Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh (Luận văn thạc sĩ)

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN VĂN CHÌ

TỔ CHỨC CƠNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội, Tháng 12/2020


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NGUYỄN VĂN CHÌ

TỔ CHỨC CƠNG TÁC LƯU TRỮ
TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐỖ VĂN HỌC

Hà Nội, Tháng 12/202

BẢN CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là cơng trình nghiên cứu của tơi, với sự
hướng dẫn của TS. Đỗ Văn Học. Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là
hồn tồn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, khơng sao chép ngun văn bất
kỳ cơng trình nghiên cứu nào đã được công bố.
……, ngày ….tháng… năm 2020
Tác giả luận văn

Nguyễn Văn Chì


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành luận văn “Tổ chức cơng tác lưu trữ tại các trường Cao
đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh”, trước hết tơi xin trân trọng cảm
ơn đến Khoa Văn thư – Lưu trữ, phòng Đào tạo sau đại học trường Đại học
Nội vụ Hà Nội cùng các thầy cô trực tiếp quản lý, giảng dạy đã truyền đạt,
trang bị cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian học tập
tại trường.
Tôi xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của các cán bộ, viên chức làm
công việc văn thư - lưu trữ cùng ban lãnh đạo tại 8 trường cao đẳng mà tôi
trực tiếp khảo sát và lấy số liệu thực tế, các đồng chí, đồng nghiệp trong cơ
quan đã tạo điều kiện cho tơi hồn thành luận văn.
Đặc biệt, tôi xin cảm ơn TS. Đỗ Văn Học người thầy đã tận tình chỉ dẫn
và giúp đỡ tơi trong suốt q trình nghiên cứu để hồn thành luận văn.
Trong suốt q trình hồn thành luận văn, bên cạnh sự nỗ lực của bản
thân để tìm hiểu và nghiên cứu, cịn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các
nhà nghiên cứu đi trước, nhưng chắc chắn luận văn không tránh khỏi những
thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến góp ý xây dựng để luận văn được
hồn thiện hơn.

Xin trân trọng cảm ơn.


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BGH

Ban Giám hiệu

BGDĐT

Bộ Giáo dục và đào tạo

CB-GV-NV

Cán bộ, giảng viên, nhân viên

CĐ

Cao đẳng

CĐN

Cao đẳng nghề

CTĐT

Chương trình đào tạo

CTCT-HSSV

Cơng tác Chính trị - Học sinh Sinh viên

CSGDNN

Cơ sở giáo dục nghề nghiệp

GDNN

Giáo dục nghề nghiệp

HSSV

Học sinh Sinh viên

KT&ĐBCL

Khảo thí và Đảm bảo chất lượng

KHCN

Khoa học và công nghệ

QLKH-HTQT

Quản lý Khoa học - Hợp tác Quốc tế

Sở LĐTB&XH

Sở Lao động Thương binh và Xã hội

Sở GD&ĐT

Sở Giáo dục và Đào tạo

Tp.HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

TLLT

Tài liệu lưu trữ

TC-HC-TH

Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp

TS-ĐT

Tuyển sinh - Đào tạo

UBND

Ủy ban nhân dân


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Danh mục các chữ viết tắt

Mục lục
Trang
MỞ ĐẦU……………………………………………………………………...1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
CÔNG TÁC LƯU TRỮ …………………………………………………….7
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác lưu trữ ………………………………..7
1.1.1. Một số khái niệm .………………………………………………...……7
1.1.2. Tổ chức công tác lưu trữ …..……………………………………..….....9
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ ……………………………...14
1.2.1. Quy định của Nhà nước ……………………..……………………......14
1.2.2. Quy định của UBND và Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh …....…...15
1.2.3. Quy định của một số trường cao đẳng ……..…………………..………...16
1.3. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường
cao đẳng ……………………..……………………………………………....16
1.3.1. Thành phần tài liệu của trường cao đẳng …………………...……….......16
1.3.2. Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của trường cao đẳng…..17
1.3.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ đối với trường cao đẳng …………………..18
Tiểu kết chương 1……………………………………………...…………… 20
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC
TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH…...21

2.1. Khái quát về các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí
Minh……………………………………………………………...………….21
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng ……..….…..22
2.2.1. Nhiệm vụ quyền hạn ………………………………………………….22
2.2.2. Cơ cấu tổ chức …………………………………………….………….23
2.3. Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh ……………..…………………………………......23
2.3.1. Tổ chức hoạt động quản lý ...................................................................23

2.3.2. Tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ tại các trường cao
đẳng …………………………………………………………………………30
2.4. Nhận xét và đánh giá về tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng
trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh …………………...…………..………37
2.4.1. Ưu điểm………………………………………………………...……..37
2.4.2. Hạn chế của tổ chức công tác lưu trữ tại các trường …………………38
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ………………………..……………42
Tiểu kết chương 2 …………………………………………………...………43
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ
CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH………………………….……..44
3.1. u cầu phải đổi mới cơng tác lưu trữ tại các trường cao
đẳng ……………………………………………………………....................44
3.1.1. Yêu cầu phát triển của các trường cao đẳng trong hệ thống giáo dục
quốc dân …………………………………………………………………….44
3.1.2. Yêu cầu đổi mới, hội nhập đáp ứng nhu cầu của xã hội ………...…....45
3.1.3. Yêu cầu đối với hoạt động chuyên môn và quản lý của các trường cao
đẳng …………………………………………………………………………46
3.1.4. Yêu cầu đổi mới để quản lý và sử dụng tài liệu liệu lưu trữ hiệu
quả…………………………………………………………………………...46
3.2. Một số giải pháp ………………..……………………………................47
3.2.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý……..………………………….48
3.2.2. Nhóm giải pháp về hoạt động chun mơn nghiệp vụ ……..……...…51
Tiểu kết chương 3 ……………………………………………………...……58
Kết luận ………………………………………………..……………………59
Tài liệu tham khảo …………………………………………………………..61
Phụ lục ………………………………………………………………………66

1

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Một là, Giáo dục ln có vị trí cực kì quan trọng trong việc nâng cao dân trí,
phát triển nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, góp phần phát triển đất nước. Để
phục vụ cho nhiệm vụ cao cả đó, cùng với hệ thống các trường giáo dục, đào tạo
khác, hệ thống các trường cao đẳng có vị trí vơ cùng quan trọng vào sự nghiệp giáo
dục của cả nước, đào tạo đội ngũ cán bộ, đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ tổ
quốc.
Hai là, trong quá trình hoạt động của các trường cao đẳng, một khối lượng tài
liệu lớn đã sản sinh ra và có giá trị nhiều mặt đối với các hoạt động của Nhà trường,
của sinh viên, của xã hội. Tuy nhiên cơng tác lưu trữ cịn chưa đáp ứng được nhu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu cũng như bảo quản những tài liệu có giá trị.
Ba là, với tình hình thực tế, việc tổ chức và hoạt động trong công tác lưu trữ
của các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, trong đó có trường
cơng lập và trường tư thục hiện nay cịn nhiều tồn tại. Việc tổ chức cơng tác lưu trữ
cịn chưa đáp ứng được yêu cầu, thể hiện ở việc bố trí cán bộ chưa hợp lý, một số
trường chưa có kho lưu trữ riêng, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu, tài liệu
còn nằm rải rác ở nhiều phòng, ban, đơn vị trong trường do các đơn vị tự quản lý
bảo quản tài liệu. Tài liệu hiện nay chưa được quản lý tập trung, thống nhất, do đó
khi có nhu cầu tra tìm tài liệu thì gặp nhiều khó khăn.
Từ việc đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác lưu trữ tại các trường cao đẳng,
tìm ra những nguyên nhân và đề xuất những giải pháp phù hợp với tình hình thực tế,
nhằm hồn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức công tác lưu trữ là vấn đề
cần thiết và cấp bách để bảo quản an tồn tài liệu có giá trị hình thành trong các
trường cao đẳng. Chính vì vậy, việc tác giả chọn đề tài: “Tổ chức công tác lưu trữ
tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn
thạc sĩ của mình là rất cần thiết.

2

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Qua quá trình thực hiện luận văn thạc sĩ, tôi đã tham khảo và học tập được
một số kinh nghiệm từ các cơng trình như sau:
- Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ trong trường
học:
1. Hồng Văn Thanh, (năm 2010) “Cơng tác lưu trữ trong các trường Cao
đẳng: Thực trạng và giải pháp”, tác giả đã thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp
lý của công tác lưu trữ; nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
trường cao đẳng; khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác lưu trữ hướng tới
việc nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ trong các trường cao đẳng.
2. Lê Phương Bình, (năm 2016), “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác
văn thư, lưu trữ tại các trường cao đẳng cơng lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh”,
trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại một số trường cao
đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm
hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường Cao đẳng
cơng lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh.
3. Nguyễn Thị Mai Sa (năm 2019) “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại
trường Đại học Sài Gòn”, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và pháp lý về công tác lưu
trữ, tác giả đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường
Đại học Sài Gịn, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu
quả công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lãnh đạo, quản lý hoạt
động của trường đại học Sài Gịn.
- Ngồi ra cịn có một số sách về lưu trữ như:
+ Phan Đình Nham - Bùi Loan Thùy (2015), Lưu trữ học đại cương Nxb Đại
học Quốc gia TP. HCM.
+ Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp , Hà Nội.
- Một số báo, tạp chí, bài viết tham luận:


3

+ Pham Đình Nham, “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới
đất nước”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1/1994.
+ Vũ Thị Phụng, “Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan
lưu trữ Việt Nam”, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, Hà Nội, tháng 4/2008.
- Đối với những cơng trình nghiên cứu khác
+ Cơng trình hành chính: Luận văn chun ngành Quản lý cơng, Học viện
Hành chính thành phố Hồ Chí Minh về “Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
tại các trường cao đẳng công lập ở thành phố Hồ Chí Minh”, năm 2013 của tác giả
Nguyễn Thị Ái Chi.
Trong những cơng trình đã được nghiên cứu trước, nhiều tác giả như: tác giả
Hoàng Văn Thanh đã làm rõ hơn nhận thức về công tác lưu trữ trong hoạt động của
các trường cao đẳng; tác giả Lê Phương Bình, nâng cao chất lượng công tác văn thư,
lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh; tác giả
Nguyễn Thị Ái Chi, nhằm hồn thiện công tác quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh. Các tác giả
nêu trên đều hướng tới nghiên cứu công tác lưu trữ trong phạm vi đối các trường
cao đẳng công lập.
Đối với đề tài luận văn “Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng
trên địa bàn Thành phồ Hồ Chí Minh”, tơi đang hướng tới nghiên cứu tổ chức công
tác lưu trữ không chỉ đối với các trường cao đẳng công lập mà còn nghiên cứu khảo
sát cả các trường cao đẳng tư thục mà những tác giả trước chưa đề cập tới. Vì thế,

đề tài luận văn mà tơi lựa chọn ở đây là đề tài mới, khơng có sự trùng lắp với bất kỳ
cơng trình nào đã có từ trước.

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu
Xác định được thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng
trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.


4

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong tổ chức công tác lưu
trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ; chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng.
Khảo sát thực tế tại một số trường cao đẳng về tổ chức công tác lưu trữ (tổ
chức bộ phận lưu trữ, bố trí cán bộ, kho tàng, trang thiết bị, ban hành quy chế văn
thư, lưu trữ, kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ); khảo sát việc thực hiện các nghiệp
vụ lưu trữ (thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an tồn tài
liệu, thống kê xây dựng hệ thống cơng cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ)
từ đó đánh giá những ưu điểm, tồn tại cơng tác này.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
như: về nhân sự, công tác hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá, tài liệu lưu trữ, cơ sở vật
chất, trang thiết bị phục vụ lưu trữ.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Thực hiện nghiên cứu, khảo sát từ 6 đến 10 trường cao đẳng trên địa bàn

thành phố Hồ Chí Minh, trong đó chọn một số trường cao đẳng công lập và một số
trường cao đẳng tư thục để khảo sát.
Trong 45 trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh [phụ lục số
02], tác giả chọn 8/45 trường để khảo sát với những tiêu chí như sau:
- Những trường Cao đẳng có bề dày lịch sử hình thành và hoạt động trên 30,
đào tạo có uy tín, chất lượng đáp ứng nhu cầu của xã hội.
- Một số trường dưới sự quản lý của các sở, ngành khác nhau, như: Trường
Cao đẳng Nghề, Trường Cao đẳng Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Trường Cao
đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh dưới sự quản lý của Sở Lao động –
Thương binh và xã hội; Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải Thành phố Hồ Chí
Minh dưới sự quản lý của Sở Giao thơng vận tải Thành phố Hồ Chí Minh; Trường
Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Thành phố Hồ Chí Minh dưới sự quản lý của Sở Văn


5

hóa và thể thao, cùng một số trường cao đẳng tư thục để so sánh giữa trường công
lập và trường tư thục, đây cũng là nguồn tài liệu phong phú, đa dạng trong hoạt
động đào tạo, nghiên cứu.
- Ngoài ra một số trường Cao đẳng cơng lập cịn nằm trong danh mục nộp,
lưu hồ sơ lưu trữ có giá trị thời hạn bảo quản vĩnh viễn về Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố.
Các trường được khảo sát thực tế, gồm:
- Trường Cao đẳng công lập: Trường Cao đẳng Nghề Thành phố Hồ Chí
Minh; Trường Cao đẳng Giao thơng vận tải Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Cao
đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Cao đẳng Kinh tế Thành phố
Hồ Chí Minh; Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Thành phố Hồ Chí Minh.
- Trường Cao đẳng tư thục: Trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP. HCM;
Trường Cao đẳng Viễn Đông TP. HCM; Trường Cao đẳng Thực hành FPT tại TP.
HCM.

Về không gian: Đề tài thực hiện nghiên cứu về công tác tổ chức và hoạt động
lưu trữ, về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị, khối tài liệu lưu trữ của các trường
cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Về thời gian: khảo sát công tác lưu trữ kể từ năm 2015 đến năm 2019

5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tác giả kết hợp sử dụng các phương pháp như:
- Phương pháp luận của lưu trữ học: Nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch
sử, nguyên tắc toàn diện, tổng hợp khi xem xét những vấn đề thành phần, nội dung
tài liệu, cơ sở lý luận vào việc xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, phân loại
và xây dựng công cụ tra cứu cũng như trong việc tìm ra các giải pháp đổi mới để
nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ đối với các trường cao đẳng.
- Phương pháp phân tích: Vận dụng phương pháp này để tìm hiểu chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của trường cao đẳng để xác định nguồn gốc hình thành và nội
dung cơ bản của tài liệu lưu trữ tại các trường cao đẳng.
- Ngoài ra tác giả còn sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi để
khảo sát thực tế; phương pháp phỏng vấn tác giả tiếp nhận được những thông tin từ


6

những cán bộ, viên chức, người lao động trực tiếp làm công tác lưu trữ, các giảng
viên và lãnh đạo nhà trường về tình hình thực tế cơng tác lưu trữ tại trường.
- Phương pháp hệ thống, so sánh, phân tích nghiên cứu khảo sát, phỏng vấn
trực tiếp, gián tiếp…
Tác giả còn sử dụng phương pháp thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu, trang
thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, tổng hợp những báo cáo, số liệu đã thu thập được
để lập bảng biểu so sánh một số trường cao đẳng.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Ý nghĩa lý luận:
Đề tài góp phần làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đến lý luận tổ chức cơng
tác lưu trữ đối với loại hình cơ quan là trường cao đẳng đơn vị sự nghiệp công lập
và tư thục;
Ý nghĩa thực tiễn:
Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần giúp cơ quan quản lý nhà nước về
cơng tác lưu trữ có góc nhìn tồn diện hơn về công tác lưu trữ trong các trường cao
đẳng. Từ đó có những tác động phù hợp từ góc độ quản lý nhà nước; kết quả nghiên
cứu là tài liệu tham khảo bổ ích cho việc nghiên cứu và đào tạo trong công tác lưu
trữ.
Giúp ban lãnh đạo và cán bộ lưu trữ nhận ra tầm quan trọng của lưu trữ về sự
phát triển của nhà trường nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung.

7. Bố cục của luận văn
Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung luận văn
gồm ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên
địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức công tác lưu
trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.


7

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm
1.1.1.1. Khái niệm tổ chức

Tổ chức là sự “sắp xếp các bộ phận cho phối hợp với nhau để tồn bộ trở
thành một cơ cấu nhất định”; nói cách khác “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành
một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất”. [51]
Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các cơng việc, giao quyền hạn và phân
phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có
hiệu quả vào mục tiêu chung của cơ quan. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam: Tổ
chức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể)
nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành
động vì mục tiêu chung”. [52]
1.1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác
quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân. [59]
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, cơng tác lưu trữ được tổ chức ở
tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước
quan tâm.
Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau: nghiên cứu, triển khai và
thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu
trữ; nghiên cứu khoa học về lưu trữ.


8

1.1.1.3. Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể, có nguồn gốc
là tài liệu văn thư, nhưng khơng phải tất cả tài liệu văn thư nào đều trở thành tài liệu
lưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học,

lịch sử. Hiện nay, những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ được coi là di sản của dân
tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việc Nam xã
hội chủ nghĩa. Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam (1992), tài liệu lưu trữ là những tài
liệu có giá trị được lựa chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, đồn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong
các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch
sử, ... của tồn xã hội.
Điều 2, khoản 3 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa
học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính;
trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp”.
Có thể rất nhiều định nghĩa về tài liệu lưu trữ, theo tác giả thống nhất sử
dụng khái niệm: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong
tồn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được bảo
quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ”. [36]
1.1.1.4. Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ
Tổ chức công tác lưu trữ là tồn bộ cơng việc liên quan đến tổ chức quản lý
nhằm giữ gìn an tồn tài liệu Phơng lưu trữ và phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu
có hiệu quả.
Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học, NXB từ điển bách khoa,
năm 2011-tr1228: “Sắp xếp, bố trí cho thành 1 chỉnh thể, có 1 cấu tạo, 1 cấu trúc và
những chức năng chung nhất định, có trật tự, có nền nếp; Làm những gì cần thiết để
tiến hành 1 hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất.


9

Tổ chức công tác lưu trữ là tập hợp các biện pháp nhằm tổ chức khoa học,
bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt

động của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp.

1.1.2. Tổ chức công tác lưu trữ
1.1.2.1. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ
Khi xây dựng tổ chức tài liệu lưu trữ ở trường cao đẳng phải đảm bảo được
nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất.
Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ phải đáp ứng nguyên tắc sử dụng hiệu quả
nguồn lực đầu tư cho hoạt động lưu trữ đó là nguồn lực về con người, nguồn lực về
cơ sở vật chất.
Tổ chức công tác lưu trữ ở trường cao đẳng phải đáp ứng nguyên tắc tạo điều
kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.1.2.2. Nội dung của tổ chức công tác lưu trữ
a) Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ
Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ
cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp
lãnh đạo quản lý cơng tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ
cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan;
quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề
xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo
cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công
tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Tại cơ quan trường cao đẳng: tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ cơ
quan được đặt trong phịng Tổ chức – Hành chính được thể hiện theo quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị, quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
b) Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ là nhân tố đóng vai trị quan trọng trong cơng tác văn thư, lưu trữ ở
các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp,
cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ
chun mơn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của

10

cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chun
mơn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan
ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy,
việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần
thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ
quan.
Theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội
vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành
lưu trữ, được áp dụng đối với viên chức chuyên ngành lưu trữ làm việc trong các
đơn vị sự nghiệp công lập. Tại Điều 2. Điều 3 Thông tư quy định cụ thể về hạng
chức danh nghề nghiệp và tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp của viên chức
chuyên ngành lưu trữ.
c) Xây dựng kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc cần phải được bảo quản an tồn,
tránh hư hỏng, mất mát.
Thơng tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn
kho lưu trữ chuyên dụng, hướng dẫn yêu cầu các thông số kỹ thuật về kho lưu trữ
chuyên dụng.
Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết bị
phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào sự quan tâm của lãnh đạo cơ
quan và cán bộ quản lý văn phịng đối với cơng tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù hầu
hết các lưu trữ hiện hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng nhưng
cũng đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệu
độ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành.
d) Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ
Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc
quản lý tập trung, thống nhất về cơng tác lưu trữ trong tồn quốc là hệ thống văn

bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và
ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác
lưu trữ, cụ thể như:


11

Trước khi có Luật Lưu trữ thì văn bản có giá trị pháp lý cao nhất ngành lưu
trữ là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 của Ủy
ban thường vụ Quốc hội.
Năm 2011, Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; đây là bộ
Luật cho ngành lưu trữ Việt Nam được thể hiện đầy đủ các Điều, khoản thực hiện
các nghiệp vụ công tác lưu trữ. Một số các văn bản như Thông tư, hướng dẫn của
Bộ Nội vụ cũng được ban hành để hướng dẫn thực hiện cho hoạt động lưu trữ được
thống nhất, hiệu quả.
Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn
bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành. Những cơ
quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành những
quy chế, quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối
với công tác lưu trữ.
e) Kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác lưu trữ
Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản
lý nhà nước của mỗi cơ quan. Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa như:
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong
thực tế xem có chính xác khơng, cần chỉnh sửa, bổ sung gì khơng.
- Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện
những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình
thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể.
Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định

kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất.
Đối với lưu trữ cơ quan các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí
Minh chịu sự thanh tra, kiểm tra của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hồ Chí
Minh.
f) Tổ chức hoạt động nghiệp vụ cơng tác lưu trữ: thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ; phân loại, chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu; xác định giá trị tài liệu; công


12

cụ tra cứu tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác và sử dụng tài
liệu lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu.
1.1.2.3. Mục đích của tổ chức cơng tác lưu trữ
Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ nhằm giữ gìn an tồn tài liệu của các phơng
lưu trữ, góp phần giữ gìn tài liệu phơng lưu trữ cơ quan. Đó chính là giữ gìn một
phần di sản văn hóa của nhân loại.
Phục vụ việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu vào các mục đích chính đáng của
các cơ quan và cơng dân nhằm phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ.
Các cơ quan cần thực hiện tốt công tác lưu trữ để phục vụ thiết thực cho việc
khai thác giải quyết công việc trước mắt, lâu dài. Đồng thời đây là nguồn sử liệu
quý giá để giới thiệu lịch sử hoạt động của cơ quan.
1.1.2.4. Vai trò của tổ chức công tác lưu trữ của các trường cao đẳng

- Đối với hoạt động đào tạo
Giúp cho lãnh đạo nhà trường trong việc quản lý tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu
điện tử được thống nhất, khoa học và đầy đủ những thông tin liên quan đến công tác
đào tạo của trường.
Cơng tác lưu trữ có vai trị phục vụ cơng tác công tác báo cáo, thống kê số
lượng, chất lượng đào tạo hàng năm; sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả đã thực hiện
trong hoạt động đào tạo để từ đó có cơ sở định hướng, điều chỉnh cho phù hợp với

sự phát triển của trường.
Nhằn cung cấp, đối chiếu kết quả học tập, văn bằng, chứng chỉ cho học sinh,
sinh viên trong quá trình học tập tại trường.
Cung cấp những số liệu xác thực trong quá trình mở ngành đào tạo.
Phục vụ lãnh đạo nhà trường, cán bộ, giảng viên, học sinh, sinh viên trong
việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

- Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế
Giúp lãnh đạo trường quản lý thống nhất, khoa học đối với tài liệu trong hoạt
động nghiên cứu khoa học với những đề tài: cấp nhà nước; cấp bộ, ngành; cấp cơ sở.
Giúp nhà trường quản lý tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, ghi âm trong các
cuộc hội thảo khoa học của nhiều cấp khác nhau.


13

Nhằm đáp ứng những yêu cầu của lãnh đạo nhà trường, cán bộ, giảng viên,
học sinh, sinh viên khi cần thiết tra tìm tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng
dạy và học tập trong nhà trường.
Đáp ứng cung cấp số liệu, báo cáo, thống kế trong công tác nghiên cứu khoa
học, hợp tác quốc tế của nhà trường.
Hồ sơ tài liệu phục vụ các chương trình liên kết đào tạo với các trường trong
và ngoài nước.

- Đối với hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượng
Gúp quản lý đầy đủ tài liệu trong hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượng
của nhà trường, cung cấp những hồ sơ tự đánh giá chất lượng giáo dục trường cao
đẳng và tự đánh giá chất lượng chương trình đào tạo.
Thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ trong hoạt động đánh giá của trường phục
vụ tài liệu minh chứng trong công tác kiểm định trường chất lượng cao, đánh giá

trường đạt tiêu chuẩn ISO. Nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng các hoạt động trong
nhà trường.

- Đối với hoạt động quản lý học sinh sinh viên
Gúp nhà trường quản lý đầy đủ những thông tin, tài liệu lưu trữ trong hoạt
động quản lý học sinh sinh viên.
Nhằm đáp ứng yêu cầu thống kê, báo cáo về số lượng học sinh, sinh viên từ
nhiều năm về trước được đầy đủ và chính xác.
Đáp ứng thơng tin về số lượng sinh viên trong tồn trường theo từng khóa
học, từng ngành nghề đào tạo để báo báo.

- Đối với hoạt động tổ chức cán bộ
Giúp nhà trường trong việc quản lý văn bản, quy định của nhà nước để xây
dựng, ban hành những quy định, quy chế trong các hoạt động cơ quan thực hiện
đúng quy định, pháp luật của nhà nước.
Bảo quản lưu trữ hồ sơ cán bộ, viên chức cơ quan, sắp xếp hồ sơ khoa học,
phục vụ công tác tra cứu được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Giúp cho cán bộ, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý
nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.


14

Nhằm báo cáo, thống kê số lượng cán bộ, viên chức, người lao động hàng
năm.
Phục vụ đánh giá cán bộ, viên chức người lao động hàng năm, công tác đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu công việc trong nhà trường.
Giúp quản lý chặt chẽ, thống nhất đối với tài liệu giấy, tài liệu điện tử của
toàn cơ quan một cách có hệ thống, khoa học, chính xác và đầy đủ.

1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ
1.2.1. Quy định của Nhà nước
Cho đến nay Nhà nước ta có một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy
định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và hoạt động cơng tác lưu
trữ nói riêng được thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, thống nhất. Hiện nay một
số văn bản của nhà nước mang tính pháp lý để thực hiện công tác lưu trữ, như:
- Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, được điều
chỉnh bởi Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 trước đó. Đây là
văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ có giá trị cao nhất đối với ngành
lưu trữ hiện nay, văn bản được quy định chặt chẽ, cụ thể tại các mục, điều, khoản và
được sử dụng chung cho tất các cơ quan, tổ chức để thực hiện công tác lưu trữ.
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức; Đây là văn bản quy định về giá trị thời hạn của hồ sơ tài liệu trong các cơ
quan, đơn vị và được thực hiện chung đối với các ngành, nghề khác nhau theo chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tại Điều 2, Thông tư quy định thời hạn bảo
quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức được quy
định ở hai mức bảo quản gồm: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn theo quy
định và được liệt kê thành 14 nhóm hồ sơ, tài liệu.
- Thông tư số: 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30/12/2016 của Bộ Giáo dục và
Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chun mơn nghiệp vụ của ngành Giáo
dục.
Có thể thấy, hệ thống văn bản, quy định, hướng dẫn đối với cơng tác lưu trữ
hiện nay rất đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung, Trong đó một số Bộ


15

ngành đã xây dựng riêng cho mình những văn bản phù hợp với chuyên ngành để
thực hiện tốt và đạt hiệu quả trong công tác lưu trữ.

1.2.2. Quy định của UBND và Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh
Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước quy định về công lưu trữ, đã
được thực hiện tập trung, thống nhất trên cả nước nói chung và trên địa bàn thành
phố Hồ Chí Minh nói riêng.
Là một Thành phố đi đầu về phát kinh tế trong cả nước với sự đồng thuận
nhất trí cao của Đảng bộ thành phố, Ủy ban nhân nhân thành phố Hồ Chí Minh
quyết tâm xây dựng, và quản lý các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí
Minh đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả.
Từ hệ thống các văn bản quy định của nhà nước về công tác lưu trữ. Hiện
nay thành phố Hồ Chí Minh đã cụ thể hóa xây dựng những văn bản, quy định,
hướng dẫn đối với công tác lưu trữ, các văn bản như:
- Chỉ thị số: 16/2013/CT-UBND ngày 09/9/2013 của UBND thành phố Hồ
Chí Minh về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ
chức trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
- Chỉ thị số: 11/CT-UBND ngày 11/9/2017 của Ủy ban nhân dân thành phố
Hồ Chí Minh về tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
- Quyết định số: 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của Ủy ban nhân dân
thành phố Hồ Chí Minh về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hồ Chí Minh.
- Hướng dẫn số 686/HD-SNV ngày 02/3/2015 của Sở Nội vụ một số nội
dung trong việc xây dựng và ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức;
Hiện nay với sự quan tâm của Ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố Hồ
Chí Minh đã xây dựng, ban hành rất nhiều các văn bản, quy định, hướng dẫn về
công tác lưu trữ, thực hiện chỉ đạo các cơ quan, tổ chức, trong đó có hệ thống các
trường cao đẳng hoạt động trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh để thực hiện tổ
chức cơng tác lưu trữ đạt hiệu quả cao.

16

1.2.3. Quy định của một số trường cao đẳng
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ của nhà trường, việc ban hành các văn bản
quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ, góp phần tạo một hành lang pháp lý cho
việc triển khai thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan có hệ thống thơng
suốt và đồng bộ. Nhà trường cần phải cụ thể hóa các quy định của Nhà nước, của
ngành để xây dựng, ban hành những văn bản, như: quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; danh mục hồ sơ cơ quan…
Hiện nay một số trường cao đẳng cả nước nói chung, trên địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh nói riêng đã xây dựng, ban hành các văn bản, quy định, hướng dẫn để
thực hiện công tác lưu trữ tại trường, nhằm nêu cao tinh thần trách nhiệm của tập
thể, cá nhân để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của nhà
trường. Trong những số trường đã thực hiện ban hành văn bản, như:
- Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quyết
định số 858/QĐ-LTT-TC ngày 23/8/2017 về quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Trường Cao đẳng Kinh tế TP. HCM ban hành Quyết định số 561/QĐCĐKT ngày 31/10/2017 về bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của trường Cao đẳng Kinh tế TP Hồ Chí Minh.
Đây là một trong những văn bản của các trường mang tính pháp lý, ràng
buộc để tập thể, cá nhân thực hiện đúng quy định trong công tác lưu trữ.

1.3. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các
trường cao đẳng
1.3.1. Thành phần tài liệu của trường cao đẳng
Trường cao đẳng là cơ quan đơn vị sự nghiệp Nhà nước. Ngồi hai chức
năng chính là đào tạo và nghiên cứu khoa học, trường còn có trách nhiệm thực hiện
nhiệm vụ về các lĩnh vực hoạt động như: quản lý hành chính, kế tốn tài chính, xây
dựng cơ bản, tổ chức cán bộ, tổ chức đảng ủy, cơng đồn, đồn thanh niên, hội sinh
viên… Tồn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của trường cao

đẳng được thành lập Phông lưu trữ cơ quan.
Thành phần tài liệu phông lưu trữ trường cao đẳng rất phong phú, đa dạng.
- Nguồn sản sinh tài liệu bao gồm:


17

+ Nhóm tài liệu của cơ quan cấp trên: là những văn bản được ban hành bởi
các cơ quan cấp trên như: Chính phủ, các Bộ, Sở ban ngành gửi đến trường để chỉ
đạo thực hiện.
+ Nhóm tài liệu của cơ quan hữu quan: là những văn bản của các cơ quan
như các trường học, các viện, các trung tâm đào tạo… gửi đến trường nhằm trao đổi,
hợp tác công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học.
+ Nhóm tài liệu của các cơ quan chức năng quản lý hành chính ban hành để
chỉ đạo, phối hợp trong công tác quản lý hành chính.
+ Nhóm tài liệu do chính trường cao đẳng ban hành để thực hiện chức năng
nhiệm vụ của mình.
- Theo loại hình tài liệu:
+ Tài liệu hành chính: là tài liệu chiếm tỷ lệ nhiều nhất của phông lưu trữ
trường cao đẳng, có nội dung phản ánh những hoạt động, tổ chức và quản lý của
nhà trường.
+ Tài liệu khoa học, kỹ thuật: đây là loại tài liệu chiếm tỷ lệ khá lớn trong
trường phản ánh các hoạt động của hội đồng khoa học và đào tạo, quy chế hoạt
động khoa học công nghệ, hồ sơ các hội thảo khoa học, các đề tài nghiên cứu, hồ sơ
về giáo trình, tập bài giảng, các khóa luận tốt nghiệp cao đẳng của sinh viên; hồ sơ,
bản vẽ xây dựng, sửa chữa các cơng trình xây dựng cơ bản của trường.
+ Tài liệu nghe nhìn: chiếm tỷ lệ rất ít trong trường cao đẳng, chủ yếu là các
bức ảnh, phim tài liệu về tổ chức các sự kiện lớn, các dịp lễ của trường.
1.3.2. Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của trường cao đẳng
Tài liệu hình thành trong hoạt động trường cao đẳng gồm:

- Tài liệu về cơng tác Hành chính, văn thư, lưu trữ
- Tài liệu về công tác Tổ chức cán bộ
- Tài liệu về công tác Tuyển sinh – Đào tạo
- Tài liệu về công tác Nghiên cứu khoa học
- Tài liệu về công tác Kế tốn – tài chính
- Tài liệu về cơng tác Quản trị - vật tư
- Tài liệu về công tác Xây dựng cơ bản


18

- Tài liệu về công tác Hợp tác quốc tế
- Tài liệu về công tác Sinh viên
- Tài liệu về cơng tác tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn thanh niên,…
1.3.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ đối với trường cao đẳng
- Giá trị thực tiễn:
Giá trị thực tiễn của tài liệu là giá trị của những nội dung thông tin chứa
đựng trong tài liệu. Những thông tin này phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của
cơ quan. Giá trị thực tiễn của tài liệu không chỉ giới hạn trong phạm vi những thông
tin về công việc sử dụng những thơng tin đó để kiểm tra, xem xét các hoạt động đã
qua của nhà trường. Như vậy, có thể nói giá trị thực tiễn của tài liệu chính là giá trị
hiện hành của tài liệu.
Tài liệu lưu trữ trường cao đẳng có ý nghĩa thực tiễn to lớn, chứa đựng
những thông tin về công tác giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, công tác tổ
chức cán bộ, tài chính… Tài liệu hình thành trong lĩnh vực này phản ánh chân thực
kết quả đào tạo, nghiêu cứu khoa học, quản lý cán bộ, tài chính…
Bên cạnh khối tài liệu hành chính, tài liệu về cơng trình xây dựng cơ bản của
trường còn phục vụ cho việc tu bổ, sửa chữa nhỏ, khơi phục lại, nâng cấp, các cơng
trình xây dựng cơ bản hoặc để quy trách nhiệm khi cơng trình xảy ra sự cố.
Ngồi ra, tài liệu lưu trữ cịn được sử dụng để tra tìm thơng tin phục vụ công

tác cũng như giải quyết những nhiệm vụ hàng ngày như: xác minh điểm, văn bằng,
chứng chỉ của sinh viên; xác nhận kết quả học tập; chế độ liên quan đến cán bộ,
giảng viên; chứng nhận thời gian công tác…
- Giá trị lịch sử:
Giá trị lịch sử của tài liệu là giá trị của bản thân tài liệu và những thông tin
chứa đựng trong tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác lâu dài của xã hội sau khi
tài liệu đã hết giá trị hiện hành. Giá trị tự thân của tài liệu không chỉ thể hiện ở nội
dung thơng tin mà cịn có thể ở các yếu tố như: ngôn ngữ chất liệu chế tác và hình
thức của tài liệu. Giá trị thơng tin chứa đựng trong tài liệu là ý nghĩa nội dung tài
liệu. Những tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn và được coi như
những chứng tích của lịch sử.