THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIẾN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN

Chuyên đề thực tập
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIẾN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN
2.1 Đặc điểm NVL sử dụng tại công ty
Hiện nay, công ty có gần 150 chủng loại NVL với nội dung kinh tế và chức
năng khác nhau như: giấy, mực, các loại hóa chất, bản kẽm, bản nhôm…Được
cung cấp từ cả nguồn trong nước và nhập khẩu.
Chi phí về vật liệu của công ty thường chiếm 70% trong giá thành sản
phẩm. Giấy là vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất trong quá trình sản xuất và
kinh doanh của công ty.
Do Nguyên vật liệu của công ty được lưu tại kho công ty ở Đặng Xá- Gia
Lâm cách công ty 18km nên công tác bảo quản và vận chuyển vật liệu này khá
khó khăn, phức tạp đòi hỏi kỹ thuật cao trong công tác quản lý, khó khăn trong
vận chuyển, không những là chi phí vận chuyển rất lớn mà còn mất thời gian
trong vận chuyển dễ dẫn đến gián đoạn trong sản xuất.
Công tác dự trữ NVL khá linh hoạt, căn cứ vào đơn đặt hàng mà công ty
đang thực hiện, sẽ thực hiện để có kế hoạch dự trữ vừa đủ NVL trong kho, đảm
bảo hoạt động sản xuất của công ty được tiến hành liên tục, không gián đoạn
nhưng cũng không được để xảy ra tình trạng ứ đọng vốn.
2.2 Phân loại Nguyên vật liệu tại công ty.
- Phân loại theo công dụng và giá trị tham gia vào việc tạo ra sản phẩm
+ Vật liệu chính: Tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm,
chủ yếu là các loại giấy. Công ty sử dụng 13 loại giấy khác nhau như: Giấy
Couche, giấy Tân Mai, giấy Vĩnh Phúc…
+ Vật liệu phụ: Là đối tượng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản
xuất sản phẩm gồm: Gần 40 loại mực trắng Nhật, mực đỏ Nhật, bản kẽm,
phim…
+ Văn phòng phẩm: Gồm các loại vật liệu như bút bi, bút kim, ghim, cặp
sắt…
Nhiên liệu: Gồm dầu công nghiệp, dầu nhờn, dầu Diezen, hóa chất: Axít,
cồn, dung môi….

11
Chuyên đề thực tập
+Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng được dùng nhằm sửa chữa, thay
thế máy móc như: bóng đèn, vòng bi…
+ Phế liệu: Là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như:
Giấy xước, giấy lõi,giấy vụn…
- Quản lý Nguyên vật liệu tại công ty.
Để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp, công ty đang cùng một lúc sử
dụng rất nhiều loại NVL khác nhau được thu mua từ nhiều nguồn. Vì vậy, để
việc quản lý NVL có hiệu quả, công ty đã phân theo từng kho, trong kho chia
làm nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại được chia thành nhiều loại, từng thứ vật
liệu theo đặc điểm riêng và được mã hóa để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu vào
máy.
Danh sách kho
Mã kho Tên kho
CT Kho NVL công ty
CB Kho NVL TT chế bản
HN Kho NVL CN Hà nội
…. …
Ví dụ Kho NVL Công ty gồm nhiều nhóm và loại vật liệu như sau:
+ Nhóm giấy Bãi Bằng:
Giấy Bãi Bằng ĐL 100 khổ 60.5*84 độ trắng 90
Giấy Bãi Bằng ĐL 100 khổ 69*87 độ trắng 90
Giấy Bãi Bằng ĐL100 khổ 79*109 độ trắng 90
…..
+ Nhóm Giấy Couche:
Giấy Couche 210 khổ 79*109
Giấy Couche 230 khổ 65*86
….
+ Nhóm giấy cacbon

Giấy cacbon CB blue khổ 61 x 91
Giấy cacbon CB hồng khổ 61.91.4
22
Chuyên đề thực tập
Giấy Cacbon CF Vàng khổ 65*86
Giấy Cacbon CF trắng khổ 420
...
+ Nhóm giấy offset
Giấy offset DL 80 khổ 79 * 109
Giấy offset DL 100 khổ 61*84
...
Hệ thống kho của công ty được đặt ở Đặng Xá- Gia Lâm- Hà nội cách trụ
sở chính 18 km, được quản lý chặt chẽ bởi đội ngũ nhân viên thủ kho và bảo vệ
có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ chuyên môn tốt. Các quy trình nhập, xuất
kho NVL được thực hiện theo đúng quy định.
2.3 Tính giá NVLtại công ty..
2.3.1 Tính giá NVL nhập kho
NVL dùng trong sản xuất của công ty chủ yếu được thu mua từ bên ngoài,
công ty không tự sản xuất.
NVL mua ngoài: NVL mua ngoài đươc mua từ 2 nguồn là trong nước và
nhập khẩu.
- NVL thu mua trong nước:
Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn+Chi phí thu mua(nếu có)
Ví dụ: Nhập kho giấy Bãi Bằng của công ty sản xuất giấy Bãi Bằng theo
hóa đơn số 002601 ngày 10/03/2008. Giá mua ghi trên hóa đơn là 85.123.000đ
và chi phí vận chuyển là 1.350.000đ thì giá thực tế nhập kho là: 85.123.000 +
1.350.000= 86.473.000đ.
- NVL nhập khẩu:
Giá thực tế NVL = Giá mua ghi + Thuế nhập + Chi phí vận chuyển
nhập kho trên hóa đơn khẩu bốc dỡ

Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 002808 ngày 26/03/2009, Công ty mua giấy
Cacbonless của công ty văn phòng phẩm Việt Hàn: Giá mua ghi trên hóa đơn
(chưa thuế) của lô hàng này là: 31.800.000đ, thuế nhập khẩu 5%.
Giá thực tế NVL nhập kho là: 31.800.000 + 31.800.000x5%= 33.390.000đ
33
Chuyên đề thực tập
2.3.2 Tính giá NVL xuất kho
Nghiệp vụ xuất kho NVL được thực hiện hàng ngày, chủ yếu là xuất cho
sản xuất sản phẩm, ngoài ra NVL còn được xuất dùng chung cho phân xưởng.
Giá trị thực
tế NVL xuất
kho
=
Giá trị NVL tồn kho đầu
tháng
+
Giá trị NVL nhập kho
trong tháng
x
Lượng NVL xuất kho
trong tháng
Số lượng NVL tồn kho
đầu tháng
+
Số lượng NVL nhập trong
tháng
Ví dụ: Đầu tháng 03/2009 tồn kho giấy Cacbonless là 253kg trị giá là :
4.960.000đ. Tổng lượng giấy mà công ty nhập kho trong tháng là : 880kg, tổng
giá thực tế là 17.276.000đ. Tổng số lượng giấy Cacbonless xuất kho để phục vụ
cho sản xuất trong tháng là 610kg.

Giá trị thực tế = 4.960.000 + 17.276.000 x 610 = 11.971.721đ
NVL xuất kho 253 + 880
Trong điều kiện công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính như hiện nay thì
giá vốn NVL xuất kho được tự động tính trên máy vi tính, kế toán chỉ nhập số
liệu vào máy, sau đó các số liệu là do máy tính hoàn toàn xử lý.
2.4 Thủ tục nhập - xuất kho NVL tại công ty
2.4.1 Thủ tục nhập kho NVL tại công ty
Phòng sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức
tiêu hao NVL và định mức dữ trữ NVL . Căn cứ vào định mức đã xây dựng
được và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình lên
Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho cán bộ vật tư đi mua NVL. Khi NVL về đến
công ty, căn cứ vào hợp đồng mua bán thủ kho cùng Ban kiểm nghiệm vật tư
của công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn
giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và tiến hành lập ngay
Biên bản kiểm nghiệm(Biểu 03) và Biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa nhập
kho (Biểu 04).Sau đó, căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm thủ kho sẽ nhập dữ liệu
vào máy tính qua phần mềm MISA, Phiếu nhập kho(Biểu 05) tại kho sẽ được
chuyển lên Kế toán NVL tại phòng kế toán theo định kỳ để làm căn cứ nhập vào
phần mềm MISA của Công ty.
44
Nguyên vậtliệu Ban kiểm nghiệmNhập NVL ghi thẻ kho Ghi sổ, bảo quản
Chuyên đề thực tập
Biên bản bàn giao vật tư hàng hóa được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại kho để theo dõi và nhập kho
+ Liên 2: Giao cho người mua hàng để làm thủ tục hoàn thiện chứng từ
thanh toán với phòng kế toán.
+ Liên 3: Lưu tại gốc
Mỗi Phiếu nhập kho lập thành 4 liên:
+ Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng sản xuất.
+ Một liên được dùng để thanh toán

+ Một liên dùng lưu hành nội bộ (lưu tại kho)
+ Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán.
Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo
cho việc bảo quản vật liệu cũng như theo dõi tốt việc xuất kho.
Sơ đồ 2.1 Quy trình nhập kho NVL
Ghi chú:
Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm các thủ tục nhập kho phế liệu
thu hồi mà khi sản xuất phế liệu thu hồi được lấy ra từ phân xưởng sản xuất và
nhập thẳng vào kho phế liệu mà không có thủ tục chứng từ gì cả.
Biểu số: 01
HÓA ĐƠN Mẫu số
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
AU 2009
Liên 2: Giao cho khách hàng
8340
Ngày 08 tháng 03 năm 2009
Mẫu số:01 GTKT-3LL
AU2009
8340
Đơn vị bán hàng: Công ty In và Văn phòng phẩm
55
Chuyên đề thực tập
Địa chỉ: Hoàn Kiếm – Hà nội.
Số tài khoản: 326.193.600.190
Điện thoại........MST: : 06000334269
Họ tên người mua hàng: Lê Văn Tuấn
Tên đơn vị: Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện.
Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ- Gia Lâm- Hà Nội.
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM, CK.MST:

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 904 11.800 10.667.200
Cộng tiền hàng: 10.667.200
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.066.720
Tổng cộng tiền thanh toán: 11.733.920
Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu bảy trăm ba ba ngàn chin trăm hai mươi đồng chẵn/.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
66
Chuyên đề thực tập
Biểu số: 02
HAPAG - LIOYD
65 LE LOI Boulevard Dist 1, HCM City, Viet Nam
Deutsche Bank AG, HCM Branch SaiGon Centre
INVOICE
Customer (Tên khách hàng): Cty CP DVVT & In Buu Đien
Address (Địa chỉ) : 564 Nguyen Van Cu
Telephone (Điện thoại) :
Tax ID (Mã số thuế) :
Payment mode (Phương thức thanh toán): Cash
Invoice N
0
:
Invoice Date:
Payment term:
N Service Unit
Price
Quantit
y
Currenc

y
Amount
Carbon CB trắng 210 1,925
USD
5,600
Kg
10,780
USD
Total 5,600
Kg
10,780
USD
Gross (Tổng tiền thanh toán): 10,780 x 16.000 = 172,480,000 đ
Customer Issuer E & O.E
(Sign & full name) (Sign & full name) (Sign, stamp & full name)
77
Chuyên đề thực tập
Biểu số: 03
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)
Căn cứ vào hóa đơn số 8340 ngày 08/03/2008 của Công ty In và Văn
phòng phẩm Ban kiểm nghiệm gồm có:
1. Ông Nguyễn Quang Long – Trưởng ban.
2. Ông Bùi Giang - Ủy viên
3. Bà Nguyễn Tần – Thủ kho.
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư:
STT Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật tư,
sản phẩm, hàng
hóa

Mã số Đơn vị
tính
Số lượng Chất lượng Tên khách
hàng
Theo
HĐ
Thực tế
1 Giấy Couche 150
khổ 79
C150K79 Kg 904 904 Tốt Cty In và VPP
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư sản xuất trên đủ điều kiện nhập
kho.
Ngày 06 tháng 03 năm 2009
Ủy viên Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số: 04
BIÊN BẢN BÀN GIAO NHẬN
VẬT TƯ, HÀNG HÓA NHẬP KHO
(Liên 2: lưu thanh toán)
88
Chuyên đề thực tập
Căn cứ vào chứng từ duyệt mua hàng số: 8340 ngày 08 tháng 03 năm 2008….
Chúng tôi gồm:
Đại diện – Người giao hàng:
Họ và tên:………………………..Anh Long…………………………………..
Đơn vị công tác: Phòng tài chính……………………………………………….
Đại diện – Người nhận hàng:
Họ và tên:…………………………….Phạm Thị Tần………………………….
Tiến hành giao nhận lô hàng được nhập tại: Đặng Xá…vào hồi…ngày
08/03/2008.

Của nhà cung cấp: Công ty In và Văn phòng phẩm ……………………………...
STT Tên vật tư, chủng loại, quy cách Đơn vị tính Số lượng Đánh giá
1 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 904 Tốt
Người giao hàng Người nhận hàng Thủ trưởng đơn vị nhận
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
99
Chuyên đề thực tập
Biểu số: 05
Công ty Cổ phần In Bưu điện
564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà nội
NHẬP KHO
Ngày 08/03/2008
Người giao hàng: Công ty In và văn phòng phẩm Số :01/03NK
Địa chỉ: Hoàn Kiếm- Hà Nội
Diễn giải: Công ty In và văn phòng phẩm. Theo HĐ GTGT Số 8340 ngày
08/03/2008.
Nhập tại kho: Kho công ty.
STT Mã hàng Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 C150K79 Giấy Couche 150 khổ
79
Kg 152 904 11.800 10.667.200
Cộng: 10.667.200
Mười triệu sáu trăm bảy ngàn hai trăm đồn chẵn.
Người lập Người giao hàng Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

2.4.2 Thủ tục xuất kho NVL tại công ty .
Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện chủ yếu xuất NVL dùng cho
sản phẩm, ngoài ra NVL còn xuất dùng cho các phân xưởng.
1010

NVL tại kho Phiếu cấpvật tư Lập phiếu XKXuất NV Xuất NVL bghi ghi thẻGhi sổ, lưu trữ
Chuyên đề thực tập
Đối với NVL chính, khi các trung tâm kinh doanh vật tư của công ty có
đơn đặt hàng sẽ lập phương án kinh doanh chuyển sang phòng tài chính kế toán
để thẩm định và trình Giám đốc ký duyệt. Phòng sản xuất căn cứ vào đơn đặt
hàng lập lệnh sản xuất. Trên lệnh sản xuất có ghi rõ họ tên NVL xuất, chủng
loại, số lượng và mục đích xuất dùng. Lệnh sản xuất được chuyển xuống cho thủ
kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh sản xuất, xuất kho vật tư.
Đối với NVL xuất dùng chung(NVL phụ) cho phân xưởng và khối quản lý
thì khi có nhu cầu cần sử dụng thì trưởng đơn vị có nhu cầu viết phiếu cấp vật
tư. Trên Phiếu cấp vật tư nêu rõ nội dung, mục đích sử dụng, ghi rõ danh mục
vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách…và đưa lên phòng sản xuất. Sau khi xuất
kho trên máy, thủ kho in phiếu xuất kho và gửi về phòng kế toán định kỳ
1tuần/1lần. Trên phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: cấp cho
đơn vị, số lượng vật tư, hàng hóa.
Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng kho và được
lập thành 4 liên:
+ Một liên lưu tại phòng sản xuất
+ Một liên giao cho người nhận vật tư
+ Một liên lưu hành nội bộ (lưu tại kho)
+ Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán
Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất kho NVL
- Ví dụ: Ngày 02/03/2008 Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện xuất kho
Giấy Couche 150 khổ 79 với số lượng là: 226kg với đơn giá là: 11.800đ theo Phiếu xuất
kho số X02TT2/09.03 (Biểu số: 08).
Biểu số: 06
CÔNG TY CP DVVT & IN BƯU ĐIỆN CỘNG HÒA XÃ HỖI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
1111
Chuyên đề thực tập
PHÒNG TỔNG HỢP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SỐ:0150/SB-08
LỆNH SẢN XUẤT Nơi nhận:…..PTC…..
Ngày 2 tháng 3 năm 2009
TÊN TÀI LIỆU: GIẤY PHÉP SỬ DỤNG VŨ KHÍ
TÊN KHÁCH HÀNG: ANH HOÀNG – PHÒNG TỔNG HỢP
LƯỢNG TP: 500 TỜ KHỔ TP: (7x10) CM SỐ TRANG: 2
QUY CÁCH: TỜ RỜI
Số khuôn Số lượt in qua máy Tổng trang in Quỹ lương
4 504 1.134
NỘI DUNG BÌA NỘI DUNG TG
BÌNH BẢN Thiết kế + Ra phim ghép 8 bát in NTN
Khổ bình
Số đế bình 4
PHƠI BẢN GTO
Loại bản 40x51
Số Bưu điệnản phơi 4
XÉN GIẤY Giấy C150 g/m
Tổng số giấy xuất kho 33 tờ 79 c m
Khổ giấy in 264 tờ (21,5 x 32) cm
Sơ đồ pha giấy
MÁY IN GTO
Giấy in chính phẩm 63 tờ
Giấy bù hao 200 tờ
Tổng số giấy in Lên 4 kẽm in 4 mấu cơ bản theo mẫu
Quy cách in Mỗi kẽm in NTN : 126 lần
HCSP Dỗ,đếm,pha cắt TP.Đóng gói + Nhập kho:500tờ
Trả hàng: anh Hoàng – phòng tổng hợp
NGƯỜI DUYỆT NGƯỜI LẬP LỆNH SX
TRẢ HÀNG: 04/03
1212