KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU XI MĂNG

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH
DOANH VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU
XI MĂNG
I. TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU XI MĂNG
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu xi măng
Tên gọi: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.
Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Cement Trading Company
Tên viết tắt: VINACIMEX.
Địa chỉ: 228 Đường Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội.
Tel: 84.4.8512424 Fax: 84.4.8513748
Email:
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiền thân là phòng xuất nhập khẩu của Tổng công
ty xi măng Việt Nam. Đảng và Nhà nước đã quyết định thành lập Công ty Xuất
nhập khẩu xi măng, cụ thể căn cứ vào:
+ Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/04/1988 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính
phủ) qui định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu xi măng. Nghị định số 64/HĐBT ngày 10/06/1989 của Hội
đồng Bộ trưởng quy định về chế độ và tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xuất
nhập khẩu.
+ Công văn thoả thuận số 1367/BNgT – TCCB ngày 14/03/1988 của Bộ Ngoại
thương đăng ký để Tổng công ty xi măng được kinh doanh xuất nhập khẩu trực
tiếp.
+ Quyết định số 692/BXD – TCCB ngày 31/11/1990 của Bộ Xây Dựng quyết định
thành lập Công ty XNK xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam.
+ Quyết định số 025A/BXD – TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ Xây Dựng về việc
thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước theo quyết định 588/HĐBT ngày 20/11/1991
của Hội đồng Bộ trưởng Bộ Xây Dựng quyết định thành lập Công ty xuất nhập
khẩu xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1991,
có tên giao dịch quốc tế là VINACIMEX (Vietnam National Cement Trading

Company). Công ty có trụ sở đặt tại 228 Lê Duẩn, Hà Nội. Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng là một đơn vị kinh tế quốc doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư
cách pháp nhân và có con dấu riêng theo mẫu qui định. Công ty có tài khoản tiền
Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam.
Ngày 15/03/1991 Bộ Xây dựng đã có quyết định số 154 BXD - TCLĐ thành lập
chi nhánh Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tại Thành phố Hồ Chí Minh. Ngày
14/07/1993, theo quyết định số 333 BXD - TCLĐ, đại diện Công ty tại Hải Phòng
được thành lập. Đến ngày 25/12/1997, theo quyết định số 469 XMVN - TCLĐ
nâng cấp thành chi nhánh tại Hải Phòng.
Đồng thời để mở rộng phát triển thị trường nước ngoài, Công ty đã thành lập Văn
phòng đại diện Công ty tại Viên Chăn - Cộng hoà dân chủ nhân dân Lào theo
Quyết định số 515/XMVN – HĐQT ngày 8/11/1999, năm 2002 Công ty đã rút Văn
phòng đại diện về nước, đảm bảo đủ nguồn lực đáp ứng hoàn thành nhiệm vụ, kế
hoạch Tổng công ty XM Việt Nam và chính phủ đã đề ra.
Khi mới thành lập, Công ty có tổng số vốn Ngân sách cấp và vốn tự bổ sung là:
6.418.000.000đ.
Trong đó: + Vốn cố định : 362.000.000đ.
+ Vốn lưu động : 6.056.000.000đ.
Theo nguồn vốn:
+ Vốn Ngân sách cấp : 3.151.000.000đ.
+ Vốn Công ty tự bổ sung : 3.627.000.000đ.
+ Nguồn vốn Công ty được Nhà nước cho phép huy động thêm là :35.000.000
đ.
Trong hơn 10 năm hoạt động, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã không ngừng
tìm tòi phát triển, và khẳng định vị trí của mình. Liên tục trong hơn 10 năm qua:
+ Công ty luôn bảo toàn, phát triển vốn và tài sản, đã bổ sung tích luỹ thêm cho
vốn hoạt động trên 54 tỷ đồng.
+ Lợi nhuận của Công ty trong 10 năm qua đạt trên 100 tỷ đồng.
+ Các khoản nộp vào Ngân sách Nhà nước trong hơn 10 năm qua khoảng 1.000 tỷ
đồng.

2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
 Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng kinh doanh chủ yếu là:
- Xuất khẩu xi măng.
- Nhập khẩu xi măng, clinker, tấm lợp và thiết bị phụ tùng lẻ, thiết bị toàn bộ, vật
tư cho ngành sản xuất xi măng.
 Theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, Công ty có nhiệm vụ và
quyền hạn chính như sau:
- Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng công ty xi măng.
- Nghiên cứu điều tra, tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế
hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản
xuất kinh doanh và tiêu thụ của các đơn vị trong Tổng công ty xi măng.
- Tìm hiểu xu hướng phát triển ngành xi măng của các nước trên thế giới, khả năng
hợp tác đầu tư với nước ngoài, khả năng nhập khẩu vật tư thiết bị phụ tùng lẻ
chuyên ngành và khả năng xuất khẩu sản phẩm ra thị trường thế giới.
- Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thị trường giá cả trên thế giới cho
các đơn vị thành viên trong Tổng công ty để tiếp cận với thị trường thế giới.
- Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của toàn Tổng công ty để thanh
toán và sử dụng có hiệu quả theo kế hoạch đã được cấp trên phê duyệt. Tuân thủ
đúng các chế độ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuất nhập khẩu và các
quy chế giao dịch đối ngoại của Bộ, Nhà nước qui định.
- Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế thông qua hợp đồng thương mại,
thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên,
thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước.
- Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất nhập khẩu
trực tiếp các mặt hàng đã được Bộ Ngoại thương nay là Bộ Thương mại thoả thuận
tại công văn số 1387/HĐBT-TCCB ngày 12/05/1988.
- Được trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thương nhân nước ngoài để ký
kết các hợp đồng kinh tế, tiến hành các hợp đồng mua - bán, hợp tác đầu tư. Công
ty được cử cán bộ tham gia hội thảo, hội chợ, được trao đổi thông tin kinh tế kỹ
thuật của các ngành công nghiệp xi măng theo các qui định tiến hành của Bộ, Nhà

nước và luật Quốc tế.
3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty Xuất nhập
khẩu xi măng
3.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
 Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh
Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế
thương mại về nhập khẩu chuyên ngành vật tư thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ
phục vụ toàn ngành xi măng, nhập khẩu xi măng, Clinker ổn định thị trường trong
nước trên cơ sở hạch toán đủ bù đắp chi phí có lợi nhuận, bảo toàn và phát triển
được vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước theo luật
định.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng hoạt động trên lĩnh vực kinh tế đối
ngoại thông qua nhập khẩu trực tiếp. Ngoài ra, Công ty còn thực hiện một số công
việc cho các Công ty liên doanh như tư vấn trong thương thảo hợp đồng, tham gia
nhập khẩu cho các đơn vị ngoài ngành.
 Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh:
Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh, Công ty tiến hành kinh doanh các
mặt hàng:
+Vật tư: Clinker, thạch cao, Giấy Krat, hạt nhựa PP, gạch chịu lửa, vữa chịu
lửa, sợi amiăng, nguyên liệu dùng sản xuất gạch chịu lửa tại nhà máy gạch kiềm
tính VN.
+ Thiết bị phụ tùng: Các loại thiết bị chuyên dùng trong dây truyền sản xuất
xi măng, các loại xe chuyên dùng như xe ủi, xe xúc, xe trọng tải lớn… và các phụ
tùng thay thế trong dây truyền sản xuất.
+ Thiết bị toàn bộ cho cả nhà máy máy xi măng mới công suất từ 1,2 đến 1,4
triệu tấn/1 năm.
+ Dịch vụ vận chuyển, giao nhận các lô hàng nhập khẩu. Tư vấn cho các dự
án xây dựng các nhà máy xi măng.
 Đặc điểm về thị trường kinh doanh:
Thị trường tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty là những đơn vị trong

ngành sản xuất xi măng: Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Hà Tiên,
Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty xi măng Bút Sơn, ... Công ty Xuất nhập khẩu
xi măng thực hiện bán hàng tại cảng, kho đầu mối của các nhà máy xi măng trong
ngành.
Công ty Xuất nhập khẩu xi măng sẽ là đầu mối trong việc xúc tiến thương mại
và tiến hành xuất khẩu xi măng sang thị trường Lào, Campuchia .
 Trình tự kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng:
Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng chuyên nhập khẩu thiết bị vật tư phục vụ
sản xuất trong ngành. Ngay từ đầu năm, dựa trên kế hoạch được giao của tất cả các
Công ty thành viên trong Tổng công ty đã giúp Công ty luôn nắm bắt được nhu cầu
về thiết bị vật tư toàn bộ cho các đơn vị thành viên. Quy trình kinh doanh của Công
ty như sau:
Khi nhận được đơn hàng của các đơn vị thành viên cần nhập khẩu, dựa trên
kinh nghiệm của mình, đặc điểm của thiết bị, giá cả, phòng nghiệp vụ và phòng kế
toán sẽ tính và lên các phương án giá các mặt hàng đó để tổ chức gọi và đấu thầu
lô hàng. Dựa trên kết quả tham gia thầu của các nhà cung cấp, Công ty và các nhà
máy XM sẽ lựa chọn được nhà cung cấp thỏa mãn tốt nhất các đơn hàng Công ty
đang gọi thầu và thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp trúng thầu.
Khi ký kết xong hợp đồng Công ty tiến hành xin giấy phép nhập khẩu của bộ
thương mại (đối với các mặt hàng theo qui định của nhà nước).
Dựa trên thông lệ Quốc tế và Hợp đồng ký kết với nhà cung cấp nước ngoài,
Phòng kế toán sẽ xem xét và lập các thủ tục cần thiết để đặt cọc tiền hàng, viết giấy
xin mở tín dụng khoản nhập khẩu gửi đến Ngân hàng mà đơn vị có tài khoản để
xin mở L/C. Đồng thời ký quĩ để mở L/C và lập uỷ nhiệm chi, trả phí mở L/C tại
ngân hàng mở L/C.
Khi nhận được bộ chứng từ của nhà cung cấp nước ngoài (đã được ký hậu
theo lệnh của Ngân hàng mở L/C), giấy thông báo hàng về đến cảng, sân bay, cán
bộ tại các chi nhánh trực tiếp ra cảng, sân bay làm thủ tục hải quan. Sau đó Công ty
nhận hàng từ các Hãng tàu biển và mời VINACONTROL giám định hàng hoá về
số lượng và chất lượng. Sau đó, hàng hóa có thể lưu kho tại cảng hoặc vận chuyển

về các nhà máy. Khi giao hàng tại các nhà máy, Công ty tiến hành lập Biên bản
bàn giao hàng hóa và trên cơ sở Biên bản này, các chi phí chi hộ phát sinh, Công ty
tiến hành lập hóa đơn đòi tiền các nhà máy.
Đơn đặt hàng của các Công ty xi măng
Gọi thầu
Mở thầu
Ký kết hợp đồng nhập khẩu
Mở L/Ccho nhàcung cấp
Giao hàng cho các Công tyxi măng
Thu tiền
Sơ đồ 1: Sơ đồ trình tự kinh doanh của Công ty
Xuất nhập khẩu Xi măng
3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu
xi măng
Giám đốc
Kế toán trưởng
Phó Giám đốc 1
Phó Giám đốc 2
Phòng Kế toán tài chính
Phòng Tổng hợp
Phòng Dự án
Phòng XNK TB phụ tùng
Phòng XNK Vật tư xi măng
Chi nhánh tại TP HCMChi nhánh tại Hải Phòng
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng
VINACIMEX là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, vì thế
hoạt động kinh doanh của Công ty theo sự chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành của Tổng
công ty xi măng. Công ty tuy thành lập mới hơn 10 năm nhưng các qui chế về tổ
chức quản lý, điều hành tổ chức kinh doanh về mọi mặt đều được quán triệt xây

dựng trên cơ sở nhiệm vụ chính trị được giao theo chế độ quản lý của Nhà nước.
Hiện nay, Công ty có 5 phòng công tác và 2 chi nhánh:
 Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, điều hành hoạt động kinh
doanh của Công ty theo chế độ một thủ trưởng và chịu trách nhiệm trước Tổng
Giám đốc Tổng công ty xi măng Việt Nam, Hội đồng quản trị Tổng công ty xi
măng Việt Nam về việc điều hành hoạt động của Công ty theo quy định của cấp
trên và pháp luật hiện hành.
 Hai phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác phân công và giúp giám đốc
trong công tác quản lý.
- Phó Giám đốc 1: Giúp Giám đốc chỉ đạo các mặt công tác sau:
Công tác xuất nhập khẩu, công tác hành chính, quản trị, đoàn thể và thi đua khen
thưởng, chỉ đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh.
- Phó Giám đốc 2: Giúp Giám đốc chỉ đạo các mặt công tác sau:
Công tác nhập khẩu thiết bị toàn bộ, công tác đào tạo, kỷ luật, an toàn lao động, chỉ
đạo việc giao nhận hàng hoá của các chi nhánh.
 Kế toán trưởng: Là người giúp Giám đốc Công ty tổ chức và chỉ đạo toàn bộ
công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế trong Công
ty, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán và chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước
ban hành.
 Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ nhất định, cụ thể:
+ Phòng Tổng hợp: Phòng lập kế hoạch cho các kỳ, các năm, tham gia theo
dõi thực hiện kế hoạch, chịu trách nhiệm trợ giúp Giám đốc Công ty làm công việc
quản lý tổ chức hành chính của Công ty.
+ Phòng kế toán tài chính: Là một trong những phòng ban quan trọng nhất,
có chức năng thực hiện việc kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của
Công ty, giúp Giám đốc tổ chức công tác thông tin kế toán tài chính và phân tích
hoạt động kinh tế tài chính. Thực hiện các báo cáo kế toán tài chính theo quy định
của Nhà nước. Hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong Công ty thực hiện
đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài
chính.

+ Phòng xuất nhập khẩu vật tư xi măng: thực hiện theo dõi và nhập khẩu
theo các đơn đặt hàng cho từng Công ty xi măng. Phòng có nhiệm vụ chính là nhập
Clinker và xi măng đáp ứng cho nhu cầu Clinker và cho sản xuất xi măng. Ngoài
ra, phòng tư vấn cho Giám đốc Công ty trong công tác xuất nhập xi măng -
Clinker, tìm nguồn hàng từ nước ngoài, tiến hành thương thảo và làm các thủ tục
nhập hàng cho các nhà máy theo chỉ đạo của Tổng công ty.
+ Phòng xuất nhập khẩu thiết bị phụ tùng: theo dõi và nhập khẩu theo các
đơn đặt hàng cho từng Công ty xi măng được phân công cụ thể. Phòng có nhiệm
vụ nhập khẩu thiết bị phù tùng theo dây chuyền và các thiết bị phù tùng đơn chiếc
cho các nhà máy xi măng trong Tổng công ty xi măng Việt Nam. Ngoài ra, phòng
thực hiện nhiệm vụ tư vấn cho các đơn vị về các thiết bị cần nhập, tham gia đàm
phán các hợp đồng uỷ thác mà Công ty ký với các Công ty về nhập khẩu các thiết
bị phù tùng theo dây chuyền cũng như các thiết bị phụ tùng đơn chiếc của ngành xi
măng. Tìm nguồn hàng từ nước ngoài, tiến hành thương thảo đàm phán để ký kết
các hợp đồng thương mại với các hãng nước ngoài, tiến hành theo dõi quá trình
thực hiện hợp đồng, các thủ tục nhập hàng, hoàn thiện các thủ tục giao hàng, hồ sơ,
hoá đơn chứng từ giao hàng cho các Công ty. Tư vấn cho các Công ty lập kế hoạch
nhập các thiết bị phụ tùng lẻ theo nhu cầu của các Công ty.
+ Phòng dự án: là phòng mới thành lập theo Quyết định số 870/XNK – TH
ngày 11 tháng 04 năm 2003 của Giám đốc Công ty do tính chất và yêu cầu của
Công ty. Phòng có nhiệm vụ tham gia lập dự án, nhập khẩu các dây chuyền thiết bị
toàn bộ cho các dự án nhà máy xi măng, tham gia thương thảo các hợp đồng
thương mại cũng như tư vấn cho các chủ đầu tư khi mua sắm trong các dự án mới
của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Tham gia công tác chấm xét thầu các dự án
nhà máy xi măng mới của Tổng công ty. Tư vấn trợ giúp cho Giám đốc Công ty
trong công tác được giao.
 Hai chi nhánh ở Hải Phòng và TP. Hồ Chí Minh
+ Chi nhánh Hải Phòng: thực hiện các thủ tục nhập xuất hàng tại khu vực phía
Bắc, thay mặt Công ty xử lý các phát sinh trong quá trình thực nhập xuất hàng tại
cảng Hải Phòng.

+ Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: thực hiện các thủ tục nhập xuất hàng tại khu
vực phía Nam, tham gia theo dõi lượng hàng nhập cho các đơn vị trong Tổng công
ty ở khu vực phía Nam, thay mặt Công ty xử lý các phát sinh trong quá trình thực
hiện các hợp đồng với các đơn vị.
Các phòng ban trong Công ty có mối quan hệ bình đẳng, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ
sở chức năng, nhiệm vụ đã được phân công để cùng thực hiện tốt nhiệm vụ chung
của Công ty.
 Cơ cấu bộ máy quản lý Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến. Đặc điểm
của cơ cấu này là mối quan hệ này giữa các thành viên được thực hiện theo đường