Hệ thống thông tin quản lý chuyên ngành dân số, kế hoạch hoá gia đình những thách thức và triển vọng

H th ng thông tin qu n lý chuyên ngành
dân s - k ho ch hóa gia đình nh ng thách th c và tri n v ng
NGUY N QU C ANH và VÕ ANH D NG

N

gh quy t H i ngh l n th 4 v Chính sách Dân s - K ho ch hóa gia
đình đã nêu rõ "Th ng kê dân s khơng chính xác ".
kh c ph c tình
tr ng này, trong th i gian t i y ban Qu c gia dân s và k ho ch hố gia đình
s phù h p v i các ngành ch c n ng xây d ng và ki n tồn h th ng thơng tin
qu n lý dân s - k ho ch hóa gia đình, đ có thơng tin đ đ tin c y giúp Nhà
n c qu n lý và đi u hành t t ch ng trình dân s - k ho ch hóa gia đình.
Hi n nay, h th ng t ch c: làm cơng tác dân s và k ho ch hóa gia đình
đang đ c tri n khai t trung ng đ n c s , đ a các ho t đ ng dân s - k
ho ch hóa gia đình đ n t n ng i dân, thông qua m ng l i c ng tác viên qu n
lý t ng đ i t ng trong tu i sinh đ . Thông tin qu n lý c ng phát sinh b t đ u
t đây, nó đ c xây d ng và phát tri n ngay trong h th ng qu n lý các c p
c a ngành dân s - k ho ch hóa gia đình, c ng nh t m i quan h đi u ph i
c a y ban dân s - k ho ch hóa gia đình v i các ngành thành viên, mà c s
c a nó t các ho t đ ng trên nhi u l nh v c c a công tác này.
Tuy nhiên, thông tin m i c p, m i l nh v c chuyên môn, tr c h t ph i
ph c v yêu c u c a c p đó, c a l nh v c đó. T đó h th ng thông tin qu n lý
chuyên ngành dân s -

B n quy n thu c Vi n Xã h i h c www.ios.org.vn


Xã h i h c

77

k ho ch hóa gia đình ph i đánh giá, ki m đ nh quá trình th c hi n ch ng trình dân s -k
ho ch hóa gia đình có hi u qu hay khơng, có đ t đ c các m c tiêu đã đ ra khơng? vì th
thơng tin s mang tính đa d ng, khác nhau v s l ng ch tiêu, ph m vi tính tốn và m c đ
chi ti t t ng c p, t ng phân h chuyên môn, t ng m i quan h trong các ngành h u quan...
d n đ n s c n thi t ph i xây d ng và hoàn thi n h th ng thông tin qu n lý c a ngành, làm
c s th ng nh t qu n lý ch ng trình t Trung ng đ n c s m t cách g n nh , nh m đáp
ng đ c nh ng yêu c u c th , khơng ch ng chéo lãng phí, d làm và d th c hi n.
Nâng cao t ng b c kh n ng trang b và x lý thông tin b ng máy tính đi n t là vi c
làm c n thi t trong quá trình xây d ng h th ng thông tin qu n lý chuyên ngành dân s k
ho ch hóa gia đình.
H TH NG THƠNG TIN QU N LÍ LÀ GÌ?
M i t ch c đ u c n thông tin đ ra quy t đ nh. N i dung thông tin và các ph ng th c
thu nh p; phân tích và s d ng thông tin ph c v các quy t đ nh qu n lý t o nên h th ng
thông tin qu n lý. Tuy nhiên, h th ng thông tin qu n lý không ph i là c n c duy nh t cho
các quy t đ nh. Nh ng u tiên chính tr , các ràng bu c v v n hóa và nhi u y u t khác c ng
nh h ng m nh t i vi c ra quy t đ nh.
Các c p qu n lý khác nhau có nhu c u thơng tin khác nhau. Các c p l p k ho ch và
chính sách địi h i u tiên nh ng thơng tin liên quan đ n k t qu đ t đ c trong quá kh , các
y u t có th đ m b o thành công, các ràng bu c và xác đ nh nh ng đ nh h ng và m c tiêu
m i, c p giám sát, nhu c u thông tin ch y u liên quan t i đánh giá tác đ ng qua l i, vi c
ti n hành theo vùng và các thành ph n c th theo ch ng trình hành đ ng. c p đi u hành,
thơng tin đ c địi h i m t cách c th h n nh m xác đ nh th tr ng và các d ch v nh m
ph c v th tr ng đó m t cách hi u qu nh t.
H th ng thông tin qu n lý đ c hi u đúng c n đáp ng đ c t t c các nhu c u thơng tin
khác nhau đó. Các n i dung c a h th ng thông tin qu n lý c n ph n ánh đ c các yêu c u
và m c tiêu c a ch ng trình. Nó khơng ch b o g m nh ng thông tin phát sinh trong
ch ng trình v các đ u vào, quá trình x lý, các đ u ra mà còn bao g m các ch tiêu thông
tin v nh ng y u t quy t đ nh thay đ i và h n ch đ i v i ch ng trình.
H th ng thông tin qu n lý nh m m c đích gì?

M t h th ng thơng tin qu n lý đ c thi t k đúng cho ch ng trình dân s - k ho ch
hóa gia đình cho phép nh ng ng i qu n lý ch ng trình l p k ho ch và tri n khai ch ng
trình các c p khác nhau.
c p th p nh t nó giúp các nhân viên l p k ho ch và ki m soát các ho t đ ng c a
chính h , xem h có đ t đ c m c tiêu đ t ra hay không.
Các giám sát viên c ng ph i bi t xem các nhân viên có th c hi n đúng yêu c u hay
khơng, có đ t đ c m c tiêu đ ra hay không và các h th ng h tr đã đ c đ t đúng ch
cho c p d i th c hi n có hi u qu nhi m v c a h .
c p cao nh t v i m t h th ng thông tin qu n lý có hi u qu là m t h th ng có kh
n ng h tr ra quy t đ nh, nh ng ng i qu n lý Trung ng c n bi t các m c tiêu c a
ch ng trình có đ t đ c không, c n ti n hành m r ng nh ng ho t đóng nào và m r ng
đ n đâu đ các kh n ng h tr đ c đ t đúng ch và có tác d ng.
M t h th ng thông tin qu n lý hi u qu ph i cung c p đ c thông tin c n thi t h tr
đánh giá ho t đông công tác t t cá các c p: c s , c p giám sát và c p qu n lý.

B n quy n thu c Vi n Xã h i h c www.ios.org.vn


78

Di n đàn ...

Các ch c n ng c a h th ng thông tin qu n lý
Các ch c n ng c a h th ng thông tin qu n lý đ c phân lo i theo 3 ph m trù rõ ràng:
- C p cao-ho ch đ nh chính sách;
- C p gi a-thi t t và tri n khai chi n l c;
- C p đi u hành.
M c dù thông tin đ c s d ng đ l p k ho ch, đi u hành, qu n lý và đánh giá ho t
đ ng t t c các c p, nh ng nhu c u thông tin các c p là khác nhau, h n n a chúng còn
khác nhau do nhu c u s d ng thông tin.

Nhu c u thông tin khác nhau theo các m c c a tháp phân c p h c v : ví d , c p xã s
c n thông tin chi ti t đ qu n lý tr c ti p đ i t ng, trung ng là đ đánh giá vi c th c
hi n ch ng trình c p qu c gia.
Tóm l i, h th ng thông tin qu n lý đ c hi u theo 3 ph ng di n khác nhau:
a) Phát tri n h th ng;
b) i u hành h th ng;
c) S d ng thông tin
Các ph ng pháp thu th p và các ki u s li u.
Nh ng ng i s d ng và ng i x lý s li u không nh t thi t là m t. Các ph ng pháp
thu th p s li u c ng khác nhau và có th phân lo i thành 7 nhóm:
1 Th ng kê th ng xuyên.
2 Các đi u tra m u (v dân s ho c d a trên các đi m phân ph i d ch v )
3 Các cu c t ng đi u tra (t ng đi u tra dân s ho c vùng)
4 Các quan sát (longitudinal observations)
5 Ghi chép hành chính (thí d h u c n, tài chính, giám sát)
6 ang ký h kh u, h t ch.
7 Các quan sát đ nh tính (t c các nhóm tr ng đi m, các ph ng v n phi c u trúc) Nh ng
ng i s d ng, ng i x lý và các ph ng pháp thu th p s li u đ c xác đ nh theo ý đ s
d ng thông tin (l p k ho ch, giám sát, qu n lý và đánh binh và cho m i c p (xã huy n,
t nh, trung ng). N u lu ng thông tin và s li u thu th p không phù h p cho t ng c p và
n u ch s d ng các ghi chép hành chính và th ng kê th ng xuyên t t c c p thì đó là
đi u y u kém cho tồn b h th ng.
Các ch ng trình dân s k ho ch hóa gia đình phát tri n các b th ng th ng kê th ng
xuyên nh m t o ra s li u cho ch ng trình. Ban đ u, ng i ta chú ý đ c bi t đ n các ch
tiêu đ c bi t c a c s , ch ng h n nh s l ng ng i ch p nh n, s ng i đ n khám b nh
đ u đ n, các d ch v k ho ch hóa gia đình ho c áp d ng các bi n pháp tránh thai.
Khi ch ng trình phát tri n, nh ng ng i qu n lý b t đ u đòi h i chi ti t h n v ch t
l ng s li u th ng kê, nh ph ng pháp lu n và thi t k m u: ch t l ng s li u thu th p...
Nh ng địi h i đó d n đ n hi n t ng bùng n các s sách, bi u m u do các nhân viên
ghi chép. K t qu là có nhi u trùng l p và d th a trong nh ng ghi chép đó. Vì v y, ch ng

ng c nhiên khi th y các nhân viên ph i qu n lý nhi u cu n s ghi chép ho c bi u m u khác
nhau ngoài vi c th c hi n các nhi m v hàng ngày. Tình hình này cịn ph c t p h n các
n c k t h p ch ng trình dân s - k ho ch hóa gia đình v i ch ng trình ch m sóc s c
kh e ban đ u c p xã.
B n quy n thu c Vi n Xã h i h c www.ios.org.vn


Xã h i h c 79
Các v n dè chung c a h th ng thông tin qu n lý các n c ông và ông Nam Á.
M t đ c tr ng chung khu v c này là giàu ngu n l c và th i gian cho vi c thu th p, ghi
chép, x lý và l p báo cáo s li u mà thông th ng l i không s d ng t i đa, nhi u n c ng i
ta th ng tr ng bày r t đ p và h p d n các s li u l i th i trong các v n phòng, tuy h a ho n
chúng m i đ c s d ng cho m c đích qu n lý.
i n hình, các s li u hay đ c chuy n lên c p cao h n c c p mà t i đó chúng có th s
dùng đ c h u ích cho cơng tác qu n lý. Các s li u th ng hay b ch m tr , ch ng h n c t b ng
th ng kê đ c in n sau khi thu th p hàng tháng, n u không ph i hàng n m. ít nhi u khi các nhân
viên c p d i mu n tham kh o các thông tin x lý th ng nh t c p thông tin c p trên đ n
chính h là nh ng ng i ti n hành thu th p s li u và c ng là nh ng ng i c n các thông tin đ
c i ti n công vi c c a h .
M t v n đ n a là ch t l ng s li u kém. Do không đào t o c b n cho đ i ng cán b v
các th t c thu th p s li u, ch yêu c u h th c hi n các công vi c ph tr nhàm chán, nên ch t
l ng s li u th ng kê nói chung không đáng tin c y.
Các cán b qu n lý do d hành đ ng trên nh ng thông tin khơng đáng tin c y, do đó làm gi m
giá tr , ý ngh a, tác d ng c a h th ng thông tin qu n lý. Nh ng sai l ch nghiêm tr ng có th xu t
hi n khi m t s ch tiêu thông tin nh t đ nh đ c thu th p chính xác, cịn các ch tiêu liên quan
khơng có. Ví d nh chú ý quá m c vào s l ng các ca tri t s n vì s li u đ c coi là tin c y
h n s li u liên quan đ i các ph ng pháp tránh th i khác.
i phó v i các h th ng báo cáo
thơng tin c y và thi u chính xác nhi u n c th ng dùng gi i pháp là th nghi m các ph ng
pháp m i v ghi chép và báo cáo d a trên c s đi n hình và kinh nghi m.

T t c nh ng n l c này liên quan t i vi c c i ti n các th t c c p c s . M t trong nh ng
m c tiêu hàng đ u là c t b các bi u m u phí ph m và trùng l p. i u này kéo theo các quy t
đ nh n ng đ ng v s l ng các ch tiêu có th theo dõi và báo cáo lên trên. C th , trong các
ch ng trình k t h p dân s -k ho ch hóa gia đình-s c kh e bà m tr em s l ng các ch tiêu
s r t l n và danh sách các ch tiêu then ch t ch c ch n khó th a mãn các cán b qu n lý ch ng
trình.
M t h th ng thông tin qu n lý dân s -k ho ch hóa gia đình ho t đ ng hi u qu
qui mơ
tồn qu c c n có nh ng thu c tính sau:
- H th ng ph i ch t ch v k thu t, do đ n gi n đ nh ng ng i tri n khai t t c các c p
thu c ch ng trình có th th c hi n đ c.
- Ph i đ c bi t chú ý giai đo n chu n b đ thi t k các ch tiêu công tác phù h p v i t ng c p
qu n lý, n i chúng đ c s d ng và ph c v thi t th c các ch c n ng l p k ho ch, đi u hành,
qu n lý và đánh giá.
- H th ng ph i thi t k công v i các tài li u h ng d n th c hành và có th thích nghi v i
nh ng thay đ i c a ch ng trình.
- Ph i chú ý đ y đ đ n vi c x lý s li u, s d ng s li u và đ m b o tính k p th i c a lu ng
thơng tin.
- Vi c s d ng thông tin c a cán b qu n lý ph i đ c xem là m c tiêu đ thi t l p h th ng.
- Ph i chú ý đ y đ đ n nhu c u đào t o, nh ng đòi h i v ngân sách, c ng nh vi c in n thu
th p s li u.
s d ng t i u h th ng thông tin qu n lý trong các ch ng trình dân s -k ho ch hố gia
đình các c p địi h i ph i chú ý đ n c hai đ ng truy n thơng tin d c (trên-d i) và quan h
ngang. Ngồi ra s tham gia tích c c c a các t ch c phi Nhà n c c ng c n thi t cho vi c phát
tri n h th ng thông tin qu n lý.

B n quy n thu c Vi n Xã h i h c www.ios.org.vn