CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN
XUẤT
I. TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
1. Khỏi niệm và bản chất của kế toỏn quản trị
a. Khái quát về sự ra đời của kế toán quản trị
Xã hội càng phát triển thì nhu cầu thông tin càng trở nên đa dạng, bức thiết. Hiện nay
thông tin được xem như là một yếu tố trực tiếp của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong
quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán góp phần rất quan
trọng vào công tác quản lý các hoạt động kinh tế, tài chính.
Từ những năm 50 của thế kỷ 20, sự phỏt triển nhanh chúng của khoa học kỹ thuật đó
tỏc động đến mọi mặt của đời sống kinh tế, chớnh trị, văn hoỏ xó hội, đặc biệt là lĩnh vực
kinh tế. Nú đó làm thay đổi phương thức sản xuất, cỏch thức quản lý cũng như kết cấu chi
phớ trong giỏ thành sản phẩm. Mặt khỏc, xu hướng khu vực hoỏ, toàn cầu hoỏ nền kinh tế
thế giới đó tạo ra những cơ hội trong hợp tỏc kinh doanh nhưng cũng tạo ra sự cạnh tranh
khốc liệt giữa cỏc doanh nghiệp, cỏc thành phần kinh tế. Đứng trước những thay đổi,
những cơ hội và thỏch thức đó, doanh nghiệp muốn tồn tại và phỏt triển, giành được những
thắng lợi trong cạnh tranh phải luụn luụn thu thập đầy đủ thụng tin để nhà quản lý cú thể ra
quyết định thớch hợp, kịp thời. Phần lớn những nhu cầu thụng tin của nhà quản lý được
thoả món thụng qua cỏc kờnh thụng tin trải suốt trong nội bộ doanh nghiệp.Vỡ vậy, kế
toỏn đũi hỏi phải phục vụ tốt hơn cho cụng việc dự bỏo, tổ chức điều hành, kiểm soỏt và ra
quyết định. Chớnh nhu cầu thụng tin này đó hỡnh thành nờn chuyờn ngành kế toỏn quản
trị.
Như vậy, kế toỏn quản trị về bản chất là một bộ phận cấu thành khụng thể tỏch rời
của hệ thống kế toỏn vỡ đều làm nhiệm vụ tổ chức hệ thống thụng tin kinh tế trong doanh
nghiệp. Kế toỏn quản trị trực tiếp cung cấp thụng tin cho cỏc nhà quản lý bờn trong tổ chức
doanh nghiệp - người cú trỏch nhiệm điều hành và kiểm soỏt mọi hoạt động của tổ chức
đó.
Ở nước ta kế toán quản trị trong các doanh nghiệp ra đời và phát triển khi nền kinh tế
nước ta chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo định hướng xã hội
chủ nghĩa. Kế toán quản trị được áp dụng cho mọi thành phần kinh tế và mọi lĩnh vực kinh
doanh, kể cả các tổ chức hoạt động không vì mục đích lợi nhuận.

b. Khỏi niệm và bản chất của KTQT
Theo định nghĩa của Hiệp hội kế toán quốc gia (Mỹ) – National Asociation of
Accountants (NAA) – văn kiện số 1A tháng 3/1984, thì: “Kế toán quản trị là quá trình
cung cấp thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, kiểm soát,
điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình kế toán quản trị bao gồm các
công việc xác định, cân, đo, đong, đếm, thu thập, tích luỹ, phân tích, chuẩn bị thông tin,
giải thích và cung cấp thông tin cho các nhà quản lý để các nhà quản lý xử lý các thông
tin này theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp”. Theo định nghĩa của Viện kế toỏn
viờn quản trị Hoa Kỳ thỡ KTQT“ là quỏ trỡnh nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích,
soạn thảo, diễn giải và truyền đạt thông tin được quản trị sử dụng để lập kế hoạch, đánh
giá và kiểm tra trong nội bộ tổ chức, và để đảm bảo việc sử dụng hợp lý và cú trỏch nhiệm
đối với các nguồn lực của tổ chức đó”.
Theo Luật Kế toán Việt Nam, KTQT “là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp
thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong
nội bộ đơn vị kế toán”.
Như vậy, có rất nhiều quan niệm và định nghĩa về kế toán quản trị, nhưng đứng trên
góc độ sử dụng thông tin kế toán phục vụ cho chức năng quản lý của các nhà quản trị
doanh nghiệp, có thể định nghĩa kế toán quản trị như sau: Kế toán quản trị là một khoa
học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động sản xuất - kinh doanh một cách
chi tiết, phục vụ cho các nhà quản trị trong việc lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực
hiện kế hoạch và quản lý hoạt động kinh tế, tài chính trong nội bộ doanh nghiệp.
Từ đó rút ra bản chất của kế toán quản trị như sau:
- Kế toán quản trị không chỉ thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về các nghiệp
vụ kinh tế thực sự phát sinh và đã thực sự hoàn thành, mà còn xử lý và cung cấp thông tin
phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý. Để có được các thông tin này, kế toán quản trị
phải sử dụng các phương pháp khoa học để phân tích, xử lý chúng một cách linh hoạt, phù
hợp với nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Hệ thống hóa thông tin theo một trình tự dễ
hiểu và giải trình quá trình phân tích theo các chỉ tiêu cụ thể, phục vụ cho công tác quản trị
doanh nghiệp.
- Kế toán quản trị chỉ cung cấp những thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính trong

phạm vi yêu cầu quản lý nội bộ của một doanh nghiệp. Những thông tin đó chỉ có ý nghĩa
đối với những người điều hành, quản trị doanh nghiệp, không có ý nghĩa đối với các đối
tượng bên ngoài. Vì vậy, người ta nói kế toán quản trị là loại kế toán dành cho những
người làm công tác quản lý, trong khi đó kế toán tài chính không phục vụ trực tiếp cho
mục đích này.
- Kế toán quản trị là một bộ phận của công tác kế toán nói chung và là một chức năng
quan trọng không thể thiếu được đối với hệ thống quản trị doanh nghiệp.
2. Kế toán quản trị với chức năng của nhà quản lý
Trong hoạt động kinh doanh, người quản lý phải điều hành các hoạt động hàng ngày,
lập kế hoạch cho tương lai, giải quyết các vấn đề và thực hiện một khối lượng lớn các
quyết định thường xuyên và không thường xuyên. Tất cả những điều này đòi hỏi phải được
cung cấp những thông tin đặc biệt khác nhau từ kế toán quản trị.
- Chức năng lập kế hoạch: Trong việc lập kế hoạch người quản lý vạch ra những
việc phải làm để đưa hoạt động của tổ chức doanh nghiệp hướng về cỏc mục tiờu đó xỏc
định như: mục tiờu về lợi nhuận, về sự tăng trưởng, nõng cao uy tớn của doanh nghiệp…
Cỏc kế hoạch được lập cú thể là ngắn hạn hoặc dài hạn. Trong chức năng này, KTQT cung
cấp những thông tin để ra các quyết định về kế hoạch thông qua việc lượng hoỏ cỏc mục
tiờu của quản lý dưới dạng cỏc chỉ tiờu về số lượng và giỏ trị. Kế hoạch này được tiến
hành dưới sự điều khiển của hội đồng xét duyệt dự toán, có sự tham gia của kế toán
trưởng, được lập hàng năm.
- Chức năng điều hành (Thực hiện kế hoạch): Để việc thực hiện kế hoạch đạt
được hiệu quả cao nhất, nhà quản trị sẽ quyết định cỏc phương phỏp tốt nhất để tổ chức
con người với cỏc nguồn tài - vật lực. KTQT phải cung cấp thụng tin hàng ngày về tỡnh
hỡnh hoạt động của tổ chức, về tài sản, chi phớ, thu nhập…cả về mặt hiện vật và giỏ trị để
phục vụ đắc lực cho nhà quản trị điều hành tốt quỏ trỡnh hoạt động của tổ chức.
- Chức năng kiểm soát: Trong quản lý, việc lập ra kế hoạch chưa đủ mà quan trọng
hơn là cần những thông tin có liên quan đến việc thực hiện kế hoạch. Kế toán quản trị giúp
cho chức năng kiểm soỏt bằng cách thiết kế nên các báo cáo có dạng so sánh. Các nhà quản
trị sử dụng báo cáo đó để kiểm tra, đánh giá trong các lĩnh vực trách nhiệm mà họ cần quan
tâm, để xem xét và điều chỉnh, tổ chức thực hiện các mục tiêu đặt ra. Do đó, kế toán quản

trị phải làm sao cho các nhà quản lý nhận được những thông tin mà họ cần hoặc muốn
nhận.
- Chức năng ra quyết định: Để ra được một quyết định thỡ cần phải cú thụng tin,
những thụng tin thật cụ thể, thật chi tiết, thật đầy đủ, thật kịp thời, khụng chỉ trong quỏ khứ
mà cũn cả ở hiện tại và trong tương lai. Những thụng tin này phần lớn được cung cấp từ
KTQT.
3. Nhiệm vụ của kế toán quản trị
Chức năng cơ bản của KTQT là cung cấp thụng tin cho nhà quản trị để ra quyết định.
Để hoàn thành tốt chức năng của mỡnh, KTQT phải làm tốt cỏc nhiệm vụ sau:
- Thu thập, xử lý thụng tin, số liệu kế toán theo phạm vi, nội dung KTQT của đơn vị
xác định theo từng thời kỳ. Muốn vậy, kế toán phải sử dụng hệ thống các chứng từ và sổ
sách để ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày.
- Kiểm tra, giám sát các định mức, tiêu chuẩn, dự toán.
- Cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị bằng các báo cáo
KTQT
- Tổ chức phân tích thông tin phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch và ra quyết định của
Ban lónh đạo doanh nghiệp
4. Các phương pháp kế toán quản trị
Là một bộ phận của hệ thống kế toán, nên về nguyên tắc, kế toán quản trị cũng sử
dụng các phương pháp cơ bản giống như kế toán tài chính, đó là: phương pháp chúng từ,
phương pháp tài khoản và ghi kộp, phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp – cân
đối kế toán. Tuy nhiên, do mục đích sử dụng thông tin của kế toán quản trị khác với kế
toán tài chính, vì vậy các phương pháp sử dụng trong kế toán quản trị có những nét đặc thù
riêng nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết, và mang tính linh hoạt
theo yêu cầu quản lý nội bộ. Do đó, hệ thống phương pháp sử dụng trong kế toán quản trị
được phân thành 2 nhóm: nhóm phương pháp thu nhận, xử lý, tổng hợp thông tin và nhóm
phương pháp phân tích chỉ tiêu theo yêu cầu của nhà quản trị.
4.1. Nhóm phương pháp thu nhận, xử lý và tổng hợp thông tin
Nhóm phương pháp thu nhận, xử lý và tổng hợp thông tin là hệ thống phương pháp
được sử dụng trong mọi phân hệ kế toán, hệ thống này bao gồm:

a. Phương pháp chứng từ
Kế toán quản trị ngoài việc sử dụng những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh và thực sự hoàn thành đã phản ánh trên chứng từ kế toán của hệ thống
chứng từ bắt buộc để phân tích và tập hợp tình hình về chi phí, thu nhập và kết quả một
cách chi tiết, còn sử dụng hệ thống chứng từ hướng dẫn. Các chứng từ hướng dẫn được
doanh nghiệp cụ thể theo các chỉ tiêu phục vụ trực tiếp cho việc thu nhận, xử lý và cung
cấp thông tin nội bộ. Việc kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ được xác lập theo cách
riêng, nhằm bảo đảm cung cấp thông tin chính xác, trung thực, kịp thời cho công tác đánh
giá tình hình thực hiện dự toán chi phí cũng như phục vụ cho công tác lập dự toán mới.
b. Phương pháp tính giá
Để phản ánh tình hình huy động và sử dụng tài sản trong doanh nghiệp, kế toán quản
trị phải sử dụng phương pháp tính giá, tức là quy đổi các loại tài sản phi tiền tệ thành tiền
để cung cấp các thông tin có tính tổng hợp cho nhà quản trị doanh nghiệp.
Kế toán quản trị cũng phải tuân thủ các nguyên tắc và trình tự tính giá giống như kế
toán tài chính. Tuy nhiên, do mục đích riêng của kế toán quản trị nên các nguyên tắc và
trình tự tính giá này mang một ý nghĩa và phương pháp đặc thù, nhất là trong việc phân bổ
chi phí chung cho các đối tượng cần quản trị hoặc trong việc phân loại chi phí thành chi phí
biến đổi và chi phí cố định để xác định điểm hoà vốn thì quan điểm của kế toán quản trị có
điểm khác biệt với kế toán tài chính.
c. Phương pháp tài khoản và ghi kộp
Để có số liệu chi tiết, tỷ mỷ và kịp thời phục vụ cho quản lý nội bộ, kế toán quản trị
phải sử dụng tài khoản được thiết lập trên cơ sở yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu cụ thể. Căn
cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể từng chỉ tiêu chi tiết, kế toán quản trị mở các tài khoản để hệ
thống hoá thông tin từ chứng từ theo các chỉ tiêu của báo cáo kế toán quản trị. Các tài
khoản của kế toán quản trị không nhất thiết phải giống với các tài khoản trong hệ thống tài
khoản thống nhất của kế toán tài chính và phương pháp ghi tài khoản cũng rất đa dạng (có
thể ghi đơn, có thể ghi kép). Thông tin được phân loại trên các tài khoản là điều kiện tiền
đề để lập báo cáo kế toán quản trị.
d. Phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán
Để đánh giá khái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu thuộc đối tượng cần quản trị,

kế toán quản trị phải có các bảng tổng hợp và cân đối số liệu đã được ghi nhận trên các tài
khoản. Khác với báo cáo kế toán tài chính, báo cáo kế toán quản trị vừa phải thể hiện số dự
toán (kế hoạch) vừa thể hiện được số thực tế, vừa thể hiện bằng thước đo tiền tệ vừa có thể
thể hiện bằng thước đo hiện vật. Ngoài ra, báo cáo kế toán tài chính được lập có tính chất
định kỳ thì báo cáo kế toán quản trị phải đáp ứng được tính kịp thời cho các nhà quản trị.
Phương pháp tổng hợp và cân đối trong kế toán quản trị tạo ra “sản phẩm” cuối cùng
của toàn bộ chu trình kế toán quản trị được tiến hành trong một doanh nghiệp, đó là hệ
thống báo cáo kế toán quản trị. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị là nguồn thông tin chủ
yếu để nhà quản trị đưa ra các quyết định hợp lý trong quá trình thực hiện các chức năng
của mình.
4. 2. Nhóm phương pháp phân tích chỉ tiêu
a. Phương pháp chi tiết
Mọi quá trình kinh doanh và kết quả kinh doanh đều có thể và cần thiết chi tiết theo
nhiều hướng khác nhau, nhằm đánh giá chính xác kết quả đạt được. Để cung cấp đầy đủ
thông tin cho nhà quản trị trong việc ra quyết định quản lý, kế toán quản trị phải thường
xuyên sử dụng phương pháp chi tiết. Cụ thể:
- Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá quá trình kinh doanh và kết quả
kinh doanh của từng bộ phận, kế toán quản trị phải chi tiết chi phí và kết quả theo từng bộ
phận tham gia vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá kết quả kinh doanh theo từng mặt
hàng, kế toán quản trị phải chi tiết chi phí và kết quả kinh doanh theo từng mặt hàng.
- Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị đánh giá tiến độ thực hiện các chỉ tiêu, kế
toán quản trị phải chi tiết các chỉ tiêu theo từng kỳ kinh doanh.
Phương pháp chi tiết được kế toán quản trị sử dụng một cách linh hoạt, tuỳ theo đối
tượng phản ánh và yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp. Phương pháp chi tiết là tiền đề
để vận dụng phương pháp tài khoản và lập báo cáo trong kế toán quản trị.
b. Phương pháp so sánh
Để thực hiện được chức năng của mình, kế toán quản trị phải thường xuyên sử dụng
phương pháp so sánh để phân tích chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh theo từng bộ
phận, từng mặt hàng hoặc từng phương án. Cụ thể:

- Khi lập báo cáo cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định lựa chọn phương
án tối ưu thì kế toán quản trị phải so sánh chi phí và thu nhập của các phương án với nhau.
- Khi lập báo cáo phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, kế toán quản trị phải so
sánh tình hình thực hiện các chỉ tiêu với số kế hoạch, định mức, dự toán...
Phương pháp so sánh trong kế toán quản trị thường được sử dụng khi lập các báo cáo
kế toán.
c. Phương pháp liên hệ
Khi thực hiện lập báo cáo kế toán, kế toán quản trị phải đứng trên quan điểm toàn
diện, tức là phải phản ánh kết quả đạt được của từng mặt, từng hoạt động, quá trình, bộ
phận kinh doanh trong mối liên hệ phổ biến, có nghĩa là kế toán quản trị phải sử dụng
phương pháp liên hệ.
Phương pháp liên hệ được sử dụng thường xuyên trong kế toán quản trị là liên hệ cân
đối và liên hệ tuyến tính.
Liên hệ cân đối có cơ sở là sự cân bằng về lượng giữa hai mặt của các yếu tố và kết
quả kinh doanh của đối tượng nghiên cứu. Chẳng hạn, khi nghiên cứu tình hình lưu chuyển
tiền tệ, kế toán quản trị phải sử dụng liên hệ cân đối giữa thu và chi, giữa huy động tiền và
sử dụng tiền...
Liên hệ tuyến tính là mối quan hệ chi phí - sản lượng - thu nhập - kết quả kinh doanh
theo một hướng xác định giữa đối tượng phản ánh và các nhân tố ảnh hưởng. Liên hệ tuyến
tính được sử dụng phổ biến trong kế toán quản trị là mối liên hệ chi phí - sản lượng - thu
nhập - kết quả kinh doanh.
Nhờ sử dụng phương pháp liên hệ mà kế toán quản trị có thể dự đoán tình hình sản
xuất kinh doanh của từng bộ phận của doanh nghiệp trong tương lai, giúp cho nhà quản trị
có quyết định lựa chọn phương án mới hoặc điều chỉnh kịp thời quá trình sản xuất - kinh
doanh.
II. TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT
Có thể khẳng định rằng chi phí là một trong những thông tin quan trọng hàng đầu
trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà quản trị và
đứng trên giác độ kế toán, các thông tin các nhà quản trị cần hầu hết đều có liên quan đến
chi phí. Tuy nhiên chi phí có thể được nhận diện dưới nhiều góc nhìn khác nhau, và sự

nhìn nhận đó không ngoài mục đích phục vụ cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.
1. Chi phí và các cách phân loại chi phí
1.1. Khỏi niệm về chi phớ
Mục đích của kế toán quản trị trong lĩnh vực chi phí là nhằm cung cấp thông tin thích
hợp, hữu ích và kịp thời cho việc ra quyết định kinh doanh của các nhà quản trị. Vì thế, đối
với kế toán quản trị, chi phí không chỉ đơn giản được nhận thức theo quan điểm của kế
toán tài chính, mà nó còn phải được nhận diện theo nhiều phương diện khác nhau để đáp
ứng thông tin một cách toàn diện cho các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát và
ra quyết định. Theo đó, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt
động sản xuất kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, chi phí cũng có thể là những phí
tổn ước tính để thực hiện một dự án, hoặc là những lợi nhuận bị mất đi do lựa chọn
phương án, hy sinh cơ hội kinh doanh, và có những khoản chi phí đựơc kiểm soát bởi một
cấp quản lý này nhưng lại không được kiểm soát bởi một cấp quản lý khác. Vì vậy, khi
nhận thức chi phí theo quan điểm kế toán quản trị, chúng ta còn phải chú trọng đến mục
đích sử dụng, đến nhu cầu quản lý của các nhà quản trị cũng như ảnh hưởng của môi
trường kinh doanh đến sự hình thành và biến động của chi phí chứ không chỉ căn cứ vào
chứng cứ-chứng từ. Do đó, việc phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm đáp
ứng mục tiêu quản lý khác nhau là một yêu cầu cần thiết của kế toán quản trị chi phí sản
xuất.
1.2. Cỏc cỏch phõn loại chi phớ
a. Phõn loại chi phớ theo chức năng hoạt động
Mục đích của việc phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong kế toán quản trị
là xác định rõ vai trò, chức năng hoạt động của chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất
kinh doanh ở các doanh nghiệp và cung cấp thông tin có hệ thống cho việc lập các báo cáo
tài chính.
Theo chức năng hoạt động, chi phí được phân thành: