Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (651.09 KB, 17 trang )
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
BÀI 4
HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN CHU TRÌNH NHÂN SỰ
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của mơn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia
thảo luận trên diễn đàn.
Đọc tài liệu:
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học
Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn,
chương VII, tập 2, Nhà xuất bản Phương Đông.
2. Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International
Edition. NXB Prentice Hall
3. Bagranoff, N. et al. (2010), Core Concepts of Accounting Information System,
NXB Wiley.
4. James A. Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th
edition, NXB Thomson South Western.
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.
Nội dung
Bài này tập trung vào giới thiệu hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự tiền lương và
các khoản khấu trừ lương của người lao động phục vụ cho chu trình sản xuất. Nội dung
bài giới thiệu quy trình thơng tin của chu trình nhân sự, các rủi ro tiềm tàng và phương
pháp kiểm sốt thơng tin thuộc chu trình.
Mục tiêu
Sau khi học bài, sinh viên có khả năng:
Mơ tả được những hoạt động kinh doanh chủ yếu và những hoạt động xử lý thông tin
được thực hiện liên quan đến chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân lực.
Thảo luận về những quyết định cơ bản trong chu trình tiền lương và quản lý nguồn
nhân lực và xác định những thông tin cần thiết cho việc đưa ra những quyết định đó.
Xác định những rủi ro trong chu trình tiền lương và quản lý nhân sự và đánh giá sự
đầy đủ của những thủ tục kiểm soát nội bộ khác nhau để kiểm soát những rủi ro.
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
47
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
Tình huống dẫn nhập
Cơng ty Đại gia Việt
Giống như nhiều công ty, công ty Đại gia Việt không ứng dụng đầy đủ các thành phần của hệ
thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning- ERP). Hệ thống
này tập trung kết hợp chu trình mua hàng và chu trình doanh thu với chu trình sản xuất
nhưng lại sử dụng tách rời hệ thống quản trị nguồn nhân lực và hệ thống tiền lương.
Hệ thống tiền lương dưới sự kiểm sốt của phịng kế tốn, lập các séc thanh tốn lương cho
người lao động và duy trì việc kế tốn tiền lương theo quy định của chính phủ. Hệ thống
quản trị nguồn nhân lực do phòng Quản lý nguồn nhân lực quản lý. Phòng này cập nhật tệp
hồ sơ nhân sự, kỹ năng, thay đổi tiền lương của lao động.
Mỗi hệ thống cập nhật thay đổi trên tệp tin tách biệt của riêng mỗi phòng. Điều này rất khó
khăn cho nhân viên kế tốn lập các báo cáo kết hợp giữa dữ liệu tiền lương và dữ liệu quản lý
nguồn nhân lực.
Phương Thảo – một phó giám đốc mới được bổ nhiệm phụ trách lĩnh vực lao động tiền lương
trong cơng ty. Cơ muốn tìm hiểu và giải quyết vấn đề khó khăn trong quản lý nguồn nhân lực
và tiền lương của công ty nên cô thảo luận với Ngân Hà – Trưởng phịng kế tốn và Quốc
Qn – Trưởng phịng quản trị nguồn nhân lực của cơng ty.
Theo các bạn, Phương Thảo cần thảo luận những vấn đề gì với 2 trưởng phịng để
giải quyết vấn đề của công ty Đại Gia Việt?
48
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
4.1.
Khái quát chung về chu trình nhân sự
Nguồn nhân lực trong một doanh nghiệp là một trong những nguồn lực quan trọng và
tốn kém nhất. Vấn đề quản trị nguồn nhân lực ngày càng trở nên phức tạp vì sự thay
đổi liên tục của lao động trong doanh nghiệp liên quan đến tiền lương và quản lý
người lao động trong một nền kinh tế biến đổi không ngừng, cũng như sự gia tăng của
những điều luật và quy định về lao động. Chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân
lực là những hoạt động kinh doanh thường xuyên và liên quan đến hoạt động xử lý dữ
liệu kết hợp với việc quản lý lực lượng lao động trong doanh nghiệp. Những cơng việc
quan trọng trong q trình này bao gồm:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tuyển dụng và thuê mới người lao động;
Đào tạo;
Phân công công việc;
Trả lương;
Đánh giá thành quả;
Chấm dứt lao động do tự nguyện hay chấm dứt hợp đồng.
Toàn bộ quá trình từ 1 đến 6 được thực hiện 1 lần đối với mỗi người lao động, trong
khi đó, cơng việc từ 2 đến 5 được thực hiện lặp đi lặp lại với người lao động trong
doanh nghiệp. Trong hầu hết các doanh nghiệp, 6 công việc này được phân tách giữa
hai hệ thống riêng biệt. Công việc thứ tư trả lương người lao động là chức năng chính
của hệ thống tiền lương. Tại bài chu trình sản xuất, chúng ta đã biết hệ thống tiền
lương phân bổ chi phí lao động cho sản phẩm và các bộ phận để cung cấp thơng tin
cho q trình định giá sản phẩm và đưa ra các quyết định kinh doanh. Hệ thống quản
lý nhân lực thực hiện các hoạt động khác (5 hoạt động còn lại). Ở một số doanh
nghiệp hai hệ thống này thường tách biệt. Hệ thống quản lý nguồn nhân lực thường do
giám đốc quản lý nguồn nhân lực đảm nhiệm, trong khi đó hệ thống tiền lương sẽ do
giám đốc tiền lương quản lý. Tuy nhiên, trong hệ thống ERP thì 2 quá trình này kết
hợp với nhau.
Hệ thống quản lý nguồn nhân lực liên quan đến các hoạt động như thuê mướn, đào
tạo, chuyển giao… và thu thập thông tin về sử dụng thời gian lao động xảy ra hàng
ngày. Quá trình xử lý thực tế xảy ra định kỳ bởi vì tại hầu hết các doanh nghiệp, lao
động được trả lương hàng tuần hàng tháng. Do vậy, quy trình tiền lương thường được
xử lý theo lơ.
Các doanh nghiệp thành công phụ thuộc vào kỹ năng và sự cải tiến của nhân viên bởi
vì những kiến thức và kỹ năng của lao động sẽ ảnh lưởng trực tiếp tới chất lượng hàng
hóa, dịch vụ. Thật vậy, đối với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp
như hãng tư vấn về kế tốn, luật… thì kiến thức và kỹ năng của người lao động là
thành phần chính của sản phẩm của doanh nghiệp và chi phí lao động là chi phí chính
tạo ra doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngay cả ở những doanh nghiệp sản
xuất, chi phí lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ so với tổng chi phí sản xuất trực
tiếp, người lao động cũng vẫn đóng vai trị chính chủ yếu ảnh hưởng đến kết quả hiệu
quả sản xuất và tỷ lệ sản phẩm hỏng của doanh nghiệp. Các nghiên cứu đều cho thấy
kỹ năng và kiến thức của người lao động có thể có giá trị nhiều lần so với những tài
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
49
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
sản hữu hình khác như hàng tồn kho, tài sản, thiết bị.
Để sử dụng hiệu quả người lao động trong doanh nghiệp, hệ thống tiền lường và quản
lý nguồn nhân lực phải thu thập và lưu trữ những thông tin cung cấp cho nhà quản trị
trả lời những câu hỏi sau:
Doanh nghiệp cần bao nhiêu người lao động để hoàn thành kế hoạch chiến lược?
Người lao động cần có những kỹ năng chuyên ngành nào?
Những kỹ năng nào cần đáp ứng trong ngắn hạn? những kỹ năng nào cần thành thạo?
Những chương trình đào tạo hiện tại nhằm duy trì và cải thiện trình độ kỹ năng của
người lao động hiệu quả như thế nào?
Hiệu suất làm việc của người lao động hiện nay được cải thiện hay sụt giảm?
Có những vấn đề nào về lợi nhuận, sự chậm trễ, hay sự vắng mặt của lao động tại
doanh nghiệp không?
Cơ sở dữ liệu về tiền lương và quản lý nguồn nhân lực cung cấp những thông tin cần
thiết để trả lời những câu hỏi như trên. Tuy nhiên, nó chỉ là những thơng tin mơ tả,
như người lao động cần phải có những kỹ năng và họ đã tham dự các chương trình
đào tạo khác nhau. Mặc dù những thông tin như vậy cho phép các nhà quản trị đưa ra
các quyết định liên quan đến nhân viên, nhưng nó khơng giúp nâng cao kiến thức và
kinh nghiệm cho những nhân viên trong doanh nghiệp.
Để sử dụng hiệu quả kỹ năng và kiến thức của người
lao động, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào hệ thống
quản lý kiến thức. Hệ thống quản lý kiến thức không
chỉ cung cấp thông tin để xác định trực tiếp những lĩnh
vực chuyên môn của người lao động mà cịn thu thập
và lữu trữ những kiến thức đó nhằm chia sẻ và cung
cấp cho những người khác sử dụng thơng tin. Hệ thống
quản lý kiến thức có thể cải thiện năng suất lao động một cách rõ ràng. Ví dụ như
những doanh nghiệp tư vấn chuyên nghiệp thường cung cấp những dịch vụ giống
nhau cho những khách hàng khác nhau. Phần mềm quản lý kiến thức có khả năng tư
vấn để đưa ra những giải pháp cho những vấn đề đặc biệt với những dữ liệu được chia
sẻ. Thơng thường, những giải pháp đó có thể được sử dụng như những khuôn mẫu để
gửi tới những khách hàng khác. Việc sử dụng lại những kiến thức, những giải pháp đó
sẽ được lưu lại để sử dụng cho những hợp đồng tư vấn trong tương lai. Truy cập vào
những cơ sở dữ liệu được chia sẻ cũng cho phép người lao động học hỏi những đồng
nghiệp bị phân tán về mặt địa lý cải thiện kỹ năng của người lao động.
Nhận ra giá trị của kỹ năng và kiến thức của người lao động có thể giúp doanh nghiệp
hiểu biết tốt hơn sự kết hợp giữa chi phí thực tế với doanh thu. Thêm vào đó, chi phí
trực tiếp kết hợp với quá trình thuê mướn (quảng cáo, kiểm tra hồ sơ, phỏng vấn ứng
viên…) cũng có kết hợp của chi phí với thuê mướn tạm thời, đào tạo nhân viên mới
với sự giảm năng suất của những nhân viên mới tới khi họ học được đầy đủ kỹ năng
để thực hiện công việc của họ.
Tinh thần làm việc của nhân viên rất quan trọng. Tinh thần làm việc của nhân viên
thấp tạo ra chi phí tài chính và tác động đến doanh thu. Ngược lại, có những bằng
chứng thấy rằng tinh thần làm việc của nhân viên cao mang lại lợi ích về tài chính. Có
50
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
những nghiên cứu dựa trên thu thập dữ liệu về sự hài lòng của nhân viên, thái độ thực
tế và sự hài lịng của khách hàng. Phân tích cho thấy, thái độ của nhân viên với cơng
việc có liên hệ với thái độ họ cư xử với khách hàng và ảnh hưởng tới sự hài lòng của
khách hàng. Như vậy, có mối quan hệ giữa tinh thần làm việc của nhân viên với sự hài
lòng của khách hàng và sẽ ảnh hưởng tới thành quả tài chính của doanh nghiệp. Hiện
nay, các doanh nghiệp rất chú trọng vào việc kiểm tra, đánh giá, sử dụng thông tin về
điều kiện làm việc và tinh thần làm việc của nhân viên nhằm cải thiện điều kiện làm
việc cũng như tinh thần làm việc của nhân viên, đặc biệt là trong điều kiện cạnh tranh
khốc liệt hiện nay.
4.2.
Quy trình thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
Sơ đồ 4.1. cho thấy 5 nguồn đầu vào chủ yếu của hệ thống thanh toán lương gồm có:
Phịng nhân sự, người lao động, các bộ phận sử dụng lao động, cơ quan quản lý nhà
nước, bảo hiểm và các đơn vị khác. Phòng nhân sự cung cấp thông tin về tuyển dụng,
chấm dứt hợp đồng, thay đổi thang bậc lương do tăng lương, khuyến khích, khen
thưởng… Người lao động đóng góp những khoản giảm trừ trong tiền lương. Những
bộ phận sử dụng lao động cung cấp dữ liệu thực tế về số giờ làm việc của người lao
động do bộ phận mình quản lý. Cơ quan quản lý nhà nước cung cấp thông tin về thuế
suất và những hướng dẫn về thủ tục luật lệ liên quan đến tiên lương. Công ty bảo hiểm
và các tổ chức khác cung cấp thông tin hướng dẫn về cách tính và miễn giảm các
khoản giảm trừ.
Sơ đồ 4.1: Các thành phần trong chu trình tiền lương và quản trị nguồn nhân lực
Phòng nhân sự
Bộ phận sử dụng
lao động
Thay đổi chế độ lương
Séc trả tiền
Báo cáo
Các khoản giảm trừ
Dữ liệu chấm cơng
Báo cáo
Hệ thống
tính lương
Thuế và báo cáo thuế
Cơ quan
Nhà nước
Thuế suất và hướng dẫn
Séc trả lương
Người lao động
Ngân hàng
Thay đổi tỉ lệ và hướng dẫn
Séc và báo cáo
Bảo hiểm và các
công ty khác
Sơ đồ 4.1 cũng chỉ ra séc (có thể là điện tử) là yếu tố đầu ra cơ bản của hệ thống thanh
toán tiền lương. Người lao động nhận tiền cơng tiền lương của mình bằng séc thanh
tốn. Cơng ty sẽ gửi một séc trả lương tới ngân hàng để chuyển tiền trả lương từ tài
khoản thông thường tới tài khoản trả lương. Công ty cũng phải phát hành séc tới cơ
quan thuế, công ty bảo hiểm và các tổ chức khác để thanh toán các khoản phải trả.
Bên cạnh đó, hệ thống tiền lương cũng cung cấp các báo cáo khác nhau cho các đối
tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Sơ đồ 4.2 cho thấy những hoạt động chủ yếu được thực hiện trong chu trình tiền lương
như sau:
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
51
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
Cập nhật tệp tin chủ tiền lương (1.0)
Hoạt động đầu tiên trong chu trình tiền lương liên quan đến việc cập nhập cơ sở
dữ liệu gốc tiền lương phản ánh những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp như
tuyển dụng mới, chấm dứt hợp đồng lao động, thay đổi thang, bậc lương hoặc thay
đổi tỷ lệ giữ lại trong lương của người lao động. Ngoài ra, việc cập nhật còn cập
nhật để phản ánh những thay đổi về thuế suất và giảm trừ các khoản bảo hiểm.
Phòng nhân sự có trách nhiệm cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu gốc về tiền
lương cho những thay đổi liên quan đến người lao động, Trong khi đó, phịng tiền
lương cập nhật thông tin về thuế suất và khoản giảm trừ tiền lương khác khi có
thơng tin thay đổi từ cơ quan quản lý nhà nước và công ty bảo hiểm. Mặc dù tiền
lương được xử lý theo lơ, phịng quản trị nhân lực có thể cập nhật dữ liệu gốc tiền
lương bằng truy cập trực tuyến với mục đích là tất cả những thay đổi tiền lương
được cập nhật theo đúng cách và phản ánh đúng kỳ trả lương. Những bản ghi của
những lao động đã ra khỏi công ty khơng nên bị xóa ngay lập tức bởi vì những báo
cáo thuế cuối năm thường đòi hỏi cả những thông tin, nghĩa vụ của những lao
động của doanh nghiệp trong suốt năm đó.
Sơ đồ 4.2: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình tiền lương và quản trị nguồn nhân lực
Những thay đổi
Người lao động
Các khoản giữ
lại và các
khoản giảm trừ
Cơng ty
bảo hiểm
Cơ quan
Nhà nước
Phịng nhân lực
Thuế suất
Cập nhật
dữ liệu gốc
1.0
Tỷ lệ
Thuế tiền lương và
các báo cáo Séc và các
báo cáo
Các khoản giảm
trừ và thuế suất
Dữ liệu gốc
tiền lương
Bộ phận sử dụng
lao động
Séc thanh toán
Thẻ thời gian và
phiếu thời gian
cơng việc
Dữ liệu có mặt
và thời gian
hiện hữu
Chi trả thuế
và các khoản
giảm trừ
5.0
Sổ cái tổng hợp
Tính bảng
lương
3.0
Báo cáo
Bộ phận sử dụng
lao động
Tiền lương
Chấm công
2.0
Chi trả tiền
lương
4.0
Séc trả
lương
Ngân hàng
Chấm công (2.0)
Bước thứ hai trong chu trình tiền lương là xác nhận dữ liệu thời gian làm việc của
người lao động. Dữ liệu về thời gian thời gian làm việc của người lao động phụ
52
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
thuộc vào tình trạng, phương thức thanh tốn với người lao động. Đối với người
lao động dựa trên cơ sở giờ lao động, nhiều doanh nghiệp sử dụng thẻ chấm công
để ghi nhận thời gian làm việc hàng ngày của người lao động từ lúc đến đến lúc
người lao động ra về. Đối với những người lao động nhận lương theo lương tháng
cố định như giám đốc, nhân viên chuyên nghiệp… thì thường ghi nhận thời gian
làm việc dựa vào thẻ chấm công. Đồng thời những người giám sát có thể giám sát
sự có mặt của những người lao động này dựa trên công việc của họ.
Với những doanh nghiệp sản xuất cũng sử dụng thẻ chấm công để ghi nhận dữ liệu
chi tiết về người lao động sử dụng thời gian của họ như thế nào trong công việc tại
doanh nghiệp. Dữ liệu của thẻ chấm công được sử dụng để phân bổ chi phí lao
động giữa các phịng ban khác nhau, trung tâm chi phí, cơng việc sản xuất. Với
những doanh nghiệp dịch vụ như kế toán, luật, tư vấn… theo dõi thời gian để thực
hiện các công việc khác nhau với khách hàng thông qua dữ liệu trên bảng chấm
công. Doanh nghiệp sử dụng bảng chấm cơng của người lao động để phân bổ chi
phí và tính hóa đơn dịch vụ cho khách hàng.
Những nhân viên bán hàng thường được trả thẳng dựa trên cơ sở hoa hồng bán
hàng hoặc lương cộng với hoa hồng bán hàng. Điều này đòi hỏi những nhân viên
phải được ghi nhận tổng số doanh thu của từng nhân viên bán hàng một cách chi
tiết cẩn thận. Bên cạnh đó, một số nhân viên được trả tiền thưởng khi vượt kế
hoạch doanh số được giao. Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp thực hiện trả
tiền thưởng khi vượt doanh số nhằm khuyến khích người lao động cải thiện tăng
năng suất và hiệu quả làm việc. Sử dụng khuyến khích, tiền hoa hồng, tiền thưởng
đòi hỏi phải liên kết hệ thống tiền lương và hệ thống thông tin bán hàng và các chu
trình khác để thu thập dữ liệu nhằm tính tốn tiền thưởng, hoa hồng cho người lao
động. Hơn nữa hệ thống tiền thưởng khuyến khích phải được thiết kế phù hợp,
thực tế, có thể đạt được và có thể đo lường được. Hệ thống này cần phải phù hợp
với mục tiêu của cả doanh nghiệp nói chung.
Lập bảng lương (3.0)
Bước thứ ba trong chu trình tiền lương là lập bảng
lương. Đầu tiên, dữ liệu giao dịch tiền lương được sắp
xếp và được phê duyệt theo số lao động. Nếu doanh
nghiệp xử lý tiền lương từ các bộ phận khác nhau thì
các tệp giao dịch tiền lương phải được hợp nhất. Tệp
giao dịch tiền lương đã sắp xếp được dùng để chuẩn bị
séc trả tiền cho người lao động. Với mỗi người lao
động, bản ghi của tệp dữ liệu gốc về tiền lương và bản
ghi giao dịch phù hợp sẽ được đọc và tổng tiền lương
phải trả sẽ được tính toán. Đối với những lao động làm việc theo giờ, thì số giờ
làm việc sẽ được nhân với tỷ lệ tiền lương và khoản tiền trả thêm thích hợp như
tiền thưởng, tiền làm thêm giờ được cộng vào. Đối với những người lao động
hưởng lương, tổng số tiền phải trả là phần của lương hàng năm. Phần tiền lương
này phản ánh một giai đoạn làm việc nhỏ hơn. Ví dụ, người lao động hưởng lương
được thanh toán theo tháng sẽ nhận được 1/12 của tổng tiền lương hàng năm của
họ. Các khoản tiền hoa hồng, tiền thưởng và các khoản khuyến khích khác cũng
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
53
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
được tính tốn trong tổng số tiền phải trả.
Tiếp theo, các khoản giảm trừ tiền lương sẽ được tổng hợp. Người lao động sẽ
nhận được khoản tiền ròng sau khi đã trừ tổng các khoản giảm trừ ra khỏi tổng số
tiền phải trả. Các khoản giảm trừ tiền lương gồm có hai loại chính: thuế thu nhập
cá nhân giữ lại và các khoản giảm trừ tự nguyện như kinh phí cơng đồn, bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm y tế.
Khi khoản thực thanh tốn được tính tốn thì một trường gồm có tổng tiền thanh
tốn, các khoản giảm trừ và khoản thực thanh toán trong mỗi bản ghi của người
lao động trong tệp tin chủ tiền lương sẽ được cập nhật. Duy trì sự chính xác trong
tính tốn các khoản thu nhập của người lao động hết sức quan trọng bởi vì các
khoản thuế thu nhập của người lao động đều có những giới hạn, bậc với mức thuế
khác nhau, doanh nghiệp cần phải biết để tính tốn các khoản giảm trừ cho người
lao động. Hơn nữa, những thông tin này cần phải đảm bảo rằng bao gồm cả tổng
tiền thuế và các khoản giảm trừ khác được hoãn lại.
Tiếp theo, sổ tiền lương và các khoản giảm trừ được tạo ra. Sổ tiền lương sẽ liệt kê
tổng khoản phải trả, các khoản giảm trừ tiền lương và khoản thực phải trả. Đây
cũng là chứng từ hỗ trợ cho việc chuyển tiền của doanh nghiệp tới tài khoản séc
trả lương. Sổ các khoản giảm trừ liệt kê tất cả những khoản giảm trừ tự nguyện
khác nhau cho mỗi người lao động.
Cuối cùng, hệ thống sẽ in séc trả tiền người lao động. Hệ thống cũng sẽ cung cấp
báo cáo thu nhập. Báo cáo này sẽ liệt kê tất cả tổng tiền phải trả, các khoản giảm
trừ và tổng khoản tiền thực trả cho tháng hiện tại và tổng cả năm cho mỗi người
lao động.
Mỗi giao dịch tiền lương được xử lý, hệ thống cũng sẽ phân bổ chi phí lao động
tới tài khoản sổ cái thích hợp bằng việc kiểm tra mã trên bản ghi thẻ chấm công công việc. Hệ thống duy trì vận hành tổng những phân bổ đó tới khi tất cả những
bản ghi tiền lương của người lao động được xử lý. Những tổng đó, cột tổng trong
sổ tiền lương, sổ nhật ký chung sẽ được dùng để ghi vào sổ cái sau khi tất cả séc
trả tiền đã được in ra.
Chi trả tiền lương (4.0)
Bước tiếp theo chi trả tiền lương cho người lao
động bằng việc sử dụng séc thanh toán. Hiện nay,
hầu hết người lao động trong các doanh nghiệp
được chi trả tiền lương bằng séc hoặc bằng cách
chuyển khoản (gửi trực tiếp khoản tiền thực được
trả vào tài khoản cá nhân tại ngân hàng). Không
giống như trả bằng tiền mặt, cả hai phương pháp
đều là công cụ cung cấp những chứng từ chứng minh tổng số tiền lương đã được
thanh tốn.
Q trình thanh toán lương như sau:
o Sau khi séc thanh toán lương đã được chuẩn bị, kế toán thanh toán kiểm tra và
phê chuẩn vào sổ tiền lương. Một chứng từ thanh toán được chuẩn bị cho phép
54
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
o
o
o
chuyển tiền của doanh nghiệp từ tài khoản séc tới tài khoản thanh toán lương.
Chứng từ thanh toán này cũng được dùng để làm căn cứ ghi sổ cái.
Sau khi kiểm tra lại sổ tiền lương và chứng từ thanh toán, thủ quỹ chuẩn bị và
ký vào séc chuyển tiền của cơng ty tới tài khoản thanh tốn lương. Nếu doanh
nghiệp vẫn còn phát hành séc giấy, thủ quỹ cũng kiểm tra, ký và phân phát séc
tới người lao động. Thủ quỹ có thể gửi lại vào tài khoản ngân hàng của cơng ty
bất kỳ séc thanh tốn nào khơng có người nhận. Một danh sách các séc khơng
có người nhận sẽ được gửi tới phịng kiểm tốn nội bộ của công ty để kiểm tra
chi tiết hơn.
Gửi tiền trực tiếp được trả vào tài khoản cá nhân tại ngân hàng là một cách trả
lương hiệu quả và tiết kiệm chi phí của q trình thanh tốn lương. Người lao
động được thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng sẽ nhận được bản sao
của séc thanh toán với tổng số tiền đã được trả vào tài khoản tại ngân hàng và
một báo cáo thu nhập. Hệ thống tiền lương phải tạo ra một loạt các tệp dữ liệu
tiền gửi thanh toán lương, mỗi ngân hàng tạo một tệp dữ liệu. Mỗi bản ghi bao
gồm: Tên người lao động, tài khoản ngân hàng, tổng số tiền đã thanh toán.
Những tệp dữ liệu này được gửi bằng dữ liệu điện tử tới các ngân hàng tham
gia giao dịch. Sau đó, những khoản tiền sẽ được chuyển từ tài khoản ngân hàng
của doanh nghiệp tới tài khoản của người lao động bằng dữ liệu điện tử. Việc
thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sẽ không cần người thủ quỹ phải ký trên
séc trả lương. Tuy nhiên, thủ quỹ vẫn phải ủy quyền cho phép chuyển tiền từ
tài khoản séc của doanh nghiệp.
Gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm
chi phí mua, xử lý và phân phối séc bằng giấy. Nó cũng giúp giảm phí của
ngân hàng và chi phí bưu điện. Do vậy, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp sử
dụng và khuyến khích nhân viên của họ sử dụng phương thức thanh toán lương
bằng chuyển khoản. Tuy nhiên hiện nay, một vài nhân viên của doanh nghiệp
có thể khơng có tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp có thể hạn chế việc phát
hành séc giấy trả lương bằng cách giúp người lao động mở tài khoản tại ngân
hàng mà doanh nghiệp giao dịch hoặc sử dụng thẻ tín dụng để trả lương cho
người lao động. Người lao động có thẻ sử dụng thẻ tín dụng để mua sắm hoặc
rút tiền tại máy rút tiền tự động ATM.
Chi trả các khoản thuế và các khoản giảm trừ (5.0)
Hoạt động tiền lương cuối cùng là tính tốn và chi
trả thuế thu nhập và những khoản giảm trừ của
người lao động với cơ quan nhà nước và các đối
tượng khác. Người lao động phải trả các khoản
thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế, đóng các
khoản giảm trừ khác cho các cơ quan như bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,
kinh phí cơng đồn. Doanh nghiệp phải có trách nhiệm đảm bảo rằng các khoản
giảm trừ và thuế của người lao động được tính tốn chính xác và thanh tốn đúng
thời gian quy định. Việc tính tốn này được thực hiện trong hệ thống lao động tiền
lương của doanh nghiệp.
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
55
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
4.3.
Các rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm sốt thơng tin chu trình nhân sự
Tất cả hoạt động của chu trình tiền lương và quản lý nguồn nhân lực phụ thuộc vào sự
kết hợp dữ liệu bao gồm thông tin về lao động, tiền lương và sử dụng thời gian làm
việc của nhân viên. Do vậy, rủi ro đầu tiên được liệt kê trong bảng 4.1 là dữ liệu gốc
khơng chính xác. Dữ liệu gốc khơng chính xác có thể gây ra sự thiếu hay thừa nhân
viên, gây ra sự thiếu hiệu quả do phân công lao động không phù hợp với nhiệm vụ.
Dữ liệu gốc về tiền lương khơng chính xác sẽ dẫn đến sai lầm trong trả lương cho
người lao động, gây ra vấn đề về tinh thần làm việc cho người lao động trong doanh
nghiệp. Thêm vào đó, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế phạt tiền thuế liên quan
đến tiền lương do thông tin tiền lương khơng chính xác khiến cho chi phí của doanh
nghiệp khơng chính xác. Sự sai sót về dữ liệu về thời gian làm việc của nhân viên có
thể khiến việc đánh giá thành quả của nhân viên không chính xác và khiến cho việc
tính tốn chi phí sản phẩm hàng hóa dịch vụ khơng đúng so với thực tế.
Một trong những cách để giảm bớt rủi ro và sự khơng chính xác và hiệu lực của dữ
liệu gốc là sử dụng các thủ tục kiểm sốt tính ngun trạng của dữ liệu để giảm rủi ro
về sai sót của dữ liệu đầu vào. Đồng thời, doanh nghiệp cần hạn chế sự truy cập vào
những dữ liệu gốc, định dạng hệ thống để chỉ cho phép những nhân viên được phân
quyền và phải có trách nhiệm mới được thay đổi những dữ liệu gốc. Doanh nghiệp
cũng phải cần có những báo cáo về toàn bộ sự thay đổi của dữ liệu gốc và xem xét lại
chúng để xác nhận rằng dữ liệu vẫn chính xác.
Rủi ro thứ hai trong hệ thống tiền lương và quản trị
nguồn nhân lực là công bố trái phép những thông tin
nhạy cảm như tiền lương, đánh giá thành quả của cá
nhân người lao động. Những cơng bố như vậy có thể
gây ra vấn đề về động lực, tinh thần làm việc của
người lao động nếu người lao động biết được rằng
họ được trả lương khác biệt so với những đồng
nghiệp. Thêm vào đó việc công bố trái phép những thông tin về đánh giá thành quả
hoặc lí do tuyển dụng nhân viên có thể khiến doanh nghiệp gặp vấn đề về tố tụng. Thủ
tục kiểm sốt tốt nhất để giảm rủi ro của cơng bố trái phép dữ liệu tiền lương là sử
dụng xác nhận đa yếu tố và kiểm soát an ninh để hạn chế truy cập dữ liệu gốc tiền
lương và quản trị nguồn nhân lực để đảm bảo rằng chỉ những người lao động cần phải
truy cập để thực hiện nhiệm vụ của họ mới được truy cập dữ liệu. Doanh nghiệp cần
định dạng hệ thống của mình để hạn chế khả năng người lao động sử dụng năng lực
của hệ thống để suy luận ra những thông tin nhạy cảm.
Rủi ro thứ ba của chu trình lao động, tiền lương là dữ liệu gốc bị mất hoặc bị phá hủy,
phá hoại. Cách tốt nhất để giảm nhẹ rủi ro này là thuê thủ tục dự phòng và phục hồi
thảm họa.
Rủi ro thứ tư của chu trình là tuyển dụng người lao động khơng có trình độ phù hợp
hay khơng có đạo đức. Th người lao động khơng có trình độ phù hợp sẽ làm tăng
chi phí sản xuất và thuê người lao động khơng có đạo đức có thể gây ra sự mất cắp về
tài sản. Cả hai vấn đề này có thể được giải quyết bằng việc thực hiện thủ tục tuyển
dụng chặt chẽ, phù hợp.
56
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
Rủi ro thứ năm của chu trình là vi phạm luật áp dụng và những quy định về tuyển
dụng và sa thải người lao động. Cơ quan nhà nước có thể áp đặt những tiền phát đối
với những doanh nghiệp vi phạm luật lao động.
Bảng 4.1: Rủi ro tiềm tàng và thủ tục kiểm sốt trong chu trình tiền lương
và quản trị nguồn nhân lực
Hoạt động
Rủi ro tiềm tàng
Thủ tục kiểm sốt
Những vấn đề
chung của tồn
chu trình
Dữ liệu gốc khơng chính xác
hoặc khơng hiệu lực
Kiểm sốt tính ngun trạng của quá trình xử
lý dữ liệu.
Hạn chế truy cập dữ liệu gốc.
Xem xét lại toàn bộ những thay đổi của dữ
liệu gốc.
Cơng bố trái phép những
thơng tin nhạy cảm
Kiểm sốt quyền truy cập.
Mất hoặc sự phá hoại, phá
hủy thông tin
Thực hiện thủ tục phụ hồi và dự phòng
thảm họa.
Thuê nhân viên khơng có
trình độ và khơng có đạo đức
Kiểm tra thủ tục tuyển dụng bao gồm kỹ năng,
lý lịch người tuyển dụng…
Mã hóa lại thơng tin.
Kiểm tra, điều tra lai lịch phạm tội của tất cả
các vị trí liên quan đến tài chính – kế tốn.
Vi phạm luật lao động
Kiểm tra thấu đáo nhũng tài liệu liên quan đến
tuyển dụng, đánh giá thành quả nhân viên, sa
thải nhân viên.
Cập nhật những thay đổi luật lao động.
Cập nhật dữ liệu
gốc tiền lương
Không phân quyền những
thay đổi dữ liệu gốc về
tiền lương
Phân tách nhiệm vụ: Phòng quản lý nguồn
nhân lực cập nhật dữ liệu gốc, nhưng chỉ có
phịng tiền lương phát kiểm tra.
Kiểm sốt truy cập.
Cập nhật dữ liệu gốc khơng
chính xác
Kiểm tra tính ngun trạng của q trình xử lý
dữ liệu.
Quy định phải kiểm tra lại tất cả những thay
đổi của dữ liệu tiền lương gốc.
Chấm công người
lao động
Dữ liệu về sự có mặt và thời
gian làm việc của người lao
động khơng chính xác
Tự động hóa việc thu thập dữ liệu.
Dùng nhận dạng sinh trắc học như vân tay,
khuôn mặt… để chấm công.
Phân tách nhiệm vụ giữa việc chấm công và
thẻ thời gian làm việc.
Giám sát việc kiểm tra lại.
Lập bảng lương
Sai sót trong xử lý tiền lương
Kiểm sốt tính ngun trạng của quá trình xử
lý dữ liệu: Quá trình chạy lô tổng hợp, cộng
chéo (cộng ngang các tổng cột dọc) Tài khoản
bù trừ tiền lương…
Giám sát việc xem xét lại việc ghi vào sổ và
các báo cáo khác.
Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động.
Thanh
tiền lương
toán
Ăn cắp hoặc Gian lận về
phân
phối
trong
phiếu
thanh tốn
Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ
liệu tiền lương.
Hạn chế truy cập hệ thống chuyển tiền
điện tử.
Đánh số lại và tính tốn tất cả séc trả lương
và kiểm tra lại tất cả các giao dịch chuyển
khoản điện tử.
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
57
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
Yêu cầu tất cả các chứng từ thích hợp để
chứng minh cho các séc thanh toán.
Hạn chế truy cập cơ sở dữ liệu gốc
tiền lương.
Phân tách sự kiểm tra tài khoản tiền lương và
tài khoản tạm ứng.
Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài
khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền thuê
nhân viên…).
Kiểm tra sự xác nhận của tất cả người lao
động đã nhận được séc thanh toán.
Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp
số tiền của những séc khơng có người nhận
và tìm hiểu ngun nhân.
Thanh toán thuế
tiền lương và các
khoản giảm trừ
Quên làm yêu cầu trả tiền
Định dạng hệ thống để làm yêu cầu thành
toán theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước.
Trả tiền không đúng thời gian
quy định
Định dạng hệ thống để làm yêu cầu
thanh tốn.
Trả tiền khơng đúng
Kiểm sốt tính tồn vẹn, ngun trạng của
quá trình xử lý.
Giám sát việc xem xét lại các báo cáo.
Người lao động cần xem xét lại các báo cáo
thu nhập của mình.
Với từng hoạt động cụ thể của chu trình nhân sự, như trong bảng 4.1 đã đề cập, có thể
thấy những rủi ro và các thủ tục kiểm soát như sau:
Rủi ro và kiểm soát cập nhật dữ liệu gốc tiền lương
Thay đổi không được phép của dữ liệu gốc tiền lương có thể khiến cho chi phí
khơng chính thức của lao động tăng lên. Phân tách nhiệm vụ hợp lý là thủ tục kiểm
soát quan trọng nhất để kiểm soát rủi ro này. Chỉ có phịng nhân sự mới có khả
năng được phân quyền để cập nhật tệp dữ liệu gốc tiền lương về tuyển dụng, thôi
việc, tăng lương và khen thưởng. Nhân viên của phịng nhân sự khơng trực tiếp
tham gia vào q trình xử lý tiền lương và phân phối séc trả tiền. Sự phân tách
nhiệm vụ này ngăn cản người nào đó truy cập để tạo ra người lao động ảo hoặc
thay đổi tỷ lệ, thang bậc lương và ngăn chặn những séc khơng trung thực. Thêm
vào đó, tất cả những thay đổi liên quan đến tệp gốc tiền lương nên được kiểm tra
lại và được phê chuẩn bởi một người khác. Để thuận tiện cho việc kiểm tra lại, hệ
thống nên được định dạng để tạo ra những báo cáo liệt kê tất cả những thay đổi
liên quan đến tiền lương và được gửi tới cho những người giám sát.
Kiểm sốt q trình truy cập hệ thống tiền lương cũng rất quan trọng. Hệ thống
nên được định dạng để so sánh tên truy cập và mật khẩu truy cập để xác định
những hành động của mỗi người lao động được phép thực hiện và xác nhận những
tệp dữ liệu của mỗi người lao động được phép truy cập.
Một rủi ro khác là cập nhật dữ liệu gốc tiền lương không chính xác. Điều này có
thể gây ra sai sót trong việc thanh toán lương với người lao động và thanh toán các
khoản thuế phải trả với cơ quan nhà nước và các chức khác. Để giảm bớt những
rủi ro này, doanh nghiệp nên kiểm tra tính hợp lệ số người lao động và kiểm tra sự
hợp lý của những thay đổi được thực hiện, nên kiểm tra tất cả những giao dịch
58
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
thay đổi tiền lương. Đồng thời các nhà quản trị nên kiểm tra lại các báo cáo của
toàn bộ những thay đổi của người lao động trong bộ phận làm việc của hộ theo
đúng cách để phát hiện ra sai sót.
Rủi ro và kiểm sốt hoạt động chấm cơng người lao động
Rủi ro chính của hoạt động này là dữ liệu về sự có mặt của lao động và thời gian
lao động là khơng chính xác. Dữ liệu khơng chính xác có thể làm tăng chi phí lao
động và làm tăng sai sót trong những báo cáo chi phí lao động. Hơn nữa, việc dữ
liệu khơng chính xác có thể làm giảm động lực làm việc của người lao động nếu
séc thanh tốn lương khơng đúng với cơng sức người lao động được hưởng.
Sử dụng cách thu thập nguồn dữ liệu tự động có thể làm giảm rủi ro về sai sót
khơng mong muốn trong việc thu thập dữ liệu về sự có mặt và thời gian lao động
của nhân viên. Ví dụ có thể dùng máy đọc thẻ để thu thập dữ liệu tự động cung
cấp dữ liệu cho hệ thống xử lý tiền lương. Doanh nghiệp cũng có thể ứng dụng
khoa học cơng nghệ để thu thập dữ liệu thời gian làm việc của người lao động để
tăng năng suất lao động và cắt giảm chi phí như sử dụng máy đọc vân tay… để tiết
kiệm thời gian của người lao động…
Sử dụng công nghệ thông tin có thể giảm rủi ro liên
quan đến sự khơng chính xác của dữ liệu về thời
gian lao động của người lao động. Một số doanh
nghiệp hiện nay sử dụng công nghệ nhận dạng sinh
trắc học như quét bàn tay để xác định lao động ra
vào nơi làm việc. Mục đích của việc này là ngăn
cản những người đến muộn hay về sớm. Phân tách
nhiệm vụ cũng rất quan trọng để giảm rủi ro. Dữ liệu thẻ chấm công sử dụng để
tính tốn tiền lương nên phải phù hợp với dữ liệu Bảng chấm công - công việc sử
dụng cho tính tốn chi phí và mục tiêu quản lý và được kiểm tra bởi người không
liên quan đến việc tạo ra dữ liệu đó. Tổng thời gian của tất cả các công việc được
ghi nhận trên Bảng chấm công - cơng việc khơng được vượt q thời gian có mặt
trên thẻ chấm công của người lao động. Ngược lại, tất cả thời gian làm việc sẽ
được giải thích trên Bảng chấm cơng - cơng việc.
Thêm vào đó, những người giám sát của của các phòng ban cần phải tiến hành
giám sát và phê chuẩn thẻ chấm công và Bảng chấm công – công việc cung cấp dữ
liệu thời gian lao động và sự có mặt của người lao động một cách chính xác
Rủi ro và kiểm sốt của hoạt động lập bảng lương
Sự phức tạp của quá trình xử lý tiền lương, đặc biệt là các yêu cầu của các luật
thuế khác nhau, làm cho quá trình xử lý dễ xảy ra sai sót. Việc sai sót có thể làm
giảm động lực lao động của nhân viên nếu séc thanh tốn bị muộn. Ngồi ra việc
tính khơng đúng số chi phí liên quan đến lao động cịn có thể bị các cơ quan thuế
phạt nếu sai sót liên quan đến số thuế phải nộp. Có 3 loại kiểm sốt ngun trạng,
q trình xử lý dữ liệu có thể làm giảm những rủi ro về sai sót tiền lương như sau:
o Tổng lô: Ngay cả những hệ thống quản lý tiền lương và quản trị nguồn nhân
lực hiện đại cũng vẫn sử dụng q trình xử lý lơ dữ liệu tiền lương. Do đó, tổng
lơ dữ liệu nên được tính toán khi ghi các nghiệp vụ vào sổ sách và nên được
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
59
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
o
o
kiểm tra lại suốt các bước của quá trình xử lý dữ liệu. Một dữ liệu tổng lô được
coi là phù hợp với dữ liệu tiền lương nếu:
(1) Tất cả bản ghi tiền lương đã được xử lý;
(2) Dữ liệu đầu vào chính xác;
(3) Khơng có Thẻ thời gian khơng có thật được ghi vào dữ liệu trong q trình
xử lý.
Nếu tổng lơ khơng phù hợp, doanh nghiệp cần phải có bằng chứng của một lỗi
tiền lương để sửa chữa ngay lập tức.
Cộng chéo (cộng ngang các tổng cột dọc) Tổng của các cột Thực thanh toán phải
bằng tổng các khoản phải trả trừ đi các khoản giảm trừ. Nếu khơng bằng nhau, thì
đã có sai sót trong q trình xử lý và cần phải được phát hiện và sửa chữa.
Sử dụng tài khoản bù trừ tiền lương: Tài khoản
bù trừ tiền lương là tài khoản sổ cái được sử
dụng trong quá trình xử lý 2 bước để kiểm tra
tính chính xác và đầy đủ của việc ghi nhận chi
phí tiền lương và phân bổ chi phí đến các trung
tâm chi phí một cách thích hợp. Đầu tiên, tài
khoản bù trừ tiền lương sẽ được ghi nợ tổng số
tiền phải trả/Ghi có tổng số tiền lương thực trả và ghi có số tiền của các khoản
giữ lại vào các tài khoản phải trả riêng biệt khác nhau. Thứ hai, q trình kế
tốn chi phí phân bổ chi phí lao động thành các loại chi phí khác nhau và ghi
có tài khoản bù trừ tiền lương cho tổng khoản chi phí lao động đã phân bổ.
Tổng khoản tiền ghi có trên tài khoản bù trừ tiền lương phải bằng tổng số tiền
đã ghi nợ của tiền thực trả và khoản tiền giữ lại.
Thêm vào đó, những người giám sát nên xem xét lại việc ghi vào sổ và các báo
cáo khác nhằm phát hiện để xác định các sai sót của quá trình xử lý tiền lương.
Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động để phát hiện được các sai sót
một cách rõ ràng bởi vì người lao động sẽ có thể phát hiện ra sai sót tiền lương
một cách dễ dàng vì đây là quyền lợi trực tiếp của họ.
Cần phải phân loại một cách chính xác những người lao động trong doanh
nghiệp, là người lao động của doanh nghiệp hay người thầu khoán, người lao
động ngắn hạn hay lao động theo vụ việc, thời vụ. Bởi vì nếu khơng phân loại
đúng, doanh nghiệp có thể phải trả nhầm các khoản thuế, thậm chí có thể bị cơ
quan thuế phạt. Vấn đề này thường phát sinh khi các nhà quản trị tại các bộ
phận muốn cố gắng phá vỡ sự thuê mướn ổn định bằng việc sử dụng những
người thầu khốn độc lập. Phịng quản trị nhân lực nên kiểm tra lại các hợp
đồng hoặc quyết định thuê khoán tạm thời.
Rủi ro và kiểm soát hoạt động thanh toán tiền lương
Một số rủi ro trong quá trình thanh tốn lương là gian lận trong phiếu chi lương
hoặc mất trộm séc thanh toán lương hay phát hành séc thanh tốn cho người lao
động khơng có thật hoặc người lao động đã chấm dứt hợp đồng. Điều này có thể
khiến cho doanh nghiệp bị tăng chi phí và mất tiền. Những rủi ro này có thể được
giảm thiểu bằng các thủ tục kiểm soát sau:
60
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
o
o
o
o
o
o
Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ liệu tiền lương, hạn chế truy cập hệ
thống chuyển tiền điện tử, hạn chế truy cập cơ sở dữ liệu gốc tiền lương bằng
thủ tục xác nhận đa yếu tố. Việc sử dụng sự xác nhận đa nhân tố cũng giảm rủi
ro của việc tạo ra những séc cho người lao động khơng tồn tại.
Đánh số lại và tính toán tất cả séc trả lương và kiểm tra lại tất cả các giao dịch
chuyển khoản điện tử.
Thủ quỹ phải ký tất cả séc thanh toán lương và
phải yêu cầu tất cả các chứng từ thích hợp để
chứng minh cho các séc thanh toán lương (sổ
tiền lương và chứng từ thanh tốn lương).
Thêm vào đó, séc trả lưởng khơng được dùng để rút tiền trên tài khoản thông
thường ngân hàng của doanh nghiệp. Thay vào đó, phục vụ cho mục tiêu kiểm
soát, cần phải sử dụng tài khoản thanh toán lương tách biệt với tài khoản thông
thường của doanh nghiệp tại ngân hàng. Điều này có thể dễ dàng thích hợp với
quỹ tiền lương và phát hiện những séc thanh toán giả mạo.
Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài khoản phải trả, kiểm tra phân bổ tiền
thuê nhân viên…) cũng là một thủ tục quan trọng để hạn chế rủi ro. Kế tốn
thanh tốn có trách nhiệm ghi sổ tiền lương. Thủ quỹ chịu trách nhiệm phân
phát séc thanh toán. Người phân phát séc thanh toán hoặc phê chuẩn giao dịch
chuyển tiền điện tử khơng có nhiệm vụ nào khác liên quan đến nhiệm vụ quản
trị lao động.
Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp số tiền của những séc khơng có
người nhận và tìm hiểu ngun nhân, có thể phải đối chiếu lại với dữ liệu tiền
lương gốc. Bởi vì, điều này có thể xảy ra khi người lao động không tồn tại hoặc
người lao động đã nghỉ việc.
Rủi ro và kiểm soát của hoạt động tính các khoản thuế và các khoản khấu trừ
Hoạt động tiền lương cuối cùng là tính tốn thanh tốn thuế thu nhập và những
khoản giảm trừ của người lao động với cơ quan nhà nước và các đối tượng khác.
Các rủi ro có thể gặp phải trong hoạt động này là: Quên làm yêu cầu trả tiền, thanh
toán tiền khơng đúng thời gian quy định, sai sót trong thanh tốn tiền. Những rủi
ro này có thể khiến doanh nghiệp bị các cơ quan nhà nước phạt hoặc bị người lao
động khướu nại.
Những thông tư, văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước của cơ quan bảo hiểm
có thể cung cấp những hướng dẫn cho doanh nghiệp về việc tính tốn và thanh
tốn các khoản thuế và các khoản giảm trừ của người lao động. Doanh nghiệp cần
căn cứ vào những quy định này để định dạng hệ thống tiền lương và thanh toán
một cách tự động trong quá trình xử lý dữ liệu tiền lương, thuế thu nhập của người
lao động và các khoản trích theo lương nhằm giảm thiểu rủi ro nộp các khoản
không đúng thời gian quy định. Kiểm sốt sự tồn vẹn của q trình xử lý dữ liệu,
cộng ngang các cột dọc, chạy tổng lơ có thể giảm thiểu những sai sót trong tính
tốn. Những người kiểm soát cần giám sát các bao cáo tiền lương một cách định
kỳ để phát hiện những sai sót. Thêm vào đó cần cung cấp cho người lao động báo
cáo thu nhập để họ phát hiện và báo cáo những vấn đề sai sót.
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
61
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
Tóm lược cuối bài
Hệ thống thơng tin quản lý lao động và tiền lương bao gồm hai hệ thống con vừa có sự liên hệ
mật thiết, vừa có sự tách biệt là quản lý lao động và tiền lương. Hệ thống quản lý lao động ghi
nhận và xử lý các hoạt động của thuê mới, tuyển dụng, đào tạo, phân công công việc, đánh giá và
sa thải người lao động. Hệ thống tiền lương ghi nhận và xử lý dữ liệu để thanh tốn tiền lương
tiền cơng cho người lao động.
Hệ thống thông tin quản lý lao động và tiền lương phải được thiết kế tuân theo nhiều quy định
của chính phủ liên quan đến cả thuế và các quy định về lao động. Hơn nữa, các thủ tục kiểm soát
phù hợp phải được thiết kế để ngăn cản được các rủi ro như:
Trả thừa người lao động do dữ liệu về thời gian và sự có mặt của người lao động khơng có
giá trị.
Trả tiền cho người lao động khơng có thật.
Những rủi ro này có thể được giảm thiểu bằng việc phân tách nhiệm vụ phù hợp, đặc biệt trong
việc thực hiện các chức năng như: Cho phép và thực hiện sự thay đổi đối với dữ liệu gốc tiền
lương liên quan đến tuyển dụng, sa thải, tăng lương… ghi nhận và xác nhận thời gian làm việc
của lao động, chuẩn bị séc thanh toán, phân phối séc thanh toán, sự khớp nhau tài khoản tiền
lương tại ngân hàng.
62
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
Bài 4: Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình nhân sự
Câu hỏi ôn tập
1. Cho biết các mục tiêu của chu trình nhân sự?
2. Cho biết các hoạt động chủ yếu trong chu trình nhân sự và các biện pháp có thể làm tăng hiệu
quả của các hoạt động này?
3. Chu trình nhân sự có thể gặp các rủi ro gì và các hoạt động kiểm sốt nhằm hạn chế và phịng
chống các rủi ro đó?
TXKTQT03_Bai4_v1.0015112224
63
