Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THÙY LINH

CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – 2018


Cơng trình được hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
QUỐC GIA HÀ NỘI

Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ

Phản biện 1: PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân, Học viện Hành chính
Quốc Gia

Phản biện 2:

PGS.TS. Vũ Thị Phụng, ĐH KHXH và NV,

ĐHQGHN

Luận văn được bảo vệ tại hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học
viện Hành chính Quốc gia. Số 77- Đường Nguyễn Chí ThanhQuận Đống Đa- TP. Hà Nội.
Thời gian: vào hồi 8.00 giờ, ngày 26 tháng 4 năm 2018.

Có thể tìm được luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc
gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính
Quốc gia.

1


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp
vụ hành chính của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, là phần quan trọng trong hoạt
động quản lý, nó ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy và
chính xác cũng như hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý.
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ,
muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để
phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi,
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, nó là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động của
văn phòng, của HĐND và UBND, gắn liền với bộ máy quản lý nhà nước của
chính quyền các cấp kể cả quận (huyện). Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực
và hiệu quả quản lý nhà nước.
Những năm gần đây, trong công cuộc cải cách hành chính và cải cách
tư pháp, cơng tác văn thư đã có những chuyển biến tích cực, góp phần quan
trọng trong việc nâng cao chất lượng. Tuy nhiên, từ thực tế của tại Văn phòng
HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội cho thấy: Công tác văn thư

vẫn chưa hồn thiện; các quy trình nghiệp vụ chưa được tổ chức khoa học;
việc triển khai các quy định của Nhà nước còn chậm, thiếu nghiêm túc; cơng
tác bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ văn thư chưa phù hợp với trình độ chun
mơn và sở trường; công tác ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cũng
còn nhiều bất cập, chưa được đầu tư đúng mức, máy móc cũ kỹ, lạc hậu, các
phần mềm xử lý công việc chưa được triển khai đồng bộ.
Từ thực tiễn và yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, việc đánh
giá một cách tồn diện cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND

2


quận từ đó chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định nguyên nhân và
đưa ra các giải pháp hồn thiện cơng tác cơng tác văn thư tại Văn phòng
HĐND và UBND quận là đòi hỏi cấp thiết của nhu cầu thực tiễn. Phù hợp với
nội dung học tập của chun ngành Quản lý Hành chính cơng và xuất phát từ
thực tế của Quận Tây Hồ , em quyết định chọn đề tài "Cơng tác Văn thư tại
Văn phịng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội" để nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp trong chương trình đào tạo
Thạc sĩ chun ngành Quản lý cơng.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Do công tác văn thư - lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước nên đây
là đề tài thu hút được sự quan tâm, nghiên cứu khai thác sâu của nhiều nhà
khoa học. Ở Việt Nam đã có nhiều tác giả thực hiện các cơng trình nghiên cứu
về cơng tác văn thư-lưu trữ theo nhiều phương diện khác nhau. Xét về góc độ
phương pháp, cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Nxb.
Đại học Quốc gia Hà Nội của TS. Vương Đình Quyền đã trình bày cơ sở lý
luận cho công tác văn thư, lưu trữ một cách một cách hệ thống và chi tiết.
Ngoài ra, cuốn sách cũng đã đề cập khá cụ thể và toàn diện về quy trình soạn

thảo văn bản, phương pháp soạn thảo một số văn bản (cơng văn, báo cáo, tờ
trình…), quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành trong cơng tác
văn thư.
Đối với khía cạnh nghiệp vụ văn thư, giáo trình “Nghiệp vụ văn thư lưu
trữ”- Nxb Văn hóa Thơng tin của tác giả Hồng Lê Minh đã tìm hiểu chuyên
sâu đến các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan,
vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức
đạt hiệu quả trong cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Ngồi ra, PGS.TS.
Dương Văn Khảm khi nghiên cứu về hoạt động văn thư trong cuốn sách

3


“Cơng tác văn thư, lưu trữ” - Nxb Chính trị Quốc gia cũng đã mang đến
những kiến thức thiết thực, phong phú kết hợp giữa lý luận và hoạt động thực
tiễn, cung cấp cho người đọc những thông tin cần thiết trong việc nghiên cứu,
tham khảo và vận dụng công tác văn thư lưu trữ một cách đúng đắn, có chất
lượng và hiệu quả vào thực tế.
Một số các luận văn thạc sĩ chun ngành Quản lý hành chính cơng
tại Học viện Hành chính cũng đã nghiên cứu về đề tài này như: Vũ Huy
Thành – Mơ hình quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài
Chính, Việt Nam (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính cơng, Học viện
Hành chính, Hà Nội, 2010). Luận văn đã nghiên cứu vai trò của nhà nước
trong việc quản lý đối với công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài chính và đặt ra
một số u cầu cần thiết đổi mới, hiện đại hóa cơng tác văn thư – lưu trữ
trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước và yêu cầu của hội nhập quốc tế;
Vũ Văn Phú - Nâng cao năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại các trung tâm
lưu trữ Quốc gia (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính cơng, Học viện Hành
chính, Hà Nội, 2011). Luận văn đã đưa ra những cơ sở khoa học và thực tiễn
để đánh giá năng lực của viên chức văn thư – lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ

Quốc gia trong giai đoạn 2007-2012 để đề ra những giải pháp nâng cao năng
lực của viên chức văn thư – lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo và những đề xuất
đối với cơ quan quản lý có thẩm quyền.
Các giáo trình, sách tham khảo, luận văn nghiên cứu trên đã giải
quyết khá tồn diện về mặt lý luận của cơng tác văn thư. Tuy nhiên, cơng tác
văn thư vốn có phạm vi nghiên cứu rộng và liên quan đến nhiều lĩnh vực khác
nhau, nên trong phạm vi mỗi cuốn sách đơn lẻ vẫn chưa cung cấp được cái
nhìn tồn diện cả về mặt lý thuyết và thực tiễn của tất cả các phương diện
tổng thể của công tác này. Đặc biệt, các hoạt động và vấn đề thực tiễn trong
công tác văn thư tại các đơn vị ở các cơ quan, tổ chức nhà nước chịu tác động

4


của nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên mang nhiều đặc điểm riêng biệt
so với công tác văn thư nói chung. Luận văn này sẽ tập trung nghiên cứu giải
quyết những vấn đề mà các tác giả trước đây chưa đề cập hoặc chưa giải
quyết một cách thỏa đáng như phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công tác
văn thư, các đánh giá mức độ hiệu quả của công tác này, đưa ra các giải pháp
nâng cao hiệu quả và những điều kiện để thực hiện các giải pháp này trong
công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà nước.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1. Mục đích
Đề tài luận văn đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND quận
Tây Hồ trong những năm gần đây, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Làm rõ một số vấn đề mang tính lý luận về công tác Văn thư.

+ Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Văn thư tại UBND quận
Tây Hồ. Từ đó, nhận diện những ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của
những hạn chế.
+ Dựa trên những đánh giá trên, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hơn
nữa hiệu quả hoạt động công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận
Tây Hồ, thành phố Hà Nội trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội.

5


4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu về cơng tác văn thư tại văn
phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: từ năm 2014 đến năm 2016.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy vật lịch sử. Hai
phương pháp này nhằm mục đích xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài. Nghiên
cứu đối tượng của đề tài là Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội một cách khách quan nhất với lịch sử phát triển, hoạt động công
tác của cơ quan, cơ sở vật chất và con người trong mối quan hệ với nhau và
với các phịng ban khác. Nhờ đó, tác giả phân tích và tổng hợp được thơng tin
chính xác và khách quan nhất.
- Phương pháp quan sát: Phương pháp này giúp tác giả quan sát tồn bộ
q trình hoạt động cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận
Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp phân tích: Trên cơ sở các nguồn thơng tin và q trình

quan sát thực tế tác giả tiến hành phân tích để có những đánh giá về “Ưu
điểm, nhược điểm” trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp mô tả: Kết hợp phương pháp quan sát tác giả tiến hành
mơ tả lại tồn bộ hoạt động cơng tác văn thư tại Văn phịng HĐND và UBND
quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp thống kê: Với việc áp dụng các phương pháp trên giúp
tác giả thống kê được toàn bộ số liệu cụ thể liên quan đến công tác văn thư tại
Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp điều tra: Phương pháp này giúp tác giả nắm được tồn
bộ hoạt động tổ chức cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận

6


Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo,
nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư
tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội.

7


Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động bao gồm tồn bộ các cơng việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ
sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu. Mục đích chính của cơng tác văn
thư là bảo đảm thông tin cho quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức
chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang. Những tài liệu, văn
kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn
thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu
quả.
1.1.2.Vai trị của cơng tác văn thư
Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những
căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác của cơ quan
Thứ ba, cơng tác văn thư góp phần kiểm sốt việc thực thi quyền lực
của các cơ quan, tổ chức
Thứ tư, cơng tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có
liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
1.1.3.Các yêu cầu đối với công tác văn thư
Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều
hành ở các cơ quan, tổ chức, nên trong quá trình thực hiện nội dung của công tác

8


văn thư ở cơ quan, tổ chức Nhà nước, công tác văn thư cần đảm bảo 4 yêu cầu

sau:
Một là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện nhanh chóng: nếu
hoạt động văn thư khơng được thực hiện nhanh chóng, kịp thời sẽ ảnh hưởng
rất lớn đến hiệu quả của công tác quản lý.
Hai là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện chính xác.
Ba là, công tác văn thư phải được đảm bảo bảo mật.
Bốn là, cơng tác văn thư phải được hiện đại hóa: Việc thực hiện công
tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng
hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng
cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách
của mỗi cơ quan, tổ chức.
1.1.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn thư
1.1.4.1.Trình độ chun mơn nghiệp vụ và tác phong của cán bộ văn
thư: Con người vừa là chủ thể vừa là khách thể quản lý. Vì thế yếu tố tiên
quyết ảnh hưởng đến hiệu quả của cơng tác văn thư chính là trình độ chun
mơn nghiệp vụ và tác phong của người làm công tác quản lý, lãnh đạo và
người trực tiếp làm công tác văn thư.
1.1.4.2. Hệ thống quy trình, thủ tục: Cơng tác văn thư muốn đạt hiệu
quả cao thì quy trình, thủ tục phải được hồn thiện, khoa học và đồng bộ. Quy
trình làm việc cần rõ ràng, tuần tự, không chồng chéo; quy định chi tiết nhiệm
vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ văn thư; có sự phối hợp nhịp
nhàng giữa các đối tượng khác nhau tổ chức sẽ giúp hoạt động văn thư diễn ra
hiệu quả, nhanh chóng.
1.1.4.3.Hiệu quả của hoạt động giao tiếp trong tổ chức
Hoạt động giao tiếp trong tổ chức là yếu tố rất quan trọng, giúp truyền tải
thông tin trong tổ chức. Mạng lưới giao tiếp tốt sẽ giúp bộ phận văn thư nắm

9

bắt thơng tin một cách nhanh chóng, phối hợp nhịp nhàng với các phịng ban,
bộ phận khác trong cơng tác văn thư; duy trì mối quan hệ giữa các cá nhân
trong tổ chức, tạo nên các mối quan hệ hỗ trợ khăng khít.
1.1.4.4. Hình thức tổ chức bộ phận văn thư: Hiện nay, ở nước ta, có ba
hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng: tập trung, phân tán và hỗn
hợp. Hình thức tổ chức dựa vào đặc điểm cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan đơn vị. Hình thức tổ chức phù hợp sẽ giúp công tác văn thư
hoạt động một cách khoa học, nhịp nhàng, tiết kiệm được thời gian và nguồn
lực cho cơ quan, tổ chức.
1.1.4.5.Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức xác định tính cách của doanh
nghiệp. Nền tảng văn hóa tổ chức là yếu tố ảnh hưởng lớn đến đạo đức, tác
phong làm việc của các thành viên trong tổ chức thuộc khu vực công.
1.1.4.6. Thể chế
Nhà nước thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật. Vì thế, muốn
quản lý tốt thì trước hết phải hồn thiện thể chế. Thể chế khơng được quan
tâm thì cơng tác văn thư cũng như các công tác khác sẽ bị buông lỏng, không
thể phát triển.
1.1.4.7.Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư: Việc
ứng dụng CNTT trong cơng tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ
trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của cơng tác văn thư, từ thủ cơng sang tự
động hố, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao
và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải
quyết cơng việc.
1.2. Nội dung của công tác văn thư
1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ khẩn, mật của văn bản cần
soạn thảo

10

Bước 2: Soạn bản thảo văn bản.
Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản.
Bước 5: Kiểm tra, ký văn bản và ban hành văn bản.
1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
1.2.2.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Việc quản lý và giải
quyết văn bản đến gồm 6 bước: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến; phân loại sơ
bộ, bóc bì văn bản đến; đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến; giải quyết và theo dõi,
đơn đốc việc giải quyết văn bản đến; trình và chuyển giao văn bản đến và đăng ký
văn bản đến.
1.2.2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi: Quy trình quản lý
văn bản đi bao gồm các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày
tháng văn bản đi.
Bước 2: Đóng dấu văn bản đi
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi
Bước 5: Lưu văn bản đi:
1.2.3. Quản lý & sử dụng con dấu
1.2.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của
văn bản. Văn bản khơng có con dấu là những văn bản khơng có giá trị pháp lý
và hiệu lực thi hành.
1.2.3.2 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan.
Việc sử dụng con dấu trong hoạt động văn thư cần tuân thủ các nguyên
tắc cơ bản sau:

11

Thứ nhất, dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của cấp trên hoặc của người có thẩm quyền, khơng được đóng dấu trên giấy
trắng, giấy khống chỉ hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung.
Thứ hai, dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn. Trường hợp đóng dấu
ngược, phải hủy văn bản để làm văn bản khác.
Thứ ba, chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản. Tất
cả những người khác khơng được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ
khác.
1.2.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư cơ quan,
được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải
quyết đến đâu, cán bộ phụ trách cơng việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp
các văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ. Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền
công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác
lưu trữ. Nội dung việc lập hồ sơ công việc bao gồm các bước sau: Mở hồ sơ,
Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ.

12


Chương 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ
TẠI VĂN PHỊNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu quận Tây Hồ và bộ phận Văn thư của Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
2.1.1. Khái quát chung về Quận Tây Hồ.
Quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính nằm ở phía Tây Bắc của thành
phố Hà Nội, là trung tâm dịch vụ – du lịch, trung tâm văn hoá và là vùng bảo

vệ cảnh quan thiên nhiên của cả Thủ đô Hà Nội. Quận gồm 8 phường:
Phường Bưởi, phường Quảng An, phường Nhật Tân, phường Yên Phụ,
phường Thụy Khuê, phường Tứ Liên, phường Xuân La và phường Phú
Thượng.
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộ
quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. có điều kiện
đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và
khoa học cơng nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế – xã hội của quận
nói riêng và của Hà Nội nói chung.
2.1.2. Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ và bộ phận văn thư của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
2.1.2.1. Giới thiệu Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
2.1.2.2. Giới thiệu về Bộ phận Văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Bộ phận Văn thư được đặt tại Văn phòng HĐND và UBND quận, dưới
sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chánh Văn phòng, làm việc theo cơ chế
“Một cửa”.

13


2.2. Cơng tác văn thư tại Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ
2.2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ
Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác văn thư của Văn phòng
HĐND và UBND quận cũng nhận được nhiều sự quan tâm của các cấp,
ngành bằng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác.
Bên cạnh những văn bản do các cơ quan Chính phủ, Bô nội vụ, Cục
văn thư và Lưu trữ ban hành thì UBND quận Tây Hồ cũng đã ban hành Quyết
định số 2250/QĐ-UBND ngày 22/7/2013 của UBND quận Tây Hồ ban hành

quy định về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc
thẩm quyền UBND quận; ban hành quy định và quy chế làm việc cho bộ phận
văn thư, lưu trữ.
2.2.2. Nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư
2.2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Công tác soạn thảo văn bản
Trong thời gian qua công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND
và UBND quận cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao.
Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện đúng theo quy định của
pháp luật.Trình tự soạn thảo văn bản của các cán bộ Văn phòng HĐND và
UBND quận Tây Hồ đã được tiến hành theo đúng trình tự quy định: căn cứ
tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Văn phòng HĐND và
UBND quận hoặc lãnh đạo UBND quận tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo hay chủ trì soạn thảo.
Cơng tác ban hành văn bản
UBND quận Tây Hồ ban hành các loại văn bản hành chính như sau:
Quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thơng báo, hướng dẫn, chương trình,
kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng

14


văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu.... các văn bản
hành chính được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính và được cụ thể hóa bằng các mẫu văn bản chi tiết.
Văn bản sau khi được lãnh đạo UBND quận hoặc lãnh đạo Văn phịng
ký chính thức sẽ được chuyển tới bộ phận văn thư để thực hiện các quy trình
cơng việc: kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày của văn bản; đăng
ký vào sổ cơng văn đi; sao lưu; đóng dấu cơ quan; làm thủ tục phát hành văn
bản đi và lưu bản gốc văn bản đã phát hành. Qua báo cáo về tổng kết tình

hình thực hiện nhiệm vụ cơng tác các năm 2014, 2015 và năm 2016, Văn
phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành
10537 Quyết định, 3851 công văn, 1167 thông báo, 1132 báo cáo, 11 chỉ thị,
693 kế hoạch, 821 tờ trình và 592 giấy mời. Cơng tác soạn thảo đều đúng
trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành.
2.2.2.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến: Mỗi ngày, UBND quận Tây Hồ tiếp nhận văn
bản đến từ nhiều luồng: qua hệ thống thư điện tử gov của thành phố, qua hệ
thống quản lý văn bản điều hành, gửi bằng fax hoặc được gửi bằng văn bản
giấy… dù văn bản đó đến bằng con đường nào thì đều tập trung tại phòng
Văn thư của UBND quận Tây Hồ.
Kiểm tra, phân loại, bóc phong bì và đóng dấu đến: Sau khi tiếp nhận
văn bản đến, cán bộ văn thư kiểm tra xem văn bản và thông tin trên phong bì
để đối chiếu với ngày gửi văn bản. Tiếp đến phân loại văn bản. Với văn bản
gửi cho UBND quận và Văn phòng UBND quận, văn thư sẽ đăng ký số. Đối
với sách, báo, tạp chí, thư gửi đích danh lãnh đạo hoặc cá nhân, cơ quan các
phòng, ban thuộc UBND quận thì văn thư khơng cần đăng ký.

15


Đăng ký văn bản đến: Văn bản đến của UBND quận Tây Hồ được đăng
ký bằng sổ văn bản đến hoặc bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy
tính. Hiện nay, UBND quận Tây Hồ đang áp dụng cả hai phương pháp quản
lý văn bản này. Tuy nhiên, việc quản lý văn bản trên máy tính ít được sử dụng
phổ biến hơn. Văn bản đến của UBND quận được đăng ký theo 03 sổ khác
nhau:
Trình và chuyển giao văn bản đến: Hiện nay, Văn phòng UBND quận
Tây Hồ áp dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong công tác chỉ
đạo, điều hành công việc.

Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký vào sổ văn bản đến. Với văn bản
giấy, cán bộ văn thư phải nhanh chóng trình cho lãnh đạo UBND quận xem
xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Đối với những văn bản được
tiếp nhận qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành, sau khi thực hiện tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến, cán bộ văn thư trình văn bản đến cho lãnh đạo
UBND quận qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Căn cứ vào ý kiến
chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp vào sổ, nhập dữ liệu máy tính, scan
văn bản đến, chuyển qua mạng và chuyển văn bản giấy tới các cá nhân, đơn vị
có trách nhiệm giải quyết.
Chuyển giao văn bản đến: Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh
đạo UBND quận Tây Hồ, văn bản đến phải được chuyển giao cho cán bộ trực
tiếp giải quyết.
Sao văn bản: Hầu hết các văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết đều
được sao để phục vụ q trình giải quyết.
Giải quyết và theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản đến:
2.2.2.3. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ cơ bản đã tuân thủ
theo quy định của pháp luật. Theo đó, các văn bản như: Quyết định, báo cáo,

16


biên bản, cơng văn, thơng báo, tờ trình, kế hoạch, chỉ thị... mọi công văn, giấy
tờ lấy danh nghĩa là UBND quận để gửi ra ngoài hoặc nội bộ cơ quan đều
phải được lãnh đạo UBND quận ký chính thức sau đó chuyển qua bộ phận
Văn thư để đăng ký số, lấy dấu và phát hành. Những văn bản chuyển trên môi
trường mạng phải được ký chứng thư số để đảm bảo an tồn thơng tin, tránh
việc giả mạo văn bản.
Trình ký văn bản
Đăng ký văn bản đi

Nhân bản, đóng dấu văn bản: Văn bản sau khi được lãnh đạo ký phải
chuyển về phòng văn thư. Cán bộ văn thư sẽ xem xét lại một lần nữa toàn bộ
văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. Sau đó tiến hành
ghi số và ngày tháng cho văn bản; văn thư tiến hành sao chép, nhân bản văn
bản phát hành và đóng dấu lên văn bản.
Chuyển phát văn bản đi: Hiện nay, việc chuyển phát văn bản đi của
UBND quận Tây Hồ có thể được chuyển qua hệ thống bưu điện, bằng fax
hoặc qua môi trường mạng để thông tin được nhanh. Đối với nơi nhận là các
cơ quan Nhà nước, các phịng ban chun mơn, các Sở, ban, ngành...UBND
quận Tây Hồ thực hiện chuyển phát văn bản trên môi trường mạng qua hệ
thống thư điện tử gov hoặc hệ thống quản lý văn bản điều hành có ký chứng
thư số.
Lưu văn bản đi: Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý
và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư UBND quận Tây Hồ. Mỗi văn
bản đi phải lưu thành hai bản; một bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và một bản
chính lưu trong hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ.
2.2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu.
Về quản lý con dấu: các loại dấu của UBND quận Tây Hồ được bảo quản
trong tủ, chỉ có văn thư mới có quyền cầm chìa khóa và cũng là người trực tiếp

17


đóng dấu văn bản, khơng giao cho người khác giữ. Đảm bảo cho việc con dấu
khơng bị đóng lan tràn, tránh tình trạng văn bản khơng đúng thẩm quyền.
Về sử dụng con dấu: cán bộ văn thư của UBND quận Tây Hồ đã nắm
rõ trách nhiệm của mình trong cơng tác bảo quản và sử dụng con dấu, đảm
bảo con dấu luôn được vệ sinh sạch sẽ và bảo mật. Việc đóng dấu văn bản
chính xác, đúng quy định, đúng thẩm quyền.
2.2.2.5. Lập hồ sơ và lưu trữ cơ quan.

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư của
UBND quận Tây Hồ, tất cả văn bản đi và đến đều được lưu thành 2 tập hồ sơ
công văn đi và công văn đến khá gọn gàng, ngăn nắp. Tài liệu được chia ra để
lưu trữ theo từng năm.
Hiện nay công tác lập hồ sơ vẫn chưa được cán bộ văn thư của quận
thực hiện nghiêm túc.được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV về
việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Điều này được thể hiện cụ thể trong các công việc như sau:
- Xây dựng danh mục hồ sơ: Hàng năm, UBND quận Tây Hồ đều có
văn bản yêu cầu các cơ quan, đơn vị xây dựng Danh mục hồ sơ vào tháng 12
để thực hiện cho năm sau.
- Mở hồ sơ: Cán bộ văn thư lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin
ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.
- Thu thập văn bản vào hồ sơ: Trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc, cán bộ, chuyên viên cần thu thập, cập nhật đủ, đúng các văn bản, tài liệu
liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phục vụ đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng
như tiêu đề dự kiến ghi trên bìa hồ sơ.
- Phân loại, sắp xếp: Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong một hồ sơ
lớn (quá 200 trang), cán bộ văn thư cần chia hồ sơ đó thành nhiều tập. Việc
phân chia hồ sơ phải căn cứ vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, thời gian, số

18


lượng trang tài liệu… của hồ sơ để phân chia hợp lý các tập trong hồ sơ đó.
Mỗi tập trong hồ sơ đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ:
Khi công việc được giải quyết xong hoặc hết năm, hồ sơ được kết thúc;
cán bộ văn thư của có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ để: bổ sung các văn bản
còn thiếu; loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc khơng có giá trị; xem xét

hoặc sắp xếp lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ.
Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu được sắp xếp ổn định cần tiến hành biên
mục hồ sơ theo các trình tư:
Đánh số trang
Viết mục lục văn bản, tài liệu
Viết tờ chứng từ kết thúc
Viết bìa hồ sơ:
2.2.3. Việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của UBND
quận Tây Hồ trong những năm gần đây đã bước đầu được quan tâm. Việc ứng
dụng CNTT được áp dụng vào các khâu như: trong công tác soạn thảo văn
bản
2.2.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn
bản
Việc soạn thảo văn bản của UBND quận Tây Hồ được tiến hành hồn
tồn trên máy tính bởi vì tất tất cả các phòng, ban, của UBND quận đều được
trang bị máy tính và các thiết bị văn phịng khác như: máy photocopy, máy in.
Sau khi cán bộ chuyên môn soạn thảo văn bản sẽ trình cho lãnh đạo đơn vị để
kiểm tra, chỉnh sửa đến khâu cuối cùng, công tác này đều được tiến hành
thông qua mạng nội bộ của UBND quận.

19


2.2.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản
Công tác quản lý văn bản của UBND quận Tây Hồ được tiến hành trên
phần mềm quản lý văn bản và điều hành của UBND quận. Văn thư có thể
theo dõi, xem văn bản đến và chuyển cho lãnh đạo.
2.2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu, thống kê văn bản
Việc ứng dụng CNTT với phần mềm quản lý văn bản thì việc tra cứu,

tìm kiếm, thống kê văn bản được tiến hành thuận lợi, nhanh chóng. Chính vì
vậy, việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư là một vấn đề được UBND
quận Tây Hồ đặc biệt quân tâm chú trọng, vì đây là lĩnh vực mang tính thời
đại góp một phần khơng nhỏ vào quá trình hoạt động của UBND quận.
2.3. Đánh giá chung về cơng tác văn thư tại Văn phịng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
2.3.1. Ưu điểm
2.3.1.1. Ưu điểm về hình thức tổ chức bộ máy văn thư
Phòng văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ được tổ
chức làm việc theo mô hình tập trung, “một cửa”, bố trí phịng làm việc ở tầng
1 UBND quận Tây Hồ, rất thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến từ các cơ
quan bên ngồi gửi đến. Quy trình xử lý và giải quyết văn bản đến được tiến
hành nhanh chóng, văn bản đến chuyển đến đúng các lãnh đạo, phòng ban,
đơn vị, cá nhân tại UBND quận Tây Hồ và đúng với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của các lãnh đạo, phòng, ban, đơn vị đã được quy định. Góp phần
nâng cao chất lượng công việc tại UBND quận Tây Hồ.
Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ đã thường xuyên quan tâm, kiểm tra,
đôn đốc, chấn chỉnh kịp thời công tác văn thư, tạo điều kiện giúp cán bộ văn
thư hoạt động hiệu quả. Đồng thời tạo điều kiện, cung cấp một văn phòng

20


riêng với đầy đủ các trang thiết bị cần thiết cho cán bộ văn thư, tạo điều kiện
làm việc tốt nhất cho cán bộ văn thư;
Công tác nhân sự tại bộ phận văn thư của UBND quận Tây Hồ được
lựa chọn, sắp xếp, bố trí hợp lý, có năng lực trình độ, có kinh nghiệm trong
cơng tác văn thư, có trình độ tin học để áp dụng CNTT trong quản lý văn bản
nhanh chóng, thuận tiện.
2.3.1.2. Ưu điểm về nghiệp vụ

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện rất nghiêm
chỉnh, đầy đủ, từ khâu đầu tiên cho đến khâu cuối cùng của nghiệp vụ soạn
thảo và ban hành văn bản. Quy trình giải quyết văn bản đi tại Văn phịng
HĐND và UBND quận Tây Hồ, ln được cán bộ văn thư cơ quan kiểm tra,
xử lý và giải quyết văn đi một cách nhanh chóng, chính xác
Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ
trong công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đến, văn bản đi, xử lý và
trao đổi thơng tin qua mạng... giúp cho tiến trình xử lý công việc của đội ngũ
cán bộ văn thư quận nhanh chóng, dễ dàng, đạt hiệu quả cao, dễ dàng tra cứu
thông tin và tạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt động đối với những
khâu nghiệp vụ của công tác này. UBND quận đã áp dụng chứng thư số và
chữ ký số trong hoạt động giao dịch giúp tiết kiệm chi phí, giấy tờ, thời gian
luân chuyển trong hoạt động quản lý công văn, giấy tờ, thư điện tử.
2.3.1.3. Các ưu điểm khác
Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc và kinh phí đầu tư cho công tác
văn thư đã được quan tâm chú trọng hơn. Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ đươc
cán bộ văn thư tại đây có thể xử lý, thực hành áp dụng phần mềm máy tính
chun dụng vào trong cơng việc một cách hiệu quả nhất. Hoạt động đào tạo,
bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
trong những năm gần đây đã được đẩy mạnh.

21


2.3.2.Tồn tại, hạn chế
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn cịn một số sai sót về thể
thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thơng tư số 01/2011/TT-BNV,
Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng tại
UBND quận Tây Hồ vẫn còn xảy ra trường hợp văn bản chưa tuân thủ đúng
quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày.

Trong các văn bản gửi cấp trên, vẫn cịn có những văn bản sử dụng từ
ngữ khơng đúng văn phong hành chính.
UBND quận chưa có sổ đăng ký văn bản đi mật riêng, nên việc bảo
đảm bí mật thơng tin từ cơng tác văn thư cịn khó.
Cơng tác quản lý cơng văn vẫn cịn chưa theo quy trình nhất định.
Tài liệu tồn đọng, tích đóng chưa được phân loại chỉnh lý là một trong
những thực tại cơ bản phổ biến hiện nay ở UBND quận Tây Hồ.
UBND quận chưa có sổ đăng ký chuyển giao văn bản, gây khó khăn
khi có vấn đề về trách nhiệm giải quyết văn bản của các cá nhân, đơn vị nhận
văn bản.
Việc nhập dữ liệu vào máy tính cịn tồn tại một số bất cập và phụ thuộc vào
tình hình máy móc và điện. Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa thực sự đảm
bảo, đơi khi xảy ra tình trạng lỗi mạng, virus tấn cơng máy tính hoặc máy photo,
máy in hỏng. UBND quận Tây Hồ chưa trang bị được máy hủy tài liệu.
Việc hiện đại hóa cơng tác văn thư nhất là việc ứng dụng CNTT vào
quản lý hồ sơ, tài liệu còn hạn chế.
Công tác đào tạo bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư của UBDN quận Tây Hồ
đã được quan tâm chú trọng. Tuy nhiên vẫn chưa đạt được kết quả mong muốn.
Diện tích phịng làm việc hơi nhỏ
2.3.3. Ngun nhân của những tồn tại, hạn chế
Vấn đề quan niệm và nhận thức từ phía lãnh đạo

22


Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt chưa trở thành định kỳ, chưa có chuẩn
mực đánh giá để có căn cứ điều chỉnh.
Hệ thống quy định, tiêu chuẩn còn nhiều bất cập.
Cơng tác đào tạo tập huấn cịn hạn chế. Thời gian đào tạo ngắn hạn, lớp
học rất đông nên không thể truyền tải hết nội dung kiến thức, kỹ năng, yêu

cầu công việc.
Chế độ khen thưởng đãi ngộ, phụ cấp cũng chưa tương xứng.
Vấn đề nguồn lực kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công
nghệ thông tin phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung còn rất hạn chế,
chưa đáp ứng yêu cầu theo hướng chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Một số cán bộ công chức chưa quen lập hồ sơ công việc hoặc khơng
quan tâm nên q trình lập hồ sơ gặp khó khăn, lúng túng, không thực hiện
đầy đủ. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống, gây tốn
kém, lãng phí kinh phí chỉnh lý sau này.
Trong các vấn đề trên, nguyên nhân do nhận thức đóng vai trò quyết định.

23


Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, HÀ NỘI
3.1. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội
3.1.1. Đổi mới nhận thức về công tác văn thư
Cần phải không ngừng tuyên truyền nâng cao nhận thức đầy đủ về vị
trí, ý nghĩa, vai trị, tầm quan trọng của cơng tác văn thư thường xuyên bằng
nhiều hình thức: đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử quận Tây Hồ, tổ chức
các hội nghị, hội thảo, mở các lớp tập huấn. Ngoài ra có thể mở rộng hình
thức thơng tin, tun truyền thơng qua các phương tiện thông tin đại chúng
như đài phát thanh, truyền hình hoặc qua báo, tạp chí.
Tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư để
tồn bộ cán bộ cơng chức của cơ quan nắm được một cách hệ thống về công

tác văn thư, những việc cần làm để đảm bảo hoạt động của công tác văn thư
đi vào nề nếp, ngày càng đạt chất lượng cao.
3.1.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư
Tiếp tục củng cố tổ chức công tác văn thư theo hình thức “Một cửa”.
Tăng cường xác định trách nhiệm văn thư, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng và
kiểm tra. UBND quận Tây Hồ cần có bản quy định tiêu chuẩn và nhiệm vụ
đối với các chức danh cụ thể; nâng cao yêu cầu về trình độ tin học đối với cán
bộ văn thư. Bên cạnh đó, cần ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ
đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư để cán bộ văn thư yên tâm, gắn bó
với nghề.

24