SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM VĂN THƯ

PHÒNG GD&ĐT NINH HẢI
TRƯỜNG TIỂU HỌC NINH CHỮ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
I- HOÀN CẢNH NẢY SINH
Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ,
ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công
tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo
điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác
của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
Được sự điều động công tác của Phòng Giáo dục và Đào tạo Ninh Hải, tôi
về trường Tiểu học Ninh Chữ nhận nhiệm vụ công tác văn thư đầu năm 2007 -
2008, với số lượng hồ sơ bàn giao tuy không lớn lắm nhưng chưa khoa học, rất khó
khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể: Công văn đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ,
sổ điểm các năm, đề thi - bài thi, văn phòng phẩm,…
Nguyên nhân
Nguyên nhân: Do trước đó nhà trường không có chuyên văn thư nên phân
công cho cán bộ thư viện kiêm công tác văn thư nên không có nghiệp vụ chuyên
môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, rất khó khăn trong việc
tra cứu hồ sơ.
Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản không có, công văn đi không có sổ theo dõi nên rất khó
khăn trong việc lưu trữ hồ sơ.

Do đó, tôi nhận thấy rằng để công việc thu thập, tham khảo và lưu trữ hồ sơ
được thuận tiện, nhanh chóng khi cần tra cứu thông tin hồ sơ. Từ đó, tôi đã áp
dụng một số biện pháp như sau.
II- QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại.
Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ
theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
1/ Công văn đến:
Bao gồm các loại như: công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn
chỉ đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp
luật,… của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.
1

Trình tự theo dõi:
- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung
và yêu cầu của văn bản.
- Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của
văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định).
- Chuyển giao cho Hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại
cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.
- Sau khi có sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, văn thư vào sổ theo dõi công văn
theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ.
Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đi theo tính chất:
Loại: Chỉ đạo chuyên môn
S
tt
Số ký hiệu văn bản Tác giả
(nơi phát
Số
lưu

Nội dung
văn bản
Người
sử
Ký
nhận
Số Ngày
1
109/SGD&ĐT- GDTH 16/8/2008 Sở GD&ĐT
Ninh Thuận
133 Hướng dẫn thực
hiện giáo dục địa
phương ở môn
học Tiểu học
PHT
…
Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một
loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu
giữ văn bản. Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi
vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên
phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ.
2/ Công văn đi:
Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị về các hoạt động; Quyết định; Báo
cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi
đua, … Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về chuyên
môn, tu sửa cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản, xin diễn văn nghệ; Báo cáo hàng
tháng, công tác thực hiện chuyên môn, học nghị quyết, các loại báo cáo khác;
Quyết định về tổ chức các Hội thi, thi kiểm tra định kỳ, nâng lương, ..;
Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản, 1 bản gửi
đi, 1 bản để lưu và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ

ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được
ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu quy định).
Mẫu:
Số, ký hiệu
văn bản
Ngày
văn bản
Tên và trích yếu
nội dung văn bản
Người ký Bản
lưu
16/BC-THNC 06/12/2007 Báo cáo thực hiện cuộc vận động “Hai
không” năm học 2007 - 2008
Hiệu trưởng HT
…..
2
Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi
ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ký
vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.

Trình tự lưu trữ:
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/2007 đến
hết 31/12/2007. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày
01/01/2008, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định, …
theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào
thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
3/ Học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đi - đến (hồ sơ học sinh) :
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức

quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
- Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng
hay giảm của các lớp trong mỗi năm học).
- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.

Trình tự quản lý và theo dõi:
- Học bạ:
+ Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại
học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao
cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho
văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và
văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
+ Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học
bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng
ký nhập học lớp 1, giấy chứng nhận học xong chương trình mẫu giáo (5 tuổi), đơn
xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học
bạ. Đối với học bạ lớp 1, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
+ Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết
trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có
gì thiếu xót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên
quan để xử lý.
+ Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp,
bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên
GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong
việc tra cứu thông tin kịp thời.
+ Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng
năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn
thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ

dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
3
- Sổ đăng bộ:
+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 1 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập
hợp danh sách của các lớp 1, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau
đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch
sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học.
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển
đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
- Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi - chuyển đến ):
+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự
đồng ý của nơi tiếp nhận.
Nếu chuyển trường trong Tỉnh thì thuộc thẩm quyền của nhà trường do Hiệu
trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác nhận.
Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu
chuyển qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT Ninh Hải để xem xét và viết giấy giới thiệu
chuyển đi.
Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ
huynh ký vào sổ.
+ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có liên quan.
Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết quả học tập, chữ ký của
GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu học bạ không đầy đủ thông tin
thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp.
4/ Đánh máy đề thi - đáp án - niêm phong thi:
Công tác văn thư đối với việc đánh đề thi - đáp án theo kiểm tra định kỳ của
mỗi năm học rất quan trọng. Nó đòi hỏi người làm công tác này phải hết sức cẩn
thận, chính xác và bảo mật.


Các bước thực hiện và lưu trữ:
- Mở một file word mới sau đó cài password để đảm bảo tính mật của đề thi.
Văn thư cần phải kiểm tra kỹ độ chính xác, trình cho Ban giám hiệu trường để
duyệt và đóng dấu.
- Đáp án của đề thi tuyệt đối chính xác. Đối với môn Toán cần chú ý biểu
điểm của các phép tính và bài giải, từng lời giải phải có biểu điểm rõ ràng tránh
tình trạng thắc mắc không cần thiết xảy ra.
- Trước khi nhận bài thi để lưu trữ, văn thư cần phải cho GVCN các lớp ký
nộp, kiểm tra số lượng bài thi, tên - chữ ký của giám thị 1 và chữ ký xác nhận của
GVCN. Văn thư buộc bài thi theo từng lớp bên ngoài có ghi rõ: bài thi theo định
kỳ, tên lớp, số lượng, môn thi. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng sửa kết quả bài
thi và điểm bài thi.
5/ Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin:
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất
nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính.
4
Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ
đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề.

Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý:
- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để
thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin.
Ví dụ: Vào explore  Data (D:)  THAO  THI DUA  NĂM 2008-2009  Sang
kien kinh nghiem.
- Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính. Luôn
luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu những gì mình
chưa rõ.
- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch
55/2005/TTLT-BNV-VPCP; còn phải biết sáng tạo. Ví dụ: nếu một văn bản mà
nội dung quá ít sẽ không cân đối trên khổ giấy A

4
thì tôi phải dùng Format 
Pargraph  Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn
bản được hoàn mỉ hơn, nhìn đẹp mắt thu hút được người đọc.
6/ Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức:
Năm 2008, Phòng GD&ĐT đã có công văn số: 36/PGDĐT - TC v/v: hướng
dẫn thực hiện quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài
liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của cán bộ, công chức, viên chức
bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất,
trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội. Được sự ủy nhiệm của Hiệu
trưởng, tôi phụ trách mảng này. Nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để
quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin. Hồ sơ được quản lý, sử dụng và bảo
quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước qui định.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý lịch, sơ
yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, các quyết
định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét; giấy giới thiệu được ứng cử,
thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị quyết - quyết định
về nhân sự, nhận xét - đánh giá - đơn thư, bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ.

Trình tự lưu trữ:
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh.
- Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công chức
cần thực hiện theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban
hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
- Sắp xếp các hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm
thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.
6/ Văn phòng phẩm:
Thực hiện theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, mỗi năm nhà trường cấp
văn phòng phẩm theo hai đợt. Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn
phòng phẩm. Bao gồm các loại như: Giấy A

4
, giấy kẻ ngang, kim bấm, vở, viết, sổ
da, keo dán, kéo, bọc nhựa, … để phục vụ cho công tác chuyên môn của trường
như: Sổ điểm, sổ GVCN, lịch báo giảng, sổ dự giờ đặc biệt là công tác văn phòng.
Vì thế, người phụ trách công việc này đòi hỏi phải có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và
cẩn thận.
5