Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Tổng Công ty Phân bón và Hoá chất Dầu khí (PVFCCo)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.01 MB, 149 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
----------------------
CHẾ HỒNG HẢI
HỒN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TỐN
NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CƠNG TY PHÂN BĨN
VÀ HỐ CHẤT DẦU KHÍ (PVFCCo)
Chun ngành: Kế tốn
Mã số: 60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. HUỲNH LỢI
Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2016
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn Thạc sĩ là cơng trình nghiên cứu của tơi dƣới sự
hƣớng dẫn của Thầy TS. Huỳnh Lợi.
Các số liệu trong luận văn đƣợc sử dụng trung thực. Kết quả nghiên cứu
đƣợc trình bày trong luận văn này chƣa đƣợc công bố trong bất kỳ cơng trình khoa
học nào.
Tác giả luận văn
Chế Hồng Hải
MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Danh mục các sơ đồ, hình vẽ
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
CHƢƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG
DOANH NGHIỆP ............................................................................................. 7
1.1.
Khái niệm dự toán ngân sách ................................................................... 7
1.2.
Ý nghĩa dự toán ngân sách ........................................................................ 7
1.3.
Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách ................................. 8
1.3.1.
Mơ hình dự tốn ngân sách ..........................................................................8
1.3.2.
Quy trình lập dự tốn ngân sách ................................................................12
1.3.3.
Nội dung và phƣơng pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách .........15
1.3.4.
Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự toán ngân sách ............................26
1.3.5.
Tổ chức vận hành dự toán ngân sách .........................................................31
1.4.
Một số yếu tố ảnh hƣởng đến xây dựng dự toán ngân sách trong tổ
chức kinh doanh ...................................................................................................... 32
Đặc thù hoạt động sản xuất phân bón và hóa chất ảnh hƣởng đến nội
1.5.
dung và quy trình lập dự tốn ............................................................................... 33
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ........................................................................................ 34
CHƢƠNG 2.
THỰC TRẠNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CƠNG
TY PHÂN BĨN VÀ HỐ CHẤT DẦU KHÍ ............................................... 35
2.1.
Tổng quan về Tổng cơng ty Phân bón và Hố chất dầu khí ................ 35
2.1.1.
Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................35
2.1.2.
Chức năng - Nhiệm vụ - Phƣơng hƣớng phát triển ...................................36
2.1.3.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh ................................................................37
2.1.4.
Đặc điểm và vai trị kế tốn .......................................................................39
2.2.
Những đặc trƣng cơ bản về thông tin hoạch định tại PVFCCo .......... 43
2.2.1.
Hệ thống thông tin hoạch định ...................................................................43
2.2.2.
Vị trí và vai trị dự tốn ngân sách tại PVFCCo ........................................45
2.3.
Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo .......................... 45
2.3.1.
Mơ hình lập dự tốn ngân sách tại PVFCCo .............................................45
2.3.2.
Quy trình lập dự tốn ngân sách tại PVFCCo ...........................................46
2.3.3.
Hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo ..................................................48
2.3.4.
Kỹ thuật lập dự toán ngân sách tại PVFCCo .............................................59
2.3.5.
Tổ chức vận hành dự toán ngân sách tại PVFCCo ....................................60
2.4.
Đánh giá hệ thống dự tốn ngân sách tại PVFCCo .............................. 60
2.4.1.
Những thành cơng và bài học kinh nghiệm ...............................................60
2.4.2.
Những hạn chế và nguyên nhân .................................................................62
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ........................................................................................ 67
CHƢƠNG 3.
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI
TỔNG CƠNG TY PHÂN BĨN VÀ HỐ CHẤT DẦU KHÍ ..................... 68
3.1.
Định hƣớng hồn thiện dự tốn ngân sách tại PVFCCo ..................... 68
3.2.
Giải pháp hồn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo ......... 69
3.2.1.
Giải pháp hồn thiện về mơ hình dự tốn ..................................................69
3.2.2.
Giải pháp hồn thiện về quy trình lập dự tốn ...........................................70
3.2.3.
Giải pháp hồn thiện về hệ thống dự tốn ngân sách ................................75
3.2.4.
Giải pháp hoàn thiện về phƣơng pháp kỹ thuật lập dự tốn ngân sách .....88
3.2.5.
Giải pháp hồn thiện bộ máy lập dự toán ngân sách .................................96
3.3.
Một số kiến nghị khác để hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách tại
PVFCCo ................................................................................................................... 98
3.3.1.
Về nhân sự .................................................................................................98
3.3.2.
Về công nghệ .............................................................................................99
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ...................................................................................... 100
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 101
Tài liệu tham khảo
Phụ lục
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BHTN
:
Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH
:
Bảo hiểm xã hội
BHYT
:
Bảo hiểm y tế
CCDC
:
Công cụ dụng cụ
Cty
:
Công ty
GTGT
:
Giá trị gia tăng
KH
:
Kế hoạch
KPCĐ
:
Kinh phí cơng đồn
KT
:
Kế tốn
NCTT
:
Nhân cơng trực tiếp
NM
:
Nhà máy
NS
:
Ngân sách
NVL
:
Nguyên vật liệu
QLDN
:
Quản lý doanh nghiệp
SP
:
Sản phẩm
SXC
:
Sản xuất chung
SXKD
:
Sản xuất kinh doanh
TNDN
:
Thu nhập doanh nghiệp
TSCĐ
:
Tài sản cố định
TT
:
Thực tế
XDCB
:
Xây dựng cơ bản
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 1.1: Dự toán kết quả kinh doanh – phƣơng pháp chi phí tồn bộ
Bảng 1.2: Dự tốn kết quả kinh doanh – phƣơng pháp chi phí trực tiếp
Bảng 2.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của PVFCCo
Bảng 2.2: Danh mục báo cáo tài chính
Bảng 2.3: Danh mục báo cáo quản trị
Bảng 2.4: Thơng tin dự tốn năm 2016 của PVFCCo
Bảng 2.5: Khung thời gian lập kế hoạch tại PVFCCo
Bảng 3.1: Nhóm cơng việc thực hiện trong quy trình và khung thời gian thực hiện
đề xuất
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Sơ đồ 1.1: Mơ hình thơng tin từ trên xuống
Sơ đồ 1.2: Mơ hình thơng tin phản hồi
Sơ đồ 1.3: Mơ hình thơng tin từ dƣới lên
Sơ đồ 1.4: Quy trình lập dự tốn ngân sách hằng năm
Sơ đồ 1.5: Hệ thống dự toán ngân sách của doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại PVFCCo
Sơ đồ 3.1: Mơ hình dự tốn ngân sách đề xuất
Sơ đồ 3.2: Hệ thống dự toán ngân sách đề xuất
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ bộ máy lập dự tốn ngân sách đề xuất
Hình 3.1: Khung thời gian thực hiện dự tốn
Hình 3.2: Kế hoạch dự tốn trong năm – Fixed Forecast
Hình 3.3: Kế hoạch dự toán cuốn chiếu – Rolling Forecast
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1.
Lý do thực hiện đề tài
Ngày nay, cùng với xu thế tồn cầu hố là sự gia tăng cạnh tranh trên thị
trƣờng và yêu cầu kiểm soát chi phí khiến cho các doanh nghiệp phải đối mặt với
nhiều thách thức hơn bao giờ hết. Trong hồn cảnh đó, doanh nghiệp cần có sự tập
trung chiến lƣợc mạnh mẽ để thúc đẩy hiệu quả hoạt động và điều chỉnh hợp lý các
nguồn lực đa dạng trong toàn doanh nghiệp từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc
tăng trƣởng doanh nghiệp.
Việc lập dự toán ngân sách ảnh hƣởng đến tất cả các hoạt động của doanh
nghiệp, từ thu hút vốn đầu tƣ đến duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp trong năm tài chính. Trong thời kỳ mới, vai trị của cơng tác dự tốn
ngân sách càng đƣợc chú trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn. Công tác này
hỗ trợ doanh nghiệp trong việc định hƣớng, đảm bảo tài chính, giám sát thực hiện
và đƣa ra giải pháp chính xác cho hoạt động kinh doanh trƣớc rủi ro, thử thách từ
thị trƣờng. Do đó, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn và giảm khả năng cạnh
tranh trên thị trƣờng nếu khơng có một kế hoạch kinh doanh và dự báo ngân sách rõ
ràng và chi tiết.
Tuy nhiên theo khảo sát, hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng thực
hiện một cách hiệu quả cơng tác dự tốn ngân sách và Tổng cơng ty Phân bón và
Hố chất Dầu khí cũng khơng ngoại lệ. Là một cơng ty giữ vị trí quan trọng trong
Tập đồn dầu khí (PVN) nhƣng cơng tác dự tốn ngân sách cịn nhiều khiếm
khuyết. Cơng tác lập dự tốn ngân sách đƣợc lập thủ công và chỉ mới tập trung vào
các khoản mục thu nhập và chi phí (báo cáo thu nhập), các khoản mục đầu tƣ và
mua sắm tài sản cố định. Trong đó, khoản mục doanh thu đƣợc lập dựa trên năng
lực sản xuất hiện tại của nhà máy. Cách lập này chỉ phù hợp với tình hình trƣớc đây
do thị trƣờng chƣa có sự cạnh tranh khốc liệt. Thêm vào đó, chi tiết vai trị, trách
nhiệm đối với các nhân sự và các bên liên quan trong quy trình lập dự tốn ngân
sách chƣa đƣợc quy định cụ thể, đặc biệt là vai trò của ban Tài chính Kế tốn trong
2
việc cung cấp số liệu, giám sát thực hiện, đánh giá kế hoạch ngân sách chƣa đƣợc
xác định cụ thể.
Từ việc nhận thức sự cần thiết của công tác lập dự tốn ngân sách và những
hạn chế trong quy trình lập dự tốn ngân sách của cơng ty trong giai đoạn hiện nay,
tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống dự tốn ngân sách tại Tổng cơng ty
Phân bón và Hố chất Dầu khí (PVFCCo)” nhằm nghiên cứu thực trạng cơng tác
lập dự tốn tại cơng ty, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác
dự tốn ngân sách, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững
của Tổng cơng ty trong tƣơng lai.
Tổng quan các cơng trình nghiên cứu
2.
Các cơng trình nghiên cứu nƣớc ngồi đã đề cập đến vấn đề dự toán ngân
sách nhƣ:
- Stephen Brookson, 2000. Managing budgets. Nghiên cứu về quy trình dự
tốn ngân sách, đƣợc chia làm ba giai đoạn: Chuẩn bị, soạn thảo, giám sát.
Quy trình dự tốn này đƣợc tác giả kế thừa và bổ sung thêm các kỹ thuật
phân tích biến động ở giai đoạn giám sát.
-
Jae K. Shim, Joel G. Siegel, Allison I. Shim, 2011. Budgeting basics and
beyond. Mô tả về hệ thống dự toán ngân sách tổng thể và phƣơng pháp lập.
Ngân sách tổng thể đƣợc chia làm 2 nhóm: ngân sách hoạt động và ngân sách
tài chính. Ngân sách hoạt động bao gồm: dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất,
dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp,
dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp, dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh. Ngân sách tài chính
bao gồm: dự toán thu, chi tiền mặt và dự toán bảng cân đối kế toán. Các loại
dự toán và phƣơng pháp lập này đƣợc tác giả sử dụng để đề xuất hồn thiện
hệ thống báo cáo dự tốn.
- Alan Upchurch, 1998. Management Accounting. Mơ tả các kỹ thuật lập dự
tốn ngân sách theo chƣơng trình mục tiêu, dự tốn ngân sách tăng thêm, dự
toán ngân sách trên cơ sở bằng 0, dự toán cuốn chiếu, dự toán dựa trên hoạt
3
động. Các kỹ thuật dự toán này đƣợc tác giả vận dụng làm cơ sở để đánh giá
kỹ thuật dự toán đang áp dụng tại PVFCCo và đề xuất giải pháp dự toán cuốn
chiếu thay thế cho dự toán hoạt động hằng năm.
-
Maritim, Faith C, 2013. “The effects of budgeting process on financial
performance of commercial and manufacturing parastatals in Kenya”.
Nghiên cứu này xác định các ảnh hƣởng của việc lập ngân sách đối với tình
hình tài chính của ngành sản xuất và thƣơng mại Parastatals ở Kenya. Thơng
qua mơ hình hồi quy, tác giả thiết lập mối quan hệ giữa ROA và các biến độc
lập ngân sách. Kết quả nghiên cứu cho thấy sự tham gia của nhân viên vào
quá trình lập dự tốn ngân sách dẫn đến thành cơng lớn hơn trong giai đoạn
thực hiện ngân sách. Do đó, q trình lập dự tốn ngân sách cần có sự tham
gia của tất cả cán bộ nhân viên thông qua các trƣởng bộ phận của họ và quan
điểm của họ đƣợc đƣa vào q trình xây dựng dự tốn. Việc thiết lập cơ chế
phản hồi cũng đƣợc coi là quan trọng trong việc thực hiện ngân sách. Kết quả
nghiên cứu này đƣợc tác giả vận dụng khi xây dựng giải pháp.
Các cơng trình nghiên cứu trong nƣớc đã đề cập đến vấn đề hồn thiện dự
tốn ngân sách nhƣ:
-
Nguyễn Th Hằng, 2012. “Xác lập mơ hình dự tốn và báo cáo dự tốn
ngân sách cho các loại hình doanh nghiệp trong Khu cơng nghiệp Biên
Hồ”. Luận văn Thạc sĩ. Trƣờng Đại học Kinh Tế TP.HCM. Luận văn trình
bày 5 nhân tố ảnh hƣởng đến dự toán ngân sách gồm nguồn nhân lực, cơ sở
vật chất, chế độ chính sách nhà nƣớc, tổ chức cơng tác kế tốn, quy trình dự
toán. Các nhân tố này đƣợc tác giả kế thừa và bổ sung thêm để làm cơ sở xây
dựng giải pháp.
-
Nguyễn Trí Minh, 2013. “Hồn thiện dự tốn ngân sách tại công ty cổ phần
sữa Việt Nam”. Luận văn Thạc sĩ. Trƣờng Đại học Kinh Tế TP.HCM. Bằng
phƣơng pháp nghiên cứu định tính, luận văn trình bày các vấn đề về cơng tác
lập dự tốn ngân sách và chủ yếu là dự tốn ngân sách ngắn hạn tại Cơng ty
cổ phần Sữa Việt Nam, từ đó đƣa ra các giải pháp hồn thiện nhƣ: dự tốn
4
tiêu thụ cần bổ sung thêm dự toán thu tiền, phân bổ chi phí nhân cơng và chi
phí sản xuất chung theo mức độ hoạt động để cung cấp thông tin hữu ích cho
Nhà quản trị.
-
Trần Thị Hiền, 2016. “Hồn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty cổ phần
Beton 6”. Luận văn Thạc sĩ. Trƣờng Đại học Kinh Tế TP.HCM. Theo tác
giả, để việc lập dự toán ngân sách hiệu quả, cơng ty cần áp dụng mơ hình
thơng tin phản hồi, có sự phân cơng phân nhiệm cụ thể cho từng thành viên,
chú trọng đến việc theo dõi và điều chỉnh dự toán ngân sách theo từng quý để
giúp Ban lãnh đạo đƣa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời, phù hợp với
tình hình thực tế tại cơng ty.
Khe hở nghiên cứu
Các đề tài nghiên cứu trong nƣớc trƣớc đây cho thấy hệ thống dự toán ngân
sách của các cơng ty chƣa đầy đủ, từ đó các tác giả đã hồn thiện cơng tác dự tốn
ngân sách bằng việc hồn thiện mơ hình dự tốn, quy trình lập chi tiết hơn, đề xuất
một hệ thống báo cáo dự toán ngân sách mới, thành lập ban dự toán ngân sách,...
Tuy nhiên nội dung hoàn thiện liên quan đến kỹ thuật dự toán ngân sách cuốn chiếu
(rolling forecast) chƣa đƣợc các tác giả đề cập đến. Do đó, đề tài “Hồn thiện hệ
thống dự tốn ngân sách tại Tổng cơng ty Phân bón và Hố chất Dầu khí” trên cơ sở
kế thừa các giải pháp của các đề tài nghiên cứu trƣớc đây, tác giả sẽ nghiên cứu áp
dụng kỹ thuật dự toán ngân sách cuốn chiếu với sự hỗ trợ của các phƣơng pháp dự
báo, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực cạnh tranh của cơng ty.
3.
Mục tiêu nghiên cứu
-
Hệ thống hố những lý luận về dự toán ngân sách.
-
Đánh giá thực trạng về cơng tác dự tốn ngân sách tại cơng ty PVFCCo.
-
Đề xuất những giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác lập dự tốn ngân sách tại
cơng ty PVFCCo
Câu hỏi nghiên cứu
4.
-
Thực trạng cơng tác dự tốn ngân sách tại cơng ty nhƣ thế nào?
-
Giải pháp nào để hồn thiện cơng tác dự tốn ngân sách tại cơng ty?
5
Đối tƣợng nghiên cứu
5.
Đối tƣợng nghiên cứu: các vấn đề về dự toán ngân sách và hệ thống dự toán
ngân sách ngắn hạn.
Phạm vi nghiên cứu
6.
Nghiên cứu này đƣợc thực hiện trong năm 2016 trong tồn Tổng cơng ty
phân bón và hố chất dầu khí bao gồm: Tổng cơng ty, công ty PVFCCo Miền Bắc,
công ty PVFCCo Miền Trung, công ty PVFCCo Đông Nam Bộ, công ty PVFCCo
Tây Nam Bộ, chi nhánh Hồ Chí Minh, Nhà máy Đạm Phú Mỹ.
7.
Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài đƣợc thực hiện bằng phƣơng pháp nghiên cứu định tính. Cụ thể,
Trong chƣơng 1, thơng qua việc thu thập thơng tin, phân tích các tài liệu, các
cơng trình nghiên cứu có liên quan đến chủ đề xây dựng kết cấu và chọn lọc hệ
thống lý thuyết để làm cơ sở luận.
Trong chƣơng 2, thông qua việc quan sát, phỏng vấn kết hợp với cơ sở luận
đã xây dựng, tác giả mô tả bức tranh thực trạng, bình luận về những thành cơng, hạn
chế của thực trạng dự toán ngân sách ở PVFCCo để làm cơ sở thực tiễn.
Trong chƣơng 3, trên cơ sở luận, thực tiễn, tác giả so sánh, phân tích, chọn
lọc những giải pháp hồn thiện dự tốn ngân sách tại PVFCCo.
Kết cấu luận văn
8.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về dự toán ngân sách trong doanh nghiệp
Chƣơng 2: Thực trạng cơng tác dự tốn tại cơng ty PVFCCo
Chƣơng 3: Hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách tại cơng ty PVFCCo
Luận văn cịn có phần phụ lục trình bày các báo cáo dự tốn ngân sách thực
tế của cơng ty PVFCCo để minh chứng cho những vấn đề về thực tế tại công ty
PVFCCo đã đƣợc đề cập trong luận văn và các báo cáo dự toán ngân sách đã đƣợc
hồn thiện theo quan điểm của tác giả.
Những đóng góp mới của luận văn
9.
-
Về lý thuyết: Hệ thống các lý luận về dự toán ngân sách
6
-
Về thực tế: Thơng qua phân tích thực trạng cơng tác lập dự tốn ngân sách,
đánh giá những thành cơng và bài học kinh nghiệm về hệ thống dự toán ngân
sách hiện nay tại PVFCCo, tác giả đƣa ra một số giải pháp góp phần hồn
thiện dự tốn ngân sách, đặc biệt là áp dụng kỹ thuật dự toán ngân sách cuốn
chiếu thay thế cho dự toán ngân sách cố định hằng năm, giúp cơng tác dự
tốn ngân sách phát huy hết vai trị của nó, từ đó giúp nhà quản trị có kế
hoạch ứng phó với các biến động của thị trƣờng và đƣa ra quyết định kinh tế
phù hợp và kịp thời.
7
CHƢƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.
Khái niệm dự toán ngân sách
Ngân sách là một thuyết minh kế hoạch tài chính đƣợc chuẩn bị trƣớc cho
giai đoạn sắp tới, thƣờng là 1 năm (Brookson, 2000).
Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết (Detailed plan) cho việc huy động
và sử dụng nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác trong một kỳ hoạt động –
thƣờng là trong một năm tài chính (J.Blocher và cộng sự, 2013).
Nhƣ vậy, có thể hiểu dự tốn ngân sách hoạt động hằng năm là sự tính tốn,
dự kiến một cách tồn diện mục tiêu kinh tế tài chính mà doanh nghiệp cần đạt đƣợc
trong một kỳ hoạt động (1 năm), đồng thời chỉ rõ cách thức huy động, sử dụng vốn
và các nguồn lực khác để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
1.2.
Ý nghĩa dự toán ngân sách
Dự tốn ngân sách hoạt động hằng năm là cơng việc không thể thiếu đƣợc
đối với các nhà quản lý hoạt động trong môi trƣờng cạnh tranh ngày nay. Trong kế
toán quản trị, dự toán là một nội dung trung tâm quan trọng nhất, nó thể hiện mục
tiêu, nhiệm vụ của tồn doanh nghiệp; đồng thời dự tốn cũng là cơ sở để kiểm tra
kiểm soát cũng nhƣ ra quyết định trong doanh nghiệp.
Do vậy, dự toán phải đƣợc xây dựng cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ
phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách hoạt động hằng năm thể hiện mục tiêu
của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, nhƣ bán hàng, sản xuất, nghiên cứu,
marketing, dịch vụ khách hàng, tài chính ... Dự tốn định lƣợng kỳ vọng của nhà
quản lý về thu nhập, các luồng tiền và vị trí tài chính trong một năm tài chính. Với
những vai trị nhƣ vậy, dự tốn ngân sách hoạt động hằng năm có ý nghĩa nhƣ sau:
-
Dự tốn là sự tiên liệu tƣơng lai có hệ thống nhằm cung cấp cho nhà quản lý các
mục tiêu hoạt động thực tiễn, kết quả thực tế sẽ đƣợc so sánh và đánh giá. Biện
pháp này nâng cao vai trò kế toán trách nhiệm trong kế toán quản trị.
-
Dự toán là cơ sở để nhà quản lý tổ chức thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp, là
phƣơng tiện để phối hợp các bộ phận trong doanh nghiệp và giúp các nhà quản
8
lý biết rõ cách thức các hoạt động trong doanh nghiệp đan kết với nhau.
-
Dự toán là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lƣợng quản lý tại doanh nghiệp trong
từng thời kỳ nhất định.
-
Dự toán là cơ sở giúp doanh nghiệp phát hiện, ngăn ngừa, hạn chế những rủi ro
trong hoạt động, là cơ sở để ra quyết định trong doanh nghiệp.
1.3.
Nội dung cơ bản của xây dựng dự tốn ngân sách
1.3.1. Mơ hình dự tốn ngân sách
Mơ hình dự tốn ngân sách chính là một hệ thống xác định vị trí, mối quan
hệ các nhà quản trị, các bộ phận trong việc tổ chức thực thi dự toán ngân sách.
Trong việc tổ chức ứng dụng dự toán ngân sách, chọn mơ hình dự tốn ngân sách là
cơng việc đầu tiên để định vị những vấn đề quan hệ chun mơn khi lập dự tốn
ngân sách với các cấp, các nhà quản trị trong một tổ chức. Nếu tiếp cận theo chiều
thơng tin, các mơ hình dự tốn ngân sách thƣờng tồn tại dƣới ba hình thức: mơ hình
thơng tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin phản hồi, mơ hình thơng tin từ dƣới lên.
1.3.1.1. Mơ hình thông tin từ trên xuống
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp cao
cao
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp trung
trung gian
gian
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
sở
cơ sở
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
sở
cơ sở
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp trung
trung gian
gian
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
sở
cơ sở
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
sở
cơ sở
Sơ đồ 1.1: Mơ hình thơng tin từ trên xuống (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009)
Theo Huỳnh Lợi (2009), mơ hình thơng tin từ trên xuống là mơ hình mà các
chỉ tiêu dự tốn ngân sách đƣợc định ra từ nhà quản trị cấp cao. Sau đó sẽ truyền
xuống nhà quản trị cấp trung gian. Nhà quản trị cấp trung gian tiếp nhận sẽ xem xét
và chuyển xuống cho nhà quản trị cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ
chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách đƣợc lập
dựa trên mơ hình thơng tin từ trên xuống là dự toán đƣợc lập theo một chiều mà
9
khơng có sự phản hồi từ cấp dƣới. Mơ hình thơng tin từ trên xuống có những ƣu,
nhƣợc điểm sau:
Ưu điểm:
Nhà quản trị cấp cao nắm rõ mục tiêu của tổ chức nên các mục tiêu của dự
toán ngân sách đảm bảo đƣợc chiến lƣợc sản xuất kinh doanh, ngăn cản đƣợc tình
trạng nới lỏng dự tốn ngân sách của các phòng ban, kết nối các bộ phận để thực
hiện mục tiêu chiến lƣợc chung của tổ chức.
Nhược điểm:
Mơ hình mang tính áp đặt từ nhà quản trị cấp cao nên dễ gây bất bình cho
các bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách đƣợc lập từ trên xuống thƣờng
khơng chính xác, những thơng tin nhà quản trị cấp cao có đƣợc thƣờng khơng đầy
đủ, do đó các chỉ tiêu dự toán áp đặt xuống sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ
hoạt động và năng lực thực tế của bộ phận, điều này không khuyến khích sự cộng
tác chung và tăng năng lực sản xuất của các bộ phận trong tổ chức.
Khi lập dự tốn theo mơ hình này địi hỏi nhà quản trị cấp cao phải có cái
nhìn tổng quan, tồn diện mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp và phải nắm vững
chặt chẽ mọi hoạt động chi tiết của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn định lƣợng.
Do đó lập dự tốn theo mơ hình thơng tin từ trên xuống chỉ phù hợp với doanh
nghiệp có quy mơ nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc đƣợc sử dụng trong những
trƣờng hợp đặc biệt mang tính chất tình thế, nhất thời mà phải tuân theo sự chỉ đạo
của cấp quản lý cao hơn.
1.3.1.2. Mơ hình thơng tin phản hồi
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp cao
cao
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp trung
trung gian
gian
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
cơ sở
sở
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
cơ sở
sở
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp trung
trung gian
gian
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
cơ sở
sở
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
cơ sở
sở
Sơ đồ 1.2: Mơ hình thơng tin phản hồi (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009)
10
Theo Huỳnh Lợi (2009) việc lập dự tốn theo mơ hình này theo trình tự nhƣ
sau:
Các chỉ tiêu dự tốn đƣợc ƣớc tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh
nghiệp mang tính dự thảo, đƣợc phân bổ xuống các đơn vị cấp trung gian. Trên cơ
sở đó cấp trung gian phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở.
Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào
khả năng, điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện đƣợc
và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ
các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với một tầm nhìn tổng qt và tồn diện hơn về hoạt
động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện
đƣợc ở bộ phận mình và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp cao.
Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ
phận cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng qt và tồn diện hơn về tồn bộ
hoạt động của doanh nghiệp, hƣớng các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện các
mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thơng qua các chỉ tiêu dự tốn cho các bộ phận trung
gian, trên cơ sở đó bộ phận trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu cho các bộ
phận cấp cơ sở.
Khi dự toán ở các bộ phận đƣợc xét duyệt thơng qua sẽ trở thành dự tốn
chính thức định hƣớng cho hoạt động kỳ kế hoạch.
Mơ hình thơng tin phản hồi có những ƣu, nhƣợc điểm sau:
Ưu điểm:
Thu hút và tập trung đƣợc trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau
vào quá trình lập dự tốn, vừa kết hợp tầm nhìn tổng qt và toàn diện của quản lý
cấp cao với khả năng cụ thể của cấp quản lý cấp trung gian và các cấp cơ sở. Chính
sự kết hợp trên nên dự tốn có tính khả thi cao.
Nhược điểm:
Mơ hình thơng tin phản hồi đòi hỏi hao tốn nhiều thời gian, chi phí cho thơng
tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thơng qua. Đồng thời, nếu tổ chức q trình lập
11
dự tốn thực hiện khơng đƣợc tốt, sẽ khơng cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ kế
hoạch.
Khi lập dự tốn theo mơ hình này địi hỏi phải có sự liên kết chặt chẽ giữa
các bộ phận, giữa các cá nhân trong từng bộ phận để đƣa ra những số liệu phù hợp
cho bộ phận của mình. Nhân tố con ngƣời đóng vai trị quan trọng, địi hỏi các
thành viên trong tổ chức phải đồn kết đồng lịng, thực tế điều này rất khó, nhất là
đối với doanh nghiệp có sự phân cấp cao trong quản lý, có số lƣợng thành viên
trong bộ phận đơng.
1.3.1.3. Mơ hình thơng tin từ dưới lên
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp cao
cao
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp trung
trung gian
gian
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
cơ sở
sở
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
cơ sở
sở
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp trung
trung gian
gian
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
cơ sở
sở
Quản
Quản trị
trị cấp
cấp
cơ
cơ sở
sở
Sơ đồ 1.3: Mơ hình thông tin từ dưới lên (Nguồn: Huỳnh Lợi, 2009)
Theo Huỳnh Lợi (2009) mơ hình dự tốn này đƣợc lập từ cấp thấp đến cấp
quản lý cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng điều kiện của
mình để lập các chỉ tiêu dự tốn và đệ trình lên cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở
tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở các cấp cơ sở, cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu
dự tốn ở bộ phận mình để trình lên bộ phận quản lý cấp cao. Bộ phận quản lý cấp
cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng qt tồn
diện về tồn bộ hoạt động của tổ chức và hƣớng các bộ phận đến việc thực hiện các
mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thơng qua dự tốn cho các cấp trung gian. Trên cơ sở
đó cấp trung gian xét duyệt thơng qua cho các cấp cơ sở.
Mơ hình thơng tin từ dƣới lên có những ƣu, nhƣợc điểm sau:
Ưu điểm:
Mọi bộ phận, mọi cấp trong doanh nghiệp đều tham gia vào q trình xây
dựng dự tốn do đó dự tốn có khuynh hƣớng chính xác và đáng tin cậy hơn. Các
12
chỉ tiêu đƣợc tự đề bạt nên các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một cách chủ
động và thoải mái hơn, khả năng thành công sẽ cao hơn vì dự tốn do chính họ xây
chứ khơng phải bị áp đặt từ trên xuống. Lập dự tốn theo mơ hình này phát huy
tính tích cực của kiểm sốt, khơng tốn quá nhiều thời gian và chi phí nhƣng hiệu
quả.
Nhược điểm:
Dự toán đƣợc lập xuất phát từ các đơn vị cấp cơ sở, nên họ thƣờng có xu
hƣớng là xác lập các chỉ tiêu dự toán dƣới mức khả năng, điều kiện của mình để dễ
dàng hồn thành chỉ tiêu dự tốn, nên có thể khơng khai thác hết tiềm tàng của đơn
vị.
Lập dự tốn theo mơ hình thông tin từ dƣới lên phù hợp với doanh nghiệp có
quy mơ lớn hoặc tập đồn có sự phân cấp quản lý cao. Nhà quản lý cấp cao cần
kiểm tra cân nhắc trƣớc khi chấp nhận dự toán của bộ phận cấp dƣới. Nếu có nghi
ngờ nhà quản lý cấp cao cần thảo luận làm rõ trƣớc khi đồng ý chỉ tiêu dự toán của
cấp bộ phận.
Nhận xét chung: Qua 3 mơ hình trên, mỗi mơ hình đều có ƣu và nhƣợc điểm
nhất định, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mơ hình dự tốn
thích hợp.
1.3.2. Quy trình lập dự tốn ngân sách
Quy trình lập dự tốn ngân sách là trình tự thực hiện dự tốn ngân sách. Quy
trình dự tốn ngân sách chỉ ra những bƣớc, những công việc cần phải tiến hành
cũng nhƣ quan hệ của những công việc này với những công việc khác trong hệ
thống vận hành các công cụ quản lý. Quy trình lập dự tốn ngân sách là một nội
dung quan trọng sau khi đã chọn đƣợc mơ hình dự tốn ngân sách. Chọn quy trình
dự tốn ngân sách giúp xác lập con đƣờng thực thi dự toán, xác lập những nội dung
chuyên môn cần làm trong từng công đoạn của quy trình đó.
Trong kinh doanh có nhiều vấn đề khơng thể lƣờng trƣớc nên khiến cho việc
lập dự tốn ngân sách càng trở nên khó khăn và thiếu thực tế. Vì vậy trƣớc khi lập
13
dự toán ngân sách cần phải hoạch định một quy trình dự tốn ngân sách để chuẩn bị
tất cả các cơng việc mà ủy ban dự tốn ngân sách cần phải làm.
Tùy theo từng công ty, tùy theo phong cách quản lý mà quy trình cơng việc
lập dự tốn ngân sách sẽ khác nhau.
CHUẨN BỊ
SOẠN THẢO
GIÁM SÁT
Xác
Xác định
định mục
mục tiêu
tiêu
chung
của
Cty
chung của Cty
Thu
Thu thập
thập thông
thông tin:
tin:
doanh
doanh thu,
thu, chỉ
chỉ tiêu
tiêu
chuẩn
chuẩn bị
bị dự
dự tốn
tốn NS
NS
ban
ban đầu
đầu
Phân
Phân tích
tích sự
sự khác
khác nhau
nhau
giữa
giữa kết
kết quả
quả thực
thực tế
tế và
và
dự
toán
dự toán
Lập
Lập NS
NS hoạt
hoạt động
động
Thực
Thực hiện
hiện các
các điều
điều
chỉnh
chỉnh
Chuẩn
Chuẩn hoá
hoá NS
NS
Lập
Lập NS
NS tài
tài chính
chính
Đánh
Đánh giá
giá hệ
hệ thống
thống
Đánh
Đánh giá
giá thủ
thủ tục
tục dự
dự
tốn
NS
và
hồn
thiện
tốn NS và hồn thiện
NS
NS
Rút
Rút kinh
kinh nghiệm
nghiệm và
và cải
cải
thiện
liên
tục
quy
trình
thiện liên tục quy trình
dự
dự tốn
tốn NS
NS
Sơ đồ 1.4: Quy trình lập dự toán ngân sách hằng năm (Nguồn: Brookson, 2000)
Theo Brookson (2000), quy trình dự tốn ngân sách này đảm bảo liên kết
giữa các kế hoạch ngân sách dài hạn, ngắn hạn với chiến lƣợc kinh doanh, tạo ra sự
chuẩn hoá nhằm đơn giản hoá việc dự toán, thu thập đƣợc đầy đủ thơng tin, có sự
kiểm sốt chặt chẽ trƣớc, trong và sau q trình dự tốn ngân sách.
1.3.2.1. Giai đoạn chuẩn bị
Đây là bƣớc khởi đầu và cũng là khâu quan trọng nhất trong tồn bộ quy
trình lập dự toán. Trong giai đoạn này cần làm rõ mục tiêu cần đạt đƣợc của doanh
nghiệp vì tất cả các dự toán ngân sách đều đƣợc xây dựng dựa vào chiến lƣợc và
mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Sau
khi xác định rõ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mơ hình dự toán ngân sách
chuẩn. Điều này giúp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của
14
tất cả các bộ phận doanh nghiệp và cho phép so sánh, kết nối nội dung một cách dễ
dàng. Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã đƣợc chuẩn bị đầy
đủ, doanh nghiệp xem xét lại hệ thống thơng tin cho chính xác và phù hợp nhất.
1.3.2.2. Giai đoạn soạn thảo
Trong giai đoạn này, những bộ phận, cá nhân liên quan đến việc lập dự tốn
phải tập hợp tồn bộ thơng tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các yếu
tố bên trong, bên ngồi doanh nghiệp có tác động và ảnh hƣởng đến cơng tác dự
tốn ngân sách doanh nghiệp, đồng thời ƣớc tính giá trị thu, chi. Trên cơ sở đó, soạn
thảo các báo cáo dự tốn có liên quan nhƣ: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự
toán chi phí, dự tốn tiền, dự tốn bảng cân đối kế toán.
1.3.2.3. Giám sát hệ thống ngân sách
Dự toán ngân sách là một công việc quan trọng đƣợc thực hiện từ năm này
sang năm khác. Vì vậy để dự tốn hồn thiện hơn thì mỗi kỳ dự tốn cần phải theo
dõi thƣờng xun, đánh giá tình hình dự tốn để từ đó xem xét lại các thơng tin, cơ
sở lập dự tốn ngân sách và có những điều chỉnh cần thiết, đồng thời rút ra kinh
nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách tiếp theo.
-
So sánh ngân sách và thực tế
Việc so sánh hoạt động thực tế với ngân sách là một phƣơng pháp truyền
thống đƣợc các nhà quản lý sử dụng để đánh giá hoạt động quản lý và kinh doanh.
Một ngân sách đƣợc quản lý thích hợp và xem xét nghiêm túc sẽ trở thành một
nguồn tài liệu quý giá, hỗ trợ những nhà quản lý cấp cao xác định đƣợc các xu
hƣớng, dự báo kết quả cuối năm, và tránh xảy ra những sự cố bất ngờ về tài chính.
-
Lập dự báo forecast
Ngồi việc lập dự tốn hằng năm, doanh nghiệp cần thực hiện lập dự báo
forecast theo định kỳ (thƣờng là hằng tháng, hằng quý hoặc ít nhất 6 tháng một lần)
để phản ánh bất cứ hoàn cảnh thay đổi thực tế nào. Số liệu thực tế sẽ đƣợc so sánh
với kế hoạch đầu năm và so sánh với dự báo forecast kỳ trƣớc đã lập.
-
Phân tích các chênh lệch
15
Để phân tích các chênh lệch, doanh nghiệp cần lập bảng so sánh kế hoạch –
thực tế, forecast – thực tế, từ đó tìm ra ngun nhân biến động là do giá hay do
lƣợng theo công thức sau:
Q1P1
Q0P0
Với
=
Q1P1
Q1P0
x
Q1P0
Q0P0
Q1,P1là lƣợng thực tế và giá thực tế
Q0,P0là lƣợng kế hoạch/forecast và giá kế hoạch/forecast
Biến động do giá:
(P1– P0) x Q1
Biến động do lƣợng:
(Q1 – Q0) x P0
-
Kiểm sốt biến động chi phí sản xuất
Nếu có nhiều biến động, thì khơng phải biến động nào cũng đƣợc kiểm soát.
Chỉ nên kiểm soát những biến động lớn, xuất hiện lặp đi lặp lại, biến động có xu
hƣớng tăng dần, những biến động có khả năng kiểm sốt đƣợc. Những biến động
theo chiều hƣớng có lợi cũng cần đƣợc xem xét. Khi xem xét những vấn đề này, địi
hỏi nhà quản lý phải có kinh nghiệm, kỹ năng và am hiểu quá trình sản xuất của tổ
chức. Mặt khác, luôn phải xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và chi phí của việc kiểm
sốt này. Đồng thời, phân cơng trách nhiệm kiểm sốt các biến động này, từ đó có
giải pháp phù hợp.
-
Đề xuất tham mƣu cho Tổng giám đốc
Trong trƣờng hợp tình hình kinh doanh có nhiều biến động, các bộ phận sẽ
lập các phƣơng án khác nhau để tăng tiêu thụ sản phẩm hay mở rộng thị trƣờng,…
Các quyết định này sẽ làm thay đổi doanh thu, chi phí, lợi nhuận của tồn doanh
nghiệp, do đó sẽ đƣợc báo cáo và đề xuất giải pháp cho Tổng giám đốc. Khi đã
đƣợc Tổng giám đốc quyết định, các bộ phận sẽ tiến hành thực hiện.
1.3.3. Nội dung và phương pháp lập hệ thống báo cáo dự toán ngân sách
Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách là một hệ thống gồm những báo biểu thể
hiện các vấn đề về dự toán ngân sách. Sau khi lựa chọn mơ hình, xác lập quy trình,
hệ thống báo cáo dự toán là một nội dung quan trọng của cơng tác lập dự tốn ngân
sách. Nó là hình thức thể hiện cũng nhƣ kết quả cuối cùng của nghiệp vụ dự toán
16
ngân sách. Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách có thể đƣợc thiết kế linh hoạt theo
từng đối tƣợng dự toán khác nhau dựa trên cơ sở đáp ứng đặc điểm của từng đối
tƣợng, nhu cầu thông tin về đối tƣợng và điều kiện, phƣơng tiện xử lý thông tin.
Tuy nhiên, với một doanh nghiệp, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách thƣờng bao
gồm các báo cáo liên quan đến doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh dịng tiền.
Theo Shim và cộng sự (2011), dự tốn ngân sách bao gồm hệ thống các dự
toán sau đây:
-
Dự toán tiêu thụ sản phẩm và lịch thu tiền.
-
Dự toán sản xuất.
-
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp và lịch thanh tốn tiền.
-
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp.
-
Dự tốn chi phí sản xuất chung.
-
Dự tốn tồn kho thành phẩm cuối kỳ.
-
Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
-
Dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh
-
Dự toán thu, chi tiền mặt.
-
Dự toán bảng cân đối kế tốn.
Sơ đồ mơ tả mối quan hệ giữa các bộ phận dự toán trong hệ thống dự toán
ngân sách nhƣ sau:
17
Dự
Dự toán
toán tiêu
tiêu thụ
thụ sản
sản
phẩm
phẩm
Dự
Dự toán
toán tồn
tồn kho
kho thành
thành
phẩm
cuối
kỳ
phẩm cuối kỳ
Dự
Dự tốn
tốn sản
sản xuất
xuất
Dự
Dự tốn
tốn CP
CP
NVL
NVL TT
TT
Dự
Dự tốn
tốn CP
CP
nhân
nhân cơng
cơng TT
TT
Dự
Dự toán
toán CP
CP SX
SX
chung
chung
Dự
Dự toán
toán giá
giá vốn
vốn hàng
hàng
bán
bán
Dự
Dự toán
toán chi
chi phí
phí bán
bán
hàng
và
QLDN
hàng và QLDN
Dự
Dự tốn
tốn kết
kết quả
quả hoạt
hoạt
động
KD
động KD
Dự
Dự tốn
tốn bảng
bảng cân
cân đối
đối
kế
toán
kế toán
Dự
Dự toán
toán tiền
tiền
Sơ đồ 1.5: Hệ thống dự toán ngân sách của doanh nghiệp (Nguồn: Shim và cộng sự,
2011)
Trong nền kinh tế hàng hố, q trình sản xuất kinh doanh phải phù hợp với
nhu cầu thị trƣờng. Vì vậy doanh nghiệp cần phải định hƣớng đầu ra cho sản xuất,
đó chính là dự tốn tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ là dự toán quan trọng nhất, đƣợc lập
đầu tiên và chi phối tất cả các dự toán khác.
Trên cơ sở dự toán tiêu thụ tiến hành xây dựng dự toán sản xuất hay dự toán
mua hàng hoá và dự tốn chi phí bán hàng để đảm bảo lực lƣợng hàng hố và chi
phí đáp ứng cho nhu cầu, q trình, quy mơ tiêu thụ.
Từ dự tốn sản xuất, xây dựng dự tốn khoản mục chi phí nhƣ dự toán
nguyên vật liệu trực tiếp và lịch thanh toán tiền, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp,
dự tốn chi phí sản xuất chung để đảm bảo các yếu tố về nguyên vật liệu, nhân
công, vốn,… cho nhu cầu sản xuất.
18
Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất và dự tốn chi phí sản xuất, lập
dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo chi phí cho q trình quản lý
chung tồn doanh nghiệp.
Từ các dự tốn tiêu thụ, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí sản xuất,
dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp và tình hình tiền mặt tại cơng ty lên dự toán
thu chi tiền mặt để đảm bảo cân đối tình hình tiền mặt cho các hoạt động.
Từ các dự tốn tiêu thụ, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí sản xuất,
dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp lên dự toán kết quả kinh doanh
Tổng hợp từ các dự toán lên bảng tổng kết tài sản thể hiện tài sản, nguồn vốn
đảm bảo và cân đối cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ.
1.3.3.1. Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Dự toán tiêu thụ sản phẩm là dự tốn đƣợc lập đầu tiên, nó có tác dụng xác
định tiềm lực tiêu thụ của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở cho việc lập dự tốn mua
hàng, dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Dự toán tiêu thụ đƣợc lập trên cơ sở dự báo sản phẩm tiêu thụ, số lƣợng sản
phẩm tiêu thụ của các kỳ trƣớc và xu hƣớng biến động của nó, các đơn đặt hàng
chƣa thực hiện, chính sách giá trong tƣơng lai, chiến lƣợc tiếp thị để mở rộng thị
trƣờng, hoạt động nghiên cứu và phát triển, sự cạnh tranh, xu hƣớng chung của nền
kinh tế, sự thay đổi về tổng sản phẩm xã hội, tình hình kinh tế của ngành mà doanh
nghiệp đang hoạt động, những yếu tố khác: sự kiện chính trị, thay đổi về mơi trƣờng
pháp lý, thay đổi về khoa học công nghệ,…
Doanh nghiệp sau khi dự toán về số lƣợng sản phẩm tiêu thụ, sẽ ƣớc tính ra
doanh thu theo cơng thức:
Dự tốn doanh thu
=
Dự toán sản phẩm tiêu thụ
*
Đơn giá bán dự kiến
Thơng thƣờng trong dự tốn tiêu thụ sản phẩm kèm theo bảng tính tốn
lƣợng tiền ƣớc tính thu đƣợc qua các kỳ. Việc tính tốn này rất cần thiết cho việc
lập dự toán tiền. Số tiền dự kiến thu đƣợc bao gồm số tiền thu đƣợc của kỳ trƣớc
chuyển sang cộng với số tiền thu đƣợc trong kỳ dự toán.
