KỸ NĂNG LÃNH đạo QUẢN lý của cán bộ LÃNH đạo QUẢN lý ở cơ sở

HỌC VIỆN CÁN BỘ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA DÂN VẬN

Môn học
KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH
ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ


ThS. Phạm Xuân Khánh
1


HỌC VIỆN CÁN BỘ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA DÂN VẬN

Bài 5
KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN
TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ


2


MỤC ĐÍCH, U CẦU

Mục đích

• Về kiến thức
• Về kỹ năng

• Về thái độ

u cầu

• Giáo trình
• Tài liệu tham khảo
• Quy chế học tập

3


NỘI DUNG

1

• Những vấn đề chung về thơng tin
trong lãnh đạo, quản lý

2

• Nhu cầu về thơng tin của cán bộ lãnh
đạo, quản lý ở cơ sở

3

• Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin
trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ
lãnh đạo, quản lý ở cơ sở.
4

1. Những vấn đề chung về thông tin trong lãnh đạo,
quản lý

1.1. Khái niệm
1.2. Nguồn cung cấp thông tin
1.3. Đặc điểm
1.4. Vai trò
1.5. Phân loại

5


1.1. Khái niệm

Thơng tin ra đời khi
nào?

• Ra đời cùng với sự ra đời của các hoạt
động giao tiếp giữa con người với con
người, giữa các bộ tộc với nhau và khi
con người muốn truyền cho nhau
những kiến thức, kinh nghiệm nhất
định.

Có các cách tiếp
cận khác nhau về
thơng tin như thế
nào?

• Đối với các nhà thống kê; các nhà làm
cơng tác nghiên cứu thơng tin và truyền
thơng; giới họa sĩ,...
• Nhà LĐ, QL: Thơng tin là những gì mà
họ cần cho việc ra quyết định.

Thông tin trong lãnh
đạo, quản lý là gì?

• Là tập hợp tất cả những dữ liệu đã
được xử lý, mã hoá, sắp xếp nhằm giúp
cho các nhà lãnh đạo, quản lý đưa ra
các quyết định tốt hơn trong môi trường
cụ thể.

6


1.2. Nguồn cung cấp thông tin

Kênh
truyền tải
Các vấn đề
trong XH

Cơ cấu tổ
chức
Thông
tin

Chủ thể
khác trong
XH

Cá nhân,
đơn vị CM
Các lĩnh
vực trong
ĐSXH
7


1.3. Đặc điểm của thơng tin trong LĐ, QL

Tính địa chỉ

• Phải có người gửi và người nhận thơng
tin.

Tính khách
quan

• Phản ánh các hiện tượng khơng vì mục
đích riêng.

Tính phù hợp

• Thơng tin ở các cấp độ khác nhau (vĩ mô, khái
quát, chi tiết, cụ thể) phải được cung cấp phù
hợp cho nhà lãnh đạo, quản lý. Phải có sự phù

hợp về chất lượng và khối lượng thơng tin.

Tính kịp thời

• Thơng tin có giá trị khi nó đưa đến đúng
lúc, kịp thời để nắm bắt thời cơ.

Tính đơn giản,
dễ hiểu

• Tránh các thơng tin phức tạp, khó hiểu,
mang nhiều ý nghĩa khác nhau.

8


1.4. Vai trị của thơng tin trong LĐ, QL
Thơng tin là đối tượng, nguyên liệu đầu
vào, hình thức thể hiện sản phẩm của lao
động lãnh đạo, quản lý

Thông tin gắn liền với quyền lực trong
lãnh đạo, quản lý

Thơng tin có giá trị ngày càng cao, đóng
góp ngày càng nhiều vào giá trị của tổ
chức
9

1.5. Phân loại thơng tin trong LĐ, QL
Theo hình thức thể
hiện

• Thơng tin chữ viết, lời nói và
bằng các phương tiện khác.

Theo chiều của thơng
tin

• Xuống dưới, lên trên, ngang,
đan chéo.

Theo tính chất chính
thức

• Thơng tin chính thức và khơng
chính thức.

Theo quan hệ với hệ
thống

• Thơng tin bên trong và bên
ngồi.

Theo lĩnh vực trong
đời sống xã hội

• Kinh tế, chính trị, văn hoá,...
1

2. Nhu cầu về thông tin của cán bộ lãnh đạo, quản
lý ở cơ sở

2.1. Nhu cầu về các loại thông tin

2.2. Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin
một cách khoa học

11


2.1. Nhu cầu về các loại thông tin

- Thông tin về đối tượng bị lãnh đạo, quản lý;
- Thông tin về đường lối, chủ trương, cơ chế, chính
sách;
- Thơng tin về các nhóm đối tượng cụ thể (trẻ em,
người cao tuổi, khuyết tật, người nghèo,...);
- Thơng tin về tình hình kinh tế - xã hội.

12


2.2. Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin một cách KH

- Thu thập thông tin một cách khoa học: để có
được thơng tin chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy.
Tránh tuỳ tiện, cảm tính, thiên vị trong việc thu thập

thông tin.
- Xử lý thông tin một cách khoa học: áp dụng
các phương pháp phân loại, so sánh, đối chiếu, lập
sơ đồ, biểu đồ,... Cần khách quan, nghiêm túc trong
xử lý thông tin.
13


3. Kỹ năng thu thập, xử lý thông tin trong lãnh đạo,
quản lý của cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở

3.1 Quy trình, kỹ năng thu thập và xử lý thông tin
3.2 Lãnh đạo, quản lý việc thu thập, xử lý thơng
tin

3.3

Thu thập, xử lý thơng tin có chọn lọc, có
phản biện

đạo, quản lý dựa trên cơ sở thông tin
3.4 Lãnh
khoa học

14


3.1. Quy trình, kỹ năng thu thập và xử lý thơng tin
Quy trình thu thập thơng tin:
1. Xác định nội dung thơng tin cần thu thập (nội dung? mục

đích?)
2. Xác định nguồn cung cấp thông tin (ai cung cấp?).
3. Xác định phương pháp thu thập (sử dụng phương pháp
nào?).
4. Xây dựng các bộ công cụ để thu thập (sử dụng cơng cụ gì?)
5. Lựa chọn nhân sự (ai tham gia?)
6. Tổ chức thu thập thông tin (tập huấn, chuẩn bị trang thiết bị,
tài chính).

15


3.1. Quy trình, kỹ năng thu thập và xử lý thông tin
Kỹ năng thu thập thông tin:
Xác định loại
TT cần thiết
Xác định
nguồn
Lựa chọn
phương pháp
Quan sát trực
tiếp bằng các
giác quan

Tìm đọc thơng
tin

• Nắm chắc mục đích, u cầu: cần thơng tin để làm
gì? Về điều gì? Phân loại thơng tin: đã có, cịn
thiếu những thơng tin gì?; Xác định loại thơng tin

theo mức độ ưu tiên, cần thiết.
• Ai nắm giữ, sở hữu thơng tin?; Ai có thể cung cấp
thơng tin?; Ai có quyền đưa ra thơng tin?
• (địa điểm, thời gian, cách tiếp cận thơng tin như
thế nào?)
• Điều tra bằng bảng hỏi; Phỏng vấn sâu cá nhân;
Thảo luận nhóm tập trung; phân tích TL sẵn có.

• Quan sát tham dự, khơng tham dự, phương
tiện hỗ trợ.
• Báo, tạp chí, sách, mạng internet; từ các báo cáo
của các cơ quan chức năng, báo cáo kết quả
nghiên cứu.
16


3.1. Quy trình, kỹ năng thu thập và xử lý thông tin

B1. Tiếp nhận thông tin
Tập hợp,
phân loại
thông tin
cho phù
hợp với
u cầu
LĐ, QL

B2. Tóm lược thơng tin

Giảm bớt

những
thơng tin
khơng cần
thiết

B3. Xác nhận, kiểm tra

Kiểm tra
nguồn
cung cấp
thơng tin
có tin cậy
khơng

B4. Phân tích, tổng hợp
B5. Kiến nghị,
Phân tích, giải quyết

so sánh
các thơng
tin; sắp xếp
các thơng
tin đã được
kiểm tra

Truyền
đạt hay
lưu trữ?

Quy trình xử lý thông tin:

17


3.1. Quy trình, kỹ năng thu thập và xử lý thơng tin

Ghi chép
Trình bày

Mơ tả

Trích dẫn

Phân loại
Kỹ năng xử lý
thơng tin

Kiểm định

Sắp xếp

Biểu đồ

Giải nghĩa
Thống kê
18


3.1. Quy trình, kỹ năng thu thập và xử lý thơng tin
Ví dụ khen thưởng gương “người tốt, việc tốt” tại địa phương

Thu thập

Xử lý

Quyết định khen
thưởng

19


3.2. Lãnh đạo, quản lý việc thu thập, xử lý thơng tin

Việc xác định mục tiêu

• Đặt mục tiêu thơng tin trong hệ thống các
mục tiêu hoạt động

Việc xây dựng kế
hoạch

• Đảm bảo đúng mục tiêu và thống nhất
hành động.

Việc thực hiện kế
hoạch

• Ra QĐ phân bổ kinh phí, phân cơng lao
động, tổ chức, kiểm tra, giám sát.
• Đảm bảo thống nhất, không trùng lắp,
Việc xử lý thông tin

không tản mát; ra QĐ xử lý hay không xử
thu được
lý thông tin thu được
• Những nội dung nào cần thiết truyền đạt
Việc phổ biến thông tin
tới người nghe, nắm bắt được sự phản
hồi như thế nào
Việc sử dụng thông tin
đã thu thập, xử lý

• Sử dụng đúng đối tượng, đúng bối cảnh
và đúng nội dung.
20


3.3. Thu thập, xử lý thơng tin có chọn lọc, có phản biện
Các yếu tố làm nhiễu, làm sai lệch thông tin:

- Qúa nhiều thông tin cùng xuất hiện một lúc.
- Nhiều yếu tố can thiệp từ môi trường tự nhiên: mưa
to, gió lớn, sấm chớp.
- Nhiều yếu tố từ mơi trường xã hội: tình hình giá cả
lên xuống thất thường, nhiều sự kiện mới phát sinh.
- Chất lượng thông tin: nguồn thơng tin có mức độ
độc quyền càng lớn đối với người nhận thì hiệu quả tác
động đối với người nhận càng lớn; trình độ tinh thơng,
địa vị cao, khách quan, có quyền lực,...
- Bối cảnh xã hội, nhóm xã hội, nhóm sở thích.
21

3.3. Thu thập, xử lý thơng tin có chọn lọc, có phản biện
Sự cần thiết phải có tính chọn lọc, phản biện khi thu thập, xử lý
thông tin.

- Bảo đảm cho thơng tin chính xác.
- Tạo sự khách quan trong q trình tiếp nhận thơng tin.

22


3.3. Thu thập, xử lý thơng tin có chọn lọc, có phản biện
Một số kỹ năng để chọn lọc, phản biện khi thu thập, xử lý thông tin
Đặt câu hỏi
kiểm chứng

• Đặt câu hỏi về nguồn tin, kênh truyền tin, người
phát tin, thời gian, địa điểm xuất hiện thông tin

Đánh giá chất
lượng

• Nhằm đảm bảo tính khách quan và tin tưởng đối
với các đối tượng nhận thơng tin.

Đánh giá tính
chính xác

• Lấy từ đâu? Có ghi rõ nguồn khơng? Số liệu như
thế nào? Có được chun gia thẩm định khơng?

Đánh giá tính
khách quan

• Nhằm tìm hiểu đúng ý nghĩa của lời nói, sử dụng
các nguồn tin khác để đối chiếu.

Đánh giá tính
hiệu lực

• Tập trung vào những ý kiến đánh giá phản hồi từ
thông tin, đánh giá tác động của thơng tin

Đánh giá tính
tin cậy

• Thơng tin có giúp ích gì cho cơng việc hay khơng

23


3.4. Lãnh đạo, quản lý dựa trên cơ sở thông tin
khoa học
Thông tin khoa học:
Thông tin khoa học là thông tin phải đảm bảo được các đặc
điểm của thông tin trong lãnh đạo, quản lý về tính địa chỉ, tính
khách quan, tính phù hợp, tính kịp thời, tính đơn giản, dễ hiểu.
Đồng thời các thông tin này phải được sắp xếp một cách logic, khoa
học và được thực tế kiểm nghiệm.
Thông tin khoa học sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo, quản lý giảm

thiểu xuống mức thấp nhất việc ra các quyết định mang tính chủ
quan.

24


3.4. Lãnh đạo, quản lý dựa trên cơ sở thông tin
khoa học
Một số kỹ năng lãnh đạo, quản lý trên cơ sở thông tin khoa học
1) Kỹ năng thu thập, xử lý thơng tin đầu vào của q trình ra
quyết định
Xác định vấn đề và mục tiêu, là các hoạt động có tính nhận
thức. Xác định được đúng bản chất sâu xa của vấn đề cần giải
quyết, nhận thức và chỉ rõ các nan giải, mâu thuẫn chính yếu. Chỉ ra
mục tiêu trung tâm cần đạt, cũng như các thách thức, cơ hội đi
kèm. Sử dụng phân tích SWOT: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách
thức.

25