Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

………./………

……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN TỒN THẮNG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH VĨNH LONG
Chuyên ngành : Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2018


Cơng trình được hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Thủy

Phản biện 1: TS. Hà Quang Thanh, Học viện Hành chính Quốc gia
Phản biện 2: TS. Phan Hải Hồ, Học viện Cán bộ thành phố Hồ Chí Minh

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia
Địa điểm: Phịng họp A211………………, Nhà …………., Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ

Học viện Hành chính Quốc gia.
Số 10 - Đường 3/2 - Quận 10 - TP. Hồ Chí Minh

Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính hoặc trên trang Web của Khoa
Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ rất quan trọng đối với xã
hội nói chung và cơng tác lưu trữ nói riêng. Quản lý nhà nước đối với
cơng tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ phát triển, bảo vệ an tồn và khai
thác, sử dụng có hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước; giúp xây dựng đầy đủ thể chế, pháp
luật về lưu trữ; giúp xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy; đào tạo, bồi dưỡng
công chức, viên chức; giúp thống nhất thực hiện các khâu nghiệp vụ;
giúp xây dựng vật chất - kỹ thuật và đẩy mạnh ứng dụng khoa học - công
nghệ vào công tác lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và xử
lý vi phạm pháp luật về lưu trữ. Vì nhiều lý do khác nhau, quản lý nhà
nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh còn
nhiều bất cập. Với mong muốn tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý
nhà nước đối công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh
Long. Phân tích những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, đề xuất giải
pháp khắc phục, tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cho luận văn
cao học, chun ngành Quản lý cơng.
2. Tình hình nghiên cứu
Liên quan đến đề tài, có một số cơng trình nghiên cứu đã được công
bố như: Phạm Minh Chiến (2015), Quản lý nhà nước của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh về lưu trữ, luận văn cao học chuyên ngành Luật; Nguyễn

Thị Thanh Trà (2016), Quản lý nhà nước đối với nguồn tài liệu lưu trữ
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, luận văn cao học chuyên
ngành Quản lý công.
3. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài
3.1. Mục tiêu
- Làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công
1


tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long; đánh giá những ưu điểm, hạn
chế và nguyên nhân.
- Đề xuất phương hướng và giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý nhà
nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh
Long.
3.2. Nhiệm vụ
- Nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với
công tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu
trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, phân tích làm rõ những
ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân.
- Đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối
với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.

- Về thời gian: Từ năm 2013 (từ sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực)
đến năm 2017, tầm nhìn đến năm 2025.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Tác giả vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác- Lênin làm
phương pháp chủ yếu trong quá trình nghiên cứu.

2


5.2. Phương pháp cụ thể
Vận dụng kết hợp các phương pháp liên ngành như: phân tích, tổng
hợp, thống kê, điều tra, so sánh, đánh giá, lưu trữ học.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Luận văn nghiên cứu góp phần làm rõ cơ sở lý luận về quản lý nhà
nước đối với công tác lưu trữ nói chung, tại các Chi cục Văn thư - Lưu
trữ nói riêng.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Với kết quả nghiên cứu, tác giả đã phân tích ưu điểm, hạn chế của
cơng tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long và nguyên nhân đồng thời đề xuất các giải pháp
khắc phục.
7. Bố cục luận văn
Chương 1: Cơ sở khoa học về quản lý nhà nước đối với công tác lưu
trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long
Chương 3: Phương hướng, giải pháp, kiến nghị hồn thiện cơng tác
quản lý nhà nước đối với cơng tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh Vĩnh Long.

Chƣơng 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG
TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Tài liệu lƣu trữ
Theo Điều 2 Khoản 3 Luật Lưu trữ (2011) quy định: “Tài liệu lưu trữ
là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học,
3


lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản
chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế
bằng bản sao hợp pháp”.
1.1.1.2. Lƣu trữ cơ quan
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan, tổ chức [40, tr.1].
1.1.1.3. Lƣu trữ lịch sử
Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan
và từ các nguồn khác [40, tr.2].
1.1.1.4. Công tác lƣu trữ
“Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, hoạt động
của xã hội bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế có
liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của
cơng dân”.
1.1.2. Các loại tài liệu lƣu trữ
- Tài liệu văn tự thành văn
- Tài liệu khoa học kỹ thuật

- Tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình)
- Tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số
1.1.3. Nội dung nghiệp vụ của công tác Lƣu trữ
“Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”.
1.1.4. Quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ
Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính
quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh hành
vi hoạt động của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội
do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu
4


cầu hợp pháp của con người, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội.
1.1.4.1. Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản
hƣớng dẫn, chỉ đạo
Để quản lý thống nhất về công tác lưu trữ cần phải có hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn thực hiện văn bản quy
phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý. Việc ban hành, văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hướng dẫn phụ thuộc vào thẩm quyền của từng cơ
quan.
1.1.4.2. Xây dựng bộ máy, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng
công chức, viên chức
Về xây dựng bộ máy: Để quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
cần phải thiết lập được một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương
đến địa phương. Hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước bao gồm các cơ
quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và các Lưu trữ lịch sử để bảo
quản tài liệu lưu trữ được tổ chức thống nhất trong cả nước.
Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng công chức, viên chức:
Muốn quản lý tốt cơng tác lưu trữ trước hết phải có bộ máy thống nhất,

có đội ngũ cơng chức, viên chức đủ năng lực, phẩm chất để làm công tác
lưu trữ. Việc bố trí sử dụng cơng chức, viên chức đúng chuyên môn, phù
hợp với ngành đào tạo, sở trường và vị trí cơng tác sẽ phát huy tối đa
nhân tố con người trong các cơ quan, tổ chức. Trình độ của cơng chức,
viên chức có tác động trực tiếp đến công tác tham mưu, thực hiện các
khâu nghiệp vụ cụ thể, tác động đến phương pháp, cách thức tổ chức
khoa học tài liệu trong kho lưu trữ.
1.1.4.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ
Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ phải căn cứ vào các
quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ. Để thực
hiện tốt các khâu nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ, cần áp dụng các
thành tựu khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin để
5


đáp ứng được u cầu hiện đại hóa cơng tác lưu trữ.
1.1.4.4. Đầu tƣ kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng tin học
trong công tác lƣu trữ
Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông
tin là hoạt động không thể thiếu trong quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ. Nếu Nhà nước đã tạo được một hành lang pháp lý cho cơng tác
lưu trữ, có đội ngũ cơng chức, viên chức thực hiện nhưng nếu khơng có
sự đầu tư kinh phí, trang thiết bị thì khó có thể đáp ứng được nhu cầu
hiện đại hóa về cơng tác lưu trữ, không đáp ứng tốt thông tin kịp thời
cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
1.1.4.5. Thanh tra, kiểm tra, khen thƣởng, xử lý vi phạm
Hoạt động thanh tra, kiểm tra của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đối với
các đơn vị thuộc quyền quản lý nhằm bảo đảm việc thi hành pháp luật
trong việc quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung,
quản lý nhà nước đối với cơng tác lưu trữ nói riêng, phát huy nhân tố

tích cực, phòng ngừa và xử lý vi phạm, bảo vệ tài sản quốc gia, bảo vệ
lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân
trong lĩnh vực lưu trữ.
1.1.4. Sự cần thiết quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ
Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ là thông qua pháp luật về
lưu trữ, thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế độ nghiệp vụ
khoa học lưu trữ để thực hiện quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng một
cách có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước. Nhà nước
thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ thông qua hệ thống các văn bản
quy phạm pháp luật, thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế
độ nghiệp vụ khoa học lưu trữ để từ đó có sự thống nhất trong tổ chức
thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, thống nhất về quản lý tài liệu,
thống nhất các quy định về bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
6


1.2. Cơ sở pháp lý
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước CHXHCN Việt
Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011, Chủ tịch nước
ký lệnh số 10/2011/L-CTN cơng bố ngày 25/11/2011, có hiệu lực thi
hành từ ngày 01/7/2012.
1.3. Phân cấp quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ
- Tại Điều 38 Luật Lưu trữ (2011) quy định trách nhiệm quản lý về
lưu trữ: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” [40, tr.16].
- Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ gồm:
Bộ Nội vụ; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh; Sở Nội vụ; Chi cục Văn thư - Lưu trữ; Ủy ban nhân dân cấp huyện;

Phòng Nội vụ; Ủy ban nhân dân cấp xã.
1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý nhà nƣớc đối với công tác
lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn
- Tổ chức bộ máy ngành lưu trữ
- Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ
1.5. Kinh nghiệm quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ ở
một số Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ các địa phƣơng
1.5.1. Kinh nghiệm của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ các tỉnh
Khảo sát, nghiên cứu kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Bến Tre, Trà Vinh, Cần Thơ.
1.5.2. Bài học kinh nghiệm
Một là, công tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn.
Hai là, về bố trí sử dụng công chức, viên chức.
7


Ba là, về thực hiện các khâu nghiệp vụ.
Bốn là, về tổ chức kiểm tra, hướng dẫn
Tiểu kết chƣơng 1
Từ những cơ sở lý luận nêu trên có thể thấy quản lý nhà nước đối với
công tác lưu trữ là hoạt động bao gồm nhiều nội dung khác nhau với
nhiều công việc cụ thể khác nhau.
Để thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trước hết cần phải có một hệ thống văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, hệ thống tổ chức bộ máy
từ trung ương đến địa phương và cán bộ, triển khai thực hiện đồng bộ
các khâu nghiệp vụ, đầu tư cơ sở vật vật chất, trang thiết bị và thực hiện

công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm. Thực hiện tốt các nội dung
đó chính là quản lý có hiệu quả.
Tuy nhiên, hiệu quả quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ lại bị
ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Để nâng cao hiệu quả quản lý
nhà nước đối với công tác lưu trữ bên cạnh nghiên cứu những vấn đề có
tính chất lý luận, cần tìm hiểu, xem xét kỹ những vấn đề thực tế từ đó có
cơ sở đưa ra các giải pháp hoàn thiện phù hợp.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU
TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TỈNH VĨNH LONG

2.1. Sơ lƣợc về sự thành lập, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục
Văn thƣ - Lƣu trữ qua các thời kỳ
2.1.1. Vài nét về điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Vĩnh
Long
- Điều kiện tự nhiên: Vĩnh Long thuộc miền Tây Nam bộ có diện
tích tự nhiên 1.525,73 km2, với tọa độ địa lý từ 9° 52' 45" đến 10° 19’
50" vĩ độ Bắc và từ 104° 41’ 25" đến 106° 17’ 00" kinh độ Đơng. Phía

8


Bắc và Đông Bắc giáp tỉnh Tiền Giang và Bến Tre; Phía Tây và Tây
Nam giáp tỉnh Cần Thơ, Sóc Trăng và Hậu Giang; Phía Đơng và Đơng
Nam giáp tỉnh Trà Vinh; Phía Tây Bắc giáp tỉnh Đồng Tháp.
- Kinh tế - xã hội: Tổng sản phẩm trên địa bàn tỉnh (GRDP, theo giá
so sánh 2010) tăng bình quân hàng năm 6,97%, tăng đều trên cả ba khu
vực nông - lâm nghiệp và thủy sản, công nghiệp - xây dựng và dịch vụ.
- Tình hình dân trí và nguồn nhân lực: Tình hình dân trí của tỉnh
Vĩnh Long trong những năm qua có nhiều đổi mới tích cực, chất lượng

giáo dục ổn định và ngày càng được nâng cao.
Trong những năm qua, Vĩnh Long là một trong những tỉnh có tốc độ
phát triển tương đối nhanh về mọi mặt (so với vùng đồng bằng sông Cửu
Long). Và đây cũng là một trong những tỉnh được xếp loại tốt về công
tác văn thư - lưu trữ (Theo kết quả đánh giá xếp loại của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, từ năm 2005 đến năm 2010 đều đạt hạng I).
2.1.2. Sự thành lập cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi
cục Văn thƣ - Lƣu trữ qua các thời kỳ
- Trƣớc năm 1998: Tổ chức lưu trữ là Tổ Lưu trữ thuộc Phịng Hành
chính - Tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Cửu Long.
- Từ năm 1998 đến năm 2008: Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.
- Từ năm 2008 đến năm 2010: chuyển giao nguyên trạng chức năng
Lưu trữ lịch sử từ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh sang Sở Nội Vụ
quản lý.
- Từ năm 2010 đến nay: Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở
Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và Trung tâm
lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.

9


2.2. Tình hình quản lý nhà nƣớc đối với cơng tác lƣu trữ tại Chi
cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long
2.2.1. Tham mƣu ban hành các văn bản
2.2.1.1. Các văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
Việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quy
phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác lưu
trữ là trách nhiệm của Sở Nội vụ, tuy nhiên trong thực tế có một số
trường hợp Sở Nội vụ lấy ý kiến của Chi cục trước khi trình Ủy ban nhân

dân tỉnh ban hành.
2.2.1.2. Các văn bản do Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tham mƣu cho
Sở Nội vụ ban hành
Ngoài những văn bản tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành,
trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, Sở Nội vụ còn
ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn theo thẩm quyền được phân
cấp. Việc tham mưu ban hành văn bản đã tác động tích cực đến cơng tác
quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
2.2.1.3. Các văn bản do Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ ban hành
Ngoài các văn bản tham mưu cho Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham
mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh như đã nêu trên, Chi cục còn ban hành
nhiều loại văn bản quản lý để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trong nội
bộ của Chi cục và hướng dẫn với các cơ quan khác.
2.2.2. Kiện toàn tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng cơng
chức, viên chức
2.2.2.1. Về kiện toàn tổ chức:
Năm 2010 thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long trên
cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm lưu trữ
tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long. Cơ cấu tổ chức gồm có: Chi

10


Cục trưởng, 02 Phó Chi cục trưởng và thành lập 03 phịng chun mơn,
nghiệp vụ: Phịng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu
trữ, Phòng Nghiệp vụ - Kho lưu trữ chuyên dụng.
2.2.2.2. Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng công chức, viên
chức:
- Trƣớc năm 1998: Biên chế lưu trữ: 04 người (01 Tổ trưởng và 03
cơng chức), có trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ.

- Từ năm 1998 đến năm 2008: Biên chế: 09 biên chế, trong đó 01
Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và 07 cơng chức. Trình độ: 07 đại học đúng
ngành, 01 đại học khác và 01 trung cấp lưu trữ.
- Từ năm 2008 đến năm 2010: Trung tâm sau khi chuyển giao về Sở
Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung, bố trí 15 biên chế, trong đó
01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc. Trình độ: 12 đại học đúng ngành, 03
trung cấp lưu trữ. Phòng quản lý văn thư, lưu trữ có 03 biên chế, trong
đó 01 Phó trưởng phịng, 02 cơng chức. Trình độ: 01 đại học khác, 02
đại học đúng ngành.
- Từ năm 2010 đến nay: Chi cục được giao là 24 biên chế. Trong
đó: Cơng chức: 7 biên chế (hành chính), viên chức: 17 biên chế (sự
nghiệp). Biên chế hiện tại là 23 biên chế. Trong đó: Cơng chức: 7 biên
chế, viên chức: 16 biên chế. Ngồi ra, có thêm 03 hợp đồng có thời hạn
và 01 lao động hợp đồng thời vụ. Như vậy, hiện tại thiếu 1 biên chế so
với biên chế được giao.
2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ
2.2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào phòng, kho lƣu trữ
Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều lập hồ sơ và giao nộp vào
lưu trữ cơ quan. Tổ chức thu thập vào Lưu trữ lịch sử 41 cơ quan thuộc
nguồn nộp lưu, với 3751 hộp và 11383 hồ sơ.

11


2.2.3.2. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lƣu trữ
- Chỉnh lý: Quy trình chỉnh lý được thực hiện đầy đủ từ khảo sát, lập
phương án, tiến hành chỉnh lý, hướng dẫn đến nghiệm thu. Mặc dù có
phương án nhưng chưa được hướng dẫn đầy đủ và cụ thể dẫn đến gặp
khó khăn trong chỉnh lý, nhất là đội ngũ khơng có chun mơn nghiệp
vụ. Tổng số hộp, hồ sơ tài liệu của Chi cục Văn thư - Lưu trữ (20132016) là 10 hộp, với 70 hồ sơ. Trong giai đoạn 2007 - 2010, lưu trữ lịch

sử tỉnh đã chỉnh lý được 1.700 mét của 28 cơ quan, tổ chức thuộc ngành
tỉnh và 8 huyện, thị xã, thành phố. Sau chỉnh lý, tài liệu thu thập vào Lưu
trữ lịch sử được 3.750 hộp, với 13.900 hồ sơ.
- Xác định giá trị: Chi cục đã thẩm định 41 nguồn nộp lưu, với 3752
hộp, 11.383 hồ sơ trước khi thu thập vào Kho Lưu trữ lịch sử. Công tác
chỉnh lý kết hợp với xác định giá trị theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV
ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy
định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban
nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thông tư hướng
dẫn của ngành dọc.
2.2.3.3. Thống kê, bảo quản tài liệu lƣu trữ
- Về thống kê: Chi cục đã thực hiện tốt công tác thống kê lưu trữ định
kỳ theo quy định. Các hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ lịch sử đều được
lập mục lục, thống kê, các đơn vị thống kê là đơn vị bảo quản, hộp,
phông.
- Về bảo quản tài liệu lưu trữ: Chi cục đã lập Phương án bảo vệ an
toàn tổng số 12.775 hộp, 60.112 hồ sơ được sắp xếp khoa học trên giá
kệ, có sơ đồ chỉ dẫn trong kho, phân công trách nhiệm bảo quản tài liệu
12


lưu trữ cho cơng chức, viên chức. Bố trí trang thiết bị bảo vệ tài liệu lưu
trữ an toàn. Tuy nhiên, cơ sở vật chất xuống cấp, trang thiết bị chưa được
đầu tư hiện đại
2.2.3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ
Hàng năm, Chi cục phục vụ trên 120 lượt người, với khoảng 306 hồ
sơ, ngoài ra tra cứu hồ sơ trên máy tính khoảng 600 lượt người. Tuy vậy,
công tác nghiên cứu sử dụng chưa xứng với tiềm năng hiện có của một

Lưu trữ lịch sử do chưa phát huy hết các hình thức tổ chức sử dụng.
2.2.4. Đầu tƣ kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ
- Về đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị: Chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh Vĩnh Long đã được chú trọng đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt
động lưu trữ. Chi cục có 4 kho chứa tài liệu với diện tích là 728m 2, với
sức chứa hiện tại tính đến 31/12/2016 là 12.732 hộp, 60.112 hồ sơ. Tuy
nhiên so với nhu cầu thì kinh phí mua sắm trang thiết bị tin học hàng
năm gặp nhiều khó khăn, nhất là trang thiết bị hiện đại.
- Về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ: Chi cục
đã scan, nhập gắn kết được 9.403 văn bản tài liệu cũ năm 1977-1979,
1999-2000 còn thiếu tập tin; nhập mục lục văn bản các năm 1981-1987,
1993-1994 được 14.663 tiêu đề văn bản thuộc Phông Ủy ban nhân dân
tỉnh Cửu Long và Vĩnh Long. Thực hiện Đề án “Xây dựng cơ sở dữ liệu
số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2020 (tài
liệu từ 1975 - 2008). Chi cục đã scan được 5.224 văn bản tài liệu cũ gồm
các năm 1979-1983 còn thiếu tập tin; nhập mục lục văn bản tài liệu các
năm 1999-2002 được 9.612 tiêu đề văn bản thuộc Phông Ủy ban nhân
dân tỉnh; số hóa 604.210 trang văn bản tài liệu Phông Ủy ban nhân dân
tỉnh. Nghiên cứu 01 đề tài khoa học cấp cơ sở về “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác lưu trữ” về “Đăng ký, sử dụng tài liệu trực
13


tuyến”. Tuy nhiên, các kho lưu trữ cũng dần bị quá tải, xuống cấp, nhiều
chỗ bị nứt đà và tường, vẫn cần trang bị thêm một số máy móc, trang
thiết bị hiện đại hơn để đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa cơng tác lưu trữ,
cũng như thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ trong thời gian tới.
2.2.5. Thanh tra, kiểm tra, khen thƣởng, xử lý vi phạm
Theo quy định, Sở Nội vụ có nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân cấp

tỉnh quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; thực hiện nhiệm vụ lưu trữ
theo quy định của pháp luật. Trên cơ sở đó Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã
tham mưu cho Sở Nội vụ lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra và xử lý vi
phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ hàng năm. Chỉ trong 4 năm (20132017), Chi cục đã tham gia cùng với Sở Nội vụ tiến hành được 162 cuộc
thanh tra, kiểm tra.
Về tổ chức kiểm tra trong nội bộ của Chi cục về nghiệp vụ lưu trữ,
hiểu biết về kiến thức, pháp luật có liên quan đến lưu trữ thì từ trước đến
nay, Chi cục thực hiện việc kiểm tra chéo trong nội bộ theo tiêu chuẩn
ISO 9001: 2008.
2.3. Nhận xét về ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân trong quản lý
nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh
Vĩnh Long
2.3.1. Ƣu điểm và nguyên nhân
Một là, việc tham mưu ban hành văn bản: Từ khi Chi cục Văn thư Lưu trữ được chuyển giao về Sở Nội vụ, việc tham mưu ban hành văn
bản quản lý nhà nước được chú trọng nhiều hơn, mang tính tồn diện
hơn, số lượng và chất lượng ngày càng được nâng lên. Hầu như, khi có
văn bản hướng dẫn mới của Trung ương, Chi cục đều chủ động nghiên
cứu để giúp cho Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban
hành văn bản theo đúng thẩm quyền.
14


Hai là, việc kiện toàn cơ cấu tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi
dưỡng cơng chức, viên chức: Chi cục Văn thư - Lưu trữ ngày càng
được kiện toàn về cơ cấu tổ chức, biên chế của Chi cục dần dần được
tăng lên về số lượng lẫn chất lượng, trình độ và kinh nghiệm cũng tăng
lên rõ rệt. Việc bố trí sử dụng cơng chức, viên chức trong từng phịng
của Chi cục đúng chun mơn nghiệp vụ theo quy định của ngành; trình
độ, năng lực đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được phân cơng trong từng
vị trí việc làm tại Chi cục. Công tác đào tạo, bồi dưỡng được đẩy mạnh

so với trước đây.
Ba là, việc thực hiện các khâu nghiệp vụ: Chi cục đã cơ bản thực
hiện đúng và đầy đủ nội dung của các văn bản quy định mang tính
nguyên tắc từ khâu thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Chi cục đã đẩy mạnh công tác
thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, sưu tầm tài liệu quý hiếm
của lãnh đạo.
Bốn là, việc đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công
nghệ thông tin: Chi cục đã được đầu tư cơ sở vật chất phòng làm việc,
kho chứa tài liệu, mua sắm các trang thiết bị cơ bản để bảo quản tài liệu
lưu trữ an tồn. Đầu tư kinh phí mua sắm thiết bị tin học để phục vụ làm
việc và thực hiện các khâu nghiệp vụ, thực hiện đề án số hóa tài liệu lưu
trữ.
Năm là, về thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm:
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành theo đúng kế hoạch đã được
phê duyệt hàng năm, nội dung thanh tra có trọng tâm, trọng điểm; có sự
quan tâm chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, ngành Nội vụ và các ngành
có liên quan, nhất là hoạt động nhiệt tình, trách nhiệm của Đồn thanh
tra. Qua thanh tra, đã kịp thời kiến nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
chỉ đạo các cơ quan, đơn vị chấn chỉnh, khắc phục những tồn tại, hạn chế

15


trong công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Công tác kiểm tra kết quả
xử lý sau thanh tra cũng được tỉnh chú trọng và thực hiện tốt, góp phần
đưa các kết luận thanh tra được thi hành đúng pháp luật, tăng cường kỷ
luật, kỷ cương trên địa bàn tỉnh. Công tác thi đua, khen thưởng cũng
được quan tâm chỉ đạo và tổ chức thực hiện, nhất là tổ chức khen thưởng
những tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc trong 3 năm thực hiện

Luật Lưu trữ và Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 07/5/2012 của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân tỉnh.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
- Về tham mưu ban hành văn bản: Tham mưu ban hành văn bản
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều mang tính nguyên tắc, một số văn bản
mang tính chỉ đạo, định hướng về công tác lưu trữ đã cũ so với các quy
định hiện hành, chưa có văn bản thay thế, một số văn bản hướng dẫn
chưa được tham mưu ban hành. Đề án phát triển ngành văn thư lưu trữ
đến năm 2020, tầm nhìn đến 2030 chưa được Ủy ban nhân dân tỉnh
quyết định phê duyệt.
Nguyên nhân chủ yếu là do một số văn bản quy phạm pháp luật và
hướng dẫn nghiệp vụ đã được các cơ quan cấp trên ban hành cịn nhiều
điểm khơng phù hợp với quy định của Luật Lưu trữ nhưng chưa có văn
bản thay thế, dẫn đến việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
chưa kịp thời. Lãnh đạo tỉnh vẫn chưa có ý kiến chỉ đạo tiếp tục việc xây
dựng Đề án phát triển ngành văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, cũng như
việc rà soát văn bản hướng dẫn, chỉ đạo đối với công tác lưu trữ; kinh phí
của tỉnh vẫn cịn gặp nhiều khó khăn, phải tập trung nguồn lực để xây
dựng nông thôn mới.
- Về kiện tồn cơ cấu tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng
cơng chức, viên chức: Kiện tồn cơ cấu tổ chức luôn được quan tâm

16


thực hiện, tuy nhiên đến nay vẫn chưa được thành lập Trung tâm Lưu trữ
lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ mà vẫn giữ Phòng Nghiệp
vụ - Kho Lưu trữ chuyên dụng.
Số lượng công chức, viên chức thực tế hiện nay là còn thiếu, ảnh
hưởng đến chất lượng của công tác tham mưu và các hoạt động quản lý

nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục. Có 56,52% cơng chức,
viên chức có trình độ ngành khác mặc dù đã được tập huấn về công tác
văn thư, lưu trữ nhưng vẫn chưa thực hiện được các khâu nghiệp vụ một
cách bài bản. Còn 60,86% cơng chức, viên chức chưa qua đào tạo
chương trình trung cấp lý luận chính trị - hành chính; có 47,82% chưa
qua bồi dưỡng kiến thức ngạch chuyên viên.
Những hạn chế trên là do ngành lưu trữ vẫn chưa được quan tâm
đúng mức về nhiều mặt, cơng tác kiện tồn tổ chức bộ máy và đào tạo,
bồi dưỡng còn chậm, văn bản hướng dẫn cịn chồng chéo, chế độ chính
sách cịn bất cập, chưa phù hợp với mức độ cống hiến, nhất là viên chức
trực tiếp thực hiện các khâu nghiệp vụ.
- Về thực hiện các khâu nghiệp vụ: Còn 4 cơ quan, tổ chức chưa
giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, các cơ quan cấp huyện mặc dù
đã có giao nộp nhưng chưa được thu thập bổ sung theo quy định. Nghiệp
vụ chỉnh lý tài liệu thiếu thống nhất và khoa học, nhất là khâu nghiệp vụ
lập hồ sơ, tài liệu trước khi chỉnh lý, phân Phông lưu trữ, lựa chọn
phương án hệ thống hóa, phân loại tài liệu để lập hồ sơ, xác định giá trị
tài liệu trong chỉnh lý, hệ thống hóa thứ tự hồ sơ tài liệu, lập mục lục hồ
sơ. Công tác xác định giá trị cịn nhiều bất cập giữa Thơng tư số
09/2011/TT-BNV với Thông tư số 13/2011/TT-BNV và nhiều Thông tư
hướng dẫn của ngành dọc. Công tác kiểm tra, hướng dẫn đối với việc
thực hiện báo cáo thống kê định kỳ hàng năm của cơ quan quản lý về lưu
trữ chưa được duy trì thường xun. Cơng tác bảo quản gặp nhiều khó
khăn về kho tàng, hiện Kho Lưu trữ Lịch sử tỉnh đã bắt đầu quá tải nên
17


thu thập đầy đủ tài liệu của các nguồn nộp lưu sẽ gặp nhiều khó khăn
trong thời gian tới. Cơng tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn nhiều
vấn đề chưa được pháp luật quy định, công tác tổ chức sử dụng tài liệu

lưu trữ còn nhiều tồn tại, số lượt người đến tra cứu ít, chưa phát huy hết
các hình thức tổ chức sử dụng. Cán bộ, cơng chức, viên chức trong tỉnh ít
biết đến Kho Lưu trữ lịch sử; công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ vẫn còn
xa lạ với người dân phần nào cũng hạn chế phát huy giá trị sử dụng.
Phòng đọc bố trí chung với Phịng Hành chính - Tổng hợp, diện tích chật
hẹp, khơng tạo sự thoải mái cho người đọc và nghiên cứu.
Những bất cập, hạn chế là do thiếu văn bản hướng dẫn thống nhất, cụ
thể trong thực hiện các khâu nghiệp vụ, nhất là công tác chỉnh lý, xác
định giá trị; một số viên chức ở Chi cục Văn thư - Lưu trữ còn thiếu kinh
nghiệm, thiếu cơ sở vật chất và kinh phí hoạt động.
- Về đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ
thông tin: Hiện tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đã quá tải, cơ sở xuống cấp,
không thể thu thập tài liệu đầy đủ các nguồn nộp lưu theo quy định, nhất
là thu thập bổ sung nguồn nộp lưu cấp huyện. Kinh phí đầu tư cho cơng
tác quản lý, tổ chức sơ kết, tổng kết, kiểm tra, khen thưởng, hội nghị cịn
hạn chế; kinh phí chỉnh lý, số hóa tài liệu chậm được cấp phát để thực
hiện kịp thời; kinh phí mua sắm trang thiết bị hàng năm thấp so với nhu
cầu. Thiết bị tin học chưa đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa cơng tác lưu trữ
trong thời gian tới. Chưa có phần mềm hồn chỉnh để thay thế cho các
công cụ tra cứu truyền thống. Đề tài khoa học trong công tác lưu trữ,
cũng như đề tài ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ q
ít, chỉ có 01 đề tài.
Những mặt tồn tại, hạn chế là do quy định của Luật Lưu trữ có thay
đổi về cơ cấu tổ chức lưu trữ cấp huyện, dẫn đến nguồn nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử tăng lên. Chủ trương chung của Chính phủ là kiềm chế lạm
phát và thắt chặt chi tiêu trong sử dụng ngân sách Nhà nước, kinh phí
18


của tỉnh Vĩnh Long hiện nay gặp nhiều khó khăn, quy định cơ chế mua

sắm tài sản tập trung làm chậm q trình trang bị thiết bị. Cơng tác ứng
dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác lưu trữ cịn chậm. Chưa mở
rộng dịch vụ khai thác so với tiềm năng của tài liệu hiện có trong Kho.
- Về thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm: Công tác xử
lý vi phạm pháp luật về lưu trữ hiện còn thiếu cơ sở pháp lý, chế tài xử
phạt hành chính. Việc xử lý vi phạm về cơng tác lưu trữ hiện nay mới chỉ
dừng lại ở việc chỉ ra những thiếu sót về nghiệp vụ, sau đó hướng dẫn
khắc phục sửa chữa, chưa đề ra được biện pháp khắc phục xử lý kịp thời,
kiên quyết để ngăn chặn, cũng như chưa truy cứu trách nhiệm pháp lý
đối với các vi phạm pháp luật về lưu trữ. Công tác thi đua, khen thưởng
trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ chưa trở thành chuyên đề để xét và khen
thưởng thường xuyên. Xét và đề nghị tặng Kỷ niệm chương vì sự nghiệp
văn thư lưu trữ chưa thực hiện thường xuyên.
Những mặt làm chưa được chủ yếu do pháp luật chưa kịp thời điều
chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ xã hội trong quản lý công tác lưu trữ,
nhất là chế tài xử phạt, chế tài hình sự. Việc bố trí cơng chức, viên chức
làm cơng tác thanh tra, kiểm tra không ổn định, hay thay đổi dẫn đến
hiệu quả công việc chưa cao. Công tác khen thưởng đối với lĩnh vực văn
thư, lưu trữ chưa trở thành khen thưởng chuyên đề. Từ đó chưa thúc đẩy
phong trào phát triển một cách sôi nổi. Quy định thời gian xét tặng Kỷ
niệm chương của ngành là 20 năm, so với một số ngành khác chỉ là 5
năm, 10 năm hoặc 15 năm.
Tiểu kết chƣơng 2
Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long, tác giả nhận thấy bên cạnh
những kết quả đạt được tác giả đã chỉ ra một số hạn chế và nguyên nhân.
Chẳng hạn như: Chi cục Văn thư - Lưu trữ vừa phải thực hiện chức năng
quản lý nhà nước, vừa phải thực hiện chức năng sự nghiệp; chế độ chính
19

sách bất cập đối với công chức; thực hiện các khâu nghiệp vụ cũng có
những hạn chế nhất định; cơ sở vật chất và tài chính vẫn chưa được đầu
tư đúng mức; chưa có chế tài để xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ.
Công tác khen thưởng chưa thật sự khuyến khích cá nhân và đơn vị làm
tốt công tác này.
Để khắc phục những hạn chế nêu trên, cần có sự quan tâm chỉ đạo
sâu sát từ Trung ương (đặc biệt là Bộ Nội vụ) và Ủy ban nhân dân tỉnh,
Sở Nội vụ. Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ cần tích cực, chủ
động đề xuất Sở Nội vụ ban hành kịp thời các văn bản hướng dẫn về
nghiệp vụ giúp các sở, ngành thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ của công
tác lưu trữ.
Những hạn chế, nguyên nhân trên và những bài học được rút ra từ
kinh nghiệm của các địa phương khác là cơ sở để tác giả đề xuất các giải
pháp ở chương 3.
Để khắc phục những hạn chế nêu trên, cần có sự quan tâm chỉ đạo sâu
sát từ Trung ương (đặc biệt là Bộ Nội vụ) và Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở
Nội vụ. Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ cần tích cực, chủ động
đề xuất Sở Nội vụ ban hành kịp thời các văn bản hướng dẫn về nghiệp
vụ giúp các sở, ngành thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu
trữ. Những hạn chế, nguyên nhân trên và những bài học được rút ra từ
kinh nghiệm của các địa phương khác là cơ sở để tác giả đề xuất các giải
pháp ở chương 3.
Chƣơng 3
PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN
QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CHI
CỤC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TỈNH VĨNH LONG

20

3.1. Chủ trƣơng của Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc và Ủy ban
nhân dân tỉnh Vĩnh Long
3.1.1. Chủ trương của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nghiệp
vụ kỹ thuật quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả
nước.
- Xây dựng hệ thống đội ngũ công chức, viên chức ngành văn thư,
lưu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo
chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ chun mơn, nghiệp vụ và trình độ
lý luận chính trị đáp ứng u cầu phát triển và hội nhập quốc tế.
- Ngân sách nhà nước đảm bảo nhu cầu cho công tác quản lý nhà
nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại.
3.1.2. Chủ trương của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai Luật Lưu trữ
và các văn bản quy phạm pháp luật quy định.
- Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, đặc biệt là cấp huyện, cấp xã.
- Chỉ đạo xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm
và kiểm tra thực hiện theo quy định.
- Bố trí cơng chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ
phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định.
- Đảm bảo đủ phòng kho và trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ.
3.2. Phƣơng hƣớng tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc đối với công tác
lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ từ năm 2018 -2025
- Giai đoạn từ 2018 -2020: Tăng cường công tác tham mưu cho tỉnh
ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ;

21


từng bước ổn định tổ chức và cán bộ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
hoạt động theo mơ hình của Thơng tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31
tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ; tạo điều kiện cho công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong nước và nước ngoài; thực hiện đầy đủ
các chế độ chính sách cho cơng chức, viên chức làm công tác văn thư,
lưu trữ; đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, tổ chức, công chức, viên chức
thực hiện đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm
quyền của Chi cục; tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh và trong nội bộ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định.
- Giai đoạn từ 2021 -2025: Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ
điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu
trữ; tiếp tục tham mưu với tỉnh để hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thư,
lưu trữ đáp ứng yêu cầu; xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuẩn
mực, được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu nhiệm
vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ đổi mới; tiếp tục đề nghị trang bị cơ sở
vật chất đáp ứng yêu cầu hiện đại nâng cao năng lực quản lý và khai
thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của tỉnh; nghiên cứu và ứng
dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa cơng
tác văn thư, lưu trữ. Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh: 100% tài liệu được chỉnh
lý, nâng cấp hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho Lưu trữ
lịch sử, trong đó có 40% tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được số
hóa. Thực hiện các khâu nghiệp vụ chỉnh lý, thu thập, sưu tầm tài liệu; tu
bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; công bố, giới thiệu, trưng bày
triển lãm tài liệu lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp với yêu cầu

22


phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu trong ngành văn thư, lưu
trữ.
3.3. Một số giải pháp
3.3.1. Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn
công tác văn thư, lưu trữ
3.3.2. Tham mưu về kiện toàn tổ chức, nhân sự đáp ứng yêu cầu,
nhiệm vụ mới
3.3.3. Tăng cường bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, kỹ năng làm việc
đối với viên chức tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
3.3.4. Tiếp tục hoàn thiện các khâu nghiệp vụ
3.3.5. Thực hiện tốt thanh tra, xử lý sau kiểm tra
3.4. Kiến nghị
3.4.1. Đối với Chính phủ
3.4.2. Đối với Bộ Nội vụ
3.4.3. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long
Tiểu kết chƣơng 3
Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu
trữ là cần thiết, vì nó góp phần gìn giữ những tài liệu có giá trị về nhiều
mặt như: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử, phản ánh hoạt động
lãnh đạo, quản lý, điều hành của chính quyền địa phương, cũng như hoạt
động của các cơ quan, tổ chức trong toàn tỉnh.
Để hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long cần phải thực hiện đồng bộ rất nhiều
giải pháp. Trong đó, cần đặc biệt chú ý đến những giải pháp như hoàn
thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ; hoàn thiện tổ chức
bộ máy, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; tăng cường

cơ sở vật chất, kinh phí cho cơng tác lưu trữ; thực hiện tốt thanh tra,
kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm; giải pháp về nghiệp vụ. Bên cạnh

23