Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin – thư viện trường Đại học Lao Động Xã Hội

Đề tài: Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tin – thư viện
trường Đại học Lao Động – Xã Hội


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin được bày tỏ lòng cảm ơn chân thành nhất tới giảng viên ..
người đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em hồn thành đề tài tiểu luận này.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến các thầy cô trong khoa …………. đã trạng bị
cho em những kiến thức chuyên ngành và tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình
thực tập và thực hiện đề tài tiểu luận của mình.
Em cũng xin chân thành cảm ơn các cô chú cán bộ thư viện của Trung tâm
Thông tin – Thư viện Trường đại học Đại Học Lao Động Xã Hội đã tạo điều kiện
thuận lợi cho em trong suốt quá trình tìm hiểu thực tế tại thư viện trường.
Do khả năng có hạn, nên những khiếm khuyết, thiếu sót của bài nghiên cứu là
điều không tránh khỏi. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của q thầy cơ và
các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn!


Danh mục các từ viết tắt
NDT: người dùng tin
TT – TV : thông tin thư viện
TTTT – TV : trung tâm thông tin thư viện
HS- SV: học sinh, sinh viên
ĐH LĐ-XH: đại học Lao Động – Xã Hội


Mục Lục
Chương 1: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI TRUNG TÂM THÔNG
TIN –THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI
1.1. Khái quát về công nghệ thông tin

1.1.1 Khái niệm
1.1.2 Vai trị của cơng nghệ thơng tin với sự phát triển của xã hội
1.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện
1.2 Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Lao động -Xã Hội
1.2.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của trung tâm thông tin- thư viện
1.2.3 Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin
1.2.4 Người dùng tin và nhu cầu tin ở trung tâm thông tin thư viện
1.3. Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tinthư viện trường Đại học Lao động-Xã hội
Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI
TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯVIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ
HỘI
2.1 Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm thông tin-thư viện
2.1.1 Phần cứng
2.1.2 Phần mềm
2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động chuyên môn
2.2.1 Công tác bổsung tài liệu
2.2.2 Biên mục xây dựng cơ sở dữ liệu
2.2.3 Tra cứu thông tin


2.2.4 Lưu thông tài liệu
2.2.5 Ứng dụng trong các hoạt động khác
Chương 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀXUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM
THÔNG TIN –THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI
3.1 Nhận xét
3.1.1 Điểm mạnh
3.1.2 Điểm yếu
3.1.3 Nguyên nhân điểm yếu

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
tại Thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội
3.2.1 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin điện tử
3.2.2 Đẩy mạnh khác thác các phân hệ của phần mềm IlibMe V5
3.2.3 Phát triển các sản phẩm có ứng dụng công nghệ thông tin
3.2.4 Giải pháp phát huy nhân tố con người
TÀI LIỆU THAM KHẢO


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đềtài
Dưới tác động của cuộc cách mạng khoa học kĩ thuật một khối lượng thông
tin khổng lồ đã ngày càng tăng nhanh và không ngừng phát triển, dẫn đến hiện
tượng bùng nổ thông tin. Sự gia tăng nhanh chóng khối lượng tri thức khoa học
ảnh hưởng lớn tới hoạt động của các cơ quan thông tin-thư viện. Trước sự phát
triển đó, đã tác động đến thành phần cơ cấu kho tài liệu, bên cạnh những tài liệu
văn bản in trên giấy cịn có thêm những tài liệu ở dạng sách như: đĩa, ảnh, băng từ,
đĩa từ…Do vậy việc tiếp cận với tất cảcác nguồn thông tin dưới nhiều hình thức là
là một điều hết sức khó khăn.
Thư viện đại học là bộ phận khơng thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một
trường đại học, là thiết chế đóng vai trị quan trọng trong q trình đào tạo đại học.
Chính vì vậy, trên thế giới có những thư viện đại học được thành lập từ rấtsớm
cùng với sự thành lập của trường đại học, như Thư viện Đại học SantoTomas ở
Philippines (thành lập năm 1610) và có những thư viện đại học có vốn tài liệu đồ
sộ không thua kém một thư viện quốc gia, như Thư viện Đại học Quốcgia
Singapore (có hơn 2 triệu bản). Từ những thực tế trên đã xác định được vị trí,vai
trị quan trọng của thư viện đại học. Ở Việt Nam trong những năm gần đây, các
trường đại học rất quan tâm đến thư viện, đã đầu tư kinh phí cho việc xây dựng và
tổ chức hoạt động của thư viện đểnâng cao chất lượng giáo dục đại học, trong đó
có việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong thư viện. Đặc biệt, trong thời đại ngày

nay thông tin đã thực sự trở thành nguồn lực không thể thiếu cho mọi hoạt động
của con người, là tài nguyên rất quan trọng. Hoạt động của các cơ quan thông tinthư viện đã giúp cho người dùng tin trong việc lựa chọn sử dụng nguồn thơng tin
khổng lồ đó để đáp ứng nhu cầu của mình. Để đảm đương nhiệm vụ này các cơ


quan thơng tin-thư viện muốn cung cấp thơng tin chính xác, nhanh chóng, kịp thời
thì phải ứng dụng những tiến bộ của khoa học kĩ thuât vào trong các hoạt động của
mình. Việc áp dụng tiến bộkhoa học kĩthuật cơng nghệ thông tin vào trong hoạt
động thưviện giúp rút ngắn quá trình xửlý tài liệu, tiết kiệm thời gian cho cán bộ
thư viện, cải tiến tồn bộquy trình cơng nghệ, tạo sự đa dạng về sản phẩm và dịch
vụ thông tin làm hình thành nhu cầu tin phong phú và phục vụ bạn đọc nhanh
chóng dễ dàng, rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu nhằm đáp ứng đầy đủnhững yêu
cầu tin mà họ đề ra. Với việc áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến
đã thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của các cơ quan thông tin-thư viện. Trung tâm
thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội là một thư viện thuộc hệ thống
thư viện các trường đại học phục vụcho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu của
các giảng viên, sinh viên thuộc các chuyên ngành đào tạo của trường như: kếtoán,
bảo hiểm, quản trị nhân lực, …Nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động thư viện giúp Trung tâm thông tin-thư viện trường Đại học Lao động-Xã hội
xử lý và lưu trữ thơng tin được nhiều thuận tiện, chính xác, tiết kiệm thời gian công
sức cho cán bộ thư viện, xây dựng các cơ sở dữ liệu để quản lý vốn tài liệu, quản lý
và phục vụ bạn đọc dễ dàng, đồng thời tạo lập các mạng để tham gia vào việc chia
sẻ nguồn lực thông tin.
Xuất phát từthực tiễn thực tập tại trung tâm và tầm quan trọng của việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thưviện, em đã chọn đềtài “Ứng dụng
công nghệthông tin tại Trung tâm thông tin-thưviện trường Đại học Lao động Xã
hội” làm đềtài tiểu luận củamình. Với mục đích nghiên cứu thực trạng và đưa ra
đánh giá, nhận xét vềhoạt động ứng dụng công nghệthông tin tại Trung tâm thông
tin – thưviện trường Đại học Lao động-Xã hội đềxuất giải pháp nhằm nâng cao
hơn nữa chất lượng và hiệuquảcủa hoạt động thưviện trong giai đoạn hiện nay.

3. Mục đích, nhiệm vụnghiên cứu
Mục đích nghiên cứu: Nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệthông tin
trong hoạt động thông tin – thưviện tại Trung tâm thông tin – thưviện trường Đại
học Lao động - Xã hội.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
 Hệthống hố các vấn đềvềcơng nghệthơng tin trong hoạt động thưviện
 Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệthông tin tại Trung tâm thông
tin –thưviện trường Đại học Lao động-Xã hội.
 Đềxuất những kiến nghịnhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công
nghệthông tin trong hoạt động thông tin-thưviện.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:Hoạt động ứng dụng công nghệthông tin trong
thưviện.
- Phạm vi nghiên cứu: Trung tâm thông tin-thưviện trường Đại học Lao độngXã hội, giai đoạn hiện nay.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát
- Phương pháp phân tích-tổng hợp
- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với các cán bộcủa trung tâm.
6. Cấu trúc tiểu luận:
Chương 1: Công nghệthông tin với hoạt động của Trung tâm thông tin –
Thưviện trường Đại học Lao đông-Xã hội.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệthông tin tại Trung tâm thông
tin – thưviện trường Đại học Lao động-Xã hội


Chương 3: Nhận xét và đềxuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng
dụng công nghệthông tin tại Trung tâm thông tin-thưviện trường Đại học Lao
động – Xã hội

Chương 1: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI TRUNG TÂM THÔNG
TIN –THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI
1.1. Khái quát về công nghệ thông tin
1.1.1 Khái niệm
Công nghệ thông tin( Information Technology) là ngành ứng dụng cơng nghệ
quản lí và xử lí thơng tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm để thu
thập, chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, truyền thông tin.
Ở Việt Nam khái niệm CNTT được định nghĩa trong nghị quyết Chính Phủ
49/CP kí ngày 04/08/1993 như sau: CNTT là tập hợp các phương pháp khoa học,
các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại – chủ yếu là kĩ thuật máy tính viễn
thơng – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên
thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực họat động của con người
và xã hội.
Vậy CNTT là “ công nghệ sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và
trao đổi thơng tin số”. Cơng nghệthơng tin có tác động mạnh mẽ đến sự phát triển
xã hội nói chung và hoạt động thơng tin – thư viện nói riêng.
Việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm thông tin-thưviện trường Đại học Lao
động-Xã hội có thể được hiểu là xem xét, tìm hiểu công tác ứng dụng CNTT trong
thưviện nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động trong việc phục vụ của
trung tâm.
1.1.2 Vai trị của cơng nghệ thơng tin với sự phát triển của xã hội
Tại cuộc họp "Tổng kết 10 năm thực hiện Chỉ thị 58-CT/TW của Bộ Chính trị
và triển khai Đề án đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT" vào tháng
12/2010, Phó Thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân khẳng định: "CNTT không chỉ là


ngành công nghiệp dịch vụ phát triển với tốc độ cao, đóng góp lớn vào nguồn thu
cho đất nước mà còn là động lực phát triển hạ tầng quan trọng cho sự phát triển
kinh tế xã hội. Ngày nay không một ngành nào, lĩnh vực nào phát triển mà không
dựa vào sự hỗ trợ của CNTT".

1.2Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện
1.1.2.1 Xây dựng hạ tầng CNTT
Trong việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện yếu tố hàng đầu là hạ
tầng CNTT. Đây là yếu tố không thể thiếu và là cơ sở để bắt đầu xây dựng và vận
hành một hệ thống thư viện hiện đại. Trong phạm vi đề tài này, cơ sở hạ tầng
CNTT phục vụ quá trình ứng dụng và hoạt động thư viện sẽ được trình bày dựa
trên cơ sở phân chia các nhóm chính là:
- Hệ thống máy tính điện tử
Trong các thư viện nói chung và thư viện trường phổ thơng nói riêng, máy
tính là thiết bị khơng thể thiếu , nó chính là phương tiện chính để tiến hành các
công việc ứng dụng CNTT trong thư viện. Hệ thống máy tính trong một thư viện
thường bao gồm:
- Các máy chủ
Thông thường trong một thư viện hiện đại bao gồm các loại máy chủ sau:


Máy chủ chia sẻ các tập tin dùng chung (file server)



Máy chủ cài đặt phần mềm (application server)



Máy chủ CSDL ( database server)



Máy chủ phục vụ web (web server)



Máy chủ phục vụ gửi nhận thư điện tử ( Mail server)



Máy chủ chia sẻ máy in ( Printer server)




Máy chủ sao lưu dữ liệu ( Backup server)



…

- Các máy trạm:
Khác với hệ thống máy chủ, các máy trạm trong hệ thống thư viện hiện
đại là phương tiện giúp cho người sử dụng có thể truy cập vào hệ thống.
- Hệ thống mạng:
Mạng máy tính được hiểu là tập hợp các máy tính được nối với nhau theo một
cấu trúc và phương tiện truyền thơng nào đó sao cho chúng có thể chia sẻ và trao
đổi thơng tin với nhau. Một hệ thống mạng thường được xem xét trên 3 thành
phần:
 Phần cứng: bao gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi, cáp đầu nối và các
thiết bị mạng như: HUB, SWITCH, ROUTER…
 Phần mềm mạng : được cài đặt thông qua hệ điều hành mạng
 Các loại hệ điều hành mạng như: Unix/Linux, Novel Netware…

Tùy theo điều kiện của từng thư viện người ta có thể thiết lập các mạng ở
những quy mô khác nhau như: mạng LAN, INTRANET hay INTERNET…
- Hệ thống phần mềm:
Phần mềm được hiểu là tất cả các chương trình và dữ liệu cần thiết điều khiển
mọi hoạt động của máy tính. Phần mềm được chia làm hai loại chính: phần mềm
cơ bản và phần mềm ứng dụng.
Phần mềm cơ bản: là toàn bộ các chương trình cần thiết đảm nhận nhiệm vụ
điều khiển và quản lí các hoạt động của máy tính bao gồm: hệ điều hành, các bộ
chương trình tiện ích và ngơn ngữ lập trình.
Phần mềm ứng dụng: là phần mềm đáp ứng những nhiệm vụ cụ thể, với các
chức năng cụ thể, có nhiều chương trình ứng dụng khác nhau như :


1.1.3.2 Ứng dụng CNTT trong các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ thư viện
Bên cạnh việc ứng dụng CNTT vào xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT, nhiều các
lĩnh vực khác của hoạt động chuyên môn trong thư viện đã được áp dụng các thành
tựu của CNTT:
+ Phát triển nguồn lực thông tin
Những thành tựu của CNTT đã được ứng dụng và tạo nên sự đa dạng về hình
thức của tài liệu trong thư viện. Bên cạnh các dạng tài liệu truyền thống là sự xuất
hiện của rất nhiều loại hình tài liệu mới như: sách điện tử, tạp chí điện tử, các loại
CSDL… Các tài liệu đều được lưu trữ dưới nhiều dạng khác nhau: VCD, CD,
DVD, các bộ nhớ trực tuyến... Với nhiều ưu thế vượt trội nguồn tin điện tử ngày
càng chiếm vị trí quan trọng trong cơ cấu nguồn lực thông tin của mỗi thư viện.
+ Hoạt động xử lý thông tin
Thông qua các phần mềm ứng dụng trong hoạt động thư viện, CNTT đã được
ứng dụng rộng rãi vào hoạt động xử lý thông tin của mỗi thư viện. Quy trình xử lý,
tổ chức và lưu trữ thơng tin đã có rất nhiều thay đổi theo hưởng chuẩn hóa, tự
động, liên kết – chia sẻ. Với ứng dụng CNTT các sản phẩm thông tin ngày càng đa
dạng phong phú hơn. Bên cạnh các sản phẩm thông tin truyền thống như hệ mục

lục, thư mục… là sự xuất hiện của các CSDL, trang web, mục lục trực tuyến
OPAC, thư viện số, cổng thông tin…
+ Dịch vụ thư viện
CNTT ứng dụng vào hoạt động thư viện đã góp phần tăng cường và năng cao
chất lượng các dịch vụ trong thư viện. CNTT tạo tiền đề cho các thư viện, cơ quan
thông tin tăng cường các dịch vụ mới như: tra cứu trực tuyến, cung cấp các thông
tin từ xa, các dịch vụ cung cấp thông tin đa phương tiện (Multimedia), thư viện
điện tử, tư vấn tham khảo trực tuyến. Bên cạnh đó chất lượng các dịch vụ trong
một thư viện cũng được nâng cao theo hướng tự động hóa, cung cấp nhiều tiện ích,


độ chính xác cao, mang tính mở thân thiện, khơng bị giới hạn về khơng gian và
thời gian..
+ Quản lí thư viện
Nhiều thành tựu của CNTT đã được ứng dụng vào hoạt động quản lý thư
viện. CNTT đã cung cấp cho các nhà quản lý những công cụ hết sức linh hoạt,
khoa học hỗ trợ cho hoạt động quản lý thư viện. Bên cạnh các công cụ quản lý
truyền thống là sự xuất hiện của rất nhiều các công cụ quản lý linh hoạt như:
Email, báo cáo trực tuyến…
1.2.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm
1.1 Qúa trình hình thành và phát triển
Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin – Thư viện gắn liền
với sự hình thành và phát triển của trường Đại học Lao động – Xã hội.
Khi mới thành lập Trung tâm mang tên Thư viện Trung học Tiền lương
(1961).Về mặt tổ chức Thư viện chỉ là một bộ phận trực thuộc phòng Đào tạo.Thời
gian này, họat động của Thư viện cịn gặp nhiều khó khăn, cơ sở vật chất còn
nghèo nàn, thiếu thốn, vốn tài liệu rất ít.
Tháng 1 – 1997 Trường đã được nâng cấp thành trường Cao đẳng Lao
động – Xã hội nên thư viện cũng được chú trọng hơn.
Tháng 10 – 1999 tổ Thư viện tách khỏi phòng Đào tạo với tên gọi riêng là

Tổ Thư viện – Tư liệu trực thuộc Ban giám hiệu.
Đến tháng 1 – 2005 Trường Cao đẳng Lao động – Xã hội nâng cấp thành
trường Đại học Lao động – Xã hội.
Ngày 11 – 3 – 2005 theo Quyết định số 57/QĐ của Hiệu trưởng Trường
Đại học Lao động – Xã hội, quyết định thành lập Trung tâm Thông tin – Thư viện
và đây là một thư viện chuyên ngành. Trong thời gian này, Trung tâm đã có điều
kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, vốn tài liệu để phục vụ bạn đọc.


Hiện nay, tổng diện tích sử dụng của thư viện gần 1000m 2 được bố trí tại
tầng 6 nhà E gồm: 1 phịng đọc với diện tích 400 m 2, với trên 400 chỗ ngồi; 1
phịng mượn với diện tích 150 m2, sức chứa trên 100.000 bản sách; 1 kho tài liệu
với diện tích 80 m2, đây là kho chứa tịan bộ giáo trình, bài giảng do trường biên
soạn và in ấn; 1 phòng xử lý nghiệp vụ với diện tích 60 m 2; 1 phịng tra cứu với
diện tích 20 m2; ngịai ra Trung tâm cịn có phịng trưng bày sách do cán bộ của
trường biên soạn, phòng bán giáo trình và phịng th giáo trình nhằm hỗ trợ học
sinh – sinh viên trong học tập và nghiên cứu.
Trung tâm Thơng tin – Thư viện ln góp phần trong sự nghiệp giáo dục
của Trường Đại học Lao động – Xã hội.
1.2 Chức năng và nhiệm vụ
Từ khi được thành lập cho đến nay, Trung tâm có chức năng, nhiệm vụ chính sau:
1.2.1 Chức năng
Trung tâm Thơng tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội là
trung tâm thơng tin văn hóa, khoa học kỹ thuật có chức năng thu thập, lưu trữ, xử
lý, tổ chức, xây dựng, và quản lý vốn tài liệu phục vụ công tác học tập, giảng dạy
và nghiên cứu khoa học của học sinh – sinh viên, cán bộ, giảng viên trong toàn
trường.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Tham mưu giúp Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch phát triển vốn tài liệu,
văn hóa, khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

của trường, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tài liệu.
- Tổ chức tìm kiếm, khai thác và cập nhật những thông tin khoa học, sách
và các tài liệu mới. Định kỳ ra thông tin thư mục và giới thiệu sách, tạp chí và
thơng tin khoa học mới cho bạn đọc.
- Xây dựng kế hoạch tu bổ, bảo quản giáo trình tài liệu.


- Tổ chức phục vụ cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinh viên của trường
khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tài liệu do Trung tâm quản lý.
- Xây dựng quy chế làm việc của thư viện, nội dung phòng mượn, phòng
đọc, làm thẻ thư viện cho cán bộ, giảng viên và học sinh – sinh viên trong trường.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung
tâm.
- Tổ chức lưu trữ và phục vụ bạn đọc tham khảo kết quả các cơng trình nghiên
cứu như: luận án tiến sỹ, thạc sỹ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ, cấp trường,
luận văn tốt nghiệp…của cán bộ, giảng viên và học sinh – sinh viên.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với thư viện các trường Đại học để trao đổi về
chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi quy định của nhà trường và nhà nước.
1.3 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ
1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm 13 cán bộ. Trong đó có: 01 Giám đốc;
02 Phó Giám đốc và 3 bộ phận chuyên môn ( bộ phận xử lý nghiệp vụ; bộ phận
phục vụ và bộ phận thơng tin dịch vụ).
Có thể khái qt theo sơ đồ sau:

BAN GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN NGHIỆP
VỤ

PHÒNGX

BỘ PHẬN PHỤC
VỤ

PHÒNG

ử lý Đội ngũ cán bộ Đọc
1.3.2
tổng
nghiệp
hợp
vụ và
thơng tin

PHỊNG

Mượn
tài liệu

BỘ PHẬN
TT – DỊCH VỤ

PHỊNG

Tra cứu
tài liệu

PHỊNG

Th
Giáo
trình

PHỊNG

Bán
giáo
trình


Hiện nay, Trung tâm có 13 cán bộ có trình độ từ trung cấp, cao đẳng, đại
học, thạc sỹ và được chia thành các phòng ban tùy theo mức độ phục vụ.
Giám đốc: là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về
tịan bộ cơng tác Thơng tin – Thư viện, trực tiếp lãnh đạo một số công việc cụ thể.
Xây dựng chủ trương, kế hoạch, công tác, tổ chức thực hiện, phân công kiểm tra,
đánh giá cán bộ.
Phó Giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc khi
được ủy quyền, được phân công đảm nhiệm một số cơng tác trong Trung tâm.
Ngịai ra Phó Giám đốc cịn là người xây dựng, thực hiện kế hoạch công tác đã
được Giám đốc duyệt và thực hiện các nhiệm vụ khác được giao.
Phòng xử lý nghiệp vụ và thông tin: gồm 3 cán bộ, thực hiện các công tác bổ
sung, xử lý và biên mục tài liệu.
Phòng mượn gồm 2 cán bộ, cung cấp những tài liệu cho người dùng tin dựa
trên phiếu yêu cầu đồng thời đây là phòng khi mượn tài liệu người dùng tin có thể
được mang về nhà và sử dụng ngồi thư viện.
Phịng đọc tổng hợp gồm có phịng Báo – Tạp chí và phịng đọc lớn với 2
cán bộ. Cung cấp tài liệu đọc tại chỗ đồng thời đây là phịng học lớn tạo điều kiện
cho bạn đọc có thời gian và không gian để học tập và nghiên cứu đồng thời phục
vụ tài liệu theo yêu cầu của bạn đọc.

Phịng th giáo trình có 1 cán bộ thư viện, thực hiện giám sát họat động
thuê tài liệu và quản lý tài liệu được trả.
Phịng bán giáo trình có 2 cán bộ thư viện, thực hiện quản lý số tài liệu trong
kho và bán giáo trình cho học sinh – sinh viên, cán bộ, giảng viên…khi có nhu cầu.
1.4 Vốn tài liệu
Hiện nay Trung tâm có một kho sách tương đối lớn với đầy đủ các môn loại
tri thức phục vụ các nội dung và chương trình đào tạo của trường. Tài liệu bổ sung
vào thư viện bao gồm: sách, giáo trình, bài giảng, các tài liệu tham khảo, tài liệu tra


cứu liên quan đến các ngành đào tạo của nhà trường như: Công tác xã hội, Quản lý
lao động, Kế tốn,…
1.4.1 Sách (giáo trình, bài giảng, sách tham khảo)
. Hiện tại,qua khảo sát trong kho của thư viện trường có thể phân chia nguồn
tài liệu sách, theo lĩnh vực đào tạo như sau:

SỐ

T

TÊN TÀI LIỆU

T

LƯỢNG

TỶ
LỆ

(BẢN)

(%
)
25,

1

Kinh tế - kế toán

37.132

2

Quản trị nhân lực

39.646

3

Công tác quần chúng

33.126

4

Bảo hiểm xã hội
Mác Lênin - Tư tưởng Hồ Chí

9.068

6,1

16.264

11

12.349

8,4

147.585

100

5
6

Minh
Chính trị xã hội và các lĩnh vực
khác
TỔNG

2
26,
9
22,
4

Bảng 1: Thành phần vốn tài liệu là sách theo lĩnh vực.
1.4.2 Báo - tạp chí

Báo - tạp chí cũng là một mảng quan trọng nhằm giúp bạn đọc cập nhật thông
tin, nâng cao kiến thức, tra cứu làm đề tài, báo cáo hay tiểu luận.
Từ năm 2012 trở lại đây, do thư viện được chủ động trong việc đặt bổ sung,
nên số lượng báo, tạp chí đã tăng lên nhiều lần, chủng loại phong phú bám sát


những đề tài nội dung chuyên ngành đào tạo của trường, với gần 150 loại báo - tạp
chí như: báo Thanh niên, Tiền phong, Lao động việc làm… tạp chí như: tin học,
chứng khốn, tài chính...Điều này đã đáp ứng một phần nhu cầu tra cứu, tìm kiếm
thơng tin, cũng như giải trí của đơng đảo cán bộ giáo viên, học sinh – sinh viên.
1.4.3 Luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học…
Đối với các liệu tài liệu này thì từ trước năm 2001 hầu như chưa được chuyển
về thư viện để bảo quản và phục vụ độc giả. Bắt đầu từ năm 2002, thư viện mới
tiếp nhận các đề tài, báo cáo khoa học và luận văn tốt nghiệp, khóa luận tốt
nghiệp… từ phịng Khoa học đối ngoại (nay là phòng Khoa học và Hợp tác quốc
tế), từ các khoa và bộ môn. Trung tâm đã xử lý, lưu trữ để phục vụ độc giả trong
trường.
SỐ
TT
1
2
3
4

TÀI LIỆU XÁM
Báo cáo khoa học
Đề tài khoa học
Khóa luận tốt nghiệp
Báo cáo chuyên đề
TỔNG

LƯỢNG
(Bản)
183
603
2902
155
3843

TỶ LỆ
(%)
22,5
28,5
31
18
100

Bảng 2: thống kê cơ cấu tài liệu Luận văn, Luận án; đề tài nghiên cứu
khoa học…
1.4.4 Tài liệu điện tử
Trong những năm qua Trung tâm đã chú trọng xây dựng và phát triển nguồn
tài liệu điện tử, làm cơ sở để tiến tới xây dựng thư viện điện tử. Tài liệu điện tử của
Trung tâm bao gồm:
CSDL về sách (giáo trình, sách tham khảo); Báo - tạp chí; luận văn, luận án,
báo cáo khoa học Trung tâm đã xây dựng được 14000 CSDL.


Bổ sung tài liệu từ các nguồn chính sau: từ mua, nguồn giáo trình – bài giảng
do nhà trường biên soạn và in, nguồn tặng biếu và tài trợ. Kinh phí bổ sung hàng
năm dùng cho việc mua giáo trình và tài liệu tham khảo.

1.5 Người dùng tin
Người dùng tin là đối tượng phục vụ chính của bất kỳ cơ quan Thơng tin –
Thư viện, vì vậy nghiên cứu người dùng tin và đặc điểm nhu cầu tin của họ là một
trong những hoạt động chủ yếu của cơ quan Thông tin – Thư viện.qua thực tế khảo
sát tại trung tâm có thể chia người dùng tin của Trung tâm thành 3 nhóm:
Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhóm 2: Cán bộ giảng dạy
Nhóm 3: Học sinh – sinh viên
- Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý
Nhóm người dùng tin này bao gồm: Ban giám hiệu; Cán bộ lãnh đạo;
Trưởng phó các khoa, các phịng ban, các trung tâm, trạm chức năng trong nhà
trường (theo điều tra thì nhóm người dùng tin này chiếm 5% trong tổng số người
dùng tin của Trung tâm). Các cán bộ lãnh đạo vừa thực hiện chức năng quản lý
công tác, vừa thực hiện các chiến lược phát triển của nhà trường. Chính vì vậy,
thơng tin cho nhóm này mang tính tổng kết, dự báo.Nhu cầu thơng tin của nhóm
này rất đa dạng và phong phú. Do cường độ lao động của nhóm này cao nên thông
tin cung cấp cho họ càng phải cơ đọng, súc tích.
- Nhóm 2: Cán bộ giảng dạy
Đây là nhóm người dùng tin có trình độ chun mơn cao, hoạt động chủ yếu
trong lĩnh vực giảng dạy và nghiên cứu khoa học (chiếm 10% trong tổng số người
dùng tin của Trung tâm). Họ vừa là những người dùng tin thường xuyên, vừa là
những người cung cấp thông tin qua các bài giảng, các cơng trình nghiên cứu khoa
học được công bố, các đề xuất, các dự án, các hội nghi, hội thảo… Thơng tin cho
nhóm này là những thơng tin có tính chất chun sâu, có tính lý luận và thực tiễn,


tính thời sự và liên quan đến các ngành khoa học giáo dục, kinh tế xã hội, các vấn
đề xã hội. Hình thức phục vụ thường là các thơng tin chuyên đề, thông tin chọn lọc
về các ngành mà họ quan tâm.
- Nhóm 3: Học sinh – sinh viên

Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ đơng đảo nhất của Trung tâm (chiếm
85% trong tổng số người dùng tin của Trung tâm). Họ là các học sinh – sinh viên
chính quy, tại chức, học viên sau đại học...của Trường. Với nhóm người dùng tin
này do u cầu địi hỏi đặt ra trong học tập nghiên cứu, vì thế mà họ rất cần tài
liệu, thông tin để sử dụng trong quá trình học tập, nghiên cứu của mình. Họ vừa có
nhu cầu về giáo trình các mơn học đại cương, chuyên ngành lại vừa có nhu cầu về
tài liệu tham khảo, các loại báo, tạp chí ở nhiều lĩnh vực khác nhau phù hợp với
chương trình học cụ thể của từng năm học, từng cấp học. Ngoài ra các tài liệu phục
vụ cho việc giải trí cũng chiếm một phần nhu cầu của họ.
Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin là học sinh – sinh viên của Trung
tâm khá rộng. Vì sinh viên ỏ nhiều trình độ khác nhau: ĐH, CĐ, THCN.
1.3. Ý nghĩa của việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm thông tinthư viện trường Đại học Lao động-Xã hội
Việc ứng dụng CNTT tại Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH giúp thưviện
có thểthực hiện tốt chức năng và nhiệm vụcủa mình đáp ứng nhữngyêu cầu ngày
càng cao của hoạt động và qui mô đào tạo của nhà trường. Đểgiúp cho thu thập,
bổsung vốn tài liệu cũng nhưviệc xửlý nghiệpvụtài liệu theo đúng quy tắc, chuẩn
nghiệp vụ, việc ứng dụng CNTT vào cáchoạt động chuyên môn nghiệp vụcủa
thưviện là rất cần thiết.
Ứng dụng CNTT trong hoạt động thưviện giúp Trung tâm triển khai các hoạt
động nghiệp vụmột cách nhanh chóng và hiệu quảhơn. Đối với công tác bổsung
giúp cán bộthưviện nâng cao hiệu quảhoạt động theo dõi tình hình bổsung tài liệu,


quản lý tham sốnhà cung cấp và xâydựng các báo cáo thống kê vềlượng tài liệu
một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.
Hoạt động biên mục được tiến hành một cách khoa học, giúp cán bộthưviện
có thểxửlý nhanh chóng các tài liệu, cải biến quá trình biên mục và xây dựng các
CSDL khác nhau theo hướng tự động hóa. Đã làm cải tiến cácquá trình biên mục,
giúp người cán bộthưviện có thểxửlý tài liệu nhanh chóng và thuận tiện hơn. Từ đó
cơng tác phục vụbạn đọc cũng tốt hơnỨng dụng CNTT vào hoạt động thưviện đã

góp phần tăng cường và nâng cao chất lượng các dịch vụtrong thưviện.


CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆTHÔNG TIN
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN –THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI
2.1 Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin của Trung tâm thơng tin-thư viện
Hạ tầng CNTT đóng vai trò rất quan trọng trong thưviện hiện đại. Hạ tầng
CNTT giúp các thư viện có thểtriển khai các hoạt động của mình theo hướng tự
động hóa. Qua khảo sát thực tiễn, cho thấy Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH
đã xây dựng được một hạtầng CNTT bao gồm các yếu tố sau:
2.1.1 Phần cứng
* Hệthống máy chủvà máy trạm
Ngay từkhi bắt đầu triển khai ứng dụng công nghệthông tin, trung tâm đã
trang bịmột hệthống máy tính đảm bảo cho quy trình xây dựng CSDL và phát triển
nguồn lực thông tin. Hệthống máy chủgồm: Các máy chủWeb server phục vụcác
dịch vụcung cấp thơng tin, các máy chủCSDL. Trong đó 03 máy chủvà 07 máy
trạm
được bố trí như sau: 04 máy ởphịng xửlý nghiệp vụ, 05 máy ởphòng tra cứu,
02 máy ởphòng đọc. Các máy tính được kết nối mạng nhằm giúp cán bộthưviện
làm việc và phục vụbạn đọc truy nhập tra cứu, khai thác thơng tin, đọc tài liệu..
Ngồi ra, Trung tâm còn được trang bị thêm một số thiết bị ahiện đại như: 01
máy in laser, 01 máy scan tài liệu, 01 máy ép lastic, 01 máy photocopy.
2.1.2 Phần mềm
Được sựquan tâm và đầu tưcủa Ban lãnh đạo Nhà trường năm 2007: Phần
mềm IlibMe V4 đưa vào sử dụng từ năm 2004 được nâng cấp thêm vềcấu hình và
giao diện) thành IlibMe V5 và phần mềm này hiện nay vẫn đang được thư viện ứng
dụng, nó đápứng đầy đủcác nhu cầu của một thưviện hiện đại, bên cạnh đó kếthừa
các nghiệp vụtruyền thống, và các đặc thù của thưviện Việt Nam.

Dưới đây là hình ảnh minh họa vềgiao diện của phần mềm IlipMe V5.

Hình 2.1: Giao diện của phần mềm IlibMe V5
* Các phân hệcơbản của phần mềm IlibMe V5.
Ilib Me V5 là một phần mềm gồm nhiều phân hệthực hiện các chức năng đầy
đủcủa cơquan thông tin- thưviện. Các phân hệlà độc lập, cóchế độphân quyền cho
người sửdụng, nhưng có khảnăng liên kết với nhau trong những chức năng nghiệp
vụliên quan. Có 8 phân hệcơbản sau:
- Phân hệbổ sung với ILibMe V5, công tác bổsung được tách riêngvới công
tác biên mục, việc tách riêng này giúp cho khâu quản lý nhập, xuất sách ởtrong
thưviện được thuận tiện và chặt chẽhơn. Phân hệbổsung cung cấp và hỗtrợ đầy
đủcác chức năng vềnghiệp vụcủa công tác bổsung tài liệu của một thưviện nhưbáo
cáo, thống kê, cho phép quản lý các tài liệu bổsung và quản lý tài chính có hiệu
quả.
- Phân hệbiên mục:


Phần mềm hỗtrợkhảnăng biên mục nhất quán với màn hình làm việcMARC
thông qua chuẩn MARC21. Hỗtrợ đầy đủcác công cụcho cán bộbiên mục như
bảng phân loại, nhãn trường. Cung cấp Worksheet nhập dữliệu tuỳbiến phục
vụtừng nhu cầu biên mục đặc thù. Với các tham sốbiên mục giúp cho cán bộbiên
mục thuận tiện hơn trong quá trình biên mục tài liệu. Phân hệbiên mục là phân
hệchính của hệthống, nó bao gồm các chức năng cho phép người sửdụng thực hiện
biên mục, sửa, xóa, thêm, bớt các trường, trường con một cách thuận tiện, nhanh
chóng và chính xác.
- Phân hệtra cứu trực tuyến:cho phép có thểtruy cập đểtìm tin trong mạng nội
bộ(LAN) hoặc có thểthơng qua truy cập cơng cộng Internet. Phân hệtra cứu trực
tuyến (Opac) cung cấp khảnăng tìm kiếm mạnh với giao diện thân thiện dễsửdụng,
khơng u cầu người tìm tin phải có sựhiểu biết nhiều các tốn tửvà các kết hợp

trong tìm kiếm, người tìm tin chỉcần nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trường
đểtìm kiếm.
- Phân hệlưu thông:là một phân hệquan trọng đểthực hiện việc luân chuyển,
theo dõi tất cảcác hoạt động liên quan đến công tác mượn trảvà bạn đọc có kết hợp
với cơng nghệBacode.
- Phân hệquản lý kho:cho phép tạo lập, tổchức và quản lý kho theo yêucầu
của từng thưviện. Quản lý kho là khâu quan trọng trong việc quản lý các tài liệu.
Với ILibMe V5, cấu trúc kho được tổchức dưới dạng cấu trúc hình cây cho phép
quản lý kho theo nhiều cấp khác nhau giúp cho việc quản lý kho có hệthống hơn.
- Phân hệquản lý ấn phẩm định kỳ:Thực hiện biên mục tổng thểvà biên mục
từng sốcho mỗi ấn phẩm nhiều kỳ, giúp cho việc tra cứu thông tin được thực hiện
tới từng sốcủa ấn phẩm nhiều kỳ.
- Phân hệmượn liên thưviện: Cổng trao đổi thơng tin Z39.50 cho phépngười
sửdụng có thểtruy cập vào các máy chủcủa các thưviện có hỗtrợchuẩn tra cứu liên


thưviện Z39.50 đểtra cứu và lấy các thông tin cần thiết thông qua kết nối truyền
thông giữa các máy chủvới nhau.
- Phân hệquản trịhệthống:Phân hệnày cho phép thực hiện các chức năng bảo
mật, sao lưu và phục hồi dữliệu, các biện pháp kỹthuật bảo đảm hệthống hoạt động
thông suốt và liên tục.
2.2 Ứng dụng công nghệthông tin trong các hoạt động chuyên môn
2.2.1 Công tác bổsung tài liệu
Công tác bổsung đóng vai trị quan trọng trong hoạt động TT-TV, có ảnh
hưởng trực tiếp tới chất lượng thông tin đầu vào, chất lượng của nguồn lực thông
tin cũng nhưhiệu quảcủa hoạt động TT-TV. Thưviện của trường thường bổsung tài
liệu nhiều lần/năm, tài liệu bổsung chủyếu là các sách giáo trình, sách tham khảo
…thuộc các chuyên ngành đào tạo của trường như: Bảo hiểm, kếtoán, quản trịnhân
lực, ngoại ngữ,… Nguồn tài liệu bổsung chủyếu từ: nguồn mua, nguồn lưu chiểu
và nguồn tặng biếu, tài trợ.

Nguồn mua: là nguồn bổsung chủyếu chiếm toàn bộkinh phí bổsung của
Trung tâm TT-TV. Tài liệu tiếng Việt chủyếu được mua từcác nhà xuất bản, nhà
sách trong nước. Các Nhà xuất bản (Nxb) chuyên cung cấp tài liệu cho Trung tâm
TT-TV là: (Nxb) Chính trịQuốc gia, Nxb Giáo dục, Nxb Lao động xã hội, Nxb
Kinh tếQuốc dân, Nxb Tài chính….đây là những Nxb có uy tín và có nguồn tài liệu
phù hợp với diện bổsung của Trung tâm TT-TV trường ĐH LĐ-XH. Việc bổsung
tài liệu nước ngồi cịn rất hạn chế. Danh mục báo, tạp chí đặt mua ởTrung tâm TTTV lập và đăng ký hàng quý với một cơquan phát hành là Tổng công ty viễn thông
Quân đội. Nguồn lưu chiểu (tài liệu nội bộ): Bên cạnh những nguồn bổsung
phải trảtiền Trung tâm TT-TV còn nhận nguồn lưu chiểu nhưmỗi năm Trung tâm
TT-TV nhận được khoảng 20 luận văn thạc sỹvà luận án tiến sĩ. Khóa luận tốt
nghiệp, báo cáo tốt nghiệp của HS-SV hàng năm khoảng 800 cuốn.Các bản tin nội
bộcủa trường cũng được lưu giữvà phục vụtại Trung tâm TT-TV.