HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LCHH NK TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH

HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LCHH NK TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH
I.Nhận xét về thực trạng hạch toán LCHH NK tại công ty TNHH Văn Minh
Trong quá trình hoạt động công ty có nhiều ưu điểm về các mặt như: tổ
chức bộ máy kế toán, hệ thống kế toán, công tác HTKT đặc biệt là hạch toán
quá trình mua hàng và bán hàng nhập khẩu. Công ty TNHH Văn Minh luôn áp
dụng theo đúng chế độ kế toán, luật kế toán, luật doanh nghiệp... và thường
xuyên nghiên cứu luật, chế độ mới mà bộ Tài chính ban hành để cập nhật, sửa
đổi, bổ sung cho phù hợp với các quy định mới
Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đối với các kho Phùng
Hưng (trụ sở chính), kho Thanh Trì, kho Gia Lâm, còn chi nhánh trong miền
Nam hoạt động riêng độc lập là rất phù hợp và thuận tiện cho công tác hạch
toán kế toán và quản lý hàng tồn kho tại các kho.
Hệ thống kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán máy đã làm cho
công tác kế toán trở nên cực kỳ đơn giản, thuận tiện, chính xác, cung cấp thông
tin tài chính kịp thời. Chỉ cần công tác kiểm tra, phân loại chứng từ, nhập số
liệu trên các chứng từ vào máy được thực hiện đúng đắn, chính xác thì phần
mềm kế toán máy sẽ tự xử lý thông tin và đưa ra các sổ, bảng tổng hợp, báo cáo
tài chính một cách chính xác
Trong công tác HTKT nghiệp vụ LCHH NK, công ty vận dụng đúng chế
độ chứng từ, sổ sách theo các nghiệp vụ phát sinh trong công ty và chế độ kế
toán. Hệ thống TK tuân thủ đúng chế độ đồng thời còn chi tiết ra các TK 112,
641, 642 một cách phù hợp cho các nghiệp vụ phát sinh trong công ty. Danh
mục vật tư hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục phí, chứng từ, sổ có một
hệ thống ký hiệu mã hoá rất đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện.
Phương pháp kê khai thường xuyên quản lý hàng tồn kho một cách phù
hợp, thường xuyên, liên tục nên theo dõi được số lượng hàng hoá cả số tồn và
biến động tăng giảm
Phương pháp tính giá hàng xuất kho: là phương pháp tính giá bình quân
sau mỗi lần nhập do phần mềm kế toán tự tính và xác địnhgiá vốn của tổng
lượng hàng hoá xuất bán trong kỳ cũng được tính bình quân cũng được thực
hiện trên các sổ tổng hợp. Giá vốn được xác định ngay khi nhập dữ liệu trên hoá

đơn GTGT vào kế toán máy nên biết ngay được lãi, lỗ từng mặt hàng tiêu thụ
2. Hạn chế trong Công ty TNHH Văn Minh và những kiến nghị nhằm khắc
phục những hạn chế gặp phải:
Cùng với những ưu điểm trên công ty còn mắc phải một số hạn chế trong
công tác quản lý hàng tồn kho và công tác kế toán mua hàng bán hàng về việc
hạch toán vật tư hàng hóa, hạch toán ngoại tệ, hạch toán chi phí thu mua hàng
hoá, công nợ... mà công ty cần phải quan tâm, xem xét và tìm cách giải quyết
nhằm nâng cao hiệu quả tiêu thụ, tăng lợi tức cho công ty và đảm bảo thực
hiện đúng theo quy định của Pháp luật.
Thứ nhất: Hạn chế về thời điểm hạch toán kế toán.
Vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các kho khác nhau (Thanh Trì, Phùng
Hưng, Gia Lâm, Sài Gòn) nên việc tập hợp chứng từ kế toán không thể thực
hiện ngay được. Để vào sổ và làm quyết toán, thường phải sau vài ngày khi đã
có đủ chứng từ việc vào chứng từ, vào sổ trên kế toán máy mới được thực hiện.
Để khắc phục việc luân chuyển chứng từ còn chậm chễ các KTV nên làm thủ
tục theo dõi tiến độ luân chuyển chứng từ để có kế hoạch chuyển chứng một
cách nhanh chóng nhất có thể được.
Thứ 2: Hạn chế về hạch toán TK 131-Phải trả người bán.
Khi lập bút toán doanh thu bán hàng kế toán ghi toàn bộ vào tài khoản
đối ứng 131 (chi tiết từng khách hàng) kể cả khách hàng thanh toán ngay hay
chậm trả. Điều này không đúng với quy định. Việc hạch toán phải phản ánh
chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh tức là chỉ khi nào khách hành thanh toán
chậm trả mới phản ánh vào TK 131, còn khi khách hàng thanh toán ngay bằng
tiền mặt hoặc qua ngân hàng thì sử dụng các TK đối ứng như TK 111, 112. Hơn
nữa, việc hạch toán như vậy làm cho khi vào sổ kế toán chi tiết TK 131 và sổ
cái TK 131 sẽ là tập hợp toàn bộ nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá của tất cả các hoá
đơn bán hàng. Trên sổ cái TK 111 phản ánh số tiền khách hàng thanh toán đối
ứng với TK 111
Thứ 3: hạn chế về việc phản ánh chi tiết công nợ.
Cũng xuất phát từ việc phản ánh chưa chính xác trên TK 131 nên bảng ghi

công nợ trên máy tính cũng thể hiện số liệu chưa sát với tình hìnhcông nợ thực
tế của khách hàng. Vì khi muôn kiểm tra công nợ k ế toán chỉ việc đưa thông tin
về TK 131 chi tiết theo mã số, ký hiện của từng khách hàng, máy tính sẽ cung
cấp đầy đủ thông tin về khách hàng đó. Trên các dữ liệu này sẽ bao gồm toàn bộ
quá trình bán hàng của đơn vị cho khách hàng này (bao gồm cả bút toán nhận
nợ và thanh toán) ở mẫu bảng ghi công nợ số 2 (phụ lục). thực tế thì công nợ
của khách hàng chỉ đúng như mẫu 1 (phụ lục), do vậy để theo dõi công nợ kế
toán vẫn phải theo dõi bằng cách ghi chép thủ công.
Thứ 4:Hạn chế về việc sử dụng tài khoản 151, TK 156, TK157
Kế toán không sử dụng tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường để phản
ánh hàng nhập khẩu chưa về nhập kho. Hàng nhập khẩu cần một thời gian để
lưu tại cảng, rồi kiểm tra, và chuyên trở về kho thì lúc này cán bộ phòng kinh
doanh cần phải báo về cho phòng kế toán để ghi sổ, phản ánh vào TK 151 để
theo dõi quản lý hàng nhập khẩu này. Hoặc khi phát sinh trường hợp hàng gửi
bán, kế toán hạch toán hoàn toàn giống như nghiệp vụ bán buôn theo phương
thức giao hàng trực tiếp, không sử dụng TK 157 - Hàng gửi bán để phản ánh số
hàng này. Điều này dẫn đến hạn chế là hàng xuất kho gửi bán sau một thời gian
mới có đủ chứng từ về việc khách hàng chấp nhận mua lô hàng này ngay trong
thời gian đó kế toán không phản ánh số hàng xuất kho đó nên không theo dõi
chặt chẽ được.
Theo quy định của BTC thì TK 156 được chi tiết ra làm 2 tiểu khoản là
TK 1561- Giá mua hàng hoávà TK1562- chi phí thu mua hàng hoá. Kế toán của
công ty chỉ sử dụng TK 1561 phản ánh giá mua hàng hoá, còn chi phí thu mua
hàng hóa như: Chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho bãi, chi phí mở L/C ... tại
các ngân hàng thì kế toán phản ánh vào TK 641 – Chi phí bán hàng. Việc không
sử dụng TK 1562 đã làm cho việc hạch toán sai giá trị của lô hàng nhập khẩu.
Khi bán hàng thì giá vốn hàng bán là không đúng (giảm đi) trong khi đó Chi
phí bán hàng lại tăng lên kết quả là lãi gộp tăng so với việc hạch toán đúng.
Đồng thời phản ánh sai giá trị của hàng tồn kho, chi phí, LN trong kỳ nếu như
lô hàng đó chưa được tiêu thụ ngay.

Việc không sử dụng các Tk 151, 1562, 157 gây ra việc không phân biệt
được các loại hàng hoá (hàng đi đường, hàng gửi bán, hàng tồn kho) và phản
ánh sai giá trị thực của hàng hóa vì vậy rất cần thiết phải bổ sung các TK trên
vào sử dụng để quản lý tốt hàng hóa, tăng hiệu quả kinh doanh. Trường hợp
hàng nhập khẩu chưa về kho hoặc hàng gửi bán sẽ được ghi Nợ TK 151, 157
thay cho phản ánh vào TK 1561.
Thứ 5: Hạn chế về việc hạch toán ngoại tệ và chênh lệch ngoại tệ.
Việc chi tiết TK 1121, TK 1122 ra các tiểu khoản ở từng ngân hàng tuy thuận
lợi cho việc theo dõi số tiền ngoại tệ ở từng Ngân hàng nhưng việc DN sử dụng
tỷ giá thực tế để hạch toán đã gây ra nhiều phức tạp, khó khăn do DN có nhiều
nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Việc sử dụng tỷ giá hạch toán sẽ làm
cho công tác kế toán đơn giản hơn rất nhiều. Bởi vì khi đó tât cả các khoản nợ
phải thu, nợ phải trả, tiền ngoại tệ có gốc ngoại tệ đều được hạch toán bằng tỷ
giá hạch toán. Đến cuối kỳ tiến hành điều chỉnh theo ty giá thưc tế ngày cuối
kỳ. Đồng thời ở trên ta cũng đã thấy doanh nghiệp
hạch toán chênh lệch ngoại tệ vào TK 413, 711, 811 là sai với chế độ mới việc
hạch toán này ảnh hưởng dẫn đến việc các chi tiết sai khac trên các sổ sách và
báo cáo kế toán của DN so với chuẩn mực kế toán mới. Kế toán nên thay đổi
TK hạch toán cho đúng với chuẩn mực và bản chất của chênh lệch ngoại tệ là
chi phí tài chính (TK 635) hay thu nhập tài chính (TK 515). Việc hạch toán
ngoại tệ kế toán không sử dụng TK 007 - “Nguyên tệ các loại” đã làm cho việc
theo dõi số nguyên tệ không được đầy đủ, sát sao. DN nên bổ xung thêm tài
khoản nay vào sử dụng. Việc hạch toán TK này chỉ cần căn cứ vào Sổ phụ Ngân
hàng, Giấy báo Nợ / Có TNGH hoặc phiếu thu ngoại tệ tại quỹ để ghi tăng,
giảm nguyên tệ.
Thứ 6: Hạn chế trong việc không trích lập các khoản dự phòng.
Doanh nghiệp không trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự
phòng giảm giá hàng tồn kho. Vì số lượng khách hàng của DN rất nhiều nên có
thể dẫn đến việc DN bị mất các khoản nợ lớn không lường trước được. Và số
lượng hàng hoá của công ty khá đa dạng lại phải nhập từ nước ngoài nên giá cả

cũng khá bấp bênh. Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh kế toán
nên trích lập các khoản dự phòng cho các khách hàng lớn của DN và các mặt
hàng có giá trị lớn, dễ biến động.
Thứ 7: Hạn chế trong công tác Marketing và khuyến khích khách hàng
mua hàng hoá của công ty.
Mặc dù mặt hàng của công ty là hoá chất, thiết bị nhưng không phải vì vậy
mà có thể không coi trọng việc giới thiệu, quảng cáo cho hàng hoá của công ty.
Vì mặt hàng của công ty khá đa dạng, hoá chất tinh khiết, chất lượng cao, thiết
bị tiên tiến, công nghệ cao nên cần phải có biện pháp nói cho khách hàng về
điều đó. Các biện pháp đó có thể làm tăng doanh thu một cách đáng kể. Ngoài