Bài giảng môn Kiểm soát - Bài 5: Kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (408.46 KB, 7 trang )

(1)<div class='page_container' data-page=1>

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

BÀI 5

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ TIÊU THỤ

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.

 Đọc tài liệu:

1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế
Quốc dân, Hà Nội.

2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.

3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các 
hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học
kinh tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.

4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill
Higher Education.

5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall
Australia.

6. COSO (1992), Internal Control Report.
7. www.coso.org

8. www.internalcontrolsdesign.co.uk

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc
qua email.

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung

Bài 5 trong học phần Kiểm soát sẽ giới thiệu những đặc điểm cơ bản của chu trình mua
hàng và tiêu thụ, đồng thời các thủ tục kiểm soát liên quan chủ yếu áp dụng trong chu
trình. Ngồi ra, một số gian lận phổ biến trong chu trình và các thủ tục kiểm sốt để ngăn
chặn cũng sẽ được trình bày ở đây.

Mục tiêu

 Mơ tả về chu trình mua hàng và tiêu thụ trong doanh nghiệp;

 Chức năng kiểm soát chu trình mua hàng và tiêu thụ;

 Nội dung kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ;

</div>
(2)<div class='page_container' data-page=2>

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

T

ình huống dẫn nhập

Tại Cơng ty trách nhiệm hữu hạn BMC có các thủ tục hoạt động được mô tả như sau:

 Khi đặt hàng mua nguyên vật liệu, một liên của đơn đặt hàng được gửi cho bộ phận nhận
hàng, nhân viên nhận hàng sẽ ghi số thực nhận của liên này của đơn đặt hàng và gửi cho bộ
phận kế toán ghi sổ. Vật liệu được nhận vào kho.

 Một chi nhánh bán hàng của Công ty bao gồm một cửa hàng trưởng và hai nhân viên. Chi
nhánh được mở một tài khoản giao dịch tại Ngân hàng địa phương. Các khoản tiền thu của
chi nhánh được nộp vào đây. Các séc rút tiền thu của Chi nhánh được nộp vào đây. Các séc
rút tiền của tài khoản này phải có chữ ký của cửa hàng trưởng hoặc giám đốc tài chính Cơng
ty. Sổ phụ được gửi về cho cửa hàng trưởng, ông này sẽ đối chiếu sổ sách với sổ phụ. Định
kỳ, cửa hàng trưởng sẽ lập một bảng kê các khoản chi trong kỳ về nộp cho Công ty.

</div>
(3)<div class='page_container' data-page=3>

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ
5.1. Kiểm sốt chu trình mua hàng

5.1.1. Vai trị và đặc điểm của chu trình mua hàng 
Mua hàng là một chu trình quan trọng đối với đa số
doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp sản xuất
và thương mại. Bởi vì, chi phí cho dịch vụ mua hàng
thường chiến tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất
kinh doanh và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của
doanh nghiệp. Ngồi ra, chu trình mua hàng còn ảnh
hưởng đến nhiều chu trình khác nên khó tránh khỏi
những gian lận:

 Hoạt động mua hàng là khởi đầu của qúa trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, nó cung cấp chủ yếu các yếu tố đầu vào để tiến hành hoạt động khác. Chu
trình mua hàng trải qua nhiều khâu và liên quan đến hầu hết các chu trình nghiệp
vụ khác như: hàng tồn kho, tiền nên dễ bị chiếm dụng.

 Hàng hóa mua về thường có nhiều chủng loại với số lượng lớn, được vận chuyển
đến nhiều địa điểm khác nhau và liên quan đến các hoạt động khác như: hoạt động
sản xuất, tiêu thụ Điều này càng làm tăng các sai phạm vì mua hàng nhiều và lại
liên tục nên dễ tạo điều kiện cho các sai phạm có thể xảy ra.

Q trình mua hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều khoản mục:
nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị vật tư, nghiên cứu phát triển Chu trình mua hàng
bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hóa và dịch vụ trong quá
trình hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình thường bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt
hàng từ người có đủ thẩm quyền tại bộ phần cần hàng hóa/dịch vụ và kết thúc bằng
việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hóa/dịch vụ mà mình nhận được.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm 3 giai đoạn: cung
ứng các yếu tố đầu vào, sản xuất và tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp thương mại, quá
trình kinh doanh bao gồm 2 giai đoạn: mua hàng và bán hàng. Như vậy, dù ở loại hình
doanh nghiệp nào thì quá trình "mua hàng" cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu

vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của doanh nghiệp; bên
cạnh đó, khả năng thanh tốn các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình của
doanh nghiệp là tốt hay xấu.

Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hóa/dịch vụ là khác nhau,
nhưng chu trình mua hàng đều phải đảm bảo các bước sau:

 Xác định nhu cầu hàng hóa/dịch vụ cần cung cấp: thơng thường mỗi doanh nghiệp
sẽ có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ
cần thiết cho sản xuất (Bộ phận kế hoạch). Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch,
cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào nhằm giúp cho quá trình
sản xuất được diễn ra liên tục nhưng đồng thời, không gây ứ đọng vốn ảnh hưởng
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

</div>
(4)<div class='page_container' data-page=4>

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ
 Tìm và lựa chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng

căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng để xem xét và
tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi
quyết định mua một mặt hàng nào thì cũng phải tìm
hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác
nhau để lựa chọn được nhà cung cấp thích hợp. Sau
khi đã tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung
cấp, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được nhà cung cấp

mà có những yêu cầu phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng
của hàng hóa/dịch vụ, các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, phương
thức thanh toán

 Lập đơn đặt hàng: đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số
lượng, các thơng tin liên quan đến hàng hóa mà doanh nghiệp có ý định mua. Tất
cả các đơn đặt hàng đều phải có chữ kí của những người có đủ thẩm quyền. Các
bước công việc này cho thấy, việc lập đơn đặt hàng là khởi đầu của chu trình mua
hàng – đây là một chứng từ hợp pháp. Trong trường hợp, người mua và người bán
lần đầu có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện giao dịch lớn và phức tạp thì địi phải
phải có hợp đồng cung ứng hàng hóa/dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các
quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.

Việc phê chuẩn của người có đủ thẩm quyền đối với đơn đặt hàng giúp đảm bảo hàng
hóa/dịch vụ mua theo đúng mục đích. Ngồi ra, để tránh cho việc hàng hóa mua q
nhiều hoặc mua q ít khơng đủ nhu cầu. Hầu hết các doanh nghiệp đều cho phép một
sự phê chuẩn chung cho việc mua để phục vụ cho nhu cầu thường xuyên.

 Nhận hàng hóa/dịch vụ và lập phiếu nhập kho: việc nhận hàng hóa từ người bán là
một điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ mua hàng vì đây là thời điểm mà
tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán. Khi hàng hóa nhận về
địi hỏi phải có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian và các điều kiện khác.

Thơng thường, các doanh nghiệp có phịng tiếp nhận để nhận hàng, kiểm tra mẫu
mã, số lượng, quy cách và thời gian giao hàng để ngăn ngừa sự mất mát và lạm
dụng. Bộ phận này đồng thời lập biên bản hay báo cáo việc nhận hàng, đồng thời
gửi cho thủ kho một bản để tiến hành nhập hàng và gửi cho kế toán một bản nhằm
làm có sở tham chiếu để thanh tốn tiền hàng.

 Theo dõi các khoản nợ người bán: sự ghi nhận đúng về hàng hóa/dịch vụ nhận
được đòi hỏi cần phải ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ sẽ ảnh hưởng
đến các báo cáo tài chính và đến các khoản thanh tốn thực tế, chính vì vậy kế toán
chỉ được phép ghi vào các lần mua mà có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền. Khi kế
tốn nhận được hóa đơn từ người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá, số lượng,
phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thơng tin trên đơn đặt
hàng (hoặc hợp đồng mua hàng hóa/dịch vụ).

</div>
(5)<div class='page_container' data-page=5>

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ
5.1.2. Chức năng kiểm sốt chu trình mua hàng

Thực chất, kiểm sốt chu trình mua hàng phối hợp với hoạt động quản trị chung có
liên quan đến mua sắm các nhân tố lặp lại, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị thông
tin về hoạt động mua sắm và trợ giúp họ trong việc ra quyết định.

Bảng 5.1. Chức năng kiểm sốt chu trình mua hàng

Chức năng phối hợp Chức năng dịch vụ

 Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng chiến lược

và tác nghiệp;

 Phối hợp kế hoạch hóa và kiểm tra mua hàng;

 Kế hoạch hóa và kiểm tra ngân sách mua hàng;

 Phối hợp kế hoạch hóa mua hàng với các kế

hoạch hóa bộ phận hoạt động khác;

 Kiểm tra các điều kiện tiền đề.

 Nghiên cứu thị trường mua hàng: chuẩn

bị thông tin về điều kiện mua và các
nguồn hàng;

 Dự báo cầu về nguyên vật liệu, thiết bị;

 Phát triển, bổ sung và sử dụng mơ hình
kế hoạch hóa lượng đặt hàng;

 Xác định giới hạn cao của giá.

Trong quá trình kiểm sốt hoạt động mua hàng, cần phối hợp kế hoạch hóa mua hàng
chiến lược và tác nghiệp; phối hợp kế hoạch hóa và kiểm tra mua hàng. Từ đó, trên cơ
sở các dữ liệu kế hoạch cho trước để kiểm tra lại lượng hàng hóa mà doanh nghiệp
mua (chủng loại, số lượng, mẫu mã, giá cả…) thơng qua kiểm tra hàng hóa nhập về và
kiểm tra quá trình lưu kho. Đồng thời, qua kế hoạch hóa lượng hàng mà doanh nghiệp
dự báo được ngân sách dành cho hoạt động này như thế nào. Trên cơ sở đó, doanh
nghiệp sẽ chuẩn bị các điều kiện tiền đề cần thiết nhằm giúp mua được vật tư, hàng
hóa, tài sản đúng quy cách và chất lượng, đúng nguồn, đúng lúc, đúng nơi, đúng số
lượng và với giá hợp lý.

Nhiệm vụ quan trọng của kiểm soát chu trình mua hàng là phối hợp kế hoạch hóa
lượng đặt và mua sắm chiến lược và tác nghiệp, với nhiệm vụ này khi kiểm soát cần
trả lời các câu hỏi:

 Tính hợp lí của quyết định lượng đặt tác nghiệp với chiến lược mua hàng.

 Ảnh hưởng của các giải pháp đầu tư chiến lược đến các chính sách đặt hàng và lưu
kho tác nghiệp.

Thơng qua kiểm sốt chu trình mua hàng, nhân viên kiểm sốt có thể dự báo được
lượng nguyên vật liệu cần thiết và các thông tin về hoạt động mua hàng (điều kiện
mua, nguồn hàng, chương trình giảm giá…). Từ đó, trợ giúp cho nhà quản trị trong
q trình ra quyết định.

Để có thể xác định được lượng hàng cần mua, công thức lượng đặt hàng định hướng
chi phí kinh doanh truyền thống đề cập ở góc độ tác nghiệp thích hợp với chiến lược.
Quyết định đặt hàng chiến lược được giải thích như là quyết định nhiều thời kì với chu
kì đặt hàng như cũ và được mơ hình hóa bởi các dịng đầu tư. Tính thích hợp đạt được
nhờ mơ hình tác nghiệp chi phí kinh doanh sử dụng vốn dưới dạng trả lãi vốn được
xác định bởi lượng lưu kho bình quân của kì.

Chi phí kinh doanh đặt hàng:

TCKDĐH = FCKDđh  Lđh + TCKDPhụ  QNVLKH

Trong đó:

</div>
(6)<div class='page_container' data-page=6>

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ
Lđh: Số lần đặt hàng trong kì

TCKDPhụ:Chi phí kinh doanh phụ thêm cho hoạt động mua hàng

QNVLKH : Cầu về nguyên vật liệu của kì

5.1.3. Thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng

Cần thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm sốt trong q
trình đưa ra yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng,
lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và xác nhận cam kết
mua hàng

Yêu cầu mua hàng: Thông thường,khi các bộ phận có
nhu cầu thì sẽ đề nghị được mua hàng thông đơn đề
nghị mua hàng hóa. Để tránh trường hợp đặt mua hàng
khơng cần thiết hoặc khơng phù hợp với mục đích sử

dụng hoặc đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng các thủ tục kiểm soát cần thiết:
 Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt

và việc kí này phải từ người có đủ thẩm quyền. Thủ tục này nhằm đảm bảo việc
mua hàng đúng nhu cầu sử dụng và thông qua giấy đề nghị mua hàng, doanh
nghiệp có thể xác định trách nhiệm của những người liên quan nếu phát hiện có
dấu hiệu thơng đồng giữa nhân viên đề nghị mua hàng và nhà cung cấp.

 Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin và phải được người có thẩm
quyền ký duyệt. Tùy theo sự phân quyền trong doanh nghiệp, người có thẩm
quyền phê duyệt có thể ở các bộ phận khác nhau, nhưng thường là người đứng đầu
bộ phận có nhu cầu sử dụng và được sự ủy quyền của nhà quản trị cấp cao. Giấy
đề nghị mua hàng phải được lập thành hai liên: một liên lưu tại bộ phận yêu cầu,

một liên chuyển cho bộ phận mua hàng làm căn cứ để đặt hàng

Phê duyệt việc mua hàng: sau khi nhận giấy đề nghị mua hàng từ các bộ phận có nhu
cầu sử dụng, các bộ phận liên quan cần xác minh và ước tính được thời gian hợp lý để
mua hàng, tránh trường hợp hàng đặt về q sớm (có thể gây lãng phí chi phí lưu kho
hoặc làm giảm phẩm chất hàng hóa) hoặc quá trễ (dẫn đến thiếu nguyên vật liệu trong
sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán), các thủ tục kiểm soát cần thiết:

 Cần phân trách nhiệm việc xét duyệt mua hàng để tránh trường hợp nhiều người
cùng đặt một mặt hàng, dẫn đến lượng hàng vượt quá mức cần thiết.

 Mở sổ theo dõi mặt hàng nào đang đặt và mặt hàng nào cần đặt thêm để tránh
trường hợp hàng đặt về quá nhiều không đủ chỗ chứa.

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi nhận được giấy phê duyệt
mua hàng từ người có thẩm quyền, doanh nghiệp cần
phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín nhằm có được hàng
hóa có chất lượng và giá cả hợp lý nhất, tránh trường
hợp nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà
cung cấp hoặc nhân viên xử lý báo giá thông đồng với
nhà cung cấp, các thủ tục kiểm soát cần thiết:

</div>
(7)<div class='page_container' data-page=7>

Bài 5: Kiểm sốt chu trình mua hàng và tiêu thụ

nhận Thông thường, ở một mức hàng hóa nào đó, doanh nghiệp cần có ít nhất là
ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập.

 Thực hiện việc hóan đổi nhân viên mua hàng, ban hành các quy tắc đạo đức, trong
đó, có những quy định nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận các lợi ích kinh tế từ
nhà cung cấp.

 Việc lựa chọn nhà cung cấp phải được người có thẩm quyền phê duyệt. Việc này
nhằm tránh tình trạng có sự thơng đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.
 Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn

nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp.
 Mọi thông tin trên bảng báo giá cần phải ghi chép cẩn thận và báo cáo cho người

chịu trách nhiệm phê duyệt. Chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cung cấp có
tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với bộ phận xử lý báo giá, điều này nhằm
tránh trường hợp nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp.
 Ngoài ra, doanh nghiệp cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhập

thường xuyên. Thủ tục này giúp doanh nghiệp đảm bảo được các giao dịch chỉ từ
nhà cung cấp có đủ năng lực, và điều này cũng làm hạn chế tối đa sự quan hệ mật
thiết giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp.

Đặt hàng: Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn
đặt hàng. Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng gồm:

 Đơn đặt hàng phải được phê duyệt từ những người có thẩm quyền. Và đơn này
phải được lập ít nhất 5 liên: một liên lưu ở bộ phận mua hàng, một liên gửi cho nhà
cung cấp, một liên gửi cho bộ phận nhận hàng, một liên gửi cho bộ phận đề nghị
mua hàng và một liên gửi cho bộ phận kế tốn để theo dõi cơng nợ.

 Chỉ có bộ phận mua hàng (được tổ chức độc lập với các bộ phận khác) mới được
phép đặt hàng.

 Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa được nhận.
 Tiến hành xác minh cam kết mua bán hàng giữa bên bán và bên mua trước khi

hàng thực tế nhận.

Nhận hàng: Sau khi đạt được sự thỏa thuận bên bán và
bên mua, bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhận hàng.
Nhằm tránh việc hàng nhận không đúng quy cách, chất
lượng, số lượng hay hàng chưa kịp nhập kho đã bị biển
thủ Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng gồm:
 Việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận

độc lập thực hiện. Bộ phận này cần tách biệt với bộ
phận đặt hàng.

 Sau khi nhận hàng, cần lập báo cáo về số hàng

nhận được. Báo cáo này được lập thành 2 liên, một liên gửi cho kế toán để làm
chứng từ thanh toán, một liên gửi ở bộ phận nhận hàng để làm căn cứ cho quá
trình nhận hàng đã hoàn thành.

</div>