Biện pháp quản lý việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo thành phố hải phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC
____________________

TÔ NHẬT THÀNH

BIỆN PHÁP QUẢN LÝ
VIỆC PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ
TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
Phó Giáo sư, Tiến sĩ NGƠ QUANG SƠN

HÀ NỘI - 2009


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC
____________________

TÔ NHẬT THÀNH

BIỆN PHÁP QUẢN LÝ
VIỆC PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ
TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Mã số: 60 14 10

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS, TS NGÔ QUANG SƠN

HÀ NỘI - 2009


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ..................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................. 1
2. Mục đích nghiên cứu ............................................................................ 2
3. Khách thể và đối tƣợng nghiên cứu ...................................................... 3
3.1. Khách thể nghiên cứu ....................................................................... 3
3.2. Đối tƣợng nghiên cứu ....................................................................... 3
4. Giả thuyết khoa học .............................................................................. 3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................... 3
6. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu ........................................................... 3
7. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 4
7.1. Nhóm phƣơng pháp nghiên cứu lý thuyết ........................................ 4
7.2. Nhóm phƣơng pháp nghiên cứu thực tiễn ......................................... 4
7.3. Nhóm phƣơng pháp nghiên cứu khác ............................................... 4
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN MƠ
HÌNH VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ........ 5
1.1. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu ....................................................... 5
1.2. Một số khái niệm ............................................................................... 6
1.2.1. Quản lý .......................................................................................... 6
1.2.2. Quản lý giáo dục.......................................................................... 11
1.2.3. Quản lý nhà trƣờng ...................................................................... 13
1.2.4. Công nghệ thông tin và truyền thơng ........................................... 14
1.2.5. Mạng máy tính ............................................................................ 15
1.2.6. Chính phủ điện tử ........................................................................ 18

1.2.7. Văn phòng điện tử ....................................................................... 21
1.2.8. Phát triển văn phịng điện tử ........................................................ 23
1.3. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin và truyền thông trong giáo dục và
đào tạo .................................................................................................... 24
1.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong đổi mới
phƣơng pháp dạy học ............................................................................ 24
1.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong quản lý
giáo dục ................................................................................................. 25
1.4. Mơ hình văn phịng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo .................... 26
1.4.1. Mơ hình ....................................................................................... 26
1.4.2. Mơ hình văn phịng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo ............... 26
1.5. Quản lý phát triển mơ hình văn phịng điện tử ở sở giáo dục và
đào tạo .................................................................................................... 30
1.5.1. Lập kế hoạch xây dựng và phát triển văn phòng điện tử ............. 30
1.5.2. Tổ chức thực hiện việc phát triển văn phòng điện tử .................... 31
1.5.3. Chỉ đạo triển khai việc phát triển văn phòng điện tử .................... 32
1.5.4. Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và quản lý văn phòng điện tử .... 33
1.6. Các điều kiện để phát triển mơ hình văn phịng điện tử.................... 33
1.6.1. Cơ chế, chính sách ....................................................................... 33
1.6.2. Nhân lực của các cơ quan quản lý và các cơ sở giáo dục ............. 35
1.6.3. Cơ sở hạ tầng thông tin ................................................................ 35
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN MƠ HÌNH
VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI
PHÒNG...................................................................................................... 38
2.1. Đặc điểm địa lý, điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế xã hội, dân


số và nguồn lực, điều kiện phát triển công nghệ thơng tin của thành
phố Hải Phịng. ....................................................................................... 38
2.1.1. Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên, dân số và nguồn lực ................... 38

2.1.2. Các đặc điểm kinh tế xã hội ......................................................... 39
2.1.3. Điều kiện phát triển công nghệ thông tin ..................................... 40
2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục tại
Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng. ....................................... 42
2.2.1. Khái quát chung về giáo dục và đào tạo thành phố Hải Phòng .... 42
2.2.2. Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông
trong giáo dục và đào tạo ở thành phố Hải Phịng .................................. 48
2.3. Thực trạng mơ hình văn phịng điện tử phục vụ cơng tác quản lý
của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng .................................. 50
2.3.1. Mạng lƣới, cơ cấu tổ chức ........................................................... 50
2.3.2. Thực trạng mơ hình văn phịng điện tử phục vụ cơng tác quản
lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng ............................ 52
2.3.3. Văn phòng điện tử hỗ trợ công tác quản lý của Sở Giáo dục
và Đào tạo thành phố Hải Phòng ........................................................... 54
2.4. Thực trạng quản lý phát triển văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục
và Đào tạo thành phố Hải Phòng ............................................................ 57
2.4.1. Nhận thức của lãnh đạo, chuyên viên Sở và các đơn vị ................ 57
2.4.2. Tổ chức bộ máy quản lý văn phòng điện tử ................................. 58
2.4.3. Cơ chế quản lý văn phòng điện tử................................................ 59
2.4.4. Xây dựng kế hoạch và triển khai việc phát triển mơ hình văn
phịng điện tử ........................................................................................ 60
2.4.5. Quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của văn phòng điện tử ................ 61


2.4.6. Quản lý hệ thống phần mềm và các ứng dụng.............................. 62
2.5. Đánh giá mức độ sẵn sàng tham gia vào văn phòng điện tử tại
các đơn vị trực thuộc .............................................................................. 63
2.5.1. Cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ quản lý tại các đơn vị trực
thuộc ..................................................................................................... 63
2.5.2. Nguồn dữ liệu và cơ sở dữ liệu tại các đơn vị trực thuộc. ........... 66

2.5.3. Trình độ tin học của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ văn thƣ,
cán bộ tin học tại các đơn vị .................................................................. 67
2.6. Đánh giá chung về mặt mạnh, mặt yếu của việc quản lý phát
triển văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải
Phòng ..................................................................................................... 68
Chƣơng 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHẰM PHÁT TRIỂN
MƠ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TẠO HẢI PHÒNG ..................................................................................... 74
3.1. Cơ sở đề xuất các biện pháp ............................................................ 74
3.2. Một số nguyên tắc đề xuất các biện pháp ......................................... 75
3.2.1. Nguyên tắc đảm bảo tính mục tiêu ............................................... 75
3.2.2. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi ................................................. 75
3.2.3. Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn .............................................. 76
3.3. Một số biện pháp quản lý phát triển mơ hình văn phòng điện tử
tại sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng .................................... 76
3.3.1. Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về
tầm quan trọng của việc phát triển mơ hình văn phịng điện tử vào
công tác quản lý giáo dục. ..................................................................... 76
3.3.2. Biện pháp 2: Đẩy mạnh cải cách hành chính................................ 79


3.3.3. Biện pháp 3: Xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển văn
phòng điện tử ........................................................................................ 83
3.3.4. Biện pháp 4: Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ chế
quản lý văn phòng điện tử. .................................................................... 89
3.3.5. Biện pháp 5: Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin...... 91
3.3.6. Biện pháp 6: Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển văn
phòng điện tử ........................................................................................ 94
3.3.7. Biện pháp 7: Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá thƣờng
xuyên việc vận hành và sử dụng văn phòng điện tử ............................... 96

3.4. Mối quan hệ giữa các biện pháp ...................................................... 98
3.5. Khảo nghiệm mức độ cần thiết và mức độ khả thi của các biện
pháp đề xuất ......................................................................................... 100
KẾT KUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ........................................................... 110
1. Kết luận ............................................................................................ 110
2. Khuyến nghị ..................................................................................... 111
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 114
PHỤ LỤC ................................................................................................ 118


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn, tác giả xin trân trọng cảm ơn các thày cơ
giáo đã tận tình giảng dạy, trang bị những kiến thức khoa học về quản lý
Giáo dục.
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Phó Giáo sƣ, Tiến sĩ Ngơ
Quang Sơn đã trực tiếp hƣớng dẫn, chỉ bảo tận tình, giúp đỡ tác giả hoàn
thành bản luận văn này.
Xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ của Hội đồng khoa học, Hội đồng
đào tạo chuyên ngành “Quản lý giáo dục” trƣờng Đại học Giáo dục – Đại
học Quốc gia Hà Nội.
Tác giả xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, tạo điều kiện của Sở
Giáo dục và Đào tạo Hải Phòng, của Văn phịng Sở GD&ĐT, các bạn
đồng nghiệp cơng tác tại các đơn vị giáo dục trên địa bàn thành phố Hải
Phịng và gia đình đã động viên, giúp đỡ để tác giả hồn thành bản luận
văn.
Vì thời gian có hạn, hơn nữa đây là một vấn đề còn hết sức mới mẻ,
mặc dù tác giả đã rất cố gắng, song luận văn chắc khơng tránh khỏi những
thiếu sót, kính mong đƣợc sự chỉ dẫn và góp ý của các thày cơ giáo, các
bạn đồng nghiệp để luận văn có giá trị thực tiễn, góp phần quản lý phát
triển mơ hình VPĐT tại Sở Giáo dục và Đào tạo Hải Phòng.

Tác giả xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2009
HỌC VIÊN

Tô Nhật Thành


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
Trang
Hình 1.1- Sơ đồ bản chất q trình quản lý

8

Hình 1.2 - Mơ hình quản lý

11

Hình 1.3 - Mơ hình các thành phần của Văn phịng điện tử

27

Bảng 2.1 - Quy mơ GD&ĐT Hải Phòng

43

Bảng 2.2 - Số liệu trƣờng, lớp, học sinh mầm non tại Hải Phòng

44

Bảng 2.3 - Số liệu trƣờng, lớp, học sinh tiểu học tại Hải Phòng

45

Bảng 2.4 - Số liệu trƣờng, lớp, học sinh trung học cơ sở tại Hải
Phòng

46

Bảng 2.5 - Số liệu trƣờng, lớp, học sinh trung học phổ thơng tại
Hải Phịng

47

Hình 2.1 - Bản đồ mạng lƣới các đơn vị trực thuộc Sở GD&ĐT
Hải phịng

51

Hình 2.2 - Mơ hình mạng lƣới VPĐT ngành GD&ĐT Hải Phịng
hiện tại

53

Bảng 2.6 - Cơ sở hạ tầng thông tin tại các cơ sở trực thuộc

63

Hình 3.1 - Mơ hình mạng lƣới VPĐT ngành GD&ĐT Hải Phòng
trong tƣơng lai

87

Bảng 3.1 - Danh mục quy định các hình thức gửi/ nhận văn bản
tại Sở GD&ĐT Hải Phòng

96

Bảng 3.2 - Kết quả đánh giá mức độ cần thiết của các biện pháp
quản lý việc phát triển mơ hình VPĐT tại sở GD&ĐT thành phố
Hải Phòng

101

Bảng 3.3 - Kết quả đánh giá mức độ khả thi của các biện pháp
quản lý việc phát triển mơ hình VPĐT tại sở GD&ĐT thành phố
Hải Phịng

104

Bảng 3.4 - Tổng hợp kết quả đánh giá mức độ cần thiết và mức độ
khả thi của các biện pháp quản lý việc phát triển mơ hình VPĐT
tại sở GD&ĐT thành phố Hải Phòng

106


NHỮNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CNTT

Công nghệ thông tin

CNTT & TT

Công nghệ thông tin và truyền thông

CSVC

Cơ sở vật chất

CSDL

Cơ sở dữ liệu

CPĐT

Chính phủ điện tử

GDTX

Giáo dục thƣờng xun

KH-CN

Khoa học cơng nghệ

KT-XH

Kinh tế xã hội

UBND

Ủy ban nhân dân

QLGD

Quản lý giáo dục

CNH-HĐH

Công nghiệp hoá, hiện đại hoá

GD&ĐT

Giáo dục và Đào tạo

THPT

Trung học phổ thơng

THCS

Trung học cơ sở

VPĐT

Văn phịng điện tử


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay Công nghệ thơng tin và truyền thơng (CNTT&TT) đã có
ảnh hƣởng sâu rộng và thâm nhập mạnh mẽ vào mọi lĩnh vực của đời sống
kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng. Đối với Giáo dục và Đào tạo
(GD&ĐT), CNTT &TT đang làm nên một cuộc đổi mới mạnh mẽ trong
công tác dạy học và quản lý.
Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác quản lý của các cơ quan
quản lý hành chính nhà nƣớc địi hỏi cần phải thay đổi, nâng cao chất
lƣợng hiệu quả công tác quản lý nhằm khắc phục những yếu kém, khuyết
điểm trong tổ chức và hoạt động của nền hành chính. Trong đó ứng dụng
CNTT&TT đƣợc coi nhƣ là một công cụ đắc lực cho việc thực hiện cải
cách hành chính.
Để nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của công tác quản lý ở các cơ
quan nhà nƣớc nhằm đảm bảo nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm, Thủ
tƣớng chính phủ đã ban hành Chỉ thị 27/2007/CT-TTg về việc chấn chỉnh
việc thực hiện chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nƣớc, u cầu tăng cƣờng ứng dụng cơng nghệ thông tin trong công
tác báo cáo; sử dụng văn bản điện tử để từng bƣớc thay thế văn bản giấy
trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; cải tiến và chuẩn hố quy
trình cơng việc liên quan đến các hoạt động nội bộ, giao dịch với các cơ
quan hành chính nhà nƣớc và giao dịch với các cá nhân, tổ chức trên mơi
trƣờng mạng.
Năm 2000, Thủ tƣớng Chính phủ đã ký cam kết tham gia Hiệp định
khung ASEAN điện tử (E-ASEAN) với hai nội dung quan trọng là triển
khai Thƣơng mại điện tử và Chính phủ điện tử (CPĐT) tại Việt Nam. Văn
phòng điện tử (VPĐT) là nền tảng, là cơ sở để hình thành CPĐT. VPĐT là
1


văn phịng mà mọi cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ đƣợc thực hiện

theo quy trình, thủ tục rõ ràng, khoa học thông qua việc ứng dụng
CNTT&TT để thực hiện các chức năng quản lý một cách nhanh chóng,
chính xác, tiết kiệm chi phí.
Trong những năm gần đây việc ứng dụng CNTT&TT theo mơ hình
VPĐT tại Sở Giáo dục và Đào tạo (Sở GD&ĐT) Hải Phịng đã bƣớc đầu
góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lƣợng công tác quản lý của
Sở. Với sự phát triển ngày càng tăng về quy mô, số lƣợng công việc và yêu
cầu ngày càng cao của cơng tác quản lý, địi hỏi mơ hình VPĐT tại Sở
GĐ&ĐT cũng phải phát triển tƣơng xứng. Tuy nhiên, việc phát triển mơ
hình VPĐT tại Sở GD&ĐT thành phố Hải Phịng cịn gặp nhiều khó khăn
và bất cập nhƣ: cơ chế quản lý còn lỏng lẻo, kinh phí đầu tƣ cho duy trì và
vận hành hệ thống còn thấp, hiệu quả của việc quản lý qua VPĐT chƣa
đƣợc nhƣ mong đợi, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của Sở, yêu cầu
của việc thực hiện cải cách hành chính, đặc biệt là việc quản lý qua mạng.
Do đó cần phải có những biện pháp quản lý việc phát triển mơ hình VPĐT
tại sở GD&ĐT Hải Phịng nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong
công tác quản lý giai đoạn hiện nay và trong tƣơng lai.
Với những lý do kể trên tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu “Biện
pháp quản lý việc phát triển mô hình văn phịng điện tử tại Sở Giáo dục và
Đào tạo Hải phịng”
2. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận và đánh giá thực trạng về phát triển mơ
hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phịng. Đề xuất một số biện pháp quản lý
nhằm phát triển mơ hình VPĐT phục vụ cơng tác quản lý của Sở GD&ĐT
Hải Phịng đối với các đơn vị trực thuộc.

2


3. Khách thể và đối tƣợng nghiên cứu

3.1. Khách thể nghiên cứu
Việc phát triển mơ hình văn phịng điện tử tại sở GD&ĐT Hải
Phòng.
3.2. Đối tượng nghiên cứu
Một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mơ hình VPĐT tại sở
GD&ĐT Hải Phòng.
4. Giả thuyết khoa học
Nếu đề xuất và áp dụng một số biện pháp quản lý phát triển mơ hình
VPĐT phù hợp với thực tiễn thì sẽ nâng cao đƣợc hiệu quả công tác xây
dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo triển khai và kiểm tra, đánh giá
của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực thuộc.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về CPĐT, VPĐT.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng mơ hình VPĐT trong cơng
tác chỉ đạo, điều hành tại GD&ĐT Hải Phịng giai đoạn 2005-2009.
- Đề xuất mơ hình văn phịng điện tử mới và các biện pháp quản lý
để xây dựng và phát triển mơ hình VPĐT mới tại Sở GD&ĐT Hải Phòng
6. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Do điều kiện về thời gian có hạn, đề tài bƣớc đầu chọn lựa và xây
dựng một số biện pháp quản lý để phát triển mơ hình VPĐT tại Sở
GD&ĐT Hải Phịng phục vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT đối với 56
trƣờng THPT, 14 phòng GD&ĐT các quận, huyện và 14 trung tâm GDTX
tại thành phố Hải Phòng.

3


7. Phƣơng pháp nghiên cứu
7.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý thuyết
Nghiên cứu phân tích các tài liệu: Nghị quyết, chỉ thị, quy chế, điều

lệ,…sách, báo chí,.. làm cơ sở lý luận để định hƣớng cơ bản cho việc lựa
chọn và đề xuất một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mơ hình VPĐT
phục vụ cơng tác quản lý tại Sở GD&ĐT Hải Phịng.
7.2. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn
+ Phƣơng pháp điều tra: sử dụng bảng hỏi để thực hiện phƣơng pháp
này. Đây là phƣơng pháp chủ yếu đƣợc sử dụng trong đề tài để khảo sát
thực trạng cũng nhƣ để trƣng cầu các ý kiến về các biện pháp.
+ Phƣơng pháp phỏng vấn, lấy ý kiến chuyên gia: nhằm thu thập các
thông tin trực tiếp và gián tiếp về VPĐT trong công tác quản lý tại Sở
GD&ĐT Hải Phòng.
+ Phƣơng pháp khảo nghiệm: dùng để kiểm chứng tính cần thiết và
khả thi của các biện pháp đã đƣợc đề ra.
7.3. Nhóm phương pháp nghiên cứu khác
Sử dụng một số các phƣơng pháp thống kê, một số phần mềm xử lý
số liệu để xử lý dữ liệu đã thu thập đƣợc.

4


Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ

PHÁT TRIỂN

MÔ HÌNH VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
1.1. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Cuộc cách mạng có ý nghĩa to lớn trong thời đại ngày nay là cách
mạng CNTT&TT. Cùng với sự phát triển nhƣ vũ bão của CNTT&TT thì
việc ứng dụng CNTT&TT vào cơng tác quản lý là nhu cầu cấp thiết hơn
bao giờ hết. Trên thế giới cũng nhƣ ở Việt Nam, những nghiên cứu và ứng
dụng CNTT&TT vào công tác quản lý đã bƣớc đầu phát triển.

Những năm 70 của thế kỷ 20, khái niệm và mơ hình CPĐT đã đƣợc
nhiều nhà khoa học nghiên cứu và các chính phủ áp dụng áp dụng thành
công ở nhiều quốc gia khác nhau đem lại nhiều ích lợi cho ngƣời dân và
các doanh nghiệp.
Vào năm 1980, thuật ngữ VPĐT (E-Office) đƣợc sử dụng chỉ việc
ứng dụng CNTT&TT để nâng cao hiệu quả của công việc trong các văn
phịng.
Với Việt Nam CNTT&TT đến có muộn hơn so với nhiều nƣớc trên
thế giới và các công trình khoa học về lĩnh vực này cịn khiêm tốn đặc biệt
là những nghiên cứu về CPĐT, VPĐT trong công tác quản lý. Tháng 4
năm 2000, tại Hội nghị cấp cao ASEAN khơng chính thức lần thứ tƣ ở
Singapore, “Hiệp định khung ASEAN điện tử” đã ra đời, tất cả quốc gia
ASEAN trong đó có Việt Nam đã cam kết xây dựng CPĐT. Cùng với
CPĐT, mơ hình VPĐT cũng mới đƣợc đề cập đến và áp dụng tại các tổ
chức doanh nghiệp và cơ quan nhà nƣớc trong thời gian gần đây, góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tại các đơn vị. Mơ hình VPĐT đã
đƣợc áp dụng và thu đƣợc những thành công nhất định tại một số ngành,
địa phƣơng nhằm đổi mới phƣơng thức quản lý nhƣ: Sở Khoa học Công
nghệ tỉnh Đồng Nai, Tổng Cơng ty Bảo Việt, Văn phịng UBND Tỉnh
5


Lạng Sơn, Bộ Tài Chính, Đài Truyền hình Việt Nam và một số Sở
GD&ĐT trên địa bàn cả nƣớc nhƣ: Sở GD&ĐT Quảng Nam, sở GĐ&ĐT
tỉnh Quảng Trị... Tuy nhiên có những mơ hình VPĐT tại Sở GD&ĐT sau
một giai đoạn sử dụng đã không mang lại hiệu quả cao, khơng phát triển và
thậm chí có những hệ thống phải ngừng hoạt động. Để áp dụng và phát
triển mơ hình VPĐT tại các cơ quan nhà nƣớc có hiệu quả, đã có nhiều
cuộc hội thảo khoa học về giải pháp phát triển VPĐT do các công ty tin
học và Sở Thông tin và Truyền thông các địa phƣơng tổ chức. Các hội thảo

chủ yếu tập trung ở các giải pháp kỹ thuật, giải pháp công nghệ phát triển
VPĐT chứ chƣa quan tâm nhiều đến công tác quản lý áp dụng và phát triển
VPĐT tại các đơn vị một cách có hiệu quả.
Những phân tích trên cho thấy, vấn đề áp dụng, nâng cao hiệu quả
và phát triển mơ hình VPĐT tại các tổ chức nói chung, tại các Sở GD&ĐT
nói riêng là vấn đề hết sức mới mẻ, chƣa đƣợc nghiên cứu cụ thể, đặc biệt
là các biện pháp quản lý phát triển mơ hình VPĐT tại Sở GD&ĐT. Do đó,
nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý việc phát triển mơ hình VPĐT
tại Sở GD&ĐT là việc làm cần thiết và cấp bách.
Qua việc nghiên cứu về mơ hình VPĐT trong và ngồi nƣớc, tham
khảo những ƣu nhƣợc điểm và những bài học kinh nghiệm rút ra trong quá
trình thực hiện, tác giả đã nghiên cứu, chọn lựa và đề xuất những biện pháp
quản lý tối ƣu nhằm phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng.
1.2. Một số khái niệm
1.2.1. Quản lý
Thuật ngữ quản lý đã có từ rất lâu và đƣợc sử dụng rộng rãi nhƣng
hầu nhƣ vẫn chƣa có một định nghĩa thống nhất. Theo lý luận quản lý của
Henri Fayol (ngƣời Pháp - ngƣời đạt nền móng cho lý luận tổ chức cổ
điển) ơng nói về nội hàm của khái niệm quản lý nhƣ sau: “Quản lý tức là
6


lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra”[33, tr.59].
Từ điển bách khoa Việt Nam đã đƣa ra khái niệm về “quản lý là
chức năng và hoạt động của hệ thống có tổ chức thuộc các giới khác nhau,
bảo đảm giữ gìn một cơ cấu ổn định, duy trì sự hoạt động tối ƣu và bảo
đảm thực hiện những chƣơng trình và mục tiêu của hệ thống đó”
[29,tr.590].
Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về quản lý, nhƣng bản chất của
quản lý chính là q trình tác động có ý thức, hợp quy luật của chủ thể

quản lý vào đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra.
Theo quan điểm duy vật lịch sử thì lịch sử phát triển của xã hội lồi
ngƣời trải qua 5 giai đoạn, ở mỗi giai đoạn có một hình thái kinh tế xã hội
đặc thù và có một đặc trƣng về tổ chức, quản lý xã hội. Ngay từ khi sơ khai
tổ chức sinh hoạt và lao động của lồi ngƣời đã mang tính cộng đồng, cho
đến khi xuất hiện các tổ chức thị tộc, bộ lạc vấn đề tổ chức xã hội và quản
lý xã hội chính thức đƣợc ra đời cùng với sự quản lý và phân chia lao
động, ...Hoạt động quản lý gắn liền và đƣợc xem nhƣ là một bộ phận của
khoa học lao động, khoa học tổ chức, xã hội học nghề nghiệp, ...
Khái niệm “quản lý” đƣợc định nghĩa theo nhiều cách khác nhau
dựa trên cơ sở những cách tiếp cận khác nhau, vừa là khoa học vừa là nghệ
thuật đang là vấn đề thu hút nhiều sự quan tâm.
Trong bài giảng cao học: “Cơ sở khoa học Quản lý trong quản lý
giáo dục”- Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc đã trích dẫn:
- Theo F.W.Tay lor (nhà quản lý ngƣời Mỹ 1856 - 1915). Ông cho
rằng “Quản lý là nghệ thuật biết rõ ràng, chính xác cái gì cần làm và làm
cái đó bằng phƣơng pháp tốt nhất và rẻ nhất”, đƣợc thể hiện cụ thể qua bốn
nguyên tắc quản lý của ông.

7


- Theo H.Fayol (1841-1925 ), kỹ sƣ ngƣời Pháp - Ơng quan niệm:
“Quản lý hành chính là kế hoạch hố, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm
tra; và đƣợc thể hiện trên 14 nguyên tắc quản lý của ông. Trong học thuyết
quản lý của mình H. Fayol đƣa ra 5 chức năng cần thiết của một nhà quản
lý là: Dự báo và lập kế hoạch; Tổ chức; Chỉ huy; Phối hợp; Kiểm tra và
sau này đƣợc kết hợp thành 4 chức năng: lập kế hoạch, tổ chức; chỉ đạo;
kiểm tra.
Sau khi xem xét phân tích các khái niệm quản lý trên có thể đƣa ra

khái niệm về quản lý nhƣ sau: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức,
lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên của một tổ chức, phát
triển hợp quy luật nhằm sử dụng các nguồn lực hợp lý để đạt đƣợc các
mục đích đã định”.
Với khái niệm này, về bản chất q trình quản lý có thể đƣợc biểu
diễn dƣới dạng sơ đồ sau:
Hình 1.1 – Sơ đồ bản chất q trình quản
lý
Kế hoạch

Kiểm tra

Thơng tin

Tổ chức

Chỉ đạo
* Lập kế hoạch
Kế hoạch là văn bản, trong đó xác định những mục tiêu và những

8


quy định, thể thức để đạt đƣợc những mục tiêu đó. Có thể hiểu lập kế
hoạch là q trình thiết lập các mục tiêu, hệ thống các hoạt động và các
điều kiện đảm bảo thực hiện các mục tiêu đó.
Nói cách khác, kế hoạch là bản hƣớng dẫn, theo đó:
- Một hệ thống cơ quan, đơn vị sẽ đầu tƣ nguồn lực theo nhu cầu để
đạt đƣợc mục tiêu.
- Các thành viên của hệ thống, đơn vị tiến hành các hoạt động có

liên quan chặt chẽ tới các mục tiêu, các quy định và các quá trình; đồng
thời trên cơ sở đó giám sát và đánh giá việc thực hiện các mục tiêu và có
thể điều chỉnh các hoạt động nếu không thoả mãn những tiến độ đạt đƣợc.
* Tổ chức
Tổ chức là quá trình sắp xếp và phân bổ công việc, phân định quyền
hạn và trách nhiệm cụ thể với các nguồn lực và điều kiện hoạt động cho
các thành viên của tổ chức để họ có thể tiến hành các công việc nhằm đạt
đƣợc các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả. Ứng với những mục
tiêu khác nhau đòi hỏi cấu trúc của tổ chức của đơn vị cũng khác nhau.
Ngƣời quản lý cần lựa chọn cấu trúc của tổ chức cho phù hợp với mục tiêu
và nguồn lực hiện có. Q trình đó cịn đƣợc gọi là thiết kế tổ chức.
* Chỉ đạo
Chỉ đạo là điều hành, điều khiển tác động, huy động và giúp đỡ
những cán bộ dƣới quyền thực hiện những nhiệm vụ đƣợc phân công. Hoạt
động chỉ đạo là làm việc với con ngƣời.
Nhƣ vậy bản chất chỉ đạo là tác động một cách có ý thức của chủ thể
quản lý vào đối tƣợng bị quản lý trên cơ sở phát huy một cách tối đa những
năng lực của cấp dƣới nhằm đạt tới hiệu quả cao nhất những mục tiêu của
tổ chức. Nếu chỉ đạo hƣớng hành vi chủ đạo vào kết quả hoạt động tập thể

9


thì quản lý bám sát các mục tiêu cụ thể và gắn với các thao tác.
* Kiểm tra
Kiểm tra là một trong những chức năng cơ bản của quản lý, là quá
trình xem xét thực tế nhằm kiểm nghiệm giữa mục tiêu đề ra với cái đạt
đƣợc trên thực tế của đối tƣợng để thu nhận thông tin ngƣợc tạo nên quá
trình điều chỉnh và tự điều chỉnh của hệ thống bị quản lý. Nhƣ vậy kiểm tra
là quá trình thu nhận thông tin, điều chỉnh thông tin, tạo lập kênh thông tin

phản hồi trong quản lý giáo dục, giúp các nhà quản lý điều chỉnh có hiệu
quả mục tiêu quản lý.
Ngƣời quản lý phải kiểm tra các hoạt động của đơn vị và việc thực
hiện các mục tiêu đề ra. Có 3 yếu tố cơ bản của cơng tác kiểm tra:
- Xây dựng chuẩn thực hiện
- Đánh giá việc thực hiện trên cơ sở so sánh với chuẩn.
- Nếu có sự chênh lệch thì cần điều chỉnh hoạt động. Trong trƣờng
hợp cần thiết có thể điều chỉnh mục tiêu.
Đề cập đến vấn đề quản lý, tác giả Đặng Vũ Hoạt và tác giả Hà Thế
Ngữ cho rằng: "Quản lý là một q trình định hƣớng, q trình có mục
tiêu, quản lý một hệ thống nhằm đạt đƣợc những mục tiêu nhất định” [18,
tr.29].
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tƣợng bị quản lý
nhằm đạt đƣợc mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trƣờng.
Với khái niệm trên, quản lý bao gồm các các yếu tố (các điều kiện) sau:
- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động, và một
đối tƣợng bị quản lý phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra.
Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần.
- Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả đối tƣợng và chủ thể, mục tiêu

10


này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động.
- Chủ thể có thể là một ngƣời, nhiều ngƣời, một thiết bị. Cịn đối
tƣợng có thể là con ngƣời (một hoặc nhiều ngƣời) hoặc giới vơ sinh (máy
móc, thiết bị, đất đai, thông tin, hầm mỏ v.v…) hoặc giới sinh vật (vật
ni, cây trồng).
Hình 1.2 - Mơ hình quản lý

Chủ thể
quản lý

Mục tiêu
Đối
tượng bị
quản lý

1.2.2. Quản lý giáo dục
Theo sơ đồ phân loại khoa học (tam giác khoa học) của B.M Kêđrốp
thì quản lý‎ giáo dục thuộc ngành khoa học xã hội. Do mỗi phƣơng thức xã
hội đều có một cách quản lý‎ khác nhau, cho nên khái niệm quản lý giáo
dục đã ra đời và hình thành từ nhiều quan niệm khác nhau.
Ở các nƣớc tƣ bản chủ nghĩa, do vận dụng lý‎ luận quản lý xí nghiệp
vào quản lý cơ sở giáo dục (trƣờng học) nên quản lý giáo dục đƣợc coi nhƣ
một loại quản lý “xí nghiệp đặc biệt”.
Ở các nƣớc xã hội chủ nghĩa, do vận dụng quản lý xã hội vào quản
lý giáo dục, nên quản lý giáo dục thƣờng đƣợc xếp trong lĩnh vực quản l‎ý
văn hoá tƣ tƣởng nhƣ A.G. Afanaxep đã phân chia trong cuốn sách kinh
điển nổi tiếng của mình: "Con ngƣời trong quản l‎ý xã hội”. Nhƣ vậy, quản

11


l‎ý giáo dục đƣợc coi là bộ phận nằm trong lĩnh vực quản l‎ý văn hoá tinh
thần.
Ở Việt Nam, quản lý‎ giáo dục cũng là một lĩnh vực đƣợc đặc biệt
quan tâm. Nghị quyết Hội nghị lần thứ 3 Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng
khoá VIII đã viết: “Quản lý giáo dục là sự tác động có ý thức của chủ thể
quản lý tới khách thể quản lý nhằm đƣa ra hoạt động sƣ phạm của hệ thống

giáo dục đạt tới kết quả mong muốn bằng cách hiệu quả nhất” [10].
Theo tác giả Đỗ Hoàng Toàn “Quản lý giáo dục là tập hợp những
biện pháp tổ chức, phƣơng pháp giáo dục, kế hoạch hố tài chính, cung
tiêu… nhằm đảm bảo sự vận hành bình thƣờng của các cơ quan trong hệ
thống giáo dục, đảm bảo sự tiếp tục phát triển và mở rộng hệ thống cả về
mặt số lƣợng, cũng nhƣ về chất lƣợng” [32, tr.29].
Quản lý giáo dục là một ngành khoa học nó có những đặc trƣng
riêng khác biệt với các quản lý kinh tế xã - hội khác. Để nắm đƣợc các mơ
hình quản lý giáo dục và vận dụng chúng vào thực tiễn quản lý giáo dục,
quản lý nhà trƣờng chúng ta cần biết các yếu tố nào đã cấu thành lý thuyết
quản lý giáo dục. Các nhà lý luận cho rằng có ba thành tố sau:
- Khái niệm: Quản lý giáo dục là khoa học quản lý cũng nhƣ các
khoa học quản lý khác đều có bốn chức năng cơ bản: kế hoạch hóa, tổ
chức, chỉ đạo và kiểm tra đƣợc thực hiện trên toàn bộ các hoạt động giáo
dục.
- Quá trình hình thành “Quản lý giáo dục”: là quá trình đan xen kéo
dài giữa một bên là bối cảnh chính trị, kinh tế, xã hội, các chiến lƣợc quản
lý và các hành vi chấp nhận đƣợc để đáp ứng bối cảnh đó với một bên là
những dẫn giải về các luận cứ cho việc sử dụng những chiến lƣợc và hành
vi quản lý tƣơng ứng. Nhƣ vậy, vai trò của lý thuyết quản lý giáo dục là:
Làm sáng tỏ những giá trị tiềm ẩn; dự báo những kết quả; tạo điều kiện cho
12


những phân tích so sánh.
- Nội dung của quản lý giáo dục: Quản lý giáo dục mang tính liên
ngành.
+ Xã hội học là một thành tố trong sự phát triển của lý luận và
thực tiễn quản lý giáo dục nổi bật nhất ở lĩnh vực lý luận tổ chức.
+ Tâm lý học tổ chức cung cấp lý thuyết có tính thực hành về

quản lý nói chung và quản lý giáo dục nói riêng.
+ Lý thuyết quản lý kinh tế đƣợc áp dụng vào quản lý giáo
dục để quản lý tài chính, lập kế hoạch ngân sách, tính tốn chi phí và
tính tốn hiệu quả đào tạo, ...
+ Triết học đóng góp vào việc đánh giá các hoạt động quản lý
giáo dục và làm tăng thêm nhận thức rõ ràng về giá trị và những vấn
đề cấp bách về phƣơng diện đạo đức đang làm nền tảng cho những
hành vi quản lý trong Nhà trƣờng.
+ Bên cạnh đó có những lĩnh vực quản lý chỉ thuộc các nhà
quản lý giáo dục: quản lý chƣơng trình, quản lý dạy và học, ...
1.2.3. Quản lý nhà trường
Vấn đề cơ bản của quản lý giáo dục là quản lý nhà trƣờng vì nhà
trƣờng là cơ sở giáo dục, nơi tổ chức thực hiện mục tiêu giáo dục. Khi
nghiên cứu về nội dung khái niệm quản lý giáo dục, khái niệm trƣờng học
đƣợc hiểu là tổ chức cơ sở mang tính Nhà nƣớc - Xã hội trực tiếp làm công
tác giáo dục- đào tạo thế hệ trẻ cho tƣơng lai của đất nƣớc.
Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang: “Quản lý trƣờng học (nhà
trƣờng) là tập hợp những tác động tối ƣu của chủ thể quản lý đến tập thể
giáo viên, học sinh và cán bộ khác, nhằm tận dụng các nguồn dự trữ do nhà
nƣớc đầu tƣ, lực lƣợng xã hội đóng góp và do lao động xây dựng vốn tự

13


có. Hƣớng vào việc đẩy mạnh mọi hoạt động của nhà trƣờng mà điểm hội
tụ là quá trình đào tạo thế hệ trẻ. Thực hiện có chất lƣợng mục tiêu và kế
hoạch đào tạo, đƣa nhà trƣờng tiến lên trạng thái mới" [20,tr.52].
Theo tác giả Phạm Viết Vƣợng: “Quản lý trƣờng học là lao động của
các cơ quan quản lý, nhằm tập hợp và tổ chức lao động của giáo viên, học
sinh và các lực lƣợng giáo dục khác, cũng nhƣ huy động tối đa các nguồn

lực giáo dục để nâng cao chất lƣợng giáo dục và đào tạo trong nhà trƣờng”
[46].
Bản chất của hoạt động quản lý trong nhà trƣờng là quản lý hoạt
động dạy học, tức là làm sao đƣa hoạt động đó dần tiến tới mục tiêu giáo
dục, mục tiêu đào tạo.
1.2.4. Công nghệ thông tin và truyền thông
Khái niệm “công nghệ thông tin” và “công nghệ thông tin và truyền
thông” đƣợc rất nhiều tổ chức trên thế giới định nghĩa.
Theo Tổ chức Hợp tác kinh tế và Phát triển (OECD), Công nghệ
thông tin và truyền thông (Information and Communication Technology ICT) là sự kết hợp của công nghiệp chế tạo và dịch vụ thu nhận, truyền,
hiển thị số liệu và thông tin bằng phƣơng tiện điện tử.
Tại Việt Nam, khái niệm CNTT&TT là một thuật ngữ chỉ ngành
nghiên cứu khoa học tập hợp các phƣơng pháp khoa học, công nghệ và
công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đƣa, thu thập, xử lý, lƣu trữ
và trao đổi thông tin số.
Thông tin số là thông tin đƣợc tạo lập bằng phƣơng pháp dùng tín
hiệu số. Số hóa là việc biến đổi các loại hình thơng tin sang thông tin số.
Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; thiết bị số là thiết bị
điện tử, máy tính, viễn thơng, truyền dẫn, thu phát sóng vô tuyến điện và

14


thiết bị tích hợp khác đƣợc sử dụng để sản xuất, truyền đƣa, thu thập, xử
lý, lƣu trữ và trao đổi thơng tin số.
Phần mềm là chƣơng trình máy tính đƣợc mô tả bằng hệ thống ký
hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất
định.
Mơi trƣờng mạng là mơi trƣờng trong đó thơng tin đƣợc cung cấp,
xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin. Cơ sở hạ tầng

thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đƣa,
thu thập, xử lý, lƣu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thơng,
mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.
Trang thông tin điện tử (Website) là trang thông tin hoặc một tập
hợp trang thông tin trên môi trƣờng mạng phục vụ cho việc cung cấp, trao
đổi thông tin.
Khoảng cách số là sự chênh lệch về điều kiện, khả năng sử dụng
máy tính và cơ sở hạ tầng thơng tin để truy nhập các nguồn thông tin.
1.2.5. Mạng máy tính
CNTT&TT và khoa học máy tính khơng ngừng phát triển trên toàn
thế giới, cùng với sự phát triển này, nhu cầu về truyền thông tin số cũng
phát triển song song và trở thành một nhu cầu không thể thiếu của xã hội
văn minh. Khi hầu hết các lĩnh vực khoa học và xã hội đều chịu ảnh hƣởng
của tin học và dần dần đƣợc tin học hóa thì việc liên kết giữa các công việc
trong một lĩnh vực hay giữa các lĩnh vực với nhau trở nên cực kỳ quan
trọng. Việc liên kết này thu hẹp khoảng cách không gian giữa con ngƣời
với con ngƣời và với môi trƣờng xung quanh.
Máy tính là một cơng cụ giúp con ngƣời thực hiện tin học hóa cơng
việc của mình thì mạng máy tính chính là việc nối kết các máy tính với

15