HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ XUẤT
KHẨU HÀNG HÓA TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI
3.1. Đánh giá kế toán xuất khẩu và xác định kết quả xuất khẩu hàng hóa tại
Tổng công ty
Từ những ngày đầu thành lập đến nay, Tổng công ty Thương mại Hà Nội đã
phát huy được những thuận lợi của mình, không ngừng phát triển khẳng định uy tín
và vị thế trong các lĩnh vực hoạt động. Đặc biệt trong công tác kế toán xuất khẩu
và xác định kết quả xuất khẩu hàng hóa, Tổng công ty đã đạt được những thành tựu
đáng kể.
3.1.1. Những ưu điểm
Kế toán xuất khẩu và xác định kết quả xuất khẩu tại Tổng công ty Thương
mại Hà Nội được thực hiện khá hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế tại Tổng
công ty và tuân thủ chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định. Có được thành tựu
này, trước hết phải kể đến sự nhiệt tình nỗ lực của bộ máy quản lý Tổng công ty.
- Về bộ máy quản lý Tổng công ty: Là một doanh nghiệp hoạt động với qui
mô lớn, bộ máy quản lý của Tổng công ty Thương mại Hà Nội được tổ chức theo
mô hình trực tuyến chức năng, đứng đầu là Hội đồng quản trị, kế đến là Ban kiểm
soát, Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc và các phòng ban chức năng. Mô
hình này được tổ chức khá hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của
Tổng công ty. Mỗi phòng ban chức năng đều có những nhiệm vụ cụ thể do ban
lãnh đạo Tổng công ty giao phó, tạo ra sự chuyên môn hóa đối với công việc đảm
nhiệm. Giữa ban lãnh Tổng công ty và các phòng ban chức năng luôn có mối quan
hệ chặt chẽ tạo nên sự thống nhất và kịp thời trong công việc. Bên cạnh đó, đội ngũ
cán bộ công nhân viên có độ tuổi trung bình khá trẻ, có năng lực và rất tâm huyết
với nghề, nỗ lực làm việc vì sự phát triển chung của toàn Tổng công ty. Đây là một
trong những yếu tố thể hiện sự năng động và tiềm năng phát triển của Tổng công ty
trong những năm tới.
- Về bộ máy kế toán Tổng công ty: Bộ máy kế toán tại văn phòng Tổng công
ty được phân công hợp lý, rõ ràng và khoa học cho từng kế toán viên. Mỗi kế toán
viên phụ trách một mảng riêng, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm của họ về công
việc mà mình đảm nhiệm. Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và đều có trình

độ chuyên môn cao, sử dụng máy vi tính thành thạo. Chính điều này đã giúp nâng
cao hiệu quả công tác kế toán tại Tổng công ty. Lãnh đạo đội ngũ nhân viên kế
toán là Kế toán trưởng người có học vấn cao, có trách nhiệm trong công việc và
đặc biệt có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương. Do vậy, việc tổ chức
chỉ đạo các hoạt động kế toán luôn chính xác và đảm bảo yêu cầu quản lý của ban
lãnh đạo Tổng công ty. Đối với các đơn vị trực thuộc, do ở xa nên được hạch toán
độc lập kết hợp với việc thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc của Tổng
công ty.
- Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Các chứng từ được sử dụng
phù hợp với yêu cầu và là cơ sở pháp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ
được sử dụng theo mẫu quy định do Bộ Tài chính ban hành. Những thông tin kinh
tế về nội dung các nghiệp vụ được ghi đầy đủ và chính xác vào chứng từ. Chứng từ
sau khi được lập sẽ được chuyển ngay tới phòng kế toán tài chính Tổng công ty để
đảm bảo theo dõi và phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm các khoản
mục tài sản, nguồn vốn. Thêm vào đó, các chứng từ thường xuyên được các cán bộ
kế toán kiểm tra, giám sát chặt chẽ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thực hiện
tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo trình tự thời gian
trước khi lưu trữ.
- Về hệ thống tài khoản sử dụng: Tổng công ty Thương mại Hà Nội sử dụng
hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất,
kế toán Tổng công ty đã lựa chọn những tài khoản phù hợp với đặc điểm sản xuất
kinh doanh để vận dụng vào công tác kế toán xuất khẩu hàng hóa và xác định kết
quả xuất khẩu. Đồng thời còn mở thêm các tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc
ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, cung cấp thông tin kế toán một cách
chính xác và kịp thời.
- Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán: Phù hợp với công tác kế toán, hình
thức Nhật ký chung kết hợp với việc đưa máy tính vào công tác quản lý tài chính
được áp dụng tại Tổng công ty. Việc trang bị máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm
kế toán Fast Accounting 2006 đảm bảo tính khoa học, kịp thời và đơn giản hóa

công tác kế toán. Điều này còn giúp các cán bộ kế toán hạn chế được những sai sót
trong việc ghi chép bị trùng lặp do các số liệu chỉ cần nhập một lần vào máy tính từ
các chứng từ gốc. Hơn nữa, mạng máy vi tính trong phòng kế toán kết nối các máy
tính với nhau nên việc theo dõi, kiểm tra công tác kế toán được thực hiện thường
xuyên, tiết kiệm được nhiều thời gian. Việc ứng dụng kế toán máy trong lưu trữ số
liệu kế toán còn giúp ích rất nhiều cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các sổ
kế toán.
Bên cạnh những kết quả trong tổ chức hạch toán kế toán mà Tổng công ty
Thương mại Hà Nội đã đạt được còn có những tồn tại cần khắc phục nhằm đáp ứng
tốt hơn yêu cầu quản lý tại Tổng công ty.
3.1.2. Những tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, công tác kế toán xuất khẩu và xác định kết
quả xuất khẩu hàng hóa còn có những tồn tại cần khắc phục.
3.1.2.1.Về công tác kế toán Tổng công ty:
Tổng công ty đã áp dụng kế toán máy trong việc tổ chức hạch toán kế toán
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do có sự phân công lao động kế toán
nên mỗi nhân viên kế toán chỉ đảm nhận phần hành kế toán của mình. Mỗi kế toán
viên phải cập nhật số liệu và không biết quy trình cập nhật số liệu ở các phần hành
khác nên vô hình chung làm ảnh hưởng đến tiến trình chung của Tổng công ty. Kế
toán viên không có đủ điều kiện để nắm bắt được tình hình kế toán của các phần
hành kế toán khác. Thêm vào đó, số nhân viên kế toán thành thạo ngoại ngữ chưa
nhiều. Điều này đã làm hạn chế hiệu quả hoạt động của công tác kế toán tại Tổng
công ty.
3.1.2.2. Về công tác thu mua và quản lý hàng hóa:
Là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp nên Tổng công ty không
chỉ chuyên doanh một mặt hàng nhất định. Hàng hóa xuất khẩu của Tổng công ty
đều là hàng nông sản thu mua trong nước. Nhiều nguồn hàng phải mua tại các cơ
sở nhỏ lẻ với giá thành cao dẫn đến giá bán cao và không chủ động được nguồn
hàng. Đối với một số loại nông sản, khi khách hàng nước ngoài đặt hàng với số
lượng lớn, Tổng công ty thường gặp khó khăn trong việc thu gom nguồn hàng đó.

Bởi vậy, việc xuất khẩu hàng hóa đôi lúc bị chậm trễ, không đúng tiến độ gây ảnh
hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
Đối với hàng hóa thu mua để xuất khẩu thẳng không qua kho, kế toán Tổng
công ty vẫn lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, đồng thời hạch toán như hàng
đã nhập kho. Bởi vậy, số liệu theo dõi chỉ là số nhập xuất tồn của kho ảo trên sổ
sách. Điều này, sẽ khiến cho công tác quản lý hàng hóa trở nên khó khăn vì không
biết được số thực nhập thực xuất của hàng hóa tại kho.
3.1.2.3. Về các khoản phải thu do bán hàng xuất khẩu:
Chính vì công tác thu mua hàng hóa diễn ra không thuận lợi nên việc giao
hàng của Tổng công ty cho khách hàng đôi khi còn chậm trễ làm ảnh hưởng đến
quá trình thanh toán của khách hàng. Hơn nữa, Tổng công ty Thương mại Hà Nội
chưa chú trọng đến các hình thức ưu đãi về giá cả, các khoản chiết khấu thanh toán
để khuyến khích khách hàng đẩy nhanh quá trình thanh toán. Nghiệp vụ của kế
toán thanh toán chưa cao, đôi khi còn để xảy ra sai sót trong quá trình thanh toán
quốc tế gây thiệt hại cho Tổng công ty.
3.1.2.4. Về thời gian làm các thủ tục xuất khẩu hàng hóa:
Trên thực tế, tại Tổng công ty hay xảy ra trường hợp hàng đã chuẩn bị xuất
khẩu xong nhưng vì thủ tục xuất khẩu chưa hoàn thành nên hàng hóa vẫn bị tồn
đọng tại các bến cảng. Đây là vấn đề đặc biệt nghiêm trọng nếu đó là những lô
hàng có khối lượng và giá trị lớn dẫn đến các khoản chi phí phát sinh không nhỏ
khác như: chi phí lưu kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hóa, chi phí bảo quản, chi phí
quản lý v.v. Điều này sẽ gây tổn hại lớn đến hoạt động kinh doanh của Tổng công
ty. Vì vậy, thực hiện tốt các thủ tục hành chính trong kinh doanh là một vấn đề hết
sức quan trọng đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ phải nâng cao trình độ chuyên môn.
3.1.2.5. Về việc phân bổ các khoản chi phí:
Việc tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
cho hàng hóa tiêu thụ cuối mỗi tháng, kế toán không tiến hành phân bổ cho từng
loại mặt hàng cụ thể, bởi vậy không xác định được kết quả tiêu thụ cho từng mặt
hàng. Việc xác định kết quả tiêu thụ cho từng mặt hàng cụ thể là rất quan trọng bởi
từ kết quả đó, nhà quản lý mới có thể đưa ra những kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Bên cạnh đó, mặc dù Bộ Tài chính đã có những quy định cụ thể về tiêu thức phân
bổ nhưng khi thực hiện vẫn bị chồng chéo, chưa khoa học dẫn tới bình quân hoá
thành tích giữa các bộ phận.
3.1.2.6. Về kế toán xuất khẩu ủy thác:
Trong quá trình thực hiện hoạt động xuất khẩu ủy thác, kế toán Tổng công
ty không mở sổ theo dõi hàng nhận ủy thác dẫn đến việc không phản ánh kịp thời giá
trị hàng hóa nhận ủy thác xuất khẩu. Bên cạnh đó, chi phí trả hộ cho thương vụ ủy
thác xuất khẩu bao gồm thuế xuất khẩu trả hộ và chi phí khác, kế toán không phản
ánh vào TK 1388 và TK 3388 mà lại phản ánh vào TK 6418- Chi phí bằng tiền khác.
Điều này làm cho kế toán Tổng công ty không theo dõi được một cách chính xác các
đối tượng chi phí của chi phí bán hàng.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán xuất khẩu và xác định kết quả
xuất khẩu hàng hóa tại Tổng công ty