Tài liệu Trau chuốt văn bản, báo cáo, diễn văn - Bí quyết thành công trong công việc doc

Trau chuốt văn bản, báo cáo, diễn văn - Bí quyết thành công trong công việc
Những bài viết hay báo cáo của các sếp luôn là cơ hội lớn để họ gây được
ấn tượng với người khác. Không ít vị quan chức đã từng đọc đoạn nọ xọ
đoạn kia chỉ vì những lỗi bất cẩn. Do vậy, kể cả khi việc viết lách được các
sếp khoán gọn cho các trợ lý của mình thì chính người sếp cũng vẫn cần có
khả năng để tự kiểm tra lại những văn bản này.
Một số tổ chức gần như đã thất bại trong công việc làm ăn chỉ đơn giản là vì các bài viết, văn bản,
báo cáo kế hoạch, thông cáo báo chí… của sếp có quá nhiều lỗi sai không đáng có về ngữ pháp,
chính tả, từ ngữ, dấu chấm câu... Chính những văn bản ấy là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện
hình ảnh và uy tín của mỗi nhà lãnh đạo. Trái lại, nếu văn bản của các sếp được phát ra rộng rãi
mà lại chứa đựng quá nhiều sai sót, nó sẽ làm xấu đi hình ảnh của họ.
Bởi vậy, thay vì phải dựa dẫm, ỷ lại vào cấp dưới, bạn nên tự thân vận động, trau dồi khả năng
viết lách của mình để hiệu quả hơn trong công việc, nâng cao hình ảnh và vị thế của mình.
- Hãy tham khảo các nguồn tài liệu hữu ích cho bài viết của bạn. Mỗi khi phải chuẩn bị các báo
cáo, văn bản quan trọng, bạn hãy đặt bên mình những cuốn sách rèn luyện, hướng dẫn về ngữ
pháp, kỹ năng soạn thảo văn bản trong công việc (tùy thuộc vào mỗi ngành nghề riêng của bạn).
Quan trọng nhất là các cuốn từ điển để bạn có thể kiểm tra lại tính chính xác của từ ngữ và các tài
liệu hướng dẫn cách đặt câu cũng như dấu chấm câu đúng. Ngoài các thư viện, nhà sách trung
tâm, bạn cũng có thể tìm kiếm những tài liệu này trên mạng Internet.
- Lựa chọn khoảng thời gian và địa điểm phù hợp để tập trung vào việc soạn thảo. Nếu có thể, hãy
tránh viết lách khi bạn đang mất tập trung, ức chế về các vấn đề trong công việc hay quá mệt mỏi
sau một ngày làm việc vất vả tại cơ quan. Bạn cũng khó có thể cầm bút tốt tại một văn phòng ồn
ào, bận rộn, với tiếng chuông điện thoại réo inh ỏi… Hãy nhớ, một bài viết mạch lạc, chỉn chu thể
hiện trí tuệ minh mẫn của bạn. Và một khi bạn đã thu thập và thể hiện tốt được đầy đủ các ý kiến
mình cần truyền đạt, bạn sẽ cảm thấy thật tự tin, thoải mái và thuyết phục được người đọc nhiều
hơn.
- Dành thời gian nhất định để kiểm tra và trau chuốt lại một cách kỹ lưỡng các bài viết, văn bản
của mình. Việc tuân thủ chặt chẽ trình tự bốn bước kiểm tra sau sẽ rất hữu ích cho các nhà lãnh
đạo:
+ Trước hết, tập trung phát hiện các lỗi sai được thể hiện rõ ràng trong văn bản, chẳng hạn như
các lỗi chính tả, ngắt câu không đúng cách, các câu văn sai ngữ pháp, lặp từ quá nhiều trong một

đoạn…
+ Sau đó, đọc thành tiếng bài viết của bạn (bạn đừng ngại việc phải đọc to lên), làm như thế sẽ
giúp bạn dễ dàng phát hiện ra các câu chữ còn tối nghĩa, lủng củng, gây hiểu nhầm và phản cảm
cho người đọc.
+ Tại lần kiểm tra thứ ba, hãy phát hiện thêm những chỗ sai sót một lần nữa, tập trung vào những
điểm bất hợp lý và mâu thuẫn nhau còn tồn tại trong văn bản.
+ Cuối cùng, bạn sẽ phải kiểm tra lại tổng thể nội dung, hình thức, bố cục trình bày và tính thống
nhất của mỗi bài viết.
- Tham khảo và nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia trong lĩnh vực này… Với những văn bản,
thông cáo báo chí, báo cáo kế hoạch có ý nghĩa quan trọng cho công ty hoặc tổ chức của bạn, bạn
có thể tìm đến các chuyên gia về viết lách để họ có thể tư vấn hoặc làm thay cho bạn công việc
này.
Địa chỉ hữu ích cho bạn là các văn phòng tư vấn, hoặc các website quản trị. Ngoài phong cách viết
lách đạt chuẩn, mẫu mực, đây là nơi có những người có nhiều kinh nghiệm trong việc nâng cao
hình ảnh, vị thế, tạo phong cách riêng của nhà quản lý qua mỗi bài viết.
Hãy học hỏi và ghi nhớ thật kỹ những kinh nghiệm quý báu của những vị chuyên gia này, lưu lại
các bản thảo để những khi cần thiết, bạn có thể tự làm lấy thay vì lại phải tốn kém thêm các khoản
tiền để thuê mướn hoặc để được họ tư vấn.
Nguồn: QUANG DŨNG -
Nguồn : TUỔI TRẺ