.
Công tác văn thư bao gồm: Quản lí sắp xếp chuyển giao văn bản đến, văn bản
đi, quản lí sử dụng con dấu, lập hồ sơ, tài liệu theo quy định. Quản lí cấp phát công
lệnh như giấy giới thiệu, giấy đi đường, …
Các công việc cụ thể:
-

Xây dựng và đề xuất quy định về công tác Văn thư-lưu trữ, Tư vấn và thẩm

định cơ quan sơ sở pháp lí của văn bản, kiểm tra thể thức, kỹ thuậ soạn thảo, trình bày
các văn bản hành chính của trường trước khi ban hành.
- Quản lí việc tổ chức thực hiện tiếp nhận, xử lí các công văn tài liệu đến và đi
trong phạm vi quyền hạn.
- Quản lí sử dụng con dấu của Nhà trường.
- Trích sao tài liệu theo yêu cầu sử dụng của đơn vị. Quản lí cơng tác hành chính
văn thư lưu trữ trong trường, chủ động xây dựng danh mục các tài liệu cần lưu trữ theo

quy định của Nhà nước.
2.2.6 Bộ phận hậu cần, nội vụ.
2.2.6.1 Bộ phận quản lí tài sản, trang thiết bị.
Có chức năng tham mưu lãnh đạo trong cơng tác quy hoạch, quản lí sử dụng cơ
sở vật chất của nhà trường. Quản lí sữa chữa và giám sát các cơng trình nhà cửa, kiến
trúc, hệ thống điện nước, điện thoại. Quản lí mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng tài sản vật
tư, văn phòng phẩm.
2.2.6.2 Tổ tạp vụ.
Có nhiệm vụ giữ mơi trường xanh-sạch-đẹp trong phạm vi khn viên nhà
trường. tổ chức quản lí phát triển cảnh quan góp phần tạo mơi trường sư phạm văn
minh, lịch sự lành mạnh đáp ứng yêu cầu thực hiện nhiệm vụ dạy và học, nâng cao
hiệu quả chất lượng hiệu quả hoạt động dạy và học.
2.2.6.3 Bộ phận y tế, chính sách xã hội
Nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sữ khỏe cán bộ công chức, học sinh sinh viên; tổ
chức thực hiện phòng chống dịch bệnh; tổ chức tuyên truyền nhũng nguy hiểm dịch
bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lí, các tai nạn thương tích thường gặp. Phổ biến
cách phòng chống dịch bênh, tổ chức tuyên truyền vệ sinh an toàn thực phẩm.
Tổ chức theo dõi lập danh sách đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm tự nguyện.


14

Quản lí hướng dẫn thực hiên các chế độ chính sách, chế độ xã hội, tiền lương
phụ cấp bảo hiểm. Nghỉ phép, nghỉ việc, …
2.2.6.4 Bộ phận bảo vệ
Thực hiện công tác bảo vệ an ninh, trật tự cho Nhà trường và đưa đón lãnh đạo
cán bộ khi có các chuyến cơng tác, hội họp, ….
Tuần tra, kiểm sốt người và tài sản, phương tiện khi vào trường.
Thường trực tiếp nhận thông tin, khách đến liên hệ, hướng dẫn khách đến
phịng khoa, gặp cá nhân, …

Ln có ý thức phịng chống kẻ xấu thâm nhập, phòng chống kẻ trộm cắp, …


15

CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ
Phịng Tổ chức- Hành chính giữ vai trò rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của
nhà trường. Chính vì thế cần nâng cao chất lượng làm việc bằng cách hiện đại hóa
làm việc hơn nữa: mua sắm thêm các phần mềm quản lí chuyên dụng, các máy
móc, trang thiết bị văn phịng.
Ngồi ra, nhà trường cần tổ chức thêm các khóa học tập huấn luyện để cập nhật
thêm các công nghệ hiện đại nhằm nâng cao chất lượng và năng suất hoạt động.
Khối lượng công việc lớn nên Nhà trường có thể tạo điều kiện bố trí thêm nhân
sự. Giao quyền, trách nhiệm cho từng bộ phận đảm bảo quy trình làm việc hiệu
quả, thống nhất.


16

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Hữu Tuân (2012), Quản trị hành chánh văn phòng (2012), Nhà xuất bản
lao động xã hội.
2. Đồng Thị Thanh Phương, Quản trị hành chính văn phòng, Nhà xuất bản thống
kê.
3. Ntc.edu.vn