Phân tích đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý ERP trong kinh doanh nhà hàng khách sạn, du lịch lữ hành của 1 số doanh nghiệp trên địa bàn TP Hà Nội hoặc các thành phố khác

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BÀI THẢO LUẬN
Hệ thống thơng tin quản lý
ĐỀ TÀI:
Phân tích đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý ERP
trong kinh doanh nhà hàng khách sạn, du lịch lữ hành của 1 số
doanh nghiệp trên địa bàn TP Hà Nội hoặc các thành phố khác
Giảng viên hướng dẫn: Bùi Quang Trường
Lớp học phần

: 2117Ecit0311

HÀ NỘI - tháng 4 năm 2021


MỤC LỤC
Mục lục
Lời cảm ơn
Danh mục bảng, biểu đồ
A. LỜI MỞ ĐẦU.........................................................................................................1
B. NỘI DUNG CHÍNH................................................................................................2
I. TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG ERP CHO DOANH NGHIỆP........2
1.Tổng quan ERP.........................................................................................................2
1.1. Khái niệm.............................................................................................................. 2
1.2. Đặc điểm............................................................................................................... 2
1.3. Các thành phần cấu thành.....................................................................................3
1.4. Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp...................................................................5
2. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp.........................................................................5
II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CỦA ERP TRONG KINH DOANH NHÀ HÀNG,

KHÁCH SẠN, DU LỊCH LỮ HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI VÀ CÁC THÀNH
PHỐ KHÁC................................................................................................................. 5
1. Kết quả khảo sát.......................................................................................................5
2. Tổng quát thực trạng hệ thống thông tin quản lý ERP tại các nhà hàng khách sạn, du
lịch lữ hành.................................................................................................................. 13
3. Thuận lợi và khó khăn khi áp dụng hệ thống ERP trong kinh doanh nhà hàng khách
sạn, du lịch lữ hành......................................................................................................14
4. Nguyên nhân............................................................................................................16
5. Đánh giá thực trạng..................................................................................................18
6. Đề xuất và kiến nghị................................................................................................20
III. KẾT LUẬN............................................................................................................ 22
C. LỜI CẢM ƠN.........................................................................................................23


LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện và hoàn thành bài thảo luận này, nhóm 10 xin chân thành gửi lời cảm ơn
đến thầy Bùi Quang Trường – giảng viên môn Hệ thống thông tin quản lý đã truyền
đạt cho chúng em những kiến thức quý báu trong suốt thời gian học tập vừa qua. Trong
thời gian tham gia lớp học của thầy, chúng em đã có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ
ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc. Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý
báu, là hành trang để chúng em có thể vững bước sau này.
Tuy nhiên, do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế và khả năng tiếp thu thực tế còn nhiều
bỡ ngỡ. Mặc dù chúng em đã cố gắng hết sức nhưng chắc chắn bài thảo luận khó có
thể tránh khỏi những thiếu sót và nhiều chỗ cịn chưa chính xác, kính mong thầy và
các bạn xem xét và góp ý để bài thảo luận của nhóm được hồn thiện hơn.
Kính chúc thầy sức khỏe, hạnh phúc, thành công trên con đường sự nghiệp giảng dạy.
Nhóm 10 xin chân thành cảm ơn thầy!

Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2021
Nhóm nghiên cứu

Nhóm 10


DANH MỤC BẢNG, BIỂU ĐỒ
Biểu đồ 1.1. Lĩnh vực của DN trong ứng dụng ERP....................................................6
Bảng 1.1. Bảng tổng hợp các giải pháp ERP ứng dụng tại 4 doanh nghiệp khảo sát...7
Biểu đồ 1.2. Các phân hệ chức năng mà doanh nghiệp đã triển khai và sử dụng.........7
Biểu đồ 1.3. Lí do dẫn đến quyết định ứng dụng ERP tại 4 doanh nghiệp...................7
Biểu đồ 1.4. Hình thức bán phịng, các dịch vụ của các khách sạn, doanh nghiệp du
lịch lữ hành.................................................................................................................. 8
Bảng 1.2. Những lợi ích mà ERP mang lại sau khi triển khai......................................8
Biểu đồ 1.5. Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến khả năng ứng dụng ERP
thành công...................................................................................................................9
Biểu đồ 1.6. Nhân tố tác động đến tổ chức hệ thống các nguồn lực của
doanh nghiệp...............................................................................................................10
Biểu đồ 1.7. Mức độ ảnh hưởng của DN khi sử dụng ERP.........................................11
Biểu đồ 1.8. Các hoạt động mà khách sạn, du lịch lữ hành đã tham gia trong giai đoạn
triển khai ERP.............................................................................................................11
Biểu đồ 1.9. Việc cung cấp, nắm bắt thông tin của DN sau khi ứng dụng ERP...........12
Biểu đồ 1.10. Mức độ tích hợp các chức năng trong DN sau khi ứng dụng ERP........12
Biểu đồ 1.11. Mức độ hài lòng khi sử dụng phần mềm ERP.......................................12


LỜI MỞ ĐẦU
Ngành du lịch là một nghành kinh doanh có từ rất lâu đời trên thế giới. Tại các nước
phát triển, nghành du lịch phát triển hết sức mạnh mẽ và có lợi nhuận cao với sự hỗ trợ
đắc lực của công nghệ thông tin trong tổ chức và hoạt động. Tại nước ta, những năm
gần đây, nghành du lịch mới thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng của nó
trong các lĩnh vực kinh tế xã hội ngày càng được mở rộng. Việt Nam là một nước có
rất nhiều các danh lam thắng cảnh, các di tích lịch sử; đặc biệt là 1 trong 7 kỳ quan của

thế giới - Vịnh Hạ Long. Vì vậy hằng năm, lượng khách du lịch tới Việt Nam rất đơng,
cả khách trong nước và ngồi nước, thuận lợi cho các dịch vụ nhà ở, khách sạn phát
triển. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho hệ thống khách
sạn của mình một hệ thống thơng tin phù hợp với tình hình thực tế của khách sạn mình
để đảm bào cho nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về sự nhanh chóng, thuận tiện
trong những lần đặt phịng, th phịng tại khách sạn mình. Không những thế, hệ thống
thông tin quản lý khách sạn sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý được tốt hơn về mọi mặt
như :quản lý phòng, quản lý hiện trạng phịng, tiện nghi có ở trong phịng, quản lý
nhân sự, các dich vụ ăn uống giặt là của khách sạn… Ta thấy rằng, việc áp dụng hệ
thống thông tin quản lý cho các khách sạn là rất cần thiết. Hiện nay ở Việt Nam cũng
đã có rất nhiều khách sạn đã áp dụng hệ thống thông tin quản lý vào các hoạt động, tổ
chức của doanh nghiệp, trong đó có ERP . Nhưng trên thực tế, việc áp dụng hệ thống
thông tin quản lý chưa thực sự đạt hiệu quả cao ở Việt Nam, đặc biệt là ERP vì hệ
thống ERP là hệ thống lớn, triển khai tốn thời gian và mất nhiều chi phí. Vì vậy, các
doanh nghiệp cần phải nhìn nhận đánh giá lại và đưa ra các biện pháp sử dụng, quản lý
hệ thống thông tin tốt hơn. Để hiểu rõ hơn về điều này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về
thực trạng hệ thống thơng tin quản lý ERP trong kinh doanh nhà hàng, khách sạn, du
lịch lữ hành của 1 số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội hoặc 1 số thành phố
khác

5


B. NỘI DUNG CHÍNH
I. TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG ERP CHO DOANH
NGHIỆP
1. Tổng quan ERP
1.1. Khái niệm
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống quản lý tổng
thể tài nguyên doanh nghiệp, cho phép tổ chức, doanh nghiệp tự kiểm sốt được các

nguồn lực của mình, từ đó đưa ra các kế hoạch khai thác tài nguyên một cách hợp lý từ
các quy trình nghiệp vụ đã xây dựng trong hệ thống. Hiện tại ERP cũng chỉ là một khái
niệm khá trừu tượng đối với nhiều người dùng, có nhiều tổ chức, doanh nghiệp chỉ áp
dụng vài phân hệ nghiệp vụ để quản lý cho tổ chức, doanh nghiệp của mình hoặc sử
dụng các phần mềm quản lý khác nhau sau đó kết hợp lại một cách rời rạc nhưng cũng
cho là đã ứng dụng ERP. Để hiểu rõ hơn khái niệm này: có thể phân tích như sau:
 R (Resources – Tài nguyên): là các nguồn lực bên trong giúp cho tổ chức, doanh
nghiệp có thể tồn tại, phát triển được bao gồm nguồn lực về tài chính, nguồn lực nhân
sự, nguồn lực cơng nghệ với phần cứng, phần mềm, nguồn lực dữ liệu, thông tin,… Vì
vậy khi ứng dụng ERP các tổ chức, doanh nghiệp cần hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu
của các nguồn lực trong tổ chức nhằm khai thác tối đa điểm mạnh và hạn chế bớt các
điểm yếu của tổ chức mới có thể mang lại giá trị lớn cho hoạt động kinh doanh.
 P (Planning – hoạch định): là các kế hoạch, các nguyên tắc về quy trình nhằm xây
dựng, bổ sung, hoàn thiện các hoạt động trong các tổ chức. Việc hoạch định cần dựa
trên các nguồn lực để phát huy hiệu quả, năng suất của các nguồn lực khác nhau trong
doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp nhà quản lý cần
tính tốn, lập các kế hoạch, đưa ra báo cáo về các khả năng phát sinh trong quá trình
điều hành, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn như khi ứng dụng ERP
thì sẽ tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho nhà máy sản xuất để cung
cấp đầy đủ cho các đơn hàng của nhà cung cấp, phải hoạch định ra kế hoạch sản xuất
sao cho hợp lý, không thiếu cũng như không thừa để đem lại lợi nhuận cao nhất cho
doanh nghiệp. Hoạch định ra các chiến lược kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp dựa
trên phạm vi thị trường, chính sách giá của doanh nghiệp, tỷ lệ chiết khấu…
 E (Enterprise – Doanh nghiệp): tổ chức, doanh nghiệp là mục đích cuối cùng của
ERP, làm sao kết hợp tất cả các bộ phận, phòng ban, tất cả các chức năng nghiệp vụ
của tổ chức, doanh nghiệp vào chung một hệ thống quản lý dựa trên hệ thống máy tính
duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng bộ phận
hoặc các phòng ban trong doanh nghiệp.
1.2. Đặc điểm
Theo Zeng et al. (2003), một hệ thống ERP có các đặc điểm sau:

6


- Tính linh hoạt: ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong
tương lai
- Tính tồn diện: ERP có thể hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như:
bán hàng, quản trị ngun vật liệu, kế tốn tài chính...
- Tính liên kết: ERP không chỉ liên kết các chức năng/ bộ phận của hệ thống mà cịn
liên kết với bên ngồi doanh nghiệp
1.3. Các thành phần cấu thành
a. Quản lý nhân sự
Với doanh nghiệp, quản lý nhân sự thường là ưu tiên số một. Bởi khơng có
nhân viên, sẽ khơng có công ty. Module quản lý nhân sự trong phần mềm ERP sẽ xử lý
các nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm,… Tuy
nhiên, tính năng quan trọng nhất cần tìm trong một cơng cụ ERP là quản lý lương.
Việc gửi bảng lương và phát hành lương trực tiếp theo cách thủ công tốn rất nhiều thời
gian và khơng hiệu quả về chi phí. Thay vào đó, bộ phận nhân sự tự động hóa các
khoản thanh toán bao gồm cả khấu trừ thuế thu nhập và phúc lợi, tích hợp chấm cơng
sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bộ phận quản lý nhân sự mà vẫn đảm bảo được
hiệu quả công việc.. Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp với module kế toán liên kết với module nhân sự, phần thanh tốn lương hàng
tháng có thể được thực hiện tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương của mình
và phản hồi dễ dàng nếu có bất cứ sai sót nào.
b. Quản lý quan hệ khách hàng
Quản lý khách hàng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ là một hoạt động
quan trọng khác của doanh nghiệp. Nếu khơng có họ, doanh nghiệp sẽ khơng thể tồn
tại, chứ chưa nói đến việc phát triển. Nhờ tính năng của module quản lý quan hệ khách
hàng (CRM) mà doanh nghiệp có thể lưu trữ và theo dõi dữ liệu khách hàng để cải
thiện quy trình bán hàng và chiến lược tiếp thị. Một trong những chức năng chính của
CRM là theo dõi thói quen mua hàng của khách hàng. Khi dữ liệu đã có đủ, bạn có thể

bán chéo hay upsell và thời điểm tốt nhất để làm điều đó. Ngồi ra, bạn có thể sử dụng
CRM để theo dõi lịch sử trò chuyện với khách hàng tiềm năng. Bằng cách này, bạn
biết nhân viên bán hàng nào đã nói chuyện với khách hàng, khi nào họ nói chuyện và
họ đã nói về điều gì. Sử dụng thơng tin này, bạn có thể giảm bớt sự dư thừa trong quy
trình bán hàng, gia tăng sự hài lịng của khách hàng và đảm bảo bán hàng thành công.
Đặc biệt nếu đang điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử, bạn có thể muốn
tích hợp quy trình CRM của mình để có thể nhắm mục tiêu quảng cáo chính xác và lưu
trữ thơng tin thanh tốn của khách hàng nhằm đảm bảo rằng khách hàng có trải
nghiệm mua hàng tuyệt vời nhất có thể.
c. Hệ thống báo cáo quản trị thông minh
7


Business intelligence (BI) được biết đến với tên gọi hệ thống báo cáo quản trị là
một quy trình tích hợp cơng nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm sốt khối lượng
dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó khai thác nguồn dữ liệu đó một
cách hiệu quả, tạo ra những tri thức mới giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra các
quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình. BI nhanh chóng trở
thành một tiêu chuẩn bắt buộc phải có đối với các hệ thống ERP. Và khi các doanh
nghiệp bắt đầu phụ thuộc nhiều hơn các dữ liệu để ra quyết định thì BI lại càng trở nên
quan trọng hơn bao giờ hết. Trên hệ thống ERP, BI tồn tại dưới dạng các biểu mẫu báo
cáo dạng số và bảng, biểu đồ,..Những báo cáo quản trị này được hệ thống tổng hợp rồi
phân tích từ chính các số liệu nhân viên nhập vào hàng ngày. Do đó, tính real-time của
BI ln được đảm bảo. BI cịn xóa nhịa ranh giới giữa các phịng ban, khơng có “vùng
cấm” để cung cấp cái nhìn đầy đủ nhất cho chủ doanh nghiệp. Những thơng tin chi tiết
này sẽ rất hữu ích với bộ phận quản lý mỗi khi ra quyết định kinh doanh hay lập kế
hoạch, chiến lược.
d. Quản lý chuỗi cung ứng
Xây dựng một chuỗi cung ứng hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng, đặc biệt là khi
khơng có các công cụ tốt nhất để giám sát hoạt động của mình. Hệ thống ERP có thành

phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranh trong
lĩnh vực này. Vì vậy, SCM được kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối và sản xuất để
tạo ra chuỗi cung ứng hiệu quả hơn. Điều này bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu theo
thời gian thực. Thành phần SCM trong hệ thống ERP cũng hỗ trợ thúc đẩy lợi nhuận
bằng cách đo lường các yếu tố như mặt hàng nào thường được mua cùng nhau để tối
ưu hóa vị trí trưng bày sản phẩm. SCM kết hợp với CRM có thể giúp khách hàng theo
dõi lại tình trạng các đơn hàng cũng như dự tính ngày nhận hàng.
e. Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một trong những thành phần của ERP thường được sử
dụng kèm với các thành phần khác như CRM, SCM. Một số tính năng chính của thành
phần này là quản lý đơn đặt hàng và duy trì định mức tồn kho tối thiểu, tối đa của
doanh nghiệp.
f. Quản lý tài chính
Thành phần cốt lõi cuối cùng được nhắc đến là quản lý tài chính. Vì mọi quy
trình kinh doanh đều liên quan đến dòng tiền, cho dù đó là phần tiền lương trả cho
nhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa,… Module quản lý tài chính với mục
tiêu chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các
khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận và chi phí… Từ việc phân tích dữ
liệu trong quá khứ, hệ thống có thể tiết lộ xu hướng chi tiêu, giúp các CEO lập kế
hoạch nhằm gia tăng doanh thu cũng như giảm chi phí của doanh nghiệp..

8


Ngồi sáu thành phần của ERP chính vừa kể trên, phần mềm ERP cịn có thể có
một số các thành tố khác phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp như: Quản lý
rủi ro; Quản lý nguồn lực tiếp thị; Quản lý đơn hàng; Lập kế hoạch và điều độ nâng
cao
1.4. Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp
- ERP cung cấp hai khả năng cho tổ chức: thứ nhất là tăng hiệu quả hoạt động kinh

doanh và thứ hai là cung cấp thông tin trung gian trong hoạt động giúp các nhà quản lý
đưa ra quyết định tốt hơn. Việc sử dụng thống nhất cơ sở dữ liệu, đồng bộ các nghiệp
vụ tác nghiệp trong hệ thống làm giảm độ trễ khi xử lý, tránh được nhiều sai sót trong
q trình kết xuất báo cáo cũng như xử lý các tiến trình, điều này làm tăng năng suất
trong hoạt động và giúp cho lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các quyết định
nhanh chóng và chính xác hơn.
- ERP giúp các tổ chức, doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách
hàng về các thông tin học dữ liệu của sản phẩm: do hệ thống ERP được tích hợp đơn
đặt hàng, danh mục sản phẩm, các kế hoạch sản xuất, các dữ liệu phân phối trong các
quy trình hoạt động. Điều này giúp cho việc xử lý thông tin trong hệ thống tốt hơn và
đưa ra được thông tin về các sản phẩm khách hàng đã đặt hàng, các con số chính xác
cần mua sắm từ các nhà cung cấp nguyên vật liệu nhằm giúp việc tạo các đơn hàng sát
với thực tế của hệ thống sản xuất và giảm thiểu thời gian lưu kho của các sản phẩm
hoặc thành phần trong kho.
- ERP cung cấp nhiều thơng tin có giá trị giúp cải thiện việc ra quyết định quản lý cho
các cấp lãnh đạo, người quản lý chính cho các cấp lãnh đạo, người quản lý chính của
tổ chức, doanh nghiệp có quyền truy cập để từng giây, từng phút về các thông tin và dữ
liệu về doanh số bán hàng, về hàng tồn kho và các dữ liệu sản xuất, đồng thời sử dụng
thông tin này để tạo nên các dự báo về doanh thu chính xác hơn, đưa ra các dự báo sản
xuất gần với thực tế hơn.
2. Ứng dụng ERP trong doanh nghiệp
Trên thế giới, việc ứng dụng ERP đã rất phổ biến, còn tại Việt Nam, việc ứng
dụng ERP đang dần được nhiều doanh nghiệp chú trọng triển khai. Việc triển khai ERP
phức tạp hơn so với các phần mềm khác do đó u cầu chi phí đầu tư lớn, và thời gian
triển khai lâu dài lên đến cả năm. Tuy nhiên, ứng dụng giải pháp ERP vào sản xuất
kinh doanh là một xu thế của tương lai, bởi nếu xây dựng thành công giải pháp này sẽ
tiết kiệm được rất nhiều nguồn lực trong doanh nghiệp.
II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CỦA ERP TRONG KINH DOANH NHÀ
HÀNG, KHÁCH SẠN, DU LỊCH LỮ HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI HOẶC
CÁC THÀNH PHỐ KHÁC

1. Kết quả khảo sát
1.1. Phạm vi khảo sát và phương pháp khảo sát
9


Phạm vi nghiên cứu của đề tài là các khách sạn, du lịch lữ hành trên địa bàn Hà
Nội, TPHCM. Cuộc khảo sát được tiến hành bằng cách gửi bảng hỏi đến 5 doanh
nghiệp và nhận được sự phản hồi từ 4 doanh nghiệp ứng dụng ERP trong kinh doanh
1.2.

Tình hình ứng dụng ERP trong kinh doanh tại các khách sạn, du lịch lữ hành
khảo sát
 Các doanh nghiệp ứng dụng ERP

Biểu đồ 1.1. Lĩnh vực của doanh nghiệp trong ứng dụng ERP
Qua khảo sát, nhóm thu về được các doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP
trong kinh doanh là: Hyatt Regency West Hanoi; Công ty TNHH Dịch vụ du lịch Đại
Việt Á Châu ; Saigontourist ; Deawoo hotel. Trong đó có 50% là doanh nghiệp dịch vụ
du lịch và lữ hành, 50% là khách sạn. Chiếm một nửa là những doanh nghiệp có thời
gian hoạt động trên 10 năm đó là: Saigontourist và Deawoohotel, khách sạn Hyatt hoạt
động dưới 2 năm và Công ty Đại Việt Á Châu đã hoạt động được từ 2 - 5 năm
Các doanh nghiệp du lịch - lữ hành và khách sạn này có số nhân viên rất đơng, trong
đó chiếm 75% khảo sát là trên 1000 người, còn lại chiếm 25% là khách sạn Hyatt
Regency West Hanoi có số lượng nhân viên từ 100 - 500 người
Bảng 1.1: Bảng tổng hợp các giải pháp ERP ứng dụng tại 4 doanh nghiệp khảo sát
STT
1
2

Tên Doanh nghiệp

Phần mềm ERP
đang sử dụng
Opera
Compiere

3

Hyatt Regency West Hanoi
Công ty TNHH dịch vụ du lịch
Đại Việt Á Châu
Saigontourist

4

Daewoohotel

NewWay PMS

NewWay PMS

10

Nhà tư vấn- triển
khai ERP đang
hợp tác
Viettel
Aptean
Công ty cổ phần
giải pháp công

nghệ Newway
Công ty cổ phần
giải pháp công
nghệ Newway


→Theo kết quả khảo sát các doanh nghiệp nhìn chung có thời gian triển khai phần
mềm ERP cịn khá là mới chỉ từ 1- 2 năm, chỉ có Daewoohotel có thời gian triển khai
trên 3 năm. Dựa trên sự hợp tác tin cậy với các doanh nghiệp bán phần mềm ERP, 4
doanh nghiệp dịch vụ du lịch, lữ hành và khách sạn trên đã lựa chọn cho mình những
đối tác và phần mềm phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Biểu đồ 1.2: Các phân hệ chức năng mà doanh nghiệp đã triển khai và sử dụng

Các phân hệ chức năng mà 4 doanh nghiệp đã triển khai nhờ sử dụng các phần mềm
ERP, thông qua biểu đồ 1.2, ta thấy rằng 100% các doanh nghiệp đều sử dụng phần
mềm để bán hàng ( bán các dịch vụ kinh doanh ) của mình, 75% dùng cho kế tốn- tài
chính, lập báo cáo, dịch vụ; 50% dùng cho hoạt động quản lý nhân sự, dự đoán và lập
kế hoạch kinh doanh ; 25% ứng dụng trong việc mua hàng, thanh tốn, đặt phịng….
Mức độ hài lịng của các khách sạn, doanh nghiệp du lịch lữ hành khá cao: 3 doanh
nghiệp hài lòng ( chiếm 75%), 1 doanh nghiệp rất hài lòng ( chiếm 25% ) khi sử dụng
phần mềm ERP
Biểu đồ 1.3: Những lý do dẫn đến quyết định ứng dụng ERP tại 4 doanh nghiệp

11


→ Qua kết quả khảo sát được tổng hợp ở biểu đồ 1.3, một số lí do sau đã được doanh
nghiệp lựa chọn như 75% doanh nghiệp nhận thấy hệ thống cũ có nhiều sai sót, khơng
đáp ứng u cầu quản lí, 50% doanh nghiệp dựa trên tầm nhìn của nhà lãnh đạo và
nhận thức được tầm quan trọng của ERP, 25% doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi

hoạt động và kiểm soát áp lực cạnh tranh trong ngành
Biểu đồ 1.4: Hình thức bán phịng, các dịch vụ của các khách sạn, doanh nghiệp du
lịch lữ hành

Các khách sạn, doanh nghiệp du lịch lữ hành bán sản phẩm dịch vụ qua những
hình thức: bán trực tiếp (qua bộ phận lễ tân ), qua website chính thức của doanh
nghiệp, qua hotline chiếm , email chiếm 100% ...và bán qua các bên trung gian khác
chiếm 25%

Bảng 1.2: Những lợi ích mà ERP mang lại sau khi triển khai ở khách sạn, DN du lịch
lữ hành
12


Những lợi ích đạt được của khách sạn,
DN du lịch lữ hành
Kiểm sốt thơng tin khách đặt phịng, các
dịch vụ, tài chính dễ dàng
Kiểm tra danh sách, tình trạng buồng
khách sử dụng nhanh, chính xác
Kiểm tra chất lượng sản phẩm phục vụ
nhanh
Quy trình kinh doanh thống nhất và rõ
ràng
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Kiểm sốt q trình hoạt động kinh doanh
chặt chẽ
Thay đổi cách thức làm việc hiệu quả
Hỗ trợ quá trình ra quyết định và lập kế
hoạch hiệu quả

Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

Tỷ lệ phần trăm
Số lượng
3

75%

2

50%

2

50%

3

75%

4
3

100%
75%

3
1

75%

25%

3

75%

→ Lợi ích của ERP cũng là yếu tố quyết định đến khả năng sử dụng ERP tại doanh
nghiệp. Từ kết quả khảo sát ta thấy 100% doanh nghiệp trên đều muốn tiết kiệm thời
gian và chi phí cho hoạt động quản lí và vận hành các hoạt động kinh doanh , 75%
doanh nghiệp muốn kiểm sốt thơng tin khách đặt phịng, các dịch vụ, tài chính dễ
dàng, thống nhất quy trình kinh doanh, kiểm sốt hoạt động kinh doanh chặt chẽ, quản
lí nguồn lực hiệu quả, thay đổi cách thức làm việc, 50% doanh nghiệp muốn thông qua
ERP để kiểm tra chất lượng sản phẩm, dịch vụ phục vụ nhu cầu khách hàng nhanh;
kiểm tra danh sách, tình trạng buồng khách sử dụng một cách nhanh chóng, chính xác;
25% doanh nghiệp sử dụng ERP để hỗ trợ ra quyết định và lập kế hoạch
1.3.

Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng ứng dụng ERP thành công tại doanh
nghiệp

Biểu đồ 1.5: Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến khả năng ứng dụng ERP thành
công

→ Theo kết quả khảo sát, tất cả các doanh nghiệp đều cho rằng các yếu tố được đưa ra
trong bảng khảo sát đều có ảnh hưởng đến khả năng ứng dụng ERP thành công. Đặc
biệt, yếu tố chiến lược, kế hoạch phát triển chi tiết, rõ ràng, phù hợp được đánh giá cao
với tỷ lệ lớn. Yếu tố Sự ủng hộ và giúp đỡ, theo dõi sát sao của ban lãnh đạo công ty
được đánh giá rất cao với tỷ lệ lớn. Các yếu tố khác đều có ảnh hưởng ở các mức độ
khác nhau
13

1.4.

Sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống các nguồn lực cùa doanh nghiệp
sau khi DN ứng dụng ERP

→ Nội dung cung ứng hàng hóa, Quy trình làm việc, Số lượng đối tượng sử dụng
thông tin, Hệ thống tài khoản chiếm tỷ lệ rất cao đến tổ chức hệ thống các nguồn lực
của DN sau khi ứng dụng ERP. Chiếm tỷ lệ cao là nhân tố Nội dung cung ứng hàng
hóa

1.5.

Mức độ ảnh hưởng của DN khi sử dụng ERP

→ Khi sử dụng ERP, “ chức năng phần mềm đáp ứng yêu cầu công việc”, “ chất lượng
hỗ trợ của bên tư vấn” có mức độ ảnh hưởng chiếm tỷ lệ cao tới DN. Chiếm tỷ lệ rất
cao là yếu tố “ Tính hữu dụng của ERP”. ERP nó tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau
nên nó có mức độ ảnh hưởng rất cao đến DN trong quá trình sử dụng
Biểu đồ 1.8: Các hoạt động mà Khách sạn, DN du lịch lữ hành đã tham gia trong giai
đoạn triển khai ERP

→ Trong giai đoạn triển khai ERP, doanh nghiệp khảo sát đã tham gia vào những hoạt
động như thiết kế hệ thống kế toán, lựa chọn sản phẩm ERP (chiếm 75% các doanh
nghiệp), 50% các doanh nghiệp lựa chọn nhà tư vấn- triển khai, phân tích đặc điểm
doanh nghiệp, xác định yêu cầu thông tin, đánh giá hệ thống ERP, huấn luyện và đào
tạo.
Biểu đồ 1.9: Việc cung cấp, nắm bắt thông tin của DN sau khi ứng dụng ERP

14


→ Sau khi ứng dụng ERP, 75% DN khảo sát thấy việc cung cấp, nắm bắt thông tin
luôn đáp ứng linh hoạt các nhu cầu, 50% doanh nghiệp khảo sát cho biết thông tin luôn
được nắm bắt kịp thời, tổng hợp và chi tiết, chỉ một doanh nghiệp (25%) thấy nội dung
thơng tin đầy đủ.
Biểu đồ 1.10: Mức độ tích hợp các chức năng trong DN sau khi sử dụng ERP
→ Mức độ tích hợp các chức năng trong doanh nghiệp sau khi sử dụng ERP đạt hiệu
quả khá cao từ 70 – 90% chiếm 50%, từ 30 – 50% chiếm 25%, từ 50 – 70% chiếm
25%

Biểu đồ 1.11: Mức độ hài lòng khi sử dụng phần mềm ERP

→ Qua biểu đồ trên, ta có thể thấy rằng các đa số các doanh nghiệp mà nhóm khảo sát
đều cảm thấy hài lòng với việc sử dụng phần mềm ERP hiện tại, có khách sạn
Deawoohotel là cảm thấy rất hài lịng với phần mềm đang sử dụng tại khách sạn.
2. Tổng quát thực trạng hệ thống thông tin quản lý ERP tại khách sạn, doanh
nghiệp du lịch lữ hành
Trong những năm gần đây, xu hướng sử dụng phần mềm quản lý ERP ngày
càng trở nên phổ biến và phát triển mạnh mẽ do nhu cầu muốn hồn thiện cơng tác
quản lý của các doanh nghiệp du lịch - lữ hành và nhà hàng, khách sạn. Bên cạnh đó là
nhu cầu tận dụng tối đa các nguồn lực trong doanh nghiệp, tránh để lãng phí nguồn lực
do khai thác và quản lý khơng hiệu quả. Đó là lý do mà phần mềm ERP trở nên phổ
15


biến và trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Sử dụng phần mềm
quản lý ERP là xu thế tất yếu và là hệ quả của những xu thế quan trọng khác trong toàn
xã hội. Việc nhận thức đúng đắn về xu thế này giúp cho doanh nghiệp bắt kịp thời đại,

không bị tụt lùi trên thị trường
Năm 2016, Ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia đã làm một cuộc khảo sát
việc ứng dụng ERP tại 217 doanh nghiệp du lịch - lữ hành và nhà hàng, khách sạn.
Theo kết quả thống kê, các doanh nghiệp chỉ mới đầu tư khoản chi phí rất nhỏ bé là
0,05- 0,08% doanh thu cho công nghệ thông tin. Đa phần các doanh nghiệp chỉ đầu tư
một lần để mua các phần mềm công nghệ thông tin và nâng cấp ứng dụng cũ, do đó
chi phí đầu tư khá thấp và hiệu quả đạt được cũng không cao. Đến nay, tại Hà Nội
cũng chỉ mới có gần 45% các doanh nghiệp du lịch- lữ hành, khách sạn ứng dụng ERP
trong cơng tác quản lí doanh nghiệp, chủ yếu là các cơng ty du lịch- lữ hành, nhà hàng,
khách sạn có quy mơ lớn, cịn các cơng ty dịch vụ du lịch, lữ hành, nhà hàng và khách
sạn có quy mơ vừa và nhỏ chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này. Trong số các công ty
du lịch - lữ hành, nhà hàng, khách sạn ứng dụng ERP vào hoạt động quản lí thì chỉ có
khoảng gần 20% doanh nghiệp cảm thấy hài lòng với phần mềm đang sử dụng, như
kết quả khảo sát 4 doanh nghiệp bao gồm công ty dịch vụ du lịch, lữ hành và khách
sạn thì chỉ có 1 khách sạn là cảm thấy rất hài lịng với phần mềm ERP đang sử dụng.
Ngồi việc ứng dụng tốt, các doanh nghiệp lớn đều có khả năng kiểm tra và đánh giá
quy trình sử dụng ERP tốt hơn các doanh nghiệp vừa và nhỏ có sử dụng phần mềm
ERP do vấn đề về kinh nghiệm, kĩ năng của nhân sự, tổ chức và nhận thức của lãnh
đạo khác nhau. Tuy rằng, các doanh nghiệp đang dần nhận thức được lợi ích và tầm
quan trọng của ứng dụng ERP tại doanh nghiệp, nhưng con số thực hiện được cũng
đang là khá ít. Bởi vì gặp phải những hạn chế về chi phí, nhận thức, nhân lực và khả
năng cung ứng sản phẩm dịch vụ CNTT tốt cho các doanh nghiệp có quy mơ vừa và
nhỏ. Đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ sử dụng các phần mềm đơn lẻ như kế
tốn, quản lí kinh doanh, quản lí bán hàng, phần mềm điều hành thơng tin nội bộ, phần
mềm lập kế hoạch sản xuất, quản lí nhân sự. Các phần mềm này nếu áp dụng đơn lẻ thì
sẽ có hiệu quả tốt, nhưng nếu doanh nghiệp muốn mở rộng quy mơ, hệ thống thì nó sẽ
thành “hịn đá ngáng đường” do thơng tin khơng có tính thống nhất giữa các bộ phận,
làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nhờ sức ảnh hưởng của công nghệ 4.0 và sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường
du lịch, dịch vụ mà các công ty dịch vụ du lịch, lữ hành, nhà hàng và khách sạn đang

ngày càng quan tâm đến việc ứng dụng ERP vào quá trình quản lí của doanh nghiệp
hơn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhận ra lợi ích và “theo đuổi” các doanh nghiệp lớn,
nhưng một số chỉ quan sát và cân nhắc xem có nên triển khai hay triển khai vào thời
điểm thích hợp hơn. Vì thế nhận thức về ERP cũng càng ngày cao hơn và xu hướng
ứng dụng ERP vào ngành cũng càng rõ nét hơn
3. Thuận lợi và khó khăn khi áp dụng hệ thống ERP trong kinh doanh khách sạn,
DN du lịch lữ hành
16


* Thuận lợi khi áp dụng ERP: Tại Việt Nam, khi triển khai một phân hệ mới, các DN
có điều kiện mời chun gia nước ngồi có kinh nghiệm lâu năm về chun mơn, biết
cách ứng dụng những quy trình tốt nhất được sử dụng trên thế giới vào giải pháp
chun ngành tại Việt Nam
 Chuẩn hóa quy trình làm việc
Việc ứng dụng ERP góp phần chuẩn hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Đối
với các khách sạn khảo sát trên, khi ứng dụng các phần mềm ERP quản lý hoạt động
kinh doanh của khách sạn đã tạo ra quy trình hoạt động thống nhất rõ ràng giữa các bộ
phận chức năng trong khách sạn, du lịch lữ hành
 Tiết kiệm chi phí
Việc sử dụng tích hợp ERP thay cho nhiều phần mềm rời rạc giúp khách sạn giảm
thiểu chi phí, thời gian triển khai. Bên cạnh đó, việc sử dụng tập trung trên một hệ
thống giúp tiết kiệm thời gian đồng thời cũng ít xảy ra sai sót do dữ liệu có tính kế
thừa và liên kết nhau, được kiểm sốt chặt chẽ bởi những quy trình và thuật tốn sẵn
có tích hợp trong hệ thống ERP. Do dữ liệu được ghi nhận và cập nhật theo thời gian
thực nên các khách sạn, doanh nghiệp lữ hành có thể cập nhật thơng tin buồng phịng,
các dịch vụ bổ sung, giải trí một cách hiệu quả
 Tăng hiệu suất làm việc
ERP là một giải pháp cho phép khách sạn, DN lữ hành có thể vận hành sản xuất kinh
doanh hiệu quả hơn trong khi sử dụng nhân lực ít hơn. Việc áp dụng phần mềm này sẽ

giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân viên trong thời điểm doanh
nghiệp khó khăn và giúp cho doanh nghiệp có thể khơi phục lại hoạt động của doanh
nghiệp.
 Quản trị thông tin hiệu quả
Giải pháp phần mềm ERP là một giải pháp phần mềm được ra đời giúp hỗ trợ cho
công tác quản trị của, một doanh nghiệp. ERP giúp các khách sạn tích hợp mọi cơng
việc, thơng tin của tất cả các phòng ban, mọi chức năng trong một hệ thống máy tính
duy nhất để dễ dàng theo dõi. Từ đó, giúp cho hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả
* Khó khăn
 Chi phí phần mềm
Chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả khi áp dụng giải pháp quản lý khách sạn
ERP là một thách thức đối với một số doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa phát triển hoặc
hoạt động kinh doanh không ổn định. Ngồi những chi phí cho tư vấn, triển khai phần
mềm thì doanh nghiệp cịn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản
xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần
17


mềm. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP
lên rất cao. Cịn đối với những doanh nghiệp lớn hơn thì việc áp dụng phần mềm ERP
khơng chính xác thì sẽ khiến cho doanh nghiệp tổn thất khá lớn gây ngưng trệ, giảm
lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, ERP có thể được coi là một giải pháp dài hạn,
mang tính chiến lược và có tầm nhìn xa.
 Doanh nghiệp và đơn vị triển khai ERP khơng thống nhất
Trong q trình triển khai giải pháp ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp
cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thơng báo chính xác và
kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì. Bởi nếu
như nhà cung cấp ERP không thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến việc
thiết kế cấu hình ERP khơng phù hợp với mơ hình doanh nghiệp. Cũng có thể do nhà
lãnh đạo doanh nghiệp khơng hồn tồn tin tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết lộ

những “bí quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra khơng đầy đủ thơng tin về mơ hình hoạt
động của doanh nghiệp. Điều này cũng gây ra tình trạng hệ thống ERP khơng hồn
chỉnh và tương thích hồn tồn với nhu cầu của doanh nghiệp.


Trình độ quản lý của các doanh nghiệp chưa cao, quy trình sản xuất chưa được
chuẩn hóa



Số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn quá ít, chủ yếu trưởng thành
trong quá trình triển khai ERP ở các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

 Thời gian triển khai kéo dài
Quá trình triển khai ERP trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3 năm.
Những tập đoàn lớn triển khai cả những công ty con thời gian kéo dài đến 5 năm hoặc
hơn. Mức độ ứng dụng ERP vào thực tiễn cũng ở mức tương đối do rào cản của “văn
hóa” tại mỗi doanh nghiệp. Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phần mềm
ERP cùng lúc để có được sự lựa chọn thích hợp.
4. Nguyên nhân
a. Nguyên nhân khiến doanh nghiệp lựa chọn ERP
* Khách quan
- Việc triển khai ERP đối với doanh nghiệp đơi khi cũng mang tính chất phong trào.
Khi trong cùng một lĩnh vực mà các đối thủ đã triển khai thành cơng ERP thì việc
doanh nghiệp không đầu tư vào ERP sẽ dẫn tới giảm khả năng cạnh tranh
* Chủ quan
- Tối ưu hóa vận hành
18

Ngành du lịch, khách sạn đòi hỏi các doanh nghiệp luôn luôn phải tập trung vào làm
dịch vụ tốt cho khách hàng nên nhiều bên đã quên tập trung vận hành bộ máy doanh
nghiệp của mình. Khi sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ du lịch ERP, doanh nghiệp
có thể tối ưu vận hành, kết nối các bộ phận
- Kiểm sốt tốt thơng tin khách hàng
Dữ liệu khách hàng là quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp lớn, nhỏ nào nhất
là trong lĩnh vực dịch vụ. Việc ghi chép thủ cơng cũng mang lại khơng ít rắc rối đối
với các đơn vị có lượng khách hàng lớn và liên tục. Vì vậy, các phần mềm ERP phổ
biến đều cho phép mọi thông tin về khách hàng nằm chung trong một tính năng và bảo
mật tốt để các bộ phận dễ dàng cập nhật hơn.
- Kiểm sốt thơng tin tài chính
Phần mềm ERP là phần mềm tổng hợp những dữ liệu tài chính lại thành một mối và
một phiên bản để hạn chế những đánh giá sai lệch. ERP giúp khách sạn, DN lữ hành
tạo ra các bản báo cáo tài chính đúng theo quy chuẩn để thống kê
- Đánh giá chất lượng
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra & theo dõi được tính đồng nhất trong chất
lượng sản phẩm. Theo dõi nhân sự chuẩn hóa
Việc theo dõi nhân viên, khối lượng công việc, hiệu suất công việc, tính lương và các
khoản phúc lợi sẽ khơng cần phải ghi thủ cơng nữa khi đã có ERP. Phần mềm hiện đại
này sẽ giúp doanh nghiệp làm các công việc của nhân sự và nhân viên kế toán lương.
b. Nguyên nhân các doanh nghiệp triển khai ERP thất bại.
* Khách quan:
- Vấn đề từ phía nhà tư vấn triển khai:
Nguyên nhân thất bại phần lớn nằm ở khâu tư vấn. Do nhà tư vấn thiếu kinh nghiệm ,
thiếu kiến thức và vì mục đích kinh doanh nên có thể họ đưa ra những tư vấn không
hiệu quả dẫn đến doanh nghiệp lựa chọn sai sản phẩm. Các nhà tư vấn thường đưa ra
những giải pháp mang tính khn mẫu cũng như chưa chú trọng đến tìm hiểu đặc
điểm, lĩnh vực hoạt động riêng của doanh nghiệp
Bên cạnh đó, 1 số nhà triển khai ERP thiếu kinh nghiệm để xử lý những vấn đề khó
khăn phát sinh trong q trình triển khai

Nhiều chuyên gia tư vấn và nhiều đơn vị triển khai ERP hiện nay thường tập trung vào
công nghệ hơn con người và quy trình. Tính năng phần mềm là một trong những tiêu
chí ít quan trọng nhất góp phần tạo nên thành công của một dự án ERP.
* Chủ quan:
19


- Triển khai ERP thất bại do quyết định vội vàng
ERP là một hệ thống phức tạp, đòi hỏi trước khi triển khai phải có sự chuẩn bị chu
đáo, có một kế hoạch rõ ràng, chi tiết. Kế hoạch triển khai ERP phải đảm bảo tính trực
quan, khả thi và cụ thể. Chính vì vậy, để lên một kế hoạch triển khai hợp lý đòi hỏi nhà
quản trị phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng.
Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp lại bỏ qua bước chuẩn bị hoặc chuẩn bị rất sơ sài
mà đã vội vàng quyết định đầu tư. Sự vội vàng có thể do doanh nghiệp nóng lịng
muốn tăng khả năng cạnh tranh, muốn tối ưu quy trình càng sớm càng tốt hoặc chỉ đơn
giản là chạy theo xu hướng. Nhưng dù với lý do gì, một sự quyết định vội vàng có thể
gây ra hậu quả rất lớn.
- Vấn đề về nguồn nhân lực
Trong triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ cần nhập các dữ liệu hiện tại vào hệ thống ERP.
Tuy nhiên, thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng có những nhân viên có trình độ
tin học tốt. Do đó, việc tiếp cận và làm quen để chuyển đổi dữ liệu là điều khó mà
thích nghi được ngay với nhân viên. Một thực trạng xảy ra đó là do chưa quen với hệ
thống ERP nên rất nhiều nhân viên vẫn chọn cách làm như trước kia, khi đã có số liệu
rồi mới nhập vào phần mềm cho có để báo cáo. Cách làm này vô cùng tốn thời gian và
đã thể hiện rõ rệt của việc triển khai ERP thất bại.
- Khơng bám sát quy trình
ERP vốn phức tạp nên đòi hỏi thời gian triển khai lâu dài và cẩn thận. Một kế hoạch
triển khai hợp lý sẽ giúp quy trình trở nên thuận lợi hơn. Nhà cung cấp và doanh
nghiệp cần bàn bạc để đưa ra một phương pháp cũng như quy trình triển khai phù hợp.
Và điều cần lưu ý là doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp cần theo sát quy trình ấy để đạt

hiệu quả cao nhất.
Nhiều doanh nghiệp đã triển khai thất bại do chủ quan và ỷ lại vào nhà cung cấp.
Nguyên nhân bởi các doanh nghiệp cho rằng việc triển khai là trách nhiệm của nhà
cung cấp. Nhưng trách nhiệm triển khai phải từ cả hai phía và phải có sự hợp tác, bám
sát để hồn thành triển khai.
- Khơng thích ứng và thay đổi
Khi ứng dụng ERP trong kinh doanh khách sạn, du lịch cần truyền đạt cho từng bộ
phận những lợi ích cụ thể của dự án ERP cho cơng việc hàng ngày và giúp nhân viên
làm quen với hệ thống mới thông qua các hội thảo và đào tạo. Khi nhân viên hiểu tại
sao sự thay đổi xảy ra và lợi ích mà sự thay đổi sẽ mang lại, họ có nền tảng để chuyển
từ nỗi sợ hãi về việc tăng sự thoải mái với quá trình thay đổi (nghĩa là triển khai ERP).
Các khách sạn, du lịch thường thất bại trong ứng dụng phần mềm quản lý ERP vì
khơng thích ứng được với phần mềm và cách làm việc mới
20


5. Đánh giá thực trạng
a. Đánh giá sự ứng dụng của HTTTQL ERP tại các nhà hàng khách sạn, du lịch
lữ hành trên địa bàn Hà Nội, các thành phố khác
Các khách sạn, du lịch lữ hành từ 100 đến 1000 nhân viên sử dụng phần mềm
ERP. Quy mô vừa phải, dễ áp dụng, dễ thay đổi, dễ tinh chỉnh đội ngũ. Đối với doanh
nghiệp nhỏ và vừa việc kết nối dữ liệu ở mức đơn giản nhất, vòng tròn khép kín trong
các khách sạn, du lịch lữ hành.
Các khách sạn, du lịch lữ hành nhỏ sử dụng phần mềm quản lý chưa tích hợp được
nhiểu chức năng. Nhân sự chưa tiếp cận công nghệ nhiều, chưa thật sự chú trọng vào
việc ứng dụng các hệ thống phần mềm ERP chuyên nghiệp
Đối với các khách sạn, doanh nghiệp lữ hành có quy mơ lớn đã ứng dụng các phần
mềm ERP tích hợp đa dạng các chức năng tài chính, nhân sự, quản lý, ra quyết định,
bán hàng....
Với một khách sạn, du lịch lữ hành họ ln mong muốn có một quy trình tiệm cận

với sự hồn chỉnh nhất, ít xảy ra sai sót trong các khâu, dữ liệu đồng bộ và chính xác,
số liệu kế tốn được chuẩn hóa…Việc ứng dụng giải pháp ERP góp phần chuẩn hóa
quy trình hoạt động của họ hơn. ERP hỗ trợ bộ phận Nhân sự trong việc theo dõi giờ
làm việc, giờ ra về, khối lượng cơng việc của từng nhân viên để tính lương bổng và
các phúc lợi liên quan, ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ
phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Có thể theo dõi hiệu suất làm việc
của nhân viên, nhiệm vụ các cấp bậc trong nhà hàng đó. Đồng thời phần mềm hỗ trợ
marketing cho mọi mơ hình như: Quản lý thơng tin hội viên, thiết lập các gói khuyến
mại, áp dụng các thẻ giảm giá, voucher, cài đặt giờ vàng giảm giá,…và cịn rất nhiều
những tính năng khác giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược marketing của mình một
cách thuận lợi. Vì vậy sử dụng ERP đảm bảo được hệ thống có sự chính xác cao nhất,
hồn chỉnh nhất, tránh các lỗi thường xảy ra khi thực hiện thủ công tại các nhà hàng,
khách sạn, và công ty du lịch lữ hành.
Phần mềm ERP giúp khách sạn, DN du lịch lữ hành tiết kiệm nguyên vật liệu
thông qua phần mềm nhà quản lý hay chủ, quản lý khách sạn, du lịch lữ hành luôn
nắm được rằng, khách sạn, hay du lịch lữ hành của họ còn thiếu hụt hay dư thừa gì, từ
đó quản lý hoặc chủ nhà hàng, khách sạn, công ty du lịch lữ hành sẽ chủ động, tiết
kiệm tối đa mà vẫn đảm bảo đáp ứng. Phần mềm quản lý ERP giúp tiết kiệm thời gian
trong quy trình phục vụ, khi phần mềm ln được khách hàng đánh giá là tiện lợi và
dễ sử dụng. Chỉ từ 2-3 thao tác đơn giản trên các thiết bị cơng nghệ như Smartphone,
máy tính bảng,...các dữ liệu đã được nhập và xử lý, truyền tải thông tin nhanh chóng
tới các bộ phận. Như vậy tồn bộ quy trình hoạt động của khách sạn, du lịch lữ hành
đều được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng, giúp tăng năng suất , hiệu quả làm việc và
loại bỏ các sai sót của quy trình thủ cơng. Và nổi bật ở phần mềm quản lý cịn có chức
21


năng quản lý chuỗi dễ dàng giúp việc quản lý, điều hành hàng chục chi nhánh trở nên
đơn giản và thuận tiện hơn rất nhiều. Dù bạn ở bất kì đâu đều nắm được tình hình hoạt
động của từng chi nhánh, biết được chi nhánh nào đang đông khách, chi nhánh nào

đang hoạt động hiệu quả, chi nhánh nào đang có lợi nhuận tốt
Chức năng chính của ERP là cơng tác quản trị. Phần mềm tích hợp mọi cơng việc
mọi chức năng, thơng tin của tất cả các phịng ban, trong một hệ thống máy tính duy
nhất để dễ dàng theo dõi. Từ đó, giúp cho nhà quản lý quản trị thông tin một cách hiệu
quả kể cả từ khoảng cách xa.
Các khách sạn, DN du lịch lữ hành sử dụng phần mềm quản lý đểntránh các lỗi
như sai tên khách hàng, nhầm lẫn trong q trình truyền thơng đến các bộ phận khác
nhau trong
ERP còn mang đến những giải pháp quản lý chuyên biệt cho quản lý khách sạn, du
lịch lữ hành như: Quản lý nhân viên, nguyên vật liệu, mua hàng và cơng nợ hiệu quả,
tránh thất thốt và gian lận,... Có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, nhiệm
vụ các cấp bậc trong khách sạn, du lịch lữ hành đó. Chức năng phân quyền nhân viên
trong các thao tác và kiểm soát được lịch sử các thao tác trong phần mềm ERP đã giúp
cho rất nhiều các mơ hình doanh nghiệp siết chặt được quản lý, tránh được những thất
thốt vơ cùng lớn.
b. Hạn chế
• Bất đồng ý kiến giữa các khách sạn, du lịch lữ hành triển khai và đơn vị tư vấn.
Việc này rất hay xảy ra giữa các bên.
Trong quá trình triển khai ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, khách sạn, du lịch lữ
hành cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bên thông báo chính
xác và kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đều biết họ đã, đang, và sẽ làm gì. Bởi
nếu như nhà cung cấp ERP khơng thực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến
tư vấn sai cho khách hàng, cũng như dẫn đến việc thiết kế cấu hình ERP khơng phù
hợp với mơ hình doanh nghiệp. Cũng có thể do nhà lãnh đạo khơng hồn tồn tin
tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết lộ những “bí quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra
khơng đầy đủ thơng tin về mơ hình hoạt động. Điều này cũng gây ra tình trạng hệ
thống ERP khơng hồn chỉnh và tương thích hồn tồn với nhu cầu của khách sạn, du
lịch lữ hành . Do vậy lãnh đạo khách sạn, du lịch lữ hành nên đặt niềm tin tuyệt đối
vào nhà cung cấp giải pháp ERP mà mình đã lựa chọn.
• ERP khơng phải lúc nào cũng vận hành trơn tru.

Ngay cả khi hệ thống ERP đáp ứng tất cả các yêu cầu kinh doanh và kỳ vọng, một
trong những nhược điểm tiềm năng có thể là thiếu thử nghiệm. Điều bắt buộc là phải
thực hiện đủ số lượng thử nghiệm trong quá trình triển khai ERP để đảm bảo nó sẽ
thực hiện khi được triển khai.
22


• Nhân sự gặp phải những khó khăn nhất định
Các hệ thống ERP sẽ chỉ là tốt khi những người sử dụng hiểu được hệ thống, vì vậy
một trong những thách thức chính là đảm bảo các nhân sự được đào tạo kỹ càng về hệ
thống. 1 số khách sạn nhỏ vì chưa có phương pháp đào tạo nhân sự đúng cách nên đã
gặp khó khăn trong cách vận hành phần mềm quản lý
• Doanh nghiệp Việt nói chung hay nhà hàng, khách sạn, du lịch lữ hành chưa có
mơ hình chuẩn hóa, mỗi đơn vị lại có một kiểu quản lý khác nhau. Đặc biệt hơn
là thường xuyên thay đổi chỉ tiêu quản lý
6. Đề xuất và kiến nghị
• Doanh nghiệp nên xác định mục tiêu chính cần đạt được
Các DN có nhiều mục tiêu muốn đạt được thơng qua thực hiện:
- Cải thiện dịch vụ khách hàng: Mọi đề xuất giải pháp nên xem xét đến lợi ích của
dịch vụ khách hàng trong phần mềm ERP mới
- Cải tiến quy trình kinh doanh
- Cải thiện tinh thần nhân viên: Một hệ thống ERP có thể cải thiện tinh thần của nhân
viên bằng cách làm cho nhân viên làm việc dễ dàng hơn. Tinh thần của nhân viên là có
thể đo lường được vì nó có thể được đánh giá bằng cách phân phối các cuộc khảo sát,
tiến hành các nhóm tập trung và / hoặc theo dõi tỷ lệ doanh số.
- Tăng lợi nhuận: Nếu các quy trình được sắp xếp hợp lý, sự hài lòng của khách hàng
tăng lên và tinh thần nhân viên được cải thiện, điều này rất có thể sẽ dẫn đến kết quả
tài chính tích cực. Trường hợp kinh doanh cũng nên phác thảo tổng chi phí sở hữu giải
pháp ERP mới, bao gồm cả chi phí triển khai. Khi tập trung vào cả chi phí và lợi ích,
có thể cho thấy cái sau vượt trội hơn cái trước.

• Xem xét lựa chọn thay thế để triển khai ERP
Thay vì triển khai phần mềm ERP mới, khách sạn, DN du lịch lữ hành có thể nâng cấp
phần mềm hiện có của họ, cải thiện quy trình kinh doanh của họ mà khơng cần công
nghệ mới hoặc đơn giản là quyết định không làm gì trong thời gian này. Điều quan
trọng là xem xét chi phí của từng lựa chọn này so với chi phí triển khai ERP.
• Xây dựng kế hoạch dự án ERP
- Tái cấu trúc để tối ưu hóa hệ thống ERP trong kinh doanh khách sạn, du lịch lữ hành
. Hệ thống ERP khơng thể tự nó giải quyết vấn đề được nếu DN không tiến hành cải
thiện cùng với quy trình kinh doanh. Để chuyển đổi sang hướng sử dụng phần mềm
quản lý ERP một cách tích cực, phải lập kế hoạch chi tiết về thời gian thay đổi và sắp

23


xếp các quy trình mà nó hỗ trợ một cách hợp lý, sự chủ động trong việc tái cấu trúc để
tối ưu hóa hệ thống ERP
• Khơng ngừng cải tiến, phát triển hệ thống liên tục
Ứng dụng thành công hệ thống ERP trong doanh nghiệp khách sạn, du lịch lữ hành
khơng chỉ việc cài đặt là xong mà cịn phải liên tục điều chỉnh các quy trình cần thiết
và các module trong phần mềm.
• Đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống
Chìa khóa cho việc tối đa giá trị có được từ phần mềm chính là sự phù hợp của hệ
thống ERP với nhu cầu người sử dụng thông qua đào tạo. Vì thế DN cần phối hợp với
nhà triển khai mở các buổi đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm để nhân viên có thể
sử dụng hiệu quả công việc

24


KẾT LUẬN

-------☼☼&☼☼ ------ERP là một công cụ hiệu quả giúp cho doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh
trong xu thế hội nhập quốc tế. Đây không chỉ là một giải pháp công nghệ mà là sự thay
đổi về tư duy quản lý mới. Hiểu rõ và đúng về ERP là một điều cần thiết và căn bản hỗ
trợ cho q trình ứng dụng. Điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tồn doanh
nghiệp nói chung và bản thân những người làm cơng tác nói riêng trước khi quyết định
triển khai ERP tại doanh nghiệp. Từ đó, phân tích các tác động của ERP đến hoạt động
kinh doanh của các khách sạn, DN du lịch lữ hành . Trên cơ sở nền tảng lý thuyết,
nhóm đã tiến hành thu thập dữ liệu và khảo sát thực tế về tình hình ứng dụng ERP
cũng như sự tác động của nó đến tổ chức hệ thống tại các khách sạn, DN du lịch lữ
hành. Kết quả cho thấy, khuynh hướng ứng dụng ERP được quan tâm chủ yếu ở các
doanh nghiệp có quy mơ lớn. Các giải pháp ERP Việt Nam chiếm ưu thế đối với các
doanh nghiệp quy mơ vừa. Một số lượng lớn các doanh nghiệp có quy mơ nhỏ chưa có
sự hiểu biết về ERP và cũng chưa có một nhu cầu quan tâm đến cơng cụ này. Dù vậy,
trong quá trình triển khai, các doanh nghiệp cũng gặp rất nhiều khó khăn và thách
thức, nguyên nhân xuất phát từ cả phía doanh nghiệp và nhà tư vấn – triển khai. Để
tăng cường khả năng ứng dụng thành cơng hệ thống ERP, cần có sự hợp tác chặt chẽ
giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp sản phẩm. Ngồi ra, để tăng cường sự tác động
tích cực của ERP đối với hệ thống doanh nghiệp, cần phải xây dựng quy trình kinh
doanh và nhân lực cùng tham gia vào tồn bộ q trình ứng dụng ERP từ giai đoạn
phân tích đến đánh giá hệ thống. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng đề tài khơng thể
tránh khỏi những thiếu sót do điều kiện khó khăn trong việc tiếp cận với doanh nghiệp
và giới hạn về thời gian. Mẫu khảo sát của đề tài mới chỉ dừng lại ở một số lượng ít
doanh nghiệp và chưa đại diện cho tổng thể các doanh nghiệp. Ngồi ra, thơng tin từ
bảng câu hỏi thu thập được có thể có những sai sót khách quan liên quan đến sự nhiệt
tình, trình độ, thời gian đầu tư của người được khảo sát.

-------☼☼&☼☼ -------

25