Quản trị những dự án cần những phẩm chất nào?

Quản trị những dự án cần những
phẩm chất nào?
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý
các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu dặt ra với nhiều ràng buộc
về thời gian, chi phí và các nguồn tài nguyên.
Kế hoạch của dự án có thể chỉ là đơn giản, ví dụ như một tập hợp nhỏ các
công việc cùng thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng có thể phức tạp gồm hàng nghìn
các công việc và tài nguyên với chi phí hàng tỷ USD.
Hầu hết các dự án đều có những điểm chung bao gồm việc phân chia dự án
thành các công việc nhỏ dễ dàng quản lý, lập lịch thực hiện các công việc, trao đổi
với nhóm và theo dõi các tiến trình thực hiện công việc.
Thông thường một dự án bao gồm 3 công đoạn chính sau:
Lập kế hoạch dự án.
Theo dõi các thay đổi và quán lý dự án.
Kết thúc dự án.
Các bước này càng được thực hiện tốt bao nhiêu, khả năng thành công của
dự án càng nhiều bấy nhiêu.
Nhân tố quyết định sự thành công của dự án
Dự án của bạn chỉ có thể thành công nếu bạn hiểu rõ được 3 nhân tố hình
thành nên mỗi dự án, đó là:
Thời gian: gồm thời gian đế hoàn thành từng công việc trong mỗi một giai
đoạn.
Tiền bạc: gồm các chi phí tài nguyên: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để
hoàn thành các công việc.
Mục đích của các công việc và kế hoạch để hoàn thành chúng.
Thời gian, tiền bạc và mục đích là chiếc kiềng ba chân dưa dự án đến thành
công, mỗi một thành phần đều có ảnh hưởng đến hai phần còn lại. Ba thành phần
này là rất quan trọng và trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, mối quan hệ giữa ba thành
phần này là khác nhau đối với mỗi dự án và nó quy định tới những vấn đề và cách
thức thục hiện dự án.

Người quản lý dự án cần những phẩm chất nào
Cũng giống như bất cứ một nhà quản lý nào, quản lý dự án đòi hỏi một
trình độ chuyên môn cao, việc sử dụng thành thạo các biểu đồ xây dựng dự án
GANTT hay PERT, Microsoft Project, trình diễn Power Point... trong quá trình
thuyết trình dự án là những kiến thức nền không thể thiếu đối với một nhà quản lý
dự án. Ngoài ra nhà quản lý dự án cần phải có các kỹ năng như lanh đạo, giao tiếp
và đàm phán tốt, xây dựng được các mối quan hệ tốt với chính quyền cũng như
đối tác, giới báo chí, truyền thông, khả năng nắm bắt và phân tích tốt, biết sắp xếp
công việc một cách khoa học và hợp lý, luôn tỉnh táo trong tất cả các tình huống...
Tuy nhiên dù bạn có là nhà quản lý tài ba đến đâu, bạn cũng không thể một
mình tự gánh vác công việc, người quản lý dự án giỏi là người có khả năng tập
hợp những người giỏi về làm trong ban quản lý dự án của mình.
Những dự án lớn đòi hỏi rất nhiều đến quỹ đầu tư cũng như nhân lực. Do
đó, việc lập một dự án với chi phí chi tiết và huy động vốn là điều rất quan trọng
đối với một nhà quản trị.
Không phải ai cũng có đủ tài và lý lẽ để thuyết phục hoặc xin tài trợ cho dự
án. Không chỉ vấn đề vốn, kỹ năng làm việc theo nhóm cũng là điều kiện thiết yếu
trong mỗi dự án.
Nhà quản trị phải luôn luôn theo sát và quản lý những team work của mình,
luôn động viên và khích lệ họ để công việc đạt hiệu quả cao nhất có thể. “Yếu tố
quan trọng nhất để kiểm soát thành công của dự án là đánh giá tiến độ dự án
thường xuyên và kịp thời, so sánh thực tế triển khai dự án với kế hoạch đã định.
Khi cần thiết phải có sự điều chỉnh ngay lập tức". Đây là lời khuyên của
chuyên gia dự án - ông Nguyễn Mạnh Hùng, Phó Giám đốc Trung tâm Đề án và
Phát triển Công nghệ FPT.
Có một điều tưởng chừng rất đơn giản nhưng không ít nhà quản trị không
chịu chú ý, dẫn đến dự án bị đổ bể hoặc không hoàn thành được theo như tiêu chí
ban đầu đã đề ra, gây mất uy tín với đối tác, đó là "Làm vừa sức của mình, không
nên đề cao quá mục tiêu" đó là lời khuyên của ông Nguyễn Mạnh Hùng. Và làm
việc gì cũng phải lập kế hoạch, tính chi phí rủi ro trong từng trường hợp cụ thể”.

Steve Gandy - Phó Chủ tịch Tập đoàn Metso Corporation với kinh nghiệm trên 40
năm trong nghề quản lý dự án đã đưa ra lời khuyên này.
Để tính toán được chi phí rủi ro, ngay từ đầu bạn phải thực hiện tốt khâu
chuẩn bị. Các dự án luôn có những đặc thù riêng nhưng dự án có tính bất biến,
người làm dự án không được phép thay đổi mục tiêu của dự án vì bất cứ lý do nào.
Nếu hạn thay đổi mục tiêu ban đầu của dự án, thì dự án đó coi như thất bại và bạn
phải chuyển sang dự án mới.
Khi làm dự án bạn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn: vấn đề tiến độ,
quan hệ ngoại giao, rủi ro kỹ thuật, giới hạn vốn, nguồn lực, mức độ tích cực của
nhân viên, áp lực thị trường, thái độ người tiêu dùng đối với mục tiêu của dự án...
và người làm dự án cần phải biết cân bằng cuộc sống - công việc, nếu không sẽ rất
dễ bị rơi vào trạng thái stress, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả dự án.
Ngoài những đòi hỏi khắt khe về trình độ chuyên môn như đã kể trên,
người làm quản lý dự án tất nhiên phải là một người có sức khỏe tốt, nếu không có
sức khỏe bạn sẽ không thể chịu được áp lực công việc và tham gia vào những
chuyến công tác, khảo sát thị trường, dự án...
Trong cuộc sống chúng ta có rất nhiều dự án lớn nhỏ khác nhau. Hãy bắt
đầu vai trò nhà quản lý ngay từ những dụ án nhỏ, những kế hoạch nhỏ và phải
luôn khắc cốt ghi tâm, dự án nào cũng có rủi ro, để hoàn thành tốt bạn phải luôn có
dự án chống rủi ro trong từng dự án.