Công tác văn thư tại văn phòng Hội đồng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THÙY LINH

CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI
ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN
TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THÙY LINH

CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ,
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG
Chun ngành: Quản lý cơng

Mã số: 60 34 04 03
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ

HÀ NỘI – 2018


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan luận văn nghiên cứu là của cá nhân em dựa trên cơ sở
lý thuyết được học tập và qua tham khảo tình hình thực tiễn tại quận Tây Hồ,
thành phố Hà Nội dưới sự hướng dẫn của TS. Đinh Thị Cẩm Lê
Các kết quả, số liệu nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ
ràng, đáng tin cậy, đảm bảo tính khách quan; khơng sao chép ngun văn của
bất kỳ cơng trình nào của những người đi trước.

TP. Hà Nội, ngày

tháng

Tác giả luận văn

ii

năm 2018


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường, em xin trân trọng gửi
lời cảm ơn đến các thầy, cơ tại Học viện Hành Chính Quốc gia Hà Nội. Em
xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS. Đinh Thị Cẩm Lê đã tận tình chỉ dẫn

và giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến Uỷ ban nhân dân (UBND) quận Tây
Hồ, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn quận, Phòng Nội vụ quận, Chi cục
thống kê quận Tây Hồ và một số phòng, ban liên quan đã tạo điều kiện thuận
lợi, cung cấp cho em số liệu, kiến thức, kinh nghiệm thực tế về công tác văn
thư tại UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội để em hồn thành luận văn
của mình.
Em xin cảm ơn tới các đồng chí, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã tạo
mọi điều kiện giúp đỡ, động viê n khích lệ em, đồng thời có những ý kiến
đóng góp trong q trình em thực hiện và hồn thành luận văn.
Mặc dù em đã có nhiều cố gắng hồn thiện luận văn bằng tất cả sự
nhiệt tình và năng lực của mình, tuy nhiên khơng thể tránh khỏi những thiết
sót, rất mong nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô và các bạn.
T.P Hà Nội, ngày tháng
Tác giả luận văn

iii

năm 2018


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

HĐND: Hội đồng nhân dân
UBND: Ủy ban nhân dân
Nxb: Nhà xuất bản
CNTT: công nghệ thơng tin
ISO: Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế

iv

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..................................................................................................... ii
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................... iii
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ................................................. iii
MỤC LỤC..................................................................................................................v
DANH MỤC CÁC BẢNG ..................................................................................... vii
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ ............................................................................... vii
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ...................................7
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư.....................................................7
1.1.1. Khái niệm cơng tác văn thư ......................................................................7
1.1.2.Vai trị của công tác văn thư......................................................................9
1.1.3.Các yêu cầu đối với công tác văn thư......................................................12
1.1.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư .....................................13
1.2. Nội dung của công tác văn thư ....................................................................20
1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản .............................................................20
1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản...................................................23
1.2.3. Quản lý & sử dụng con dấu ....................................................................35
1.2.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan ................................37
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 .........................................................................................41
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI
ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH
PHỐ HÀ NỘI...........................................................................................................42
2.1. Giới thiệu quận Tây Hồ và bộ phận Văn thư của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ ....................................................42
2.1.1. Khái quát chung về Quận Tây Hồ..........................................................42
2.1.2. Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ và bộ phận văn thư của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .........................................43

2.2. Công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ .........................................................................................................48

v


2.2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ................48
2.2.2. Nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư...........................................50
2.2.3. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư....................75
2.3. Đánh giá chung về công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .....................................................................77
2.3.1. Ưu điểm....................................................................................................77
2.3.2.Tồn tại, hạn chế........................................................................................82
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế .............................................86
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 .........................................................................................89
Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, HÀ NỘI ..............................................................91
3.1. Các giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư tại Văn phịng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội............91
3.1.1. Đổi mới nhận thức về cơng tác văn thư .................................................91
3.1.2. Kiện tồn tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư .....93
3.1.3. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ văn thư chuyên trách và cán
bộ chuyên môn...................................................................................................94
3.1.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong công tác văn thư......98
3.1.5. Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ công tác văn thư .........................103
3.1.6. Tăng cường kiểm tra, kiểm sốt để đảm bảo chất lượng cho cơng tác
văn thư .............................................................................................................106
3.2. Những điều kiện để đảm bảo thực hiện tốt các giải pháp.......................107
3.2.1. Khả năng đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi về nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ

làm công tác văn thư .......................................................................................108
3.2.2. Sự ủng hộ, hỗ trợ, quan tâm của các cấp lãnh đạo.............................113
3.2.3. Có đủ nguồn lực tài chính ....................................................................113
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 .......................................................................................115
KẾT LUẬN ............................................................................................................116
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................117

vi


DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1. Danh sách cán bộ văn thư tại UBND quận Tây Hồ.................................46
Bảng 2.2. Số lượng văn bản đến giai đoạn 2014- 2016 ............................................54
Bảng 2.3. Số lượng văn bản đi giai đoạn 2014- 2016...............................................61

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 1.1. Sơ đồ quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ..........................23
Hình 1.2. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến.........................................................23
Hình 1.3. Mẫu dấu “Đến” trong hoạt động văn thư..................................................26
Hình 1.4. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi ...........................................................34
Hình 1.5. Mẫu bìa văn bản đi trong hoạt động văn thư ............................................35
Hình 1.6. Sơ đồ các bước lập hồ sơ cơng việc ..........................................................38
Hình 2.1. UBND quận Tây Hồ..................................................................................43
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy chính quyền quận Tây Hồ .....................................44
Hình 2.3. Một phần phòng làm việc của bộ phận văn thư tại Văn phịng HĐND và
UBND quận Tây Hồ..................................................................................................47
Hình 2.4. Mẫu dấu “đến” của UBND quận Tây Hồ .................................................56
Hình 2.5. Mẫu văn bản đóng dấu đến chuẩn hồn chỉnh ..........................................57
Hình: 2.6. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến..............................................................58
Hình 2.7. Mẫu đăng ký văn bản đến bên trong sổ văn bản đến ................................59

Hình 2.8. Mẫu văn bản sao y bản chính....................................................................60
Hình 2.9. Mẫu bìa sổ đăng ký cơng văn đi ...............................................................63
Hình 2.10. Mẫu đăng ký văn bản đi bên trong sổ văn bản đi ...................................64
Hình 2.11. Mẫu con dấu của Văn phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ...............68
Hình 2.12. Văn bản được đóng dấu đúng quy định ..................................................69
Hình 2.13. Tủ đựng hồ sơ lưu trữ của văn phòng HĐND và UBND .......................74
quận Tây Hồ ..............................................................................................................74
Hình 2.14. Phần mềm được sử dụng trong cơng tác văn thư....................................76

vii


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp
vụ hành chính của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, là phần quan trọng trong hoạt
động quản lý, nó ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy và
chính xác cũng như hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý.
Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ,
muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để
phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi,
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, nó là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động của
văn phòng, của Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND),
gắn liền với bộ máy quản lý nhà nước của chính quyền các cấp kể cả quận
(huyện). Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước.
Những năm gần đây, trong công cuộc cải cách hành chính và cải cách
tư pháp, cơng tác văn thư đã có những chuyển biến tích cực, góp phần quan
trọng trong việc nâng cao chất lượng. Tuy nhiên, từ thực tế của tại Văn phòng

HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội cho thấy: Công tác văn thư
vẫn chưa hồn thiện; các quy trình nghiệp vụ chưa được tổ chức khoa học;
việc triển khai các quy định của Nhà nước cịn chậm, thiếu nghiêm túc; cơng
tác bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ văn thư chưa phù hợp với trình độ chun
mơn và sở trường; công tác ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong giải
quyết cơng việc cũng cịn nhiều bất cập, chưa được đầu tư đúng mức, máy
móc cũ kỹ, lạc hậu, các phần mềm xử lý công việc chưa được triển khai đồng
bộ.

1


Từ thực tiễn và yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, việc đánh
giá một cách tồn diện cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
quận từ đó chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định nguyên nhân và
đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơng tác cơng tác văn thư tại Văn phịng
HĐND và UBND quận là đòi hỏi cấp thiết của nhu cầu thực tiễn. Phù hợp với
nội dung học tập của chuyên ngành Quản lý Hành chính cơng và xuất phát từ
thực tế của Quận Tây Hồ , em quyết định chọn đề tài "Cơng tác Văn thư tại
Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội" để nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp trong chương trình đào tạo
Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý cơng.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Do cơng tác văn thư - lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước nên đây
là đề tài thu hút được sự quan tâm, nghiên cứu khai thác sâu của nhiều nhà
khoa học. Ở Việt Nam đã có nhiều tác giả thực hiện các cơng trình nghiên cứu
về cơng tác văn thư-lưu trữ theo nhiều phương diện khác nhau. Xét về góc độ
phương pháp, cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Nxb.
Đại học Quốc gia Hà Nội của TS. Vương Đình Quyền đã trình bày cơ sở lý

luận cho cơng tác văn thư, lưu trữ một cách một cách hệ thống và chi tiết.
Ngoài ra, cuốn sách cũng đã đề cập khá cụ thể và tồn diện về quy trình soạn
thảo văn bản, phương pháp soạn thảo một số văn bản (cơng văn, báo cáo, tờ
trình…), quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành trong công tác
văn thư.
Đối với khía cạnh nghiệp vụ văn thư, giáo trình “Nghiệp vụ văn thư lưu
trữ”- Nxb Văn hóa Thơng tin của tác giả Hồng Lê Minh đã tìm hiểu chuyên
sâu đến các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan,
vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức

2


đạt hiệu quả trong cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Ngoài ra, PGS.TS.
Dương Văn Khảm khi nghiên cứu về hoạt động văn thư trong cuốn sách
“Công tác văn thư, lưu trữ” - Nxb Chính trị Quốc gia cũng đã mang đến
những kiến thức thiết thực, phong phú kết hợp giữa lý luận và hoạt động thực
tiễn, cung cấp cho người đọc những thông tin cần thiết trong việc nghiên cứu,
tham khảo và vận dụng công tác văn thư lưu trữ một cách đúng đắn, có chất
lượng và hiệu quả vào thực tế.
Một số các luận văn thạc sĩ chun ngành Quản lý hành chính cơng
tại Học viện Hành chính cũng đã nghiên cứu về đề tài này như: Vũ Huy
Thành – Mơ hình quản lý nhà nước về cơng tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài
Chính, Việt Nam (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính cơng, Học viện
Hành chính, Hà Nội, 2010). Luận văn đã nghiên cứu vai trò của nhà nước
trong việc quản lý đối với công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài chính và đặt ra
một số yêu cầu cần thiết đổi mới, hiện đại hóa cơng tác văn thư – lưu trữ
trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước và yêu cầu của hội nhập quốc tế;
Vũ Văn Phú - Nâng cao năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại các trung tâm
lưu trữ Quốc gia (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính cơng, Học viện Hành

chính, Hà Nội, 2011). Luận văn đã đưa ra những cơ sở khoa học và thực tiễn
để đánh giá năng lực của viên chức văn thư – lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ
Quốc gia trong giai đoạn 2007-2012 để đề ra những giải pháp nâng cao năng
lực của viên chức văn thư – lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo và những đề xuất
đối với cơ quan quản lý có thẩm quyền.
Các giáo trình, sách tham khảo, luận văn nghiên cứu trên đã giải
quyết khá toàn diện về mặt lý luận của công tác văn thư. Tuy nhiên, cơng tác
văn thư vốn có phạm vi nghiên cứu rộng và liên quan đến nhiều lĩnh vực khác
nhau, nên trong phạm vi mỗi cuốn sách đơn lẻ vẫn chưa cung cấp được cái
nhìn tồn diện cả về mặt lý thuyết và thực tiễn của tất cả các phương diện

3


tổng thể của công tác này. Đặc biệt, các hoạt động và vấn đề thực tiễn trong
công tác văn thư tại các đơn vị ở các cơ quan, tổ chức nhà nước chịu tác động
của nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên mang nhiều đặc điểm riêng biệt
so với cơng tác văn thư nói chung. Luận văn này sẽ tập trung nghiên cứu giải
quyết những vấn đề mà các tác giả trước đây chưa đề cập hoặc chưa giải
quyết một cách thỏa đáng như phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công tác
văn thư, các đánh giá mức độ hiệu quả của công tác này, đưa ra các giải pháp
nâng cao hiệu quả và những điều kiện để thực hiện các giải pháp này trong
công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà nước.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1. Mục đích
Đề tài luận văn đánh giá thực trạng cơng tác văn thư tại UBND quận
Tây Hồ trong những năm gần đây, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả cơng tác Văn thư tại Văn phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Làm rõ một số vấn đề mang tính lý luận về cơng tác Văn thư.
+ Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Văn thư tại UBND quận
Tây Hồ. Từ đó, nhận diện những ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của
những hạn chế.
+ Dựa trên những đánh giá trên, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hơn
nữa hiệu quả hoạt động cơng tác Văn thư tại Văn phịng HĐND và UBND quận
Tây Hồ, thành phố Hà Nội trong thời gian tới.

4


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Cơng tác văn thư tại Văn phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu về cơng tác văn thư tại văn
phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phạm vi thời gian: từ năm 2014 đến năm 2016.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy vật lịch sử. Hai
phương pháp này nhằm mục đích xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài. Nghiên
cứu đối tượng của đề tài là Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành
phố Hà Nội một cách khách quan nhất với lịch sử phát triển, hoạt động công
tác của cơ quan, cơ sở vật chất và con người trong mối quan hệ với nhau và
với các phòng ban khác. Nhờ đó, tác giả phân tích và tổng hợp được thơng tin
chính xác và khách quan nhất.
- Phương pháp quan sát: Phương pháp này giúp tác giả quan sát toàn bộ
q trình hoạt động cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận

Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp phân tích: Trên cơ sở các nguồn thơng tin và quá trình
quan sát thực tế tác giả tiến hành phân tích để có những đánh giá về “Ưu
điểm, nhược điểm” trong cơng tác văn thư tại Văn phịng HĐND và UBND
quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp mô tả: Kết hợp phương pháp quan sát tác giả tiến hành
mơ tả lại tồn bộ hoạt động cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp thống kê: Với việc áp dụng các phương pháp trên giúp

5


tác giả thống kê được toàn bộ số liệu cụ thể liên quan đến cơng tác văn thư tại
Văn phịng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Phương pháp điều tra: Phương pháp này giúp tác giả nắm được tồn
bộ hoạt động tổ chức cơng tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận
Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo,
danh mục các bảng, hình vẽ, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư
tại Văn phịng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố
Hà Nội.

6

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Theo cuốn Lý luận và phương pháp của cơng tác văn thư của tác giả
Vương Đình Quyền, văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của
các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dịng họ lập ra
(đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả...) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban
hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh...) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc
chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong
kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều
Nguyễn được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước. Những công việc
như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ,
đăng ký, lập hồ sơ... gọi chung là công tác văn thư [25.Tr.18]. Ngay từ
những thời kỳ này, công tác văn thư đã được nhận định là một hoạt động quan
trọng đối với bộ máy quản lý nhà nước
Ngày nay, công tác văn thư đã trở thành là một bộ phận không thể thiếu
không chỉ đối với các cơ quan, tổ chức Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, mà
còn cả với các doanh nghiệp, tổ chức phi nhà nước. Để có cái nhìn tổng quan
của cơng tác này, nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra các khái niệm khác nhau về
hoạt động văn thư. Trong cuốn Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hồng
Lê Minh có nêu ra khái niệm rằng: “Cơng tác văn thư là tồn bộ các công
việc quản lý văn bản, tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị” [21.Tr.15]. Trong khái niệm này, các công việc
của công tác văn thư được nêu ra một cách tổng thể theo trình tự quy trình
cơng việc từ khâu quản lý, tiếp nhận văn bản đến các khâu chuyển giao và xử

7

lý văn bản nhưng chưa nêu được mục đích của công tác này.
Theo Từ điển tra cứu Nghiệp vụ quản trị Văn phịng- văn thư- lưu trữ
Việt Nam, “Cơng tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản
phục vụ cơng tác quản lý, gồm tồn bộ các công việc về xây dựng văn bản và
tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị
vũ trang” [23.Tr.22]. Khái niệm trên đã đưa ra định nghĩa khá đầy đủ những
cơng việc chính của cơng tác văn thư là xây dựng văn bản, tổ chức quản lý,
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng
như mục đích chính của cơng tác này là đảm bảo thông tin bằng văn bản để
phục vụ cho công tác quản lý. Hay trong Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước
số 55 – CV/TCCB ngày 01-3-1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định
số 24-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Cơng tác văn thư là
tồn bộ q trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ
quan. Mục đích chính của cơng tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý.
Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên
tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của
các cơ quan có hiệu quả”. Với khái niệm tại cơng văn này, các công việc của
công tác văn thư đã được đề cập một cách chi tiết và cụ thể hơn: tồn bộ cơng
việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết
văn bản, lập hồ sơ hiện hành và cũng nêu rõ mục đích của công tác văn thư là
nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
Nhìn chung, những khái niệm nêu trên đều đã cung cấp những quan
điểm tổng quan cũng như đề cập những công việc cụ thể của công tác văn thư.
Từ những khái niệm này, có thể khái quát về hoạt động văn thư như sau:
Công tác văn thư là hoạt động bao gồm tồn bộ các cơng việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ

8


hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu. Mục đích chính của cơng tác văn thư
là bảo đảm thơng tin cho quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức
chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang. Những tài liệu, văn
kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác
văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có
hiệu quả.
1.1.2.Vai trị của cơng tác văn thư
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các
cơng việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều
gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản nói riêng, với cơng tác văn thư nói chung. Do đó, vai
trị của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất
quan trọng được thể hiện ở bốn điểm sau:
Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
Trong hoạt động quản lý của cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương xây dựng
chương trình, kế hoạch cơng tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến
nghị với cấp trên hoặc giải quyết những cơng việc cụ thể, nói chung đều phải
dựa vào các nguồn thơng tin có liên quan. Thơng tin càng đầy đủ, chính xác
và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả
cao. Đặc biệt là, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những
vấn đề, sự việc liên quan đến chủ chương, đường lối của Đảng, luật pháp của
Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các
văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành
phù hợp với chủ chương đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Chính vì vậy, cơng tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục
vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hố, xã hội; cung cấp những thơng tin

9


quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của
các cơ quan.
Thứ hai, công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác của cơ quan: Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ
chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình. Do đó, hiệu suất và chất lượng cơng tác cơ quan nói chung, từng cán
bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với cơng tác văn thư. Nếu các
khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn
bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản được đảm bảo chất lượng;
vào sổ văn bản đi – đến được rõ ràng và đúng đắn, lập hồ sơ hiện hành được
hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ
đảm bảo thơng tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản
lý của cơ quan. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác
của cơ quan. Ngược lại, nếu một khâu nào đó của cơng tác văn thư khơng
được xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản
lý của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế
cho phương pháp thủ cơng truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng
hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.
Thứ ba, công tác văn thư góp phần kiểm sốt việc thực thi quyền lực
của các cơ quan, tổ chức: Trong các cơ quan, tổ chức, có rất nhiều văn bản,
cơng văn là các quy định, hướng dẫn, các quy trình, nguyên tắc nghiệp
vụ…nhằm đảm bảo hoạt động của tổ chức được vận hành theo đúng quy định,
trình tự. Các văn bản, cơng văn này là căn cứ có giá trị lâu dài với mục đích
giúp các cá nhân, các phịng ban chức năng trong một tổ chức tuân thủ các
quy định do tổ chức đưa ra. Do vậy, nhờ công tác văn thư, hồ sơ tài liệu trở
thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một cách có hệ thống, qua đó

cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt

10


các mục tiêu quản lý, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt
động của cơ quan, phục vụ hoạt động thanh tra giám sát.
Thứ tư, công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có
liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia: Việc bảo vệ bí mật
Nhà nước và bí mật cơ quan có liên quan chặt chẽ với cơng tác văn thư. Bởi
vì phần lớn các thơng tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được
văn bản hóa, có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong
hoạt động của cơ quan hữu quan. Hiện nay, các thế lực thù địch trong, ngoài
nước đang âm mưu phá hoại sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội của nhân
dân ta. Do đó, chúng tìm mọi cách để moi móc các thơng tin về bí mật kinh
tế, chính trị, quốc phịng, khoa học công nghệ của Nhà nước. Mặc khác, với
nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng ta đang chủ
trương xây dựng, tất yếu nảy sinh cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh
tế, giữa nước ta với các nước khác để tồn tại và phát triển. Trong cuộc cạnh
tranh này, các đối thủ và cả các đối tác muốn giành lợi thế dĩ nhiên phải tìm
mọi phương sách để nắm được các thơng tin về sản xuất, kinh doanh, sáng
chế phát minh… của các cơ quan, doanh nghiệp hữu quan.
Công tác văn thư có vai trị quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật nhà
nước, bí mật cơ quan. Nếu việc bảo vệ cơng văn, tài liệu chứa đựng bí mật
Nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một
cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá
trình tiến hành các khâu của cơng tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an tồn tài
liệu, góp phần giữ gìn cho các thơng tin thuộc bí mật Nhà nước và bí mật cơ
quan khơng bị rị rỉ ra ngồi.
Với các vai trị nêu trên, có thể thấy cơng tác văn thư là một hoạt động

không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức, nhằm đảm
bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều

11


hành công việc và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng
ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công
tác văn thư có vai trị rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống
xã hội. Do vậy, cơng tác này vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật, vừa là một
cơng tác có tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ
quan, tổ chức coi trọng đúng mức.
1.1.3.Các yêu cầu đối với công tác văn thư
Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý,
điều hành ở các cơ quan, tổ chức, nên trong quá trình thực hiện nội dung của
công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức Nhà nước, công tác văn thư cần đảm bảo
4 yêu cầu sau:
Một là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện nhanh chóng:
Việc soạn thảo, quản lý và lưu chuyển văn thư nhanh chóng yêu cầu đầu tiên
đối với cơng tác văn thư. Q trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ
chức Nhà nước phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản
lý, giải quyết văn bản. Chính vì vậy, nếu hoạt động văn thư khơng được thực
hiện nhanh chóng, kịp thời sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác
quản lý. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ
khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn
bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để
sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa
thủ tục giải quyết văn bản.
Hai là, cơng tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện chính xác: Văn
bản trong công tác văn thư đa phần đều là những quy định, công văn quyết

định, thông tư mang tính quản lý, chính trị cao; do vậy việc thực hiện cơng tác
văn thư chính xác là một u cầu bắt buộc. Về mặt nội dung, các văn bản phải
đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm

12


pháp luật của Nhà nước, số liệu phải đầy đủ, dẫn chứng phải trung thực,
chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng thể loại, chính xác về
thẩm quyền ban hành đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định của Nhà
nước. Về mặt nghiệp vụ, công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như
đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản phải được thực
hiện đúng quy trình, đúng chế độ.
Ba là, công tác văn thư phải được đảm bảo bảo mật: Bảo mật là yêu
cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của
cơng tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ
chức nhiều vấn đề thuộc bí mật của Đảng và Nhà nước. Để đảm bảo yêu cầu
này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước về bảo vệ
bí mật Nhà nước như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phịng làm việc, lựa
chọn các bộ văn thư đúng tiêu chuẩn…
Bốn là, công tác văn thư phải được hiện đại hóa: Việc thực hiện cơng
tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phịng
hiện đại. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng
cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách
của mỗi cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên q trình hiện đại hóa cơng tác văn thư
cần phải được tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiền, trình độ cán bộ của
cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa cơng tác văn thư là nói đến việc ứng
dụng CNTT trong cơng tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện
đại giúp nâng cao tính hiệu quả, chính xác của các văn bản.
1.1.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư

Công tác văn thư chịu tác động bởi nhiều yếu tố đa dạng khác nhau, vì
vậy, việc nghiên cứu những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư nhằm tìm
ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến các yếu tố đó để khai thác những
ảnh hưởng tốt và hạn chế ảnh hưởng xấu của các yếu tố này đến hoạt động

13


của công tác văn thư. Công tác văn thư tạo các cơ quan, tổ chức chịu tác động
của các yếu tố cơ bản sau:
1.1.4.1.Trình độ chun mơn nghiệp vụ và tác phong của cán bộ văn
thư
Con người vừa là chủ thể vừa là khách thể quản lý. Vì thế yếu tố tiên
quyết ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác văn thư chính là trình độ chun
mơn nghiệp vụ và tác phong của người làm công tác quản lý, lãnh đạo và
người trực tiếp làm công tác văn thư.
Người làm công tác quản lý, lãnh đạo là người đặt ra quy định điều
hành, phân công, giám sát, đôn đốc, kiểm tra đánh giá cơng việc. Người lãnh
đạo có mặt trong tất cả các khâu trong quá trình hoạt động của cơng tác văn
thư nói riêng và tồn bộ hoạt động của đơn vị nói chung. Nếu người lãnh đạo
nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và hiểu rõ được năng lực, trình độ, sở
trường, tính cách, hồn cảnh riêng của người làm cơng tác văn thư, thì có thể
phân cơng họ vào đúng vị trí, đảm bảo đúng chun mơn nghiệp vụ, đảm bảo
tính ổn định lâu dài và bảo mật của thông tin. Do yêu cầu của công tác văn
thư là cần đảm bảo tính nhanh chóng và bảo mật nên người lãnh đạo cần phải
giải quyết vấn đề một cách kịp thời, nhanh chóng. Hơn nữa, trong cơng tác
văn thư phong cách của người lãnh đạo cần có là phong cách lãnh đạo quyền
uy, trực tiếp ra các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của người dưới
quyền nhưng vẫn phải các quyết định trong các văn bản văn thư có tính chính
xác cao. Ngồi ra, người lãnh đạo nếu đưa ra các chính sách khen thưởng, kỷ

luật đúng đắn đối với công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao tinh thần trách
nhiệm và tăng hiệu quả làm việc của các cán bộ văn thư; đẩy lùi các tiêu cực,
nạn sách nhiễu của một bộ phận không nhỏ các cán bộ làm công tác này.
Một nhân tố con người nữa khơng thể khơng nói đến trong công tác văn
thư là những người trực tiếp thực thi công tác văn thư, do công việc hàng

14


ngày tiếp xúc với rất nhiều loại văn bản, vì thế có thể nắm được những hoạt
động quan trọng của cơ quan, tổ chức, trong đó có cả những vấn đề có tính
chất bí mật. Ngồi trình độ chun mơn, nghiệp vụ (đáp ứng được hai mặt: lý
luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành), người làm công tác văn thư cần phải
có phẩm chất chính trị tốt như: trung thành, tuyệt đối tin tưởng vào đường lối
chính sách của Đảng và Nhà nước, có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp
luật của nhà nước. Không những vậy, người làm cơng tác văn cần phải có
những đức tính như: tỉ mỉ, kín đáo, bí mật, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, tin
cậy, nguyên tắc và tế nhị để đảm bảo sự chính xác và tính bảo mật trong cơng
việc. Người làm công tác văn thư là người nắm bắt thông tin, yếu tố sống còn
của tổ chức phục vụ, hỗ trợ khơng chỉ cho lãnh đạo mà cịn cho tồn bộ các
phòng, ban của cơ quan, tổ chức nên cần chọn lựa những người làm cơng tác
văn thư có đủ những phẩm chất, trình độ, kỹ năng như trên để đảm bảo cho
công tác văn thư trong tổ chức đạt chất lượng và hiệu quả cao nhất.
1.1.4.2. Hệ thống quy trình, thủ tục
Quy trình, thủ tục của cơng tác văn thư là thứ tự và cách thức làm việc
theo một trật tự đã được qui định, từ công tác soạn thảo, ban hành văn bản;
công tác quản lý, giải quyết văn bản đến công tác lập hồ sơ, lưu trữ văn bản.
Công tác văn thư muốn đạt hiệu quả cao thì quy trình, thủ tục phải được hồn
thiện, khoa học và đồng bộ. Quy trình làm việc cần rõ ràng, tuần tự, không
chồng chéo; quy định chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng

cán bộ văn thư; có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân sẽ giúp hoạt động
văn thư diễn ra hiệu quả, nhanh chóng. Ngồi ra, quy trình làm việc khoa học
sẽ giảm thiểu những lãng phí và những ách tắc trong cơng tác văn thư; thủ tục
nhanh gọn sẽ giúp công tắc văn thư đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác và
bảo mật. Quy trình, thủ tục trong cơng tác được tổ chức khoa học và hợp lý sẽ
góp phần tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, nâng cao

15


hiệu suất lao động, tiết kiệm thời gian và chi phí giúp cơng việc nhịp nhàng,
trơi chảy tạo ra tâm lý lao động thoải mái và chủ động trong công tác văn thư.
1.1.4.3.Hiệu quả của hoạt động giao tiếp trong tổ chức
Hoạt động giao tiếp trong tổ chức là yếu tố rất quan trọng, giúp truyền
tải thông tin trong tổ chức. Giao tiếp mà ở đó thơng tin được chuyển từ một
cấp bậc cao xuống một cấp bậc thấp hơn gọi là giao tiếp theo phương từ trên
xuống dưới. Loại giao tiếp này thường xảy ra khi người lãnh đạo, người quản
lý nhóm giao các chỉ tiêu, chỉ dẫn về cơng việc hoặc thơng báo cho cấp dưới
về chính sách và các thủ tục hành chính…Thơng tin cần chuyển tải trong giao
tiếp theo phương từ trên xuống dưới thường tồn tại dưới hình thức văn bản.
Giao tiếp theo hướng từ dưới lên trên là hình thức giao tiếp trong đó thông tin
được chuyển tại từ cấp bậc thấp hơn đến bậc cao hơn trong nhóm hay tổ chức.
Hình thức giao tiếp này được sử dụng để phản hồi thông tin cho các cấp lãnh
đạo về tiến trình và kết quả thực hiện công việc, các vấn đề đang tồn tại…
Giao tiếp theo hướng từ dưới lên trên là hình thức giao tiếp trong đó thơng tin
được chuyển tại từ cấp bậc thấp hơn đến bậc cao hơn trong nhóm hay tổ chức.
Hình thức giao tiếp này được sử dụng để phản hồi thông tin cho các cấp lãnh
đạo về tiến trình và kết quả thực hiện cơng việc, các vấn đề đang tồn tại. Giao
tiêp theo chiều ngang là quá trình giao tiếp diễn ra giữa các thành viên cùng
cấp bậc trong nhóm, giữa các nhà quản lý cùng cấp hoặc giữa bất cứ nhân

viên nào có cấp bậc tương đương. Giao tiếp theo chiều ngang giúp các thành
viên cùng cấp có thêm thơng tin chính xác để họ cùng phối hợp hồn thành
cơng việc, nhiệm vụ được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Mạng lưới giao tiếp tốt sẽ giúp bộ phận văn thư nắm bắt thông tin một
cách nhanh chóng, phối hợp nhịp nhàng với các phịng ban, bộ phận khác
trong công tác văn thư; lãnh đạo sẽ có nguồn thơng tin cần thiết để ra quyết
định liên quan đến hoạt động văn thư một cách khách quan, phù hợp nhất với

16


yêu cầu thực tế. Không những thế, mạng lưới giao tiếp giúp duy trì mối quan
hệ giữa các cá nhân trong tổ chức, tạo nên các mối quan hệ hỗ trợ khăng khít.
Hoạt động giao tiếp có hiệu quả sẽ giúp các cán bộ văn thư cũng như các bộ
phận là đối tượng của các văn bản văn thư sẽ hiểu rõ cơng việc của mình, tiếp
nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các
thành viên khác và sử dụng được những phương tiện thơng tin thích hợp trong
cơng tác văn thư.
1.1.4.4.Hình thức tổ chức bộ phận văn thư
Trong bất kỳ một cơ quan nào, tổ chức bộ phận văn thư hồn tồn phụ
thuộc vào hình thức tổ chức cơng tác văn thư được áp dụng ở đó. Hiện nay, ở
nước ta, có ba hình thức tổ chức cơng tác văn thư được áp dụng: tập trung,
phân tán và hỗn hợp. Khi công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập
trung thì tồn bộ các cơng đoạn và thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được
thực hiện tại một nơi chung cho cả cơ quan – văn phịng hoặc phịng Hành
chính hay do một người đảm nhiệm (nhân viên thư ký). Nếu tổ chức công tác
văn thư theo hình thức phân tán thì các cơng đoạn và thao tác văn thư được
phân chia cho nhiều đơn vị trong cơ quan cùng thực hiện, trong đó các đơn vị
thực hiện các công việc tương đối giống nhau. Trong trường hợp tổ chức theo
hình thức hỗn hợp thì một số công việc về văn thư được thực hiện tập trung

(tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra thi hành, nhân bản...), một số được thực hiện
phân tán (công tác phục vụ tra cứu, sử dụng, bảo quản hồ sơ tài liệu, lập hồ
sơ...). Hình thức tổ chức dựa vào đặc điểm cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan đơn vị. Hình thức tổ chức phù hợp sẽ giúp công tác văn thư
hoạt động một cách khoa học, nhịp nhàng, tiết kiệm được thời gian và nguồn
lực cho cơ quan, tổ chức.
1.1.4.5.Văn hóa tổ chức

17