THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN

Chuyên đề báo cáo thực tập
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN
-----------------
2. 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty
2.1.1 . Các mặt hàng kinh doanh của công ty
Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời
những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về công
nghệ thông tin. Công ty TNHH Lam Hồng Sơn được thành lập để đáp ứng nhu
cầu cấp bách này.
Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm
2 lĩnh vực cụ thể:
* Kinh doanh dịch vụ:
Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có
nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng.
* Hoạt động kinh doanh:
Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau:
+ Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị
viễn thông, mạng máy tính.
+ Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy
văn phòng khác.
Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của
Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cá nhân
người tiêu dùng. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội .
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

1
Chuyên đề báo cáo thực tập
Các phương thức bán hàng của Công ty :
Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là : Bán buôn, bán lẻ.
Bán buôn :

Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký
kết, kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT) . Hoá đơn được thành lập ba liên,
liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng
kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên.
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn
(GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó
để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng.
Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế
toán thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu
cho 1 liên, phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu
sau đó xé mật liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán
hàng hoá đã hoàn tất: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3
dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường.
Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức:
Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ
kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do
phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là bán hàng khi
người mua đã nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

2
Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT)
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho
TK 156 (1561) TK 632 TK 911
Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán
Xác định KQKD
TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng theo

K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT
Xác định KQKD TK 3331
Thuế VAT phải nộp
Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục
nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé
liên 2 và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá
đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn
GTGT cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là bán hàng khi
người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc
thanh toán tiền mặt bằng tiền mặt.
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

3
TK 911
TK 511
TK 111, 112, 113
TK 632
TK 133
K/C doanh thuX/Đ KQKD
Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT)Tổng số tiền thanh toán (có thuế VAT)
Mua hàngBán thẳngDoanh thu chưa có VAT
Thuế VAT được khấu trừ
TK 3331
Thuế VAT phải nộp
Số thuế GTGT phải nộp
Kết chuyển giá vốn - xác định KQKD
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng

Bán lẻ :

Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Tân
Mai). Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi
phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT.
Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy
đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào
hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn
(nếu khách hàng trả hết một lần). Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu
mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao
cho người mang hàng 2 liên: liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên
xanh) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, người
được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán
kèm theo hoá đơn GTGR (liên 3 - liên xanh).
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

4
Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT)
Chuyên đề báo cáo thực tập
-Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết vận chuyển
Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng
hàng xuất bán tại = đầu ngày + hàng nhập - hàng tồn cuối
quầy, cửa hàng ( ca) trong ngày( ca ) ngày (ca)
Trị giá vốn
hàng xuất bán tại = Số lượng hàng * Giá vốn đơn vị
quầy xuất bán hàng bán
- Căn cứ số lượng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau ca, ngày
đối chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng,

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá
TK 156 TK 632 TK 911
Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán

Xác định KQKD
TK 911 TK 511, 512 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng theo
K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT
Xác định KQKD TK 3331
Thuế VAT phải nộp
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

5
Chuyên đề báo cáo thực tập
2.1.2. Phương thức xác định kết quả bán hàng của Công ty :
Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết
quả tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về bán
hàng cho quản lý.
Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả bán hàng
TK 632 TK 911 TK 511
Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần
hàng bán hàng trong kỳ về bán hàng hàng hoá trong kỳ
TK 641 TK 421
Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về bán hàng
hàng phát sinh trong kỳ
TK 642
Kết chuyển chi phí
QLDN phát sinh trong kỳ
TK 142
Kết chuyển chi phí
chờ kết chuyển
Kết chuyển lãi về bán hàng
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

6
Chuyên đề báo cáo thực tập
2.2. Nội dung kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH Lam Hồng Sơn :
2.2.1. Nội dung kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Lam Hồng Sơn :
2.2.1.1 . Kế toán doanh thu bán hàng :
Như đã nêu ở phần trên việc bán hàng ở Công ty chủ yếu được tổ chức
thực hiện theo 2 phương thức: Bán buôn, bán lẻ. Tùy vào từng phương thức
giao hàng, hình thức thanh toán mà hỗ kế toán bán hàng cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán
hàng diễn ra trong phòng đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít.
Đây cũng là điều dễ hiểu.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định được doanh thu thì để
phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111.
Tài khoản 511 được chia làm 2 tiểu khoản sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng
TK 5112: Doanh thu của dịch vụ
Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán công ty sử dụng số chi tiết tài
khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản.
Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT.
Ví dụ: Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 8, 11, 13
Số liệu tổng hợp của sổ cái TK 511 sẽ được sử dụng để xác định kết quả kinh
doanh trong tháng.
Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn
Khi Công ty nhập kho một lô hàng nào đó bộ phận bán hàng của Công ty
sẽ gửi thư chào hàng tới khách hàng của Công ty. Qua việc trao đổi nhu cầu mua
bán giữa hai bên, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán. Căn cứ vào
hợp đồng đã ký được sự phê duyệt của Giám đốc, phòng kế toán hoá đơn
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

7
Chuyên đề báo cáo thực tập
GTGT. Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa
là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua làm chứng từ đi đường và
ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên.
Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng
ngày.
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán
ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình
thức thanh toán, khối lượng, đơn giá từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng,
thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn
xuất kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi
vào sổ kho theo số lượng hàng bán được. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở
chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá
nhập, xuất tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho
phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế
toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu
với phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về bán hàng do thủ kho
mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế
toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn GTGT kế toán phải kiểm tra
mã của mặt hàng được bán nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ
chi tiết hàng hoá bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn, sổ chi tiết doanh thu bán
hàng để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị.
Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng , ta sẽ đi
vào 1 ví dụ cụ thể :

Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

8
Chuyên đề báo cáo thực tập
VD1: Ngày 10/1/2009 giữa Công ty TNHH Lam Hồng Sơn và Anh Thành
là nhân viên Công ty TNHH An Phát ở Hải phòng có hợp đồng mua bán 10 máy
in Canon 1210 . Phòng kế toán lập phiếu xuất kho có chũ ký và dấu đầy đủ .
Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng hoá đơn
Khi một nghiệp vụ phát sinh ta sẽ trình tự làm theo các bước sau :
Bước 1 : Lập phiếu xuất kho .
Biểu số 1 : Phiếu xuất kho
CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN
Số 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội
Mẫu : 02 – VT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ-BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC )
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 1 năm 2009
Số 55
Họ tên người nhận hàng: A Thành Địa chỉ (bộ phận): TP Kinh doanh
Lý do xuất kho: Xuất bán cho Công ty TNHH An Phát theo HĐ 0025865
Xuất tại kho: Tân Mai Địa điểm: 521 Trương Định – HN
ST
T
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật tư,
sản phẩm, hàng hoá
Mã
số
ĐVT

Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Yêu
Cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
01 Máy in Canon 1210 Chiếc 10 10 2.500.00
0
25.000.00
0
Cộng: 25.000.00
0
Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) : Hai mươi năm triệu đồng chẵn
Ngày 10 tháng 1 năm 2009
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ Kho Kế toán trưởng
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

9
Chuyên đề báo cáo thực tập
(Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên ) (Ký , họ tên)
Bước 2 : Lập hoá đơn GTGT
Biểu số 2 : HOÁ ĐƠN GTGT
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 10 tháng 1 năm 2009
Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
EG/2008B
0025865

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Lam Hồng Sơn
Địa chỉ 117 Lê Thanh Nghị - HN
Số tài khoản: ……………………………………….
Điện thoại:……04.661.1567………………………. MST: 0101386102
Họ tên người mua hàng: A Thành
Tên đơn vị: Công ty TNHH An Phát
Địa chỉ: Hải Phòng
Số Tài khoản: ………………………………………………..
Hình thức thanh toán: Tiền Mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Máy in Canon 1210 Chiếc 10 2.500.000 25.000.000
Cộng tiền hàng: 25.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền Thuế GTGT:
2.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán 27.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bẩy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Bước 3 : Giao nhận hàng
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

10
Chuyên đề báo cáo thực tập
Công ty TNHH Lam Hồng Sơn giao cho Công ty TNHH An Phát tại kho Tân
mai . Chi phí vận chuyển và bốc xếp đều do Công ty Máy tính và Thiết bị Văn
phòng chịu và toàn bộ chi phí này được hoạch toán vào chi phí bán hàng :
Nợ TK 641 : 100.000
Có TK 111 : 100.000
Bước 4 : Nhận hoá đơn và thực hiện thanh toán :

Công ty An Phát hoàn tất thanh toán cho Công ty TNHH Lam Hồng Sơn với số
tiền là 27.500.000 VNĐ . Kế toán của Công ty TNHH Lam Hồng Sơn lập phiếu
thu tiền mặt và thu tiền . Đây là mặt hàng không được giảm giá trong quý này
nên Công ty An Phát cũng không được giảm giá .
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

11
Chuyên đề báo cáo thực tập
Biểu số 3 : Phiếu thu tiền mặt
CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN
Số 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội
Mẫu 01 – TT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC )
Liên số : 2
PHIẾU THU TIỀN MẶT
Ngày 10 /1/2009 Số phiếu 54
Nợ TK 1111 : 27.500.000
Có TK 1311 :27.500.000
Người nộp Nguyễn Văn Thành
Địa chỉ : Hải phòng
Lý do : Khách hàng thanh toán tiền 10 chiếc máy in Canon
Số tiền : 27.500.000
Bằng chữ : Hai mươi bẩy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Kèm theo : 1 chứng từ gốc
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU
Đã nhận đủ số tiền ( viết bàng chữ ) : …………………………………………
…………………….
NGƯỜI NỘP TIỀN Ngày 10 tháng 1 năm 2009
THỦ QUỸ

Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

12
Chuyên đề báo cáo thực tập
Bước 5 : Ghi sổ :
Từ các chứng từ đã có , kế toán tiến hàng ghi sổ như sau :
Biểu số 4 : Chứng từ ghi sổ
CÔNG TY THNN LAM HỒNG SƠN
117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội
Mâu S02b-DNN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 122
Ngày 10 tháng1 năm 2009
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
1 2 3 4 5
Bán 10 chiếc
máy in Canon
1210
111 131 27.500.000
Bán 5 chiếc ổ
cứng
HĐ40Gb
111 131 7.809.500
… … … … …
Cộng: 75.798.500
Kèm theo… chứng từ gốc

Ngày 10 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ
( Ký , họ tên )
Kế toán trưởng
( Ký , họ tên )
Giám Đốc
( Ký , họ tên )
Biểu số 5 : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
CÔNG TY THNN LAM HỒNG SƠN
117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội
Mâu S02b-DNN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Phan Văn Hiệu – Kế Toán K2A

13