Ủy quyền tạo thuận lợi (Delegating Made Easy)

Ủy quyền tạo thuận lợi (Delegating Made Easy)

Đầu tiên, khi bạn ủy quyền cho nhiều người khác bạn có thể cảm thấy công việc phức
tạp hơn so với yêu cầu của nó. Tuy nhiên, do sự ủy thác có hiệu quả, bạn có thể mở
rộng số lượng công việc ra nhiều hơn so với số lượng công việc mà bạn mong muốn.
Khi bạn sắp xếp trách nhiệm công việc (workload) để các thành viên của bạn làm việc
trên các công việc có mức ưu tiên phù hợp cao nhất, và những người khác đang làm
những trách nhiệm (assignments) đầy ý nghĩa (meaningful) và đầy thử thách
(challenging), bạn sẽ có một công thức (recipe) để thành công.
Hãy nhớ rằng, để sự ủy quyền có hiệu quả, hãy chọn những nhiệm vụ phù hợp, xác
định đúng người để ủy quyền, và ủy quyền đúng cách!
Khi nào cần ủy quyền (When to Delegate) ?
"Ủy quyền" cho phép bạn thực hiện việc sử dụng tốt nhất của thời gian và kỹ năng
của bạn, và nó sẽ giúp những người khác trong đội ngũ phát triển và phát triển để đạt
được tiềm năng của họ trong tổ chức. Ủy quyền là tạo một win- win (tất cả đều thành
công) cho tất cả thành viên tham gia, nhưng chỉ khi làm đúng. Giữ các tiêu chí
(criteria) này trong tâm trí khi quyết định nếu một nhiệm vụ nên giao:
 Các công việc nên cung cấp một cơ hội cho sự phát triển các kỹ năng của
người khác.

Nếu bạn làm việc một mình, bạn có thể sẽ làm rất nhiều việc,
có thể bạn sẽ gặp rất nhiều khó khan, lúc đó bạn rất cần sự
giúp đỡ, hỗ trợ của người khác và điều đó có thể làm bạn xấu
hổ. Một trong những cách phổ biến nhất để khắc phục hạn chế
này là tìm hiểu cách cử người đại diện cho bạn để thực hiện
một số công việc. Nếu bạn làm tốt việc này, bạn có thể xây
dựng được một nhóm mạnh và tạo sự phát triển cho mọi thành
viên.
 Cân nhắc các nỗ lực để đào tạo thích đáng (properly train) người khác để
chống lại các nhiệm vụ sẽ thường xuyên tái hiện (reoccur).
 Uỷ thác một số nhiệm vụ quan trọng (critical) có thể gây sự liều lĩnh

(jeopardize) cho sự thành công của dự án của bạn.
 Nhiệm vụ quản lý, chẳng hạn như đánh giá hiệu suất, và nhiệm vụ cụ thể được
giao cho bạn, không nên ủy quyền.
Ai có thể đại diện bạn (To Whom sould you delegate)?

Một khi bạn đã quyết định một nhiệm vụ được ủy quyền, hãy suy nghĩ về những ứng
viên có thể chấp nhận cho việc thực hiện nhiệm vụ. Những điều cần suy nghĩ bao
gồm:
 Điều gì kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng và
thái độ như thế với người đã có?
 Họ cần đào tạo hoặc có thể cần sự trợ giúp
gì?
 Bạn có đủ thời gian và nguồn lực để cung
cấp bất kỳ đợt đào tạo cần thiết không?
 Phong cách làm việc, sở thích của cá nhân?
Do họ làm tốt trên nhiệm vụ riêng của họ
hoặc do họ yêu cầu hỗ trợ nhiều hơn. Động
lực? Cách làm việc độc lập?
 Họ muốn gì từ công việc của mình?
 Thế nào là mục tiêu dài hạn của mình và
quyền lợi, làm thế nào để sắp xếp (align)
công việc với các sản phẩm được đề xuất?
 Khối lượng công việc hiện tại của người này
là gì? Liệu những người này có thời gian để
làm việc nhiều hơn?
 Bạn sẽ ủy thác công việc này đòi hỏi sự thay
đổi lại lập trường (reshuffling) về trách
nhiệm và dòng công việc khác?

Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu vào đại biểu cho một ai đó, bạn có thể nhận thấy rằng

người đó phải mất thời gian lâu hơn bạn làm để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này là bởi
vì bạn là một chuyên gia trong lĩnh vực này và người bạn đã giao cho là vẫn còn đang
phải học tập. Hãy kiên nhẫn: Nếu bạn đã chọn đúng người để đại diện bạn, và được
bạn tin cậy ủy thác một cách chính xác, bạn sẽ thấy rằng người đó nhanh chóng trở
nên có thẩm quyền và đáng tin cậy. Ngoài ra, hãy cố gắng ủy quyền đến mức thấp
nhất có thể được. Những người đang làm việc gần nhất cho công việc là tốt nhất, vì họ
có kiến thức hầu hết các chi tiết của công việc hàng ngày. Điều này cũng làm tăng
hiệu quả làm việc, và giúp phát triển con người.
Nên ủy quyền như thế nào (How should You Delegate)?
1.1.1 Quả cầu độc lập (The Spheres of Independence)
Đây là quả cầu độc lập

Con người thường xuyên di chuyển khắp các lĩnh vực trong quá trình phát triển. Mục
tiêu của bạn nên được ủy quyền cho một trong ba lĩnh vực bên ngoài, tùy thuộc vào
công việc đang được thực hiện. Hãy chắc chắn rằng bạn phù hợp với chi phí trách
nhiệm với chi phí của quyền hạn. Hiểu rằng bạn có thể ủy quyền một số trách nhiệm,
nhưng bạn không thể ủy quyền đến trách nhiệm cuối cùng.
Giữ quyền kiểm soát (Keeping Control )
Bây giờ, một khi bạn đã thực hiện các bước trên (have worked
through the above steps), hãy đảm bảo bạn sẽ hướng dẫn tường
tận (brief) thành viên trong nhóm của bạn một cách thích hợp.

Hãy dành thời gian để giải thích cho các đồng sự:
 Lý do tại sao họ đã được chọn cho công việc,
 Những gì mong đợi từ họ trong quá trình dự án,
 Các mục tiêu bạn có cho các dự án, tất cả các thời hạn (timelines) và định hạn
(deadlines)
 Những nguồn lực mà họ có thể sử dụng ( draw).
Tiếp theo, cùng làm việc để phát triển một lịch trình để xây dựng tiến độ, những sự
kiện quan trọng (mốc- milestones), và các điểm quan trọng khác của dự án (other key

project points).
Bạn phải bảo đảm rằng các thành viên trong nhóm biết rằng bạn muốn được thông
báo Nếu có một vấn đề gì xảy ra (occur), và rằng bạn đang sẵn sàng cho bất kỳ câu
hỏi hay hướng dẫn cần thiết, như công việc trong tiến trình.
Chúng ta đều biết rằng, cũng như quản lý, chúng ta nên không vi quản lý (micro-
manage). Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là chúng ta phải từ bỏ (abdicate) kiểm
soát hoàn toàn.
Để uỷ thác có hiệu quả, chúng ta phải tìm sự cân bằng giữa khó khăn
(dificultbalance) cho không gian rộng đủ cho người cộng sự phát huy năng lực của họ,
trong khi vẫn giám sát chặt chẽ và hỗ trợ đầy đủ và kịp thời để đảm bảo rằng công
việc được làm đúng và có hiệu quả.
Một cách để khuyến khích tăng trưởng (encourage grounth) là yêu cầu giải pháp được
đề nghị (ask for recommended solutions) khi người được ủy quyền đến gặp bạn với
một vấn đề, và sau đó giúp họ khám phá những giải pháp và đạt được một quyết định
(reach a decision).
Tầm quan trọng của sự thừa nhận hoàn toàn (The importance of Full
Acceptance)
Khi làm việc ủy quyền được phản hồi lại cho bạn, hãy dành
đủ thời gian để xem xét kỹ lưỡng. Nếu có thể, chỉ chấp nhận
những sản phẩm có chất lượng tốt, các công việc hoàn tất
đầy đủ. Nếu bạn chấp nhận kết quả công việc mà bạn không
hài lòng, thành viên trong nhóm của bạn sẽ không tìm cách
để thực hiện công việc đúng cách. Xấu hơn nữa, bạn sẽ chấp
nhận một dự án mới mà bạn có lẽ sẽ cần phải hoàn thành
một mình. Không chỉ là quá tải, có thể là bạn sẽ không có
thời gian để làm công việc của riêng bạn một cách thỏa
đáng.

Tất nhiên, khi làm một việc tốt được gửi lại cho bạn, hãy chắc chắn vừa công nhận và
vừa khen thưởng các nỗ lực của đồng nghiệp. Là một nhà lãnh đạo, thực tế bạn sẽ

nhận được lời ca tụng (complimenting) của các thành viên trong nhóm của bạn mỗi
khi bạn gây ấn tượng tốt cho những gì họ đã làm được. Điều này sẽ là một phần nỗ
lực của bạn để tiến một chặng đường dài theo hướng xây dựng đội ngũ các thành viên
tự tin và hiệu quả ngay bây giờ và trong tương lai.