Nghiên cứu hoàn thiện công tác quản lý vật tư trong hoạt động bảo dưỡng sửa chữa tại công ty tnhh mtv lọc hoá dầu bình sơn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

CAO VĂN HIỆP

NGHIÊN CỨU HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ
VẬT TƯ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO DƯỠNG
SỬA CHỮA TẠI CÔNG TY TNHH MTV
LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN

Ngành: Quản lý kinh tế
Mã số: 60340410

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS.TS. Nguyễn Ái Đoàn

HÀ NỘI - 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Cao Văn Hiệp, tác giả luận văn tốt nghiệp cao học này. Tôi xin
cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi, kết quả nghiên cứu trong luận
văn là trung thực và chưa được ai cơng bố trong bất kỳ cơng trình khoa học nào
trước đây.
Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm với cam kết trên
Hà Nội, ngày 02 tháng 10 năm 2013
Tác giả

Cao Văn Hiệp

LỜI CẢM ƠN
Luận văn được hoàn thành tại Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh Trường Đại
học Mỏ - Địa chất dưới sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS. Nguyễn Ái Đồn. Trong
q trình làm luận văn, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong
khoa và những ý kiến hướng dẫn quý báu của PGS.TS. Nguyễn Ái Đoàn, qua đây
tác giả xin được gửi tới PGS.TS. Nguyễn Ái Đoàn lời cảm ơn sâu sắc.
Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các nhà khoa học, các cán bộ
giảng dạy của Khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh, phòng Sau Đại học – Trường
Đại học Mỏ - Địa Chất, tập thể lãnh đạo cán bộ công nhân viên chức Công ty
TNHH Một thành lọc hóa dầu Bình Sơn đã hướng dẫn và chỉ bảo tận tình giúp
đỡ tác giả hồn thành luận văn này.
Tác giả


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng biểu
Danh mục các hình vẽ
MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 1
Chương 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ PHÂN TÍCH
CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP .............................. 4
1.1. Một số khái niệm cơ bản về vật tư và quản lý vật tư trong doanh nghiệp .......... 4
1.1.1. Vật tư và phân loại vật tư ........................................................................... 4
1.1.2. Khái niệm quản lý vật tư ............................................................................ 5

1.2. Nội dung quản lý vật tư .................................................................................... 6
1.2.1. Xác đinh nhu cầu và lập kế hoạch nhu cầu vật tư ....................................... 6
1.2.2. Dự trữ vật tư trong doanh nghiệp...............................................................13
1.2.3. Lập kế hoạch mua sắm vật tư ....................................................................19
1.2.4. Tổ chức tiếp nhận, lưu kho và cấp phát vật tư............................................21
1.2.5. Đánh giá tình hình cung ứng và sử dụng vật tư ..........................................25
1.3. Nội dung phân tích cơng tác quản lý vật tư ..................................................... 28
1.3.1. Đánh giá khái quát cơng tác quản lý vật tư ................................................28
1.3.2. Phân tích cơng tác quản lý vật tư theo nội dung công việc .........................29
1.3.3. Phân tích cơng tác quản lý vật tư theo các yếu tố ảnh hưởng .....................31
Chương 2: PHÂN TÍCH CƠNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ PHỤC VỤ BẢO
DƯỠNG SỬA CHỮA TẠI CƠNG TY TNHH MTV LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN
GIAI ĐOẠN 2010 - 2012 ...................................................................................... 33
2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn ............................ 33
2.1.1. Lịch sử hình thành .....................................................................................33
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và sứ mệnh ..............................................................35
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .................................................................35


2.1.4. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty và tình hình hoạt động của
Cơng ty trong những năm gần đây ...............................................................42
2.2. Phân tích cơng tác quản lý vật tư trong hoạt động bảo dưỡng sửa chữa tại Công
ty TNHH MTV Lọc hóa dầu Bình Sơn .................................................................. 45
2.2.1. Đánh giá khái quát công tác quản lý vật tư ................................................45
2.2.2. Phân tích chung tình hình hoạt động quản lý vật tư tại Cơng ty TNHH
MTV Lọc hóa dầu Bình Sơn trong thời gian qua..........................................52
2.2.3. Phân tích cơng tác quản lý vật tư theo nội dung cơng việc .........................54
2.2.4. Phân tích công tác quản lý vật tư theo các yếu tố ảnh hưởng .....................84
Kết luận chương 2 ................................................................................................. 95
Chương 3: XÂY DỰNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC

QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO DƯỠNG SỬA CHỮA THIẾT
BỊ Ở CƠNG TY TNHH MTV LỌC HĨA DẦU BÌNH SƠN ................................ 97
3.1 Mục tiêu và phương phướng của Công ty trong công tác quản lý vật tư phục vụ
bảo dưỡng sửa chữa trong thời gian tới .................................................................. 97
3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác mua sắm vật tư phụ tùng thay thế sửa chữa....... 98
3.2.1. Cơng tác chuẩn hóa dữ liệu vật tư..............................................................98
3.2.2. Tối ưu hóa cơng tác quản lý mua sắm phụ tùng thay thế............................99
3.2.3. Tối ưu hóa cơng tác vật tư dự phòng, quản lý mua sắm và quan lý phụ tùng
thay thế ......................................................................................................100
3.3. Giải pháp vật tư dự phòng cho hoạt động Bảo dưỡng sửa chữa ..................... 102
3.3.1. Giải pháp xây dựng bộ định mức tối ưu cho vật tư phục vụ bảo dưỡng sửa
chữa thiết bị trong Nhà máy. ......................................................................102
3.3.2. Xây dựng chính sách, tính tốn và quản lý hàng tồn kho cho vật tư trong
bảo dưỡng thiết bị ......................................................................................104
3.4. Giải pháp hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư trong hoạt động bảo dưỡng sửa
chữa .................................................................................................................... 107
3.4.1. Tổ chức các nhóm giám sát tình trạng sử dụng vật tư trong hoạt động bảo
dưỡng sửa chữa ..........................................................................................108
3.4.2. Tổ chức hướng dẫn quy trình sử dụng vật tư hợp lý.................................108
KẾT LUẬN ........................................................................................................ 110
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

CMMS

Hệ thống quản lý bảo dưỡng

ĐVĐH

Đơn vị đặt hàng/hoặc đơn vị yêu cầu vật tư

ĐVMH

Đơn vị mua hàng

ĐVVC

Đơn vị vận chuyển

KHO

BP Kho vật tư nhà máy

LAB

Bộ phận Thí nghiệm thuộc Phịng Quản lý Chất lượng

MAV

Biên bản nghiệm thu hàng hố

MHV

Biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư/HPXT

MRV

Phiếu nhận vật tư

QĐCM

Quản đốc chun mơn

PR

Phiếu mua sắm hàng hóa

BDSC

Bảo dưỡng Sửa chữa

MSDS

Bảng chỉ dẫn an tồn hố chất

NCC

Nhà cung cấp, nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa,...

PO

Đơn đặt hàng/Hợp đồng mua sắm

QA/QC

Phịng Quản lý Chất lượng

TBGH

Thơng báo giao hàng

TCCS

Tiêu chuẩn cơ sở

UOSD

Biên bản xác nhận vật tư sai khác

CO

Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

CQ

Chứng chỉ chất lượng (Certificate of Quality)

KHBD

Kế hoạch bảo dưỡng

WR

Phiếu yêu cầu công việc

BSR

Công ty TNHH MTV Lọc hóa dầu Bình Sơn

CC

Chứng chỉ hợp qui hay đạt yêu cầu (Certificate of Compliance)

WO

Phiếu thực hiện công việc


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

STT

Tên bảng

Trang

Bảng 2.1. Tổng hợp tình hình sản xuất kinh Doanh ............................................... 43
Bảng 2.2. Thay đổi các khoản mục của hang tồn kho năm 2011 so với 2010 ......... 44
Bảng 2.3. Vật tư dự phòng cho các thiết bị Tĩnh (bao gồm cả xưởng cơ khí) ......... 57
Bảng 2.4. Vật tư dự phòng cho các thiết bị Quay ................................................... 58
Bảng 2.5. Vật tư dự phòng cho các thiết bị Điện .................................................... 59
Bảng 2.6. Định mức tiêu hao vật tư chính cho cơng tác bảo dưỡng định kỳ thiết bị
của nhà máy trong 1 năm ...................................................................... 60
Bảng 2.7. Vật tư dự phịng cho thiết bị ngồi biển (SPM and Marine/ Offshore

facility) ................................................................................................. 65
Bảng 2.8. Vật tư dự phòng bảo hiểm (Insurance Spare parts) ................................. 65
Bảng 2.9. Bảng kế hoạch mua sắm vật tư năm 2012 .............................................. 68
Bảng 2.10. Số lượng tồn kho vật tư trong năm 2013 .............................................. 70
Bảng 2.11. Số lượng tồn kho vật tư trong năm 2012 .............................................. 71
Bảng 2.12. Tình hình sử dụng vật tư trong năm 2012 ............................................ 82
Bảng 2.13. Chi phí vật tư bảo dưỡng sửa chữa năm 2012 ...................................... 83
Bảng 2.14. Bảng liệt kê các Nhà cung cấp vật tư phổ biến ở Nhà máy lọc dầuDung
Quất...................................................................................................... 86
Bảng 2.15. Những vật tư chủ yếu trong hoạt động bảo dưỡng sửa chữa ................. 90
Bảng 2.16. Trang thiết bị tại Kho vật tư Công ty BSR ........................................... 93


DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

STT

Tên hình

Trang

Hình 1.1. Kết cấu nhu cầu vật tư của doanh nghiệp ........................................ 8
Hình 1.2. Lượng vật tư thường xuyên........................................................... 16
Hình 1.3. Dự trữ bảo hiểm ............................................................................ 17
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức Cơng ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn .......... 37
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức cơng ty ................................................................... 38
Hình 2.3. Sơ đồ tổ chức chi tiết phòng bảo dưỡng sửa chữa ......................... 39
Hình 2.4. Sơ đồ tổ chức quản lý Phịng Vật tư .............................................. 42
Hình 2.5. Sơ đồ vật tư dự phịng Nhà máy.................................................... 46
Hình 2.6. Lưu đồ quản lý mua sắm vật tư phục vụ BDSC ............................ 48

Hình 2.7. Cơ sở định mức vật tư dự phịng trong q trình vận hành ............ 56


1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu thế hiện nay, Việt Nam đã gia nhập vào Tổ chức Thương mại Thế
giới (WTO) thì mơi trường cạnh tranh của các doanh nghiệp diễn ra hết sức sôi
động. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi phương thức
quản lý để nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm. Các Doanh
nghiệp ở Việt Nam có một lợi thế là tận dụng được vốn kinh nghiệm của thề giới,
song cũng gặp phải khơng ít khó khăn bởi phải đương đầu với một thách thức hoạt
động hồn tồn mới, đó là “ cạnh tranh hồn hảo”. Doanh nghiệp muốn tồn tại thì
phải bứt lên giữa cuộc đọ sức đầy cam go này. Vấn đề đặt ra là phải giải quyết vấn
đề gì và bằng cách nào để cạnh tranh được.
Nhiều Doanh nghiệp do khơng thích ứng được với xu thế của sự phát triển đã
dẫn đến giải thể hoặc phá sản. Bên cạnh đó, nhiều Doanh nghiệp chứng tỏ được sức
mạnh của mình đã đi lên từ bước xuất phát rất thấp của nền kinh tế cũ, trở thanh
Doanh nghiệp hùng mạnh so với nền công nghiệp nước ta hiện nay. Nguyên nhân
của dự thành cơng đó là Doanh nghiệp nắm được thực trạng và những nguyên nhân
của sự yếu kém, từ đó tận dụng sức mạnh tổng hợp để tiến hành các hoạt động sản
xuất kinh Doanh phù hợp với xu thế chung, đáp ứng được những đòi hỏi ngày một
cao của thị trường mở.
Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn đang quản lý và vận hành Nhà
máy lọc dầu Dung Quất, Nhà máy nhựa Polypropylen với đặc thù công nghệ hiện
đại, phức tạp với hàng trăm ngàn thiết bị, sản phẩm đầu ra cần ổn định theo kế
hoạch để đảm bảo an ninh năng lượng quốc gia, mỗi lần dừng Nhà máy thì chi phí
là rất lớn. Do vậy cơng tác quản lý, đánh giá, lập kế hoạch mua sắm, quản lý và sử
dụng vật tư hợp lý nhằm đảm bảo sự sẵn sàng của vật tư cho công tác bảo dưỡng
sửa chữa thiết bị khi xảy ra hỏng hóc là hết sức quan trọng nhằm đảm bảo vận hành

Nhà máy an toàn, ổn định và hiệu quả.
Theo số liệu thống kê từ các Nhà máy lọc dầu trên thế giới thì có khoảng 50%
việc dừng sản xuất là do thiếu vật tư, trong đó chi phí vật tư hàng năm phục vụ công
việc bảo dưỡng sửa chữa chiếm trên 50% chi phí bảo dưỡng.


2
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác này và sau thời gian sáu năm
cơng tác tại Phịng Bảo dưỡng Sửa chữa, Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình
Sơn, tơi đi sau nghiên cứu đề tài “Nghiên cứu giải pháp hồn thiện cơng tác quản
lý vật tư trong hoạt động bảo dưỡng sửa chữa Nhà máy lọc dầu Dung Quất –
Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn” làm đề tài để viết luận văn thạc sĩ
kinh tế.
Xuất phát từ yêu cầu khách quan nêu trên, việc nghiên cứu đề tài của luận văn
có ý nghĩa khoa học, mang tính thực tiễn và rất cần thiết cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn, một nhà máy đầu tiên
của Việt Nam trong lĩnh vực lọc hóa dầu; đồng thời đây cũng là tài liệu góp phần
nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý vật tư của các công
ty sản xuất khác tại Việt Nam.

2. Mục đích của đề tài (các kết quả cần đạt được)
Mục đích nghiên cứu của đề tài này là quản lý vật tư, phụ tùng thiết bị trong
hoạt động bảo dưỡng sửa chữa ở Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn
nhằm đảm bảo Nhà máy sản xuất liên tục và ổn định. Bao gồm từ việc đề xuất mua
sắm vật tư sửa chữa, thay thế, dự trữ, vật tư có thể tái sử dụng và việc tổ chức quản
lý sử dụng vật tư một cách hợp lý, hiệu quả. Trên cơ sở vận dụng tổng hợp cơ sở lý
luận kết hợp với phân tích điều kiện thực tế Cơng ty. Từ đó đánh giá điểm mạnh,
điểm yếu và những nguyên nhân gây ra để đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn là Công ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu
Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi, Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu của luận văn là các vấn đề liên quan đến công tác quản
lý vật tư phục vụ cho hoạt động bảo dưỡng sửa chữa thiết bị của Cơng ty TNHH
MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn trong giai đoạn 2010-2012

4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu hệ thống quản lý vật tư trong điều kiện hiện tại của Công ty, đánh
giá thực trạng công tác quản lý vật tư và xây dựng các giải pháp để hoàn thiện.


3
5. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu đầy đủ các
đối tượng khác nhau, có mối quan hệ với nhau cùng tác động đến thực thể doanh
nghiệp.
- Phương pháp thống kê, phân tích, so sánh và suy luận logic để tổng hợp các
số liệu, dữ kiện nhằm xác định những phương án, giải pháp được lựa chọn.

6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Về phía Cơng ty TNHH MTV Lọc Hóa dầu Bình Sơn: việc quản lý vật tư
hiệu quả sẽ góp phần rất lớn trong việc tránh lãng phí vốn đồng thời đảm bảo cung
ứng vật tư, phụ tùng kịp thời cho hoạt động bảo dưỡng sửa chữa thiết bị phục vụ
q trình sản xuất của cơng ty. Mục đích của đề tài là đưa ra các giải pháp nhằm
hồn thiện hơn nữa cơng tác quản lý vật tư, phụ tùng cho hoạt động bảo dưỡng sửa
chữa thiết bị của Công ty.
- Kết quả nghiên cứu hy vọng sẽ làm tài liệu tham khảo cho Công ty trong lĩnh
vực quản lý vật tư và cho những người muốn quan tâm đến lĩnh vực này. Từ đó, họ
sẽ có kế hoạch khắc phục những điểm yếu cịn tồn tại trong quá trình xây dựng

chiến lược phát triển lâu dài của Công ty.

7. Kết cấu của luận văn
Luận văn đã hoàn thành ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và 3
chương, luận văn được kết cấu trong 110 trang đánh máy, 16 bảng biểu và 7 hình
vẽ, sơ đồ và 12 danh mục tài liệu tham khảo.
Kết cấu gồm:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý vật tư và phân tích cơng tác quản lý vật
tư trong doanh nghiệp
Chương 2: Đánh giá thực trạng công tác quản lý vật tư phục vụ bảo dưỡng sửa
chữa tại cơng ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn giai đoạn 2010 - 2012
Chương 3: Xây dựng một số giải pháp hồn thiện cơng tác quản lý vật tư trong
hoạt động bảo dưỡng sửa chữa thiết bị ở công ty TNHH MTV lọc hóa dầu Bình Sơn


4
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ VÀ PHÂN TÍCH CƠNG
TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Một số khái niệm cơ bản về vật tư và quản lý vật tư trong doanh nghiệp
1.1.1. Vật tư và phân loại vật tư
* Khái niệm vật tư
Vật tư là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư đều là tư liệu sản
xuất, nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất cũng đều là vật tư cả. Tư liệu sản
xuất gồm có đối tượng lao động và tư liệu lao động. Những sản phẩm của tự nhiên
là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động
để chiếm lấy. Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những
sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, những tính năng kỹ
thuật nhất định. Do đó khơng phải mọi đối tượng lao động cũng đều là sản phẩm lao
động, chỉ nguyên liệu mối là sản phẩm của lao động.

Vật tư là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là nguyên, nhiên, vật
liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng …(được gọi tắt
là vật tư).
* Phân loại về vật tư
Vật tư gồm nhiều thứ, nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao, đến
những thứ, những loại thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn
đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những thứ rất đắt tiền đến những thứ
rẻ tiền…Tất cả đều là sản phẩm lao động, dùng để sản xuất. Toàn bộ vật tư được
phân theo tiêu thức cơ bản sau.
a) Theo cơng dụng trong q trình sản xuất: được chia thành hai nhóm
* Vật tư dùng làm đối tượng lao động
- Nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy.
- Vật tư chuyên dùng
- Điện lực


5
* Vật tư dùng làm tư liệu lao động
- Thiết bị động lực
- Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động;
- Hệ thống thiết bị, máy móc điều khiển:
- Cơng cụ, khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất;
- Các loại phụ tùng máy móc.
- Các loại đồ dùng trong nhà xưởng
b) Theo tính chất sử dụng:
Vật tư thông dụng gồm những vật tư dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật
tư chuyên dùng bao gồm những loại vật tư dùng cho một ngành nao đó, thậm chí
một doanh nghiệp như vật tư chuyên dùng ngành đường sắt, vật tư chuyên dùng cho
ngành y tế.
c) Theo tầm quan trọng của vật tư:

Các loại vật tư có tầm quan trọng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh
doanh. Một số vật tư nếu bị thiếu sẽ làm tê liệt hoạt động của doanh nghiệp, một số
khác quá đắt, một số khó mà có được. Do vậy, trong quá trình tổ chức mua sắm và
quản lý vật tư, các doanh nghiệp cần chú ý vào những sản phẩm “quan trọng”.
Chúng cần phải được phân loại để có phương pháp quản lý có hiệu quả.

1.1.2. Khái niệm quản lý vật tư
Khái niệm quản lý vật tư
Việc đáp ứng đầy đủ các loại vật tư thiết bị kịp thời và đồng bộ là điều kiện
cần thiết cho quá trình sản xuất, có đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng,
quy cách, chủng loại kịp thời thì doanh nghiệp mới tồn tại và đạt được mục đích
trong sản xuất kinh doanh.
* Công tác quản lý vật tư bao gồm:
- Xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư
- Xấc định phương thức đảm bảo vật tư.
- Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua vật tư. Tổ chức cấp phát vật tư
- Quản lý vật tư nội bộ.


6
- Phân tích q trình mua sắm và quản lý vật tư.
* Mục tiêu quản lý vật tư
+ Quản lý vật tư nhằm đáp ứng yêu cầu về vật tư cho sản xuất trên cơ sở có
đúng chủng loại nơi nó cần và thời gian nó được yêu cầu.
+ Có tất cả chủng loại vật tư khi doanh nghiệp cần tới.
+ Đảm bảo sự ăn khớp của vật tư để làm cho chúng có sẵn khi cần đến.
+ Mục tiêu chung là để có vật tư từ các nhà cung cấp đến tay người tiêu dùng
mà khơng có sự chậm trễ hoặc chi phí khơng được điều chỉnh.

1.2. Nội dung quản lý vật tư

1.2.1. Xác đinh nhu cầu và lập kế hoạch nhu cầu vật tư
1.2.1.1. Định mức vật tư
* Khái niệm
Định mức tiêu dùng vật tư là lượng tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất một
đơn vị sản phẩm hoặc để hồn thành một cơng việc nào đó trong điều kiện tổ chức
và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch.
* Ý nghĩa
Định mức tiêu dùng vật tư là nội dung quan trọng và rất cần thiết của công tác
quản lý, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là cơ sở của các mặt quản lý trong các
doanh ngiệp nói chung.
Định mức tiêu dùng vật tư có tác dụng sau:
- Là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư, điều hoà, cân đối lượng
nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối
quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các
doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư.
- Là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát vật tư, hợp lý, kịp thời cho các phân
xưởng bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến
hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục.
- Là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở tính tốn giá thành
chính xác, đồng thời cịn là cơ sở để tính tốn nhu cầu về vốn lưu động và huy động


7
các nguồn vốn một cách hợp lý.
- Là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết
kiệm vật tư ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra.
- Là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng kỹ
thuật, công nghệ mới vào sản xuất. Ngồi ra, định mức tiêu dùng vật tư cịn là cơ sở
để xác định các mục tiêu cho các phong trào thi đua hợp lý hoá sản xuất và cải tiến
kỹ thuật trong các doanh nghiệp.

1.2.1.2. Xác định nhu cầu vật tư
* Khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật tư
Khái niệm:
Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị,
máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định.
Những đặc điểm cơ bản để xác định nhu cầu vật tư:
- Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất.
- Nhu cầu được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất
- Tính xã hội của nhu cầu vật tư kỹ thuật.
- Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật tư.
- Tính bổ sung cho nhau về nhu cầu vật tư.
- Tính khách quan của nhu cầu vật tư.
- Tính đa dạng và nhiều vẻ của nhu cầu vật tư.
Do những đặc điểm cơ bản trên mà việc nghiên cứu và xác định các loại
nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp là rất phức tạp, đòi hỏi cán bộ kinh doanh phải có sự
am hiểu sâu sắc về lĩnh vực hàng hố cơng nghiệp, cơng nghệ sản xuất, kiến thức
thương mại…
* Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành
Kết cấu nhu cầu vật tư:
Trong doanh nghiệp nhu cầu vật tư được biểu hiện toàn bộ nhu cầu trong kỳ
kế hoạch đảm bảo cho việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu
khoa học, sửa chữa và dự trữ …


8
Được thể hiện qua sơ đồ sau:
Tổng nhu cầu vật tư
Tổng nhu cầu vật tư

Nhu cầu
vật tư cho
sản xuất

Cho sản
xuất phụ

Cho sản
phẩm chính

Nhu cầu vật
tư sx áo
Jacket

Nhu cầu
vật tư SX
áo sơ mi

Nhu cầu
cho đầu tư
xây dựng

Dự trữ

Xây dựng
cơ bản

Sửa chữa

Dự trữ

Nhu cầu
vật tư SX
quần áo trẻ
em

Sửa chữa
thường
xun

Sửa chữa
gia cơng

Máy
moc
thiết bị

Hình 1.1. Kết cấu nhu cầu vật tư của doanh nghiệp
+ Tiến bộ khoa học – kỹ thuật trong sản xuất
+ Quy mô sản xuất của các ngành, các doanh nghiệp
+ Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất
+ Quy mô thị trường vật tư tiêu dùng
+ Cung vật tư hàng hoá trên thị trường
* Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư
a) Nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp vật tư trực tiếp: Việc xác định nhu cầu
dựa vào mức tiêu dùng và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ.
Nsx = Qsf. msf
Trong đó:

(1.1)

9
Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ
Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ
msf: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm
Tính mức chi tiết sản phẩm:
Nct = Qct. mct

(1.2)

Trong đó:
Nct: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ
Qct: Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ
mct: Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm
Tính hệ số biến động:
Phương pháp này nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong
năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ
đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với sử dụng vật tư kỳ báo cáo
Nsx = Nbc. Tsx. Htk

(1.3)

Trong đó:
Nbc: Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo
Tsx: Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch
H tk: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo
b) Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản phẩm dở dang:
Tính theo mức chênh lệch sản lượng bán thành phẩm và hàng chế biến dở
dang giữa năm cuối và năm đầu.

Nsx=(Qcd2- Qcd1). m

(1.4)

Trong đó:
Qcd2 ,Qcd1: Số lượng bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang đầu năm và
cuối năm kế hoạch
m: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị mức thành phẩm hàng chế biến dở dang
* Tính theo chu kỳ sản xuất:
Nsx=(Tk. M ) - P
Trong đó:

(1.5)


10
Tk: là thời gian sử dụng để sản xuất bán thành phẩm (số ngày)
M: là số lượng vật tư để sử dụng trong một ngày đêm để sản xuất ra bán
thành phẩm (hàng chế biến dở dang)
P: số lượng vật tư của bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang có ở đầu
năm kỳ kế hoạch.
Tính theo giá trị:
N SX 

 Qcd 2  Qcd 1 
Gkh

(1.6)

.N kh

Trong đó:
Gkh: Toàn bộ giá trị tổng sản lượng năm kế hoạch
Nkh:Số lượng vật tư cần dùng năm kế hoạch
Tính theo hệ số biến động:
N SX 

 Qcd 2  Tkh   Qcd 1 .N
Gkh

kh

(1.7)

Trong đó:
Tkh: Tỉ lệ tăng giảm giá trị tổng sản phẩm năm kế hoạch so với năm báo cáo.
c. Nhu cầu máy móc,thiết bị để lắp máy sản phẩm:
Ntb= Mtb . Ksp + Tck - Tdk

(1.8)

Ở đây:
Ntb: Nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản phẩm trong kỳ kế hoạch.
Mtb: Mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm
Ksp: số lượng máy sản phẩm dự kiến sản suất trong kỳ kế hoạch
Tck: Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm
Tdk: Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm
Ngoài ra đơn vị cần xác định các loại nhu cầu vật tư cho sửa chữa thường
xuyên, định kỳ, vật tư cho sửa chữa nhà xưởng, nhu cầu vật tư dự trữ cho xây dựng
cơ bản

* Phương pháp xác định nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật tư
a)Nguồn hàng tồn kho đầu kỳ:


11
Lượng hàng tồn kho được tính như sau:
Odk = Ott + Nh - X

(1.9)

Trong đó:
Odk: Tồn kho ước tính đúng kế hoạch
ott: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
Nh: Lượng hàng ước nhập từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo
X: Lượng hàng ước xuất
b)Nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp:
- Tự tổ chức sản xuất, chế biến và thu gom hàng hoá để bổ sung nguồn hàng
- Thu hồi sử dụng lại phế liệu, phế phẩm
- Tổ chức gia công lại, sửa chữa lại dùng.
c)Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng:
- Biện pháp kỹ thuật sản xuất
- Tổ chức quản lý
- Yếu tố con người
d)Nguồn hàng mua trên thị trường:
- Nguồn vật tư mua trong nước.
- Nguồn vật tư mua ngoài nước.

1.2.1.3. Lập kế hoạch nhu cầu vật tư
* Vai trò của công tác lập kế hoạch nhu cầu vật tư
Lập kế hoạch nhu cầu vật tư là việc xác định chính xác khối lượng nhu cầu

vật tư, chi tiết, bán thành phẩm cần mua hoặc cần sản xuất cho từng năm.
Việc lập kế hoạch năm cho vật tư chính xác, đúng khối lượng, đúng thời
điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để duy trì lượng dự trữ vật tư ở mức thấp nhất,
giảm thiểu tồn đọng vốn... Điều này đòi hỏi công việc lập kế hoạch năm cho vật tư
phẩi hết sức chặt chẽ, chính xác cho từng loại vật tư.
Vai trò của việc lập kế hoạch vật tư:
Giúp doanh nghiệp ứng phó với sự thay đổi của mơi trường: Mơi trường ở
đây có nghĩa là cả mơi trường bên trong và bên ngồi của doanh nghiệp. Mơi trường


12
của một doanh nghiệp trong một năm có thể có nhiều thay đổi. Trước khi lập kế
hoạch nói chung và kế hoạch vật tư nói riêng, doanh nghiệp phải nghiên cứu và dự
báo môi trường. Công việc này giúp doanh nghiệp có thể dự đốn trước những biến
động của mơi trường, từ đó doanh nghiệp sẽ lập ra một kế hoạch phù hợp.
Giảm thiểu thời gian và lượng dự trữ nguyên vật liệu: Kế hoạch vật tư xác
định chính xác số lượng vật tư cần mua, cần sử dụng của doanh nghiệp ở từng thời
điểm. Do đó, doanh nghiệp sẽ biết được chính xác lượng mà doanh nghiệp cần
dùng, từ đó, tránh được việc tồn đọng quá nhiều vật tư trong kho, giảm được chi phí
lưu kho và giảm được chi phí vốn lưu động trong doanh nghiệp.
Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng vật tư: Các chi tiết vật tư dù là
rất nhỏ, được sử dụng với số lượng ít nhưng khi lập kế hoạch vật tư, người lập kế
hoạch phải tính đến cả những chi tiết đó để khi cơng việc sản xuất cần đến là doanh
nghiệp sẵn sàng cung ứng, tránh phải chờ đợi, làm gián đoạn cả quy trình sản xuất
chỉ vì những chi tiết rất nhỏ, hoặc để tránh thiếu vật tư mà làm ảnh hưởng đến chất
lượng sản phẩm từ đó làm giảm hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh.
* Căn cứ để lập kế hoạch nhu cầu vật tư
- Các bản hợp đồng vật tư, kèm theo hồ sơ kỹ thuật và bản dự trù vật tư (nếu có).
- Kế hoạch sản xuất được xây dựng theo đơn vị thời gian (năm).
- Các định mức để tính dự tốn, định mức về sử dụng vật tư, định mức hao hụt

vật tư.
- u cầu độ chính xác để tính tốn.
- Các số liệu thống kê kinh nghiệm.
* Xác định nhu cầu vật tư về số lượng
- Phương pháp dựa vào tài liệu thiết kế và chương trình sản xuất XD:
Theo phương pháp này nhu cầu về số lượng vật tư được xác định xuất phát từ
các tài liệu thiết kế của cơng trình. Sau đó dựa vào chương trình sản xuất hằng năm
bao gồm những cơng trình nào để tiến hành lập nhu cầu về vật tư cho năm. Nhu cầu
vật liệu xây dựng bao gồm vật liệu nằm vào thực tế cơng trình, vật liệu hao hụt cho
các khâu.


13
- Phương pháp dựa vào thống kê kinh nghiệm.
Phương pháp này được áp dụng đối với những vật tư phụ, vật rẻ tiền, mau
hỏng vì loại vật tư này khó xác định chính xác về định mức.
* Xác định nhu cầu vật tư về chủng loại
Thường được xác định bằng cách căn cứ vào hồ sơ thiết kế kỹ thuật của cơng
trình xây dựng theo hợp đồng, theo chương trình sản xuất hằng năm và theo số liệu
thống kê kinh nghiệm.
Trong vấn đề xác định chủng loại vật tư cần đảm bảo tính đồng bộ theo gốc độ
tồn cơng trình và sau đó là theo gốc độ đồng bộ cho từng giai đoạn thời gian. Nếu
yêu cầu cuối cùng này khơng được bảo đảm thì tính đồng bộ vẫn chưa được đảm
bảo tốt.

1.2.2. Dự trữ vật tư trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Dự trữ cho sản xuất
Tất cả vật tư hiện ở doanh nghiệp sản xuất đang chờ đợi để bước vào tiêu dùng
sản xuất, gọi là dự trữ sản xuất
Dự trữ sản xuất cần thiết để:

- Xác định các loại nhu cầu hàng hố, lượng đặt hàng, tính tốn khối lượng hàng
hoá nhập về trong kỳ kế hoạch.
- Điều chỉnh lượng hàng hố nhập trong q trình hoạt động kinh doanh và kiểm
tra thực tế hàng hoá ở các kho.
- Xác định mức vốn lưu động đầu tư vào dự trữ sản xuất.
- Tính tốn nhu cầu về diện tích kho hàng cần thiết.
Đại lượng dự trữ sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố như:
- Lượng vật tư tiêu dùng bình quân một ngày đêm trong doanh nghiệp
- Mức xuất hàng tối thiểu một lần của doanh nghiệp thương mại
- Trọng tải, tốc độ, phương tiện vận chuyển
- Chất lượng phục vụ của doanh nghiệp thương mại
- Định kỳ sản xuất vật tư của doanh nghiệp sản xuất
- Tính thời vụ của sản xuất, vận tải, tiêu dùng, vật tư


14
- Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư
Dự trữ bao gồm 3 bộ phận:
- Dự trữ thường xuyên: Để đảm bảo vật tư tiêu dùng thường xuyên liên tục
giữa các kỳ cung ứng kế tiếp nhau. Dự trữ này có đặc điểm là đại lượng của nó biến
động từ tối đa đến tối thiểu.
- Dự trữ bảo hiểm: Nó cần thiết trong các trường hợp sau:
+ Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch.
+ Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với dự kiến trong mức chu kỳ cung ứng
và tiêu dùng bình qn khơng thay đổi.
- Dự trữ chuẩn bị: Các công việc chuẩn bị liên quan đến việc sử dụng hợp lý
và tiết kiệm vật tư như phân loại, ghép đồng bộ vật tư, sàng lọc và sơ chế những
loại vật tư khác trước khi đưa và tiêu dùng sản xuất cần có sự chuẩn bị. Đại lượng
dự trữ chuẩn bị tương đối cố định, ngoài đặc điểm và tính chất ảnh hưởng của
những thời vụ và dẫn đến cần phải gia tăng các loại dự trữ.

1.2.2.2. Định mức các loại sản xuất
Trong quá trình tiến hành dự trữ vật tư thiết bị. Nếu dự trữ ít không đủ mức
cần thiết đáp ứng cho nhu cầu sản xuất dẫn đến nguy cơ làm cho quá trình sản xuất
bị gián đoạn. Mặt khác nếu dự trữ quá nhiều dẫn đến tình trạng ứ đọng về vốn, vật
tư, gây hỏng có thể khơng sử dụng được hoặc là khơng cần thiết. Điều này khơng có
lợi cho doanh nghiệp. Để đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất và tránh tình trạng dự trữ
quá nhiều ta cần phải tiến hành định mức dự trữ sản xuất.
Định mức dự trữ sản xuất là quy định đại lượng vật tư cần thiết phải có theo
kế hoạch ở doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất của các đơn vị tiêu
dùng được tiến hành liên tục và đều đặn.
A-Các quy tắc khi tiến hành định mức dự trữ sản xuất:
Quy tắc 1: Xác định đại lượng tối thiểu cần thiết có nghĩa là đại lượng dự trữ
phải đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp trong mọi tình huống
không bị gián đoạn, đồng thời tránh được dự trữ quá nhiều dẫn đến ứ đọng vật tư
và vốn. Không nên giảm dự trữ thấp hơn mức cần thiết vì nó sẽ ảnh hưởng đến sự


15
liên tục của quá trình sản xuất.
Quy tắc 2: Xác định đại lượng dự trữ trên cơ sở tính tốn tất cả các nhân tố
ảnh hưởng trong kỳ kế hoạch.
Để xác định đúng đại lượng dữ trữ cần phải sử dụng các tài liệu liên quan
như: Định mức tiêu hao, nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu vật
tư cho sửa chữa và các nhu cầu khác.
Quy tắc 3: Tiến hành định mức từ cụ thể đến tổng hợp
Quy tắc 4: Quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đa và đại lượng dự trữ tối
thiểu với từng loại vật tư:
Đại lượng dự trữ tối đa = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm + Dự trữ
thường xuyên tối đa

(1.10)

Đại lượng dự trữ tối thiểu = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm

(1.11)

B–Các phương pháp xác định mức dự trữ
a. Phương pháp định mức dự trữ thường xuyên:
- Dự trữ thường xuyên tối đa tuyệt đối theo cơng thức
Dth/xmax= P. t

(1.12)

Trong đó:
Dth/xmax: Đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa, tính theo đơn vị tính hiện vật
P:

Mức tiêu dùng bình qn ngày đêm

t:

Chu kỳ (khoảng cách ) cung ứng theo kế hoạch

Xác định P:
N (năm)
P=

N (quý)
=

360

N(tháng)
(1.13)

=
90

30

Trong đó:
N: là nhu cầu vật tư kỳ kế hoạch
Xác định t: Tuỳ thuộc vào điều kiện sản xuất,cung ứng và tiêu dùng vật tư,chu
kỳ cung ứng theo kế hoạch có thể xác định được bằng một số phương pháp sau:
Phương pháp 1: Nếu t phụ thuộc vào mức xuất hàng tối thiểu (Mx) của
doanh nghiệp thương mại, mức chuyển thẳng hay mức đặt hàng của doanh nghiệp
sản xuất.


16

T

Mx
P

(1.14)

Phương pháp 2: Nếu t phụ thuộc vào trọng tải của phương tiện vận tải thì:

trọng tải của phương tiện vận tải
t=

(1.15)
P

Phương pháp 3: Căn cứ vào quy định trong hợp đồng giữa doanh nghiệp
thương mại và doanh nghiệp sản xuất.
Phương pháp 4: Dùng số liệu thực tế và số liệu cung ứng kỳ báo cáo
T

Tm .Vn
Vn

(1.16)

Trong đó:
Tn: Thời gian cách quãng giữa hai chu kỳ cung ứng lẫn nhau
Vn: Số lượng vật tư nhận được trong kỳ cung ứng
Lượng vật tư thường xuyên được minh hoạ theo sơ đồ sau:
Lượng dự trữ

Lượng dự trữ

Dth/Xmax

Thời gian
X
Hình 1.2. Lượng vật tư thường xuyên
Thời gian

a. Phương pháp xác định mức dự trữ bảo hiểm:
Dự trữ bảo hiểm là dự trữ dùng trong trường hợp số lượng vật tư dự trữ


17
thường xuyên trong khi đã hết mà đợi cung ứng mới chưa về.
Dbh = P. tbh

(1.17)

Trong đó
Dbh: Mức dự trữ bảo hiểm
P: Mức tiêu dùng bình quân một ngày đêm
Tbh: Thời gian dự trữ bảo hiểm
Dự trữ bảo hiểm thựờng xuyên

B

M

A
Dự trữ

E

K

I

N

bảo
hiểm

Thời gian

D

H
Hình 1.3. Dự trữ bảo hiểm

AB: Dự trữ thường xuyên
AD: Dự trữ bảo hiểm
EHK: Dự trữ bảo hiểm được sử dụng
IMN: Dự trữ bảo hiểm được bù đắp
Tác dụng của dự trữ bảo hiểm là bảo đảm vật tư cho sản xuất trong mọi tình