Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
CƠNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP
TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU
TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
: THS. HỒNG VĂN THANH
: NGUYỄN VĂN LONG
: 1305QTVD035
: 2013-2017
: ĐH QTVP 13D

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành bài khóa luận này, tơi đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ
của nhiều cá nhân, tổ chức. Với tất cả tình cảm cho phép tơi được bày tỏ lịng
biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện giúp đỡ tơi

trong q trình học tập và nghiên cứu đề tài. Trước hết tôi xin gửi tới Khoa
quản trị văn phòng và tòa thể các cán bộ giảng viên trong Khoa lời chúc sức
khỏe và lời cảm ơn sâu sắc. Đặc biệt hơn nữa, tôi xin chân thành cảm ơn tới
Th.s Hoàng Văn Thanh, người đã hướng dẫn tơi trong suốt q trình làm đề
tài khóa luận này. Với sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình chu đáo, đến nay
tơi đã có thể hồn thành xong bài báo cáo tốt nghiệp với đề tài:“ Công tác tổ
chức các cuộc hội họp tại Văn phịng Cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông ”. Tiếp đến tôi xin chân thành cảm ơn đến Trung tâm thông tin thư
viện – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho tôi được sử dụng những kiến
thức và tìm kiếm thơng tin, cùng các anh,chị và cơ chú trong Văn phịng Cơng
ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đã tạo điều kiện thuận lợi nhất
cho tôi trong suốt thời gian thực tập tại Văn phòng. Với điều kiện thời gian
cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên, đề tài này khơng thể
tránh được những thiếu sót. Tơi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý
kiến của các thầy cơ để tơi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của
mình,phục vụ tốt hơn cơng tác thực tế sau này. Xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là nội dung nghiên cứu của tôi trong thời gian
vừa qua. Những kết quả báo cáo và các số liệu trong đây được thực hiện tại
Văn phịng Cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, không sao
chép bất kỳ nguồn nào khác. Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm về lời cam đoan
này.
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 2
3. Mục tiêu..................................................................................................... 2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 2
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................. 2
6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 3
7. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 3
8. Cấu trúc đề tài .......................................................................................... 3
PHẦN NỘI DUNG ......................................................................................... 4
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC
CUỘC HỘI HỌP............................................................................................. 4
1.1. Khái niệm hội họp .................................................................................. 4
1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp......................... 4
1.3. Phân loại các cuộc hội họp .................................................................... 5
1.4. Quy trình tổ chức hội họp ...................................................................... 7
1.4.1. Chuẩn bị hội họp ................................................................................. 7
1.4.2. Tiến hành hội họp.............................................................................. 12
1.4.3. Công việc sau hội họp ....................................................................... 14
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI
HỌP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ
TẦNG VÀ GIAO THÔNG ........................................................................... 16


2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông ............................................................................................................ 16
2.1.1. Quá trình hình thành Cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông . 16
2.1.2. Giới thiệu khái qt về văn phịng Cơng ty cổ phần Đầu tư xây dựng

Hạ tầng và Giao thông................................................................................. 21
2.2. Khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại Văn phịng Cơng ty CP Đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông .................................................................. 25
2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị........................................... 28
2.2.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị................................................... 30
2.2.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị ........................................................... 30
2.2.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự ..................................................... 31
2.2.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời ................................ 32
2.2.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị ............................................... 33
2.2.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội
nghị hội họp................................................................................................. 34
2.2.2.6. Công tác thông tin truyền thơng..................................................... 34
2.2.2.7. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị ................................................ 35
2.2.2.8. Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị ...................................................... 35
2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị .............................................. 36
2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc ............................................ 39
2.3. Nhận xét đánh giá về công tác tổ chức hội nghị tại văn phịng Cơng ty
CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông ................................................ 41
2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................. 41
2.3.2. Nhược điểm ....................................................................................... 42
2.3.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 42


CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ
CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY
DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG...................................................... 44
3.1. Ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội nghị, hội họp ............. 44
3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp............... 46
3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội
họp ............................................................................................................... 46

3.4. Nâng cao kiến thức nghiệp vụ văn phịng của đội ngũ cán bộ, cơng
nhân viên ..................................................................................................... 48
KẾT LUẬN .................................................................................................... 50
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 51
PHỤ LỤC


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CBNV

Cán bộ nhân viên

CP

Cổ phần

HĐLĐ

Hợp đồng lao động

INTRACOM

Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

SXKD

Sản xuất kinh doanh

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một bộ phận, đơn
vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong cơ
quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của
lãnh đạo và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh, an
toàn cho toàn cơ quan, đơn vị bộ phận đó được gọi là Văn phịng. Văn phịng
có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu, giúp việc và chức năng
đảm bảo hậu cần. Những nhiệm vụ cơ bản trong hoạt động của Văn phòng
như: Xây dựng và tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng
thông tin; Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho lãnh đạo; Xây dựng và
củng cố bộ máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt
động thường xun, liên tục của Văn phịng...Trong các nhiệm vụ trên thì
cơng tác tổ chức các cuộc hội họp có vai trị quan trọng trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hội họp là một trong những
hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên trong môi trường làm việc, bởi lẽ
đây là một trong những kênh trao đổi thông tin trực tiếp trong việc truyền đạt
và kiểm sốt cơng việc.
Trong thực tế tổ chức các cuộc hội họp tại văn phịng cơng ty Đầu tư
xây dựng hạ tầng vào giao thơng vẫn cịn tồn tại một số hạn chế như: Công
tác lập kế hoạch chưa lường trước được những tình huống phát sinh, cách sắp
xếp vị trí chỗ ngồi của đại biểu chưa được lưu ý quan tâm; cở sở vật chất chưa
được đầu tư tương xứng; đội ngũ lễ tân còn hạn chế về nghiệp vụ. Xuất phát
từ lý do trên, cùng với việc để tìm hiểu rõ hơn về công tác hội họp tại công ty
đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác cuộc họp
của cơng ty. Chính vì vậy tội lựa chọn đề tài “Công tác tổ chức các cuộc hội

1

họp tại Văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thơng” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Cơng tác tổ chức hội họp tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác
giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các
giáo trình, lý luận về cơng tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các
đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị
cụ thể.
3. Mục tiêu
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức các cuộc họi họp, đề tài nhằm
nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ
chức hội nghị của Văn phịng cơng ty.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu lý luận về hội họp
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phịng
Cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
- Đề xuất một số giải pháp để hồn thiện về cơng tác tổ chức các cuộc
hội họp của Văn phịng Cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp của Văn phịng Cơng
ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
Phạm vi nghiên cứu:
Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Công ty CP Đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông;
- Về không gian: Công tác tổ chức hội họp của Công ty CP Đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông;

2

6. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phịng Cơng ty CP Đầu
tư xây dựng hạ tầng và giao thông được nâng cao thì sẽ loại bỏ được những
khâu trung gian khơng cần thiết cũng như công việc được tiến hành một cách
thuận lợi giúp cho cơng ty có thể hiện đại hóa hơn trong cơng tác văn phịng.
7. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thống kê điều tra khảo sát
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp mơ tả
- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp
8. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo thì nội dung chính
của đề tài bao gồm những phần sau:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty CP Đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông;
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phịng Cơng ty
CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao cơng tác tổ chức hội họp của Văn
phịng Cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP
1.1. Khái niệm hội họp
Hội họp là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ,

tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ
quan, tổ chức. Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thơng báo, trao đổi bàn
bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một
hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm.
Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc
chung.. Là cuộc hộp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng,
diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết hoặc
các quyết định.
(Nguyễn Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành chính văn phịng,Nxb
Thống kê)

Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản
đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung
cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể được thồng nhất hoặc
khơng thống nhất sau mỗi lần hội họp.
1.2. Vai trị, ý nghĩa của cơng tác tổ chức các cuộc hội họp
- Khi cơ quan, tổ chức mở các cuộc Hội họp như “ Hội nghị , cuộc họp
(ngồi ra cịn có hội họp trao đổi thông tin, hội thảo quốc tế), sẽ giúp thủ
trưởng cơ quan đánh giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong từng
tháng cho đến một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm, khắc phục những
hạn chế còn tồn tại trong q trình hoạt động. Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm
ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và đưa ra

4


phương hướng hoạt động cho năm tới.
- Tổ chức các cuộc hội họp là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ
quan giao lưu, học hỏi lẫn nhau trong q trình làm việc, nâng cao tinh thần
đồn kết trong nội bộ cơ quan, ln đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu.

- Các cuộc họp là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan
trao đổi, đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều
phương án hoạt động và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối
ưu nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Giúp cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức được ổn định và bền vững.
1.3. Phân loại các cuộc hội họp
Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại các cuộc hội họp trong đó điển
hình có một số căn cứ phổ biến sau:
Căn cứ vào quy mơ: gồm có
- Hội nghị
Thuộc loại này gồm có
+ Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập
+ Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề triệu tập
+ Hội nghị khách hàng
+ Hội nghị tổng kết năm
Các hội nghị thường có quy mơ lớn, đơng người dự, nội dung vừa
nhiều , về khối lượng vừa phải khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội
dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với
các cuộc hội họp thông thường khác
- Cuộc họp
Thuộc loại này thường có
+ Các cuộc họp thường kì của các lãnh đạo cơ quan
+ Các cuộc họp của các cán bộ nhân viên trong cơ quan

5


+ Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan
+ Họp giao ban
+ Họp giữa lãnh đạo với các quản lý và nhân viên

+ Họp tham mưu
+ Họp chuyên môn
Đặc điểm chung của cuộc họp là : số lượng tham dự không nhiều, thời
gian họp khơng dài, quy mơ nhỏ, thường mang tính nội bộ trong cơ quan. Vì
vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí khơng lớn. Nội dung cuộc họp
thường là những biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể
Căn cứ vào quy trình quản trị
- Hội họp bàn bạc ra quyết định
- Hội họp phổ biến triển khai nhắm mục đích quán triệt tư tưởng, quan
điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình
- Hội họp đơn đốc kiểm tra, nhằm đánh giá kịp thời, triển khai chương
trình, kế hoạch công tác.
- Hội họp sơ kết , tổng kết nhằm đánh gía, rút kinh nghiệm
Căn cứ vào hình thức hội họp
- Hội họp chính thức, tổ chức cơng khau theo quyết định của lãnh đạo
- Hội họp khơng chính thức: được tổ chức trong diện hẹp không công
khai hoặc mang tính nội bộ, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội
dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi.
Căn cứ vào mục đích và tính chất của cuộc hội họp
- Hội họp trao đổi thông tin
- Hội họp triển khai công việc
- Hội họp mở rộng dân chủ
- Hội họp giải quyết vấn đề

6


1.4. Quy trình tổ chức hội họp
1.4.1. Chuẩn bị hội họp
Bước 1: Xác

định mục
đích, yêu
cầu

Bước 9: Chuẩn
bị kinh phí tổ
chức

Bước 2: Lập
Kế Hoạch

Bước 8:
Chuẩn bị ghi
biên bản

Bước 3: Xây
dựng
Chương trình
nghị sự

Bước 7 :
Chuẩn bị
thời gian

Bước 4: Lập
Danh sách
khách mời

Bước 6:
Chuẩn bị địa

điểm

Bước 5 :
Soạn thảo
thử mời

Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp,:
xác định nội dung , chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực
hiện nội dung chương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo
cáo hay tham luận. Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình
làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo. Trong bản kế hoạch hội họp cần
nêu rõ những vấn dề sau
+ Tên buổi họp
+ Thời gian tham dự hội họp
+ Thành phần tham dự hội họp
+ Địa điểm hội họp
+ Phương tiện kĩ thuật, vật chất phục vụ buổi họp
+ Nội dung hội họp
+ Các chương trình khác( tham quan, văn nghệ, chiêu đãi)
+ Quy định thành phần hội họp. Lập danh sách cụ thể đẻ căn cứ vào đó
gửi giấy triệu tập hoặc thư mời hội họp. Khi cần thiết phải gử trước nội dung
họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có
đến hay khơng.

7


+ Xác định thời gian hội họp, chuẩn bị phòng họp , bảo đảm đủ bàn ghế
. ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo , khẩu hiệu, cờ, hoa nếu có
+ Chuẩn bị các phương tiện làm việc, tổ chức in ấn tài liệu phục vụ

cuộc họp, các trang thiết thị như máy ghi âm, loa đài...
Bước 2: Lập kế hoạch
Tùy theo tính chất, quy mơ, mục đích mà cơ quan, tổ chức đặt ra khi tổ
chức hội họp việc lập kế hoạch hội nghị có thể được hoặc khơng được tiến
hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng.
Kế hoạch: là một tập hợp những hoạt động, cơng việc được sắp xếp
theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kế hoạch Hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những
vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức Hội họp
Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Tên Hội họp
+ Thời gian Hội họp
+ Địa điểm Hội họp
+ Thành phần Hội họp
+ Nội dung Hội họp
Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự Hội họp là một văn bản trình bày lịch trình cơng
việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị.
Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng
thành hai mẫu gồm:
+ Chương trình nghị sự nội bộ: Chỉ thơng báo cho Ban tổ chức và
những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội họp
+ Chương trình nghị sự công khai: Được thông báo cho các đại biểu
đến tham gia Hội họp nhằm giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu

8


tiên chú ý cho những nội dung mà họ quan tâm.
Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung

thơng tin sau:
+ Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự).
+ Nội dung vấn đề.
+ Thời gian thực hiện từng vấn đề.
Bước 4: Lập danh sách khách mời
Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội dung, thời gian
họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ caanfmang theo...Giaays mời họp
phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc , kèm theo tài liệu, văn
bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp trừ
trường hợp cuộc họp đột xuất
- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị
Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp
- Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người
tiệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần , số lượng người
tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả
- Quản lý đơn vị được mời họp, phải cử người tham dự cuộc họp đúng
thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ, đáp ứng và yêu cầu của
cuộc họp.
- Trường hợp ngườ được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ
phận không thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới đủ khả
năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay
Bước 5: Soạn thảo giấy mời
Khái niệm: Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ
chức, cá nhân tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó. Bao gồm chi tiết về thời
gian, địa điểm diễn ra sự kiện đó.

9


Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các

nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau. Sự trang trọng
của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự
tôn trọng của cơ quan hay quy mơ của chính Hội họp. Thư ký sẽ là người trực
tiếp soạn thảo giấy mời.
Giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau:
+ Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời.
+ Tên hội họp
+ Họ và tên chức vụ người được mời.
+ Thời gian.
+ Địa điểm.
+ Yêu cầu.
Bước 6: Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội họp
Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội họp được căn cứ vào tính chất,
mục đích của Hội họp, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham
dự, căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức. Địa điểm tổ chức Hội họp có
thể là ở trong cơ quan và ngoài cơ quan.
Ngoài địa điểm tổ chức hội họp thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm một
địa điểm để dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào tham gia Hội họp như
khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vực nghỉ giải lao.
Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội họp thì Ban tổ chức phối
hợp với các cán bộ, phòng, ban, đơn vị chuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh
sáng…để có phương án dự phịng.
Sau khi đã chuẩn bị tồn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thì
Ban tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần nữa để
đảm bảo an toàn trong quá trình Hội họp diễn ra.

10


Bước 7: Chuẩn bị thời gian

- Thời gian tiến hành 1 cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây như
sau:
+ Họp tham mưu, tư vấn không quá 1 buổi làm việc
+ Họp chuyên môn từ 1 buổi làm việc đến 1 ngày trường hợp đối với
những dự án lớn, phức tạp thì có hể kéo dài thời gian hơn những cũng không
quá 2 ngày
+ Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày
+ Họp sơ kết , tổng kết chuyên đề 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và
nội dung của chuyên đề
+ Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tùy the
tính chất và nội dung của vấn đề
Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí tiến
hành hợp lý, nhưng khơng q 2 ngày.
Bước 8: Chuẩn bị ghi biên bản hội họp
Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc
đang xảy ra.
Biên bản Hội họp: là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội họp, là
bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội họp
Công việc ghi biên bản tại Hội họp được giao cho một cá nhân hoặc do
Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm.
Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội họp thì văn phịng cần
thực hiện các cơng việc sau:
- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội họp để giao cho
Thư ký Hội họp thực hiện tại Hội nghị.
- Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội họp
- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản

11

như máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản.
- Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên
bản Hội họp
Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội họp
Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự
trù kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội họp như kinh phí trang trí hội trường
(cờ, hoa, băng rơn, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen
thưởng…Sau khi hồn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt
nguồn kinh phí để tiến hành việc tổ chức Hội họp
1.4.2. Tiến hành hội họp
Bước 1: Đón
tiếp đại biểu

Bước 2:
Điểm danh
đại biểu

Bước 3: Giữ
đúng giờ giải
lao và giờ đọc
báo cáo tham
luận

Bước 4: Ghi
biên bản

Bước 1: Đón tiếp đại biểu.
Đón tiếp đại biểu là hoạt động đầu tiên diễn ra trong buổi hội nghị của
cơ quan, tổ chức. Đây là giai đoạn đầu tiên có khả năng giúp cơ quan thể hiện
sự thiện chí của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội họp

Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức
có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu.
+ Đối với Hội họp có quy mơ nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp
hành đối với từng đại biểu. Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân
hay một nhóm người trong cơ quan đảm nhiệm.
+ Đối với Hội họp có quy mơ lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu
hiệu chào mừng hoặc thơng qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương
trình.

12


Đón tiếp đại biểu địi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử
chỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan.
Bước 2: Điểm danh đại biểu.
Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác
số lượng đại biểu chính thức đến tham dự Hội họp. Điều này còn liên quan tới
giá trị của các Hội họp
Hình thức điểm danh đại biểu trong Hội họp
+ Sơ đồ vị trí chỗ ngồi.
+ Thẻ đại biểu.
+ Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân.
+ Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn
vị công tác, chức vụ, thời gian…Ngồi ra có thể thêm một vài ghi chú để đại
biểu biết như thời gian nộp lại phiếu, các thơng tin góp ý từ phía đại biểu.
Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham
luận.
Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì
Ban tổ chức nên cơng khai chương trình nghị sự Hội họp để gửi cho các đại
biểu có liên quan. Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì

Ban tổ chức phải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan.
Giờ giải lao khơng chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bước
chuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vầy việc duy trì giờ giải
lao là rất cần thiết.
Bước 4: Ghi biên bản
Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết là
Thư ký Văn phịng. Thư ký cuộc họp có thể là cán bộ, nhân viên của cơ quan,
tổ chức.
Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản:

13


+ Đúng kỹ thuật.
+ Đúng thể thức.
+ Phải đảm bảo tính chính xác, trung thực người ghi biên bản phải phản
ánh các thơng tin, các sự kiện một cách chính xác, không được hư cấu và làm
sai lệch nội dung.
+ Phải có trọng tâm, trọng điểm người ghi biên bản cần xác định những
nội dung nào không cần thiết, thông thường các biên bản thường ghi biên cần
tóm tắt nội dung chính.
Việc ghi biên bản cần tuân thủ các thủ tục sau:
+ Sau khi ghi xong biên bản phải thông qua lãnh đạo, việc thông qua
này cũng phải được ghi vào biên bản.
+ Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các đối tượng cơ bản có liên
quan.
+ Trường hợp phải gửi biên bản đến một cơ quan khác khi cần thiết thì
phải được thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận và đóng dấu. Ngồi ra phải gửi
kèm theo một cơng văn. Nếu biên bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai.
1.4.3. Cơng việc sau hội họp

Bước 1: Giải
quyết các thủ tục,
giấy tờ liên quan
tới việc tổ chức
Hội nghị

Bước 7: Viết thư
cảm ơn

Bước 2: Thu thập
văn bản, giấy tờ,
tài liệu liên quan
tới cuộc họp

Bước 6: Rút
kinh nghiệm tổ
chức

14

Bước 3: Lập hồ sơ

Bước 5 Thông
báo và triển
khai kết quả

Bước 4: Lưu hồ
sơ

Khi Hội họp kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau:
+ Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy
tờ, thủ tục liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội họp
+ Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hội
nghị để phục vụ cơng tác lập hồ sơ Hội họp
+ Lập hồ sơ Hội họp, bao gồm tồn bộ văn bản giấy tờ hình thành trong
q trình tổ chức hội nghị như biên bản Hội nghị, các báo cáo, diễn văn khai
mạc, bế mạc…
+ Lưu hồ sơ
+ Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của cuộc họp
+ Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau cuộc họp

15


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC
CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY CP
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG
2.1. Giới thiệu khái qt về Cơng ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông
2.1.1. Q trình hình thành Cơng ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông
Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM) tiền
thân là Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thơng đơ thị 100% vốn
Nhà nước. Chính thức hoạt động theo mơ hình Cơng ty cổ phần từ năm 2002.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng cơng ty ngày càng
lớn mạnh Cơng ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới
mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự

án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày
dạn kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều cơng trình, dự án như: Dự án khu
văn phịng, dịch vụ cơng cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn
phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự
án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà
Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y
tế Phương Đông... INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực
đầu tư xây dựng như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú
hội nhập WTO 2009,... Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự
“an lạc-hạnh phúc” nên những cơng trình của INTRACOM ln đáp ứng u

16


cầu về kỹ thuật và mỹ thuật.Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang
dần được khẳng định trong thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.Để đi
vào hoạt động như các Công ty xây dựng khác Công ty đã “Căn cứ Hiến pháp
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ
sung một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10. Quốc hội ban hành Luật
sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản của Luật
xây dựng cơ bản của Luật xây dựng số 16/2003/QH11”
Tên công ty: Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations
Contruction Joint Stock Company.
Tên viết tắt: INTRACOM
Trụ sở chính: Tịa nhà Intracom, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ
Liêm, TP Hà Nội
Điện thoại: + 84 4 37 914 111
Fax: + 84 4 37 914 112

Website: www.intracom.com.vn
Facebook: facebook.com/intracom.home
Website: www.intracom.com.vn
Ngày thành lập: 28/01/2001.
Tổng số cán bộ, cơng nhân viên: 253 người. Trong đó: 3 người đạt trình
độ thạc sỹ, 143 người là kỹ sư chuyên mơn, 42 người trình độ cử nhân và 65
người trình độ cao đẳng, trung cấp ( theo tổng hợp của Văn phòng năm 2015)
Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã và đang đầu tư xây dựng nhiều
công trình đóng góp đáng kể vào sự phát triển của các lĩnh vực Kinh tế, chính trị,
văn hố ... của Thủ đô và cả nước. Công ty từng bước xây dựng thương hiệu,
truyền thống; Công ty đã được tặng thưởng nhiều giấy khen, bằng khen của
Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội và các cơ quan Bộ ngành khác.

17


a. Cơ cấu tổ chức

 Chức năng của Ban lãnh đạo, phịng ban, đơn vị thuộc Cơng ty
cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Chế độ quản lý
Công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng
sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch tốn cơng tác đối

18