(Luận văn thạc sĩ) Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI



TRẦN THỊ BÌNH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

HÀ NỘI – NĂM 2020


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017

TRẦN THỊ BÌNH

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO ĐỨC THUẬN

HÀ NỘI, NĂM 2020


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn “Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn
thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” là cơng trình nghiên cứu nghiêm túc
của chính bản thân, với sự hướng dẫn khoa học của PGS. TS Đào Đức Thuận.
Các trích dẫn, số liệu nêu trong bài là hồn tồn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng
và đã được chú thích đầy đủ.
Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2020
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Trần Thị Bình


LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập và rèn luyện tại trường, để hoàn thành đề tài luận văn thạc
sĩ, được sự tạo điều kiện của Ban Giám hiệu, các cấp lãnh đạo quản lý Phân hiệu Phía
Nam, các Phịng, Khoa: Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý KH và Sau đại học và
các khoa chuyên môn khác thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các thầy cô Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; các Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ đã tận tình
giảng dạy, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình học tập, nghiên
cứu và hoàn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ.
Đặc biệt em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc nhất đến PGS.TS Đào Đức Thuận,
người thầy tận tâm, dành nhiều thời gian định hướng và hướng dẫn cho em thực hiện

Luận văn này.
Bên cạnh đó em đã nhận được nhiều động viên, giúp đỡ về thời gian, tinh thần
cũng như vật chất của người thân trong gia đình, lãnh đạo cơ quan, đồng nghiệp, những
người bạn.
Mặc dù bản thân rất nỗ lực, cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện Luận
văn, song do thời gian, kiến thức và năng lực bản thân cịn hạn chế, chun đề nghiên
cứu sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em kính mong nhận được sự thơng
cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của các q thầy, cơ giáo, nhà khoa học, đồng
nghiệp và bạn bè để luận văn được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2020
TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Trần Thị Bình


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .........................................................................................................................................1
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN
THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC............................................................................6
1.1. Cơ sở lý luận về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ ............................................6
1.1.1. Một số khái niệm liên quan ...........................................................................................6
1.1.2. Nội dung, nguyên tắc, yêu cầu đối với người làm VT-LT và cán bộ quản lý, ý nghĩa
của hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ ..................................................................10
1.1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ ...................13
1.2. Cơ sở pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ..........................................16
1.2.1. Văn bản Luật ...............................................................................................................16
1.2.2. Văn bản dưới luật ........................................................................................................17
Tiểu kết chương 1 ..........................................................................................................................19
Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ .......................................................................20
2.1. Khái quát về Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự .................................................................20
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự .....................20
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ...................20
2.1.3. Cơ cấu tổ chức Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ......................................................20
2.1.4. Khái quát về Phòng Tham mưu - Hành chính Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự. .....20
2.2. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật
quân sự .......................................................................................................................................21
2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ ........................................21
2.2.2. Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác văn thư - lưu trữ ............................23
2.2.3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư - lưu trữ ...............................................26
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân
sự ...........................................................................................................................................27
2.2.5. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự .......................................................................38
2.2.6. Thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư - lưu trữ ...............................................38
2.3. Nhận xét và đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường Sĩ
quan Kỹ thuật quân sự ...............................................................................................................39
2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................................................39
2.3.2. Hạn chế ........................................................................................................................40
2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................................................43


Tiểu kết Chương 2 .........................................................................................................................47
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG
TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ ..................48
3.1. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ .........................48
3.2. Bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ của Trường
Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ...........................................................................................................49
3.3. Tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ văn thư - lưu trữ ...........................51
3.3.1. Về quản lý và sử dụng con dấu....................................................................................51

3.3.2. Về quản lý văn bản đi - đến .........................................................................................51
3.3.3. Chấp hành nghiêm bảo vệ bí mật ................................................................................53
3.3.4. Về lập hồ sơ .................................................................................................................54
3.3.5. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .........................................................................56
3.3.6. Chỉnh lý tài liệu ...........................................................................................................57
3.3.7. Tổ chức xác định giá trị tài liệu ...................................................................................60
3.3.8. Thống kê tài liệu ..........................................................................................................60
3.3.9. Bảo quản tài liệu lưu trữ ..............................................................................................61
3.3.10. Giảm, giải, gia hạn độ mật tài liệu.............................................................................62
3.3.11. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ............................................................................62
3.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ .................63
3.5. Một số giải pháp hỗ trợ khác ..............................................................................................65
Tiểu kết Chương 3 .........................................................................................................................67
KẾT LUẬN. ..................................................................................................................................68
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................1
PHỤ LỤC ........................................................................................................................................7


DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
Số TT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

01

BQP

02

CB, NVCMKT

03

CĐKT

Cao đẳng Kỹ thuật

04

CHDC

Cộng hòa dân chủ

05

CKĐL

Cơ khí động lực

06

CNH, HĐH

07

CNTT

Cơng nghệ thơng tin

08

DHTT

Dài hạn tập trung

09

ĐUQSTW

Đảng ủy quân sự Trung ương

10

e27/f320

Trung đoàn 27/ Sư đoàn 320

11

KTQS

Kỹ thuật quân sự

12

NHTT

Ngắn hạn tập trung

13

NVKT

Nhân viên kỹ thuật

14

PMĐ

Pháo mặt đất

15

PPK

Pháo phịng khơng

16

QĐNDCM

17

QKV

18

QNCN

Qn nhân chun nghiệp

19

SQKT

Sĩ quan kỹ thuật

20

SQKTQS

21

TCKT

Tổng cục Kỹ thuật

22

VKBB

Vũ khí bộ binh

23

VT-LT

Văn thư - lưu trữ

24

VT-BM-LT

Bộ Quốc phịng
Cán bộ, nhân viên chun mơn kỹ thuật

Cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa

Qn đội nhân dân cách mạng
Qn khí viên

Sĩ quan Kỹ thuật Quân sự

Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ


DANH MỤC PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức biên chế ....................................................................................... 7
Phụ lục 2: Hình ảnh một số mẫu sổ đăng ký quản lý công tác văn thư, lưu trữ .................. 8
Phụ lục 3:Hình ảnh giao diện phần mềm........................................................................... 13
Phụ lục 4: Hình ảnh hồ sơ, tài liệu trước và sau khi đã chỉnh lý xong đưa vào bảo quản
của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ............................................................................... 15
Phụ lục 5: Hình ảnh khu làm việc Ban Văn thư - Bảo mật - Lưu trữ................................ 18
Phụ lục 6: Bảng số liệu ...................................................................................................... 22
Phụ lục 7: Bảng tiêu chí đánh giá ...................................................................................... 24
Phụ lục 8: Dự thảo mẫu: Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Trường Sĩ quan Kỹ
thuật quân sự ...................................................................................................................... 29
Phụ lục 9: Phiếu khảo sát hiệu quả công tác VT - LT ....................................................... 44

Phụ lục 10: Kết quả khảo sát các đối tượng ...................................................................... 56


1

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự (SQKTQS) là một trong những Nhà trường Quân
đội đã và đang đi lên cùng sự lớn mạnh không ngừng của Quân đội, sự phát triển của đất
nước có lực lượng cán bộ, giáo viên, học viên, sinh viên, quân nhân chuyên nghiệp
(QNCN), viên chức quốc phòng (VCQP), hạ sĩ quan - chiến sĩ (HSQ-CS) trước đây và
hôm nay mãi mãi là niềm tự hào của lớp lớp cán bộ kỹ thuật trong Quân đội Nhân dân
Việt Nam anh hùng. Các cơ quan, đơn vị và tổ chức trong quá trình hoạt động thực hiện
chức năng nhiệm vụ của mình đều sử dụng cơng cụ rất đặc biệt đó là cơng tác VT-LT.
Đây là một nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu ở bất cứ tổ chức cơ quan, đơn vị
nào, bởi nó là cơng cụ đắc lực nối dài từ chủ trương, mệnh lệnh (của lãnh đạo, chỉ huy)
đến việc tổ chức triển khai thực hiện chủ trương, mệnh lệnh đó thành kết quả hiện thực
của cơ quan, đơn vị các cấp trong Nhà trường.
Công tác VT-LT là nền tảng rất căn bản cho công tác tổ chức, quản lý điều hành các
hoạt động của cấp ủy, người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên của các cơ quan, đơn vị.
Công tác này bắt đầu từ khâu soạn thảo xây dựng các văn kiện (văn bản), như lập kế
hoạch, phê duyệt kế hoạch, phổ biến quán triệt kế hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch,
lưu trữ văn bản tại kho và đến việc tổ chức quản lý khai thác văn bản theo một quy trình
chặt chẽ, cụ thể, tỉ mỉ, chính xác. Cho nên việc quản lý công tác VT-LT nhất thiết phải
được coi trọng, nhất là sự quan tâm chăm lo của lãnh đạo, chỉ huy các cấp để hiệu quả
hoạt động công tác VT-LT tại các cơ quan (Dân - Chính - Đảng) nói chung ngày càng
cao, cũng như công tác VT-LT trong các cơ quan đơn vị Qn đội nói riêng, ln hoạt
động nền nếp chính quy, bảo đảm tính thống nhất, chất lượng, hiệu quả; đặt ra yêu cầu
cao về thái độ nghiệp vụ chun mơn phải ln tích cực, chủ động, sáng tạo; nhằm thực
hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của cơ quan đơn vị trong mọi tình huống.

Nhận thức sâu sắc vai trị và ý nghĩa của cơng tác quản lý VT-LT, trong hoạt động phục
vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành, tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ chính
trị trọng tâm của cơ quan, đơn vị. Nó chính là cánh tay nối dài của người chỉ huy, chính ủy,
chính trị viên trong việc chỉ đạo bảo quản khai thác thông tin quý giá được hình thành ngay
trong quá trình hoạt động nội bộ mà có, đồng thời tham mưu cho cấp ủy, người chỉ huy, hướng
dẫn chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trong tồn Trường tham gia quản lý cơng tác VT-LT ngày
càng tốt hơn.


2
Đó là lý do tơi chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn
thư - lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự” làm luận văn tốt nghiệp chương
trình đào tạo Thạc sĩ Lưu trữ học.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các tài liệu, sách, luận văn
và một số bài viết liên quan. Qua đó giúp việc nghiên cứu của luận văn mang tính hệ
thống logic trên cơ sở các tư liệu, thông tin về nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý VTLT tại đơn vị, đồng thời đề xuất giải pháp phù hợp với điều kiện của thực tiễn.
Cho đến nay, trong nước đã có nhiều cơng trình, bài viết nghiên cứu về công tác
VT-LT ở các dạng khác nhau như sách, luận án tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp chuyên
ngành lưu trữ, giáo trình giảng dạy cho các đối tượng về VT-LT. Trong quá trình thực
hiện luận văn này, tác giả đã được tiếp cận với nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu khác
nhau có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến đề tài đang nghiên cứu. Đây là nguồn tài
liệu hết sức phong phú và cần thiết, giúp chỉ ra giác độ đúng đắn, xác định tổng quan về
nâng cao hiệu quả hoạt động quan lý VT-LT một cách khách quan, toàn diện, lịch sử, cụ
thể. Từ đó có thể chọn lọc tiếp thu, kế thừa những kết quả cũng như những bài học quí
báu trong quá trình thực hiện luận văn của mình như:
- Một số sách về VT-LT. Cụ thể:
Vương Đình Quyền (2006), “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, NXB
ĐHQG Hà Nội; Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã
hội, Hà Nội; Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp, Hà Nội; Triệu Văn Cường (chủ biên) (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động,
Hà Nội; Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy (2015), Giáo trình lưu trữ học đại cương,
NXB Đại học Quốc gia TP. HCM; Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình
Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản, NXB. HN.
- Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ:
Lê Phương Bình (năm 2016) “ Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc
sĩ Trường ĐHKHXH & NV Đại học Quốc gia TP.HCM. Đề tài này, đã nghiên cứu hiện
trạng công tác VT-LT trong các trường cao đẳng công lập thuộc TP.HCM và đề xuất giải
pháp nâng cao hiệu quả công tác VT-LT;


3
Lâm Thu Hằng (năm 2011) “Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư,
lưu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ”, Luận văn thạc sĩ Trường Đại học Quốc gia Hà
Nội, đề tài đã đề cập đến quản lý, chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VTLT, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, thi đua khen thưởng, đảm bảo cơ sở vật
chất của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ;
Nguyễn Thị Hồng (năm 2013) “ Đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác
văn thư - lưu trữ cấp Phường (Qua khảo sát thực tế tại các phường thuộc quận Tây Hồ Hà Nội)” Luận văn thạc sĩ Đại học Quốc gia Hà Nội, đề tài đã khảo sát, đánh giá việc tổ
chức công tác VT-LT ở cấp Phường;
Lưu Thị Khánh Hân (năm 2018) “Xây dựng mơ hình tổ chức quản lý cơng tác lưu
trữ tại Trường Đại học Kỹ thuật - Hậu cần Công an nhân dân” Luận văn thạc sĩ Đại học
Quốc gia Hà Nội, đề tài đưa thực trạng công tác lưu trữ và mơ hình quản lý cơng tác lưu
trữ phù hợp với đặc điểm của nhà trường.
- Một số tạp chí, thông tin, bài viết tham luận:
Lê Văn Hồng, “Công tác lập hồ sơ trong các cơ quan, đơn vị quân đội - thực trạng
và giải pháp”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01/2011;
Thiếu tướng Vũ Văn Hiền, “Tiếp tục đổi mới và nâng cao chất lượng hoạt động của văn
phòng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao”, Thơng tin cơng tác văn phịng số 19/2013;
Các bài tiểu luận hết môn và Báo cáo thực tập của tác giả (phụ lục kèm theo).

Trường SQKTQS/Đại học Trần Đại Nghĩa mang đặc thù chung của môi trường
quân đội, là mơi trường lao động sư phạm đặc biệt. Tính đặc biệt của quân sự thể hiện ở
sức mạnh của kỷ luật sắt “nghiêm minh và tự giác”, sự chấp hành của cấp dưới với mệnh
lệnh của cấp trên là phục tùng tuyệt đối, với lĩnh vực lao động đặc biệt gắn liền với việc
sẵn sàng chiến đấu hy sinh, cống hiến. Tuy nhiên, là một trường đào tạo nằm trong hệ
thống giáo dục quốc dân, Trường SQKTQS chịu chi phối ảnh hưởng của môi trường kinh
tế - xã hội xung quanh và chịu tác động của hệ thống văn bản của Nhà nước và Quân đội.
Cho nên, việc kế thừa học hỏi phương pháp tiếp cận, phương pháp khảo sát thực tế,
phương pháp đánh giá thực tiễn các sản phẩm khoa học đã nêu trên là rất cần thiết. Từ đó
có thể tham khảo vận dụng sáng tạo vào Nhà trường một cách phù hợp theo tính đặc thù
riêng biệt quân đội. Đây là vấn đề khá mới mẻ, là lần đầu tiên đề tài luận văn đề cập và
thực hiện nghiên cứu về quản lý công tác VT-LT tại Nhà trường trong quân đội.


4
3. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn hướng tới một số mục tiêu chính sau: Thứ nhất, làm rõ tiêu chí đánh giá
hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Thứ hai, khảo sát,
đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS; Thứ ba, Đề
xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác công tác VT-LT của
Trường SQKTQS.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu có hệ thống những vấn đề cơ bản, lý luận chung về hoạt động quản lý
công tác VT-LT; Khảo sát, đánh giá thực trạng về hoạt động quản lý công tác VT-LT
của Trường SQKTQS; Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cho Trường
SQKTQS; Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của
Trường SQKTQS và một số đề xuất kiến nghị.
5. Đối tượng nghiên cứu
Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS
6. Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Tại Trường SQKTQS (ĐH Trần Đại Nghĩa)
- Về thời gian: Từ năm 1975 đến 2019.
- Về nội dung nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS:
Tổ chức bộ máy và nhân sự; Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác VT-LT của
Trường SQKTQS; Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ VT-LT của Trường SQKTQS; Kiểm
tra, đánh giá và thi đua khen thưởng trong công tác VT-LT của Trường SQKTQS.
7. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận: Để thực hiện luận văn này chúng tôi sử dụng phương pháp
luận của Lưu trữ học.
- Phương pháp cụ thể:
+ Phương pháp phân tích - tổng hợp để làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về quản
lý nhà nước và quản lý công tác VT-LT;
+ Phương pháp điều tra, khảo sát quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS;
+ Phương pháp so sánh giữa lý thuyết và thực tế quản lý cơng tác VT-LT tại
Trường SQKTQS;
+ Phương pháp phân tích, đánh giá nhằm tìm ra nhưng ưu điểm để kế thừa, phát
triển và phát hiện những hạn chế;


5
+ Phương pháp khảo sát thực tiễn: Từ thực tiễn công tác tại Trường SQKTQS để
làm cơ sở và đề xuất các giải pháp.
8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của hoạt động quản lý công tác
VT-LT đối với các cơ quan, đơn vị nói chung và trong Trường SQKTQS nói riêng.
- Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Trường SQKTQS. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu
còn là tài liệu tham khảo cho khối Trường Sĩ quan trong Quân đội và là tài liệu cho các
học viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực này.
9. Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và phụ lục, phần nội dung chính được chia thành
03 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
tại cơ quan, tổ chức.
Chương 2. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ tại Trường Sĩ
quan Kỹ thuật quân sự.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư lưu trữ của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự.


6

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Cơ sở lý luận về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
1.1.1. Một số khái niệm liên quan
- Văn thư
Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm
cả văn bản cá nhân, gia đình dịng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả …) và văn
bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh …) để phục vụ cho quản lý,
điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại
Phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều
Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ
quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng [72].
Hiện nay trong các tài liệu học tập và tham khảo đã đưa ra các cách hiểu về văn thư
như: Văn thư là văn bản, giấy tờ công tác của các cơ quan, tổ chức hoặc văn thư là
phương tiện ghi tin và xử lý thông tin trong công tác quản lý.
- Công tác văn thư
Có nhiều tài liệu đề cập thuật ngữ cơng tác văn thư đã được sử dụng phổ biến trong
hoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thích trong văn
bản quy phạm pháp luật. Có nhiều định nghĩa về cơng tác văn thư như sau: Thứ nhất:

“Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ tồn bộ cơng việc liên quan đến soạn thảo,
ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm
bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”[72]. Thứ hai, công
tác văn thư được định nghĩa là: “tồn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý
nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ”[39]. Thứ ba, theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1 lại được định
nghĩa là: "Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư" [30]. Thứ tư, công tác văn
thư bao gồm: “Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong
công tác văn thư” theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về
cơng tác văn thư; [34].


7
Từ các khái niệm trên ta có thể quan niệm Cơng tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ
tồn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu nhằm đảm bảo thông tin văn
bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
- Lưu trữ
Người Việt Nam dùng thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn. Trong
từ điển Tiếng Việt xác định: “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
để tiện tra cứu, khai thác. Ví dụ: lưu trữ tài liệu, phịng lưu trữ hồ sơ” [68].
Như vậy lưu trữ có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại. Đối với văn bản, tài liệu, cơng văn,
giấy tờ thì “lưu trữ” nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để
làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Ở các cơ quan người ta thường nói: lưu trữ công
văn, lưu trữ tài liệu, lưu trữ hồ sơ, lưu trữ bằng cứ, chứng cứ tại phòng lưu trữ, kho lưu
trữ, trung tâm hay viện lưu trữ; trên các phương tiện truyền thơng người ta thường nói:
lưu trữ ký ức thời gian, dấu ấn thời gian.

- Công tác lưu trữ
Có nhiều định nghĩa về cơng tác lưu trữ như sau: Một là: “Công tác lưu trữ là một
ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế
và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [37]. Hai
là thuật ngữ trong từ điển về cơng tác lưu trữ: “Tồn bộ các quy trình quản lý nhà nước
và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an tồn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [39]. Ba là: “Công tác lưu trữ bao gồm các
công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [5]. Bốn là: “Công tác lưu trữ bao
gồm nhiều mặt công tác, nhiều khâu nghiệp vụ khoa học, kỹ thuật đối với nhiều loại hình
tài liệu. Tổ chức quản lý để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả
trong phạm vi một quốc gia là một sự nghiệp công phu, lâu dài. Nó địi hỏi phải có một
cơ sở lý luận, có pháp chế, có hệ thống tổ chức quản lý, mạng lưới kho, có đội ngũ cán bộ
chun mơn nghiệp vụ v.v… và cả một loạt quy trình quản lý khác (như chỉ đạo hướng
dẫn nghiệp vụ, kế hoạch, tổ chức lao động, thống kê, kiểm tra, thanh tra v.v…)” [69]
Ở Chương 1 Điều 2 Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 ban hành qui chế
về công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phịng, đó là: “Cơng tác lưu trữ là một ngành
hoạt động của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có


8
liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu
cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”[24].
Là một đơn vị trong quân đội, để phù hợp với Thông tư 80/2019/TT-BQP ngày
12/6/2019 chúng tôi quan niệm Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước,
bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc tổ chức
khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân.

- Quản lý
Taylor quan niệm: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau
đó hiểu được rằng họ đã hồn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” [ 54].
- Fayol: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ)
đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm sốt.
Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy” [54].
Như vậy, quản lý thực chất là một hành vi, chính xác hơn là một hoạt động gồm
một chuỗi các hành vi gắn kết với nhau tạo nên một tổ hợp (một hệ thống) có tính đặc thù
riêng. Chính vì vậy mà mọi hoạt động quản lý đều phải do 4 yếu tố cơ bản sau cấu thành:
Chủ thể quản lý, trả lời câu hỏi: do ai quản lý?; Khách thể quản lý, trả lời câu hỏi:
quản lý cái gì?; Mục đích quản lý, trả lời câu hỏi: quản lý vì cái gì?; Mơi trường và điều
kiện tổ chức, trả lời câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nào?
Trong quản lý xã hội ta quan tâm tới hành vi quản lý. Hành vi quản lý được hiểu là
những thao tác quản lý hay hoạt động quản lý để đạt mục đích của chủ thể quản lý, nghĩa
là: Quản lý là hành vi mà những thành viên trong tổ chức thực hiện ở một môi trường
nhất định nhằm nâng cao năng suất công việc, để đạt được mục đích của tổ chức.
Kết quả hành vi quản lý là tạo lập thông tin và cung cấp thông tin chân thực, chính
xác, khách quan, bằng việc cung cấp các minh chứng, thực chứng, chân lý giúp cho cá
nhân và tổ chức khai thác nó thỏa mãn nhu cầu sử dụng. Muốn vậy hành vi quản lý phải
tuân thủ các phương thức quản lý căn bản, được biểu hiện như: đăng ký, thống kê, kiểm
kê, kiểm tra, đánh giá, báo cáo kết quả trong quá trình hoạt động. Trong lĩnh vực hoạt
động quản lý VT-LT cũng trên cơ sở tương tự như vậy và mang tính chuyên biệt của
ngành VT-LT, ta sẽ tìm hiểu ở phần sau.


9
- Quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Hiện nay, trong cơng tác VT-LT chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra các khái
niệm về quản lý công tác VT-LT. Luận văn xuất phát từ những khái niệm quản lý; khái niệm
văn thư; khái niệm lưu trữ ở trên đã đưa ra khái niệm quản lý công tác VT-LT như sau:

Quản lý công tác VT-LT là tổng hợp các biện pháp của nhà quản lý đối với công
tác VT-LT nhằm góp phần duy trì, phát triển cơ quan, tổ chức theo mục tiêu xác định.
Phương thức quản lý VT-LT chính là tập hợp các thao tác, hành vi như: tạo lập
đăng ký, thống kê, kiểm kê, kiểm tra, đánh giá, báo cáo kết quả trong quá trình hoạt động
VT-LT. Như vậy bản thân lĩnh vực hoạt động quản lý VT-LT vừa tuân thủ tính pháp lý
nghiêm ngặt, vừa linh hoạt, sáng tạo bởi chính người tạo lập ra nó trong từng văn bản, tài
liệu được ban hành và lưu hành.
- Nâng cao hiệu quả
Theo Từ điển Tiếng Việt thì Nâng cao là làm cho cao hơn trước, đưa lên mức cao hơn.
Thực tế, nâng cao là toàn bộ những hoạt động tích cực, chủ động và tự giác của chủ thể tác
động đến đối tượng nhằm đạt được ý định, mục đích u cầu đặt ra.
Có thể nói rằng, một trong những khó khăn lớn nhất đối với cơng tác VT-LT đó
chính là đánh giá hiệu quả hoạt động của quản lý cơng tác VT-LT. Chúng ta khó có thể
nâng cao được hiệu quả trong hoạt động quản lý khi mà chúng ta cịn chưa xác định được
chính xác thế nào là hiệu quả cũng như chưa thiết lập được hệ thống các tiêu chí để đánh
giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT.
Hiệu quả của một hoạt động là kết quả đạt được so với chi phí, thời gian bỏ ra cho
hoạt động đó, có thể hiểu hiệu quả bằng kết quả trừ chi phí. Hiệu quả theo nghĩa chung
nhất là kết quả của việc làm mang lại hoặc là kết quả đạt được trong việc thực hiện nhiệm
vụ nhất định. Như vậy, hiệu quả là kết quả đạt được như yêu cầu của một việc làm mang
lại. Một công việc được coi là hiệu quả, sản phẩm nó tạo ra đạt được như mong muốn của
người thực hiện và chi phí bỏ ra khơng quá mức cần thiết, hiệu quả còn được hiểu là việc
kết hợp và sử dụng các nguồn lực đầu vào bằng một cách thức tốt nhất, tiết kiệm nhất để
ra kết quả cao hơn.
Như vậy, nâng cao hiệu quả là tổng thể những nội dung biện pháp, cách thức, nhằm
làm cho kết quả đạt được của một việc làm mang lại cao hơn mức bình thường.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn thư - lưu trữ


10

Hiện nay, trong cơng tác VT-LT chưa thấy có một nghiên cứu nào đưa ra cách hiểu
thống nhất về nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT. Bản chất của việc
nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT là phản ánh kết quả thực tế của các
hoạt động nghiệp vụ quản lý VT-LT có phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan, đơn vị hay
khơng. Việc đầu tư cho quản lý VT-LT có mang lại kết quả thiết thực trong thực thi nhiệm
vụ chính trị của đơn vị hay khơng; khi sử dụng văn bản tài liệu áp vào thực hiện công việc
cụ thể của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức có trở ngại và phát sinh gì khơng. Nếu câu trả lời
là: phục vụ tốt; kết quả tốt; khơng khó khăn trở ngại gì, thì đó chính là hiệu quả. Cịn trong
trường hợp, văn bản trong VT-LT còn vướng mắc, bất cập với công việc của cơ quan; hoặc
không dùng đến bất cứ văn bản nào cho cơng việc thì chứng tỏ hoạt động quản lý VT-LT
kém hiệu quả; hoặc khi cần dùng văn bản, tài liệu nhưng tìm kiếm khơng thấy cũng là kém
hiệu quả, vì vậy rất cần thiết phải nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT. Nghĩa là nâng cao
hiệu quả quản lý VT-LT là phương pháp đối sánh giữa quá khứ với hiện tại, giữa hiện tại
và tương lai của hoạt động nghiệp vụ, quản lý VT-LT. Trong khi đó quản lý VT-LT là đại
lượng định tính, nên việc tính tốn so sánh sẽ gặp khó khăn và khơng thể định lượng.
Từ việc phân tích quan niệm về nâng cao hiệu quả, trong phạm vi luận văn, tác giả
đưa ra khái niệm nâng cao hiệu quả quản lý công tác VT-LT như sau: Nâng cao hiệu quả
quản lý công tác VT-LT là tổng thể những biện pháp, cách thức của các chủ thể nhằm làm
cho kết quả đạt được của công tác VT-LT mang lại cao hơn mức bình thường.
1.1.2. Nội dung, nguyên tắc, yêu cầu đối với người làm VT-LT và cán bộ quản lý, ý
nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
a) Nội dung hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Hoạt động quản lý công tác VT-LT là tổng hợp các biệm pháp tiến hành của cơ
quan, đơn vị hoặc tổ chức, nhằm duy trì điều hành nghiệp vụ VT-LT thực hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ, đạt mục đích đề ra, bao gồm:
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VT-LT; Xây dựng, ban hành các văn bản
quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình cơ quan có thẩm quyền ban hành; Tơ chức
hướng dẫn, kiêm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác VT-LT; Quản
lý, đào tạo cán bộ, công chức VT-LT; Nghiên cứu khoa học về cơng tác VT-LT; Đảm
báo kinh phí cho hoạt động VT-LT; Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác VT-LT; Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ.
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ VT-LT trong các cơ quan, tổ chức đã được quy


11
định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác VT-LT.
Quản lý công tác VT-LT là công cụ quan trọng hàng đầu và không thể thiếu trong
mỗi cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức nhất định. Bộ phận quản lý công tác VT-LT có chức
năng tham mưu giúp lãnh đạo, chỉ huy làm tốt việc quản lý công tác VT-LT trong cơ
quan, thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể.
Trong Quân đội (Tại Chương 5 Điều 83 Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày
26/7/2020 và Chương 4 Thông tư số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc
phòng) cũng đề cập đến nội dung quản lý công tác VT-LT rất cụ thể.
Với các nội dung trên giúp có cái nhìn khái qt về nội hàm của quản lý công tác
VT-LT. Căn cứ vào Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012, Thông tư 80/2019/TTBQP ngày 12/6/2019 và quy mô hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và thực tế hoạt động
của Trường SQKTQS, theo chúng tôi, nội dung của hoạt động quản lý VT-LT bao gồm:
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác VT-LT; Phổ biến, ban hành các văn bản quản lý
công tác VT-LT; Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác VT-LT; Tổ chức thực hiện các
nghiệp vụ VT-LT; Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ hoạt động quản lý
cơng tác VT-LT; Thi đua, khen thưởng trong công tác VT-LT.
b) Nguyên tắc hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Để hoạt động quản lý công tác VT-LT đảm bảo đúng quy định, nâng cao hiệu quả,
đáp ứng tốt hơn thực thi chức năng, nhiệm vụ và những vấn đề mới đặt ra, đòi hỏi phải
đáp ứng những nguyên tắc quản lý cơ bản: Tập trung, thống nhất.
Đây là nguyên tắc hạt nhân của mọi nguyên tắc, bởi vì: quản lý tập trung thống nhất
về hệ thống và nghiệp vụ VT-LT là nhất quán. Nguyên tắc này yêu cầu tham mưu, đề xuất
cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ phải dựa trên cơ sở
các quy định của pháp luật, không được “phá rào, lách luật”, không được tùy tiện theo suy
nghĩ chủ quan, mong muốn của mình. Khi đề xuất giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu
việc thực hiện nhiệm vụ, vấn đề được giao gặp khó khăn do rào cản của pháp luật, vướng

các quy định hiện hành của pháp luật phải báo cáo lãnh đạo biết để kiến nghị, đề xuất với
các cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật, đồng thời
đề xuất các giải pháp, các phương án khả thi để tháo gỡ nhưng cũng chỉ được phép trong
khôn khổ, giới hạn pháp luật cho phép.
Trong hoạt động quản lý công tác VT-LT việc tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
cấp trên cũng phải theo nguyên tắc nhất định. Đồng thời, phải có chính kiến bảo vệ được,


12
giữ được các suy nghĩ, các kiến nghị đề xuất có tính chất độc lập của mình. Đối với các
vấn đề liên quan đến các quy định của pháp luật, các quy định của chế độ, chính sách
hiện hành của nhà nước thì phải báo cáo rõ “làm theo những quy định nào?” và “nếu
khơng theo các quy định đó sẽ dẫn đến hậu quả thế nào?”; “tác hại của các hậu quả” đến
cơ quan, đơn vị như thế nào?.
c) Yêu cầu đối với người làm văn thư - lưu trữ và cán bộ quản lý đối với hoạt động
quản lý công tác văn thư, lưu trữ
Yêu cầu pháp chế xã hội chủ nghĩa đây là yêu cầu cơ bản vì: Pháp chế xã hội chủ nghĩa
là sự tơn trọng, tuân thủ, chấp hành nghiêm chỉnh hiến pháp, pháp luật. Trong công tác VTLT phải đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của Nhà
nước, Bộ Quốc phòng. Để thực hiện yêu cầu này mọi cán bộ nhân viên làm công tác VT-LT
phải nêu cao tinh thần phụ trách trước quần chúng, phải nêu gương tôn trọng, chấp hành
pháp luật trong thực thi nhiệm vụ. Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ phải đảm bảo đúng
pháp luật. Đây là yêu cầu quan trọng trong quản lý, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ
quan nhà nước, nếu không thực hiện đúng với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những
hậu quả và tác hại không lường. Điều này dễ thấy trong thực tiễn thực hiện các quyết định
quản lý. Muốn quản lý đúng pháp luật, đúng chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước, Bộ
Quốc phịng phải am hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vực công tác
được giao và các lĩnh vực cơng tác có liên quan để khơng sai, khơng vi phạm. Khai thác triệt
để và vận dụng sáng tạo giới hạn cho phép của pháp luật và các chế độ, chính sách, vận dụng
tối đa các quy định, các chế độ, chính sách có lợi cho cán bộ, nhân viên, trong cơ quan, đơn
vị nhưng không vi phạm các quy định chung của pháp luật.

Yêu cầu khoa học, khách quan, trung thực: Quản lý VT-LT phải trên cơ sở khoa học,
khách quan, trung thực; Xuất phát từ yêu cầu phải đảm bảo hiệu quả, chất lượng, chính xác
của các vấn đề hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ và có hiệu quả cao. Trên cơ sở
phân tích các luật cứ khoa học, những cơ sở lý luận và thực tiễn của nhiệm vụ, công việc
được giao tham mưu, đề xuất chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu.
Yêu cầu khách quan trong hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ phải xuất phát từ thực
tế hay thực trạng khách quan công việc, nhiệm vụ đang giải quyết, khả năng hiện thực, điều
kiện, năng lực thực tế của đội ngũ cán bộ, nhân viên, các nguồn lực và điều kiện cơ sở vật
chất để thực hiện. Hiện trạng của cơ quan, đơn vị đề xuất các nhiệm vụ, chương trình kế
hoạch và các giải pháp thực hiện điều đó, tơn trọng, khách quan sẽ loại bỏ được yếu tố chủ


13
quan duy ý chí, lồng các ý muốn và tham vọng cá nhân trong hoạt động quản lý công tác văn
thư, lưu trữ tôn trọng các quy định, quy chế, các văn bản của cơ quan sẽ đáp ứng yêu cầu,
đảm bảo đúng và chính xác phải có đủ tri thức, tài năng, đức độ, thẳng thắn, trung thực.
Yêu cầu trách nhiệm cao luôn đề cao trách nhiệm của người quản lý, phụ trách, trực
tiếp với hoạt động VT-LT. Phải là cơ quan giúp việc tin cậy, tham mưu đúng tham mưu
trúng cho lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị và tổ chức. Nêu cao thái độ trách nhiệm là
nhằm bảo đảm đúng chủ trương, quan điểm, đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước,
bảo đảm tính khoa học, khách quan và trung thực.
Yêu cầu toàn diện, tổng hợp là địi hỏi hoạt động quản lý cơng tác VT-LT phải đảm
bảo phát huy tính dân chủ, tiếp thu trí tuệ tập thể, để mọi thành viên của cơ quan, đơn vị
hoặc tổ chức nghiêm túc chấp hành và tự giác thực hiện, tham gia hoàn thiện quản lý VTLT khắc phục được các yếu tố chủ quan, phiến diện, độc đốn, chun quyền, khép kín,
từ đó nâng cao hiệu quả quản lý VT-LT tốt hơn.
d) Ý nghĩa của hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
- Đối với cơ quan đơn vị: Tiến hành tốt công tác quản lý VT-LT sẽ tạo ra chất lượng
công việc tốt hơn góp phần xây dựng vị thế, uy tín thương hiệu, độ tin cậy trong mơi trường
xã hội và của cộng đồng giành cho cơ quan, đơn vị và tổ chức. Với ý nghĩa đó có thể nói bộ
phận quản lý VT-LT là bộ mặt hành chính quan trọng cho cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức.

- Đối với các cá nhân lãnh đạo, chỉ huy đơn vị: Tạo lập, cung cấp và lưu trữ thông
tin giúp cho bộ máy cơ quan đơn vị, tổ chức, từng cá nhân trong đó được tiếp cận tìm
hiểu, tra cứu, học tập theo luật định. Nhờ vậy, tạo được môi trường làm việc trong sạch,
lành mạnh dân chủ, công bằng, minh bạch, khách quan. Mọi thành viên nơi ấy được hiểu
biết, được cống hiến, được thể hiện và được ghi nhận, được thỏa mãn nhu cầu bản thân.
Nhất là nhu cầu thực chứng ngày càng cao, công tác quản lý VT-LT càng có ý nghĩa thực
tiễn hơn bao giờ hết. Khi hoạt động quản lý VT-LT chặt chẽ khoa học, đúng quy trình,
luật định, đồng thời cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết, chính xác, kịp thời sẽ là căn cứ
thiết yếu giúp lãnh đạo, chỉ huy của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức ra quyết định đúng đắn
để giải quyết các vấn đề thực tiễn đặt ra theo mục tiêu yêu cầu xác định.
1.1.3. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
Để đánh giá đúng hiệu quả của hoạt động VT-LT tại Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân
sự, có thể dựa trên các căn cứ cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và thực tiễn chúng tôi xây

dựng đề xuất một số tiêu chí chủ yếu có tính chất định tính như sau:


14
Tiêu chí 1: Hiệu quả hoạt động của bộ máy và đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ
Hiệu quả hoạt động tổ chức bộ máy của một cơ quan tổ chức là kết quả cuối cùng
trong mục đích quản lý. Nếu tổ chức bộ máy khơng ổn định thì tất yếu hoạt động khơng
hiệu quả, tạo nên sự trì trệ, ách tắc trong việc triển khai nhiệm vụ được giao, bên cạnh đó,
tính hiệu quả hay khơng trong mọi hoạt động của một cơ quan, tổ chức đều bị chi phối
bởi yếu tố con người, xét cho cùng, bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải ổn định bộ
máy và nhân sự để đảm bảo hiệu quả hoạt động. Bên cạnh đó, trình độ năng lực của cán
bộ làm công tác VT-LT cũng là nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả của công tác VTLT tại cơ quan, đơn vị
Để tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy và đội ngũ cán bộ văn thư,
lưu trữ cần khảo sát và đánh giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/ Hiệu quả thấp.
Qua đó định lượng được tương đối chính xác hiệu quả hoạt động của bộ máy và trình độ,
phẩm chất, năng lực của đội ngũ cán bộ VT-LT.

Tiêu chí 2: Hiệu quả công tác phổ biến, ban hành văn bản, quản lý hoạt động văn
thư, lưu trữ
Có thể nói đây là tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả hoạt động văn thư, lưu trữ,
bởi trong hoạt động quản lý việc ban hành các văn bản có vai trị vô cùng quan trọng, là
phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định, chuyển tải nội dung và cũng là căn cứ
cho công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ, đồng thời là công cụ xây dựng hệ
thống văn bản cho hoạt động văn thư, lưu trữ được thực hiện một cách khoa học và có
hiệu quả nếu như hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn được hồn thiện, xây dựng ban
hành đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, đầy đủ, đồng bộ và áp dụng có hiệu quả.
Để tiến hành đánh giá hiệu quả công tác phổ biến, ban hành văn bản, quản lý hoạt
động văn thư, lưu trữ cần khảo sát và đánh giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/
Hiệu quả thấp. Qua đó định lượng được tương đối chính xác hiệu quả của công tác phổ
biến, ban hành văn bản, quản lý hoạt động VT-LT.
Tiêu chí 3: Hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ VT-LT trong các cơ quan, tổ chức đã được
quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác
VT-LT. Do vậy, để đánh giá hiệu quả cơng tác VT-LT một tiêu chí khơng thể thiếu đó là
hiệu quả thực hiện nghiệp vụ VT-LT bao gồm: Trước hết, là hiệu quả thực hiện nghiệp
vụ văn thư như: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Quản lý và sử dụng


15
con dấu của cơ quan, tổ chức. Đồng thời thực hiện hiệu quả nghiệp vụ công tác lưu trữ
như: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại tài liệu lưu trữ; xác định giá tài liệu
lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu, ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ.
Để tiến hành đánh giá hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác VT-LT cần khảo
sát và đánh giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/ Hiệu quả thấp. Qua đó định lượng
được tương đối chính xác hiệu quả của mặt cơng tác này.
Tiêu chí 4: Hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn
thư, lưu trữ

Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho cơng tác VT-LT cũng là tiêu chí quan trọng để
đánh giá hiệu quả công tác VT-LT. Nếu cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác VTLT được đầu tư phù hợp, sử dụng hết công năng của nó phục vụ tốt cho thực hiện nghiệp vụ
VT-LT thì hiệu quả cơng tác VT-LT có chất lượng cao và ngược lại cơ sở vật chất, trang bị
không được đầu tư, cơng năng sử dụng ít thì hiệu quả công tác VT-LT ở mức độ thấp. Do vậy,
nhất thiết phải tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang bị như: phịng làm việc, kho lưu trữ,
kinh phí cho hoạt động VT-LT, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT…
Để tiến hành đánh giá hiệu quả của cơ sở vật chất, trang bị phục vụ công tác VT-LT cần
khảo sát và đánh giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/ Hiệu quả thấp. Qua đó định lượng
được tương đối chính xác hiệu quả khai thác cơ sở vật chất trang bị cho công tác VT-LT.
Tiêu chí 5: Hiệu quả cơng tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, thi đua
khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ
Trong mọi chế độ nhà nước, để kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện các nhiệm
nhiệm vụ của mình, cũng như để đáp ứng các yêu cầu chuẩn bị cho thời gian tới, mọi cơ
quan bao giờ cũng cần đến công tác thống kê. Chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ
trong công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng bởi hệ thống các chỉ tiêu
thống kê được xác lập trong công tác VT-LT sẽ là một trong những căn cứ rất cơ bản để
đáp ứng các yêu cầu của công tác quy hoạch, kế hoạch, điều hành cả hệ thống ngành văn
thư, lưu trữ. Vì vậy, việc thực hiện nghiêm túc và không ngừng nâng cao hiệu quả báo
cáo thống kê, định kỳ cũng là một tiêu chí để đánh giá hiệu quả trong công tác VT-LT.
Để tiến hành đánh giá hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ,
thi đua khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác VT-LT cần khảo sát và đánh
giá trên 3 mức: Hiệu quả cao/ Đạt yêu cầu/ Hiệu quả thấp. Qua đó định lượng được tương
đối chính xác hiệu quả của mặt công tác này cho thực hiện nghiệp vụ VT-LT.


16
Các tiêu chí này sẽ là thước đo, là cơ sở phân loại, nhận biết, đánh giá mọi hoạt động
công tác VT-LT của cơ quan, của tổ chức. Trên cơ sở các tiêu chí chung đó, căn cứ vào nội
hàm của từng nội dung quản lý công tác VT-LT đã nêu ở mục 1.1 và thực tế hoạt động công
tác VT-LT tại Trường SQKTQS, chúng tôi bước đầu nghiên cứu, đề xuất đưa ra bảng tiêu

chí đánh giá cụ thể gồm 19 tiêu chí [Phụ lục 7] làm thước đo đánh giá hiệu quả hoạt động
quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS.
Để lượng hóa việc đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT của Trường
SQKTQS trên cơ sở 19 tiêu chí đánh giá [Phụ lục 7], ta xây dựng cơng thức đánh giá như sau:

Trong đó:

H là Điểm trung bình trong tổng cộng các tiêu chí đánh giá
Ti là Tiêu chí đánh giá thứ i
n là Số tiêu chí đánh giá

Qui ước đánh giá hiệu quả quản lý công tác VT-LT của Trường SQKTQS như sau:
Hiệu quả cao từ 8 đến 10 điểm.
Đạt yêu cầu từ 7 đến cận 8 điểm.
Hiệu quả thấp từ 5 đến cận 7 điểm.
Không hiệu quả từ 0 đến cận 5 điểm.
1.2. Cơ sở pháp lý về hoạt động quản lý công tác văn thư - lưu trữ
1.2.1. Văn bản Luật
Trải qua hơn bảy thập kỷ - kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thơng đạt
số 01/CP ngày 03/01/1946 cho đến nay, xác định được vai trò, vị trí quan trọng của cơng
tác VT-LT trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, thời gian qua Đảng và Nhà
nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực VT-LT, đã từng bước kiện toàn.
- Luật Lưu trữ số 01 năm 2011 được QH khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thơng qua đã chính
thức có hiệu lực và đi vào cuộc sống. Đây là căn cứ pháp lý cao nhất cho việc triển khai công
tác lưu trữ. Luật Lưu trữ được xây dựng nhằm mục đích: Nâng cao hiệu lực pháp lý và hiệu
quả quản lý nhà nước đối với hoạt động lưu trữ; Quy định rõ chính sách của Nhà nước, vai trò,
trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước, của người đứng đầu các cấp, các ngành, các cơ
quan, tổ chức; minh bạch, công khai, đơn giản hoá các thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ; Quan tâm đến chế độ, chính sách cho người làm lưu trữ; tăng cường quản lý đào tạo, bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động dịch vụ lưu trữ. Nhìn chung, Luật Lưu trữ

17
được ban hành đã tạo cơ sở pháp lý đầy đủ để quản lý công tác lưu trữ, một lĩnh vực hoạt động
quan trọng của Nhà nước. Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15 tháng 11
năm 2018 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
1.2.2. Văn bản dưới luật
Cùng với văn bản luật, hàng loạt các văn bản dưới Luật cũng đã được ban hành để
cụ thể hóa và mới đây nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính
phủ về công tác văn thư. Nghị định đã thay thế các văn bản ra trước về công tác văn thư,
trong Điều 1 công tác văn thư được quy định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử
dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư.
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 của Chính phủ, về quản lý và sử
dụng con dấu ra đời thay thế Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính
phủ về quản lý sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày
07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường cơng tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây
dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; được áp dựng đối với các bộ, cơ quan ngang bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương,
các tập đoàn kinh tế Nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong công tác VT-LT tại Bộ Ọuốc phịng, việc xây dựng hệ thơng văn bản quản lý
nghiệp vụ là một nhiệm vụ hết sức quan trọng vì nó mang tính đặc thù ngành. Hệ thống
văn bản đảm bảo cho thực hiện việc quản lý được thống nhất từ Bộ Quốc phòng đến đơn

vị trực thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công tác VT-LT. Trên cơ sở
những văn bản chỉ đạo của Đảng, nhà nước, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đã ban hành một
số văn bản nhằm cụ thể hoá các chủ trương về công tác VT-LT từ trước đến nay:
Quyết định số 15/QĐ-QP ngày 19/01/1981 của Bộ Quốc phòng ban hành Điều lệ công
tác văn thư trong Quân đội, bước đầu quy định về VT-LT ở các cơ quan đơn vị thuộc BQP.