THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯƠNG THỰC HÀ BẮC

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LƯƠNG
THỰC HÀ BẮC
1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LƯƠNG THƯC HÀ
BẮC
1.1. Giới thiệu quá trình hình thành và sự phát triển của Công ty CP
Lương thưc Hà Bắc
Công ty CP Lương thưc Hà Bắc :
Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc
Địa chỉ: Số 10 - đường Lý Thái Tổ – phường Trần Phú – TP Bắc Giang – tỉnh
Bắc Giang
Số điện thoại: 0240.3856428
Fax: 0240.3856428
Mã số thuế: 2400287960
Công ty Cổ phần Lương Thực Hà Bắc là Công ty Cổ phần(CĐ nhà nước 51%,
CĐ trong và ngoài công ty 49% được thành lập và hoạt động theo Giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh số 2003000154 ngày 01/8/2005 và Giấy phép đăng ký
kinh doanh điều chỉnh lần 1 ngày 28/8/2006 do Phòng đăng ký kinh doanh Kế
hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Giang cấp.
Theo Giấy phép đăng ký kinh doanh, tổng số vốn điều lệ đăng ký là:
18.847.000.000 đồng.
Công ty được thành lập dựa trên luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có
quyền và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động
kinh doanh của mình. Trong số vốn công ty quản lý, có con dấu riêng, có tài sản và
các quỹ tập trung, Công ty được tổ chức và hoạt động theo điều lệ của Công ty.
Công ty đã có mối quan hệ tốt với các bạn hàng. Bằng các đường lối kiên
trì, mềm dẻo tận dụng mọi thời cơ Công ty đã đứng vững và ngày càng mở rộng.
1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Lương thực
Hà Bắc
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Lương Thực Hà Bắc
Đại hội cổ đông

Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Phòng hành chính
Phòng kế toán
Phòng kinh doanh
Ban kiểm soát
* Hội đồng quản trị :
Ông Trương Quang Nam : Chủ tịch
Ông Phạm Văn Giao : ủy viên
Ông Lê Văn Chiếu : ủy viên
Ông Bùi Ngọc Bộ : ủy viên
Ông Nguyễn Đăng Vĩnh : ủy viên
* Ban Giám đốc:
Ông Trương Quang Nam : Giám đốc
Ông Dương Quang Lư : Phó Giám đốc
Ông Phạm Văn Giao : Phó Giám đốc
Ông Lê Văn Chiếu : Phó Giám đốc
1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Lương
thực Hà Bắc
Nhiệm vụ hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh thương
mại, dịch vụ... theo đúng pháp luật của Nhà nước và theo đúng hướng dẫn cụ thể
của Sở kế hoạch và Đầu tư Bắc Giang nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.
* Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Kinh doanh buôn bán lương thực.
- Công nghiệp xay xát, chế biến lương thực, thưc phẩm, nông sản.
- Dự trữ, lưu thông, kinh doanh, bán buôn bán lẻ nông sản, thực phẩm, vật tư nông
nghiệp, thức ăn chăn nuôi.
- Vận tải hàng hóa bằng ô tô.
- Cho thuê mặt bằng, bến bãi, ki – ốt bán hàng.
* Phương thức bán hàng của Công ty: Bán buôn, bán lẻ.

1.3.1. Bán buôn
Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng thương mại đã được ký
kết, khi hợp đồng thương mại đã được ký kết, kế toán của Công ty lập hoá đơn
(GTGT). Hoá đơn được thành lập ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người
mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất
kho cũng được lập thành 3 liên.
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn (GTGT)
được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu
thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng.
Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán
thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho 1
liên, phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó
xé mật liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã
hoàn tất: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3 dùng để lưu hành
nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường.
Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức:
Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho
giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng
kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua
đã nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục
nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé liên 2
và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới
người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn GTGT
cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua
nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền
mặt bằng tiền mặt.
1.3.2. Bán lẻ
Hình thức bán lẻ được áp dụng tại cửa hàng lương thực của Công ty. Công ty
thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ

bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại
Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua,
thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ
viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn (nếu khách hàng trả hết một lần).
Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán
hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: liên 2
(liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh) có giá trị để thanh toán. Sau khi
đã giao hàng và thu tiền xong, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm
nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGT (liên 3 - liên xanh).
1.4. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc
1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán cở Công ty Cổ phần Lương thực Hà Bắc được tổ chức theo
hình thức vưà tập trung, vừa phân tán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Kế toán trưởng
Kế toán hàng hoá
Kế toán tài sản cố định
Kế toán công nợ
Kế toán tổng hợp
Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều
hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của
Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho
Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chi
phí kinh doanh, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc.
- Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn, hàng hoá,
tình hình bán trong công ty.
- Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn
tài sản cố định ở Công ty.
- Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về
tình hình Công ty một cách nhanh chóng và chính xác.

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu ở các chi nhánh, thu chi
tiền mặt,tiền vay,tiền gửi NH…v…v
1.4.2. Chứng từ áp dụng
Công ty sử dụng các chứng từ do Bộ tài chính phát hành như:
- Phiếu thu, phiếu chi
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT
1.4.3. Hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng
Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp như ban
hành của Bộ tài chính.
1.4.4. Hệ thống sổ sách
Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức "Chứng từ ghi
sổ".
Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ đưa vào
sổ kế toán có liên quan như bảng kê, sổ chi tiết... Từ các chứng từ đó sẽ ghi vào sổ
cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo
tài chính kế toán.
Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài
chính
Số thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ

2. KẾ TOÁN BÁN HÀNG HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG
2.1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Công ty Cổ phần Lương thực Hà
Bắc
Như đã nêu ở phần trên việc bán hàng ở Công ty chủ yếu được tổ chức thực
hiện theo 2 phương thức: Bán buôn, bán lẻ.
*Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn
Khi Công ty nhập kho một lô hàng, bộ phận bán hàng của Công ty gửi thư
chào hàng tới khách hàng của Công ty. Qua việc trao đổi nhu cầu mua bán giữa hai
bên, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán. Căn cứ vào hợp đồng đã ký
được sự phê duyệt của Giám đốc, phòng kế toán hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT
vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán
doanh thu. Đối với người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. Hoá đơn
GTGT được lập làm 3 liên.
Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày.
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ
và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức
thanh toán, khối lượng, đơn giá từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế
GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn xuất
kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ
kho theo số lượng hàng bán được. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết
cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất
tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán.
Đến cuối tháng, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối
tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về bán hàng do thủ kho mang
tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho

một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn GTGT kế toán phải kiểm tra mã của mặt
hàng được bán nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ chi tiết hàng
hoá bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi
hàng hoá về số lượng và giá trị.
VD: Ngày 05/11/2008 giữa Công ty CP Lương thực Hà Bắc và Công ty CP
Lương thực Hà Tĩnh có hợp đồng mua bán 100 tấn gạo tẻ thường với giá bán chưa
thuế 8000đ/kg,giá vốn 7500đ/kg, thuế VAT 5%. Công ty CP Lương thực Hà Tĩnh
sẽ trả cho Công ty theo hình thức chuyển khoản. Căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn
GTGT kế toán bán hàng hạch toán như sau:
Nợ TK 632: 750.000.000
Có TK 156: 750.000.000
Đồng thời Nợ TK 131: 840.000.000
Có TK 511: 800.000.000
Có TK 33311: 40.000.000
Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo