Xây dựng mô hình hệ thống thông tin kế toán trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn tp hồ chí minh

..

CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ TP. HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. Dương Thị Mai Hà Trâm

Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Công nghệ TP. HCM
ngày 18 tháng 01 năm 2014
Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm:

TT
1
2
3
4
5

Họ và tên
PGS. TS. Phan Đình Nguyên
TS. Phạm Thị Phụng
PGS. TS. Nguyễn Minh Hà
TS. Phan Mỹ Hạnh
TS. Nguyễn Bích Liên

Chức danh Hội đồng
Chủ tịch
Phản biện 1
Phản biện 2
Ủy viên
Ủy viên, Thư ký

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau khi Luận văn đã được
sửa chữa (nếu có).
Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV


TRƯỜNG ĐH CƠNG NGHỆ TP. HCM
PHỊNG QLKH – ĐTSĐH

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HCM, ngày 20 tháng 12 năm 2013

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ tên học viên: LÊ THỊ KIM THOA

Giới tính: Nữ

Ngày, tháng, năm sinh: 20/10/1979

Nơi sinh: Thái Bình

Chun ngành: 60340301

MSHV: 1241850046

I- Tên đề tài:
“XÂY DỰNG MƠ HÌNH HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
TRONG CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”

II- Nhiệm vụ và nội dung:
 Đánh giá hiện trạng hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao đẳng
cơng lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
 Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn mới cho các trường cao
đẳng công lập theo hướng tiếp cận chu trình.
III- Ngày giao nhiệm vụ: 01/07/2013
IV- Ngày hồn thành nhiệm vụ: 25/12/2013
V- Cán bộ hướng dẫn: TS. Dương Thị Mai Hà Trâm

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
TS. Dương Thị Mai Hà Trâm

KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH


i

LỜI CAM ĐOAN

Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai cơng bố trong
bất kỳ cơng trình nào khác.
Tơi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này
đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn
gốc.
Học viên thực hiện Luận văn

Lê Thị Kim Thoa

ii

LỜI CẢM ƠN
Trong q trình thực hiện luận văn, tơi đã nhận được sự giúp đỡ và cộng
tác của các tập thể và cá nhân.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Trường Đại học Công nghệ
Thành phố Hồ Chí Minh, các Thầy, Cơ giáo và các học viên lớp Cao học kế tốnTrường Đại học Cơng nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo mọi điều kiện thuận lợi,
giúp đỡ tơi trong q trình học tập, nghiên cứu và hồn thành luận văn này.
Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất đến với cô
TS. Dương Thị Mai Hà Trâm - Người trực tiếp hướng dẫn đã tận tình chu đáo giúp
đỡ tơi hồn thành luận văn. Tơi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu các Phịng
ban, các khoa, bộ mơn trong các trường cao đẳng trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh
đã tạo điều kiện thuận lợi, nhiệt tình cộng tác giúp đỡ tơi hồn thành luận văn này.
Một lần nữa xin chân thành cảm ơn!
TP.Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2014
Tác giả luận văn

Lê Thị Kim Thoa


iii

TĨM TẮT
Đề tài “Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao
đẳng cơng lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” nêu mục tiêu nghiên cứu là hệ
thống hóa những vấn đề lý luận về hệ thống thơng tin kế tốn. Đề tài nghiên cứu
thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM). Trên cơ sở đánh giá hiện trạng đã nêu, từ đó
phân tích và xây dựng một hệ thống thơng tin kế tốn mới theo hướng tiếp cận chu
trình cho các trường cao đẳng cơng lập trên địa bàn TP. HCM.

Thực trạng hệ thống thông tin kế tốn tại các trường cao đẳng cơng lập trên
địa bàn TP. HCM được thu thập thông tin qua việc nghiên cứu và phỏng vấn những
nhân viên kế tốn, trưởng phịng kế toán đang sử dụng phần mềm kế toán tại 3
trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM.
Qua nghiên cứu thực tế, hệ thống thơng tin kế tốn tại các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM còn nhiều nhược điểm như:
Tổ chức HTTTKT theo các phần hành nhằm theo dõi, hạch tốn và cung cấp
thơng tin về một hoặc một số đối tượng nhất định.
Việc thiết kế các tài khoản chi tiết chưa được quan tâm đúng mức, khi cần
thơng tin chi tiết thì khó cung cấp kịp thời chính xác.
Hệ thống báo cáo kế tốn gồm báo cáo tài chính và báo cáo quyết tốn ngân
sách mang tính pháp lệnh tn thủ cao. Một số báo cáo chưa phát huy được hiệu
quả cung cấp thơng tin về tình hình tài chính của trường.
Việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường cịn thủ cơng,
việc trao đổi thơng tin qua máy vi tính cịn nhiều hạn chế. Vì vậy, việc xử lý thơng
tin có thể bị chồng chéo nhau, thơng tin cung cấp thường chậm chạp.
Việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận chức năng trong trường còn nhiều hạn
chế.
Từ những thực trạng đã nêu ở trên, tác giả đã phân tích và tìm hiểu các qui
trình kế tốn và các phần hành kế tốn. Từ đó tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại
các trường cao đẳng theo hướng tiếp cận mới – hướng tiếp cận chu trình. Trong


iv

luận văn này tác giả đề xuất tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao
đẳng cơng lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thành sáu chu trình: chu trình thu
học phí, chu trình thu khác, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy và nghiên cứu
khoa học, chu trình chi khác và chu trình tài chính.
 Chu trình học phí: quản lý và kiểm sốt thơng tin về việc đóng học phí của sinh

viên.
 Chu trình cung ứng: quản lý và kiểm sốt q trình mua sắm các trang thiết bị
phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học.
 Chu trình thu khác: quản lý và kiểm soát các khoản thu khác ngoại trừ thu học phí
 Chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học: quản lý và kiểm soát về việc xếp
lịch học, số tiết giảng dạy, số tiết nghiên cứu khoa học của từng giảng viên, từ đó
thực hiện việc chi lương và tính số tiền vượt giờ cho giảng viên.
 Chu trình chi khác: quản lý và kiểm sốt các khoản chi khác ngồi chi lương và
chi thanh tốn tiền giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
 Chu trình tài chính: quản lý và kiểm sốt việc lập dự tốn ngân sách, quản lý việc
thu chi ngân sách, tổng hợp và lập báo cáo tài chính, tiếp nhận, sử dụng và quyết
tốn kinh phí với ngân sách nhà nước.
Ngồi ra tác giả đã xây dựng được sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chứng từ trong các
chu trình kế tốn và mối liên hệ giữa các chu trình kế tốn, từ đó các chun gia lập
trình có thể ứng dụng chuyển đổi ngơn ngữ kế tốn vào phần mềm tin học để xây
dựng phần mềm kế toán đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý và công tác kế
tốn trong các trường cao đẳng cơng lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.


v

ABSTRACT
The thesis "Establishment of accounting information system model in the
public colleges in the area of Ho Chi Minh City" stated research goal is to
systematize the theoretical issues in accounting information systems. The thesis
studies the real status of accounting information systems in the public colleges in
Ho Chi Minh City. On the basis of assessment of the situation described, analyzed
and then build a new accounting information system under the new approach - cycle
approach to public colleges in Ho Chi Minh City.
The real status of accounting information systems in the public colleges in

Ho Chi Minh City was collected through researchs and interviews with staff
accountant, accounting manager that is using the accounting software in three
public colleges in Ho Chi Minh City
Through empirical research, accounting information system at public
colleges in Ho Chi Minh City also has many disadvantages such as:
Accounting information system organization under the section in order to
track and account and provide information about an object or a certain number.
The design of the account details have not been given due attention, when detailed
information is difficult to provide accurate timely.
System accounting reports including financial statements and budget
settlement reports legalistic adherence high command. Several reports have not
been promoted effectively provide information about the financial situation of the
school.
The exchange of information between the functional units in school is
manual; the exchange of information through computers is limited. Therefore, the
information processing may be overlapping, often providing information slowly.
The sharing of information between the functional units in schools is limited.
From the current situation described above, the authors analyze and research
the accounting processes and portion accounting to organize information system
accounting at colleges into new approach - cycle approach. In this thesis the authors


vi

suggest the organization of accounting information systems in the public colleges in
the area of Ho Chi Minh City into six cycles: collection of tuition fees, collection of
other fees, provision, teaching – scientific research, other costs and finance.
 Collection of tuition fees: manage and control of information on student
tuition.
 Provision: manage and control of the procurement process equipment for

training and scientific research.
 Collection of other fees: manage and control other fees except tuition fees
 Teaching and scientific research: manage and control schedule arrangement,
teaching periods, scientific research, which make the payment of salaries and
the amount of excess hour’s faculty for individual teacher.
 Collection of Other costs: manage and control other costs without salaries
and payments teaching - scientific research.
 Finance: up to manage the budget, cash flow management and allocation,
synthesis and financial reporting, receipt, use and settlement of funds to the
state budget.
In addition, in the thesis, the author has built a data flow diagram, documents
flowchart in cycles accounting and relationship between the cycles accounting, from
which experts can program language switching applications in accounting computer
software for accounting software built to meet the requirements of management and
accounting in the public colleges in the area of Ho Chi Minh City.


vii

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................................ i
LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................................... ii
TÓM TẮT...........................................................................................................................iii
ABSTRACT ........................................................................................................................ v
MỤC LỤC ......................................................................................................................... vii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................................ xi
DANH MỤC CÁC BẢNG ............................................................................................... xi
DANH MỤC CÁC HÌNH ............................................................................................... xii
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .............................................................................................. 1
1.1 Đặt vấn đề .................................................................................................... 1

1.2 Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................... 1
1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu .............................................................. 2
1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................... 3
1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài ................................................................... 3
1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài ............................................................. 4
1.7 Kết cấu luận văn .......................................................................................... 5
CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ............... 6
2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý ................................. 6
2.1.1 Hệ thống.....................................................................................................6
2.1.2 Hệ thống thông tin .....................................................................................7
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý ........................................................................9
2.1.3.1 Khái niệm .............................................................................................. 9
2.1.3.2 Vai trò .................................................................................................. 10
2.1.3.3 Phân loại hệ thống thông tin quản lý ................................................... 11
2.2 Hệ thống thơng tin kế tốn ......................................................................... 12
2.2.1 Khái niệm.................................................................................................12
2.2.2 Bản chất ...................................................................................................12
2.2.3 Các thành phần cuả HTTTKT .................................................................13
2.2.4 Đối tượng của HTTTKT ..........................................................................14


viii

2.2.5 Chức năng của HTTTKT .........................................................................15
2.2.6 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn .......................................................16
2.2.6.1 Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp ................................. 16
2.2.6.2 Phân loại theo phương thức xử lý ....................................................... 17
2.3 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn ........................................................... 17
2.3.1 Bản chất ...................................................................................................17
2.3.2 Nội dung tổ chức HTTTKT .....................................................................18

2.4 Chu kỳ phát triển HTTTKT ....................................................................... 19
2.5 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thơng tin kế
tốn ................................................................................................................... 21
2.6 Cơng cụ và phương pháp lập tài liệu hệ thống thông tin kế tốn .............. 23
2.6.1 Sơ đồ dịng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) ....................................23
2.6.1.1 Ý nghĩa và ứng dụng ........................................................................... 23
2.6.1.2 Hệ thống các ký hiệu ........................................................................... 23
2.6.2 Lưu đồ chứng từ (Document Flowchart) .................................................24
2.6.2.1 Ý nghĩa và ứng dụng ........................................................................... 24
2.6.2.2 Hệ thống ký hiệu ................................................................................. 24
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ................................................................................................ 26
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CÁC
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP. HCM ........................ 27
3.1 Giới thiệu chung về các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM27
3.1.1 Nhiệm vụ .................................................................................................27
3.1.2 Chức năng: ...............................................................................................27
3.1.3 Cơ cấu tổ chức của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM ...
.................................................................................................................27
3.1.4 Đặc điểm cơng tác tài chính ....................................................................27
3.1.4.1 Nguồn kinh phí .................................................................................... 28
3.1.4.2 Nội dung chi ........................................................................................ 28
3.2 Hệ thống thơng tin kế tốn của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn
TP. HCM .......................................................................................................... 28
3.2.1 Tổ chức bộ máy kế tốn...........................................................................28
3.2.2 Tổ chức qui trình kế toán .........................................................................29


ix

3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán ............................31

3.3 Một số nhận xét và đánh giá về hệ thống thơng tin kế tốn tại các trường
cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM ........................................................ 38
3.3.1 Những kết quả đã đạt được ......................................................................38
3.3.2 Những hạn chế .........................................................................................39
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ................................................................................................ 40
CHƯƠNG 4: XÂY DỰNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN
TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP. HCM ...... 42
4.1 Sự cần thiết phải xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn tại các
trường cao đẳng cơng lập trên địa bàn TP. HCM............................................. 42
4.2 Yêu cầu tổ chức cơng tác kế tốn tại các trường cao đẳng công lập trên địa
bàn TP. HCM.................................................................................................... 43
4.3 Tổ chức công tác kế tốn tại các trường cao đẳng cơng lập trên địa bàn TP.
HCM theo chu trình .......................................................................................... 44
4.3.1 Chu trình thu học phí ...............................................................................45
4.3.2 Chu trình cung ứng ..................................................................................47
4.3.3 Chu trình giảng dạy và Nghiên cứu khoa học .........................................49
4.3.4 Chu trình thu khác ...................................................................................50
4.3.5 Chu trình chi khác ....................................................................................51
4.3.6 Chu trình tài chính ...................................................................................51
4.4 Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao đẳng
cơng lập trên địa bàn TP. HCM ........................................................................ 52
4.4.1 Chu trình thu học phí ...............................................................................52
4.4.1.1 Xây dựng sơ đồ dịng dữ liệu .............................................................. 52
4.4.1.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và lưu chuyển dữ liệu, thơng tin trong chu
trình
............................................................................................................. 59
4.4.2 Chu trình cung ứng ..................................................................................64
4.4.2.1 Xây dựng sơ đồ dịng dữ liệu .............................................................. 64
4.4.2.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và ln chuyển dữ liệu, thơng tin trong chu
trình

............................................................................................................. 70
4.4.3 Chu trình Giảng dạy và nghiên cứu khoa học .........................................76
4.4.3.1 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu .............................................................. 76


x

4.4.3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thơng tin trong chu
trình
............................................................................................................. 83
4.4.4 Chu trình tài chính ...................................................................................89
4.4.4.1 Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình ...................................... 90
4.4.4.2 Hoạt động kiểm sốt trong chu trình tài chính .................................... 94
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4 ................................................................................................ 95
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................... 96
5.1 Kết Luận ..................................................................................................... 96
5.2 Kiến nghị .................................................................................................... 97
TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................. 98
PHỤ LỤC

0


xi

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
AIS

Accounting Information System

CNTT

Công Nghệ Thông Tin

HTTTKT

Hệ thống thơng tin kế tốn

HTTTQL

Hệ thống thơng tin quản lý

MIS

Management Information System

NCKH

Nghiên cứu khoa học

SV

Sinh viên

TP.HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Các ký hiệu của sơ đồ dòng dữ liệu...........................................................23
1

Bảng 2.2 Các ký hiệu của lưu đồ chứng từ ................................................................25
2

Bảng 4.1 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng trong chu trình học
3

phí ..............................................................................................................................53
Bảng 4.2 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến chu trình cung ứng .................64
4

Bảng 4.3 Đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng trong chu trình giảng
5

dạy và nghiên cứu khoa học ......................................................................................77


xii

DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 2.1 Mơ hình chức năng của hệ thống thơng tin..................................................8
1

Hình 2.2 Bản chất của Hệ thống thơng tin quản lý .....................................................9
2

Hình 2.3 Q trình diễn ra trong HTTTQL ..............................................................10
3

Hình 2.4 Các hệ thống con của HTTTQL.................................................................12
4

Hình 2.5 Quy trình xử lý của HTTTKT ....................................................................13
5

Hình 2.6 Các chu trình kế tốn .................................................................................15
6

Hình 2.7 Chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn .............................................20
7

Hình 3.1 Trình tự ghi sổ kế tốn Theo hình thức kế tốn trên máy vi tính ..............29
8

Hình 3.2 Giao diện phần mềm Imas .........................................................................32
9

Hình 3.3 Chức năng nhập chứng từ kế tốn..............................................................33
Hình 3.4 Chức năng nhập dự tốn kinh phí được giao ............................................33
Hình 3.5 Các chức năng trong kế tốn lương ..........................................................34
Hình 3.6 Các chức năng trong kế tốn vật tư, hàng hóa ..........................................35
Hình 3.7 Các chức năng trong kế tốn cơng cụ dụng cụ, tài sản cố định ................35
Hình 3.8 Nhập mua cơng cụ dụng cụ ........................................................................36
Hình 3.9 Tính khấu hao tài sản cố định ...................................................................37
Hình 3.10 Kết chuyển chi phí cuối kỳ .....................................................................37
Hình 3.11 Chức năng chuyển số dư các tài khoản sang năm sau ............................38
Hình 4.1 Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình học phí .................................55
19

Hình 4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đăng ký học .............................................56
20

Hình 4.3 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý đơn miễn, giảm HP ..................................57
21

Hình 4.4 Sơ đồ dịng dữ liệu tính số tiền học phí ......................................................58
22

Hình 4.5 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý đóng tiền học phí ......................................59
23

Hình 4.6 Lưu đồ chứng từ xử lý đăng ký mơn học....................................................60
24

Hình 4.7 Lưu đồ chứng từ xử lý miễn giảm học phí .................................................61
25

Hình 4.8 Lưu đồ chứng từ xử lý tính tiền học phí ....................................................62
26

Hình 4.9 Lưu đồ chứng từ xử lý thu học phí .............................................................63
27

Hình 4.10 Sơ đồ dịng dữ liệu tổng qt chu trình cung ứng ...................................65
28

Hình 4.11 Hoạt động và sơ đồ dịng thơng tin trong chu trình cung ứng ..................66
29

xiii

Hình 4.12 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý đề xuất ....................................................67
30

Hình 4.13 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý mua sắm..................................................68
31

Hình 4.14 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng và bảo quản ...........................69
32

Hình 4.15 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh tốn ...............................................70
33

Hình 4.16 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động nhận đề xuất .......................................71
34

Hình 4.17 Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng ...............................................................73
35

Hình 4.18 Lưu đồ chứng từ xử lý nhận hàng và bảo quản ........................................74
36

Hình 4.19 Lưu đồ chứng từ xử lý thanh tốn ............................................................75
37

Hình 4.20 Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình ...........................................78
38

Hình 4.21 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 lập kế hoạch giảng dạy ...................................79
39

Hình 4.22 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý phân công giảng dạy ..............................79
40

Hình 4.23 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng .................................80
41

Hình 4.24 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý đăng ký nghiên cứu khoa học ................81
42

Hình 4.25 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý thống kê giờ giảng .................................82
43

Hình 4.26 Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 xử lý tính tiền vượt giờ ....................................83
44

Hình 4.27 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động lập kế hoạch giảng dạy ......................84
45

Hình 4.28 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động phân công giảng dạy ...........................85
46

Hình 4.29 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê giờ giảng ..............................86
47

Hình 4.30 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động đăng ký NCKH ...................................87
48

Hình 4.31 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động thống kê số tiết NCKH .......................88
49

Hình 4.32 Lưu đồ chứng từ xử lý hoạt động tính tiền vượt giờ ................................89
50

Hình 4.33 Mối liên hệ giữa chu trình tài chính và các chu trình, đối tượng khác .....90
51

Hình 4.34 Hoạt động và dịng thơng tin trong chu trình tài chính .............................91
52


1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
1.1 Đặt vấn đề
Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin
(CNTT) ngày càng trở thành một lĩnh vực quan trọng, thiết yếu trong thời đại hiện
nay. Bất cứ một lĩnh vực nào, một ngành nghề nào đều có thể ứng dụng công nghệ
thông tin để quản lý và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp. Công nghệ
thông tin giúp những nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp
thời về q trình kinh doanh của doanh nghiệp, của tổ chức để kịp thời ra những
quyết định đúng đắn giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn. Trong lĩnh vực kế
toán cũng vậy, hiện nay đa số các doanh nghiệp, các tổ chức đều sử dụng phần mềm
kế toán để thực hiện việc thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thơng tin đầy đủ,
chính xác, kịp thời về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh các đơn
vị cho các đối tượng sử dụng.
Do nhu cầu tin học hóa trong cơng tác kế tốn, địi hỏi phải có một phần

mềm hữu ích, đáp ứng được yêu cầu quản lý của tổ chức nên các tổ chức, các đơn vị
cần phải hiểu rõ về hệ thống thơng tin kế tốn của tổ chức mình để tư vấn cho các
chuyên gia lập trình chuyển đổi ngơn ngữ kế tốn vào trong phần mềm tin học. Vì
lẽ đó, hệ thống thơng tin kế tốn đóng một vai trị quan trọng trong cơng tác tổ
chức, cơng tác kế tốn của tổ chức nhất là trong thời đại tin học hóa hiện nay.
1.2 Tính cấp thiết của đề tài
Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) là công cụ hỗ trợ quan trọng trong quản
lý điều hành doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra. HTTTKT bao gồm nguồn nhân lực,
các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức một cách khoa học nhằm
thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài sản,
nguồn vốn và quá trình kinh doanh của các đơn vị. Hiện nay, phần lớn các đơn vị
hành chính sự nghiệp và đặc biệt trong các trường học tổ chức thơng tin kế tốn
theo các phần hành nhằm cung cấp thông tin về một hoặc một số đối tượng kế tốn
nhất định nào đó mà chưa có sự trao đổi và chia sẻ thơng tin giữa các đơn vị trong
các tổ chức phi lợi nhuận với nhau. Vì vậy dẫn đến việc thu thập và xử lý thông tin


2

có thể bị trùng lắp, chồng chéo nhau, thơng tin cung cấp cho người sử dụng thường
chậm trễ làm giảm hiệu quả cơng tác kế tốn.
Mặt khác trong đề án đổi mới giáo dục Đại học Việt Nam giai đoạn 2006-2020
của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng vạch ra lộ trình hợp lý để tồn bộ hệ thống Giáo
dục Đại học Việt Nam chuyển sang đào tạo theo học chế tín chỉ trước năm 2020.
Hiện nay tất cả các trường Đại học đã chuyển sang chương trình đào tạo theo học
chế tín chỉ, một số trường cao đẳng cũng đang dần chuyển sang chương trình đào
tạo theo học chế tín chỉ. Vì vậy việc tổ chức quản lý của các trường đào tạo phải
thay đổi, phải vận hành theo nhu cầu của từng sinh viên. Do vậy, việc xây dựng lại
HTTTKT trong công tác quản lý tại các trường cao đẳng là một vấn đề cần thiết
trong giai đoạn hiện nay. Trong điều kiện ứng dụng các phần mềm quản lý tại các

trường cao đẳng, chức năng kế toán không thể thực hiện độc lập mà phải được tổ
chức trong mối quan hệ với các bộ phận chức năng khác nhằm tăng cường sự phối
hợp, trao đổi dữ liệu thơng tin giữa các bộ phận với nhau.
Nhằm góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý nói chung, cơng tác kế
tốn nói riêng các trường cao đẳng cần phải tăng cường việc phối hợp và trao đổi
thông tin giữa bộ phận kế tốn và các phịng ban khác trong trường. Hệ thống thơng
tin kế tốn khi đó khơng thể tổ chức một cách độc lập riêng lẽ mà chúng ta phải xây
dựng lại kết hợp thành một hệ thống hồn chỉnh theo các chu trình kế tốn. Luận
văn “Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao đẳng trên
địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” sẽ giúp các trường cao đẳng quản lý tốt hơn và
hiệu quả hơn trong cơng tác kế tốn.
1.3 Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu
HTTTKT đã được nhiều tác giả nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau. Xét
trên góc độ tổng quát , các tác giả Boocholdt (1996), Gelinas và Sutton (2002),
Rommey và Steinbart (2008) trong ba cuốn sách cùng tên “ Accounting Information
System“ đã trình bày các vấn đề chung nhất về HTTTKT và cách tổ chức HTTTKT
trong các tổ chức.
Tại Việt Nam, các vấn đề về HTTTKT cũng được một số tác giả nghiên cứu.


3

Tác giả Nguyễn Thế Hưng (2006) đã trình bày những nội dung cơ bản về cách thức
tổ chức HTTTKT trong các tổ chức. Tác giả Thái Phúc Huy và Nguyễn Phước Bảo
Ấn (2012) đã trình tổ chức HTTTKT trong các doanh nghiệp thành năm chu trình:
chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình nhân sự, chu
trình tài chính.
Hiện nay việc tổ chức HTTTKT trong trường cao đẳng đã được phổ biến rộng
rãi, nhưng chỉ đáp ứng cho một phần hành nào đó trong các phịng chức năng mà
chưa có sự chia sẻ và trao đổi thơng tin giữa các phịng ban với nhau. Việc nghiên

cứu xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn hồn chỉnh để giải quyết vấn đề quản lý tất
cả các bước liên quan đến kế tốn nhằm chia sẻ thơng tin giữa các phịng ban, các
khoa cịn rất ít. Hiện nay chỉ có một đề tài nghiên cứu về vấn đề này đó là bài báo :
“Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong trường đại học theo cách tiếp cận chu
trình” của tác giả Nguyễn Mạnh Tồn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh.
Đề tài nghiên cứu tổ chức HTTTKT trong các trường đại học được tổ chức
thành bốn chu trình: Chu trình thu học phí, Chu trình cung ứng, Chu trình giảng dạy
và nghiên cứu khoa học, Chu trình tài chính. Trên cơ sở thừa kế nghiên cứu của tác
giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh. Trong luận văn này tác giả đi
xây dựng HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trong điều kiện đổi mới cơ
chế quản lý tài chính theo hướng tự chủ và theo chương trình đào tạo tín chỉ. Tác
giả đề xuất tổ chức HTTTKT trong các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.
HCM thành sáu chu trình: chu trình học phí, chu trình cung ứng, chu trình thu khác,
chu trình chi khác, chu trình giảng dạy và nghiên cứu khoa học, chu trình tài chính.
1.4 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài


Đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin kế tốn trong các trường cao đẳng cơng
lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM).



Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn mới cho các trường cao đẳng
công lập trên địa bàn TP. HCM theo hướng tiếp cận chu trình.

1.5 Nội dung nghiên cứu của đề tài
Để đạt được các mục tiêu nêu trên cần giải quyết các vấn đề sau:


4

 Hiện trạng hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao đẳng cơng lập hiện
nay
 Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao
đẳng công lập hiện nay và đưa ra các giải pháp.
 Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn theo hướng tiếp cận chu trình
 Phân tích hệ thống
 Thiết kế hệ thống
 Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu
 Xây dựng sơ đồ lưu chuyển dữ liệu, thơng tin trong chu trình
1.6 Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Các phương pháp nghiên cứu sẽ thực hiện để đạt được mục tiêu và nội dung
trên:
Nội dung nghiên cứu 1: Hiện trạng hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao
đẳng hiện nay.
Phương pháp thu thập thông tin:
 Tìm hiểu về hệ thống thơng tin kế tốn hiện hành của các trường cao đẳng công
lập trên địa bàn TP.HCM đang sử dụng để phân tích rút ra những ưu điểm và
nhược điểm của HTTTKT hiện tại. Tác giả đã tiến hành khảo sát trực tiếp hệ
thống thông tin kế tốn tại ba trường cao đẳng cơng lập trên địa bàn TP. HCM
đó là: trường cao đẳng Tài Chính – Hải Quan, trường cao đẳng Cơng Thương
và trường cao đẳng Công Nghệ Thủ Đức.
 Thu thập thông tin trực tiếp từ phịng Tài Chính – Kế Tốn, phịng Nghiên cứu
Khoa học, phịng Đào Tạo, phịng Cơng tác Học sinh viên, phịng Quản trị thiết
bị và các khoa.
 Tìm hiểu quy trình thực hiện các phần hành kế tốn trong trường cao đẳng cơng
lập từ các phịng ban có liên quan để tìm ra những ưu điểm và nhược điểm để
xây dựng quy trình cho hệ thống thơng tin kế toán mới.
Phương pháp điều tra thực địa

5

 Phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phịng ban sử dụng hệ thống
thơng tin kế tốn hiện tại (câu hỏi phỏng vấn: phụ lục 01).
 Phỏng vấn các nhân viên sử dụng hệ thống: mô tả công việc và nhiệm vụ của
họ, những thuận lợi và khó khăn khi sử dụng HTTTKT (câu hỏi phỏng vấn: phụ
lục 03).
Nội dung nghiên cứu 2: Xây dựng mơ hình hệ thống thơng tin kế tốn
Phương pháp phân tích số liệu
 Phân tích các phần hành của hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao
đẳng cơng lập trên địa bàn TP. HCM.
 Phân tích các qui trình của hệ thống từ đó xây dựng sơ qui trình cho hệ thống
mới
 Phân tích tổng hợp các qui trình tìm ra điểm mạnh điểm yếu của hệ thống cũ để
xây dựng sơ đồ hệ thống mới.
Phương pháp công cụ mô hình hóa
 Xây dựng sơ đồ dịng dữ liệu (DFD – Data Flow Diagram)
 Xây dựng lưu đồ chứng từ - sơ đồ dịng thơng tin (DF - Document Flowchart)
 Thiết kế cơ sở dữ liệu
1.7 Kết cấu luận văn
Luận văn được kết cấu thành các nội dung như sau:
 Chương 1. Giới thiệu: giới thiệu về các lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu,
phương pháp nghiên cứu, tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu và kết cấu đề tài.
 Chương 2: Tổng quan về hệ thống thông tin kế tốn
 Chương 3: Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn trong các trường cao đẳng
cơng lập trên địa bàn TP. HCM
 Chương 4: Xây dựng và thiết kế hệ thống thống thơng tin kế tốn trong các
trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP. HCM
 Chương 5: Kết luận và kiến nghị

6

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THƠNG TIN KẾ TỐN
2.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý
2.1.1 Hệ thống
Theo Thái Phúc Huy (2012), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan
hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống” cụ thể
như: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường cao đẳng…
Theo Phan Đức Dũng (2008), “Hệ thống là một tập hợp các thành phần phối
hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”.
Một hệ thống bất kỳ gồm có bốn đặc điểm như sau:
 Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
 Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong
 Phạm vi giới hạn của hệ thống
 Các mục tiêu hướng đến của hệ thống
Vai trò của hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các thành phần cấu thành nên
một tổ chức vì vậy nó có vai trị vơ cùng quan trọng trong tổ chức đó. Các thành
phần có thể hoạt động độc lập nhau nhưng khơng thể không liên kết (quan hệ) với
các thành phần khác. Trong q trình hoạt động, thơng tin có thể truyền từ thành
phần này sang thành phần khác trong hệ thống, thông tin đầu ra của thành phần này
sẽ là thông tin đầu vào cuả thành phần khác. Do đó, một tổ chức muốn hoạt động tốt
thì phải có sự thống nhất cao giữa các thành phần trong hệ thống. Hệ thống hoạt
động tốt mới đem lại hiệu quả cho tổ chức.
Cấu trúc của hệ thống: là sự sắp xếp thiết kế các phần tử bên trong của hệ
thống. Các yếu tố đầu ra, đầu vào: khi thiết lập một hệ thống, chúng ta cần tìm
hiểu sản phẩm của hệ thống trước, có nghĩa là sản phẩm phục vụ cho mục đích gì,
cần những yếu tố nào, báo cáo gì thì lúc đó chúng ta mới biết được đầu vào của hệ

thống là gồm những dữ liệu nào.
Môi trường của hệ thống: là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có
ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của hệ thống đó.


7

Hệ thống con: là một hệ thống nhỏ nằm trong hệ thống nào đó
Phân loại hệ thống: Một hệ thống có thể chứa nhiều hệ thống con và trong
mỗi hệ thống con sẽ có những tính chất như một hệ thống, có thể dùng các phương
tiện, cách thức khác nhau nhưng đều liên kết với nhau và cùng thực hiện mục tiêu
chung của hệ thống. Theo Nguyễn Thế Hưng (2008) hệ thống được phân thành các
loại sau:
 Theo sự phân cấp hệ thống, hệ thống bao gồm hệ thống cấp thấp và hệ thống
cấp cao.
 Theo sự tác động và mối quan hệ với mơi trường bên ngồi, hệ thống bao gồm
hệ thống đóng, hệ thống mở và hệ thống kiểm sốt phản hồi.
Hệ thống đóng: là hệ thống khơng có liên hệ với mơi trường bên ngồi. Mơi
trường cũng khơng tác động đến q trình của hệ thống. Hệ thống này chỉ mang ý
nghĩa về mặt lý thuyết.
Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống đóng nhưng có giao tiếp với mơi
trường bên ngồi, bị mơi trường bên ngoài tác động và ngược lại hệ thống cũng tác
động đến mơi trường và được kiểm sốt.
Hệ thống mở: là hệ thống có liên hệ và chịu sự tác động rất mạnh của mơi
trường bên ngồi. Hệ thống khơng kiểm sốt được sự tác động qua lại của nó với
mơi trường và thường khơng ổn định hoặc khơng kiểm sốt được các thơng tin vào.
Hệ thống kiểm sốt phản hồi: là hệ thống mà một phần thông tin đầu ra của
nó cho phép kiểm sốt thơng tin đầu vào qua đó tối ưu hóa các mục tiêu của hệ
thống.
2.1.2 Hệ thống thông tin

“Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập
hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung
cấp thông tin cho người sử dụng” (Gelinas và Sutton, 2002)
Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho đối tượng sử
dụng được gọi là hệ thống thơng tin. Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh
báo sóng thần, hay hệ thống kế tốn…là những hệ thống thông tin với mục tiêu


8

cung cấp các thông tin phục vụ cho các đối tượng sử dụng thơng tin khác nhau. Mơ
hình chức năng của một hệ thống thơng tin (hình 2.1)

Lưu trữ

Dữ liệu
đầu vào

Xử lý

Thơng tin
đầu ra

Người dùng

Hình 2.1 Mơ hình chức năng của hệ thống thông tin
Nguồn (Gelinas và Sutton, 2002)
1

 Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức

thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin
 Thành phần xử lý: các quá trình, bộ phận hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu
đầu vào đã phân tích, tổng hợp, tính tốn, ghi chép, xác nhận… để làm biến đổi
tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng.
 Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo
ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho q trình xử lý và cung cấp thơng tin
về sau.
 Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin
được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng.


9

 Kiểm sốt: kiểm sốt các q trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông
tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đã được đặt ra đồng thời phản hồi lại
những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khác phục,
sửa chữa.
2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý
2.1.3.1Khái niệm
Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là một hệ thống thông tin bao gồm các
thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ các
hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ q trình ra quyết định của các cấp
quản lý thơng qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm
sốt q trình hoạt động của tổ chức (Thái Phúc Huy, 2012).

Tổ chức/
Thực hiên

Hoạch định

Hoạt động của
doanh nghiệp

Đánh giá/
Kiểm sốt

Hệ thống
thơng tin
quản lý

Hình 2.2 Bản chất của Hệ thống thông tin quản lý
Nguồn (Thái Phúc Huy et al, 2012)
Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt dộng của doanh nghiệp
2

thông qua các quá trình ra quyết định. Q trình này có thể diễn ra theo các bước
sau:
 Sử dụng đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề giải quyết
 Đưa ra các phương án giải quyết
 Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án
 Lưạ chọn phương án khả thi và ra quyết định


10

Như vậy HTTTQL là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ
chức. HTTTQL trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, kiểm tra thực
hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của các cấp
quản lý trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước.
2.1.3.2Vai trị

Hệ thống thơng tin quản lý có vai trị thu nhập thông tin , xử lý và cung cấp
thông tin cần thiết cho người sử dụng khi họ có nhu cầu. Vai trị của hệ thống thơng
tin quản lý có thể được sơ đồ hóa như sau:

Thơng tin nội:

Thơng tin ngoại:

 Thơng tin viết
 Thơng tin nói
 Thơng tin hình ảnh

 Thơng tin viết
 Thơng tin nói
 Thơng tin hình ảnh

HTTTQL thu nhận

Xử lý các dữ liệu thơ (lọc cấu trúc hóa)
Thơng tin cấu trúc
Xử lý (áp dụng những quy tắc quản lý)
Thơng tin kết quả
NSD

Phân phát

NSD

Hình 2.33 Q trình diễn ra trong HTTTQL
Nguồn (Nguyễn Thị Hồng Anh, 2009)

Thu thập thông tin: Do hệ thống thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nên
thông tin thường đa dạng phức tạp. cho nên muốn có thơng tin hữu ích thì hệ thống
phải chọn lọc thơng tin: