Bài thuyết trình " Phân tích công việc"

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ NHA TRANG
LỚP KẾ TOÁN : K2E
Người thực hiện: Vũ Thị Hoa
Lê Tấn Quang

BÀI THUYẾT TRÌNH
BỘ MÔN: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
Nha Trang, Tháng 3 Năm 2010
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP
I/Phân tích công việc là gì?
1. Khái niệm:
Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng
theo yêu cầu của công việc và làm thủ tục xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện
công việc một cách tốt nhất.
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH CÔNG
VIỆC
Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu,đặc điểm của công việc, làm cơ sở
cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
2. Khi nào cần phân tích công việc?
Phân tích công việc được thực hiện trong ba trường hợp sau:
- Trường hợp thứ nhất: khi tổ chức được thành lập và chương trình phân tích công việc
được tiến hành lần đầu tiên.
- Trường hợp thứ 2:khi có thêm các công việc mới( có thể lần đầu tiên xuất hiện hay lần
đầu tiên có mặt trong tổ chức ).
- Trường hợp thứ 3:khi các công việc phải thay đổi do đổi mới của khoa học kỹ thuật, đổi
mới phương pháp làm việc, hay đổi mới tổ chức quá trình sản xuất…
II/Vì sao phải phân tích công việc?
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các
thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất
của từng công việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để nhằm làm rõ ở từng công việc cụ
thể người lao động có nhiệm vụ và trách nhiệm gì họ thực hiện những hoạt động nào tại sao

phải thực hiện và thực hiện như thế nào, những máy móc công cụ thiết bị nào được sử dụng,
những mối quan hệ nào được thực hiện các điều kiện làm việc cụ thể cũng như yêu cầu về kiến
thức kĩ năng và khả năng người lao động cần phải có để thực hiện công việc nhờ phân tích
công việc mà nhà quản lý xác định được kì vọng của mình đối với người lao động và làm cho
họ hiểu được các kì vọng đó và nhờ đó người lao động cũng hiểu được các trách nhiệm của
mình trong công việc.
1.Ưu, nhược điểm của phân tích công việc trong doanh nghiệp
a.Ưu điểm :
- Giúp cho tổ chức tuyển đúng người và bố trí đúng lúc
- Việc sắp xếp, đề bạt, thuyên chuyển nhân viên sẽ chính xác và thành công hơn
- Đảm bảo tính công bằng trong công tác quản trị nhân lực ( công bằng về tiền lương, công
bằng về cơ hội …)
- Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức khen thưởng
- Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp cho nhà
quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biều công tác.
- tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau hơn.
b. Nhược điểm:
- Tốn kém
- Đây là công việc không dễ dàng và đòi hỏi những tiến hành phân tích công việc có kỹ
năng và hiểu biết nhất định
- Đôi khi tạo ra một không khí lo lắng cho người lao động.
2. Tác dụng cửa phân tích công việc
Phân tích công việc có vai trò như hòn đá tảng đầu tiên để thực hiện các chức năng khác
của nhà quản trị nhân lực. Kết quả của phân tích công việc được sử dụng như là một thông
tin đầu vào quan trọng cho:
-Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân lực cần thiết để thực hiện
công việc một cách hoàn hảo.
- Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn nhân viên và hoàn thiên việc bố trí nhân
viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo.
Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.

- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ
thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc.
- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được yếu tố độc hại cho sức khỏe và an toàn của người
lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế
lại công việc để loại trừ chúng.
- Xác định yêu cầu và điêu kiện làm việc
- Xác định nhi cầu đào tạo và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo
Thông qua phân tích công việc, người quản lý giúp người lao động hiểu được một cách căn
kẽ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc cũng như những cơ hội mà họ có thể
có.
Sơ đồ về quá trình phân tích cv và tác dụng phân tích công việc:


Tóm lại: nếu không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối
hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá được chính xác
yêu cầu công việc, do đó không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác
III/ Trình bày nội dung cơ bản của bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công
việc?
1. Bản mô tả công việc
a/Bản mô tả công vệc là gì?
Bản mô tả công việc là tài liệu cung cấp thông tin về việc đang được thực hiện bao gồm: tên
công việc, miêu tả ngắn gọn công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm cũng như các mối quan hệ
trong công việc, điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được
khi thực hiện công việc.
b/ Tại sao phải mô tả công việc?
- Để mọi người biết họ cần phải làm gì.
- Định ra tiêu chuẩn và mục tiêu cho người làm công việc đó.
- Tránh được các tình huống va chạm.
- Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì.
- Mỗi người điều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chủ doanh nghiệp

cũng phải có bản mô tả công việc.
c/Nội dung của bản mô tả công việc gồm:
Thông tin nhận dạng công việc:tên công việc ; cấp bậc công việc; nhân viên thực hiện công
việc; cán bộ lãnh đạo, phụ trách hay giám sát việc thực hiện công việc; người thực hiện công
việc.
-Thông tin về công việc: mô tả tóm tắt bản chất công việc
-Thông tin về các mối quan hệ trong khi thực hiện công việc: mối quan hệ của người thực hiện
công việc với những người khác trong bộ phận, trong tổ chức và ngoài tổ chức
-Thông tin về các nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện công việc: liệt kê từng nhiệm vụ chính,
sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ, trách nhiệm chính đó.
Ví dụ một trong những nhiệm vụ chính của phòng tổ chức cán bộ là: lựa chọn, đào tạo và nâng
cao trình độ cho cấp dưới
-Thông tin và quyền hạn của người thực hiện công việc: xác định rõ giới hạn hay phạm vi
quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự
-Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá người thực hiện công việc: số lượng sản phẩm
hay khối lượng công việc công việc cần thực hiện trong ngày, doanh số bán hàng, mức tiêu hao
nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm…
Các công tác cụ thể Trách nhiệm Nhiệm vụ
Phân
tích
công
việc
Mô tả công việc
Mô tả tiêu chuẩn công việc
Kỹ
năng
Khả
năng
Kiến
thức

Hoạch định
Tuyển mộ
Tuyển chọn
Đào tạo & phát triển
Đánh giá công tác
Lương bổng phúc lợi
An tồn v y tế
Giao tế nhn sự và quan
hệ lao động Nghiên cứu
Tuyển dụng bình đẳng
-Điều kiện làm việc:liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba, thêm giờ, mức độ
ô nhiễm, tiếng ồn sự may rủi trong công việc
-Bảng môt tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và quyền
hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc. Chính vì vậy, bản mô tả công việc phải được viết
bằng ngôn ngữ đơn giản, có thể so sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối với người giao
và người nhận công việc đó.
2. Bản tiêu chuẩn công việc
a/ Bản tiêu chuẩn công việc là gì?
Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu cung cấp thông tin về tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận
được mà người lao động cần phải có để hoàn thành công việc trong một điều kiện nhất định nào
đó. Bản mô tả công việc liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với người thực hiện công việc
như: về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm công tác, trình độ giáo dục và đào tạo, yêu cầu về thể
chất và tinh thần cũng như giới tính.
b/ Nội dung chính của bản tiêu chuẩn công việc là:
-Nhóm thông tin về công việc: tên công việc, thuộc bộ phận nào, quyền hạn và trách nhiệm, bản
chất công việc
-Nhóm thông tin về cơ hội; tiền lương, điều kiện đào tạo và phát triển, cơ hội thăng tiến
-Nhóm thông tin về tiêu chuẩn của người lao động gồm: trình độ văn hóa, chuyển môn, trình độ
ngoại ngữ và các kĩ năng khác liên quan đến ghi tốc kĩ, đánh máy, công nghệ thông tin, kinh
nghiệm công tác, tuổi đời, sức khỏe, hoàn cảnh gia đình, các đặc điểm cá nhân có liên quan đến

thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hòa đồng với mọi người, tham vọng ,sở
thích, nguyện vọng cá nhân .
-Khi tuyển chọn nhân viên đã được đào tạo, những tiêu chuẩn trên có thể xác định được thông
qua nghiên cứu hồ sơ nhân viên, thông qua các cuộc trắc nghiệm và phỏng vấn. Tuy nhiên, vấn
đề sẽ khó khăn hơn khi họ cần tuyển chọn nhân viên để đào tạo trước khi tuyển họ thành nhân
viên chính thức, trong trường hợp này, việc tuyển chọn được thực hiện theo trình tự:
-Dự đoán những đặc điểm cá nhân cần thiết để thực hiện công việc tốt như sự khéo léo, trí
thông minh, mức độ nhạy cảm đối với công việc.
-Tuyển các ứng viên có tiêu chuẩn tương ứng
-Thực hiện chương trình đào tạo
-Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên sau đào tạo và tuyển chọn những học
viên tốt nhất trong đào tạo
-Phân tích mối quan hệ giữa những đặc điểm yêu cầu đề ra ban đầu với thực tế thực hiện
công việc của nhân viên. Từ đó rút ra kết luận cần thiết về những yêu cầu, tiêu chuẩn đối
với học viên các khóa đào tạo sau.
III/ Lập một bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc
1.Vị trí cần tuyển:Thư ký giám đốc
2.Báo cáo cho:Trưởng phòng hành chính ,giám đốc
3.Mục tiêu:
Thực hiện các công việc của thư ký bằng cách tổ chức,sắp xếp các thành phần công việc
thường lệ của giám đốc,làm đầu mối liên hệ giữa giám đốc và các đơn vị trong công ty
4.Yêu cầu:
-Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế ,truyền thông.
-Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại vị trí thư ky ở các công ty có vốn đầu tư nước ngoài
-Yêu cầu thông thạo tiếng anh
5.Trách nhiệm chính
5.1.Các nhiệm vụ chủ yếu:
-Hằng ngày nhận và trả lời email của giám đốc tại các hộp thư :của công ty,của yahoo sau khi
đã xin ý kiến chỉ đạo của giám đốc
-Sắp xếp lịch và nhắc lịch làm việc hằng ngày,hằng tuần của giám đốc

-Lưu trữ các tài liệu thuộc phòng làm việc của giám đốc
-Theo dõi các dự án do giám đốc trực tiếp điều hành và báo cáo tiến độ công việc với giám đốc
cũng như làm cầu nối thông tin giữa giam đốc và các thành viên trong dự án
5.2.Các nhiệm vụ thứ yếu
-Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp ,buổi nói chuyện khi giám đốc tham dự
-Thay mặt giám đốc giả quyets các sự vụ đã được ủy quyền khi giám đốc đi công tác
-Tập hợp báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh hàng tháng ,hàng quý của các đơn vị
6.Địa bàn hoạt động
-Đa số các hoạt động sẽ được thực thi tại văn phòng ,thời gian đi công tác chi nhánh và nơi
thực hiện dự án sẽ chiếm khoang 10% thời gian
7.Các đối tác cần giao tiếp
-Công việc này đòi hỏi giao tiếp ,gặp gỡ với trưởng phòng hành chính ,các trưởng phòng kinh
doanh ,các nhân viên trong dự án và đối tác ngoài công ty
8.Chỉ tiêu công việc
-Trong 2 tháng thử việc đầu tiên tìm hiểu về cơ cáu tổ chức và các quy định ,quy trình ,hệ thống
sản phẩm,dịch vụ của công ty
-Sau 2 tháng thử việc ,bắt đàu thực hiện các công việc của vị trí thư ký giám đốc đã được mô tả
cụ thể tại mục 6 của bảng phân tich công việc này
-Sau 6 thang làm việc ,thực hiện tốt các công việc của vị trí thư ký giám đốc
-Sau 1 năm làm việc ,đánh giá két quả công việc để ứng cử vào vị trí giám đốc
9.Kiến thưc kỹ năng
-Có kiến thức trong lĩnh vực thương mại điện tử,dịch vụ gtgt trên internet
-Sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng
-Kỹ năng soạn thảo văn bản,lập kế hoạch ,phân tích số liệu
-Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm
10.Tính cách:
-Trung thực,thân thiện, ngăn nắp
-Sáng tạo
-Biết lắng nghe
-Quyết đoán

11.Sức khỏe,giới tính :
-Nam,tuổi từ 27 đến 35,cao 1m70 trở lên
-Đủ sức khỏe để làm việc
PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Hiện tại có nhiều phương pháp phân tích công việc. Việc sử dụng phương pháp nào phụ thuộc
vào nhiều yếu tố như năng lực thực hện chuyên môn chính của tổ chức, đặc điểm và quy mô
của tổ chức. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến nhất hiện nay.
1. phương pháp quan sát
Phương pháp quan sát là một phương pháp phân tích công việc khá đơn giản và rõ ràng. Nó có
thể sử dụng một cách độc lập hoặc kết hợp với phương pháp khác trong phân tích công việc.
trong phương pháp này, người phân tích công việc quan sát quá trình thực hiện công việc và ghi
chép đầy đủ các thông tin miêu tả công việc. thông tin này bao gồm: những việc đã thực hiện,
chúng được thực hiện như thế nào, thời gian thực hiện chúng, môi trường và thiết bị, công cụ
thực hiện chúng. Các thông tin này được ghi vào mẫu phiếu chuẩn bị trước.
Ưu điểm của phương pháp này là các thông tin được thu thập khá phong phú thực tế từ công
việc. tuy nhiên một trong nhưng nhược điểm là người quan sát phải được đào tạo một cách thật
cẩn thận về việc xác định các thông tin cần quan sát và ghi chép. Đôi khi, việc sử dụng các mẫu
phiếu quan sát có sẵn các mẫu thông tin dự kến trước sẽ có ích đối với việc quan sát vì đảm
bảo rằng không bỏ sót. Nhược điểm thứ hai là việc các công việc liên quan đến trí não và có
tính chuyên môn kỹ thuật không biểu lộ hành vi ra ngoài để dễ dàng quan sát hay các công việc
đòi hỏi nhiều thời gian để quan sát như nhân viên bán hàng di động. Ngoài ra kết quả quan sát
dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tối chủ quan của người quan sát và người bị quan sát,