Đề tài xây DỰNG CHƯƠNG TRÌNH mô PHỎNG QUY TRÌNH lập PHIẾU THU CHI TIỀN MẶT TRONG kế TOÁN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.6 MB, 125 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-----—&– -----
BÁO CÁO NGHIÊN CỨU
KHOA HỌC
ĐỀ TÀI :
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MƠ PHỎNG QUY
TRÌNH LẬP PHIẾU THU CHI TIỀN MẶT
TRONG KẾ TỐN
SVTH: NGUYỄN MINH DANH
NGUYỄN THỊ THU PHƯƠNG
BIÊN HÒA, THÁNG 12 NĂM 2009
Lời cảm ơn
Trước hết chúng em xin chân thành cảm ơn ba mẹ đã khơng quản ngại khó khăn,
vất vả trong cuộc sống để tạo điều kiện cho chúng em tập trung vào việc học hành và
hoàn tất luận văn này. Sự hy sinh to lớn của ba mẹ chính là động lực to lớn để chúng em
luôn cố gắng trong công việc.
Chúng em vô cùng cảm ơn tất cả các thầy cô đã cho chúng em kiến thức trong
những năm học qua và đã hết lòng tạo điều kiện cho chúng em được nghiên cứu, được
học hỏi. Chúng em xin cảm ơn thầy Nguyễn Hoàng Liêm - giáo viên hướng dẫn đã tận
tình chỉ bảo và cho những nhận xét quý báu để luận văn được hoàn chỉnh hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy cô khoa Tài chính – Kế tốn đã tạo điều
kiện thuận lợi cho chúng em trong suốt thời gian làm nghiên cứu khoa học. Và đặc biệt
chúng em xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Lê Nguyên Giáp, thầy Dương Văn Sơn và
cơ Nguyễn Thị Bạch Tuyết đã tận tình hướng dẫn chúng em về nghiệp vụ thu chi, góp
phần giúp chúng em hoàn thiện đề tài nghiên cứu khoa học tốt hơn.
Cuối cùng xin gởi đến tất cả bạn bè đã giúp đỡ chúng tôi và cùng chúng tôi đi qua
một chặng đường học hỏi, để có kiến thức khi bước ra thực tiễn xã hội lời cảm ơn chân
thành nhất.
Trước sự mong đợi của gia đình và nhà trường, sự nhiệt tình của thầy cơ và bạn bè.
Chúng em đã cố gắng hết sức để hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học của mình, tuy nó
khơng hồn thiện cho lắm nhưng một phần nào đó thể lịng biết ơn của chúng em.
Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên:
Nguyễn Minh Danh
Nguyễn Thị Thu Phương
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU .........................................................................................................1
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN ................................................................2
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ THUYẾT.........................................................................5
II.1 Công nghệ sử dụng..................................................................................5
II.1.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 ....................................5
II.1.2 WPF .................................................................................................6
II.2 Yêu cầu quy trình thu chi.........................................................................8
II.2.1 Yêu cầu nghiệp vụ ...........................................................................8
II.2.2 Yêu cầu thực hành.........................................................................10
II.2.3 Các biểu mẫu liên quan .................................................................11
II.3 Yêu cầu phần mềm mô phỏng...............................................................12
II.3.1 Bảng yêu cầu chức năng nghiệp vụ ..............................................12
II.3.2 Yêu cầu chức năng hệ thống.........................................................14
II.3.3 Chức năng xử lý ............................................................................15
II.3.4 Môi trường triển khai phần mềm.......................................................16
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG..............................................17
III.1 Mức quan niệm ......................................................................................17
III.1.1 Thành phần dữ liệu ở mức quan niệm .........................................17
III.1.2 Thành phần xử lý ở mức quan niệm.............................................54
III.2 Mức logic ................................................................................................55
III.2.1 Mô tả các quan hệ ........................................................................55
III.2.2 Các ràng buộc toàn vẹn................................................................68
III.3 Mức vật lý ...............................................................................................80
III.3.1 Thành phần dữ liệu ở mức vật lý..................................................80
III.3.2 Thành phần xử lý ở mức vật lý .....................................................86
CHƯƠNG IV: GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ..............................................................94
IV.1 Giáo viên tạo tình huống ......................................................................94
IV.1.1 Tạo bảng kê..................................................................................94
IV.1.2 Tạo giấy biên nhận .......................................................................94
IV.1.3 Tạo biên bản bàn giao .................................................................95
IV.1.4 Tạo phiếu chi ................................................................................95
IV.1.5 Tạo hóa đơn GTGT ......................................................................96
IV.2 Sinh viên thực hành ..............................................................................96
IV.2.1 Chọn lựa quy trình........................................................................96
IV.2.2 Đăng nhập ....................................................................................96
IV.2.3 Vào phịng kế tốn .......................................................................97
IV.2.4 Đảm nhận vai trị Nhân viên .........................................................97
IV.2.5 Đảm nhận vai trị kế tốn thanh tốn ...........................................98
IV.2.6 Đảm nhận vai trị kế tốn trưởng .................................................99
IV.2.7 Giám đốc ký duyệt các phiếu thu ...............................................100
IV.2.8 Đảm nhận vai trò thủ quỹ ..........................................................101
IV.2.9 Đảm nhận vai trị kế tốn thanh toán ........................................103
KẾT LUẬN..........................................................................................................104
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................106
PHỤ LỤC 1: DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU .......................................................107
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Tên danh mục
Trang
II.1: Bảng mô phỏng quy trình thu chi .................................................................... 8
II.2: Bảng yêu cầu chức năng nghiệp vụ ................................................................ 12
II.3: Bảng yêu cầu chức năng hệ thống.................................................................. 14
III.1: Bảng từ điển dữ liệu......................................................................................... 17
III.2: Bảng thuộc tính SinhVien ................................................................................ 28
III.3: Bảng thuộc tính ThucTap ................................................................................ 28
III.4: Bảng thuộc tính TinhHuong ............................................................................ 29
III.5: Bảng thuộc tính ThucTap_chi ......................................................................... 29
III.6: Bảng thuộc tính KetQuaThucTap.................................................................... 30
III.7: Bảng thuộc tính PhieuChi................................................................................ 30
III.8: Bảng thuộc tính PhieuThu_SV ........................................................................ 31
III.10: Bảng thuộc tính BangKe................................................................................ 33
III.11: Bảng thuộc tính CT_BangKe ......................................................................... 33
III.12: Bảng thuộc tính HoaDonDo........................................................................... 34
III.13: Bảng thuộc tính CT_HDDo............................................................................. 35
III.14: Bảng thuộc tính HDBanLe ............................................................................. 35
III.15: Bảng thuộc tính CT_HDBanLe....................................................................... 36
III.16: Bảng thuộc tính PhieuGiaoNhan................................................................... 36
III.17: Bảng thuộc tính CT_PGN............................................................................... 37
III.18: Bảng thuộc tính PhieuNhapKho.................................................................... 38
III.19: Bảng thuộc tính PDNTamUng ....................................................................... 39
III.20: Bảng thuộc tính CT_PDNTU .......................................................................... 39
III.21: Bảng thuộc tính PDNTTTU............................................................................. 40
III.22: Bảng thuộc tính PDNTTTU_Chi..................................................................... 40
III.23: Bảng thuộc tính PDNTTTU_TamUng ............................................................ 41
III.24: Bảng thuộc tính SQTienMat........................................................................... 41
III.25: Bảng thuộc tính SoCai ................................................................................... 42
III.26: Bảng thuộc tính SNKChung .......................................................................... 43
III.27: Bảng thuộc tính CongNo ............................................................................... 43
III.27: Bảng thuộc tính CT_CongNo ................................................................................. 44
1
LỜI NĨI ĐẦU
Hiện nay các doanh nghiệp đều thích tuyển dụng những người đã có “kinh nghiệm”,
nghĩa là sau khi ra trường đã đi làm và hoàn thiện kiến thức một cách hồn chỉnh, khơng
phải “đào tạo lại”. Thực trạng này khiến cho sinh viên mới ra trường rất khó khăn trong
việc tìm kiếm việc làm, và vịng lẩn quẩn này khiến nhiều sinh viên không biết làm sao để
khẳng định mình “có kinh nghiệm”, bởi khơng ai nhận người mới thì làm sao “có kinh
nghiệm”? Vấn đề này đặt ra cho các trường đại học một cách nhìn mới: sinh viên ra
trường phải là những người đã có một thời gian làm việc thực tế, chương trình đào tạo
phải tăng cường thực hành, gắn với thực tế sản xuất và đời sống hơn.
Cụ thể là ở trường đại học Lạc Hồng, các bạn sinh viên năm cuối đều được nhà
trường đưa đi lao động thực tế 6 tháng ở các công ty và dường như thời gian lao động đó
vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu cần nhân viên có kinh nghiệm của các cơng ty trong và
ngồi nước. Đứng trước nhu cầu thực tế đó, chúng em cùng nhà trường và các bạn sinh
viên khoa tài chính kế tốn đã xây dựng chương trình thực hành kế tốn ảo mà cụ thể là
chương trình “Mơ phỏng quy trình lập phiếu thu chi tiền mặt”. Nhằm giúp các bạn sinh
viên kế tốn hiểu rõ hơn về mơi trường kế tốn ngồi thực tế và cũng như tạo cho sinh
viên một mơi trường làm việc mà trong đó có đầy đủ các tình huống thường thấy trong
cơng việc. Góp phần nâng cao khả năng xử lý tình huống, áp dụng được các kiến thức đã
học vào công việc cụ thể, giảm bớt sự nhàm chán đơn điệu trong việc học và giúp cho
giáo viên truyền đạt kiến thức dưới hình thức phong phú hơn. Luận văn gồm những
chương chính sau:
- Chương I: Giới thiệu tổng quan về chương trình “mơ phỏng quy trình thu chi tiền
mặt”.
- Chương II: Cơ sở lý thuyết
- Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống
- Chương IV: Giới thiệu phần mềm
2
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
Trong những năm gần đây, sự phát triển nhanh chóng vượt bậc của ngành cơng nghệ
thơng tin đã và đang trở thành nhu cầu thiết yếu cho sự phát triển trong mọi lĩnh vực kinh
tế, chính trị và khoa học kỹ thuật,…Đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục, các trường học đã
bắt đầu quan tâm đến vấn đề sử dụng các chương trình phần mềm hỗ trợ cho việc học tập,
nghiên cứu sinh viên. Không chỉ riêng kiến thức suông trên sách vở mà kinh nghiệm lao
động thực tế của sinh viên khi mới ra trường cũng là mối quan tâm không nhỏ đối với các
trường đại học nói chung và trường đại học Lạc Hồng nói riêng.
Hiện nay trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, lĩnh vực Kế toán – Kiểm toán, Tài
chính... đang rất cần một đội ngũ nhân lực đơng đảo với trình độ chun mơn cao, kỹ
năng nghề nghiệp thành thạo.Và trên con đường sự nghiệp của mình, các bạn học sinh,
sinh viên đã chuẩn bị những gì để hội nhập? Đó là một câu hỏi lớn đặt ra cho các bạn
sinh viên chuyên ngành kế toán khi mới ra trường, vì các bạn khơng có nhiều cơ hội để
thực hành cọ xát thực tế ở một số các cơng ty, xí nghiệp…Nhận định được tầm quan
trọng đó, một số trường đại học và công ty đào tạo nhân lực đã xây dựng khá thành cơng
chương trình mơ phỏng kế toán như:
- Trường ĐH Văn Lang đã triển khai thực hành trên phịng “Phịng kê tốn mơ
phỏng” dành cho các bạn sinh viên tài chính kế tốn. Trong một lúc các bạn sinh
viên có thể đóng vai nhân viên làm việc. Phịng mơ phỏng này đã được đưa vào
sử dụng với những chứng từ và ghi sổ kế toán từ Công ty Dệt may Gia Định,
giúp sinh viên được thực hành đúng nghĩa chứ không chỉ học lý thuyết suông.
- Công ty Cổ phần “Phát triển năng lực nghề nghiệp nguồn lực Việt” đã khai giảng
khóa học “Kế tốn Mô phỏng” với các mục tiêu:
3
• Giúp các bạn học viên được thực hành trên chứng từ, sổ sách được mơ
phỏng như thật.
• Học viên nhập vai nhận các vị trí cơng việc được giao trải nghiệm và tự
thực hành các năng lực nghề nghiệp.
• Sau khóa học, các bạn sẽ có một cái nhìn tổng quát về công việc trong
tương lai để chủ động trong các công việc cụ thể, làm quen với môi
trường làm việc, tích luỹ kinh nghiệm để có thể nhanh chóng làm việc
ngay sau khi ra trường đồng thời rèn luyện phong cách làm việc chuyên
nghiệp.
Với những khóa học rất hay và bổ ích đó, khơng phải các bạn sinh viên nào cũng có
điều kiện tham gia, học tập, rèn luyện. Chính vì vậy cần phải xây dựng một chương trình
mơ phỏng quy trình kế tốn nhằm đưa thực tế đến gần với các bạn sinh viên hơn.
Hoạt động mô phỏng là một trong những phương thức đào tạo tiên tiến và có hiệu
quả thiết thực, giúp sinh viên làm quen thực sự với cơng việc, tích luỹ kinh nghiệm thực
tế và nâng cao các kỹ năng nghề nghiệp của mình. Trải qua quá trình học tập và nghiên
cứu ở trường Đại học Lạc Hồng, được sự giúp đỡ của thầy cơ khoa cơng nghệ thơng tin
và tài chính kế toán trong trường. Chúng em đã nghiên cứu đề tài “Mơ phỏng quy trình
thu chi tiền mặt” nhằm giúp các bạn sinh viên một phần nào hiểu rõ hơn về sự đa dạng
của bộ máy kế tốn ngồi thực tế để tin hơn khi chuẩn bị ra trường làm việc tại các doanh
nghiệp, làm cho khoảng cách giữa lý thuyết và thực tế trong đào tạo đã được thu hẹp.
Và cụ thể là “quy trình lập phiếu thu chi tiền mặt” trong doanh nghiệp.
Chương trình đã thực hiện hồn chỉnh các bước mơ tả theo thực tế trong quy trình
mơ phỏng kế toán thu chi tiền mặt (giới hạn loại tiền: VND), với các tình huống cụ thể
sau:
- Thu từ bán hàng.
- Thu nợ của khách hàng.
- Thu từ quyết toán tạm ứng dư.
4
- Chi tạm ứng.
- Chi quyết toán tạm ứng.
- Chi thanh tốn cơng nợ.
- Chi thanh tốn tiền cho nhân viên (chi khác).
Về tổ chức lưu trữ dữ liệu đề tài đã xây dựng được một cơ sở dữ liệu nhằm mục đích
lưu trữ các thơng tin sau:
- Dữ liệu mơ tả các tình huống.
- Dữ liệu các biểu mẫu, chứng từ liên quan.
- Dữ liệu kết quả thực tập của sinh viên.
Về giao diện xử lý chương trình, đề tài đã xây dựng được 2 module dành cho giáo
viên và sinh viên dựa trên công nghệ WPF, MicroSoft dot NET FrameWork 3.5
- Moudle giáo viên gồm các chức năng: cập nhật các tình huống thực hành thu (chi),
và các dữ liệu đi kèm cho từng tình huống.
- Module sinh viên gồm 2 phân hệ nhỏ: quy trình thu, quy trình chi, cho phép sinh
viên thực hiện quy trình thu (chi) tiền mặt theo nhiều tình huống khác nhau do
giáo viên đưa ra. Với các chức năng sau:
ü Sinh viên lựa chọn tình huống thực hành.
ü Sinh viên thực hành với sự hướng dẫn từ chương trình.
ü Xem kết quả thực hành lập các sổ của sinh viên.
5
CHƯƠNG II
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
II.1 Công nghệ sử dụng:
II.1.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005:
Ngày nay, các tổ chức ln phải đối mặt với những khó khăn về dữ liệu: sự phát
triển của dữ liệu và các hệ thống trong hoạt động kinh doanh; việc cần thiết để cung cấp
cho các nhân viên, các khách hàng và các đối tác có thể truy cập dữ liệu một cách thích
hợp; mong muốn trang bị cho các nhân viên có được thơng tin đầy đủ hơn để đưa ra các
quyết định tốt; nhiệm vụ kiểm sốt chi phí mà khơng có ứng dụng có giá trị, bảo mật tốt
và đáng tin cậy. SQL Server 2005 được thiết kế để giúp các doanh nghiệp giải quyết
những khó khăn trên. SQL Server 2005 là giải pháp phân tích và quản trị dữ liệu thế hệ
kế tiếp của Microsoft. Nó sẽ cho phép nâng cao độ bảo mật, khả năng sắp xếp, giá trị cho
dữ liệu hoạt động kinh doanh và các ứng dụng phân tích.
SQL Server 2005 sẽ cung cấp những tiện ích làm thay đổi cách mà các ứng dụng
cơ sở dữ liệu đã được triển khai và phát triển trước đây. Những cải tiến mới bao gồm:
• Các cơng cụ:
Các chun gia phát triển có thể sử dụng công cụ phát triển cho Transact – SQL, XML,
Multidementional Expression (MDX), và XML for Analysis (XML/A). Sự tích hợp với
mơi trường Visual Studio sẽ cung cấp hiệu quả cho sự phát triển và sửa lỗi trong các ứng
dụng tin tức kinh doanh và giới hạn kinh doanh.
• Hỗ trợ ngơn ngữ được mở rộng:
Ngồi ngơn ngữ chung (CLR) được cầu hình trong cơ sở dữ liệu, các chuyên gia phát
triển có thể chọn các ngơn ngữ quen thuộc như Transact-SQL, Microsoft Vitual
Basic®.NET, Microsoft Vitual C#®.NET để phát triển các ứng dụng.
6
• XML và các dịch vụ Web: SQL Server 2005 sẽ hỗ trợ cả XML kiểu quan hệ và
riêng lẻ, vì vậy các hoạt động kinh doanh có thể lưu, quản lý và phân tích dữ liệu theo
định dạng phù hợp nhất với những cần thiết của nó.
Sự hỗ trợ cho việc tồn tại và đưa ra các chuẩn mở như Giao thức truyền siêu văn bản
(HTTP), XML, Giao thức truy cập đối tượng đơn giản (SOAP), Xquery và Định nghĩa
lược đồ XML (XSD) sẽ cho phép việc truyền thông giữa các hoạt động kinh doanh được
mở rộng .
• Các kiểu dữ liệu mới:
+ Varchar (max): Kiểu này cho phép dùng chuỗi kí tự lớn hơn 8000 byte (8000 kí
tự). Tối đa là 2 GB.
+ Nvarchar(max): Kiểu này cho phép dùng chuỗi kí tự Unicode lớn hơn 8000 byte
(4000 kí tự). Tối đa là 2 GB.
+ Varbinary(max): kiểu này cho phép dùng dữ liệu nhị phân lớn hơn 8000 byte.
II.1.2 WPF:
Trong các ứng dụng hiện đại, giao diện người dùng trực quan chiếm vị trí hết sức
quan trọng. Việc trình diễn đúng thông tin, theo đúng cách và vào đúng thời điểm có thể
đem lại những giá trị kinh tế xã hội đáng kể. Với những ứng dụng thương mại, chẳng hạn
một ứng dụng bán hàng trực tuyến, việc cung cấp một giao diện người dùng mạnh có thể
tạo nên sự khác biệt giữa một công ty với các đối thủ cạnh tranh, góp phần làm tăng tăng
doanh số và giá trị thương hiệu của hãng này so với hãng khác. Để có được một giao diện
người dùng như vậy, việc tích hợp đồ họa, media, văn bản và các thành phần trực quan
khác như một thể thống nhất đóng đóng vai trị mấu chốt.
Hãy xem xét một ứng dụng cụ thể trong quản lý và theo dõi bệnh nhân của một bệnh viện
nào đó. Với sự phát triển của công nghệ đa phương tiện hiện nay, yêu cầu về giao diện
người dùng cho hệ thống mới này sẽ bao gồm:
- Hiển thị hình ảnh và text về bệnh nhân.
- Hiển thị và cập nhật hình ảnh 2 chiều cho biết trạng thái của bệnh nhân như nhịp
tim, huyết áp.
7
- Cung cấp hình ảnh chồng lớp 3 chiều về thơng tin của người bệnh.
- Trình diễn những đoạn video siêu âm và những chẩn đốn khác, trong đó, cho
phép bác sỹ hay y tá thêm vào các ghi chú.
- Cho phép nhân viên bệnh viện đọc và ghi chú trên những tài liệu mơ tả về bệnh
nhân và tình trạng của người đó.
- Có khả năng hoạt động như một ứng dụng Windows, trong đó, các nhân viên
bệnh viện đều được sử dụng đầy đủ các tính năng, đồng thời có thể chạy trên trình duyệt
Web có giới hạn về an ninh, cho phép các bác sỹ truy nhập có hạn chế từ xa qua mạng
Internet. Với cơng nghệ từ trước năm 2006, một giao diện như vậy trên Windows đã có
thể xây dựng được, tuy nhiên, sẽ gặp khơng ít khó khăn bởi một số ngun nhân chính
sau:
- Có rất nhiều cơng nghệ khác nhau được sử dụng để làm việc với hình ảnh âm
thanh và video. Tìm được những lập trình viên có khả năng sử dụng tốt nhiều cơng nghệ
như vậy khơng dễ và chi phí cao cho cả quá trình phát triển cũng như bảo trì ứng dụng.
- Thiết kế một giao diện biểu diễn có hiệu quả tất cả những tính năng như vậy cũng
là một thách thức. Nó địi hỏi phải có những người thiết kế giao diện chuyên nghiệp, bởi
lập trình viên phần mềm đơn thuần sẽ khơng có đủ các kỹ năng cần thiết. Điều này lại dẫn
tới những khó khăn phát sinh khi người thiết kế và người lập trình làm việc chung.
- Việc cung cấp một giao diện đầy đủ tính năng, hoạt động được như một ứng dụng
Windows riêng biệt trên máy desktop, đồng thời có thể được truy nhập thơng qua trình
duyệt có thể địi hỏi phải xây dựng hai phiên bản độc lập sử dụng hai công nghệ khác
nhau. Ứng dụng Windows trên desktop sử dụng Windows Forms và các công nghệ thuần
Windows khác, trong khi ứng dụng trên trình duyệt lại sử dụng HTML và JavaScript. Do
đó, cần phải có hai nhóm phát triển với hai phần kỹ năng khác nhau.
WPF, viết tắt của Windows Presentation Foundation, là hệ thống API mới hỗ trợ
việc xây dựng giao diện đồ hoạ trên nền Windows. Được xem như thế hệ kế tiếp của
WinForms, WPF tăng cường khả năng lập trình giao diện của lập trình viên bằng cách
cung cấp các API cho phép tận dụng những lợi thế về đa phương tiện hiện đại. Là một bộ
8
phận của .NET Framework 3.0, WPF sẵn có trong Windows Vista và Windows Server
2008. Đồng thời, WPF cũng có thể hoạt động trên nền Windows XP Service Pack 2 hoặc
mới hơn, và cả Windows Server 2003.
WPF được xây dựng nhằm vào ba mục tiêu cơ bản: 1) Cung cấp một nền tảng
thống nhất để xây dựng giao diện người dùng; 2) Cho phép người lập trình và người thiết
kế giao diện làm việc cùng nhau một cách dễ dàng; 3) Cung cấp một công nghệ chung để
xây dựng giao diện người dùng trên cả Windows và trình duyệt Web.
II.2 Yêu cầu quy trình thu chi:
II.2.1 Yêu cầu nghiệp vụ:
- Kế toán thanh toán sẽ nhận các chứng từ liên quan đến quy trình thu chi
(các hóa đơn, các bảng kê, phiếu đề nghị…) và tiến hành lập phiếu thu (hoặc chi)
tương ứng.
- Kế toán thanh toán sẽ chuyển phiếu thu (hoặc chi) cho kế toán trưởng kiểm
tra và ký duyệt.
- Khi có đầy đủ chữ ký trên phiếu thu (hoặc chi) thủ quỹ sẽ tiến hành chi
(thu) tiền và cập nhật thơng tin vào sổ quỹ tiền mặt.
- Sau đó phiếu chi sẽ được đưa cho kế toán thanh toán. Lúc này kế tốn đó sẽ
lưu phiếu chi đồng thời cập nhật thơng tin vào sổ kế tốn tiền mặt, nhật ký chung
và sổ cái.
v Lưu đồ thực mô phỏng quy trình:
II.1: Bảng mơ phỏng quy trình thu chi
Cơng
đoạn
Trách
nhiệm
thực hiện
Lưu đồ
Biểu mẫu áp dụng, tài
(sử dụng các ký hiệu theo quy ước )
liệu liên quan
9
Chứng từ thanh toán
NV
1
- Đề nghị thanh toán, đề
nghị thu tiền- Chứng từ
hố đơn gốc có liên quan.
- Đề nghị thanh toán, đề
2
KTTT
Lập phiếu thu
(chi)
nghi thu tiền. Chứng từ
hoá đơn gốc có liên quan.
- Lập phiếu thu (chi).
- Đề nghị thanh toán, đề
nghi thu tiền. Chứng từ
KTT, GĐ
3
Kiểm tra, đối
chiếu, ký duyệt
hố đơn gốc có liên quan.
- Kiểm tra, ký duyệt
phiếu thu (chi).
- Phiếu thu, phiếu chi.
4
TQ
- Thu tiền, chi tiền.
- Cập nhật sổ quỹ
tiền mặt.
- Đề nghị thanh toán, Đề
nghi thu tiền. Chứng từ
hố đơn gốc có liên quan.
5
KTTT
Ghi sổ kế toán tiền
mặt, nhật ký chung
và sổ cái
LƯU HỒ SƠ
- Phiếu thu, phiếu chi.
10
II.2.2 Yêu cầu thực hành:
- Đảm bảo đúng nguyên lý kế tốn và sinh viên thực hành tình huống theo
đúng quy trình.
- Các biểu mẫu phải đúng theo quy định của bộ công thương.
- Sinh viên phải biết cách lập các chứng từ, định khoản và ghi sổ.
- Sinh viên sẽ thực hành với vai trị là một kế tốn thanh tốn trước và sau đó
thực hành đúng theo nghiệp vụ đã nêu. Gồm các tình huống cụ thể sau:
a) Nghiệp vụ thu:
a.1
Thu từ bán bán hàng:
- Các chừng từ gốc kèm theo: Bảng kê bán hàng, hóa đơn photo.
- Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thu tiền.
a.2
Thu nợ của khách hàng:
- Các chừng từ gốc kèm theo:phiếu chi hoặc giấy biên nhận của bên
khách hàng (bên nợ).
- Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thu tiền.
a.3
Thu nợ từ quyết toán tạm ứng dư:
- Các chừng từ gốc kèm theo: phiếu chi đã tạm ứng trước đó, các hóa
đơn mua hàng (bao gồm: hóa đơn bán lẻ, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa
đơn bán hàng thơng thường…)
- Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thu tiền.
b) Nghiệp vụ chi:
b.1
Chi tạm ứng cho nhân viên:
- Chừng từ kèm theo: Phiếu đề nghị tạm ứng của nhân viên.
b.2
Thu nợ từ quyết toán tạm ứng:
11
- Các chừng từ gốc kèm theo: Phiếu chi đã tạm ứng trước đó, các hóa
đơn mua hàng (bao gồm: hóa đơn bán lẻ, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa
đơn bán hàng thơng thường…)
- Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng.
b.3
Chi trả nợ cho khách hàng:
- Các chừng từ gốc kèm theo: Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho
của lô hàng nợ, bảng chi tiết công nợ phải trả.
- Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thanh toán.
b.4
Chi thanh toán tiền cho nhân viên:
- Các chừng từ gốc kèm theo: Các hóa đơn mua hàng (bao gồm: hóa
đơn bán lẻ, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thơng
thường…)
- Biểu mẫu liên quan: Phiếu đề nghị thanh toán của nhân viên.
II.2.3 Các biểu mẫu liên quan:
(xem phần phụ lục 1: Danh mục các biểu mẫu)
-
Phiếu đề nghị thanh toán
- Phiếu đề nghị thu tiền
- Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng
- Giấy biên nhận
- Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng
- Phiếu đề nghị tạm ứng
- Phiếu chi
- Phiếu thu
- Hóa đơn bán lẻ
- Hóa đơn giá trị gia tăng
12
- Hóa đơn bán hàng thơng thường
- Chi tiết cơng nợ phải trả
- Phiếu nhập kho
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ nhật ký chung
- Sổ cái
II.3 Yêu cầu phần mềm mô phỏng:
II.3.1 Bảng yêu cầu chức năng nghiệp vụ:
Bảng II.2: Bảng yêu cầu chức năng nghiệp vụ
STT
Công việc
Qui định liên quan
Loại
công
Ghi
chú
việc
1
Sinh viên đăng nhập qua mã sinh viên và
cứu
mật khẩu
Lưu q trình
Lưu
Lưu các thơng tin sau: quy trình nào, thời
thực tập
trữ
gian bắt đầu và thời gian kết thúc thực tập
Lưu danh mục
Lưu
Cho phép giáo viên nhập hóa đơn đỏ, hóa
Thêm,
hóa đơn đỏ, hóa
3
Tra
nhập
2
Sinh viên đăng
trữ
đơn bán hàng thơng thường theo đúng biểu
xóa,
mẫu chứng từ chuẩn.
sửa
đơn bán hàng
thơng thường
4
Lưu danh mục
Lưu
Cho phép giáo viên nhập phiếu giao nhận
Thêm,
phiếu giao nhận
trữ
theo đúng biểu mẫu chứng từ chuẩn.
xóa,
sửa
6
Lưu thơng tin
Lưu
Cho phép giáo viên nhập chứng từ cơng nợ
Thêm,
cơng nợ
trữ
theo mẫu được quy định.
xóa,
sửa
7
Lưu danh mục
Lưu
Cho phép giáo viên nhập giấy biên nhận
Thêm,
giấy biên nhận
trữ
theo mẫu được quy định.
xóa,
13
sửa
8
trữ
sinh viên tham gia vào quá trình thực tập.
Lưu danh mục sổ
Lưu
Lưu lại thông tin trên sổ cái khi sinh viên
trữ
tham gia vào quá trình thực tập.
Lưu danh mục sổ
Lưu
Lưu lại thông tin trên sổ nhật ký chung khi
nhật ký chung
11
Lưu lại thông tin trên sổ quỹ tiền mặt khi
cái
10
Lưu
quỹ tiền mặt
9
Lưu danh mục sổ
trữ
sinh viên tham gia vào quá trình thực tập.
Lưu danh mục
Lưu
Cho phép giáo viên nhập giấy đề nghị tạm
Thêm,
ứng theo đúng mẫu chứng từ chuẩn.
xóa,
phiếu đề nghị tạm trữ
ứng
12
sửa
Lưu danh mục
Lưu
Cho phép giáo viên nhập bảng kê theo
Thêm,
bảng kê
trữ
đúng mẫu chứng từ chuẩn.
sửa,
xóa
13
Lưu danh mục
Lưu
Cho phép giáo viên nhập hóa đơn bán lẻ
Thêm,
hóa đơn bán lẻ
trữ
theo đúng mẫu chứng từ chuẩn.
sửa,
xóa
14
Lưu danh mục
Lưu
Cho phép giáo viên nhập phiếu nhập kho
Thêm,
phiếu nhập kho
trữ
theo đúng mẫu chứng từ chuẩn.
sửa,
xóa
15
Lưu danh mục
Lưu
Cho phép giáo viên nhập phiếu chi theo
Thêm,
phiếu chi
trữ
đúng mẫu chứng từ chuẩn.
sửa,
xóa
16
Lập danh mục
Lưu
Cho phép giáo viên nhập phiếu đề nghị
Thêm,
phiếu đề nghị
trữ
thanh toán tạm ứng theo đúng mẫu chứng
sửa,
từ chuẩn.
xóa
thanh tốn tạm
ứng
17
Phát sinh các
Tra
Hệ thống sẽ tự phát sinh các chứng từ đầu
chứng từ đầu vào
cứu
vào cho từng tình huống để sinh viên dựa
cho từng tình
vào đó lập phiếu thu hoặc phiếu chi.
14
huống
18
Tính tổng số tiền
Tính
Trong quy trình thu, hệ thống lấy ngẫu
của các hóa đơn
tốn
nhiên các hóa đơn đỏ photo và một giấy
photo và giấy
biên nhận, sau đó sẽ tính tổng số tiền của
biên nhận
các chứng từ này để so khớp nó với số tiền
do sinh viên nhập vào phiếu thu.
19
Hiển thị các
Kết
Trong quy trình thu hoặc chi, hệ thống sẽ
chứng từ đầu vào
xuất
hiển thị các chứng từ đầu vào (giấy biên
nhận, biên bản bàn giao, hóa đơn bán
hàng,…) cho sinh viên quan sát và kiểm tra
đối chiếu.
20
Hiển thị phiếu
Kết
Sinh viên xem các chứng từ đầu vào, sau
thu, phiếu chi
xuất
đó hệ thống sẽ hiển thị phiếu thu hoặc
phiếu chi cho sinh viên xem, kiểm tra và ký
duyệt vào phiếu.
21
Kết
Dựa vào phiếu thu hoặc phiếu chi đã được
tiền mặt, sổ cái và xuất
lập ở các cơng đoạn trước đó, hệ thống sẽ
sổ nhật ký chung
hiển thị các loại sổ sách kế toán cho sinh
Hiển thị sổ quỹ
viên quan sát và nhập liệu.
22
Hiển thị các
Kết
Các phiếu thu hoặc phiếu chi chưa có chữ
phiếu thu hoặc
xuất
ký của giám đốc sẽ được liệt kê ra khi sinh
phiếu chi chưa có
chữ ký của giám
đốc
viên đóng vai trò là một giám đốc.
15
II.3.2 Yêu cầu chức năng hệ thống:
II.3: Bảng yêu cầu chức năng hệ thống
STT Công việc
Loại công việc
Ghi chú
1
Sao lưu
-Sao lưu dữ liệu 1 tuần 1 một lần
2
Phục hồi
-Phục hồi dữ liệu trong trường hợp dữ liệu
bị mất ,hư.
II.3.3 Chức năng xử lý:
a) Giáo viên tạo tình huống:
Giáo viên chọn
nghiệp vụ (thu – chi)
Chọn chứng từ
Tập hợp các
chứng từ liên
quan
Tạo chứng từ
Lưu tình
huống
16
b) Sinh viên thực hành:
Đăng nhập hệ
thống
Chọn
nghiệp vụ
Thu
Tình huống
phát sinh
ngẫu nhiên
Chi
Sinh viên
tự chọn
tình huống
Thực hành theo từng vai trị
II.3.4 Mơi trường triển khai phần mềm:
Hiện nay cấu hình các phịng máy thực hành của trường đại học Lạc Hồng đều
có khả năng cài đặt chương trình liên quan đến phần mềm “mô phỏng thu chi tiền mặt” và
triển khai một cách hiệu quả
Cấu hình máy tối thiểu: Ram 512, card màn hình 256, chạy hệ điều hành Win
SP2, CPU 2.0Ghz. Cài đặt hệ quản trị cở dữ liệu SQL Server 2005, Visual Studio 2008
Net FrameWork 3.5, Expression Studio 3.0
17
CHƯƠNGIII
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
III.1 Mức quan niệm:
III.1.1 Thành phần dữ liệu ở mức quan niệm:
a) Từ điển dữ liệu:
III.1: Bảng từ điển dữ liệu
Tên thuộc tính
Diễn giải
MaSV
Mã số sinh viên
HoTenSV
Họ tên sinh viên
MatKhau
Mật khẩu đăng nhập
SessionID
Mã phiên thực tập của sinh viên
MaQT
Mã quy trình (thu hoặc chi) mà sinh viên thực tập
TGBatDau
Thời gian sinh viên bắt đầu thực tập
TGKetThuc
Thời gian sinh viên kết thúc thực tập
DonViThu_PCSV
Mục đơn vị trong phiếu chi sinh viên lập
DiaChiDViThu_PCSV
Mục địa chỉ trong phiếu chi sinh viên lập
TeleFax_PCSV
Mục Tele-Fax trong phiếu chi sinh viên lập
MSPChi_PCSV
Mục Số trong phiếu chi sinh viên lập
NgayLap_PCSV
Mục ngày lập trong phiếu chi sinh viên lập
ThangLap_PCSV
Mục tháng lập trong phiếu chi sinh viên lập
NamLap_PCSV
Mục năm lập trong phiếu chi sinh viên lập
TKNo_PCSV
Mục Nợ trong phiếu chi sinh viên lập
TKCo_PCSV
Mục Có trong phiếu chi sinh viên lập
18
NguoiNhanTien_PCSV
Mục Họ tên người nhận tiền trong phiếu chi sinh
viên lập
DonVi_PCSV
Mục Đơn vị/Bộ phận trong phiếu chi sinh viên lập
LyDoChi_PCSV
Mục Lý do chi trong phiếu chi sinh viên lập
SoTien_PCSV
Mục Số tiền trong phiếu chi sinh viên lập
KemTheo_PCSV
Mục Kèm theo trong phiếu chi sinh viên lập
CkyThuTruong_PCSV
Chữ ký thủ trưởng đơn vị trong phiếu chi sinh viên
lập
CkyKeToanTruong_PCSV
Chữ ký kế toán trưởng trong phiếu chi sinh viên lập
DaNhanDuTien_PCSV
Mục Đã nhận đủ tiền trong phiếu chi sinh viên lập
CkyNguoiNhan_PCSV
Chữ ký người nhận tiền trong phiếu chi sinh viên
lập
CkyThuQuy_PCSV
Chữ ký thủ quỹ trong phiếu chi sinh viên lập
NgayChi_PCSV
Mục Ngày chi trong phiếu chi sinh viên lập
ThangChi_PCSV
Mục Tháng chi trong phiếu chi sinh viên lập
NamChi_PCSV
Mục Năm chi trong phiếu chi sinh viên lập
DonViThu_PTSV
Mục đơn vị trong phiếu thu sinh viên lập
DiaChiDViThu_PTSV
Mục địa chỉ trong phiếu thu sinh viên lập
TeleFax_PTSV
Mục Tele-Fax trong phiếu thu sinh viên lập
MSPChi_PTSV
Mục Số trong phiếu thu sinh viên lập
NgayLap_PTSV
Mục ngày lập trong phiếu thu sinh viên lập
ThangLap_PTSV
Mục tháng lập trong phiếu thu sinh viên lập
NamLap_PTSV
Mục năm lập trong phiếu thu sinh viên lập
TKNo_PTSV
Mục Nợ trong phiếu thu sinh viên lập
TKCo_PTSV
Mục Có trong phiếu thu sinh viên lập
19
NguoiNopTien_PTSV
Mục Họ tên người nộp tiền trong phiếu thu sinh
viên lập
DonVi_PTSV
Mục Đơn vị/Bộ phận trong phiếu thu sinh viên lập
LyDoThu_PTSV
Mục Lý do chi trong phiếu thu sinh viên lập
SoTien_PTSV
Mục Số tiền trong phiếu thu sinh viên lập
KemTheo_PTSV
Mục Kèm theo trong phiếu thu sinh viên lập
CkyThuTruong_PTSV
Chữ ký thủ trưởng đơn vị trong phiếu thu sinh viên
lập
CkyKeToanTruong_PTSV
Chữ ký kế toán trưởng trong phiếu thu sinh viên lập
DaNhanDuTien_PTSV
Mục Đã nhận đủ tiền trong phiếu thu sinh viên lập
CkyNguoiNhan_PTSV
Chữ ký người nhận tiền trong phiếu thu sinh viên
lập
CkyThuQuy_PTSV
Chữ ký thủ quỹ trong phiếu thu sinh viên lập
NgayThu_PTSV
Mục Ngày thu trong phiếu thu sinh viên lập
ThangThu_PTSV
Mục Tháng thu trong phiếu thu sinh viên lập
NamThu_PTSV
Mục Năm thu trong phiếu thu sinh viên lập
MSGiayBienNhan
Mã số giấy biên nhận
HoVaTen_GBN
Mục Họ và tên trong giấy biên nhận
DonVi_GBN
Mục Đơn vị trong giấy biên nhận
SoTien_GBN
Mục Đã nhận số tiền trong giấy biên nhận
VeViec_GBN
Mục Về việc trong giấy biên nhận
Ngay_GBN
Mục ngày trong giấy biên nhận
Thang_GBN
Mục tháng trong giấy biên nhận
Nam_GBN
Mục năm trong giấy biên nhận
CkyNguoiNopTien_GBN
Chữ ký người nộp tiền trong giấy biên nhận
