Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (Khóa luận tốt nghiệp)

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
CỦA VĂN PHỊNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT

Sinh viên thực hiện

: HOÀNG VIỆT HÙNG

Mã số sinh viên, khóa, lớp

: 1305QTVC022, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13C

HÀ NỘI - 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tơi thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên là : “Nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”.
Tơi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng tin
sử dụng trong đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp này.

Hà Nội, ngày 19 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

Hoàng Việt Hùng


LỜI CẢM ƠN
Để có thể hồn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, trong q trình thu
thập, tổng hợp thơng tin làm khóa luận tơi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ
ban lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, đặc biệt là mọi người ở văn phòng Sở
đã tạo điều kiện, giúp đỡ cho tôi trong suốt thời gian làm khóa luận và các
thầy cơ trong khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn một cách tỉ mỉ để tơi
hồn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Nhân đây, cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn chân thành tới giảng viên
hướng dẫn khóa luận Th.s Nguyễn Đăng Việt giảng viên khoa Quản trị văn
phòng, bởi thầy đã hướng dẫn tận tình trong quá trình thực hiện làm khóa luận
tốt nghiệp.
Tơi xin được trân trọng cảm ơn!


BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

VP

Văn phòng

2

SNV

Sở Nội vụ


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................................ 2
3. Mục đích nghiên cứu ............................................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................ 3
5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu ........................................................................ 3
6. Giả thuyết nghiên cứu ........................................................................................... 3
7. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................... 3
8. Bố cục của đề tài .................................................................................................... 4
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG ........ 5
1.1. Khái niệm về văn phịng và cơng tác văn phịng ............................................. 5
1.1.1. Khái niệm về văn phòng .............................................................................. 5
1.1.2. Khái niệm về cơng tác văn phịng ............................................................... 6

1.2. Vị trí, vai trị của văn phịng và cơng tác văn phịng ...................................... 6
1.2.1. Vị trí, vai trị của văn phịng ........................................................................ 6
1.2.2. Vị trí, vai trị của cơng tác văn phịng ......................................................... 8
1.3. Nội dung cơng tác văn phịng ............................................................................ 9
* Tiểu kết chương 1: ............................................................................................ 16
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG SỞ NỘI VỤ
TỈNH ĐIỆN BIÊN ................................................................................................... 17
2.1. Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên ......................................................... 17
2.1.1. Lịch sử hình thành .................................................................................... 17
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. ........................................................ 18
2.1.2.1. Chức năng ........................................................................................... 18
2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ....................................................................... 19


2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức..................................................................................... 25
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên .............................................................................................................. 26
2.1.3.1. Chức năng ........................................................................................... 26
2.1.3.2. Nhiệm vụ .............................................................................................. 26
2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ........................................... 28
2.2. Thực trạng về công tác của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên .............. 29
2.2.1. Tổ chức bộ máy làm cơng tác văn phịng ............................................... 29
2.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp ................................................................. 34
2.2.3. Công tác thu thập và xử lý thông tin....................................................... 36
2.2.4. Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho cơ quan ...................... 38
2.2.5. Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định
của cơ quan .......................................................................................................... 40
2.2.6. Công tác về văn thư - lưu trữ................................................................... 44
2.2.6.1. Công tác tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ ............................... 44
2.2.6.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ................................................................ 48

2.2.6.2.1. Nghiệp vụ về văn thư .................................................................... 48
2.2.6.2.2. Nghiệp vụ về lưu trữ..................................................................... 59
2.2.7. Công tác tổ chức hội họp .......................................................................... 60
2.2.8. Công tác đảm bảo hậu cần ....................................................................... 63
2.2.9. Ứng dụng thiết bị và công nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng .. 65
2.2.9.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Văn
phòng Sở Nội vụ .............................................................................................. 65
2.2.9.2. Các phần mềm ứng dụng CNTT trong hoạt động Văn phòng Sở ... 66
* Tiểu kết chương 2: ............................................................................................ 68
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN ................ 69
3.1. Nhận xét, đánh giá............................................................................................ 69
3.1.1. Ưu điểm ...................................................................................................... 69
3.1.2. Hạn chế ...................................................................................................... 73


3.1.3. Nguyên nhân .............................................................................................. 74
3.2. Các giải pháp .................................................................................................... 75
3.2.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng ........... 75
3.2.1.1. Đối với người lãnh đạo....................................................................... 75
3.2.1.2. Đối với nhân viên văn phòng ............................................................. 76
3.2.2. Chuẩn hóa các quy định nghiệp vụ về văn phịng ................................. 78
3.2.3. Giải pháp đầu tư các trang thiết bị làm việc văn phòng ...................... 80
3.2.4. Ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng ........................................... 81
3.2.5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động
của văn phòng...................................................................................................... 82
* Tiểu kết chương 3: ............................................................................................ 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 85
PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Có thể nói trong giai đoạn Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa, Việt Nam
đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi
cũng như những thách thức địi hỏi chúng ta khơng ngừng đổi mới trên mọi
lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Chính từ
những u cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với mơi trường cơng nghệ của
thời đại thơng tin khiến văn phịng trở thành một bộ phận quan trọng không
thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức trong đó có Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên.
Lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh trong dịp đi chúc tết Tết Nguyên đán
năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu
Việt Bắc đã từng nói : “Cơng tác Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp
cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phịng nắm tình hình sai
thì lãnh đạo sẽ giải quyết cơng việc khơng đúng...cho nên phải luôn nêu cao
tinh thần trách nhiệm, năng lực cơng tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện
tốt nhiệm vụ được giao”. Câu nói trên càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa
là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm
vụ của cán bộ văn phịng nói chung và cán bộ, cơng nhân viên chiến sỹ văn
phịng Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng trong giai đoạn hiện
nay.
Tại Hội nghị cơng tác văn phịng cơ quan hành chính Nhà nước tồn
quốc do Văn phịng Chính phủ tổ chức tại Hà Nội năm 2010, lúc đó Phó Thủ
tướng Thường trực Chính phủ Nguyễn Sinh Hùng cũng đã đến dự và đặc biệt
nhấn mạnh: “Đừng nghĩ rằng cứ điều ai về làm văn phịng cũng được và ai
cũng làm văn phịng được”, đó là nhận định rất đúng đắn, mang tính khái quát
cao và là lời nhắc nhở sâu sắc tới lãnh đạo, cán bộ, công chức của cơ quan, tổ
chức các cấp, các ngành cần phải nâng cao nhận thức đúng đắn, tồn diện và có
1

sự quan tâm đặc biệt tới vị trí, vai trị, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng,
chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng cán bộ, cơng
chức làm cơng tác văn phịng, tạo điều kiện tốt nhất để văn phòng phát huy tốt
vai trò của mình.
Do vậy, văn phịng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị
khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phịng càng sớm hiện đại hố, càng phục
vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hố văn phịng cũng khơng
phải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng khơng đến
nỗi khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại
đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn.
Trong thời gian làm khóa luận tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, nhận thức
được vai trị quan trọng của văn phịng, do đó tơi quyết định chọn đề tài:
“Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”, với
mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động của văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần
nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay đề tài nghiên cứu về công tác văn phịng khơng phải là một lĩnh
vực mới, đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về lĩnh vức này. Trong phạm vi
đề tài, tơi có đề cập đến một số cơng trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về
cơng tác văn phịng có thể nêu như sau:
- Báo cáo tốt nghệp, “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phịng Cơng ty cổ phần Cơng trình giao thơng Hải Phịng” của Hồng
Thị Thu Hiền.
- Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu
quả cơng tác văn phịng tại cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng
Thành” của Phạm Thị Huyền.

2


- Luận văn thạc sĩ, “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm
Hà” của Lê Thị Nga.
3. Mục đích nghiên cứu
- Tìm hiểu về cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng.
- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh
Điện Biên để thấy được những thành tựu và hạn chế.
- Đề ra các giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn
phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Hiểu rõ được những cơ sở lý luận chung về khái niệm, vị trí, vai trị, nội
dung của văn phịng và cơng tác văn phịng.
Vận dụng những lý thuyết nghiên cứu được để tìm hiểu thực trạng về
hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Rút ra những ưu điểm và
hạn chế còn tồn tại trong hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện
Biên.
5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
- Phạm vi: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (Số 841, đường Võ Nguyên Giáp,
phường Mường Thanh, thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên).
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là : Hoạt động của Văn phòng Sở Nội
vụ tỉnh Điện Biên.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên vẫn còn nhiều hạn
chế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng của hoạt động này, từ đó góp
phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để hồn thành đề tài này, tơi đã sử dụng một số phương pháp như sau:

3


- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin ở những tài liệu đã
nghiên cứu trước đó về cơng tác văn phịng của các cơ quan hành chính nhà
nước nói chung, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nói riêng.
- Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ
và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng
trong cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn phịng.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụng
nhiều nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
8. Bố cục của đề tài
 Kết cấu của đề tài gồm 3 phần:
- Phần mở đầu.
- Phần nội dung: Gồm 3 Chương
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về cơng tác văn phịng.
Chương 2: Thực trạng về cơng tác Văn phịng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện.
- Phần Kết luận.

4


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG
1.1. Khái niệm về văn phịng và cơng tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm về văn phòng

Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức người ta luôn nhấn mạnh đến
vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực
hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó
đảm bảo cho cơng tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống
nhất, hoạt động thường xuyên liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phịng là gì ?
Văn phịng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác
nhau:
- Văn phịng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Người ta có thể
gọi là “Văn phịng Giám đốc”, “Văn phịng Nghị sỹ”.
- Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa
điểm mà mọi cán bộ, cơng chức hàng ngày đến đó để thực thi cơng vụ. Ví dụ
“Văn phịng Bộ”, “Văn phịng Uỷ ban nhân dân”.
- Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà
nước, trong các xí nghiệp. Như vậy: văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo
quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phịng
người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến
cơng tác văn thư.
- Văn phịng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị.
Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó
chỉ phản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đưa ra
được định nghĩa chính xác về văn phịng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn
diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức.

5


Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của
văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về
văn phòng cơ quan như sau:
=> “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh

nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi
chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức ”.
1.1.2. Khái niệm về cơng tác văn phịng
Nếu xem xét cơng tác văn phịng theo quan điểm hệ thống thì:
- Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý,
sử dụng toàn bộ các nguồn thơng tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã
hội, hànhchính, mơi trường... theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm
thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Như vậy ở đầu vào,
việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý
để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của cơng
tác văn phịng.
- Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các
thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh
đạo. Tồn bộ hoạt động này sẽ góp phần hồn thiện từng bước công tác tổ
chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử
dụng thơng tin trong q trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu
mong muốn.
=> “ Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý
và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức
nhằm đạt được kết quả mong muốn ”.
1.2. Vị trí, vai trị của văn phịng và cơng tác văn phịng
1.2.1. Vị trí, vai trị của văn phịng
Trong q trình hoạt động các tổ chức ln có mối quan hệ đối nội và
6


đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch. Số lượng văn bản nhiều hay ít
phụ thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của
mỗi tổ chức nhưng nhất thiết phải có VP để thực hiện việc quản lý và lưu

chuyển các văn bản này. Các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho
cơng tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức. Với vị trí hoạt
động đa dạng, nhiều người đã gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng
làm việc cho nhà quản trị.
VP là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vị
trong mọi hoạt động. Do VP trợ giúp cho nhà quản trị về công tác thông tin
điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xun,
liên tục. Vai trị của văn phòng đựợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các
chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó.
Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây
chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình
quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phịng khơng
làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phịng làm trung gian
giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là
nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh
nghiệp mang đến cho lãnh đạo.
Văn phòng đựợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
bởi vì trong mỗi tổ chức này ln có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông
qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phịng cũng
được ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu
cần chỉ có văn phịng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện... đến
mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả. Với
nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng
cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo
7


đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp
theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, văn

phịng cịn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối
ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo
vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi cơng tác; chuẩn bị xe đưa đón khách;
chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách…
VP là bộ phận trung gian thực hiện ghép nối các mối quan hệ trong quản
lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt
động thường xuyên, diễn ra khá phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao
cho VP làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việc
người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết
theo yêu cầu của quản lý.
Sở dĩ, VP được đánh giá là bộ phận khơng thể thiếu vì nó có những vai
trị vô cùng quan trọng đối với các nhà lãnh đạo:
- Văn phịng là trung tâm thực hiện q trình quản lý điều hành đơn vị.
- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.
- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức.
- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ
chức.
- Là dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung, các
nhà lãnh đạo nói riêng…
=> Với những vai trị to lớn đó các nhà quản trị đang cố gắng xây dựng
VP mình theo hướng hiện đại hóa. Đồng thời nhận thức hoạt động VP là hoạt
động nghề nghiệp,thực tế trong xã hội.
1.2.2. Vị trí, vai trị của cơng tác văn phịng
Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phịng chúng
ta có thể khẳng định rằng văn phịng là bộ phận khơng thể thiếu được trong cơ
quan, tổ chức.
8


Văn phịng hoặc phịng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là

mắt của cơ quan, tổ chức. Nếu văn phịng làm việc có nề nếp, có kỷ cương
khoa học thì cơng việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thơng
suốt và có hiệu quả.
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành
chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có
thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức
và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi
thế về thơng tin và coi thơng tin có quan hệ sống cịn. Hoạt động thơng tin lại
gắn với cơng tác văn phịng cho nên hoạt động văn phịng có vị trí đặc biệt
quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Tuy nhiên để để tăng cường và phát huy được vai trị của cơng tác văn
phịng địi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này
một cách khoa học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xun chăm lo
kiện tồn văn phịng, xây dựng đội ngũ cán bộ cơng chức văn phịng vững
mạnh.
Một văn phịng trì trệ, yếu kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh
đạo. Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng hoặc Trưởng phịng, Phó
phịng Hành chính (cơ quan khơng có văn phịng) là người trợ thủ đắc lực của
lãnh đạo về hoạt động văn phòng. Hàng ngày Chánh văn phịng, Phó Chánh
văn phịng giúp thủ trưởng điều hành mọi cơng việc hành chính cơ quan, chịu
trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công tác hoạt động văn phịng.
1.3. Nội dung cơng tác văn phịng
- Tổ chức bộ máy cơng tác làm văn phịng:
Cơ cấu tổ chức văn phịng hay nói cách khác là bộ máy văn phòng đòi
hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc.
Mọi hoạt động của bộ máy văn phịng phải thơng suốt, có hiệu quả, các mối
quan hệ phải xác định rõ ràng. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân
9

thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của tồn
bộ hệ thống.
Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của
cơng tác văn phịng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu
cầu nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thơng tin địi
hỏi các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển
chung. Trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phịng. Nhiệm vụ đó
đặt ra cho văn phịng u cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều
hành công việc.
- Công tác tham mưu, tổng hợp:
Tham mưu và tổng hợp trong hoạt động văn phòng là hai cơng việc cùng
nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có
cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục
tiêu hoạt động của cơ quan.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của cơng tác
văn phịng; cịn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý
thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai
nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động
quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý
sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học
chính xác. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng
cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phịng, trong đó
cần xác định rõ văn phịng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp
việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có
được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phịng
là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những cơng việc không đúng chức
năng.

10

- Công tác thu thập và, xử lý thông tin:
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự
truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy
ra cho nhiều người cùng biết.
Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thơng tin. Thơng
tin bao gồm: thơng tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính…;
những thơng tin thuận, thơng tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo.
Thông tin là nguồn là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt,
kịp thời và hiệu quả. Lãnh đạo khơng thể tự mình thu thập, xử lý thơng tin mà
phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này.
Người trợ giúp đó khơng ai khác chính là văn phịng. Văn phịng được
coi như “cổng gác thơng tin” vì tất cả thơng tin đến hay đi đều được chuyển
phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thơng tin tiếp nhận được
(cả bên ngồi và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích
hợp để chuyển tải và lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong văn
phịng, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổ chức.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác cho cơ quan:
Các phịng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua
các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Chương trình, kế hoạch
giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế
hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức
trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro
trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ
quan chủ động cơng việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, khơng bỏ sót
cơng việc. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối
các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với
nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phịng dự
thảo và đơn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện.
11

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành,
sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan
và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận
chỉ đạo hồn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ
được làm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực
hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có
điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn.
- Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy
định của cơ quan:
Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ
theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì
hoạt động. Các điều kiện đó khơng giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do
tính chất hoạt động, vai trị, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan,
tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua
lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt
động của cơ quan là thuộc về cơng tác văn phịng. Đây là nhiệm vụ quan
trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi
vào hoạt động.
- Công tác về văn thư, lưu trữ:
Đối với hoạt động văn phịng thì cơng tác văn thư, lưu trữ rất quan trọng.
Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phịng thơng
suốt và có hiệu quả.
+ Công tác văn thư :
Công tác văn thư là tồn bộ những cơng việc đảm bảo cho việc thơng
tin quản lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn
thảo văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội.

12


Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo u cầu về
tính nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại.
+ Cơng tác lưu trữ:
Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học
những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong q trình hoạt động
của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Nội
dung công tác lưu trữ bao gồm: Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ
chức khoa học và tổ chức tài liệu phông lưu trữ quốc gia như: phân loại, xác
định giá trị, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra
tài liệu, tổ chức phịng đọc, giới thiệu cơng bố tài liệu, xây dựng các công cụ
tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu. Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiến
hành theo phuơng pháp khoa học lưu trữ. Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là
xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ.
- Công tác tổ chức hội họp:
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong
hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong
đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Tổ chức hội họp là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của
văn phòng. Hội họp là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp
hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số
đơng người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông
tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó.
Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan,
doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều
người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung
và cùng tham gia tiến trình ra quyết định.

13


- Công tác đảm bảo hậu cần:
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi
làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các
điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải
cung ứng.
Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung
ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào
từng thời điểm. Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phịng. Làm tốt
cơng tác hậu cần, văn phịng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu
quả của cơ quan, doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ
chức mua săm trang thiết bị hiện đại, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý
chặt chẽ các chi phí văn phịng để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp và lập kế
hoạch tài chính mới theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp.
Đảm bảo cả về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các
hoạt động trong cơ quan, doanh nghiệp. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết
kiệm có ảnh hưởng trực tiếp đến chính hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
đó nên cần có sự quản lý chặt chẽ, khoa học. Do đó các cơ quan, doanh
nghiệp cần tạo điều kiện thuận lợi cho văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ của
mình.
- Ứng dụng các trang thiết bị và cơng nghệ thơng tin trong cơng tác
văn phịng:
Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, nên ngày càng
nhiều các cơ quan đơn vị áp dụng thông tin vào hoạt động văn phịng của
mình. Nếu như các cơng việc văn phòng chỉ được thực hiện theo phương pháp
thủ cơng, đơn giản thì hiệu quả của cơng tác văn phịng sẽ khơng cao, tiến độ
thực hiện cơng việc chậm, kém chính xác. Chính vì vậy yếu tố cơng nghệ

thơng tin cho hoạt động văn phịng có ý nghĩa lớn, ảnh hưởng đến hiệu quả

14


hoạt động Văn phòng, cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp
thời.
- Một số công tác khác:
+ Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo: Trong hoạt động của bất
cứ cơ quan, tổ chức nào, các cán bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi
công tác. Là một trợ lý hay thư ký của cấp quản trị, phải biết họach định các
chuyến đi công tác của thủ trưởng. Kế họach chuyến đi bao gồm các họat
động sau đây: Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác; chuẩn bị các
thủ tục giấy tờ; chuẩn bị phương tiện đi lại cho lãnh đạo; liên hệ với nơi lãnh
đạo đến làm việc để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và chỗ làm việc cho lãnh đạo;
chuẩn bị tài liệu chun mơn và nghe nhìn; chuẩn bị kinh phí; lên kế hoạch
đảm nhận ở nhà khi lãnh đạo đi công tác.
+ Công tác tổ chức, xây dựng nguồn nhân lực: Bất kỳ cơ quan, tổ chức
nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài ngun của
mình, trong đó có nguồn tài ngun vơ cùng q giá đó là nguồn nhân lực.
Yếu tố nhân lực đóng vai trị chính trong tồn bộ thành công của cơ quan tổ
chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu
quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành viên trong tổ chức nói
riêng.
+ Cơng tác lễ tân, tiếp khách: Lễ tân là tổng hợp các hoạt động diễn ra
trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các tổ chức, cá nhân. Nhân
viên lễ tân làm việc tại vị trí tiền phong của cơ quan, tổ chức là người đầu tiên
tiếp đón khách hàng đến liên hệ trực tiếp với cơ quan với nhiệm vụ tạo được
ấn tượng vàng tốt đẹp, là trung gian nhận và lưu chuyển các cuộc điện thoại
gọi đến đúng chuẩn chuyên nghiệp. Tất cả khách đến cơ quan phải được tiếp

đón với thái độ tơn trọng và lịch sự. Tuỳ theo điều kiện cụ thể, mỗi cơ quan
có một quy tắc riêng về gặp rỡ, chào đón khách khác nhau.

15


* Tiểu kết chương 1:
Từ những cơ sở lý luận về văn phịng và cơng tác văn phịng nêu trên, ta
có thể thấy văn phịng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ
chức. Văn phòng là mắt xích nối các bộ phận trong cơ quan, tổ chức lại với
nhau, là tiền đề cho cơ quan, tổ chức phát triển. Chính vì vậy, trong hoạt động
của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được bộ phận văn
phòng, cho nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơng tác văn phịng
nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn với các yêu cầu của công việc là hết sức cần
thiết.

16


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG
SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN
2.1. Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên
- Tên cơ quan: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.
- Địa chỉ: Số 841, đường Võ Nguyên Giáp, phường Mường Thanh, thành
phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên.
- Điện thoại: 0215.3831036

Fax: 0215.3825269

- Email:
- Website: snv.dienbien.gov.vn.
2.1.1. Lịch sử hình thành
Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên tiền thân là Ban Tổ chức dân chính trực thuộc
Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu (cũ). Qua các giai đoạn của cách mạng, với
những tên gọi khác nhau: Ban Tổ chức dân chính, Ban Tổ chức, Ban Tổ chức
Chính quyền, Sở Nội vụ.
Ban Tổ chức Dân chính (1965 - 1968): Được thành lập theo Quyết định
số 756/QĐ ngày 20 tháng 11 năm 1965 của Ủy ban hành chính tỉnh Lai Châu
(cũ), có chức năng, nhiệm vụ: là cơ quan nghiên cứu và nghiệp vụ, đặt dưới
sự lãnh đạo trực tiếp của Ủy ban hành chính tỉnh; đồng thời dưới sự chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.
Ban Tổ chức (1968 - 1971): Được tách ra từ Ban Tổ chức Dân chính
theo Quyết định số 414/QĐ ngày 21 tháng 8 năm 1968 của Ủy ban hành
chính tỉnh Lai Châu (cũ), có chức năng, nhiệm vụ: giúp Ủy ban hành chính
tỉnh kiện tồn chính quyền các cấp về mọi mặt, nhất là cấp xã; nghiên cứu
phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính trong tỉnh theo quy định của nhà
nước; xây dựng các đề án, hồ sơ về phân vạch hoặc điều chỉnh địa giới trình
Bộ Nội vụ quyết định; quản lý tổ chức bộ máy nhà nước; cùng với các ngành
liên quan thực hiện công tác tiền lương đối với công nhân, viên chức thuộc
17


khu vực hành chính sự nghiệp theo quy định của nhà nước; được Ủy ban hành
chính tỉnh ủy quyền xét, xếp lương cho cán bộ, viên chức thuộc khu vực hành
chính, sự nghiệp; quản lý biên chế hành chính, sự nghiệp; đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ làm công tác tổ chức, công tác cán bộ thuộc hệ quản lý của Ban.
Ban Tổ chức Chính quyền (1971 - 2004): Được đổi tên từ Ban Tổ chức
theo Quyết định số 19/QĐ ngày 17 tháng 9 năm 1971 của Ủy ban hành chính
tỉnh Lai Châu (cũ) và tiếp tục thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ

chức đến tháng 9 năm 2004.
Sở Nội vụ (từ tháng 9 năm 2004 đến nay): Được đổi tên từ Ban Tổ chức
Chính quyền theo quy định tại Nghị định số 171/2004/NĐ - CP ngày 29 tháng
9 năm 2004 của Chính phủ; theo đó, Sở Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ: tham
mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội
vụ, gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp; cải
cách hành chính; tổ chức chính quyền địa phương, quản lý địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường,
thị trấn; tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ.
Từ tháng 05 năm 2008 đến nay: Thực hiện Nghị định số 13//2008/NĐCP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ; theo đó, Ban Thi đua, khen
thưởng tỉnh, Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh, Bộ phận Tôn
giáo thuộc Ban Dân tộc tỉnh được sáp nhập về Sở Nội vụ. Sau khi kiện toàn,
Sở Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế các cơ
quan hành chính, sự nghiệp; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;
địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công
chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ
nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng và công tác Thanh niên.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
2.1.2.1. Chức năng
Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
18