THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI VĂN PHÒNG HÀ NỘI

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI VĂN PHÒNG HÀ NỘI
I. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HÀ NỘI
THUỘC CÔNG TY TNHH PERFETTI VAN MELLE (VIỆT NAM)
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Perfetti Van Melle (Việt
Nam):
Quá trình hình thành và phát triển của công ty Perfetti Van Melle (Việt Nam)
nói chung cũng như văn phòng Hà Nội nói riêng được xuất phát từ lịch sử của tập
đoàn Perfetti Van Melle
Perfetti do 2 anh em ông Ambrogio Perfetti thành lập tại Ý năm 1946 và Van
Melle do ông Isaak Van Melle thành lập năm 1900 tại Hà Lan. Perfetti và Van Melle
sát nhập thành tập đoàn Perfetti Van Melle từ ngày 15/03/2001.
Perfetti Van Melle là tập đoàn sản xuất kẹo và chewing-gum đứng thứ 3 trên
thế giới và đứng đầu châu Á với:
• 11.400 nhân viên làm việc tại hơn 30 văn phòng và nhà máy sản xuất trên
toàn thế giới
• Sản phẩm có mặt tại hơn 130 quốc gia
• Trụ sở chính tại Lainate (Ý) và Breda (Hà Lan)
Công ty TNHH Perfetti Van Melle (Việt Nam) tên ban đầu là Perfetti Việt Nam,
liên doanh với công ty thực phẩm Sài Gòn (Safoodsco) được phép đầu tư ngày
22/08/1995. Nhà máy khởi công xây dựng vào tháng 03/1996.Sản phẩm đầu tiên sản
xuất và bán tại Việt Nam là Big Babol (1997).
Tách khỏi liên doanh thành công ty 100% vốn nước ngoài và đổi tên thành
công ty TNHH Perfetti Van Melle (Việt Nam) từ ngày 08/05/2002. Địa chỉ trụ sở
chính tại Việt Nam: Lô N, Đường số 26, KCN Sóng Thần 2, Huyện Dĩ An, Tỉnh Bình
Dương
Để đáp ứng nhu cầu của thị trường cũng như mở rộng độ bao phủ của sản phẩm
Perfetti trên toàn quốc, công ty đã thành lập Văn phòng năm 2002. Văn phòng đặt tại
Km 12, Quốc lộ 1A - Thị trấn Văn Điển – Thanh Trì, Hà Nội, chịu trách nhiệm giới
thiệu và phân phối các mặt hang kẹo và chewing – gum của công ty trên toàn miền
Bắc.

2.Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng Hà Nội:
Văn phòng Hà Nội với chức năng chính là giới thiệu và cung cấp các mặt hàng
kẹo và chewing – gum trên toàn miền Bắc. Công ty đã cố gắng giới thiệu sản phẩm
đến từng địa phương từng đại lý cửa hàng trong toàn miền Bắc. Với đội ngũ nhân viên
tích cực và những chiến lược đúng đắn công ty đã đưa ra sản phẩm kẹo và chewing-
gum có vị thế vững chắc trên thị trường Việt Nam, với các nhãn kẹo như: Big Babol,
Mentots, Fruit tella, Happydent, Alpenliebe, Golia. Những nhãn kẹo và chewing-gum
này đã rất quen thuộc và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường Việt Nam cũng như
trên thế giới.
Chức năng chính của văn phòng Hà Nội là tiến hành các hoạt động kinh doanh
thương mại và giới thiệu các mặt hàng kẹo và chewing – gum của thế giới đến với thị
trường Việt Nam để ngày càng có nhiều người biết đến và ưa chuộng những sản phẩm
này. Văn phòng Hà Nội đã từng bước khắc phục khó khăn thiếu thốn ban đầu như tự
tìm tòi và thiết lập hệ thống bán hàng ở khu vực Miền Bắc, tăng thị phần về kẹo và
chewing-gum, sự cạnh tranh gay gắt trong thị trường phân phối kẹo với các hãng kẹo
đối thủ cạnh tranh. Có thể nói qua 7 năm hoạt động, hoạt động kinh doanh của văn
phòng Hà Nội đã đi vào ổn định, hoàn thiện về mọi mặt, thiết lập được các mối quan
hệ kinh tế vững vàng. Quan trọng hơn là đáp ứng được nhu cầu của khách hàng về số
lượng, chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và giá cả hợp lý.
3. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
của văn phòng công ty tại Hà Nội:
Văn phòng Hà Nội có đội ngũ nhân sự gồm 24 người, trong đó 80% có trình độ
đại học cao đẳng, 20% có trình độ trung cấp và hết phổ thông trung học. Do là công ty
kinh doanh trong lĩnh vực thương mại nên bộ máy tổ chức của văn phòng Hà Nội hết
sức tinh gọn.
* Sơ đồ bộ máy tổ chức của văn phòng Hà Nội (sơ đồ 1)
* Về quản lý:
Giám đốc công ty: Chỉ đạo chung mọi hoạt động của công ty, quản lý toàn bộ
công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của công ty
Trưởng phòng kinh doanh: Là người vạch ra mục tiêu định hướng dài hạn của

công ty, xây dựng kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm các mối quan hệ kinh tế, hỗ trợ
giám đốc đưa ra quyết định về kinh doanh, chỉ đạo các bộ phận thực hiện tất cả các
nghiệp vụ kinh doanh của công ty, quản lý các bộ phận, các khâu có liên quan đến
hoạt động kinh doanh cụ thể là hoạt động bán hàng.
Kế toán trưởng: Quản lý các hoạt động tài chính - kế toán của công ty, tham mưu
cho giám đốc các kế hoạch về tài chính.
* Về hoạt động kinh doanh:
Phòng kinh doanh: Gồm 4 bộ phận
- Bộ phận Marketing: gồm 2 người thực hiện nhiệm vụ tìm hiểu thị trường,
khách hàng; xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch quảng bá về công ty. Từ
đó thiết lập các mối quan hệ kinh tế giữa các nhà cung cấp với khách hàng.
- Bộ phận bán hàng: gồm 3 tổ
+ Tổ bán hàng: gồm 3 người thực hiện các nghiệp vụ bán hàng và phản
hồi thông tin về nhu cầu, ý kiến của khách hàng đối với từng mặt hàng của
công ty, sau đó chuyển thông tin về ý kiến khách hàng về bộ phận Marketing.
+ Tổ giao hàng: gồm 2 người thực hiện nhiệm vụ giao hàng đến khách
hàng tuỳ số lượng hàng hoá mà thực hiện giao hàng bằng phương tiện tự có
hoặc thuê ngoài.
+ Tổ dịch vụ: gồm 2 người chuyên cung cấp dịch vụ như cung cấp các
thông tin về thị trường kẹo và chewing-gum trên cả khu vực cho các đại lý và
cửa hàng theo dõi. Nhiệm vụ của tổ này giúp cho lưu thông hàng hoá của công
ty được trôi chảy, thuận tiện hơn.
- Ngoài ra còn có 1 thủ kho: theo dõi tình hình nhập - xuất hàng hoá ở kho của
công ty.
- Bộ phận bảo vệ: gồm 2 người làm nhiệm vụ bảo vệ an ninh cho công ty
Phòng tài chính - kế toán : Gồm 5 người thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính của
công ty, tham mưu cho giám đốc sử dụng vốn sao cho đạt hiệu quả cao, quay vòng
vốn nhanh. Định kỳ hàng tháng, hàng quý lập kế hoạch tài chính phối hợp với kế
hoạch kinh doanh của phòng kinh doanh để giúp cho Giám đốc đưa ra quyết định cuối
cùng.

Cửa hàng trực thuộc công ty: Thực hiện việc bán hàng của công ty (chủ yếu là
bán lẻ trực tiếp)
Để có được hiệu quả làm việc cao, công việc kinh doanh của công ty đi vào ổn
định và suôn sẻ thì đều cần có sự đoàn kết, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau, phối hợp ăn ý
giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh.
* Ngoài các phòng ban nằm tại văn phòng Hà Nội còn có các giám sát kinh
doanh và 85 nhân viên bán hàng nằm trên các khu vực trên 26 tỉnh thành trong toàn
miền Bắc.
Giám sát kinh doanh: Gồm 8 người
+ Chịu trách nhiệm phát triển thị trường và đáp ứng đủ chỉ tiêu doanh số
bán hàng công ty đề ra.
+ Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng trên khu vực mình phụ trách.
+ Đào tạo, tuyển dụng nhân viên bán hàng theo chính sách công ty đề ra
+ Thu thập thông tin về thị trường về đối thủ cạnh tranh.
4. Tổ chức công tác kế toán của văn phòng Hà Nội:
4.1. hình thức kế toán và hình thức tổ chức công tác kế toán:
Hình thức tổ chức công tác kế toán: tập trung. Toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế từ
lúc phát sinh, lên sổ liên quan, lên báo cáo và lưu trữ đều được tập trung ở phòng tài
chính kế toán của công ty.
Hình thức kế toán sử dụng: Chứng từ ghi sổ (sơ đồ 2)
Hệ thống sổ kế toán sử dụng :
- Sổ tổng hợp: sổ cái
- Sổ chi tiết (chi tiết các tài khoản có liên quan)
+ Sổ chi tiết thanh toán
+ Sổ chi tiết hàng hoá
+ Sổ chi tiết tiền mặt
+ Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
+ Sổ quỹ tiền mặt
…
- Bảng kê chứng từ ghi sổ

- Bảng cân đối phát sinh
Hệ thống báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán
- Kết quả hoạt động kinh doanh
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
4.2. Bộ máy kế toán:
* Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (Sơ đồ 3)
Bộ máy kế toán của công ty gồm 4 người.Chức năng và nhiệm vụ từng người:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp:
+ Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác hạch toán của công ty cụ thể là
chịu trách nhiệm trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế
trước Giám đốc và Pháp luật
+ Chỉ đạo, quản lý sử dụng vốn của công ty
+ Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán với phân công nhiệm vụ trong phòng kế
toán, kiểm tra đôn đốc công tác hạch toán của từng nhân viên kế toán.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính của công ty để tham mưu cho Giám đốc đưa ra
các quyết định hợp lý
+ Hướng dẫn kê khai thuế GTGT theo mẫu biểu của Nhà nước, tính toán và
nộp các loại thuế theo quy định của Nhà nước: thuế môn bài, thuế GTGT, thuế thu
nhập doanh nghiệp
+ Tiến hành quyết toán
Phòng có 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ:
• Kế toán bán hàng: Thu nhập chứng từ gốc, kiểm tra và xử lý các chứng từ có liên
quan đến nghiệp vụ bán hàng xuất - nhập - tồn hàng. Sau đó thống kê các thông tin, số
liệu chính xác vào các sổ: sổ chi tiết, sổ cái tài khoản có liên quan
• Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán: chịu trách nhiệm
+ Theo dõi tình hình thu – chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tính toán quỹ
lương, trích nộp BHYT, BHXH theo quy định

+ Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ (nợ phải thu của khách hàng, nợ
phải trả nhà cung cấp, các công nợ phải thu - phải trả khác)
+ Thủ quỹ: Thực hiện đầy đủ các nội dung, quy định về việc quản lý quỹ tiền
mặt của công ty
4.3. Các chính sách kế toán áp dụng tại văn phòng Hà Nội:
Kỳ kế toán: Năm (bắt đầu tư 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch)
Đơn vị tiền tệ: VNĐ, hạch toán theo phương pháp giá gốc
Chế độ kế toán: Văn phòng Hà Nội đang áp dụng theo quy định số 15-BTC ngày
20/03/2006
Chính sách kế toán:
• Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo giá gốc
- Phương pháp tính trị giá hàng tồn kho: phương pháp nhập trước-xuất trước
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
• phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
• Phương pháp khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Khấu hao theo phương pháp
đường thẳng
5. Kết quả hoạt động kinh doanh của văn phòng Hà Nội thuộc công ty TNHH
Perfetti Van Melle (Việt Nam) trong 2 năm 2006 – 2007:
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Đơn vị tính: VNĐ
TT Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008
Chênh lệch
Giá trị %
1 Tổng doanh thu 15.771.982.823 16.938.407.923 1.166.425.100 7,395
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 2.461 2.461 0
3 Doanh thu thuần 15.771.982.823 19.938.405.462 4.166.422.639 26,416
4 Giá vốn hàng bán 14.843.721.687 15.869.374.233 1.025.652.546 6,906
5 Lợi nhuận gộp 937.261.136 1.069.021.229 131.760.093 14,057
6 Doanh thu hoạt động tài chính 6.442.318 7.329.206 886.888 13,766

7 Chi phí hoạt động tài chính 77.307.816 60.801.096 -16.506.720 -21,350
8 Chi phí bán hàng 154.275.841 158.432.911 4.157.070 2,694
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 89.297.076 100.938.430 11.641.354 13,036
10 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 693.688.219 809.649.888 115.961.669 16,716
11 Kết quả các hoạt động khác 17.297.076 48.928.084 31.631.008 182,869
12 Thu nhập khác 36.740.821 70.324.488 33.583.667 91,406