LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Hệ thống kế toán được xem như là một hệ thống thông tin dùng để đo lường,
xử lý và truyền đạt thông tin về tài chính của một đơn vị kinh tế.
Sơ đồ 1: Quan hệ kế toán với hoạt động kinh doanh và hoạt động quản lý.
HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
- Quan sát
- Phản ánh
- Xử lý
- Phân loại
- Tổng hợp
- Trình bày
Kế toán được coi như là một hoạt động dịch vụ, nối giữa các hoạt động kinh
doanh và những người làm quyết định. Thứ nhất, kế toán đo lường các hoạt động
kinh doanh bằng cách phản ánh, ghi chép các dữ liệu. Thứ hai, qua xử lý phân loại
và sắp xếp các dữ liệu này trở thành thông tin hữu ích. Thứ ba, thông tin này được
tổng hợp, truyền đạt, qua hệ thống chứng từ sổ sách, đến những người ra quyết
định. Người ta có thể nói rằng, các dữ kiện về hoạt động kinh doanh là đầu vào của
hệ thống kế toán và những thông tin hữu ích cho người làm quyết định là đầu ra đã
được hệ thống kế toán xử lý và cung cấp.
Trong vài năm trở lại đây, xu thế quốc tế hoá, toàn cầu hoá đang diễn ra rất
mạnh mẽ và càng mạnh mẽ sâu rộng hơn trong Thế kỷ 21 này. Hội nhập với
quốc tế trên nền tảng các quan hệ song phương và đa phương đang là yêu cầu và
xu hướng tất yếu của mỗi quốc gia. Trước xu thế đó, hệ thống kế toán Việt Nam
cũng đang từng bước được cải cách và hoàn thiện cho phù hợp yêu cầu của cơ
chế kinh tế mới trong nền kinh tế mở, phù hợp thông lệ và Chuẩn mực quốc tế.
RA
QUYẾT
ĐỊNH
QUẢN LÝ
HOẠT
ĐỘNG

KINH
DOANH
CỦA
DOANH
NGHIỆP
Trải qua 6 năm thực hiện Chương trình cải cách Kế toán Việt Nam 10 năm
1995-2005, hệ thống kế toán Việt Nam đã có sự phát triển đáng khích lệ trong
việc tiếp cận và hình thành những nguyên tắc kế toán hiện đại của kinh tế thị
trường, từng bước tạo dựng khuôn khổ pháp lý cho kế toán, kiểm toán trong môi
trường chung của thông lệ quốc tế. Hệ thống Chuẩn mực Kế toán quốc gia đã
bắt đầu được tạo lập, tạo môi trường tin cậy cho đầu tư và kinh doanh trên cơ sở
chia sẻ kinh nghiệm với bạn bè quốc tế, vận dụng có chọn lọc thông lệ và Chuẩn
mực quốc tế về kế toán và kiểm toán, phù hợp với tiến trình phát triển kinh tế,
với năng lực quản lý tài chính ở Việt Nam.
Bên cạnh đó, trong nền kinh tế thị trường, đứng trước nhu cầu cạnh tranh
và xu thế hội nhập, các doanh nghiệp ngày càng đề cao vai trò của kế toán trong
việc cung cấp những thông tin phục vụ nhu cầu quản lý bên trong doanh nghiệp
bởi họ chẳng những cần số liệu chi tiết của kế toán như trước đây mà hơn thế, họ
rất cần kế toán bằng ngôn ngữ của mình, thể hiện một cách chính xác các mục
tiêu của doanh nghiệp thông qua các bản dự toán, giúp họ kiểm soát quá trình
thực hiện mục tiêu và khi ra quyết định về quản lý. Chính vì vậy, bên cạnh kế
toán tài chính, kế toán quản trị ra đời với tư cách là nhánh thứ hai trong hệ thống
kế toán nhằm cung cấp tất cả thông tin kế toán đã được đo lường, xử lý và
truyền đạt để sử dụng trong việc quản trị nội bộ của đơn vị.
Hiện nay, trên thế giới, kế toán quản trị đang thực sự trở thành một công cụ
đắc lực và có hiệu quả giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định về quản lý.
Ở Việt Nam, tuy Chế độ Kế toán ban hành theo Quyết định số 1141
TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính về cơ bản khắc phục được hạn
chế của hệ thống Kế toán Việt Nam trước đó nhưng còn chưa đề cập sâu đến kế
toán quản trị, hơn nữa hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam vẫn đang được

từng bước soạn thảo và công bố, do vậy đòi hỏi có nhận thức đầy đủ, hướng dẫn
cụ thể về kế toán quản trị ở Việt Nam đang là một nhu cầu hết sức bức thiết góp
phần xây dựng và hoàn thiện hệ thống kế toán Việt Nam.
Kế toán còn được hiểu là một nghề của quản lý hay một môn Hạch toán tác
nghiệp với các bước kỹ thuật chuyên sâu trong quá trình từ ghi chép, xử lý phân
tích các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ, sổ tài khoản đến lập báo cáo kế toán và
khoá sổ. Sự thống nhất giữa các bước này cũng như quan hệ giữa chúng được
thể hiện thông qua nguyên lý chung về tổ chức hạch toán kế toán.
Tổ chức hạch toán kế toán là xây dựng mối liên hệ giữa các yếu tố cấu
thành bản chất của hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán và tổng
hợp-cân đối thông qua tổ chức hệ thống ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ
tài khoản và báo cáo kế toán cho các mục đích quản lý.
Trên cơ sở đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán, nội dung
tổ chức hạch toán kế toán bao gồm:
 Tổ chức bộ sổ kế toán
 Tổ chức công tác kế toán
 Tổ chức bộ máy kế toán
Mỗi một tổ chức trên đều chứa đựng 4 yếu tố cơ bản của hệ thống hạch
toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng kế toán, tổng hợp-cân đối và đều là
những công việc không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán. Bởi vậy, tổ
chức sổ kế toán là một trong những điều kiện để tổ chức tốt công tác kế toán, tổ
chức khối lượng công tác kế toán là cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán thích hợp
nhằm tổ chức công tác kế toán hiệu quả, phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán thực chất là thiết kế khối lượng công tác hạch
toán trên hệ thống sổ tài khoản theo một quy tắc nhất định trên cơ sở chứng từ
kế toán nhằm mục đích lập báo cáo kế toán. Sổ tài khoản chính là phương tiện
vật chất để thực hiện công tác kế toán.
Nội dung tổ chức sổ kế toán:
 Xây dựng hệ thống các loại sổ với nhiệm vụ xác định loại sổ và số lượng
sổ mỗi loại.

 Thiết kế nội dung, hình thức kết cấu của các sổ tài khoản mỗi loại.
 Xây dựng quy trình hạch toán trên sổ tạo thành nguyên tắc kế toán chung.
 Xây dựng mô hình ghi chép của cả hệ thống sổ hay còn gọi là hình thức tổ
chức sổ kế toán.
Hiện nay, hình thức tổ chức sổ kế toán đang dần được phát triển và hoàn
thiện theo yêu cầu của công tác quản lý và công tác kế toán trong nền kinh tế
cạnh tranh. Trong thực tế, nhiều nước trên thế giới đang có xu hướng sử dùng
duy nhất 1 hình thức tổ chức sổ cho các doanh nghiệp. Khác với Mỹ chủ yếu áp
dụng 1 hình thức sổ Nhật ký chung, ở Việt Nam hiện có 4 hình thức phổ biến:
 Hình thức Nhật ký chung
 Hình thức Nhật ký - Sổ cái
 Hình thức Chứng từ - Ghi sổ
 Hình thức Nhật ký - Chứng từ
Hình thức Nhật ký-Sổ cái rất ít được áp dụng do tính chất cồng kềnh, mở
rộng chiều ngang của sổ, hơn nữa sổ chỉ thích hợp cho đơn vị kinh doanh đơn
giản, sử dụng rất ít tài khoản và lao động kế toán, trình độ quản lý và lao động
kế toán thấp.
Hệ thống sổ sách kế toán phải được thiết kế thích hợp với hệ thống tài
khoản bởi sổ sách kế toán chính là phương tiện vật chất phản ánh, thể hiện tài
khoản cùng nội dung phản ánh của tài khoản. Sổ sách kế toán có phù hợp với tài
khoản thì mới phản ánh (bằng phương pháp đối ứng tài khoản) được nội dung
kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phân loại, tập hợp.
Dựa vào đặc điểm vốn và quy mô nghiệp vụ của mình, đơn vị hạch toán tổ
chức hệ thống sổ sách theo một hình thức sổ kế toán thống nhất và thích hợp, tổ
chức công tác kế toán theo hình thức sổ đã áp dụng.
Khối lượng tổ chức công tác hạch toán kế toán của một đơn vị hạch toán
được quy định trong Điều lệ tổ chức Kế toán Nhà nước ban hành theo Quyết
định 25-HĐBT ngày 18/3/1989.
Khối lượng công tác kế toán trước hết được nhìn nhận theo từng giai đoạn
của quá trình hạch toán: giai đoạn hạch toán ban đầu trên hệ thống chứng từ; giai

đoạn hệ thống hoá, phân loại cho các chứng từ trên bộ sổ kế toán đã thiết kế;
giai đoạn xử lý và chọn lọc để lập các báo cáo kế toán. Bên cạnh đó, tuỳ theo
yêu cầu của quản lý, khối lượng công tác kế toán còn bao gồm khối lượng hạch
toán tổng hợp cho đối tượng và hạch toán chi tiết cho một số đối tượng. Ngoài
ra, khối lượng công tác kế toán còn được tổ chức trên hai hệ thống kế toán tài
chính và kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ chủ thể
không những bên ngoài mà cả bên trong nội bộ đơn vị.
Công tác kế toán phổ biến được tổ chức theo những phần việc riêng gọi là
phần hành kế toán. Phần hành kế toán là khối lượng công tác kế toán gắn với
một đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán như: vốn bằng tiền, tài sản cố định,
vật liệu đầu vào, chi phí sản xuất và tính giá thành, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ...
Từ đó, mỗi phần hành lại được phân chia logic từ tiền tại quỹ đến tiền gửi ngân
hàng và tiền đang chuyển; từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý hay
nhượng bán tài sản cố định; từ thu mua đến dự trữ nguyên vật liệu; từ hạch toán
chi phí trực tiếp cho từng loại hoạt động đến chi phí chung phân bổ cho từng
loại hoạt động đó; từ dự trữ đến tiêu thụ hàng hoá, xác định và phân phối lợi
nhuận;...
Trong mỗi phần hành này, đơn vị hạch toán tiến hành tổ chức khép kín một
quy trình kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến đến giai đoạn ghi sổ tài
khoản và kết thúc ở giai đoạn lập báo cáo kế toán. Và trong đó, có thể tiến hành
hạch toán chi tiết, tổng hợp cho đối tượng trong phần hành. Do vậy, tổ chức
công tác kế toán là xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin theo các phần hành
thông qua việc thiết kế khối lượng công tác kế toán theo 3 giai đoạn, theo mức
độ chi tiết hay tổng hợp, theo nhu cầu quản lý bên trong hay bên ngoài. Theo đó,
các phương pháp hạch toán kế toán: chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng
hợp-cân đối gắn liền với 3 giai đoạn hạch toán của một chu trình khép kín và
mối quan hệ giữa các phương pháp đó được cụ thể hoá thích hợp với mỗi phần
hành cụ thể:
 Phương pháp chứng từ biểu hiện trên thực tế thông qua hệ thống bản chứng từ và
quy trình luân chuyển chứng từ tại mỗi phần hành.

 Phương pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá thành thực tế và các
khoản mục chi phí tại mỗi phần hành.
 Phương pháp đối ứng tài khoản được biểu hiện qua các quan hệ đối ứng kế toán và
cách ghi chép vào sổ tài khoản chi tiết, tổng hợp của mỗi phần hành.
 Phương pháp tổng hợp-cân đối biểu hiện thông qua hệ hệ thống báo biểu kế toán
của kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Có thể nói, trình tự kế toán của mỗi phần hành được bắt đầu từ lập hoặc
tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài, kết hợp việc tính giá cho đối tượng hạch toán
và luân chuyển chứng từ đến ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản và kết
thúc bằng lập báo cáo kế toán và phân tích. Đồng thời, mỗi phần hành nằm trong
một chu kỳ kế toán của đơn vị, quan hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một báo cáo
tổng thể về công tác kế toán của đơn vị đó.
Tổ chức công tác kế toán tại mỗi phần hành cho mỗi công việc cụ thể trong
phần hành đó, trước hết phải nắm bắt được đặc điểm của đối tượng tổ chức hạch
toán và yêu cầu của quản lý đối với công tác hạch toán đối tượng đó, từ đó xác
định nhiệm vụ tổ chức hạch toán từ giai đoạn lập chứng từ đến giai đoạn lên báo
cáo.
Ví dụ: Muốn tổ chức công tác kế toán cho phần hành kế toán vật liệu, trước
hết phải tìm hiểu đặc điểm của đối tượng hạch toán là vật liệu và yêu cầu của
quản lý đối với tổ chức kế toán vật liệu, từ đó xác định nhiệm vụ của tổ chức.
Vật liệu là đối tượng lao động đã qua tác động của lao động con người,
được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu cấu thành hình thái thực
thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật
liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của vật liệu được chu
chuyển một lần hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.
Chất lượng vật liệu có tác động trực tiếp tới chất lượng sản phẩm sản xuất
ra. Chi phí vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong
giá thành sản phẩm. Do đó, việc tiết kiệm chi phí vật liệu mà vẫn bảo đảm chất
lượng và cung cấp kịp thời, đầy đủ là đòi hỏi đầu tiên cho các nhà doanh nghiệp
khi bắt đầu một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Muốn vậy, doanh nghiệp phải quản

lý chặt chẽ vật liệu về các mặt số lượng, chất lượng và giá cả chi phí thu mua.
Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Trong
điều kiện ngày nay, một khi nền sản xuất ngày càng mở rộng cả chiều rộng lẫn
chiều sâu thì việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và có kế hoạch
ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu đã trở thành yêu cầu của
phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt
nhằm hướng tới hao phí vật tư ít nhất và hiệu quả kinh tế cao nhất.
Công tác quản lý vật liệu yêu cầu cung cấp các thông tin về số lượng,
chủng loại, chất lượng, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn cũng như định mức tiêu
hao và định mức dự trữ ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến
khâu sử dụng.
Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu có nhiệm vụ tổ chức phân loại và đánh giá
thống nhất các loại vật liệu; tổ chức hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp
theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp; tổ chức hệ thống báo cáo
kế toán vật liệu trên báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể theo yêu cầu quản lý.
Nếu như tổ chức công tác kế toán là thiết kế khối lượng công tác kế toán
trên hệ thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, tổng hợp và báo cáo kế toán thì tổ
chức công tác kế toán vật liệu là thiết kế khối lượng công tác kế toán của phần
hành vật liệu trên hệ hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo sử dụng cho phần
hành kế toán vật liệu.
Trên cơ sở đối tượng và nhiệm vụ, nội dung tổ chức công tác kế toán bao
gồm các bước sau:
Bước 1: Tổ chức giai đoạn hạch toán ban đầu bao gồm việc kết hợp tổ chức
chứng từ và tính giá.
Do các chu kỳ sản xuất luôn nối tiếp nhau, do mỗi phần hành luôn có sự
đan xen trong chu kỳ đó nên đối với một số phần hành việc tổ chức đánh giá cho
đối tượng hạch toán thường được thực hiện trước hoặc song song với tổ chức
chứng từ cho đối tượng đó, nhưng đối với một số phần hành khác việc tính giá
phải dựa vào công tác ghi sổ tài khoản của phần hành trước đó mới thực hiện
được.