Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại tổng công ty tổng công ty điện lực thành phố hồ chí minh

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI


NGUYỄN THỊ THU HẰNG

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI TỔNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

HÀ NỘI - NĂM 2020


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI


TP. TP.
HỒ HỒ
CHÍCHÍ
MINH
– NĂM
20202017
MINH
– NĂM

NGUYỄN THỊ THU HẰNG

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƯU TRỮ

TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HOC: Tiến sĩ Cam Anh Tuấn

LỜI CAM ĐOAN

HÀ NỘI - NĂM 2020


Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Cam Anh Tuấn. Các nội dung nghiên cứu trong đề
tài này là trung thực và chưa từng công bố, được chính tác giả thu thập từ các nguồn
khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Tác giả

Nguyễn Thị Thu Hằng


DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT

EVN

Tập đoàn Điện lực Việt Nam

EVNHCMC

Tổng cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh

UBND

Uỷ ban nhân dân

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

CVP

Chánh Văn phịng

PCVP

Phó Chánh Văn phịng

Văn phịng TCT

Văn phịng Tổng cơng ty

CBCNV

Cán bộ cơng nhân viên

XĐGTTL

Xác định giá trị tài liệu

TLLT

Tài liệu lưu trữ

SXKD

Sản xuất kinh doanh


MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1
1. Lý do lựa chọn đề tài .......................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ........................................ 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................... 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 4
5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 5
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ............................................................... 6
7. Kết cấu của đề tài ............................................................................................... 6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP ...................................... 7
1.1. Lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp ............ 7
1.1.1 Khái niệm và nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp ..................................................................................................................... 7
1.1.2. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý cơng tác lưu trữ ............................................ 12
1.1.3. Mục đích và vai trị của tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ đối với hoạt động
của doanh nghiệp.................................................................................................. 14
1.2. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp .................................................................................................................. 17
1.2.1. Quy định pháp lý của Nhà nước ................................................................ 17

1.2.2. Quy định của tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Điện lực
thành phố Hồ Chí Minh........................................................................................ 19
Tiểu kết chương 1 ............................................................................................... 21
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Ở TỔNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ................ 22
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty
điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) ............................................ 22


2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển................................................................. 22
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức .................................................... 23
2.2. Khảo sát việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC............... 25
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ ................................................. 25
2.2.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí cán bộ thực hiện cơng tác lưu trữ ............... 26
2.2.3. Ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ......................................... 28
2.2.4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ .......................................................... 29
2.2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và cải tiến công tác lưu trữ ............................. 38
2.3. Nhận xét đánh giá kết quả khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở
Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh............................................. 39
2.3.1. Ưu điểm ...................................................................................................... 39
2.3.2. Hạn chế, khuyết điểm................................................................................. 40
2.3.3. Nguyên nhân của hạn chế khuyết điểm ..................................................... 41
Tiểu kết chương 2 ............................................................................................... 41
Chương 3. GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC
LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH42
3.1. Định hướng hồn thiện tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ ở EVNHCMC42
3.1.1. Hồn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với xu hướng
phát triển của EVNHCMC ................................................................................... 42
3.1.2. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với đặc thù
TLLT của EVNHCMC trong tương lai ............................................................... 43

3.1.3. Hồn thiện tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ phải phục vụ có hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của EVNHCMC ......................................................... 44
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở
EVNHCMC ......................................................................................................... 45
3.2.1. Đổi mới phương thức quản lý công tác lưu trữ trong EVNHCMC ........... 45
3.2.2. Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu
trữ trong EVNHCMC ........................................................................................... 49


3.2.3. Bổ sung số lượng và nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ
trong EVNHCMC ................................................................................................ 50
3.2.4. Tăng cường đầu tư hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tài liệu
trong EVNHCMC ................................................................................................ 52
3.2.5. Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ tài liệu ở EVNHCMC .... 54
Tiểu kết chương 3:.............................................................................................. 55
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 56
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 57


1
MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Vai trò của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ngày càng được khẳng định
trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt trong bối cảnh phát triển mạnh
mẽ như hiện nay. Những yêu cầu của xã hội đối với công tác lưu trữ cũng ngày
một gia tăng. Để có thể đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của xã hội địi hỏi
cơng tác lưu trữ cần được hồn thiện một cách tồn diện, khơng chỉ về mặt nghiệp
vụ lưu trữ mà còn về hoạt động tổ chức quản lý công tác này. Tuy nhiền, trên thực
tế hiện nay, việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của một số các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp vẫn chưa được quan tâm thích đáng. Thực tế này đã ảnh

hướng lớn đến vai trị của cơng tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp này.
Xuất phát từ vị trí cũng như vai trị và ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ của
các doanh nghiệp nhà nước, một vấn đề tất yếu được đặt ra là cần phải tổ chức quản
lý tốt công tác lưu trữ cũng như tổ chức khoa học khối tài liệu đó, nhằm bảo quản
an tồn và tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu
quản lý, nhu cầu kinh doanh và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội.
Tổng Cơng ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) là một doanh
nghiệp do Tập đoàn Điện lực Việt Nam nắm giữ 100% vốn điều lệ, được tổ chức
dưới hình thức Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Một thành viên, hoạt động
theo mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty con theo quy định của Luật Doanh nghiệp, có tư
cách pháp nhân, có con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động. Chức năng
chính là quản lý và phân phối điện trên địa bàn 24 quận, huyện trên địa bàn Thành
phố Hồ Chí Minh với gần 7.400 cán bộ cơng nhân viên chức lao động. Nhiệm vụ
chính của Tổng Cơng ty là kinh doanh điện năng, cơ khí điện lực và các dịch vụ
khác liên quan đến ngành điện.
Qua nghiên cứu thực tế tại EVNHCMC, công tác lưu trữ của EVNHCMC đã
đạt được một số kết quả bước đầu như: đầu tư một số cơ sở vật chất cơ bản cho lưu
trữ, thiết lập được bộ máy và bố trí nhân sự người làm lưu trữ; ban hành một số văn
bản tạo hành lang pháp lý ban đầu cho công tác lưu trữ… Tuy nhiên, nhìn chung,


2
cơng tác lưu trữ của cơng ty vẫn có nhiều bất cập. Cụ thể như sau: Chưa ban hành
hệ thống văn bản hồn chỉnh về cơng tác lưu trữ, ở các đơn vị công tác lưu trữ chưa
được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đó là cơng việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy
được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; nhân sự đảm trách công
tác lưu trữ chưa được đào tạo bài bản do đó kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa
đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác lưu trữ; chưa tiến
hành đánh giá công tác lưu trữ một cách thường xuyên…. Từ đó, dẫn tới hậu quả

không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phuc vụ khai
thác tài liệu không đạt hiệu quả cao.
Từ những lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý công
tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Cơng ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh”
làm luận văn thạc sĩ của mình. Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có giá trị tham khảo
đổi với thực tế công tác lưu trữ tại EVNHCMC.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Cơng tác lưu trữ trong các doanh nghiệp không phải là vấn đề nghiên cứu
mới, tuy nhiên lại là hướng nghiên cứu mang tính thời sự, đặc biệt trong thời kỳ ghi
nhận được những đóng góp to lớn mà các doanh nghiệp mang lại đối với sự vận
động phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Nghiên cứu này giúp hiểu rõ được tình
hình quản lý cơng tác lưu trữ cũng như việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị, mang
tính đặc thù ở các tổ chức kinh tế để từ đó có hình thức khai thác thơng tin hiệu quả,
phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp.
Trước đó cũng đã có nhiều Luận văn sau đại học đã đề cập đến vấn đề này
song chỉ ở một khía cạnh hay một nội dung của cơng tác lưu trữ. Chẳng hạn, đề cập
đến tình hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ ở các doanh nghiệp giữ vai trò chủ đạo
trong nền kinh tế Việt Nam có các cơng trình: Luận văn Thạc sỹ “Tổ chức quản lý tài
liệu chuyên môn ở Đại học Quốc Gia Hà Nội” của Lê Thị Hằng Nhung bảo vệ tháng
12/2019; Luận án Tiến sĩ: “Tổ chức và quản lý cơng tác lưu trữ của các Tập đồn
kinh tế Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình bảo vệ năm 2016. Đề tài Luận
văn của Thạc sĩ: “Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt
Nam” của tác giả Trần Thị Vân Anh. Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Văn Báu


3
với đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 - 2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng
công tác văn thư, lưu trữ tại một số doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố
Hồ Chí Minh. Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Vũ Thành: “Tổ chức và quản lý

công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu
các doanh 6 nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hịa - Đồng Nai)”.
Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam”, cũng đã có nhiều bài nghiên cứu về vấn đề
trên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong thời kỳ
đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/2000; bài
“Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu trữ - Thực trạng và
giải pháp” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay bài “Một số biện pháp bước đầu nhằm
thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của tác
giả Nguyễn Thị Kim Bình, cả hai đều được đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ
Việt Nam số 5/2004. Cùng với những bài viết này cịn có bài viết đăng trong Kỷ
yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng
nhân kỷ niệm 5 năm thành lập Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam,
đó là bài “TLLT của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần
nghiên cứu” của TS.Vũ Thị Phụng. Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường
ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết “TLLT của
doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của ThS. Nguyễn Thị Kim Bình...
Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các nhiệm vụ mang tính cấp
thiết trong công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp và phần nào cho
chúng ta thấy được giá trị vốn có của TLLT hình thành trong họat động của các
doanh nghiệp. Đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một thành phần quan trọng
thuộc Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có những biện pháp thiết thực
nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thật tốt phục vụ nhu cầu trước mắt cũng như
lâu dài của xã hội.
Qua đó có thể thấy rằng, vấn đề tổ chức quản lý công tác ở một Tổng công ty
nhà nước cụ thể EVNHCMC một cách tổng quan, khái quát và đầy đủ các nội dung


4
của công tác này là một đề tài chưa được ai nghiên cứu. Mục đích của việc nghiên

cứu đề tài này là chỉ ra mơ hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở một Tổng công
ty nhà nước với quy mô và phạm vi hoạt động rộng tại một thành phố lớn như TP.
Hồ Chí Minh.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu nghiên cứu:
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ
tại EVNHCMC.
- Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ
tại EVNHCMC.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Khái quát lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ.
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của EVNHCMC.
- Nghiên cứu các văn bản pháp lý của Nhà nước và quy định của các doanh
nghiệp về cơng tác lưu trữ nói chung và tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ nói riêng.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ và tổ chức
quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC.
- Xác định định hướng và đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức quản lý
cơng tác lưu trữ tại EVNHCMC.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu
trữ của EVNHCMC.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động tổ chức quản lý công tác
lưu trữ tại cơ quan EVNHCMC.
- Thời gian: Đề tài tập trung khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ từ năm
2010 đến nay. Năm 2010 là năm EVNHCMC chuyển đổi hình thức hoạt động theo
mơ hình Công ty mẹ, công ty con. Hoạt động tổ chức quản lý nói chung và tổ chức
quản lý cơng tác lưu trữ nói riêng có sự thay đổi cho phù hợp với mơ hình mới.

5
- Nội dung: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi đề tài này gồm tổ
chức xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ, tổ chức bộ phận quản lý và
nhân sự phụ trách công tác lưu trữ, tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức việc
kiểm tra, đánh giá và khắc phục các hạn chế công tác lưu trữ ở EVNHCMC.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện
chứng, duy vật lịch sử. Đây là phương pháp luận mang tính chỉ đạo xun suốt
trong q trình nghiên cứu. Phương pháp này được tác giả sử dụng để phân tích,
nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ
chức quản lý, công tác lưu trữ tại EVNHCMC. Trên cơ sở vận dụng phương pháp
luận trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ trong các doanh nghiệp này.
5.2. Các phương pháp nghiên cứu cụ thể
- Phương pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp này để thực hiện việc thu
thập, tổng hợp và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp. Dựa trên các số liệu và các
thơng tin thu thập được trong q trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng hợp,
phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài.
- Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh, được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu
thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lý
luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác giả hệ thống hóa thành
các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại EVNHCMC.
- Phương pháp thống kê
Phương pháp này tác giả sẽ sử dung các phương pháp (thu thập, tổng hợp,
trình bày số liệu và tính tốn các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu) nhằm phục vụ

cho quá trình phân tích, dự đốn và ra quyết định cho các giải pháp của tác giả.
- Phương pháp hệ thống
Phương pháp này tác giả sẽ đi từ thống kê các số liệu để hệ thống hóa thành
các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại EVNHCMC.


6
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng.
- Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả việc
tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của
luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho EVNHCMC, tài liệu cho các học
viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực này.
7. Kết cấu của đề tài
Đề tài gồm: Phần mở đầu, phần nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham
khảo và phụ lục. Phần nội dung chính được chia thành 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý của tổ chức quản lý công tác lưu trữ
trong doanh nghiệp.
Trong chương này, tác giả đã đi vào những vấn đề cơ bản về khái niệm tổ
chức quản lý tài liệu lưu trữ. Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp. Mục đích và vai trị của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt
động của doanh nghiệp. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp. Nội dung cốt yếu của chương là những vấn đề lý luận chung là tiền
đề, là cơ sở khảo sát để đánh giá thực tiễn việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại
Cơ quan EVNHCMC.
Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Điện
lực Thành phố Hồ Chí Minh.
Trong chương đi từ nghiên cứu cơ cấu tổ chức của EVNHCMC, tác giả đi
sâu khảo sát thực hiện công tác lưu trữ và hoạt động tổ chức khoa học công tác lưu

trữ ở EVNHCMC làm cơ sở thực tiễn cho đưa ra các giải pháp ở chương 3
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng
công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh. Trên cơ sở các vấn đề đã được nêu ra và
phân tích ở chương 1, 2, tác giả đưa ra các nội dung định hướng và đề xuất các
nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả cho tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHC


7
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp

a) Khái niệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
- Tổ chức: Theo nghĩa rộng, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Điều này có
nghĩa, sự vật khơng thể tồn tại mà khơng có hình thức tổ chức liên kết các yếu tố
nội tại theo cách nhất định. Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cả tự
nhiên và xã hội. Cịn theo nghĩa hẹp hơn thì tổ chức được xem là sự kết hợp của
những cá thể độc lập có cùng mục đích.
Theo từ điển tiếng Việt thì “Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác
định cơ cấu, guồng máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng
nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ
huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được
giao” [25, 1249]. Để phù hợp với nội dung nghiên cứu của đề tài ta hiểu tổ chức với
nghĩa là động từ, theo các cách hiểu này thì tổ chức có các đặc điểm sau: Kết hợp
các nỗ lực của các thành viên; có mục đích chung; có sự phân cơng lao động; có hệ
thống thứ bậc quyền lực điều hành. Các đặc điểm này cũng có thể được xem như
các nguyên tắc của tổ chức và nếu muốn đạt được các mục tiêu đặt ra một cách hiệu
quả, bất kỳ tổ chức nào cũng phải tuân theo các nguyên tắc trên.

Như vậy, dù dưới nghĩa đơn giản hay đầy đủ, ta thấy điều kiện để hình thành
tổ chức là khi một số cá nhân có nhu cầu phối hợp để thực hiện một hoặc một số
hoạt động mà nếu thực hiện đơn lẻ sẽ khơng có kết quả. Tổ chức là cơng cụ để đạt
được mục tiêu, giúp con người phối hợp hồn thành những điều mà họ khơng thể
hồn thành được nếu hoạt động riêng lẻ.
- Quản lý: Thuật ngữ “quản lý” thường được hiểu theo những cách khác
nhau tuỳ theo góc nhìn khác nhau cũng như cách tiếp cận của người nghiên cứu.


8
Mỗi lĩnh vực khoa học có định nghĩa về quản lý dưới góc độ riêng của mình và nó
phát triển ngày càng sâu rộng trong mọi hoạt động của đời sống xã hội.
Theo nghĩa rộng, “quản lý là sự tác động có mục tiêu lên đối tượng xác định
nhằm mục đích ổn định hoặc thay đổi trạng thái của đối tượng đó để đạt mục tiêu
đã đặt ra” [26]. Hoặc “Quản lý là trơng coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất
định”[28]. Các khái niệm này mới chỉ ra sự cần thiết phải có quản lý khi có sự phối
hợp hoạt động của nhiều người và mục đích của quản lý, chưa chỉ ra phương thức
tiến hành quản lý. Điều này có nghĩa là tổ chức có trước quản lý.
Dưới góc độ chính trị, “quản lý được xem là phương thức tốt nhất để đạt
được mục tiêu chung của một nhóm người, một tổ chức, một cơ quan, hay nói rộng
hơn là một nhà nước” [19, 176].
Trên cơ sở kế thừa những thành quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu
trên, ta có thể đưa ra quan niệm về quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có mục
tiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều phương thức thông qua việc sử dụng hợp
lý các nguồn lực khác nhau. Mỗi chủ thể tương ứng với khách thể và mục tiêu đưa ra
khác nhau sẽ có phương thức quản lý khác nhau. Ngoài ra, bối cảnh xã hội và mức độ
đầy đủ của các nguồn lực cũng là các yếu tố chi phối đến hoạt động quản lý.
- Khái niệm “tổ chức và quản lý công tác lưu trữ”
Về cơng tác lưu trữ, trong giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của
các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền.

Theo các tác giả trên, “Cơng tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội)
bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [15, 15]. PGS.TS Văn Tất Thu cũng cho rằng:
“Công tác lưu trữ theo nghĩa rộng là một lĩnh vực trong hoạt động của Nhà nước bao
gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ”[22,25]. Như vậy, khái niệm công tác lưu trữ được đưa ra trong các cơng
trình nghiên cứu tiêu biểu của Việt Nam về cơ bản có sự thống nhất với nhau.
Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đưa ra khái niệm về hoạt động lưu trữ và định
nghĩa rằng đây “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”[18]. Khái niệm này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ cơ


9
bản của công tác lưu trữ và rõ ràng hẹp hơn khái niệm cơng tác lưu trữ nói chung.
Theo chúng tôi, hoạt động lưu trữ chỉ là một phần nội dung thuộc công tác lưu trữ.
Trên cơ sở nghiên cứu và kế thừa các quan điểm trên ta có thể quan niệm:
Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận,
thực tiễn và pháp chế liên quan đến hoạt động của các cơ quan quản lý lưu trữ, đến
việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát huy tối đa giá trị TLLT của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Thực tiễn cho thấy, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể
thiếu của bất kỳ quốc gia nào, được thực hiện theo những chuẩn mực có tính khoa
học và quy định định của nhà nước. Nói rộng ra, cơng tác lưu trữ được thực hiện
trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và tạo nên thực tiễn đa dạng, phong phú, đạt đến
trình độ khác nhau ở mỗi nước khác nhau tùy thuộc vào nhận thức, điều kiện kinh
tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ…. Chủ thể tham gia/thực hiện
công tác lưu rất đa dạng, với những vai trò và vị trí khác nhau. Trong đó, nhà nước
là chủ thể đóng vai trị chi phối việc thực hiện cơng tác lưu trữ, có trách nhiệm ban
hành chính sách, pháp luật để công tác lưu trữ được thực hiện đồng bộ, thống nhất,
đảm bảo đạt mục tiêu đặt ra. Các đối tượng còn lại trong xã hội chịu sự chi phối của

Nhà nước và có nghĩa vụ tuân thủ các quy định pháp luật của nhà nước trong quá
trình thực hiện cơng tác lưu trữ. Đó là các pháp nhân, thể nhân có sản sinh ra TLLT
trong q trình hoạt động của mình hoặc tham gia cung cấp các dịch vụ về lưu trữ.
Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn TLLT và tổ chức khai
thác sử dụng có hiệu quả phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của xã hội.
Vì là lĩnh vực hoạt động của xã hội nên công tác này phải được tổ chức và
quản lý nhằm đảm bảo sự thống nhất, phát triển, hiệu quả…. Chúng tôi đồng thuận
với cách hiểu của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình về tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ
được trình bày trong luận án Tiến sĩ “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các
Tập đoàn kinh tế Việt Nam” bảo vệ năm 2016. Theo tác giả, tổ chức quản lý công tác
lưu trữ là “tổng thể các hoạt động và biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sở
khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả TLLT”.


10
Nội dung quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan chức năng là ban hành văn bản
quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ;
chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc
thực hiện công tác lưu trữ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của mình. Đối
với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của
mình, tùy thuộc vào loại hình pháp nhân hay thể nhân có thể thực hiện một/một số
hoặc các biện pháp sau đây để tổ chức và quản lý TLLT của mình: ban hành văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;
kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
Cùng với việc bảo quản TLLT, cơng tác lưu trữ cịn có nhiệm vụ quan trọng
là đáp ứng nhu cầu thông tin cho xã hội và cho người dân. Lưu trữ có vai trị quan
trọng như là trung tâm thông tin, đảm bảo việc tiếp cận thông tin quá khứ. Các lưu
trữ phối hợp giải quyết nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, điều hành
nhà nước hiệu quả cũng như nhận thức quá khứ một cách khoa học. “Lưu trữ - là

mức độ tiến bộ của văn minh loài người và là một phần quan trọng của di sản văn
hóa thế giới”.
Tất nhiên, để bảo quản an tồn và phát huy tối đa giá trị của TLLT, Nhà
nước và các cơ quan, tổ chức cần phải làm sao cho cơng tác lưu trữ có điều kiện
phát triển trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp luật. Nói cách khác, công tác lưu trữ
của cơ quan, doanh nghiệp phải được tổ chức và quản lý tốt nhằm khai thác tối đa
giá trị TLLT phục vụ cho nhu cầu hoạt động của bản thân và nhu cầu của xã hội
theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp:
Theo Từ điển tiếng Việt với nghĩa là danh từ thì “Doanh nghiệp là đơn vị
kinh doanh”, với nghĩa là động từ doanh nghiệp được hiểu là “Làm các công việc
kinh doanh”[24, 333]. Để phù hợp với đối tượng nghiên cứu của đề tài thì ta hiểu
doanh nghiệp với nghĩa là danh từ với nghĩa này theo Luật Doanh nghiệp ban
hành năm 2014 thì “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở
giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích
kinh doanh”[17] . Ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp sau: Công ty


11
trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp Nhà nước; công ty cổ phần; công ty hợp
danh và doanh nghiệp tư nhân. Trong đó, doanh nghiệp nhà nước là doanh
nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và có cơ cấu tổ chức gồm: Hội
đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Tổng giám đốc công ty, Ban kiểm sốt.
b) Nội dung tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ trong doanh nghiệp
+ Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ: Bộ phận quản lý CTLT là một
bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý
công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý cơng tác lưu trữ trong cơ quan
bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về
CTLT trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ

quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện CTLT trong cơ quan, lập kế hoạch
thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Ở các doanh nghiệp Nhà
nước bộ phận làm công tác lưu trữ thường được tổ chức trong Văn phịng hoặc
Phịng Hành chính.
+ Tuyển dụng và bố trí nhân sự làm cơng tác lưu trữ: Cán bộ là nhân tố đóng
vai trị quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán
bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài
liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao sẽ tìm
ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý,
dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chun mơn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến
cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của cơng tác
khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm
công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp
sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo doanh nghiệp.
+ Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ: Một
trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập
trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn doanh nghiệp là hệ thống văn bản
quy pham pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban
hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu


12
trữ. Đối với các doanh nghiệp Nhà nước ngoài việc tuân theo những quy định của
những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành
hoặc ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu
trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của nhân viên lưu trữ đối
với công tác lưu trữ.
+ Công tác kiểm tra và cải tiến trong công tác lưu trữ: Công tác kiểm tra trong
ngành lưu trữ do lãnh đạo Văn phòng hoặc lành đạo doanh nghiệp Nhà nước đảm nhận
dựa theo những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, tiến hành kiểm

tra cơng tác lưu trữ tại doanh nghiệp mình và việc thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật tại lưu trữ. đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn
vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng. [5]
1.1.2. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác lưu trữ
a) Nguyên tắc quản lý cơng tác lưu trữ
Theo quan niệm trên thì: Cơng tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xã hội
bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến hoạt động của
các cơ quan quản lý lưu trữ, đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát
huy tối đa giá trị TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Như vậy, cơng tác lưu trữ
là sự nghiệp chính trị thể hiện ở chính bản thân nó làm nhiệm vụ bảo quản và tổ
chức sử dụng các tài liệu có ý nghĩa chính trị, phục vụ trước hết cho lợi ích của Nhà
nước, của giai cấp, của Đảng cầm quyền nên việc quản lý công tác lưu trữ cần tuân
thủ chặt chẽ những nguyên tắc nhất định. Ở nước ta, công tác lưu trữ được quản lý
theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này thể hiện cụ thể ở Điều 3, Luật
Lưu trữ năm 2011:
- Thứ nhất, Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là tồn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt
Nam, khơng phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã
hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin bao gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.


13
Nhà nước quản lý tập trung thống nhất phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
khơng có nghĩa là tập trung bảo quản ở một nơi mà là: Tập trung toàn bộ tài liệu
phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt nam vào bảo quản trong mạng lưới kho lưu trữ cấp
uỷ Đảng từ Trung ương đến huyện, quận, thị và đặt dưới sự quản lý thống nhất của
Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng; Tập trung tồn bộ tài liệu phông lưu trữ
quốc gia vào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ
từ TW đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ và bảo

quản trong mạng lưới, hệ thống các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa
phương. Tập trung thống nhất quản lý cơng tác lưu trữ cịn thể hiện ở chỗ, Chính phủ
thống nhất quản lý pháp chế, chế độ chính sách và nghiệp vụ công tác lưu trữ.
- Thứ hai, hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của
pháp luật. Nghĩa là, trước hết các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ phải được thực
hiện thống nhất ở tất cả các cấp, các ngành từ trung ương đến địa phương. Quản lý
việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa
phương với sự phân cấp ở các cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng
còn ở các cơ quan Nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước tiến hành.
- Thứ ba, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Nghĩa là, toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian
hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin
bao gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt
Nam do Nhà nước thống kê và được bảo quản theo phân cấp theo đúng quy đinh
của Luật lưu trữ năm 2011.
b) Yêu cầu quản lý công tác lưu trữ
Để quản lý cơng tác lưu trữ có hiệu quả cao, phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ
công tác lưu trữ hiện nay cần tuân thủ tốt các yêu cầu sau:
- Tuân thủ đúng nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ. Điều này có nghĩa là
tồn bộ hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở tất cả các cấp, các ngành từ


14
trung ương đến địa phương phải tuân thủ đúng nguyên tắc: Tập trung thống nhất và
đã được cụ thể hóa trong điều 3 Luật lưu trữ năm 2011.
- Quản lý chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Các khâu nghiệp
vụ công tác lưu trữ bao gồm: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Để công tác lưu trữ được thực hiện tốt và phục vụ cao
nhất cho phát triển kinh tế xã hội thì các khâu nghiệp vụ đó phải được quản lý chặt

chẽ bảo đảm cho từng nghiệp vụ phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định. Từ đó,
phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ cho phát triển kinh-xã hội của đất nước.
- Làm tốt khâu kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ. Đây là yêu cầu quan
trọng vì: Kiểm tra, đánh giá là một khâu quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm
vụ được giao của mỗi cơ quan. Việc kiểm tra, đánh giá giúp phát huy những điểm
tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch, từ đó tìm ra các biện pháp khắc phục cho
phù hợp với tình hình thực tế của mỗi cơ quan, đơn vị. Mục đích chính của cơng tác
thanh tra, kiểm tra là đánh giá việc thực hiện các quy định của các văn bản quy
phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quan và các quy định của
mỗi đơn vị về công tác lưu trữ. Việc kiểm tra đánh giá hiệu quả của công tác tổ
chức lưu trữ cần phải được tiến hành thường xuyên, liên tục theo định kỳ, ngoài ra
cần tiến hành kiểm tra đột xuất trong những trường hợp cần thiết. Bên cạnh việc
kiểm tra, đánh giá cũng cần chú trọng đến việc áp dụng các hình thức khen thưởng
phù hợp cho các cá nhân, tổ chức có thành tích trong CTLT và các biện pháp xử lý
kỷ luật cho các trường hợp cố tình thực hiện sai với quy định về công tác VTLT.
1.1.3. Mục đích và vai trị của tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ đối với hoạt
động của doanh nghiệp
- Mục đích tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ của doanh nghiệp là: Nhằm đảm
bảo nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Đồng thời, đảm bảo
công tác lưu trữ của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả.
Hay nói cách khác, mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc
phục vụ các nhu cầu khác nhau trong hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc khai


15
thác các thơng tin q khứ có trong tài liệu lưu trữ. Cũng như mục đích cao cả của cơng
tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và
của mỗi con người. Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ
có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các hoạt động của doanh nghiệp. Công tác lưu trữ
được tổ chức tốt sẽ giúp các doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những

thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong q trình thực hiện cơng việc. Nội
dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu
trong quá trình phát triển của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Vì vậy, cơng tác
lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin trong tài
liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động
và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
- Vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanh
nghiệp: Là để khẳng định vị trí của cơng tác lưu trữ trong hoạt động của doanh
nghiệp; Góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp; Giữ gìn các minh chứng về hoạt động của doanh nghiệp.
Có thể khẳng định rằng bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào trong
hoạt động của mình đều sản sinh ra các tài liệu. Những tài liệu đó có giá trị thực tiễn
được sử dụng hàng ngày trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, khối
lượng tài liệu ngày càng được sinh ra nhiều trong các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp sẽ vượt quá khả năng kiểm sốt của chính các cơ quan này. Do vậy, lý
thuyết về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ chỉ ra rằng cần phải quản lý tập trung
thống nhất khối tài liệu này để tạo điều kiện thực hiện thống nhất các nghiệp vụ có
tính khoa học của cơng tác lưu trữ. Khối lượng tài liệu sẽ giảm xuống khi nó được
quản lý tập trung thống nhất và được tiến hành lựa chọn bằng những nghiệp vụ của
công tác lưu trữ. Nhờ vậy các cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm diện tích về phịng, kho
để lưu trữ những tài liệu khơng có giá trị. Hơn nữa cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm
được chi phí về bố trí cán bộ, nhân lực cho việc quản lý khối tài liệu đã hết giá trị.
Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng chỉ ra rằng cần phải thành lập bộ phận quản
lý cơng tác lưu trữ hoặc ít nhất cần phải bố trí cán bộ phụ trách cơng tác này. Việc
thành lập bộ phận quản lý công tác lưu trữ xuất phát từ thực tế công tác lưu trữ của


16
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt
động đều phải sử dụng các nguồn thơng tin. Trong khi đó, hơn 90% thông tin được

chứa đựng trong văn bản, tài liệu. Tuy nhiên, do khối lượng tài liệu được sinh ra
ngày càng nhiều trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã làm cho
công tác tra cứu, sử dụng những tài liệu này tốn kém rất nhiều công sức, thời gian.
Do đó, hiệu quả của việc tra cứu thơng tin tài liệu trong cơ quan, tổ chức sẽ rất thấp
nếu công tác lưu trữ thiếu sự quản lý và hướng dẫn thống nhất của bộ phận chuyên
môn về lưu trữ. Bộ phận quản lý lưu trữ sẽ xây dựng những văn bản quy định về
công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với
tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu
trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện cơng tác lưu trữ trong cơ
quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Nhờ
đó, cơng tác lưu trữ được quản lý thống nhất, khoa học và góp phần nâng cao năng
suất, hiệu quả các hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Mặt khác, tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ cũng đặt ra yêu cầu về việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm cơng
tác lưu trữ. Đây là nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả của công tác lưu trữ trong
các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ được đào tạo về chuyên môn lưu trữ sẽ giúp
các cơ quan, tổ chức nhận thức đúng đắn giá trị tài liệu của mình. Từ nhận thức
đúng, các cơ quan, tổ chức sẽ có các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ một
cách hợp lý, hiệu quả. Hơn nữa với sự tham mưu của các cán bộ lưu trữ, các cơ
quan, tổ chức sẽ ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn cơng tác lưu trữ và bố trí
các kho, tàng nhằm bảo quản tốt các tài liệu sản sinh ra trong hoạt động của mình.
Ngồi ra, với việc tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ thì cơng tác này trong các cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp cũng phải được thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi
phạm pháp luật, quy định của cơ quan về lưu trữ. Tổ chức và quản lý công tác lưu
trữ tức là tổ chức và kiểm sốt các thơng tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động của các
cơ quan, tổ chức. Do vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng cần phải có các cơ
chế thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm nhằm hướng công tác lưu trữ đạt được
hiệu quả ngày càng cao hơn. Vì vậy, tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ không chỉ
đơn thuần giúp cho các cơ quan, tổ chức kiểm sốt một cách cơ học tài liệu mà nó

17
cịn giúp cơ quan quản lý tốt nguồn lực thơng tin của mình. Nhờ vậy, các hoạt động
của các cơ quan, tổ chức với tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo hoạt
động có hiệu quả. Ngược lại nếu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không tốt sẽ gây
nên các hậu quả to lớn đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đối với các cơ
quan quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức, quản lý thống nhất công tác lưu trữ sẽ
giúp cho các cơ quan này quản lý thống nhất tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia
Việt Nam.
Như vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thực sự cần thiết đối với hoạt động
của tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhờ tổ chức, quản lý tốt công tác lưu
trữ, hiệu quả của các hoạt động trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ngày càng
được nâng cao rõ rệt. Ngược lại, nếu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không tốt sẽ
gây nên những khó khăn, thậm chí có thể gây ra những hậu quả to lớn đối với hoạt
động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không
chỉ là việc quản lý thống nhất một cách cơ học tài liệu lưu trữ mà thơng qua đó các
nhà quản lý đặt ra một cơ chế kiểm soát chặt chẽ nguồn lực thơng tin của mình. Đây
là nguồn lực có vai trị quan trọng quyết định sự thành, bại của các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp trong “thời đại bùng nổ thông tin” như hiện nay.
1.2. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
1.2.1. Quy định pháp lý của Nhà nước
Trải qua hơn bảy thập kỷ, kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành
Thơng đạt số 01C/VP cho đến nay, xác định được vai trị, vị trí quan trọng của công
tác văn thư, lưu trữ trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, thời gian qua
Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ: Hệ thống các
cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ và TLLT quốc gia đã được xây dựng và
từng bước kiện toàn; Cơ sở pháp lý cho lĩnh vực lưu trữ đã ra đời: Luật Lưu trữ số
01 được QH khóa XIII ngày 11/11/2011, kỳ họp thứ 2 thơng qua đã chính thức có
hiệu lực và đi vào cuộc sống. Đây là căn cứ pháp lý cao nhất cho việc triển khai
công tác lưu trữ thống nhất trên toàn quốc. Luật Lưu trữ được xây dựng nhằm mục
đích là nâng cao hiệu lực pháp lý và hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động

lưu trữ và tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; Luật quy định rõ chính sách


18
của Nhà nước, vai trò, trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước, của người đứng
đầu các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức trong chỉ đạo hoạt động lưu trữ và
quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; Quy định rõ thẩm quyền quản lý tài
liệu của Lưu trữ lịch sử ở trung ương và cấp tỉnh; tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử
cấp huyện cần tập trung bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; tài liệu lưu trữ cấp xã
được quản lý tại xã để tiện khai thác sử dụng, nhưng cần tăng cường nhận thức và
sự quan tâm về nguồn lực đối với tổ chức lưu trữ cấp xã; Quy định rõ chính sách của
Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân trong các trường hợp đăng ký thống kê,
hiến tặng, ký gửi hoặc bán cho Nhà nước; Quy định các hành vi bị nghiêm cấm đối với
tài liệu lưu trữ; cụ thể hóa các nội dung nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động lưu trữ; minh
bạch, cơng khai, đơn giản hố các thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Quan tâm
đến chế độ, chính sách cho người làm lưu trữ; tăng cường quản lý đào tạo, bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Xuất phát từ những mục đích nêu trên, Luật lưu trữ được xây dựng có 7
Chương và 42 Điều, mỗi Chương tập trung vào một số khía cạnh của cơng tác lưu
trữ, tạo điều kiện để quản lý, điều chỉnh những hoạt động cơ bản của cơng tác này.
Nhìn chung, Luật Lưu trữ được ban hành đã tạo cơ sở pháp lý đầy đủ để
quản lý công tác lưu trữ - một lĩnh vực hoạt động quan trọng của Nhà nước, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị tài liệu Phông lưu
trữ quốc gia Việt Nam phục vụ lợi ích của Nhà nước và của người dân, đáp ứng yêu
cầu cải cách hành chính, xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, phát
triển nền kinh tế thị trường và mở cửa hội nhập quốc tế. Luật cũng là cơ sở pháp lý
quan trọng để tổ chức các hoạt động quản lý cơng tác lưu trữ tại cơ quan
EVNHCMC nói riêng.
Thời gian qua, Bộ Nội vụ cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã sử
dụng các hình thức khác nhau để tuyền truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ. Các

hình thức tuyền truyền, phổ biến đã được áp dụng như: ban hành văn bản hướng
dẫn thực hiện văn bản pháp luật, tổ chức hội nghị phổ biến văn bản pháp luật, tuyên
truyền văn bản pháp luật trên các phương tiện thơng tin đại chúng…. Trong đó, ban
hành văn bản hướng dẫn triển khai văn bản pháp luật về lưu trữ là hình thức nổi bật
nhất. Cụ thể: Sau khi Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng